Beschrijving primair proces

Transcriptie

1 Beschrijving primair proces Stap 1: Aanmelding 1a1: Verzamelen / aanvullen gegevens aanmelddossier Een aanmelddossier met hierin een verzameling van alle gegevens die aangeleverd zijn bij aanmelding van een doelgroepmedewerker door de opdrachtgever. Gegevens worden per post en/of per aangeleverd door de opdrachtgever. Vanuit de verschillende instroomkanalen worden de gegevens bij elkaar gevoegd in een aanmelddossier, zodat een totaalbeeld ontstaat van hetgeen aangeleverd is bij aanmelding van een doelgroepmedewerker door de opdrachtgever. Wie voert uit Een administratieve kracht binnen de afdeling Trajecten. Manager Trajecten. Binnen twee werkdagen na binnenkomst van aanmeldgegevens. 1a2: Beoordelen volledigheid aanmelddossier Wat moet het opleveren/resultaat? Een ingevulde checklist waarop alle aanwezige en ontbrekende gegevens in het aanmelddossier inzichtelijk gemaakt zijn. Hoe wordt het vorm gegeven Controle van een aanmelddossier vindt plaats aan de hand van een checklist. Op basis van de ingevulde checklist kan beoordeeld worden of een aanmelddossier volledig is. Vanuit de ingevulde checklist wordt duidelijk welke gegevens ontbreken. Deze worden opgevraagd bij de opdrachtgever. Afhankelijk van de opdracht en de opdrachtgever kunnen vanuit de checklist verschillen ontstaan over welke gegevens nodig zijn om een aanmelddossier compleet te maken. Een administratieve kracht binnen de afdeling Trajecten. Manager Trajecten. Binnen twee werkdagen na binnenkomst van aanmeldgegevens. 1b: Toetsen aanmelding aan opdracht Een beoordeling van het volledige aanmelddossier ten opzichte van de opdracht. Vervolgens een besluit over het al dan niet accepteren van de opdracht als zodanig op basis van het aanmelddossier. Aan de hand van een checklist wordt het volledige aanmelddossier beoordeeld en een inschatting gemaakt of de opdracht, zoals deze is verstrekt door de opdrachtgever aan WSD, op basis van het aanmelddossier geaccepteerd kan worden. Regiehouder binnen de afdeling Trajecten. Manager Trajecten Binnen 1 werkdag nadat het aanmelddossier compleet is (gemaakt) proces_concept versie 2.0_ docx 1

2 Stap 2: Persoonsbeeld Stap 2a: Vormen persoonsbeeld Wat moet het opleveren/resultaat? Een eerste beeld van de doelgroepmedewerker ten aanzien van zijn capaciteiten, motivatie en gelegenheid (Triade-model) op basis van beschikbare informatie, welke is verzameld in het opdrachtdossier. Een aangevuld beeld van de doelgroepmedewerker ten aanzien van zijn capaciteiten, motivatie en gelegenheid (Triade-model), waarop een besluit genomen kan worden of het beeld van de doelgroepmedewerker voldoende scherp is ten opzichte van de opdracht. De beschikbare informatie welke is verzameld in het opdrachtdossier, wordt bekeken. In dit stadium zal alleen dossierinformatie (zoals bijvoorbeeld indicatieadvies, psychologisch onderzoek, medische informatie, etc) beoordeeld worden. Op basis hiervan wordt een eerste invulling van de checklist persoonsbeeld gedaan. Middels de checklist(en) wordt een heldere foto genomen van de factoren motivatie, capaciteiten en gelegenheid. Er vindt een persoonlijk gesprek plaats met de doelgroepmedewerker (of meerdere indien nodig). Aan de hand van de checklist wordt het beeld van de doelgroepmedewerker ten aanzien van zijn capaciteiten, zijn motivatie en gelegenheid (Triade-model) aangevuld. Vervolgens wordt bepaald of het persoonsbeeld voldoende scherp is om de opdracht te kunnen uitvoeren. Wanneer het persoonsbeeld niet voldoende scherp is om de opdracht te kunnen uitvoeren, wordt aanvullend onderzoek uitgevoerd. Regiehouder Manager Trajecten Afdeling Trajecten Binnen vijf werkdagen na aanmelding. Afhankelijk van de afspraken met de opdrachtgever. Voor WWB liggen afspraken vast over doorlooptijd tussen aanmelding en persoonlijk gesprek met doelgroepmedewerker. Voor WSW ligt dit niet vast. Hiervoor wordt de regelgeving in het kader van de Wsw gevolgd. Dit betekent zolang iemand op de wachtlijst staat er minimaal twee keer per jaar contact is tussen doelgroepmedewerker en WSD. Stap 2a1: Vaststellen ontbrekende informatie Aan de hand van dossieronderzoek, (intake)gesprek(ken) en eventueel aanvullend onderzoek een voldoende scherp persoonsbeeld van de doelgroepmedewerker met betrekking tot zijn capaciteiten, motivatie en gelegenheid. De opdracht bepaalt steeds welke informatie nodig is om te spreken van een voldoende scherp persoonsbeeld. In een fysiek document en in het personeelsregistratie en informatiesysteem (cliëntvolgsysteem). De regiehouder Manager trajecten Binnen 4 weken na binnenkomst van aanmeldgegevens indien aanvullend onderzoek wordt verricht. Bovenstaande is exclusief netto doorlooptijden van in te zetten diagnose instrumenten. Stap 2a2: Vaststellen in te zetten actie Wat moet het opleveren/resultaat? Een overzicht van benodigde informatie om te komen tot een voldoende scherp persoonsbeeld op basis van capaciteiten, motivatie en gelegenheid in relatie tot de opdracht. Uit een overzicht van beschikbare diagnose-instrumenten wordt een keuze gemaakt van de in te zetten diagnose-instrumenten om te komen tot een compleet beeld van de doelgroepmedewerker. proces_concept versie 2.0_ docx 2

3 Aan de hand van de ingevulde checklist persoonsbeeld uit stap 2a is vastgesteld welke aanvullend benodigde informatie nodig is. Een vermelding in het opdrachtdossier en/of personeelsregistratie systeem, voorzien van plandata en realisatie. Wanneer financiële dekking door de opdrachtgever is vereist, gekoppeld aan een offreer module, inclusief plandata en realisatie. Regiehouder Manager trajecten Binnen 2 weken na binnenkomst van aanmeldgegevens. Stap 2a3: Aanvullend onderzoek Het gaat hier om zowel verzoeken aan instanties om bestaande informatie aan te leveren als om opdrachten (aan derden) om middels de inzet van één of meerdere diagnostische instrumenten nieuwe, smart geformuleerde, informatie aan te leveren om alsnog te komen tot voldoende scherp persoonsbeeld. Afhankelijk van de vraag. Nader te bepalen. Regiehouder/administratie Manager trajecten - Wanneer wordt het uitgevoerd 2 weken na aanmelding. Wanneer aanvullende dekking noodzakelijk is, heeft de opdrachtgever vervolgens 2 weken tijd om te reageren op de offerte, tenzij anders overeengekomen in de opdracht. Actie mbt opdracht binnen 2 werkdagen na ontvangst fiat van opdrachtgever. Stap 2b: Acceptatie opdracht obv scherp persoonsbeeld Een geaccepteerde opdracht op basis van een scherp persoonsbeeld, welke wordt vastgelegd in een opdrachtdossier. Wanneer aan de hand van de checklist het persoonsbeeld ten aanzien van zijn motivatie, capaciteiten en gelegenheid voldoende scherp is ten opzichte van de opdracht, wordt het besluit genomen of de opdracht geaccepteerd wordt of niet. Dit dient dan vastgelegd te worden in het opdrachtdossier. Een administratieve kracht binnen de afdeling Trajecten. Manager Trajecten Binnen 5 werkdagen na binnenkomst van aanmeldgegevens, tenzij aanvullende info moet worden opgevraagd. proces_concept versie 2.0_ docx 3

4 Stap 3: Ambitie Stap 3a: Voorstellen ambitieniveau Vanuit een overzicht van beschikbare informatie en eventueel in te zetten diagnose-instrumenten, wordt een voorlopig, al dan niet eerder bijgesteld, ambitieniveau besproken met de doelgroepmedewerker. Dit moet uiteindelijk leiden tot een gezamenlijk akkoord (tussen opdrachtgever, doelgroepmedewerker en regiehouder) over het te bereiken ambitieniveau van de doelgroepmedewerker. Eventueel kan realiteitstoets 1 worden ingezet. De uitslag van de realiteitstoets moet duidelijkheid geven aan doelgroepmedewerker en regiehouder of het voorlopige ambitieniveau kan worden bijgesteld. Er vindt een dialoog plaats tussen de doelgroepmedewerker en regiehouder over de wens die de doelgroepmedewerker heeft ten aanzien van het ambitieniveau. De regiehouder helpt de doelgroepmedewerker om zijn of haar keuze ten aanzien van het ambitieniveau te onderbouwen aan de hand van het in beeld gebracht Triade-model. Wanneer zowel de doelgroepmedewerker als de regiehouder akkoord gaan met het te behalen ambitieniveau, wordt het ambitieniveau schriftelijk vastgelegd. Om het ontwikkelen van nieuwe formulieren te beperken, zal het ambitieniveau worden vastgelegd binnen het op te stellen plan van aanpak. Daarnaast worden gespreksverslagjes vastgelegd binnen het clientvolgsysteem. Wanneer de doelgroepmedewerker en regiehouder geen gezamenlijk akkoord bereiken over het ambitieniveau, kan een realiteitstoets ingezet worden met als doel duidelijkheid te krijgen over de haalbaarheid van een voorgesteld ambitieniveau. De duur van een realiteitstoets moet beperkt blijven, te weten zo kort als mogelijk met een maximum van drie maanden. Indien een langere termijn nodig is, wordt de realiteitstoets een doel op zich, met een daarbij behorend ambitieniveau en plan van aanpak. de doelgroepmedewerker, ondersteund door de Regiehouder. Doelgroepmedewerker. 1 week na stap persoonsbeeld. Als er een realiteitstoets wordt ingezet. Start: uiterlijk binnen 1 maand na vaststellen voorlopig ambitieniveau Duur: maximaal drie maanden Stap 3b: Vaststellen ambitieniveau Het definitief vastgesteld ambitieniveau Wanneer overeenstemming is bereikt tussen de opdrachtgever, doelgroepmedewerker en regiehouder over het voorlopig ambitieniveau, al dan niet door een realiteitstoets ondersteund, dan wordt in deze stap het voorlopig ambitieniveau een definitief ambitieniveau. Dit dient als zodanig schriftelijk vastgelegd te worden binnen het plan van aanpak. Afhankelijk van de afspraken met de opdrachtgever. 1 Voorbeelden van een realiteitstoets kan zijn: - Een gesprek met een derde die verwachtingen kan bijstellen over een bepaald ambitieniveau. - Een korte stage om in de praktijk te ervaren wat het werken op een bepaald ambitieniveau inhoudt. - Een gericht assessment gericht op de ontwikkelpotentie van een doelgroepmedewerker. proces_concept versie 2.0_ docx 4

5 Stap 4: Stap 4a1 Plan van aanpak : Voorstellen Plan van Aanpak (PvA). Het PvA maakt onlosmakelijk deel uit van een groter geheel aan totale informatie van een totaal dossier van de doelgroepmedewerker (het cyclische proces van aanmelden tot en met evaluatie, te denken valt aan: startformulier, gespreksverslagen, onderzoeksgegevens). Het PvA is geen doel op zich maar onderdeel van het primaire proces. Voorstellen Plan van Aanpak Een SMART beschreven PvA, op basis van de opdracht, uitgangspunten SiM en methodiek mensontwikkeling. Het PvA bevat onder andere de volgende onderdelen: o Persoonsbeeld. o Ambitieniveau o o Werkopdracht(en) Investeringsplan voor de opdrachtgever waarin staat wat er gedaan wordt, in welke tijd en met welk resultaat. Het PvA is een fysiek document en wordt geregistreerd in een personeelsregistratie en - informatiesysteem (cliëntvolgsysteem). Het principe van Plan-Do-Check-Act wordt toegepast. Afhankelijk van de opdracht wordt het minimaal 1 keer per 5 jaar cyclisch opgesteld. Evaluatiemomenten worden per werkopdracht en over het totale PvA vastgelegd. 1) De gegevens die opgenomen zijn, vloeien voort uit de vertaling van het Triademodel. De regiehouder (vast aanspreekpunt voor medewerker) vertaalt samen met de medewerker de resultaten voortkomend uit de voorgaande stappen uit het primaire proces naar een PvA. Dit gebeurt in een gesprek waar alle uitkomsten besproken worden en omgezet worden in concrete ontwikkelingsmogelijkheden richting arbeid, met bijbehorende leerdoelen. 2) Het PvA wordt opgeknipt in stukken (deeltrajecten) die bereikt worden in bepaalde periodes. Deze deeltrajecten (op basis van subdoelen) worden zo beschreven dat er (een) concrete en duidelijke werkopdracht(en) voor de uitvoerder(s) uit volgt(en), met een begin en een eind. Met name het zichtbare gedrag dat verwacht wordt van de doelgroepmedewerker aan het einde van de werkopdracht (= het wat ). Het hoe wordt ingevuld door de uitvoering. 3) Het PvA en de werkopdracht(en) zijn vertaald naar een investeringsplan voor de opdrachtgever (gemeente / UWV). Hierin zijn in ieder geval kwaliteit, kosten (prijs) en doorlooptijd beschreven. Zo kan de opdrachtgever op afstand het proces volgen, bijsturen en verantwoording vragen. Uitgangspunt is dat de investering terugverdiend moeten worden in de looptijd van het traject, of dat de opdrachtgever de kosten van de investeringen voor zijn rekening neemt. De regiehouder ( PvA is het interne maakproces van WSD, daarom ligt de verantwoordelijkheid bij de regiehouder). Inhoudelijk is de doelgroepmedewerker verantwoordelijk. Als vanuit regie meer wordt voorgeschreven, wordt deze verantwoordelijk voor uitvoering. Het gaat over afstemmen en samenwerken met elkaar. Er moet een werkbare balans zijn tussen waar procedures en regels voor gemaakt worden en waarvoor niet. Belangrijkste is dat uitvoering en regie samen werken naar hetzelfde doel/dezelfde belangen, anders wordt het kwetsbaar. Tijdige informatie en sturing. Organiseren van werk in de uitvoering gebeurd ook echt daar. Voordeel van het opsplitsen is dat Trajecten de focus volledig heeft op mensontwikkeling terwijl uitvoering te maken heeft met alles (mensontwikkeling, werk, problemen met begeleiding, etc.). Er ontstaat een spanningsveld tussen regie en uitvoering in de Top-structuur. Een spanningsveld is goed, als er gestuurd wordt vanuit een gezamenlijke focus. Verschillende divisies en directeuren hebben dezelfde belangen. Dat verhoogt de sterkte van het bedrijf. Afhankelijk van de opdracht, zo snel mogelijk (tussen 2 dagen en 13 weken) na vaststellen definitief persoonsbeeld en ambitieniveau. proces_concept versie 2.0_ docx 5

6 Stap 4a2: Bijstellen Plan van Aanpak. Een geaccordeerd bijgesteld PvA, conform de wijze zoals bij stap 4 is beschreven. Bijstelling kan plaats vinden op het gebied van: Uitvoerbaarheid werkopdrachten Aangepaste opdracht op basis van efficiëntie, effectiviteit of budget Het bijgestelde PvA is een fysiek document. Het is het originele PvA waarin de argumentatie staat van de bijstelling van het PvA op het gegeven onderdeel met uitgewerkt alternatief. De regiehouder in overleg met alle betrokkenen (doelgroepmedewerker, opdrachtgever en uitvoering). Maximaal twee weken na aanlevering origineel plan. - Niet behalen/opleveren resultaat? Als het gewenste resultaat niet opgeleverd kan worden, omdat er geen akkoord bereikt wordt in bijstellen PvA met één of meerdere betrokkenen, wordt de opdrachtgever schriftelijk op de hoogte gesteld met argumentatie. Gestreefd wordt naar een aangepaste opdracht en als dat niet haalbaar is, wordt de opdracht teruggelegd bij de opdrachtgever. Altijd terugkoppelen naar opdrachtgever: - Voor SW is dit de interne opdrachtgever (manager Trajecten); - Voor WWB is dit de externe opdrachtgever (gemeente / UWV). Stap 4b: Vaststellen Plan van Aanpak inclusief financieel plan voor opdrachtgever Een gezamenlijk geaccordeerd PvA door regiehouder, doelgroepmedewerker en opdrachtgever, met alle kwalitatieve en kwantitatieve afspraken, doorlooptijden en investeringen (financiële verantwoording). Inclusief geaccordeerde werkopdracht(en) door de uitvoering. Het PvA wordt ondertekend door alle (regiehouder, doelgroepmedewerker en opdrachtgever (voor SW tekent manager Trajecten als opdrachtgever)) betrokken partijen. De werkopdracht(en) wordt getekend door regiehouder, doelgroepmedewerker en uitvoerder. Werkopdrachten kunnen ook bij externen afgesloten worden (bv: leerwerkplekken, Novadic, Schuldhulpverlening, e.d.) De regiehouder (inhoudelijk), in samenwerking met een administratieve kracht (proces). regiehouder Draait een fysiek document uit, tekent dit en stuurt het door naar de administratieve kracht voor verdere verwerking. Regiehouder Trajecten Na overeenstemming met DGM en uitvoering proces_concept versie 2.0_ docx 6

7 Stap 5: Uitvoering Stap 5a: Uitvoeren werkopdrachten Een uitgevoerd PvA met (diverse) werkopdracht(en) én het behalen van het ambitieniveau. Verantwoording wordt afgelegd door een schriftelijke rapportage in lijn met de opdracht en het geaccordeerde PvA. Het PvA wordt vertaald naar werkopdrachten. De uitvoerder heeft deze opdracht in stap 4 aangenomen en heeft zich gecommitteerd. De inzet van middelen (tijd en geld e.d.) die de uitvoerder nodig heeft om het resultaat te kunnen behalen, vindt plaats binnen de afspraken uit de werkopdracht. Mocht de uitvoerder willen afwijken van de gemaakte afspraken, kan dit alleen na overleg met én instemming van de regiehouder. De gemaakte afspraken worden uitgevoerd conform de methodiek mensontwikkeling met behulp van de vastgestelde faciliteiten. Uitvoerder en doelgroepmedewerker worden gevolgd en bijgestuurd in dit proces door de regiehouder. Dit gebeurt op vooraf vastgestelde evaluatie- en toetsmomenten (cyclisch proces waarin ook meetmomenten zijn opgenomen). Na ieder evaluatiemoment verzorgt de Regiehouder de verslaglegging op basis van de door betrokken partijen verstekte gegevens. Hierbij heeft de regiehouder de bevoegdheid om besluiten te nemen m.b.t. de inhoud en de voortgang van het PvA. Hij is degene die bepaald of er wijzigingen aangebracht moeten worden en of iemand klaar is om de volgende stap in het ontwikkeltraject te gaan zetten. Uiteraard op basis van de input van de doelgroepmedewerker en de Uitvoerder. De verantwoordings rapportage is een fysiek document en wordt geregistreerd in een personeelsregistratie en -informatiesysteem (cliëntvolgsysteem). Wie voert uit De Uitvoerder en de doelgroepmedewerker. De regiehouder evalueert periodiek. De Uitvoerder voor de uitvoering van de werkopdracht. De regiehouder: Plant evaluatiegesprekken in met de uitvoerder en doelgroepmedewerker. Legt bevindingen uit evaluatiegesprekken vast in het personeelsregistratie en informatiesysteem (cliëntvolgsysteem) (voor nu Compas) Op (afstand) afroep inzetbaar bij conflicten / problemen / vragen van de doelgroepmedewerker of Uitvoerder Bewaakt zijn activiteitenlijst uit het personeelsregistratie en informatiesysteem (voor nu signaleringslijsten uit Compas). Op de werkplek (Bedrijven of Detacheringen). Tijdens een vastgestelde moment in het PvA. proces_concept versie 2.0_ docx 7

8 Stap 6: Evalueren Stap 6a: Meten realisatie ambitieniveau Een schriftelijke weergave van de meting waarin het behaalde ontwikkelingsresultaat in relatie tot de opdracht zichtbaar wordt. Of het behaalde resultaat in relatie tot het proces op efficiëntie en effectieve wijze is uitgevoerd. - De regiehouder in samenwerking met de uitvoerder en doelgroepmedewerker. Maximaal twee weken na beëindiging van het traject, of in lijn met de opdracht. Maximaal twee weken na melding uitvoerder dat vervolgstappen niet meer passen binnen oorspronkelijk werkopdracht. proces_concept versie 2.0_ docx 8

9 Stap 7: Afronden opdracht Stap 7a: Eindrapportage schrijven. Een schriftelijke eindrapportage in lijn met de opdracht en het geaccordeerde PvA. De eindrapportage is een fysiek document en wordt geregistreerd in een personeelsregistratie en - informatiesysteem (cliëntvolgsysteem). De eindrapportage geeft antwoord op de uitkomst van het PvA, op basis van: - triademodel - Kritieke Succesfactoren - Effectief en efficiënt. Maximaal twee weken na beëindiging van het traject. Stap 7b: Afwikkelen verplichtingen jegens doelgroepmedewerker Het beëindigen van de formele relatie met de doelgroepmedewerker door WSD als mensontwikkelorganisatie inclusief de afhandeling van alle verplichtingen richting doelgroepmedewerker. De relatie tussen de doelgroepmedewerker en WSD is beëindigd waarbij wordt voldaan aan alle eisen die te stellen zijn: arbeidsvoorwaardelijk, contractueel (met opdrachtgever) en registratief (ten behoeve van rapportages). De regiehouder, in samenwerking met administratie. Maximaal twee weken na beëindiging van het traject. Stap 7c: Afsluiten opdrachtdossier Het beëindigen van de formele relatie met de doelgroepmedewerker door WSD als mensontwikkelorganisatie inclusief de afhandeling van alle verplichtingen richting opdrachtgever. De relatie tussen de opdrachtgever en WSD is beëindigd waarbij wordt voldaan aan alle eisen die te stellen zijn: contractueel (met opdrachtgever) en registratief (ten behoeve van rapportages). De regiehouder (inhoudelijk), in samenwerking met een administratieve kracht (proces). Binnen de (administratieve afdeling van) afdeling Trajecten. Bij beëindiging van de relatie tussen WSD en werknemer. proces_concept versie 2.0_ docx 9