GEBRUIKSREGLEMENT BOVENVERDIEPING LAEKELINDE VANAF

Transcriptie

1 GEBRUIKSREGLEMENT BOVENVERDIEPING LAEKELINDE VANAF In het gebruiksreglement kom je te weten wat het huren van de bovenverdieping met zich meebrengt. Je vindt alle informatie die je nodig hebt om de bovenverdieping te huren. Er staan ook enkele belangrijke zaken in waarmee je zeker rekening moet houden zodat je activiteit op een vlotte manier kan verlopen. Als er iets niet duidelijk is, kom dan zeker en vast eens langs op de jeugddienst. Wij helpen je met plezier verder in de organisatie van je activiteit. 1. Beschrijving van de bovenverdieping Laekelinde De jeugddienst van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw stelt volgende zalen ter beschikking op de bovenverdieping Laekelinde: Ruimte 3: Vermiljoen Oppervlakte: 40m² Ruimte 4: Violet Oppervlakte: 25 m² Oppervlakte 1) Hoofdingang 2) Ruimte 2: Violet 3) Ruimte 3: Magenta 4) Ruimte 4: Vermiljoen 5) Gang 6) Sanitair mannen 7) Sanitair vrouwen 8) Keukenruimte 9) Bergruimte 10) Stooklokaal 11) Brandtrap De bovenverdieping is bestemd voor de organisatie van kleinschalige, rustige activiteiten (verjaardagsfeestjes, vergaderingen, rustige sportactiviteiten ) Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 1 van 7

2 2. Tarieven en afspraken Wie mag tegen welke prijs, wanneer reserveren? Activiteit Categorie Categorie B Categorie C Categorie D A Weekactiviteit 25 EUR 25 EUR 50 EUR 100 EUR Abonnement max EUR 100 EUR 200 EUR 400 EUR dagdelen per jaar Jaarabonnement max. 190 EUR 240 EUR 340 EUR 440 EUR 2 dagdelen per maand Jaarabonnement max. 250 EUR 250 EUR 500 EUR 1000 EUR 1 dagdeel per week Reservatiemogelijkheid 1 jaar 6 maanden 6 maanden 6 maanden Volledige bovenverdieping Categorie A Categorie B Categorie C Categorie D Erkende jeugdwerkinitiatieven binnen de gemeente: maximum 1 jaar op voorhand. Andere erkende verenigingen binnen de gemeente,: maximum een half jaar op voorhand. Jeugdwerkinitiatieven buiten de gemeente, andere categorieën zonder winstoogmerk niet behorend tot A en B maximum 6 maanden op voorhand. Particulieren of bedrijven met winstoogmerk maximum 6 maanden op voorhand. (vb. klassenfuiven) Weektarief: per dagdeel van maximum 4 opeenvolgende uren, van maandag t.e.m. donderdag voor repetities, cursussen, voorstellingen Jaarabonnement: maximum 1 x per week gedurende maximum 4 opeenvolgende uren tijdens de weekdagen, tenzij anders overeengekomen. In dit geval wordt het tarief aangepast volgens het gebruik. Een jaarabonnement dient jaarlijks schriftelijk door de vereniging te worden aangevraagd. Afspraken De erkende Leeuwse jeugdwerkinitiatieven kunnen eenmaal per jaar voor een culturele activiteit of vergadering gratis gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur Laekelinde. Elke vereniging mag maximum 1 weekactiviteit per week inrichten tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur; Per weekend kan slechts één vereniging of initiatief gebruik maken van de bovenverdieping tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur; Wanneer een feestdag op een weekdag valt, krijgen activiteiten die normaal onder het weekendtarief vallen voorrang op weekactiviteiten. Voor deze activiteiten wordt het weekendtarief aangerekend. Wanneer geen weekendactiviteiten gereserveerd werden, kunnen weekactiviteiten doorgaan aan het weektarief; Voorbeeld: Op woensdag 25 december (kerstmis) krijgt een fuif voorrang op andere, vaste activiteiten die normaal op woensdag doorgaan op de bovenverdieping van Laekelinde. Waarborg voor alle weekactiviteiten en gewone weekendactiviteiten: 250 euro, jaarabonnementen: 400 euro; Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 2 van 7

3 Laekelinde is toegankelijk tot 23 uur gedurende weekdagen, tenzij anders overeengekomen met het gemeentebestuur; Het doorverhuren van de bovenverdieping aan derden is verboden; Afwijkingen zijn enkel mogelijk na goedkeuring van het gemeentebestuur. Het gebruik van een discobar op de bovenverdieping is ten strengste verboden. Op de bovenverdieping is het toegelaten geluidsniveau maximum 85 db(a) LAeq, 15min. 3. Concrete afspraken De verantwoordelijke moet meerderjarig zijn; De organisator is verplicht zich te houden aan het afficheringreglement; De jeugdcentrumverantwoordelijke geeft een rondleiding van de ruimte voor het nemen van veiligheidsmaatregelen en voor het aftekenen van een staat van bevinding. 4. Vaste kosten De huursom, waarborg, (nachtvergunning), verzekering, belasting op de verkoop van etenswaren zoals vermeld op het aanvraagformulier, worden door het gemeentebestuur gefactureerd aan de vereniging; Sabam kan via de jeugddienst worden aangevraagd. Sabam factureert rechtstreeks aan de vereniging; De organisatoren zijn verplicht in te tekenen op een abonnementenpolis verzekering contractuele en burgerlijke aansprakelijkheid. Het tarief varieert per activiteit en wordt vermeld op het aanvraagformulier. 5. Hoe drank aanbieden of verkopen De huurder is verantwoordelijk voor het naleven van alle afspraken en heersende regelgevingen: Het is verboden alcohol te schenken aan -16 jarigen, en sterke drank aan -18 jarigen; Een machtiging voor het schenken van cocktails kan aangevraagd worden bij de jeugddienst; Het is verboden alcoholische dranken met een alcoholpercentage boven de 25% te schenken. Alle alcoholische dranken dienen volgens volgende berekening te worden aangelengd: maximum 1/3 alcoholische drank en minimum 2/3 niet alcoholische drank; Verschillende alcoholische dranken mogen niet met elkaar gemengd worden. 6. Afspraken de dag van de activiteit De organisator zorgt zelf voor Wc-papier, vuilniszakken en handdoeken, schotelvodden, afwasproducten; De verantwoordelijke afgevaardigde van de organisator dient aanwezig te zijn tijdens de gehele duur van de activiteit. Zijn/haar naam, adres en telefoonnummer dienen opgegeven te worden in de huurovereenkomst en op het aanvraagformulier. De huurder dient de activiteiten in andere ruimten niet storen. Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 3 van 7

4 De huurder dient zich aan de regels te houden en voorkomen dat vandalisme wordt toegebracht op de eigendom door het organiseren van een activiteit 7. Veiligheid Doorgangen en nooduitgangen van de bovenverdieping Laekelinde dienen steeds te worden vrijgehouden. Er mag geen meubilair geplaatst worden voor de trappen; Affiches mogen enkel tegen de bakstenen of houten wanden aangebracht worden, niet op geverfde muren of deuren; Het gebruik van licht ontvlambare stoffen of brandonveilige versieringen is verboden; Bij gevaarlijke situaties dient de muziek onmiddellijk te worden stopgezet; De organisatie moet kunnen garanderen dat de hulpdiensten ten alle tijden het gebouw kunnen betreden en het terrein kunnen bereiken; Om de hulpdiensten een vlotte doorgang te verlenen is het verboden te parkeren op het terrein voor het jeugdhuis en de polyvalente zaal; 8. Opkuis en afsluiten van de bovenverdieping De gebruiker dient na afloop de bovenverdieping achter te laten in de staat waarin hij ze heeft ontvangen. a. Einde activiteit Zonder nachtvergunning is de bovenverdieping toegankelijk tot 23u00. Bij een nachtvergunning is de bovenverdieping toegankelijk tot 03u00 b. Materiaal Alle materiaal dient onmiddellijk na de activiteit uit de ruimte te worden verwijderd. Afwijkingen zijn enkel mogelijk na goedkeuring van het gemeentebestuur. c. Schoonmaak De huurder verbindt er zich toe de gebruikte infrastructuur afvalvrij achter te laten, d.w.z. alle losliggend vuil op te ruimen ( trappen, sanitair, deurposten, tegels, ingang, deurmat, vuilbakken toilet ); Het zwerfvuil rondom het gebouw dient te worden opgeruimd; Borstels worden ter beschikking gesteld van de organisator en worden teruggeplaatst; Restafval wordt verzameld in vuilniszakken en in de molokcontainer gegooid (geen papier en karton of glas); Glazen flessen dienen te worden verzameld en worden meegenomen door de gebruiker; Na afloop wordt de frigo geleegd en met een droge vod uitgeveegd en open gelaten. Kosten die voortkomen uit schade of het niet naleven van afspraken en onvoldoende reinigen van infrastructuur en materiaal wordt afgehouden van de waarborg. De waarborg wordt terugbetaald indien geen schadegevallen zich voordeden. Bij schade dient een schadedossier te worden opgesteld voor de verzekering. De herstellingskosten zullen worden afgehouden van de waarborg met een maximum van 125 (franchise). Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 4 van 7

5 d. Afsluiten bovenverdieping Laekelinde Bij het afsluiten van de bovenverdieping: o Worden alle lichten gedoofd; o De thermostaat van alle verwarmingstoestellen wordt op nummer 2 gezet; o Wordt het alarm opgezet; o Worden de deuren gesloten. De jeugdcentrumverantwoordelijke controleert de bovenverdieping de eerste werkdag na de activiteit. Eventuele schade aan de infrastructuur wordt door de jeugdcentrumverantwoordelijke genoteerd op de staat van bevinding. Indien de organisator niet aanwezig is tijdens de controle, verklaart deze zich automatisch akkoord met de staat van bevinding. 9. Verantwoordelijkheid huurder De huurder is integraal verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, participanten). Hij/zij dient toe te zien of het nakomen van de gemaakte afspraken worden nageleefd; Van zodra de sleutel overhandigd is kan het gemeentebestuur niet aansprakelijk worden gesteld bij diefstal of beschadiging van materiaal; De huurder beschikt vrij over het gehuurde lokaal en het beschikbare meubilair, binnen de globale veiligheids- en huurvoorschriften. 10. Vergunningen aanvragen aansprakelijkheid a. Nachtvergunning De nachtvergunning wordt samen met het aanvraagformulier ingediend. Hiervoor wordt euro aangerekend. Als deze niet wordt betaald, kan er geen nachtvergunning worden verkregen; De nachtvergunning is geldig tot en met 03u00. b. Sabam Bij het spelen van muziek tijdens een activiteit dient de huurder in orde te zijn met SABAM. SABAM kan via de jeugddienst worden aangevraagd. SABAM factureert rechtstreeks aan de vereniging. c. Verzekering Het gemeentebestuur beschikt over een verzekering waarbij de oorzaak brand, beschadiging of diefstal aan de infrastructuur verzekerd is met de clausule afstand van verhaal, behoudens nalatigheid. De huurder is zelf verantwoordelijk voor alle door hem gebruikte of tentoongestelde voorwerpen en dient deze dus desgewenst zelf te verzekeren. Schadegevallen worden door de jeugdcentrumverantwoordelijke via de abonnementenpolis doorgegeven aan de verzekering. Nadat eventuele schade aan de infrastructuur door de verzekeringsmaatschappij is vergoed, wordt de waarborg aan de organisator teruggegeven. Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 5 van 7

6 d. geluidsnormen De organisator is steeds verantwoordelijk voor de toepassing van wettelijke reglementering geldende geluidsnormen. In geval van overschrijding van deze geluidsnormen, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de organisator; Het gemeentebestuur hanteert een maximaal geluidsniveau van 85 dba Laeq 15min; e. Rookverbod Er geld een algemeen rookverbod in alle ruimten van Laekelinde. De organisatoren van de 11. Definities: activiteit dienen erop toe te zien dat het rookverbod wordt nageleefd. 1. Een erkende jeugdvereniging is een jeugdvereniging die erkend is door het gemeentebestuur van Sint-Pieters-Leeuw na advies van de jeugdraad. 2. Een erkende vereniging is een vereniging die erkend is door het gemeentebestuur van Sint- Pieters-Leeuw na advies van de volgende gemeentelijke adviesraden van de gemeente Sint- Pieters-Leeuw : de Cultuurraad (socio-culturele verenigingen), de sportraad (sportverenigingen), de jeugdraad (jeugdverenigingen), de seniorenraad (seniorenverenigingen), GROS (ontwikkelingshulp), Raad voor Lokale economie en de milieuraad (milieuverenigingen),. Deze lijst is limitatief. 3. Een niet-erkende vereniging is elke andere vereniging die niet aan de voorwaarde van een erkende vereniging van Sint-Pieters-Leeuw voldoet. Er wordt geen onderscheid gemaakt of deze vereniging, in Sint-Pieters-Leeuw gevestigd is of niet. 4. Een instelling of vereniging, die lessen organiseert, waarbij deze lessen open staan voor alle inwoners van Sint-Pieters-Leeuw, wordt gelijkgeschakeld met een erkende vereniging van Sint- Pieters-Leeuw voor zover zij deze lessen in het Nederlands geeft (met uitzondering van taallessen). 5. Een politieke partij, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, alsook haar jongerenafdeling, worden voor de tarieven gelijkgeschakeld met erkende verenigingen. 6. Bedrijven en/of Particuliere personen en/of andere : alles wat niet valt onder de eerste drie punten, valt automatisch onder de definitie bedrijven en/of particuliere personen. Een bedrijf onderscheidt zich van een vereniging, zodra zij personeel in dienst heeft. 7. Politieke partijen, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, kunnen gratis gebruik maken van het fractielokaal in het gemeentehuis voor hun politieke werking. Indien zij een zaal willen huren in één van de Culturele gebouwen van de gemeente, worden zij gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen van Sint-Pieters-Leeuw. 8. Intercommunales, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en alle andere instellingen, waar de gemeente Sint-Pieters-Leeuw via OCMW, Politie of Gemeente lid is van de Algemene Vergadering, worden gelijkgeschakeld met de erkende verenigingen. Dit reglement zal op geregelde tijdstippen worden geactualiseerd en waar nodig bijgestuurd. Ondergetekende verklaart dit reglement te hebben gelezen en te respecteren. Verantwoordelijke organisatie Datum Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 6 van 7

7 Jeugddienst Sint-Pieters-Leeuw Polyvalente zaal Laekelinde Pagina 7 van 7