Overheidsopdracht VAN DIENSTEN VOOR DE REALISATIE EN PUBLICATIE VAN EEN WEBSITE MET SITECORE- TECHNOLOGIE

Transcriptie

1 Overheidsopdracht VAN DIENSTEN VOOR DE REALISATIE EN PUBLICATIE VAN EEN WEBSITE MET SITECORE- TECHNOLOGIE Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking in België Aanbestedende overheid Partena Onafhankelijk ziekenfonds Sluisweg Gent Algemeen elementen Gunningswijze Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met Belgische bekendmaking Administratieve inlichtingen Nummer van het bijzonder bestek (Unieke) contactpersoon voor alle vragen over onderhavig bijzonder bestek Uiterste datum en tijdstip van indiening van de offertes Adres van indiening van de papieren offertes Indiening van de elektronische offertes PRG E- BUS - NIEUWE WEBSITE Vanessa Verlé - Projectverantwoordelijke vanessa.verle@partena- partners.be 13 november 2014 om 12 uur s middags Partena Onafhankelijk ziekenfonds Sluisweg Gent Verplichte indiening van een digitale copy van de offerte 1

2 Inhoudstafel 1 ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN HOOFDSTUK 1: ALGEMENE INLICHTINGEN BETREFFENDE DE OPDRACHT Artikel 1 Bepalingen van toepassing op de opdracht Artikel 2 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels (art. 9 4 KB 14/01/13) Artikel 3 Gunningswijze (art. 26 L. 15/06/06 en art , art 39 en105 KB 15/07/11) Artikel 4 Aard en voorwerp van de opdracht Artikel 5 Plaats van de prestaties/leveringen (art. 149 KB 14/01/13) Artikel 6 Aard van de opdracht Artikel 7 Uitvoeringstermijnen Artikel 8 Taalgebruik tijdens de uitvoering Artikel 9 Aanbestedende overheid Artikel 10 Leidend ambtenaar (LA) (art. 11 KB 14/01/13) Artikel 10.1 Contactmodaliteiten Informatievergadering Artikel 10.2 Gunning en sluiten van de opdracht (KB van 17/06/2013) HOOFDSTUK 2: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE SELECTIE Artikel 11 Selectie (art. 58 van het KB 15/07/11) HOOFDSTUK 3: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE GUNNINGSCRITERIA Artikel 12 Gunningscriteria HOOFDSTUK 4: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE OFFERTE Artikel 13 Indiening van de offertes Artikel 14 Opstelling van de offerte Artikel 15 Varianten (art. 9 KB 15/07/11) Artikel 16 Bij de offerte te voegen documenten Artikel 17 Geldigheidsduur van de offertes Artikel 18 Onderaanneming Artikel 19 Prijsbepaling (art KB 15/07/11) Artikel 20 Prijsvermelding in de offerte In de prijs begrepen elementen (art. 16 tot 19 KB 15/07/11) Artikel 21 Prijsonderzoek (art. 21 KB 15/07/11) Artikel 22 Prijsherziening (art. 6 1 Wet 15/06/06 art. 20 KB 15/07/11) HOOFDSTUK 5: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE BORGSTELLING Artikel 23 Samenstelling van de borgstelling (art. 25 en volgende KB 14/01/13) Artikel 24 Vrijgave van de borgtocht (art. 33 en 158 KB 14/01/13) HOOFDSTUK 6: Opleveringsmodaliteiten Artikel 25. Technische en voorlopige opleveringen Nazicht van de diensten (art. 41 tot 43, art. 150, KB 14/01/13) HOOFDSTUK 7: WAARBORGEN EN DEFINITIEVE OPLEVERING Artikel 26 Waarborg (art. 65 KB 14/01/13) Artikel 27 Definitieve oplevering (art. 156 KB 14/01/2013) HOOFDSTUK 8: FACTURATIE- EN BETALINGSMODALITEITEN Artikel 28 Facturatie en verplichte vermeldingen van de facturen Artikel 29 Betaling (art. 66 en 160 AR 14/01/13) HOOFDSTUK 9: Aanvullende inlichtingen betreffende de opdracht Artikel 30 Bekendmaking vertrouwelijkheid Artikel 32 Aansprakelijkheid en verzekering Artikel 33 Overdracht (art. 38 KB 14/01/13)

3 1.9.4 Artikel 34 Intellectuele eigendomsrechten (art. 19 tot 23 KB 14/01/13) Artikel 35 In gebreke blijven (art. 44 en volgende, art. 154 en 155 KB 14/01/13) Artikel 36 Regeling van geschillen (art. 73 KB 14/01/13) TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN Algemene context Doel van de opdracht Prestaties / producten Perceel 1: Ontwerp en implementatie lay- out in Responsive Design rekening houdend met de huisstijl van Partena ziekenfonds Perceel 2: realisatie en publicatie van een website op Sitecore Beschrijving van het bestaande materieel Beschrijving van het over te nemen materieel Uitvoerings- /leveringstermijnen en modaliteiten Opleiding Modaliteit en toepassingsgebied van de waarborg Opleverings- /controle- /testmodaliteiten Algemeen Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen Testen Oplevering OFFERTEFORMULIER BIJZONDER BESTEK PRG E- BUS - NIEUWE WEBSITE: VERBINTENIS VAN DE INDIENER INLICHTINGEN BETREFFENDE DE INDIENER BETALINGEN Prijs van de offerte

4 1 ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN 1.1 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE INLICHTINGEN BETREFFENDE DE OPDRACHT Artikel 1 Bepalingen van toepassing op de opdracht Onderhavige opdracht is onderworpen aan de Belgische regelgeving betreffende de overheidsopdrachten van diensten en aan de voorschriften van onderhavig bestek. Elke indiener wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hierna volgende teksten, met inbegrip van hun eventuele wijzigingen die van kracht zijn, te kennen en te aanvaarden: De wet van betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, met inbegrip van haar latere wijzigingen (hierna de wet van 15/06/06 genoemd); De wet van betreffende de wijziging, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van haar latere wijzigingen (hierna de wet van 17/06/06 genoemd). Het KB van betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en haar wijzigingsbesluiten (hierna het KB van 15/07/11 genoemd); Het KB van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna het KB van 14/01/13 genoemd); onderhavig bestek, met inbegrip van zijn eventuele wijzigingen en zijn bijlagen; de aankondiging van opdracht en haar eventuele wijzigende berichten en andere documenten (vragen- antwoorden,...) die worden gepubliceerd of overgemaakt in het kader van onderhavige opdracht. Specifieke normen betreffende het voorwerp van de opdracht: W3C- standaarden. De indiener die een offerte indient wordt geacht de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bestek te aanvaarden. In geval van tegenspraak tussen de offerte en onderhavig bestek, primeert het laatste. Door zijn deelname verzaakt hij bovendien uitdrukkelijk aan zijn algemene voorwaarden. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om elke offerte uit te sluiten die de algemene verkoopsvoorwaarden van de indiener (en/of zijn eventuele onderaannemers) toepasbaar zou maken. Geen exclusiviteit De opdrachtnemer bezit geen enkele exclusiviteit. Het opdrachtgevend bestuur kan dezelfde of gelijkaardige diensten door anderen dan de opdrachtnemer of door zijn eigen diensten laten uitvoeren. De opdrachtnemer maakt hierdoor geen aanspraak op enige (schade)vergoeding. Het feit dat hij een offerte indient verleent de indiener geen enkel recht zolang de opdracht niet aan hem gegund is. De indieners worden gewezen op de volgende opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om elke offerte uit te sluiten die de algemene verkoopsvoorwaarden van de indiener (en/of zijn eventuele onderaannemers) toepasbaar zou maken Artikel 2 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels (art. 9 4 KB 14/01/13) Onderhavig bestek wijkt van geen enkele bepaling van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 af Artikel 3 Gunningswijze (art. 26 L. 15/06/06 en art , art 39 en105 KB 15/07/11) Onderhavige opdracht maakt het voorwerp uit van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande Belgische bekendmaking in uitvoering van de artikels 3, 8 en 26 2, 1 d) van de wet van 15 juni 2006 en de artikels en van het KB van 15 juli 2011, die het gebruik van deze procedure toestaat voor zover de geraamde waarde van de opdracht niet hoger is dan de Europese drempelbedragen voor opdrachten van diensten. Overeenkomstig het voornoemde artikel 26, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om, met een of meerdere indiener(s) van zijn keuze, onderhandelingen te starten over alle punten van de ontvangen offertes en/of van onderhavig bestek. Overeenkomstig artikel 35 van de wet van 15 juni 2006, behoudt de AO zich de mogelijkheid voor om af te zien van de gunning of sluiting van de opdracht of om de procedure te herbeginnen, desnoods volgens een andere gunningswijze. 4

5 1.1.4 Artikel 4 Aard en voorwerp van de opdracht Type en voorwerp van de opdracht Type opdracht: Overeenkomstig art. 3 van de wet van 15/06/2006, is onderhavige opdracht een overheidsopdracht van diensten die valt onder categorie A.7. Voorwerp van de opdracht: Onderhavige opdracht heeft als voorwerp de realisatie en publicatie van een website met Sitecore- technologie Structuur van de opdracht Onderhavige opdracht omvat 2 percelen. Er is 1 verplichte optie bij perceel 1 en er zijn 2 verplichte opties bij perceel 2. Vaste percelen Perceel 1: Ontwerp en implementatie lay- out in Responsive Design in de huisstijl van Partena ziekenfonds. De website moet in het Bootstrap design framework (laatste versie) geïmplementeerd worden, aangevuld met Partena visuele features en met Less CSS 2 framework. Dit perceel bestaat uit - Post 1: Een frontend desgin framework - Post 2: Library van iconen en buttons - Post 3: Responsive css voor elke type pagina van de volledige website - Post 4: Aparte css voor print Verplichte optie bij perceel 1: Overzicht van kostprijzen per voorgesteld profiel per dag van toepassing voor change requests Perceel 2: Realisatie van een website met de Sitecore- technologie. Dit perceel bestaat uit - Post 1: Ontwikkeling website met de Sitecore- technologie Configuratie CMS Sitecore Integratie en configuratie bestaande Sitecore- modules Ontwikkeling en integratie nieuwe functionaliteiten/tools Integratie reeds bestaande tools Integratie design en frontend design framework elementen beschreven in perceel 1 - Post 2: Voorbereiding van de installatiepackage op het gedeelde hostingplatform Sitecore bij M- team - Post 3: Kennisoverdracht aan het ontwikkelingsteam 1 van Partena ziekenfonds & partners - Post 4: Onderhoud (bug fixing en de begeleiding bij installatie van upgrades door M- Team) - Post 5: Overzicht dagelijkse kost van toepassing voor de change Requests per voorgesteld profiel. - Post 6: Opleidingen gebruik CMS Sitecore on site Verplichte opties bij perceel 2 Verplichte optie 1: Realisatie van een blanco microsite op Sitecore voor de aanmaak van tijdelijke campagnesites zodat het Marketing departement gemakkelijk zelf kleine mini- sites kan aanmaken zonder tussenkomst van derden. Verplichte optie 2: In de toekomst willen we onze website eventueel ter beschikking stellen in het Engels. Hiervoor hadden we graag al een raming van de kostprijs gehad. De volledige beschrijving van de te respecteren doelstellingen en technische en functionele vereisten van de opdracht, vindt men in de technische bepalingen van onderhavig bestek (deel 2 van onderhavig bestek) Hoeveelheden van de opdracht De AO kan de hoeveelheden die ze zal bestellen niet precies ramen om de volgende redenen: de behoeften zullen aan de AO en haar departementen worden meegedeeld naarmate ze zich voordoen. De hoeveelheden in de inventaris worden louter ter informatie gegeven. Met uitzondering van de minimum- of de vaste hoeveelheden die duidelijk als zodanig zijn vermeld in het bestek, gelden de opgegeven hoeveelheden dus louter als aanwijzing. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat de opgegeven hoeveelheden niet werden besteld (de geraamde hoeveelheden kunnen door de AO eventueel nog worden verminderd of vermeerderd) om enige schadevergoeding te vragen. Er wordt duidelijk gesteld dat voor de vaste percelen één bestelbon per post wordt voorzien. 1 Het ontwikkelingsteam van Partena ziekenfonds bestaat uit interne en externe ontwikkelaars, allen Certified Sitecore Developer. De draagwijdte van hun taken vind je terug in de functionele analyse. 5

6 De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige schadevergoeding en/of intresten Gunningswijze van de bestellingen De geselecteerde opdrachtnemer(s) zullen op de hoogte worden gebracht via een notificatiebrief. Voor elke perceel zal er een bestelbon opgemaakt worden onder de voorwaarden van onderhavig bestek en de eenheidsprijzen zoals vermeld in de inventaris. Bestelbonnen voor bijkomende functionaliteiten kunnen worden bijgemaakt gedurende de volledige duur van de opdracht Artikel 5 Plaats van de prestaties/leveringen (art. 149 KB 14/01/13) De prestaties zullen worden uitgevoerd in de locaties van de opdrachtnemer. Alle vergaderingen en alle taken waarvoor moet worden samengewerkt met de teams van Partena ziekenfonds plaatsvinden bij Partena ziekenfonds, Sluisweg 2, 9000 Gent en bij M- TEAM, Lenniksebaan 788 bus Anderlecht. De opdrachtnemer dient zich tijdens zijn prestaties te houden aan de veiligheidsprocedures van de AO die zijn betrokken bij onderhavige opdracht. De AO behoudt zich het recht voor om de offerte van indieners die met dit element geen rekening houden uit te sluiten Artikel 6 Aard van de opdracht Duur van de opdracht De volledige duur van de opdracht, met inbegrip van onderhoudsperiode die is voorzien in het kader van onderhavige opdracht en/of de realisatie van het onderhoud gedurende een periode van 12 maanden, wordt geraamd op 24 maanden vanaf de datum van het sluiten van de opdracht Artikel 7 Uitvoeringstermijnen De in onderhavig bestek bedoelde uitvoeringstermijnen nemen een aanvang op de dag nadat de opdracht is gesloten. De website moet ten laatste tegen 1 november 2015 toegankelijk zijn voor het grote publiek en volledig operationeel zijn. De onderhoudsprestaties van de site nemen een aanvang bij de definitieve oplevering van het geheel van de prestaties van het betrokken perceel Artikel 8 Taalgebruik tijdens de uitvoering De gebruikte talen tijdens de uitvoering van de opdracht zijn het Engels en het Nederlands. Alle contacten tussen de opdrachtnemer en de AO zullen verlopen in het Nederlands en/of Engels. De documenten, e- mails en briefwisseling ten laste van de opdrachtnemer zullen uitsluitend worden opgesteld in het Nederlands of het Engels. Bijgevolg zal de indiener erop toezien dat voor het beheer van het dossier van de AO een correspondent zal worden aangesteld die zonder twijfel de vaardigheid heeft om te werken en te communiceren in het Nederlands en het Engels Artikel 9 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid voor onderhavige opdracht is de PARTENA ZIEKENFONDS, Sluisweg 2 te 9000 Gent. De AO wordt geldig vertegenwoordigd door Stefaan Lauwers, CEO, die een aantal van zijn bevoegdheden kan delegeren. De AO of haar afgevaardigde is de enige autoriteit die bevoegd is voor elke beslissing aangaande de gunning en toewijzing van de opdracht (aanvoeren van preciseringen, aanvullingen of wijzigingen van het bestek) en om de problemen op te lossen die zich voordoen bij de uitvoering ervan en die niet onder de bevoegdheid van de leidend ambtenaar vallen Artikel 10 Leidend ambtenaar (LA) (art. 11 KB 14/01/13) Er zal een leidend ambtenaar worden aangesteld bij de gunning, diens gegevens en contactmogelijkheden zullen aan de begunstigde betekend worden samen met de sluiting van de opdracht. Deze persoon is aangesteld als gemachtigde van de aanbestedende overheid voor alle handelingen welke betrekking hebben op de leiding, de controle en de keuring van de diensten van de opdracht, met uitzondering van de beslissingen welke tot de wettelijke bevoegdheden behoren van een ander wettelijk orgaan van de aanbestedende overheid. Het mandaat bestaat uit: de technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de facturen en bijhorende documenten; het opstellen van de processen- verbaal; 6

7 - - - bestelbonnen uitschrijven en ondertekenen; de opleveringen; het bestendig toezicht op de geleverde prestaties. Dit toezicht omvat ook het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn; het eventueel bijsturen van de opdracht in functie van de opgedane ervaringen en eventuele evoluties op het veld Artikel 10.1 Contactmodaliteiten Informatievergadering Contactmodaliteiten De vragen die de indieners willen stellen in het kader van de plaatsing van onderhavige opdracht, moeten zo snel mogelijk, en binnen uiterlijk 10 kalenderdagen na publicatie van het bestek, schriftelijk worden gericht via hierna vermeld forum Informatievergadering en/of plaatsbezoek Er zal een online forum worden opgezet waar alle indieners vragen kunnen posten en waar de AO antwoorden zal posten. Link naar online forum het online forum kan aangevraagd worden bij vanessa.verle@partena- partners.be Artikel 10.2 Gunning en sluiten van de opdracht (KB van 17/06/2013) De opdracht wordt gesloten volgens een van de wijzen die zijn voorzien in art. 110 van het KB van 15 juli De indieners van wie de offerte niet werd geselecteerd, onregelmatig is of niet werd weerhouden, zullen worden verwittigd per brief. 1.2 HOOFDSTUK 2: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE SELECTIE Artikel 11 Selectie (art. 58 van het KB 15/07/11) Vóór het onderzoek van de offertes, gaat de AO over tot een selectie van de kandidaten op basis van de hierna volgende criteria zoals ze blijken uit de documenten en inlichtingen die de inschrijver bij zijn offerte dient te voegen. De AO behoudt zich het recht voor om de offerte van inschrijvers die niet aan een van de hierna volgende criteria voldoen af te wijzen. De AO behoudt zich bovendien het recht voor om de waarachtigheid van de inlichtingen die in het kader van onderhavig artikel worden overgemaakt te controleren. Elke informatie die zou verschillen van de informatie in de offerte van de inschrijver, kan ertoe leiden dat deze niet wordt geselecteerd vanwege een valse verklaring in de zin van artikel 61, 2, 7 van het KB van 15/07/11. Uitsluitingscriteria Door het loutere feit van zijn deelname verklaart de inschrijver impliciet op zijn eer dat hij zich niet in één van de uitsluitingsgronden bevindt zoals voorzien in het KB plaatsing van 15/7/2011 Beoordeling van de technische en beroepsbekwaamheid De bekwaamheid van de indiener zal geëvalueerd worden op basis van zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid in gelijkaardige dienstverlening. De indiener dient volgende gegevens voor te leggen per perceel: Bedrijfsvoorstelling De indiener geeft een samenvatting van zijn competenties in het vakdomein van voorliggende opdracht. De beschrijving van maximaal 3 A4 bladzijden zal minstens antwoorden bieden op volgende vragen: Wat is het ontstaan, de missie en de organisatiestructuur van de onderneming? Wat zijn de kernactiviteiten? Hoe zijn deze georganiseerd? Hoeveel personeelsleden zijn hierin voltijds actief? Hoe zou een engagement ten aanzien van voorliggende aanbesteding kaderen in de ontplooiing van bedrijfsactiviteiten? Overzicht van eerder uitgevoerde opdrachten over de voorbije drie jaar De indiener voegt bij zijn offerte een lijst van gelijkaardige, reeds eerder uitgevoerde opdrachten met opgave van de prijs, de naam van de opdrachtgever (met vermelding van contactpersoon) en de periode waarin deze opdrachten plaats hadden. 7

8 Elke referentie wordt vergezeld van een beknopte omschrijving van de opdracht, de doelstellingen, de duur,, en de belangrijkste resultaten. Elke referentie moet bovendien vergezeld zijn van een attest van goede uitvoering door de opdrachtgever of een verklaring op eer vanwege de indiener. De indiener moet zich beperken tot maximaal 3 referenties/kalenderjaar voor gelijkaardige opdrachten Hieruit moet de deskundigheid blijken voor het uitvoeren van voorliggende opdracht, dan wel het desbetreffende perceel uit de opdracht. Beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel Er wordt van de indiener verwacht dat hij de namen van het voorgestelde team (incl. onderaanneming), dit wil zeggen de teamleden die daadwerkelijk met de uitvoering van de opdracht zullen worden belast, met hun specifieke relevante referenties/ervaringen, opleidingen en C.V. opgeeft en een verantwoording geeft waarom de teamleden als geschikt worden beschouwd. Er moet ook aangegeven worden hoeveel elk van deze personeelsleden zal ingezet worden voor de opdracht en hoe deze personen eventueel ontdubbeld zijn bij uitval. Deze referenties kunnen worden gecontroleerd en worden beperkt tot maximaal drie referenties/kalenderjaar per personeelslid. Bij opgave van meerdere referenties kan het opdrachtgevend bestuur zich voor de beoordeling van de kandidaatstelling beperken tot de eerste drie opgegeven referenties. De teamleden hebben de juiste expertise en maturiteit voor de opdrachten waarvoor zij kunnen worden ingeschakeld. Deze expertise hebben zij verworven door opleidingen en/of ervaring. Teamleden die niet tot het voorgestelde projectteam in de offerte behoren kunnen slechts worden ingezet mits expliciete voorafgaande goedkeuring door het opdrachtgevend bestuur. Onderaannemers De indiener geeft aan welk gedeelte van de opdracht hij desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven en de voorwaarden daarvan. De indiener zal voor de door hen voorgestelde onderaannemers dezelfde kwalitatieve elementen bijvoegen met inbegrip van deze voor het team dat de onderaanneming zal uitvoeren. 1.3 HOOFDSTUK 3: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE GUNNINGSCRITERIA Artikel 12 Gunningscriteria Onder de regelmatige offertes zal de AO diegene aanduiden die economisch het voordeligst is, rekening houdend met de hierna volgende criteria en met hun respectieve weging Gunningscriteria perceel 1 (totaal 100 punten) CRITERIUM 1: DESIGN VOORSTEL 35 PUNTEN Elke indiener wordt gevraagd om een uitgewerkt design voorstel in formaat jpeg te voorzien van de homepagina en een 2 de pagina naar keuze uit de lijst van wireframes en dit zowel voor desktop en mobile. Dit criterium zal worden beoordeeld door onze communicatie & brand manager en haar team op basis van 1. Heeft de site een frisse en professionele uitstraling? (15 punten) 2. Is het voorstel vernieuwend? (10 punten) 3. Is het ontwerp In lijn met de huisstijl van Partena ziekenfonds & partners (10 punten) De beoordeling zal gebeuren volgens de waarde tabel onderaan dit artikel. CRITERIUM2: FRAMEWORK PORTFOLIO - 15 PUNTEN De indiener moet 1 publiek toegankelijk & live werkende website voorleggen uit hun portfolio, aangevuld met een beschrijving van de gebruikte technieken en de kostprijs. Dit criterium zal worden beoordeeld door het projectteam op basis van graad van 1. Design ( 8 punten) o Uitstraling: Heeft de site een betrouwbare, professionele en verzorgde uitstraling? o Huisstijl: Is er een heldere en consistente huisstijl gebruikt? o Responsive design 2. Usability ( 4 punten) o Layout: Is de layout overzichtelijk en is alles makkelijk te vinden? o Navigatie: Is er duidelijke en consistente navigatie en zijn er breadcrums? 3. Techniek ( 3 punten) o W3C standaarden: Voldoet de site aan de W3C standaarden o Browser support: Worden de belangrijkste browsers ondersteund? 8

9 De beoordeling zal gebeuren volgens de waarde tabel onderaan dit artikel. CRITERIUM 3: PRIJS : 30 PUNTEN Naast opgave van de prijzen verwachten we van de indiener een gedetailleerd en transparant financieel plan. O.a.: - Totale prijs voor het contract - Prijs per uur voor bijkomende aanvragen. Dit criterium zal worden beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregel: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z C= [U(laagste) / U(offerte)] x Z B = het aantal punten dat werd behaald door de onderzochte offerte voor de totale prijs P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte C = het aantal punten dat werd behaald door de onderzochte offerte voor het uurtarief voor bijkomende aanvragen P(laagste) = het uurtarief voor bijkomende aanvragen van de laagste regelmatige offerte P(offerte) = het uurtarief voor bijkomende aanvragen van de onderzochte offerte Z = de weging voor het criterium prijs ( 20 punten) X = de weging voor het criterium uurtarief voor bijkomende aanvragen ( 7 punten) Duidelijkheid van het financieel plan ( 3 punten) CRITERIUM 4: PROJECTAANPAK MET TIMING EN NAZORG - 20 PUNTEN De indiener dient bij de offerte een gedetailleerd plan van aanpak bij te voegen. In dit gedetailleerd plan van aanpak moeten volgende onderdelen voorzien worden: 1. Gedetailleerde en realistische timing, retroplanning met mijlpalen en status validatie gericht op de voorziene opleveringsdatum 1 november Hierbij dient bij elke fase voldoende tijd te worden voorzien zodat een terugkoppeling vanuit het opdrachtgevend bestuur naar de achterban kan gebeuren. (4 punten) 2. Aantal iteraties (4 punten) 3. Flexibiliteit voor doorvoeren van correcties en aanpassingen om tot een beter resultaat te komen. Dit kan geen aanleiding geven tot vertraging van de volledige oplevering (wel van de deeloplevering waar aanpassing van toepassing is) (4 punten) 4. Communicatieplan met de klant (o.a. goedkeuringsproces) (2 punten) 5. Communicatieplan met de bouwer van de website (2 punten) 6. Procedures voor back- up en hand- over in geval van verandering van team. (2 punten) 7. Kennisoverdracht naar de het designteam van Partena ziekenfonds & partners [1] zodat zij in de toekomst kleine aanpassingen zelf kunnen doen (2 punten) De beoordeling zal gebeuren volgens de waarde tabel onderaan dit artikel. De scores die de indiener behaalt voor elk gunningscriterium zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de indiener die de hoogste eindscore behaalt Gunningscriteria perceel 2 (totaal 100 punten) CRITERIUM 1: UITVOERINGSTERMIJN: 20 PUNTEN Door het loutere feit van zijn deelname verklaart de inschrijver zich impliciet akkoord met de haalbaarheid om een volledig functionele website op te leveren tegen 1 november Daarenboven dient de indiener op een realistische manier aan te tonen hoe hij het project wil leiden opdat het functioneel zou zijn en toegankelijk voor het grote publiek tegen 1 november Hij dient hiervoor een gedetailleerde retroplanning met mijlpalen en status validatie voor te leggen. De uitvoerbaarheid en kwaliteit van de voorgestelde planning zal worden beoordeeld op basis van: [1] Het designteam van Partena ziekenfonds bestaat uit interne en externe designers 9

10 1. de voorgelegde realistische planning (7 punten) 2. het toewijzingsplan van de personeelsleden (6 punten) 3. de voorgestelde leveringsgaranties (7 punten) Elk van de 3 boven vermelde punten worden beoordeeld volgens de waarde tabel onderaan dit artikel. CRITERIUM 2: PRIJS : 50 PUNTEN We verwachtten van de indiener 1. Een vaste prijs voor het opzetten, configureren en publiceren van een website met de Sitecore- technologie. De indiener moet voor dit bedrag een zo volledig mogelijk voorstel opmaken rekening houdend met Configuratie CMS Sitecore Integratie en configuratie bestaande Sitecore- modules Integratie reeds bestaande tools Integratie design en front- end design framework elementen beschreven in perceel 1 Vaste forfaitaire prijs voor foutcorrecties en begeleiding van upgrades tijdens waarborgperiode. Vaste forfaitaire prijs voor aanpassingen tijdens de ontwikkelingsfase en waarborgperiode. Kostprijs voorbereiding installatiepackages op het gedeelde hostingplatform Sitecore bij M- team Kostprijs kennisoverdracht aan het ontwikkelingsteam van Partena ziekenfonds & partners (18 punten) Dit sub criterium zal worden beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregel: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z B = het aantal punten dat werd behaald door de onderzochte offerte voor de totale prijst P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte Z = de weging voor het criterium prijs De offerte waarbij Z de laagste prijs behaalt het maximumaantal punten voor dit criterium 2. Een prijs per nieuw te ontwikkelen functionaliteit/tool beschreven in de functionele analyse (hoofdstuk 7) De indiener kan ook prijs opgeven voor functionaliteiten/tool die niet in de functionele analyse zijn opgenomen. De indiener dient deze keuzes wel te motiveren. (18 punten) Dit sub criterium zal worden beoordeeld op basis van een vergelijking tussen de kostprijs per functionaliteit/tool opgegeven door de verschillende indieners De offerte die gemiddeld de laagste prijs biedt, behaalt het maximumaantal punten voor dit criterium 3. Een zicht op kostprijs onderhoud na waarborgperiode a. Foutcorrecties (prijs per uur, per vooropgesteld profiel) b. Prijs per uur voor ondersteuning bij installatie upgrades (installatie upgrades zal gebeuren door M- Team) c. Kost van wijzigingen ten opzichte van de originele vraag(prijs per uur, per vooropgesteld profiel) (10 punten) Dit sub criterium zal worden beoordeeld op basis van een vergelijking tussen de uurprijs per profiel opgegeven door de verschillende indieners De offerte die gemiddeld de laagste prijs biedt, behaalt het maximumaantal punten voor dit criterium 4. Opleidingen o De indiener dient hier eveneens de kostprijs voor opleidingen gebruik CMS Sitecore on site mee te nemen (4 punten) Dit sub criterium zal worden beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregel: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z B = het aantal punten dat werd behaald door de onderzochte offerte voor de prijs voor opleidingen P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte 10

11 P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte Z = de weging voor het criterium prijs De offerte waarbij Z de laagste prijs behaalt het maximumaantal punten voor dit criterium CRITERIUM 3: PROJECTAANPAK MET TIMING EN NAZORG: 30 PUNTEN De indiener dient bij de offerte een gedetailleerd plan van aanpak bij te voegen. In dit gedetailleerd plan van aanpak moeten volgende onderdelen voorzien worden: 1. Voorgestelde projectmethodologie. 2. Organisatie van het team, taakverdeling rekening houdend met de beschikbare ontwikkelaars binnen het ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds 3. Goedkeuring, beslissing en terugkoppeling: Minimaal maandelijkse rapportering/stand van zaken aan de opdrachtgever is vereist. 4. Flexibiliteit van de leverancier voor doorvoeren van correcties en aanpassingen om tot een beter resultaat te komen wordt verwacht. 5. Afbakening taken en verantwoordelijkheden van het opdrachtgevend bestuur, opdrachtnemer, ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds en M- Team 6. Procedures voor back- up en hand- over in geval van verandering van team. 7. Benadering om een efficiënte kennisoverdracht te garanderen en autonomie van het ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds 8. SLA tijdens waarborg (artikel 26) Dit gunningscriterium zal worden beoordeeld door het projectteam op basis van de voorgestelde projectaanpak en nazorg. Elke van bovenstaande 10 punten zal een waarde tussen Uitstekend en Zeer slecht krijgen. De gemiddelde waarde zal beoordeeld worden volgens de waardetabel onderaan dit artikel Waardetabel in conclusie op 10 punten Uitstekend Zeer goed Goed Middelmatig Neutraal Zwak Zeer zwak Slecht Zeer slecht De scores die de indiener behaalt voor elk gunningscriterium zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de indiener die de hoogste eindscore behaalt. 1.4 HOOFDSTUK 4: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE OFFERTE Artikel 13 Indiening van de offertes De indiener is alleen verantwoordelijk voor de tijdige indiening van zijn offerte Uiterste datum en tijdstip van indiening van de offertes De offertes moeten bij de AO toekomen volgens de hierna vermelde methode, tegen uiterlijk 13 november2014 om 12 uur Methode: Offerte per koerier met ontvangstbevestiging De koerier overhandigt, tegen ontvangstbewijs, een papieren versie van de offerte en een elektronische versie op een elektronische drager (USB, CD rom, ). Bij de volgende dienst: 11

12 Partena ziekenfonds Dienst OPI T.a.v. Vanessa Verlé Sluisweg Gent Vorm Deze dienst is open op maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag van 8 tot 17 uur en op donderdag van 8 tot 18 uur. De indiener gebruikt zelf standaardomslagen die geschikt zijn voor het formaat van zijn offerte. Hij alleen is verantwoordelijk voor de juistheid van de inlichtingen die hij erin verstrekt. De offerte en de documenten die erbij gaan worden in een eerste, definitief verzegelde omslag gestopt. Deze omslag draagt de vermelding: PARTENA ZIEKENFONDS, voorwerp van de opdracht, bondig beschreven; het nummer van het bijzonder bestek nr. PRG E- BUS - NIEUWE WEBSITE Artikel 14 Opstelling van de offerte De offerte wordt opgesteld op de daartoe bestemde documenten bij het bestek. De indiener dient zijn offerte op te stellen volgens zijn eigen vaststellingen, bewerkingen, berekeningen en ramingen (art KB 15/07/11). Alle in te dienen documenten worden, evenals het offerteformulier en de inventaris, voorzien van de datum en van de handtekening van de indiener of zijn mandataris. De indiener stelt zijn offerte schriftelijk op in het Nederlands Artikel 15 Varianten (art. 9 KB 15/07/11) Er is geen vrije variant toegestaan in het kader van onderhavige opdracht Artikel 16 Bij de offerte te voegen documenten Behalve de documenten die zijn vereist voor de selectie van de offertes, voegt de indiener ook de volgende documenten bij: Het hierbij gevoegde offerteformulier, behoorlijk ingevuld en ondertekend door de indiener of zijn mandataris. Het bewijs desgevallend van het mandaat van de ondertekenaar De indiener dient samen met zijn offerte alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. Indien de voornoemde documenten ontbreken, is de offerte formeel onregelmatig. De documentatie moet bovendien voldoende gedetailleerd zijn om zich een nauwkeurig beeld te kunnen vormen van de voorgestelde diensten Artikel 17 Geldigheidsduur van de offertes De indieners blijven door hun offerte gebonden gedurende een periode van 180 kalenderdagen die ingaat vanaf de uiterste datum van ontvangst van de offertes Artikel 18 Onderaanneming Onderaanneming is toegestaan Toelevering (art. 12 KB 15/07/11) Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de opdrachtnemer onderaannemingscontracten sluiten met een of meerdere derden. De indiener deelt in zijn offerte evenwel mee welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven, evenals de lijst van de onderaannemers met vermelding van hun contactgegevens, hun technische capaciteiten en hun competenties voor de uitvoering van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer kan deze lijst tijdens de uitvoering niet wijzigen en er geen nieuwe onderaannemers aan toevoegen zonder het voorafgaande en schriftelijke akkoord van de AO. De goedkeuring door de AO van een of meerdere onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn aansprakelijkheid zoals die is vastgesteld in onderhavig bijzonder bestek Artikel 19 Prijsbepaling (art KB 15/07/11) Onderhavige opdracht is een gemengde opdracht. 12

13 - Een perceel bestaat uit verschillende posten (zoals beschreven in 4.2. Structuur van de opdracht) Voor elk e post dient de indiener een prijs op te geven. Daarenboven dient de indiener een prijs op te geven per nieuw te ontwikkelen functionaliteit/tool beschreven in de functionele analyse. - Er zal één bestelbon opgemaakt worden per perceel met hierin een beschrijving van de posten en functionaliteiten/tools die worden besteld. - De opdrachtnemer kan bijkomende posten en/of functionaliteiten/tools bijbestellen via een bijkomende bestelbon - De verplichte opties zullen via een aparte bestelbon worden besteld Artikel 20 Prijsvermelding in de offerte In de prijs begrepen elementen (art. 16 tot 19 KB 15/07/11) De prijzen vermeld in de offerte zijn opgegeven in euro (EUR), met twee cijfers na de komma. Ze vermelden alle kosten en taksen in het algemeen die de diensten en leveringen met zich meebrengen, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde (btw). De door de indiener opgegeven prijzen (zowel de eenheidsprijzen als de totale prijzen) omvatten: de kost van de documentatie van de leveringen en andere deliverables; de opleiding nodig voor het gebruik; de opleveringskosten die de opdrachtnemer (of zijn onderaannemers) zelf heeft gegenereerd; De totale prijs moet zowel met als zonder btw worden opgegeven, met uitdrukkelijke vermelding van het toegepaste btw- tarief. De indiener wordt geacht om in zijn totale of eenheidsprijzen alle kosten, maatregelen en taksen op te nemen die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, evenals de leveringen en prestaties nodig om een volledig werk te realiseren, zonder enige uitzondering of voorbehoud. De totale prijs van de offerte die is vermeld op het offerteformulier bij onderhavig bestek, moet alle kortingen of prijsverlagingen, van welke aard ook, omvatten die de indiener de AO wil verlenen. Geen enkele vergoeding kan worden gevraagd voor studie- of andere kosten die de indiener heeft gemaakt voor de indiening van een offerte in het kader van onderhavige opdracht Artikel 21 Prijsonderzoek (art. 21 KB 15/07/11) De AO onderwerpt de in de offerte voorgestelde prijzen aan een prijsonderzoek. De indiener verstrekt de AO, vóór de gunning van de opdracht, alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken Artikel 22 Prijsherziening (art. 6 1 Wet 15/06/06 art. 20 KB 15/07/11) De door de opdrachtnemer ingediende prijzen zullen worden aangepast volgens de toepassingsmodaliteiten vermeld in de punten 2.1 en 2.2 van onderhavig bestek Herzieningsformule P = P0 x [(0,80xS/S0)+0,20] Waarin: P = herziene prijs. P0 = oorspronkelijke prijs (bijvoorbeeld per profiel) S0 = loonindex AGORIA nationaal gemiddelde, met inbegrip van sociale lasten, geldig in de maand die de offerte voorafgaat S = loonindex AGORIA nationaal gemiddelde, met inbegrip van sociale lasten, geldig in de maand vóór de verjaardatum van de notificatie van de opdracht Toepassingsmodaliteiten van de herzieningsformule De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien op de verjaardatum van de notificatie van de opdracht. Indien de opdrachtnemer de herzieningsformule van de opgegeven prijzen wil toepassen, dient hij daarvoor bij de AO een aanvraag in, per aangetekend schrijven, uiterlijk 60 kalenderdagen vóór de verjaardatum van het contract. Deze aanvraag moet vergezeld zijn van alle elementen nodig voor de controle van de goede toepassing van de prijsherzieningsformule, zoals ze hiervoor is voorzien. De AO zal geen rekening houden met aanvragen die na deze datum zijn verzonden. Zonder bezwaar van de AO binnen 30 kalenderdagen vanaf de ontvangst van het schrijven, zal de prijsherziening toepasbaar zijn volgens de inlichtingen die de opdrachtnemer in zijn schrijven heeft verstrekt.. De AO kan een prijsherziening vragen onder dezelfde voorwaarden als hiervoor is vermeld. 13

14 1.5 HOOFDSTUK 5: INLICHTINGEN BETREFFENDE DE BORGSTELLING Artikel 23 Samenstelling van de borgstelling (art. 25 en volgende KB 14/01/13) De opdrachtnemer dient de AO, binnen dertig (30) dagen vanaf de dag waarop de opdracht wordt gesloten, het bewijs over te maken van een borgstelling van 5% van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht (= som van de bedragen vermeldt op de bestelbon(nen)). Deze borgtocht betreft de naleving van zijn verplichtingen ten aanzien van de AO tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Het oorspronkelijke bedrag van de opdracht in de zin van het vorige lid stemt overeen met de som waarmee rekening wordt gehouden voor de beoordeling van het criterium prijs. Deze som is aangegeven in de offerte van de opdrachtnemer zoals ze is goedgekeurd door de AO. De borgtocht kan overeenkomstig de reglementaire bepalingen een van de hierna volgende vormen aannemen die zijn voorzien in artikel 26 van het KB van 14/01/13: - hetzij via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling (bank,...) of een verzekeringsonderneming - hetzij in speciën, - hetzij in publieke fondsen, - hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht Artikel 24 Vrijgave van de borgtocht (art. 33 en 158 KB 14/01/13) Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de definitieve oplevering, geldt als verzoek tot vrijgave van het geheel van de borgtocht. 1.6 HOOFDSTUK 6: Opleveringsmodaliteiten Artikel 25. Technische en voorlopige opleveringen Nazicht van de diensten (art. 41 tot 43, art. 150, KB 14/01/13) Bij de oplevering van de opdracht onderzoekt de aanbestedende overheid of de door de opdrachtnemer uitgevoerde prestaties beantwoorden aan de regels van goed vakmanschap en aan de voorwaarden van de opdracht. De dienstverlener verwittigt de aanbestedende overheid per e- mail op welke datum de prestaties kunnen worden gecontroleerd. Overeenkomstig artikel 150 van het KB 14/01/13, beschikt de aanbestedende overheid over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan. Het resultaat van dit nazicht en de datum van aanvraag van oplevering worden opgetekend in een PV. Indien de oplevering betrekking heeft op het geheel van de diensten van de opdracht, geldt dit PV als PV van oplevering (zoals bedoeld in artikel 156 KB 14/01/13) en als PV van nazicht (zoals bedoeld in artikel 150 KB 14/01/13). De keuringen zullen verlopen in de hierna volgende volgorde: Functionele analyse nagekeken door de dienstverlener Levering van de site Einde van de waarborgperiode De betaling van de diensten die werden verleend in het kader van onderhavige opdracht geschiedt met voorschotten na het vervullen van de keuringsformaliteiten voor elke mijlpaal en na de controles die zijn bepaald in het kader van onderhavige opdracht, op basis van de prijzen vermeld in de offerte van de opdrachtnemer zoals ze is goedgekeurd door de AO. 14

15 1.7 HOOFDSTUK 7: WAARBORGEN EN DEFINITIEVE OPLEVERING Artikel 26 Waarborg (art. 65 KB 14/01/13) De waarborgtermijn van minstens drie maanden gaat in op de datum waarop de voorlopige oplevering van het vaste perceel wordt toegekend. De opdrachtnemer dient in zijn offerte een SLA voor te stellen met een reactietijd bij technische problemen van minder dan 2 uur, van 9 tot 17 uur, 7 dagen op Artikel 27 Definitieve oplevering (art. 156 KB 14/01/2013) De waarborgperiode begint zodra de leveringen voorlopig ontvangen zijn. De definitieve oplevering volgt dan stilzwijgend op het einde van de waarborgperiode, tenzij de AO binnen die termijn klachten heeft. 1.8 HOOFDSTUK 8: FACTURATIE- EN BETALINGSMODALITEITEN Artikel 28 Facturatie en verplichte vermeldingen van de facturen De betaling van de facturen geschiedt op basis: Elke factuur moet gedetailleerd en per mail worden verstuurd aan mevrouw Vanessa Verlé, Projectverantwoordelijk, vanessa.verle@partena- partners.be en naar het volgende adres: Partena Onafhankelijk Ziekenfonds t.a.v. de boekhouding Sluisweg 2 bus Gent volgens de gebruikelijke regels van de btw: toepassing van de btw in België, met vermelding op de factuur van: de contactpersoon; de leveringsdatum; de referentie Partena - Website N526 - STRC:OPICC526- PROJC:PRG nummer van het perceel het detail van de verleende en door de aanbestedende overheid aanvaarde diensten; De betalingen zullen geschieden door overschrijving op het bankrekeningnummer dat door de opdrachtnemer is meegedeeld in zijn offerte aan de AO. Er zal geen rekening worden gehouden met facturen die zijn verstuurd naar een ander adres Artikel 29 Betaling (art. 66 en 160 AR 14/01/13) Voor elk perceel zullen in samenspraak tussen opdrachtnemer en aanbestedende overheid 3 à 4 mijlpalen worden opgesteld. Na het verstrijken van elke mijlpaal kan een bedrag overeenkomstig met 15% van het oorspronkelijk bedrag worden betaald. De betaling van elke schijf na het verstrijken van een mijlpaal kan enkel mits akkoord van de aanbestedende overheid over de bereikte voortgang in het totaalproject. De tussentijdse betaling houdt geenszins de (gehele of gedeeltelijke) aanvaarding in van het totaalproject. Behoudens bezwaar vindt deze betaling plaats binnen 30 kalenderdagen voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur en van de andere documenten die, in voorkomend geval, zijn vereist voor het behalen van deze mijlpaal. Het resterende bedrag wordt uitbetaald na het verstrijken van de verificatietermijn van de diensten. Behoudens bezwaar vindt deze betaling plaats binnen 30 kalenderdagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn van de diensten, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur en van de andere documenten die, in voorkomend geval, zijn vereist door onderhavig bestek. 1.9 HOOFDSTUK 9: Aanvullende inlichtingen betreffende de opdracht Artikel 30 Bekendmaking vertrouwelijkheid De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om noch rechtstreeks noch onrechtstreeks aan derden bekend te maken, noch voor reclamedoeleinden noch om enige andere reden, dat hij onderhavige opdracht uitvoert voor de AO zonder diens voorafgaande en schriftelijke akkoord. Hij mag onderhavige opdracht echter wel gebruiken als referentie voor andere opdrachten. In het algemeen verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om de grootste vertrouwelijkheid in acht te nemen - en te doen in acht nemen 15

16 door zijn onderaannemers - aangaande het geheel van de inlichtingen en informatie die hij heeft verkregen of waarvan hij kennis zou hebben in het kader of ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht. Hij blijft ten aanzien van de AO aansprakelijk voor de niet- naleving van deze verplichting door zijn personeelsleden en door zijn eventuele onderaannemers en hun personeelsleden. Meer in het bijzonder: 1. De opdrachtnemer, onderaannemer zoals bedoeld in de wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van elke verwerking van persoonsgegevens (hierna de privacywet genoemd), handelt uitsluitend voor rekening van de aanbestedende overheid die verantwoordelijk is voor de verwerking, overeenkomstig het Belgische privacy recht en overeenkomstig de instructies van de aanbestedende overheid, onder zijn toezicht en aansprakelijkheid. 2. De opdrachtnemer neemt alle geschikte fysieke, technische en organisatorische maatregelen om de gegevens waartoe hij in het kader van onderhavige opdracht toegang heeft te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, onrechtmatige verspreiding of toegang, en tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen moeten blijvend overeenstemmen met de staat van het vak en van de techniek. Ze moeten door de opdrachtnemer worden aangepast teneinde permanent een gepast beschermingsniveau te garanderen zoals is bedoeld in artikel 16 van de privacywet. De maatregelen die de AO specifieert in haar bestek en de eventuele aanvullende maatregelen die zijn gespecifieerd door de opdrachtnemer in zijn offerte, zijn bindend Artikel 32 Aansprakelijkheid en verzekering Algemene aansprakelijkheid (art. 152 KB 14/01/2013) De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer is ten aanzien van de AO als enige aansprakelijk voor de leveringen/deliverables en voor de prestaties die door hemzelf of door zijn onderaannemers zijn verricht. Deze aansprakelijkheid kan door geen enkele contractuele bepaling worden beperkt. Onderhavige clausule primeert, in voorkomend geval, op elke andersluidende clausule van de contractuele documenten van de opdracht Verzekering (art. 24 KB 14/01/13) Binnen de termijn vastgelegd in artikel 24, 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, maakt de opdrachtnemer het bewijs van de verzekeringen, zoals beschreven in artikel 24, 1 van hetzelfde besluit, aan de aanbestedende overheid over. Deze verzekering burgerlijke aansprakelijkheid moet elke schade aan derden dekken voortvloeiend uit de uitvoering van de bestelopdracht ten belope van euro per schadegeval. Ze zal een uitbreiding voorzien voor de indekking van de foutloze burenhinder (art.544 B.W.) en indekking van de schade aan de toevertrouwde goederen ten belope van euro per schadegeval. De schade ten gevolge van brand, vuur of ontploffing, rook en waterschade zullen verzekerd zijn ten belope van euro per schadegeval in eerste risico. De opdrachtnemer en zijn rechtverkrijgenden zien af van alle rechten en vorderingen wegens arbeidsongevallen ten aanzien van de aanbestedende overheid, tenzij het om een opzettelijke fout van deze laatste gaat. Deze clausule vormt een derdenbeding. Bijgevolg neemt de opdrachtnemer ze op in elk onderaannemings- of medeaannemingscontract dat hij afsluit, en in de wettelijke verzekeringscontracten voor arbeidsongevallen die door hem of zijn onder- of medeaannemers afgesloten worden. Bij gebrek daaraan moet hij de aanbestedende overheid persoonlijk en onvoorwaardelijk vrijwaren. Elk verzekeringscontract moet een beding ten gunste van de aanbestedende overheid omvatten, waardoor de verzekeraar zich ertoe verbindt om genoemd contract enkel te verminderen, op te schorten of te ontbinden mits voorafgaande mededeling aan de aanbestedende overheid en mits inachtneming van een opzegtermijn van minstens vijftien dagen. De toewijzing van de opdracht brengt van rechtswege en zonder enige andere formaliteit de aanvaarding van het voordeel van dit beding door de aanbestedende overheid met zich mee. Het is aan de opdrachtnemer om de aanvaarding van dit voordeel ter kennis van de verzekeraar te brengen Artikel 33 Overdracht (art. 38 KB 14/01/13) Het is geen enkele partij toegestaan om de opdracht of gelijk welk recht of verplichting die erop betrekking heeft over te dragen of in onderpand te geven zonder het schriftelijke en voorafgaande akkoord van de andere partij Artikel 34 Intellectuele eigendomsrechten (art. 19 tot 23 KB 14/01/13) Definities De intellectuele en industriële eigendomsrechten betreffende met name de tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten 16

17 (duurzaam of in machinetaal geregistreerd), rapporten, software en databanken, evenals de methodes, de knowhow, de concepten en andere ontwikkelingen waarvan de AO eigenaar of licentiehouder is, blijven eigendom van de AO als eigenaar of licentiehouder (hierna de "intellectuele eigendom van de AO" genoemd.. Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de AO, komen automatisch aan haar toe. De tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (duurzaam of in machinetaal geregistreerd), rapporten, software en databanken, en de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen die de opdrachtnemer en/of de door hem aangeduide onderaannemer(s) creëren in het kader van de uitvoering van de opdracht, worden hierna de "specifieke ontwikkelingen" genoemd. De tekeningen, modellen, literaire werken en/of documenten (duurzaam of in machinetaal geregistreerd), rapporten, software en databanken, evenals de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen die de opdrachtnemer gebruikt in het kader van de uitvoering van de opdracht en die eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of van zijn onderaannemer(s), of die eigendom zijn van derden, worden hierna "standaardcomponenten" genoemd. Ook alle visueel materiaal, codes, processen, databanken, lay- outs, methodes en technische documentatie behoren tot de exclusieve intellectuele eigendom van de AO die ze onbeperkt kan gebruiken Bescherming van de AO ten aanzien van derden De opdrachtnemer certificeert dat de leveringen/diensten die hij heeft geleverd aan de AO en, in voorkomend geval, de aanverwante producten die werden geleverd in uitvoering van de opdracht, naar zijn weten geen namaak zijn van octrooien, auteursrechten, licenties en alle intellectuele eigendomsrechten in het algemeen die eigendom zijn van derden en er het gebruik van uitsluiten of beperken. Alle rechten dienaangaande worden uitsluitend gedragen door de opdrachtnemer. De opdrachtnemer wordt ten volle betrokken bij de stappen en, in voorkomend geval, de verdediging van de AO voor de rechtbank vanwege een ingeroepen schending van de voornoemde rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om voor de AO het recht te verkrijgen om de genoemde aanverwante producten te blijven gebruiken en, bij ontstentenis, deze op zijn kosten te wijzigen of te vervangen opdat de ingeroepen schending een einde neemt, en dit zonder wijziging aan te brengen in de fundamentele functionaliteiten en technische specificaties waaraan zij beantwoorden. Hoe dan ook verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om de verdere uitvoering van de opdracht te garanderen met behoud van hetzelfde prestatieniveau. De opdrachtnemer neemt, zonder beperking van het bedrag, alle schade en intresten, uitgaven en kosten ten laste, met inbegrip van de verdedigings- en expertisekosten, die de AO zou worden opgelegd in het kader van een rechtszaak die steunt op een vermeende schending van de voornoemde rechten en/of in het kader van een minnelijke schikking Artikel 35 In gebreke blijven (art. 44 en volgende, art. 154 en 155 KB 14/01/13). De artikels 44 en volgende van het KB 14/01/13, evenals de artikels 154 en 155, zijn van toepassing op onderhavige opdracht. De opdrachtnemer wordt geacht in gebreke te zijn wanneer de leveringen en/of de prestaties niet voltooid zijn binnen de overeengekomen termijn of wanneer ze niet worden uitgevoerd volgens de voorwaarden bepaald in onderhavig bestek Straffen (art. 45 KB 14/01/13) Onverminderd de toepassing van vertragingsboetes en eventuele bijzondere sancties die zijn voorzien in onderhavig BB, zal overeenkomstig artikel 44 2 KB 14/01/13 een gemotiveerd verbaal van vaststelling van in gebreke blijven worden opgesteld indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen die voortvloeien uit onderhavige opdracht niet naleeft. De sancties voor de niet- uitvoering van de prestaties of leveringen zullen worden berekend overeenkomstig artikel 45 2 KB 14/01/ Vertragingsboetes (art. 46 en 154 KB 14/01/13) Naast de sancties zoals voorzien in de artikelen 45 en 46 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, is er een speciale boete van 500,00 per kalenderdag vertraging van toepassing, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, als: - de uitvoering van de opdracht niet in staat is om te worden opgeleverd binnen de in het kader van deze overeenkomst vastgelegde termijn + 1 maand Ambtshalve maatregelen (art. 47 en 155 KB 14/01/13) De AO kan bovendien en indien nodig ambtshalve maatregelen treffen in toepassing van de artikels 47 en 155 van het KB 14/01/13, volgens de voorwaarden die zijn voorzien door deze artikels Artikel 36 Regeling van geschillen (art. 73 KB 14/01/13) In geval van bezwaar of geschil tussen de AO en de opdrachtnemer aangaande de opdracht, zullen de partijen trachten om een akkoord te bereiken in het kader van onderhandelingen gevoerd door hoge verantwoordelijken van elke partij, nadat de klagende partij de andere kennis heeft gegeven van haar bezwaren per aangetekend schrijven. De partijen kunnen, in voorkomend geval, overeenkomen om een 17

18 beroep te doen op een of meerdere experts die ze aanduiden in gemeen overleg. In de veronderstelling dat deze onderhandeling niet zou leiden tot een akkoord tussen de partijen, zal het geschil onderworpen zijn aan het Belgisch recht en zullen in voorkomend geval enkel de rechtbanken van het arrondissement Gent voor de AO bevoegd zijn. Elke andersluidende bepaling in de offerte van een indiener zal als onbestaande worden beschouwd. 2 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN 2.1 Algemene context Met het oog op rationalisering, besloten de Onafhankelijke Ziekenfondsen in 2011 om een gemeenschappelijk web content management systeem in te voeren: Sitecore. Hiervoor werd een bedrijfslicentie onderhandeld. De toekomstige sites worden gehost op een gezamenlijk platform bij M- Team, de informaticapartner van de onafhankelijke en neutrale ziekenfondsen, waarvoor een beheer werd uitgewerkt. Daarom moet de website worden ontwikkeld op de Sitecore- technologie. 2.2 Doel van de opdracht Het doel van onderhavige opdracht is de ontwikkeling van een nieuwe website met de Sitecore- technologie 2 ) als web content management system. Dit doel is onderworpen aan een resultaatsverplichting voor wat de deliverables betreft. 2.3 Prestaties / producten Percelen: Perceel 1: Ontwerp en implementatie lay- out in Responsive Design 3 rekening houdend met de huisstijl van Partena ziekenfonds Het ontwerp dient gebaseerd te worden op het aangeleverde brandbook en het web- identiteit richtlijnen document (zie Annex RFP Design). Toch is het toegestaan deze uit te breiden, maar dit moet op een coherente manier toegepast worden. De website moet in het Bootstrap ( design framework (laatste versie) geïmplementeerd worden, aangevuld met Partena visuele Features en met Less CSS ( ) framework. Toegang tot bestanden van het framework moet verleend worden. Dit framework dient ook in een Git- omgeving ( scm.com ) opgezet te worden (makkelijk leesbaar, begrijpbaar en bruikbaar). Dit framework zal ook gebruikt worden voor toekomstige ontwikkelingen van tools/nevenprojecten en daarvoor is het noodzakelijk dat het makkelijk herbruikbaar is. Verplichte optie bij perceel 1: Overzicht dagelijkse kost van toepassing voor de change Requests per voorgesteld profiel We hadden graag een zicht gehad op de kosten die zullen aangerekend worden voor aanpassingen na de waarborgperiode van 3 maanden Perceel 2: realisatie en publicatie van een website op Sitecore - Realisatie van een website met de Sitecore- technologie. De opdrachtnemer zal het maximale voordeel moeten halen uit de gekozen technologie en de mogelijkheden op het vlak van Customer Engagement en Marketing Automation, en moeten beantwoorden aan de aanbevelingen en best practices van de constructeur, zie functionele analyse in bijlage. De out- of- the box- modules en het hergebruik van de eerdere ontwikkelingen op de site en (live op 1/1/2015) Zie functionele analyse. De opdrachtnemer moet de als bijlage geleverde functionele analyse aan een kritisch onderzoek onderwerpen en het aantal specifieke ontwikkelingen zo veel mogelijk rationaliseren. De opdrachtnemer dient daarbij te beantwoorden aan de vereisten inzake de functionaliteiten en de integratie ervan met andere toepassingen en tools die eigen zijn aan de business van Partena ziekenfonds & partners. Ook dient de opdrachtnemer toe te zien op de integratie en optimalisatie van de functionaliteiten en tools buiten de site. Deze

19 worden beschreven in de analyse. Bovendien staat de opdrachtnemer als enige in voor het aanleveren van installatiepackages opgemaakt comform de instructies van M- team nodig voor het online zetten van de site. - Kennisoverdracht aan het ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds De opdrachtnemer zal nauw moeten samenwerken met het Sitecore- gecertificeerde ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds. Deze samenwerking moet niet alleen de best mogelijke integratie van de functionaliteiten en tools van buiten de site, die eigen zijn aan het vak, garanderen. Het ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds moeten ook in staat zijn om de site over te nemen en er de toekomstige kleine ontwikkelingen en het basisonderhoud van te verzorgen. De opdrachtnemer stelt de AO alle handboeken of documentatie ter beschikking die hij nodig acht om de geleverde producten die van onderhavige opdracht deel uitmaken op gepaste wijze te kunnen gebruiken. Deze handboeken en documentatie worden opgesteld in het Engels. In de veronderstelling dat ze niet gratis zouden zijn, dient de opdrachtnemer er in zijn offerte nauwkeurig de prijs van te vermelden (met en zonder btw). - Voorbereiding van de installatiepackage op het gedeelde platform bij M- team De opdrachtnemer zal de installatiepackage van de site op het gedeelde Sitecore- platform, dat wordt gehost bij M- TEAM, moeten voorbereiden. Bij de ontwikkelingen moet de opdrachtnemer rekening houden met de eventuele opmerkingen van de gatekeeper, de autoriteit die ervoor zorgt dat de codes van de verschillende sites van de onafhankelijke ziekenfondsen niet onderling interfereren en indien nodig gewijzigd worden. - Opleidingen gebruik CMS Sitecore on site De auteurs en marketeers zullen ad hoc worden opgeleid tot het gebruik van de tools die Sitecore ter beschikking stelt. Een deel van deze opleidingen zullen on site door de opdrachtnemer moeten gebeuren. Meer bepaald de opleiding van alle copywriters over gebruik van de voor Partena Ziekenfonds specifieke Sitecore CMS - Onderhoud van de site Tijdens de waarborgperiode geldt een SLA met een reactietijd bij technische problemen van minder dan 2 uur, van 9 tot 17 uur, 7 dagen op 7. Aan het einde van de waarborgperiode kan er een onderhoudscontract worden opgesteld. Dit omvat de bug fixing en de installatie van upgrades. De indiener dient in zijn offerte een SLA voor te stellen met een reactietijd bij technische problemen van minder dan 2 uur, van 9 tot 17 uur, 7 dagen op 7. Deze post zal worden geactiveerd na de definitieve oplevering van de site. - Change requests Een Change request is een kleine wijziging van functionaliteit ten opzichte van de functionele analyse. Tijdens de bouwfase en garantieperiode verwachten we dat hier soepel mee omgegaan wordt en dat hier geen extra kosten voor aangerekend worden. Voor change requests die na de waarborgperiode worden gevraagd dient een opvolgingsproces worden opgesteld. De indiener dient in zijn offerte een proces voor te stellen dat een SLA van 3 werkdagen garandeert voor gevolg te geven aan een change request. De indiener wordt ook verzocht om in zijn financiële offerte een dagelijkse kost van toepassing voor de change requests op te nemen per voorgesteld profiel. Verplicht opties bij perceel 2 Verplichte optie 1: realisatie van een blanco microsite op Sitecore voor de aanmaak van tijdelijke campagnesites Partena ziekenfonds & partners beschikt over enkele tijdelijke campagnesite (bv. ) Om de op Sitecore gerealiseerde modules te kunnen hergebruiken, zou Partena ziekenfonds & partners deze sites kunnen migreren naar Sitecore. Bovendien wenst ons Marketing team in de toekomst graag zelfstandig een campagnesite op te zetten. Een microsite- structuur, die een volledig autonoom online zetten mogelijk maakt, zou het ons Marketing team aanzienlijk makkelijker maken. Verplichte optie 2: raming kostprijs voor uitbreiding website naar het Engels In de toekomst zouden we onze website eventueel ter beschikking willen stellen in het Engels. Hiervoor hadden we al graag een raming van de kostprijs gehad, rekening houdend met het feit dat vertalingen door onze interne Marketing dienst zullen worden aangeleverd en ingebracht in CMS. 2.4 Beschrijving van het bestaande materieel In voorkomend geval indien de compatibiliteit met het nieuwe materieel moet worden gewaarborgd. Partena ziekenfonds & partners beschikt over verschillende business tools/applicaties die zo veel mogelijk moeten worden geïntegreerd in de nieuwe site. Een lijst van deze tools is opgenomen in de functionele analyse in bijlage. 2.5 Beschrijving van het over te nemen materieel De out- of- the- box modules die zijn begrepen in de Enterprise- licentie van Sitecore en het hergebruik van de eerdere ontwikkelingen op de site en (live 1/1/2015) Zie functionele analyse. 19

20 2.6 Uitvoerings- /leveringstermijnen en modaliteiten Onder voorbehoud: november 2014: Start van het project januari 2014, deadline: technische analyse maart 2014, deadline: migratie op het gedeelde platform bij M- team, aanvang van de authoringperiode november 2015, deadline: Go- live van de site (uiterste deadline, nagaan of dit vroeger kan) Aanvang van de waarborgperiode. 2.7 Opleiding De opdrachtnemer zal ervoor zorgen dat het Sitecore- gecertificeerde ontwikkelingsteam van Partena Ziekenfonds efficiënt en effectief betrokken wordt bij de ontwikkelingen en voor elke module over de technische documentatie beschikt zodat ze later eventuele bijkomende ontwikkelingen en het basisonderhoud zelf kan uitvoeren. De auteurs en marketeers zullen worden opgeleid tot het gebruik van de tools die Sitecore ter beschikking stelt. Dit zal gebeuren door Opleidingen georganiseerd door Sitecore (out of scope) Opleidingen on site door de opdrachtnemer aangepast aan de behoefte van de website 2.8 Modaliteit en toepassingsgebied van de waarborg De opdrachtnemer verleent een waarborg van minstens 3 maanden. Deze termijn gaat in bij de oplevering van de site. De SLA die tijdens de waarborgperiode gewenst is, is een reactietijd bij technische problemen van minder dan 2 uur, van 9 tot 17 uur, 7 dagen op 7. De updates van Sitecore zijn gegarandeerd tijdens de waarborgperiode en tijdens de hele duur van de overeenkomst. De opdrachtnemer moet een continue ondersteuning garanderen tijdens de waarborgperiode om snel problemen op te lossen of vragen te beantwoorden. In zijn offerte dient hij een mobilisatieplan van de resources op te nemen, met inbegrip van de vakantieperiodes in juli/augustus en in december. 2.9 Opleverings- /controle- /testmodaliteiten Algemeen Na de gunning van de opdracht correspondeert enkel de opdrachtnemer met het opdrachtgevend bestuur en dus niet met de eventueel ingeschakelde onderaannemers. De diensten moeten gepresteerd worden door de personen die in de offerte van de opdrachtnemer vermeld worden. Iedere wijziging van het team moet door de opdrachtnemer schriftelijk bij het opdrachtgevend bestuur aangevraagd worden. Het opdrachtgevend bestuur heeft het recht om een andere persoon te eisen indien het van mening is dat het voorstel van de opdrachtnemer voor de uitvoering van de opdracht niet geschikt is Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen De opdrachtnemer is verplicht om gevolg te geven aan alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen van de opdracht, die het opdrachtgevend bestuur in de loop van de uitvoering van een geplaatste bestelling beveelt en die samenhangen met het voorwerp van de opdracht en binnen de perken ervan blijven Testen De testen moeten worden voorzien in de retroplanning die de indiener opneemt in zijn offerte. Deze planning moet voldoende ruimte laten zodat Partena ziekenfonds zelf kwaliteitscontroles kan uitvoeren op het opgeleverde. Partena ziekenfonds zal zelf een testplan op- stellen en UAT testen organiseren voor onderstaande 1. UAT van de nieuwe functionaliteiten, tools, flows 2. UAT van de integratie van (linken naar) de geïntegreerde (bestaande) tools/modules 3. UAT performantie server door gebruikers Alle bugs zullen gevalideerd en gerapporteerd worden in een daarvoor bestemde tool die door AO en opdrachtnemer toegankelijk zijn (bv. google doc) 1. Deze die gevalideerd werden als MUST en SHOULD = dienen opgelost te worden voor de go live 2. Deze die gevalideerd werden als COULD = wordt opgelost op een gespecifieerde datum, maar zijn niet belemmerend voor de go live van de website 20