veel gestelde vragen en antwoorden

Transcriptie

1 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden Wat zijn de voordelen? Hoe werkt certificering via DEKRA? Waarom certificeren via DEKRA? Ik wil me laten certificeren. Aan welke eisen moet ik voldoen? Hoe kan ik mij het best voorbereiden? Ik werk in een groepspraktijk. Kunnen wij ons ook certificeren? Voorbereiding door training met de Value E-xelerator (VE) Praktijkmonitor Hoe kan DEKRA mij helpen? Wat doet de VE Praktijkmonitor? Helpt de training mij om aan de normen te voldoen? We hebben het druk, toch wil ik me voorbereiden op certificering. Kan ik extra ondersteuning krijgen? Bent u geïnteresseerd? Een afspraak maken Offerte op maat Meer informatie

2 Wat zijn de voordelen? Met een certificaat maakt u aan de buitenwereld zichtbaar dat u in staat bent kwalitatief goede zorg te bieden. Patiënten en zorgverzekeraars vinden dat belangrijk. Ook voor uzelf heeft certificeren duidelijke voordelen. Dat blijkt uit een rondvraag die we deden bij huisartsen die al werken met een kwaliteitssysteem. Zicht op het werk U krijgt zicht op wat er gebeurt in uw praktijk. Protocollen en werkinstructies krijgen betekenis, ook in het werk van alledag. En u krijgt controle over zaken waarbij dat belangrijk is. Inzicht in kwaliteit U ziet waar het goed loopt én waar het niet goed loopt. U kunt objectief analyseren waarom iets goed of fout gaat. En daardoor kunt u gericht actie ondernemen. Heldere taakverdeling Functieprofielen geven uw medewerkers duidelijkheid: wie doet wat. Daardoor kunnen u en uw medewerkers elkaar aanspreken op ieders verantwoordelijkheden. En nieuwe medewerkers kunnen sneller en beter worden ingewerkt. Zicht op leveranciers en ketenpartners U heeft zicht op de prestaties van uw leveranciers en ketenpartners. U kunt ze daarop aanspreken. En dat verbetert zichtbaar de kwaliteit van hun én uw dienstverlening. Klaar voor de toekomst U ontwikkelt een duidelijke visie, neergelegd in een jaarplan. Daarmee bent u beter voorbereid op de veranderingen in de samenleving. Belangrijke zaken als veiligheid, hygiëne en privacy zijn gewaarborgd. Uw bedrijfsvoering is continu gericht op verbetering. Uw cliënten reageren positief - Niet onbelangrijk: al deze verbeteringen leiden tot meer kwaliteit. En dat is zichtbaar voor de cliënten, die positief en betrokken reageren. 1 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013

3 Hoe werkt certificering via DEKRA? Op weg naar certificering ontwikkelt u eerst een zogeheten kwaliteitsmanagementsysteem voor uw huisartsenpraktijk. Bij certificering controleren we of u aan de normen voldoet. Als u aan de normen voldoet, krijgt u een certificaat. Certificaat Nadat u certificering bij ons heeft aangevraagd, komen wij een eerste audit bij u in de huisartsenpraktijk doen. Als tijdens deze audit blijkt dat u aan de normen voldoet, krijgt u een certificaat uitgereikt. Dit certificaat is drie jaar geldig. Tijdens die periode moet u het kwaliteitssysteem onderhouden en blijven voldoen aan de eisen. Daarom doen wij elke 9 maanden een nieuwe audit bij u. Wij voeren tijdens deze drie jaar dus vier audits uit. Bij elke audit kijkt een auditor van DEKRA hoe u werkt en of u zich aan de normen en richtlijnen houdt. Is dat niet zo, dan laten we u dat weten. U kunt dan actie ondernemen om uw certificaat te kunnen behouden. Audits op afstand De audits doen wij om en om bij u in de praktijk en op afstand. De audits op afstand doen wij langs elektronische weg, onaangekondigd en gewoon tijdens uw werkzaamheden. U hoeft daar zelf geen tijd voor vrij te maken. Voor de audits op locatie maken wij vooraf een afspraak met u. Waarom certificeren via DEKRA? DEKRA is al jarenlang actief in de zorg, ook in huisartsenpraktijken. Waarom DEKRA? De belangrijkste punten op een rij. Kwaliteit in de keten DEKRA is actief in de hele zorgsector. We certificeren bijvoorbeeld ook apotheken, fysiotherapeuten (met het HKZ-keurmerk) en gezondheidscentra. Met uw certificaat sluit u daar naadloos op aan. Huisartsenopleider bij DEKRA draait om kwaliteit en kwaliteitsbewustzijn in de praktijk. Dat draagt u als huisartsenopleider over aan uw Huisartsen in Opleiding (HAIO). Een certificaat is verplicht voor huisartsenopleiders. Het DEKRA-certificaat is goedgekeurd door de Huisartsenopleiding Nederland. Kwaliteit nu en in de toekomst Met een DEKRA-certificaat voldoet u aan de kwaliteitsnormen voor huisartsenpraktijken. Dat bewaken we heel strikt. Als een praktijk niet meer aan de normen voldoet, dan wordt het certificaat ingetrokken. Dit schept duidelijkheid voor u, uw medewerkers, de verzekeraars en niet in de laatste plaats voor uw cliënten. 2 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013

4 Onafhankelijk De deskundige auditoren van DEKRA werken onder toezicht van de Nederlandse Raad voor Accreditatie. Met DEKRA wordt u getoetst door een onafhankelijke organisatie met landelijke bekendheid. DEKRA is een onafhankelijke organisatie - Verzekeraars en cliënten weten dat. Ik wil me laten certificeren. Aan welke eisen moet ik voldoen? Wilt u een certificaat, dan moet uw praktijk voldoen aan de zogeheten ISO 9001 norm. DEKRA helpt u om aan die normen te voldoen. Hieronder vindt u de belangrijkste op een rij. Strategisch U heeft de visie en het beleid van uw praktijk op schrift gezet. U heeft een jaarplan. Tactisch U voldoet vanzelfsprekend aan de wet- en regelgeving en aan de richtlijnen van uw branche, bijvoorbeeld die van de NHG. U controleert zelf of belangrijke activiteiten volgens protocol of werkinstructie verlopen. Loopt iets niet volgens uw beleid of de normen, dan stelt u verbeterplannen op en voert ze uit. Operationeel Met uw medewerkers maakt u duidelijke afspraken over de taakverdeling binnen de praktijk. U houdt regelmatig voortgangsgesprekken met uw medewerkers. U doet regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken. U structureert uw zorgprocessen. U zorgt voor een adequate registratie van uw contacten met patiënten en hun gegevens. U voert de doelstellingen uit uw jaarplan uit en controleert regelmatig of u er nog aan voldoet. U past het jaarplan aan als dit nodig blijkt te zijn. 3 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013

5 Hoe kan ik mij het best voorbereiden? Als u uw praktijk wilt klaarstomen voor certificering, wilt u er natuurlijk zoveel mogelijk uithalen. En dat lukt, als u zich goed voorbereidt. Want hoe beter u bent voorbereid, hoe succesvoller het traject naar een goed kwaliteitssysteem verloopt. Keuze van het startmoment Kies het juiste moment om met het traject te starten. Want u moet binnen uw praktijk tijd vrijmaken voor de training en voor het opbouwen van uw kwaliteitsmanagement. Nieuwe vaardigheden en procedures vragen extra aandacht. Kampt u bijvoorbeeld met een structureel personeelstekort, of staat u voor een grote verbouwing, dan kunt u beter wachten. Zorg ook dat er draagvlak is. Het opbouwen van een kwaliteitssysteem is een uitdaging voor het hele team! Stand van automatisering Zorg ervoor dat de automatisering van uw praktijk op orde is. In elk geval uw Huisarts Informatie Systeem moet soepel werken. Ervaring en overleg Werken uw praktijkmedewerkers al met protocollen of werkinstructies, bijvoorbeeld bij risicovolle activiteiten? Dat is een voordeel bij het starten met werken met een kwaliteitssysteem. Kwaliteitsmanagement staat of valt met periodiek teamoverleg en overleg tussen leidinggevende en medewerkers. Begin daar nu al mee. U heeft er later voordeel van. Ik werk in een groepspraktijk. Kunnen wij ons ook certificeren? Ja, dat kan. Het heeft zelfs extra voordelen omdat certificatie de samenwerking verbetert. Vele groepspraktijken gingen u voor. 4 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013

6 Training en Value E-xelerator Praktijkmonitor Hoe kan DEKRA mij helpen? Om uw huisartsenpraktijk te kunnen laten certificeren ontwikkelt u een zogeheten kwaliteitsmanagementsysteem. Het werken met zo n systeem vereist kennis, vaardigheid en inzicht. DEKRA ondersteunt u met training en met de Value E-xelerator Praktijkmonitor (VE Praktijkmonitor). Praktische aanpak Tijdens de training wijden wij u stapsgewijs in. U krijgt uitleg over de eisen waaraan uw praktijk moet voldoen, hoe u een kwaliteitsmanagementsysteem opbouwt en hoe u het onderhoudt. Ook krijgt u uitleg over wat u structureel moet bijhouden om aan de normen te blijven voldoen. Onze focus bij begeleiding en training is: hoe werkt het in de praktijk van alledag, hoe pak je dit met het hele team aan? Vijf dagdelen De training vindt plaats op een trainingslocatie in de regio en bestaat in totaal uit vijf dagdelen. Deze dagdelen zijn verspreid over zes maanden. Na elke trainingsdag krijgen de medewerkers huiswerkopdrachten mee, die bij de volgende bijeenkomst worden behandeld. Nadat u de training heeft afgerond, is uw praktijk klaar voor certificering en kunt u deze gaan aanvragen. VE Praktijkmonitor - Tijdens de training werken we u in op de VE Praktijkmonitor. Met deze VE Praktijkmonitor legt u snel de basis voor uw kwaliteitsmanagementsysteem. Ook na certificering blijft de VE Praktijkmonitor een belangrijk hulpmiddel. Wat doet de VE Praktijkmonitor? DEKRA heeft, samen met equse, de VE Praktijkmonitor ontwikkeld, een kwaliteitsmanagementsysteem voor huisartsen. De VE Praktijkmonitor bevat alle gegevens, protocollen en documenten van uw praktijk. Dat bespaart u een hoop tijd. Tijdens onze training leert u omgaan met de VE Praktijkmonitor. Gebaseerd op de standaard praktijk De VE Praktijkmonitor van DEKRA is gebaseerd op een standaard huisartsenpraktijk. U hoeft hem alleen maar aan te passen aan uw eigen situatie. Tijdens de training leert u hoe u zich moet voorbereiden, hoe de VE Praktijkmonitor werkt en hoe u gegevens aanpast en toevoegt. 5 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013 Training en Value E-xelerator Praktijkmonitor

7 Het begint met voorbereiden Een goede voorbereiding is belangrijk, daar besteden we tijdens de training dan ook ruim aandacht aan: U formuleert de visie en het beleid van uw praktijk. U beoordeelt of de processen in uw praktijk afwijken van de standaard praktijk. U controleert en meet allerlei aspecten die voor uw kwaliteitsbeleid van belang zijn. U maakt een jaarplan en neemt alle acties op die u in het komende jaar wilt ondernemen. U voert regelmatig overleg met uw medewerkers om de voortgang van een aantal zaken te bespreken. Daarna bouwt u op Daarna bouwt u uw kwaliteitssysteem op. In de VE Praktijkmonitor voert u in: de gegevens van uw praktijk de gegevens van uw medewerkers en hun taken uw jaarplan werkinstructies en formulieren. Klaar in vijftig uur - U bouwt uw kwaliteitssysteem op in gemiddeld vijftig uur, waarbij we ervan uitgaan dat u dat met z n tweeën doet. Aan onderhoud is een gemiddelde praktijk één a twee uur per week kwijt. Helpt de training mij om aan de normen te voldoen? Ja zeker. Onze praktijkgerichte training is speciaal bedoeld voor u als huisarts en een van uw medewerkers. Zo bereidt u zich goed voor op certificering van uw huisartsenpraktijk. Met de training helpt DEKRA u om aan de normen te voldoen. En ze zijn ook verwerkt in onze VE Praktijkmonitor, zodat u altijd zicht heeft op uw kwaliteit. De trainingsdoelen U weet wat kwaliteit is en hoe u die kennis in praktijk brengt. U heeft zicht op de processen in uw huisartsenpraktijk. U heeft het beleid van uw praktijk op schrift gezet. U heeft uw praktijk op het gewenste kwaliteitsniveau gebracht. En u weet hoe u dat kwaliteitsniveau handhaaft. Onderwerpen Tijdens de training worden de volgende onderwerpen behandeld: het proces naar certificering werken volgens de Plan Do Check Act-cyclus (PDCA) werken met de VE Praktijkmonitor een jaarplan maken de ISO 9001:2008-normen de prestatie-indicatoren klacht- en verbetermanagement interne audits uitvoeren continu werken aan kwaliteit. 6 Uw huisartsenpraktijk certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden maart 2013 Training en Value E-xelerator Praktijkmonitor

8 We hebben het druk, toch wil ik me voorbereiden op certificering. Kan ik extra ondersteuning krijgen? Ja, dat kan. DEKRA werkt samen met praktijkadviseurs in uw regio. Een praktijkadviseur kan u goed adviseren en ondersteunen, bijvoorbeeld bij het maken van een jaarplan of het invoeren van een systematiek voor voortgangsgesprekken met uw medewerkers. U kunt zowel voor, tijdens als na de training ondersteuning krijgen. Bent u geïnteresseerd? DEKRA helpt u graag bij het opbouwen van een kwaliteitssysteem voor uw huisartsenpraktijk, met training en met de Value E-xelerator Praktijkmonitor. Een afspraak maken Bel ons tijdens kantooruren: Of stuur een naar certification.nl@dekra.com. Dan maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek. Kostenindicatie Kosten voor de training zijn E 1950,-* per praktijk. De licentiekosten voor de VE Praktijkmonitoir zijn E 519,-* per jaar. U sluit hiervoor een licentieovereen komst af met equse, voorafgaand aan de training. Dit wordt na aanmelding via het opdracht en registratieformulier voor u geregeld. De kosten voor certificering zijn E 2195,-*, deze prijs is all in. We maken graag een offerte op maat voor uw praktijk. Bent u aangesloten bij een overkoepelende organisatie of een samenwerkingsverband? Veel overkoepelende organisaties en samenwerkingsverbanden hebben met DEKRA afspraken gemaakt over korting. De meeste zorgverzekeraars staan positief tegenover certificering door DEKRA, en vergoeden mogelijk uw kosten. Vraag het voor de zekerheid na bij uw prominente zorgverzekeraar. Meer informatie Voor meer informatie over certificering in de zorgsector kunt u ook kijken op Meer informatie over DEKRA vindt u op Wilt u meer weten over onze Value E-xelerator Praktijkmonitor? Kijk dan op *Tarieven 2013, excl. BTW DEKRA PO Box ED Arnhem The Netherlands Phone Fax certification.nl@dekra.com