AANVRAAGFORMULIER FEESTEN EN EVENEMENTEN

Transcriptie

1 Vak voorbehouden voor gemeentediensten Dossiernummer. BELANGRIJK Afhankelijk van de aard van het feest of evenement, moet dit aanvraagformulier wel of niet ingevuld worden. Zie daarvoor punt 8: FEESTEN EN EVENEMENTEN WAARVOOR DIT FORMULIER VAN TOEPASSING IS. Dit formulier moet ten minste 4 weken voor aanvang van de activiteit binnengebracht zijn op de onthaaldienst van de gemeente per adres Gemeente Kruibeke, onthaal, O.L.Vrouwplein 18-20, 9150 Kruibeke of onthaal@kruibeke.be. AANVRAAGFORMULIER FEESTEN EN EVENEMENTEN 1. AARD VAN DE ACTIVITEIT Datum van de activiteit: / / Omschrijving van de activiteit met duidelijke omschrijving van het verloop ervan (vb. eerst quiz, dan optreden, fuif, )..... Aanvangsuur: Einduur:.. Deze activiteit is Ο privé Ο publiek toegankelijk zo ja: Ο voor eigen leden Ο voor ruim publiek Vraagt u toegangsgeld? Ο ja Ο nee Bezoekers: Hoeveel bezoekers verwacht u? Hoeveel bezoekers waren er tijdens de eventuele vorige editie? Maximaal toegelaten aantal personen. (Max 3 per m². In te vullen door preventieadviseur). 2. LOCATIE De activiteit gaat Ο door in een gemeentelijk lokaal. Vul dan deel 2A en nummers 3, 4, 5, 6 en 7 hierna in. Ο niet door in een gemeentelijk lokaal. Vul dan deel 2B en nummers 3, 4, 5, 6 en 7 hierna in. 2A. De locatie is een gemeentelijk lokaal Duid in deze tabel aan welke gemeentelijke locatie u wil gebruiken en doorstreep de andere. * De Brouwerij en de Clara Hamendtzaal mogen niet gebruikt worden voor privéinitiatieven. Kasteel Wissekerke De Brouwerij* Basisschool De Eenhoorn t Hoogzaal Clara Hamendtzaal* Kelder en keuken 400 (max.100pers) Podiumzaal / Cafetaria 400 Polyvalente zaal 200 t Hoogzaal 400 Polyvalente zaal 75 Vestibule 400 (max.100pers) Theaterzaal (kelder) 150 Keuken en eetzaal 150 Vergaderzaal 45 Groot salon 200 Zaal boven bibliotheek 300 Educatieve ruimte in de Cauterhoek 200 Egyptische zaal 200 Kapel 150 Fumoir 200

2 Voor informatie over de beschikbaarheid van de locatie neemt u eerst telefonisch contact op met de verantwoordelijke. Kasteel Wissekerke: Basisschool De Eenhoorn: De Brouwerij, t Hoogzaal en de Clara Hamendtzaal: Duid aan of u wenst gebruik te maken van de schoonmaak door het gemeentepersoneel: Ο U zorgt als organisator zelf voor de opruim én schoonmaak van de gebruikte lokalen. Ο U zorgt als organisator zelf voor de opruim, maar doet voor de schoonmaak beroep op het gemeentepersoneel en betaalt 150 euro per gebruikt lokaal. In het tariefreglement vindt u de vastgestelde tarieven in artikel 5 en de bepalingen i.v.m. de schoonmaak in artikel 8. 2B. De locatie is geen gemeentelijk lokaal Naam en adres van waar de activiteit plaatsheeft:.. Aard van de ruimte: Ο Zaal Ο Tent Oppervlakte in m²: Voeg bij uw aanvraag een schets met daarop: inplanting van de tent bereikbaarheid voor hulpverlenende voertuigen parkeermogelijkheid (ook voor fietsen en bromfietsen) locatie en aansluiting van de toiletwagen (info: ) Ο toiletwagen aangesloten op de riolering via putdeksel Ο toiletwagen met septische opvang In het tariefreglement vindt u de bijkomende voorwaarden betreffende toiletwagens in artikel 18. Naam: Adres: 3. ALGEMENE GEGEVENS OVER DE AANVRAGER Telefoon/gsm: Rijksregisternummer (voor individu of vereniging):... of ondernemingsnummer (voor ondernemingen):... Ο handelend in persoonlijke naam Ο handelend in naam van vereniging: Naam van de vereniging:... Contactadres: Ο aangesloten Ο niet aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad

3 4. STEWARDS EN VEILIGHEID (enkel in te vullen bij publiek toegankelijke evenementen) Hoofdsteward (minimum 21 jaar) Naam:... Geboortedatum:. Gsm: Stewards (minimum 4 personen) Naam 1: Naam 2: Geboortedatum:.. Geboortedatum: Gsm:.. Gsm:... Naam 3: Geboortedatum: Gsm:.. Naam 4:. Geboortedatum: Gsm: Verantwoordelijke die op het evenement aanwezig en bereikbaar is: Naam: Adres: Telefoon/gsm: Geboortedatum: Veiligheid Zijn er voldoende blusapparaten? Zorg ervoor dat ze gemakkelijk bereikbaar en duidelijk zichtbaar zijn. Duidelijk zichtbare veiligheidsverlichting. Voldoende nooduitgangen met de nodige pictogrammen. Alle deuren van de uitgangen en nooduitgangen moeten in de vluchtzin opendraaien. Alle uitgangen moeten steeds bereikbaar en niet op slot zijn. Is de brandweer gecontacteerd voor een veiligheidscontrole? Ο Ja Ο Neen 5. GELUIDSNORMEN (info: ) De activiteit behoort tot de volgende geluidscategorie: Ο Geen elektronisch versterkte muziek Ο Categorie 1 = max.85db(a) LAeq, 15 min: geen verplichtingen (Dat is immers achtergrondmuziek.) Ο Categorie 2 = max. 95dB(A) LAeq, 15 min: geluidsmeting + visuele indicatie geluidsniveau Ο Categorie 3 = max. 100 db(a) LAeq, 60 min: geluidsmeting en -registratie + visuele indicatie van geluidsniveau + gratis oordopjes In het tariefreglement vindt u de bijkomende voorwaarden betreffende het geluidsniveau op de verschillende tijdstippen en de geluidsmeter in artikels 14, 15, 16 en NOODZAKELIJKE VERZEKERINGEN VAN DE VERHUURDER OF HUURDER (info: ) Verzekering der burgerlijke aansprakelijkheid (lichamelijke en materiële schade) Naam verzekeringsmaatschappij + polisnummer:...

4 Verzekering tegen brand en aanverwante risico s (Enkel in te vullen indien het niet om een gemeentelijk lokaal gaat.) Naam verzekeringsmaatschappij + polisnummer:.. 7. VERGUNNING VOOR GEGISTE DRANKEN EN STERKEDRANK (info: ) Ο Er wordt geen bier, wijn of sterkedrank te koop aangeboden Ο Aanvraag voor een vergunning tot schenken van bier en wijn op fuiven of evenementen Ο Aanvraag voor een vergunning tot schenken van sterkedrank op fuiven of evenementen In het tariefreglement vindt u de bijkomende voorwaarden over het schenken en de verkoop van alcohol in artikels 19 en FEESTEN EN EVENEMENTEN WAARVOOR DIT FORMULIER VAN TOEPASSING IS Feesten en evenementen in een gemeentelijk lokaal al dan niet publiek toegankelijk Feesten en evenementen op een andere locatie, voor het publiek toegankelijk en waarbij het geluid meer dan 85 db(a) is: In een jeugdhuis, fuifzaal, (dans)café, muziekclub, discotheek, In openlucht: braderij, schoolfeest, carnavalstoet, sportwedstrijd, sportactiviteit, kermis, festival, theater, buurtfeest, In een tent In sportzalen, polyvalente zalen, jeugdlokalen, schoolruimtes, In een fitnesszaal, winkel, restaurant, Voor feesten en evenementen die niet onder de twee bovenvermelde categorieën vallen, moet u dit formulier niet invullen (vb. grootouderfeest, sinterklaasfeest), maar wel melden per mail op veiligheid@kruibeke.be. Indien u op een bepaalde locatie regelmatig activiteiten met elektronisch versterkte muziek organiseert waarbij het geluid meer dan 85 db(a) is, neemt u best contact op met de milieudienst voor de aanvraag van een milieumelding of milieuvergunning. Info: Ondergetekende verklaart op eer dit document naar waarheid te hebben ingevuld en verbindt zich ertoe de bepalingen van het reglement na te leven, Datum: / / Handtekening:.. Vak voorbehouden voor gemeentediensten Het dossier nummer. werd voorgelegd op het college van / /. De aanvrager wordt volgende korting toegestaan: 0 geen 0 50 % (inwoner) 0 bijkomend 50% (aangesloten, eigen leden) (dus 1/4e van de basisprijs te betalen) 0 bijkomend 75 % (aangesloten, ruim publiek) (dus 1/8e van de basisprijs te betalen) 0 volledige vrijstelling De aanvrager laat tegen betaling schoonmaken: euro Totaal te betalen:

5 Tariefreglement gebruik gemeentelijke lokalen Goedgekeurd bij gemeenteraadsbeslissing van 2 december 2013 Artikel 1.- Met ingang van 1 januari 2014 stelt het gemeentebestuur de lokalen zoals vermeld onder artikel 5 ter beschikking van particulieren en verenigingen voor de organisatie van feesten, tentoonstellingen en andere activiteiten. Dit artikel geldt niet voor activiteiten waarvoor al vóór 1 januari 2014 toestemming verleend is. Artikel 2.- Het gebruik van de gemeentelijke lokalen zoals vermeld in artikel 5 moet ten minste 4 weken op voorhand schriftelijk worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen via de daarvoor bestemde standaardformulieren. In die aanvraag wordt de activiteit bondig omschreven. Bij het ontbreken van een schriftelijke aanvraag, een officieel advies of een toestemming van het college wordt het gebruik geweigerd. Artikel 3.- Officiële activiteiten van het gemeentebestuur hebben steeds voorrang. Artikel 4.- Ingeval van meer aanvragen voor dezelfde dag wordt in principe voorrang verleend volgens de ontvangstdatum. De reservatie is definitief na ontvangst van een officieel schrijven vanuit het secretariaat met vermelding van de datum van de collegebeslissing. In principe wordt het gebruik van een lokaal maximum een keer per weekend (vrijdag tot zondag) toegestaan. In uitzonderlijke omstandigheden kan daarvan worden afgeweken mits er duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen de gebruikers. Artikel 5.- Het vastgestelde tariefbedrag wordt onmiddellijk na ontvangst van de factuur op de rekening van de gemeente gestort. Artikel 5a. De tarieven voor het gebruik van de verschillende lokalen worden als volgt vastgesteld: Per activiteit van maximum 24 uur: Het kasteel van Wissekerke te Bazel: o De kelder en de keuken: 400 euro o De vestibule en de keuken: 400 euro o Het groot salon: 200 euro o De Egyptische zaal: 200 euro o De fumoir: 200 euro o De kapel: 150 euro Het Ontmoetingscentrum De Brouwerij te Kruibeke*: o De podiumzaal + cafetaria: 400 euro o De theaterzaal: 150 euro o De zaal boven de bibliotheek: 300 euro De gemeenteschool te Kruibeke: o De polyvalente zaal: 200 euro o De keuken + eetzaal: 150 euro Educatieve ruimte in de wijk Cauterhoek: o De polyvalente ruimte: 200 euro Het voormalig lichtschip Westhinder te Rupelmonde: o Het volledige schip: 300 euro t Hoogzaal, Hoogstraat 31 te Bazel: o De volledige zaal: 400 euro De Clara Hamendtzaal te Rupelmonde*: o De polyvalente zaal: 75 euro o De vergaderzaal: 45 euro

6 Voor een tentoonstelling (d.i. een activiteit voor een volledig weekend, van vrijdagavond uur tot zondagavond uur): Het Ontmoetingscentrum De Brouwerij te Kruibeke*: o De podiumzaal + cafetaria: 800 euro o De theaterzaal: 300 euro o De zaal boven de bibliotheek: 600 euro Het kasteel van Wissekerke te Bazel: o De vestibule en de keuken: 800 euro Het voormalig lichtschip Westhinder te Rupelmonde: o Het volledige schip: 400 euro * De Brouwerij en de Clara Hamendtzaal mogen niet gebruikt worden voor privéinitiatieven. Artikel 5b. Het tarief voor het laten schoonmaken van de verschillende lokalen door het gemeentepersoneel wordt forfaitair vastgesteld op 150 euro per gebruikte ruimte. Artikel 5c. Annulatie De organisatoren van een activiteit in een gemeentelijk lokaal kunnen hun reservatie, mits opgave van een grondige reden, kosteloos annuleren tot 2 maand voor de geplande activiteit. Indien de annulatie gebeurt minder dan 2 maand voor de datum van de activiteit, moet de aanvrager een forfaitaire annulatievergoeding van 30 euro betalen, tenzij het tarief minder bedraagt. In dat geval blijft het volledige tarief verschuldigd. Artikel 6: Vrijstellingen Artikel 6a. Een vrijstelling van 50% van het tarief wordt verleend voor activiteiten ingericht door inwoners en verenigingen van Kruibeke. Artikel 6b. Bovenop de vrijstelling van artikel 6a wordt een vrijstelling van 50% van het tarief verleend voor activiteiten die voldoen aan elk van de volgende voorwaarden: - georganiseerd door een vereniging behorend tot een van de gemeentelijke adviesraden van Kruibeke (cultuurraad, seniorenraad, raad voor ontwikkelingssamenwerking, gezinsraad, sportraad, jeugdraad of milieuraad); - enkel bedoeld voor de eigen leden van de vereniging; - zonder commercieel doel; - met een cultureel, algemeen vormend of gemeenschapsvormend karakter. Artikel 6c. Bovenop de vrijstelling van artikel 6a wordt een vrijstelling van 75% van het tarief verleend voor activiteiten die voldoen aan elk van de volgende voorwaarden: - georganiseerd door een vereniging behorend tot een van de gemeentelijke adviesraden van Kruibeke (cultuurraad, seniorenraad, raad voor ontwikkelingssamenwerking, gezinsraad, sportraad, jeugdraad of milieuraad); - bedoeld voor een ruimer publiek dan de eigen ledengroep; - zonder commercieel doel; - met een cultureel, algemeen vormend of gemeenschapsvormend karakter. Artikel 6d. Een volledige vrijstelling van het tarief wordt verleend voor: - activiteiten ingericht door openbare besturen, openbare diensten, scholen of gemeentelijke adviesraden van Kruibeke (cultuurraad, seniorenraad, raad voor ontwikkelingssamenwerking, gezinsraad, sportraad, jeugdraad of milieuraad); - activiteiten ingericht op vraag van de gemeente; - activiteiten in samenwerking met het gemeentebestuur georganiseerd in het belang van de gemeenschap; - vergaderingen ingericht door verenigingen behorend tot een van de gemeentelijke adviesraden van Kruibeke (cultuurraad, seniorenraad, raad voor ontwikkelingssamenwerking, gezinsraad, sportraad, jeugdraad of milieuraad). - een activiteit georganiseerd door een in de gemeenteraad zetelende politieke fractie. Dat kan eenmaal per jaar.

7 Activiteiten met commercieel karakter komen hiervoor niet in aanmerking. Artikel. 6e. Het college van burgemeester en schepenen ziet toe op de rechtmatige toekenning van voormelde vrijstellingen. Bij vaststelling van poging tot onrechtmatige verwerving van een vrijstelling wordt de door de gebruiker aangevraagde locatie dubbel in rekening gebracht. Artikel 7.- Enkel de lokalen vermeld op het aanvraagformulier mogen door de gebruiker en zijn genodigden worden betreden. Gebruik en bediening van alle gemeentelijke toestellen gebeurt enkel door gemeentepersoneel of na overleg daarmee. Tafels en stoelen zijn in beperkte mate ter beschikking. Indien dit niet volstaat, staat de gebruiker zelf in voor aanvullend meubilair. In geen geval worden antieke of kostbare meubelen die deel uitmaken van de inrichting van het gebouw gebruikt als gewoon meubilair. De gebruiker staat zelf in voor glazen, serviezen, dranken, e.d.m. Meubilair en wanddecoratie mag enkel verplaatst worden na overleg met en onder toezicht van de verantwoordelijke gemeenteambtenaar. De nooduitgangen en andere uitgangen moeten steeds worden vrijgelaten, evenals de doorgangen naar andere ruimten in het gebouw. Artikel 8.- De gebruiker van voormelde gemeentelijke lokalen ontvangt voor aanvang van zijn activiteit schriftelijke instructies betreffende het opruimen en de schoonmaak van de gebruikte ruimtes. Opruimen van de gebruikte ruimtes dient steeds door de gebruiker te gebeuren. De schoonmaak kan mits voorafgaandelijke aanvraag overgelaten worden aan het gemeentepersoneel. Daarvoor wordt een forfaitair tarief aangerekend zoals voorzien in artikel 5. De gebruiker moet de eerste werkdag na de toegekende huurperiode de sleutel van het gebruikte lokaal op het afgesproken moment overhandigen aan de verantwoordelijke gemeenteambtenaar. Die controleert samen met de gebruiker of de schriftelijke instructies correct werden opgevolgd en of de gebruikte ruimtes in respectabele staat werden achtergelaten. Indien de verantwoordelijke gemeenteambtenaar van oordeel is dat de gebruikte lokalen niet afdoende werden opgeruimd of schoongemaakt, moet de gebruiker zijn aanwijzingen opvolgen om de locatie alsnog in respectabele staat te brengen. Blijft hij daarvoor in gebreke, dan gebeurt het opruimen en/of schoonmaken automatisch door het gemeentepersoneel. Hiervoor worden de schoonmaakkosten en/of de opruimkosten aangerekend. De schoonmaakkosten worden forfaitair vastgesteld zoals voorzien in artikel 5, de opruimkosten worden aangerekend op basis van de werkelijk gepresteerde uren (aan 35 euro per uur binnen de gewone diensturen). Artikel 9.- Elke aangebrachte schade aan gebouwen of meubilair, of elke diefstal of verdwijning van klein materiaal (eigendom van de gemeente of door derden aan de gemeente ter beschikking gesteld) moet worden vergoed door de huurder. Bijzondere bijkomende voorwaarden voor tentoonstellingen Artikel 10.- Het gebruik van tentoonstellingspanelen of andere tentoonstellingsapparatuur is verplicht. In geen geval worden tentoonstellingsitems opgehangen aan de wanden. De opstelling van de tentoonstelling gebeurt onder toezicht van de locatieverantwoordelijke. Artikel 11.- Nagels, haken of andere zaken die schade kunnen toebrengen aan het interieur mogen in geen geval gebruikt worden. Artikel 12.- De persoon of vereniging die de tentoonstelling organiseert, heeft de locatie ter beschikking vanaf de datum vermeld in de toewijzingsbrief. Toegang voor de opbouw van de tentoonstelling moet worden afgesproken met de verantwoordelijke van de gemeentelijke locatie. Afbraak van de tentoonstelling gebeurt ten laatste de dag na de beëindiging van de activiteit. Artikel 13.- De exposant laat toe dat tijdens en buiten de hem toegestane openingsuren en -dagen vergaderingen, bezoeken of recepties plaatsvinden in de zaal (zalen) waar de tentoonstelling opgesteld staat. Bijzondere bijkomende voorwaarden i.v.m. geluidsnormering Artikel 14.- In aanvulling op de wettelijke voorwaarden opgenomen in Vlarem legt het college de volgende voorwaarden op betreffende het geluidsniveau op verschillende tijdstippen : Tot 1 uur s nachts: < 95 db(a) of < 100 db(a) afhankelijk van wat aangevraagd is Van 1 tot 3 uur s nachts: steeds < 95 db(a) Van 3 tot 4 uur s nachts: steeds < 85 db(a) (achtergrondmuziek) Vanaf 4 uur s nachts: muziek af Artikel 15.- Het college kan op de vastgelegde tijdstippen in artikel 15 principieel afwijkingen toestaan.

8 Artikel 16.- Wanneer de gebruiker een aanvraag doet voor categorie 2 of 3 kan hij een geluidsmeter klasse 2 lenen op de gemeentelijke jeugddienst. Artikel 17.- De inhoud van de geluidsmeter wordt zowel bij ophaling als bij teruggave, aan de hand van een checklist, nagekeken door de verantwoordelijke gemeenteambtenaar. Verdwenen of beschadigd materiaal moet vergoed worden. De kosten worden indien nodig gefactureerd aan de verantwoordelijke vermeld op het aanvraagformulier. Bijzondere bijkomende voorwaarden i.v.m. toiletwagens Artikel 18.- Indien er een toiletwagen geplaatst moet worden, dan zijn er 2 mogelijkheden: mogelijkheid 1: De toiletwagen wordt aangesloten op de riolering. Het afvalwater van de toiletten wordt via een putdeksel dichtbij in de riolering geloosd. De keuze van de locatie gebeurt in overleg met de dienst veiligheid in het kader van de veiligheid van doorgang voor brandweer en ander verkeer. Vervolgens wordt de plaats van het putdeksel doorgegeven aan de technische dienst, zodat die het kan verwijderen kort voordat de toiletwagen wordt geplaatst. mogelijkheid 2: Er wordt een toiletwagen voorzien met septische opvang. Bijzondere bijkomende voorwaarden rond schenken en verkoop van alcohol Artikel 19.- Een recente wetswijziging (B.S. 31/12/09) legt duidelijke leeftijdsgrenzen vast voor verkoop en schenken van alcohol. Alcoholhoudende dranken (bier, wijn, ) mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Wanneer iemand alcohol wil kopen, mag men een bewijs vragen dat hij ouder is dan 16 jaar. Sterkedrank (alcoholpops, wodka, ) mag niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 18 jaar. Wanneer iemand sterkedrank wil kopen, mag men een bewijs vragen dat aantoont dat hij ouder is dan 18 jaar. Artikel 20.- Indien de organisator tijdens zijn activiteit alcoholhoudende dranken wenst te serveren, dan vraagt hij daarvoor een vergunning aan bij het gemeentebestuur (zie punt 7 van het aanvraagformulier feesten en evenementen). Als de organisator voor aanvang van de activiteit wegens een gerechtelijke beslissing het recht om alcoholhoudende dranken te verkopen is ontzegd, dan is hij verplicht het gemeentebestuur van die beslissing schriftelijk op de hoogte te brengen. Artikel 21.- Voor alle problemen, vragen en aangelegenheden die niet door dit reglement worden geregeld, heeft enkel het college van burgemeester en schepenen beslissingsbevoegdheid.