Oegstgeest, 9 September Geachte kwaliteitsmanager

Transcriptie

1 Oegstgeest, 9 September Geachte kwaliteitsmanager De Kwaliteitsbarometer: één softwareprogramma voor zowel kwaliteits- als risicomanagement Compusense BV werkt al zo n 10 jaar in nauwe samenwerking met de afdeling kwaliteit van het MCH Medisch Centrum Haaglanden aan een softwareprogramma voor kwaliteitsmanagement en risico-inventarisatie en evaluatie. Voor kwaliteitsmanagers door kwaliteitsmanagers is daarbij het devies, waardoor een programma is ontstaan dat naadloos aansluit bij de afdelingsgestuurde processen en protocollen in een ziekenhuis en/of zorginstelling. Het MCH heeft dit programma de Kwaliteitsbarometer genoemd. Inmiddels zet ook het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam de Kwaliteitsbarometer in voor het RIE programma (Risicoinventarisatie & -evaluatie). 1

2 Waarom wordt de Kwaliteitsbarometer en Risico-inventarisatie & evaluatie gebruikt? Het hulpmiddel voor afdelingsgestuurd kwaliteitsmanagement In het MCH is de Kwaliteitsbarometer het hulpmiddel voor zorgmanagers en afdelingshoofden om kwaliteits- en veiligheidsactiviteiten die voor de afdeling van toepassing zijn te beheren. De kwaliteitsbarometer is als het ware de 'cockpit' om continue alles in de gaten te houden. Met de Kwaliteitsbarometer: a. Stelt men vast of alle procesgerelateerde documenten actueel en volledig zijn; b. Beoordeelt menof kwaliteitsactiviteiten effectief zijn geïmplementeerd; c. Stelt men vast waar zich mogelijkheden voor verbetering voor doen; d. Stelt men verbeteracties op en wordt de uitvoering ervan bewaakt; e. Evalueert men of verbeteracties het gewenste effect hebben gehad. Afdelingsgestuurde kwaliteitsborging en verbetering Als men op een afdeling de Kwaliteitsbarometer bijhoudt bereikt men dat men er de gewenste kwaliteits-en veiligheidsactiviteiten uitvoert, men zicht houdt op zowel de uit te voeren verbeteringen als het uiteindelijke effect ervan. Hierdoor wordt tevens op afdelingsniveau voldaan aan de eisen van NIAZaccreditatie op afdelingsniveau. Gebleken is dat het werken aan kwaliteit en veiligheid is alleen zinvol als het ook inderdaad bijdraagt aan de (verbetering van) de waardering van patiënten, van de medewerkers en van de financiële en operationele resultaten. De Kwaliteitsbarometer moet dan ook in dit licht worden gezien. Daarom wordt de Kwaliteitsbarometer vooral gebruikt om kritisch naar het functioneren van de specifieke afdeling te kijken en daarbij snel te zien waar verbeterkansen liggen. Indien er met behulp van de Kwaliteitsbarometer een Interne Audit wordt uitgevoerd met een kernachtige vraagstelling over overlegstructuur, overlegfrequentie & verslaggeving en integrale communicatie (one step backwards, one step forwards), dan worden snel operationele fricties en risico s in het zorgproces zichtbaar. 2

3 In de nabije toekomst kan het MCH de resultaten uit de interne audits als actiegestuurde of knelpuntoplossende budgetposten begroten ten behoeve van het jaarplan. Risico Inventarisatie & Evaluatie (RIE) Als verlengstuk van de wettelijke verplichtingen wenst het MCH te zorgen voor uitstekende arbeidsomstandigheden. Het ziekenhuis ziet het als plicht om goed voor zijn medewerkers te zorgen en is overtuigd dat goede arbeidsomstandigheden bijdragen aan het resultaat van de organisatie. Goede arbeidsomstandigheden is een doel. Het hier naar toe werken is een continu verbeterproces, zoals ook het geval is met kwaliteitsverbetering. De risico-inventarisatie & evaluatie is een instrument dat helpt om de stappen te definieren die genomen moeten worden om resultaatgericht naar de gestelde doelen toe te werken. 3

4 Vervolgens kunnen de arbeidsomstandigheden verbeterd worden door middel van de uitvoering van het Verbeterplan. Wat vandaag de dag verstaan wordt onder goede arbeidsomstandigheden kan echter veranderen door een technologische ontwikkeling. Ook de werkomstandigheden kunnen tussentijds veranderen door de introductie en toediennig van een nieuw geneesmiddel. Door dergelijke factoren zullen doelstellingen bijgesteld dienen te worden. Het blijft dus noodzakelijk om periodiek te evalueren of de doelstelling nog wel up-to-date is en of men met het verbeterproces nog wel de optimale koers aanhoudt. Ook hiervoor biedt het instrument van risico-inventarisatie en evaluatie ondersteuning. De Kwaliteitsbarometer en Risico-inventarisatie & evaluatie in de praktijk Zowel de Kwaliteitsbarometer als de Risico-inventarisatie en -evaluatie bestaat uit 2 hoofdonderdelen: 1. De vragenlijsten 2. Het Verbeterplan 1) De vragenlijst: Met de vragenlijst toetst u of uw afdeling voldoet aan de kwaliteits-en veiligheidseisen (VMS, NTA, NIAZ, ARBO). Eén keer per jaar loopt u alle vragen van de vragenlijst door. U geeft aan op welke punten u vooruit of achteruit bent gegaan en u beslist aan welke punten u de komende tijd extra aandacht gaat besteden. Deze punten neemt u op in uw Verbeterplan. De vragenlijst is in de eerste plaats bedoeld als hulpmiddel voor de zorgmanager / leidinggevende en bij de ARBO RIE voor de arbocontactpersoon. 4

5 In de vragenlijst zijn kwaliteits-en veiligheidsaspecten opgenomen die op de afdeling geregeld zouden moeten zijn. Hierbij is rekening gehouden met de eisen die door het veiligheidsprogramma (VMS) of Nederlands Technische Afspraak (NTA) op het gebied van patiëntveiligheid, vanuit het Nederlands Instituut voor accreditatie van Ziekenhuizen (NIAZ) voor kwaliteit en vanuit ARBO voor veiligheid van medewerkers, bezoekers en omgeving zijn opgesteld. De vragenlijst helpt bij het opstellen van het juiste beleid voor de afdeling. Daarnaast is de vragenlijst ook een hulpmiddel voor de divisiemanager om te zien wat de stand van zaken is met betrekking tot het kwaliteits-en veiligheidsbeleid bij de afzonderlijke afdelingen en op divisieniveau. Om goed inzicht te houden in uw kwaliteitsbeleid moet de vragenlijst 1 keer per jaar worden ingevuld. Bij de barometer zijn de vragen ingedeeld in 6 categorieën, die afgeleid zijn van het INKmanagementmodel. De eerste 5 onderdelen bevatten de verschillende organisatiegebieden: leiderschap, strategie en beleid, management van middelen, medewerkers en processen. Vanwege de beperkte invulling is er binnen de barometer voor gekozen de resultaatgebieden tot één onderdeel samen te voegen. De vragenlijst bestaat uit 59 vragen, die op te splitsen zijn in documentatie- en implementatievragen. Voor elke vraag zijn verschillende scores te behalen afhankelijk van het gegeven antwoord. Aan de hand van de kleurcodering is te zien hoe je scoort: = onvoldoende, = matig, = (ruim)voldoende en = niet van toepassing. Documentatievraag: Met een documentatievraag wordt gevraagd of een bepaald kwaliteitsaspect geregeld is. Bijvoorbeeld: Er is een een beleidsplan en/of jaarplan voor de afdeling opgesteld. U kunt hierop antwoorden met ja, nee of niet van toepassing (nee = 1 punt, ja = 5 punten) Implementatievraag: Met een implementatievraag wordt gevraagd in hoeverre het aspect daadwerkelijk invloed heeft op de manier van werken op de afdeling. Bijvoorbeeld: Leidt de wijze waarop het overleg in de unit is georganiseerd tot effectieve communicatie? Voor het antwoord kunt u hier kiezen uit de volgende mogelijkheden: - Weinig of geen aandacht voor of uitsluitend voornemens. (1 punt) 5

6 - Invoering beperkt tot projecten of personen of PDCA cyclus niet doorlopen (2 punten) - Ingevoerd voor de belangrijkste aspecten of medewerkers en PDCA cyclus tenminste eenmaal doorlopen (3 punten) - Geheel ingevoerd, maar aanpak en uitvoering moeten nog beter. Check leidt tot aanpassing. (4 punten) - Structureel ingevoerd en PDCA cyclus consequent doorlopen: puntjes staan op de -i. ( 5 punten) - Niet van toepassing Op deze manier stelt u als zorgmanager / leidinggevende een sterkte/zwakte profiel samen. De punten die u naar aanleiding van de vragen wilt verbeteren neemt u op in uw verbeterplan. Overzicht per status 6

7 Overzicht per bron 2) Het Verbeterplan: In het Verbeterplan komen de verbeterpunten te staan die zijn opgesteld naar aanleiding van de vragenlijst en in het geval van de Kwaliteitsbarometer ook andere verbeterpunten op uw afdeling. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan verbeterpunten die voortkomen uit werkoverleg, patiënttevredenheidsonderzoeken, interne audits, enz. Van het Verbeterplan maakt u, in tegenstelling tot de modules van de RIE, continu gebruik. U vult het continu aan met verbeterpunten en u bewaakt de uitvoering. Voor de registratie van verbeterpunten gebruiken we het Verbeterplan dat ingebouwd is in de software. Naast registratie is het de bedoeling dat de verbeterpunten hier uitgewerkt worden in concrete plannen. 7

8 In het Verbeterplan komen alle verbeterpunten terecht die zijn voortgekomen uit de vragenlijsten van de Kwaliteitsbarometer en/of de Risico-invantarisaties. De vragenlijst vult u één keer per jaar in. Omdat de verbeterpunten die hieruit volgen in het Verbeterplan terechtkomen, is het niet nodig om in de tussenliggende tijd nog naar de vragenlijst te kijken. Alles waar u mee aan de slag moet staat immers in het Verbeterplan. In het verbeterplan komen echter niet alleen de actiepunten uit de vragenlijst van de kwaliteitsbarometer te staan maar hier kunt u alle mogelijke verbeterpunten kwijt. Denk hierbij aan verbeterpunten die voortkomen uit werkoverleg, patiënttevredenheidsonderzoek, medewerkertevredenheidsonderzoek, ARBO-risicoinventarisatie, klachtenregistratie, interneen externe audits, enz. Wanneer u het Verbeterplan goed bijhoud, heeft u ten alle tijde een duidelijk overzicht van welke verbeterpunten nog opgepakt moeten worden en wat er de afgelopen tijd afgerond is. Bij audits, zowel intern als extern, zal altijd naar een verbeterplan gevraagd worden. 8

9 BIJKOMENDE VOORDELEN: Veelzijdigheid: U kunt naast getoonde toepassingen zelf ieder ander intern en extern onderzoek inrichten en uitzetten. Het AMC in Amsterdam heeft met het programma bijvoorbeeld een patiententevredenheidsonderzoek via het Internet uitgevoerd! Ook leverancieraudits, HACCP evaluaties, e-learning en calamiteitenevaluaties (inclusief vrijwillige incident meldingen & meldingen patientenveiligheid) zijn goede voorbeelden. Management informatie: Het softwareprogramma voldoet aan de eisen die het Institute of Internal Auditors (IIA) stelt aan een management informatiesysteem (MIS). Daardoor kan de Kwaliteitsbarometer gebruikt worden voor certificatie- en accreditatiestandaarden waaraan het ziekenhuis wenst te voldoen. Deze hoekstenen van een MIS zijn: Data-aangestuurd (kennisinventarisatie en ontwikkeling; weten wat men weet) Gebaseerd op protocollen, processtandaarden en procedures Kritieke prestatie-indicatoren en continue verbeteringsproces (certificaties) Lage risico/hoge frequentie borgingsactiviteiten op afdelingsniveau (ownership) Benchmark orientatie ten behoeve van procesverbetering Risico-bewustzijn en pro-actieve signalering Actuele doelstellingen en adhoc actieplanning met behulp van de terstond gegenereerde rapportages en Powerpoint presentaties De Kwaliteitsbarometer voldoet hiermee aan de richtlijnen van de IIA Standaarden 420 en 430: Voorbereidingen voor het auditverloop (audit flow/ audit trail /self evaluation) Zichtbaarheid van uitkomsten en analyses op elk gewenst mana gementniveau Auditbewijs Auditopslag en auditextractie Beveiling Networkapplicatie NB. Compusense BV is in het bezit van de In Control of data security verklaring overeenkomstig ISO / NEN COMPUSENSE BV WILHELMINAPARK AG OEGSTGEEST Tel Klaas@compusense.nl / Bert@compusense.nl 9