Extended Enterprise: het streven naar keten-alignment

Transcriptie

1 Extended Enterprise: het streven naar keten-alignment Dr. Erwin J. Rooze De transformatie naar de extended enterprise is een grote stap die vraagt om een nieuwe alignment tussen business, organisatie en IT. In deze organisatievorm is de interactie met de omgeving een leidend beginsel. Het excellent instellen op de wensen, processen en mogelijkheden van klanten, partners en toeleveranciers is leidend bij ontwerp. Dit heeft consequenties voor het geven van invulling aan alignment, waarbij de betekenis zich uitbreidt naar afstemming van business en IT tussen ondernemingen. In dit artikel pleiten we voor het aanduiden hiervan met de term keten-alignment en geven we aan wat belangrijke aspecten zijn bij het invullen hiervan. Extended Enterprise De extended enterprise is een plateau in het model van business transformatie van Venkatraman (1994), waarin een onderscheid wordt gemaakt van toepassing van business transformatie op drie aggregatieniveaus: de afdeling, de organisatie en het business netwerk. Op dit moment ligt de uitdaging om de transformatie te maken naar de extended enterprise die klantgericht transformeert naar het interorganisationele vlak. Door onder andere Tapscott (1996) is deze transformatie en de extended enterprise nader beschreven. Het is een onderneming die haar grenzen open stelt naar andere partijen in de omgeving: naar partners, zoals toeleveranciers, intermediairs en eindklanten. Hierdoor ontstaan andere relaties, met een toegevoegde waarde. Een belangrijk economisch argument voor de extended enterprise is dat door gebruik te maken van interorganisationele technologie de coördinatiekosten sterk worden gereduceerd. Dit geeft de vrijheid om een distributiestructuur te kiezen zonder oplopende kosten, zodat een sterke flexibiliteit ontstaat in de strategische keuzes voor locatie of aantal partners. Een extended enterprise is door de externe gerichtheid meer geneigd om nieuwe kanalen te openen voor commerciële activiteit, waarbij technologie de kernprocessen van de onderneming niet alleen ondersteunt maar ook aansluit op partners. Door flexibel in te springen op bedrijven met een unieke competentie kan een extended enterprise snel nieuwe producten services ontwikkelen, terwijl men door de gerichtheid op de klant deze goed kan aanbieden. Dit maakt de transformatie naar de extended enterprise voor velen onafwendbaar. De transformatie naar de extended enterprise is op grote schaal voorzichtig gestart. Dale Kutneck van de Meta Group stelt in de Automatisering Gids (1999, nr.40) dat bedrijven zich in de toepassing van ICT meer gaan toeleggen op het gebruik aan de buitenkant van de onderneming: De laatste jaren zien we dat de automatisering bedrijfsgrenzen overschrijdt. Bedrijven werken samen en kennis en informatie is wat hen bindt. Iedereen doet waar hij of zij sterk in is. Alle betrokkenen varen er wel bij. Er is druk om beter te plannen en processen verder te integreren, nog voordat goederen worden verplaatst of zelfs maar zijn geproduceerd. (Kutneck, 1999) Rooze, Ordina - 1 -

2 De technologie achter een extended enterprise is inter-enterprise computing. Door het delen van kennis en informatie tussen bedrijven, kan men veel sneller en dynamischer werken. Dit maakt het mogelijk om competenties en hun processen over organisaties heen snel en efficiënt aan elkaar te koppelen. Hierdoor wordt de kracht van verschillende organisaties gebundeld. Dit opent strategische perspectieven omdat een propositie kan worden opgebouwd die een combinatie maakt van customer intimacy, product leadership en operational excellence. Gegeven dat wordt aangegrepen op het anders inrichten van de interactie is het goed om stil te staan bij een indeling van interactie. Interactie leidt tot afstemming hetgeen kan plaats vinden op een aantal niveaus: communicatie, coördinatie en coöperatie. Als bedrijven communiceren gaat het om berichtenverkeer met gegevenslogistiek. Veel verbetering is mogelijk door de taal rijker te maken zodat meer boodschap kan worden overgebracht. Een basale verbetering is het wegnemen van de noodzaak tot handmatige conversies van verstuurde berichten. Andere mogelijkheden zijn het veranderen van: Informatie-uitwisseling: door het opbouwen van een information supply chain tussen partners kan de gezamenlijke prestatie verbeteren; Procesbesturing: aansluiting op elkaars processen levert vloeiende workflow; Processen: het gezamenlijk optimaliseren van processen over de keten heen; Informatiesystemen: van bedrijfsspecifiek naar interorganisationeel gedeeld; Producten en services: door beter gebruik te maken van elkaars sterkten kan de klant een andere propositie worden gedaan. Het hoogste niveau van interactie is coöperatie. Nieuwe vormen van samenwerking zijn mogelijk als men in staat is om gezamenlijke doelen te definiëren met een uitwerking waarin een win-win ontstaat. De aard van de relaties is zeer belangrijk voor het welslagen van deze organisatievorm. De kenmerken staan in de volgende tabel vermeld. Kenmerk Missie overlap Aanvullende competenties Strategisch voordeel Semi-stabiliteit Rijke communicatie Gebaseerd op vertrouwen Ketenintegratie Uitleg De verschillende organisaties hebben overlappende doelen, zodat win-win op hetzelfde doel mogelijk is. Partners zetten competenties in die elkaar aanvullen. Door in een netwerk meer open naar relaties te opereren verkrijgt men een strategisch voordeel in een win-win verhouding. De relaties met partners zijn bestendig, maar men is in staat om zonder hoge kosten van partner te wisselen. Klanten vragen naar een geïndividualiseerd product en service. Dit betekent dat de communicatie tussen de partners van dien aard moet zijn dat men hieraan kan voldoen. Dit betekent het openen van kanalen waarin rijke informatie stroomt. Vertrouwen is nodig voor het kunnen uitwisselen van informatie en kennis tussen de organisaties. De processen tussen de ondernemingen worden op een betere manier met elkaar verbonden of vanuit een ketenperspectief herontworpen Rooze, Ordina - 2 -

3 Strategisch organiseren met bedrijfsarchitectuur Bij de extended enterprise is het combineren van processen met partners in de omgeving het centraal uitgangspunt. Het vormgeven van de relatie met de omgeving is een typisch onderwerp van strategie. Belangrijk in het concept van de extended enterprise is het concentreren op de kerncompetenties, en het aanschakelen van anderen om samen de klant een excellente propositie te kunnen doen. In toenemende mate wordt het oude systeem van verticale integratie verlaten en maakt plaats voor complexe netwerken van bedrijven zich richten op hun kernkwaliteit. In deze nieuwe economische orde is het bepalen van de fit tussen het business model, het waardenetwerk in de omgeving en de organisatievorm een cruciale factor. De passende organisatievorm kan worden getypeerd als de extended enterprise, maar hierbinnen is nog veel variatie mogelijk. Hoewel de transformatie sterk aangrijpt op de business, behoeft het concept van de extended enterprise in de uitvoering dus vooral een transformatie van de organisatie. Ook bij de extended enterprise kan worden gedacht aan het structureren van de eigen organisatie in levensvatbare en zelforganiserende profit-centers. Bij de keuze worden business bouwstenen geïdentificeerd in de vorm van excellente producten en services. Zij worden een eigen eenheid met bijbehorende verantwoordelijkheid. Met het opdelen van de organisatie dient de organisatie ook heldere coördinatiemechanismen af te spreken. Vervolgens kunnen eenheden door zelforganisatie hun proposities vormen door combinaties te maken, zowel intern de onderneming als met externe partners. Het verkrijgen van concurrentievoordeel op het vlak van coördinatiekosten is een belangrijke rationale bij de transformatie naar een extended enterprise. Dit staat in de logistiek wel bekend als het concept van Efficient Consumer Response (ECR). Verbetering van de procesgang in de keten is op een laag ambitieniveau mogelijk door het beter op elkaar laten aansluiten van processen over partners heen. We spreken dan wel van proceslogistiek in het kader van Network Process Improvement. Een radicalere oplossing is het herontwerpen van processen zodat zij als geheel beter geïntegreerd worden. Het uitgangspunt bij uitwerking van nieuwe processen is de klantvraag en het eindpunt is de aflevering aan de klant. De plaatsing van kernprocessen over organisaties heen wordt dan heroverwegen. Dergelijke procesintegratie kan worden aangeduid als Network Process Redesign. Dit is het idee van Business Process Redesign, echter toegepast op de voortbrengingsketen in een netwerk van bedrijven. Het gaat praktisch gezien vooral om het ontdubbelen van processen en het versoepelen van de doorstroom door het wegnemen van wachtrijen. Het voldoen aan eisen in snelheid en efficiëntie van de procesketens waarin extended enterprises participeren, kan worden gerealiseerd met ICT. Dit vraagt om de strategische inzet van informatiesystemen en hun onderliggende infrastructuur. Om een goede alignment te krijgen tussen business strategie, organisatie, informatiesystemen en technische infrastructuur is het verstandig om een bedrijfsarchitectuur op te stellen. De bedrijfsarchitectuur kent vier lagen ofwel plateaus: Business: het bepalen van strategie in de wijze waarop de onderneming waarde creëert in concurrentie op afzetmarkten; Organisatie: het bepalen van de organisatiestructuur in eenheden en de wijze waarop zij in samenhang functioneren (coördinatie); Informatiesystemen: het ontwikkelen van voorzieningen waarmee bedrijfsprocessen efficiënt en effectief kunnen verlopen; Infrastructuur: voorzieningen in zowel de bricks als clicks sfeer. Bij extended enterprise is de bedrijfsarchitectuur geïnspireerd door bedrijfsoverstijgend denken, zodat men in de architectuur van de business mag uitgaan van het functioneren in een waardenetwerk. Dit betekent dat de producten en diensten zowel worden geleverd 2001 Rooze, Ordina - 3 -

4 in de verticale keten van de bedrijfskolom als naar kolom-vreemde spelers, zoals gebeurt bij het aanbieden van verzekeringen bij supermarkten of het aanbieden van supermarktproducten bij tankstations. Het aansluiten op de behoefte van de consument staat namelijk centraal. Business: accent op management van relaties Bij een extended enterprise wordt bij de ontwikkeling van een bedrijfsarchitectuur veel aandacht besteed aan het verbeteren van de relatie met toeleveranciers en klanten. Dit geldt in de consultancy wel als het speelveld van Customer Relationship Management (CRM) en Partner Relationship Management (PRM). Beide zijn gericht op het ontwikkelen van de gewenste relaties, waarbij veel gegevens worden vastgelegd en in een contact worden hergebruikt. Bovendien wordt een paradoxale ontwikkeling ingezet met enerzijds een meer proactieve houding en anderzijds een afwachtende houding met self-service door de klant of leverancier. Op deze wijze kan een waardevolle relatie meer aandacht worden gegeven zonder bestaande relaties het hoofd te laten stoten. Organisatie: arrangementen voor coöperatie De nadere invulling van de organisatorische arrangementen voor coöperatie is voor een deel afhankelijk van het portfolio aan typen relaties die men met partners in de omgeving wil aangaan. Een typering van relaties is mogelijk naar juridische vorm, zoals informele afspraken, allianties of joint-ventures. Een typering is ook mogelijk naar de openheid en bestendigheid van de relatie. Een basale keuze is te maken naar ofwel lange termijn partnerships of een zeer flexibele opstelling volgens het model van de virtuele onderneming, waarin voor elke deal een nieuw voortbrengingsnetwerk wordt geconfigureerd. Voor de bedrijfsarchitectuur heeft dit grote consequenties, namelijk ofwel het voldoen aan de eis van vergaande flexibiliteit dan wel het opereren in een stabiele alliantie, waarin de bedrijfsarchitectuur op vaste partners kan worden geoptimaliseerd. Informatiesystemen: bedrijfsoverstijgende integratie Om invulling te geven aan coöperatie, dient men goed te kunnen communiceren en coördineren. Dit vraagt om hierop gerichte informatiesystemen. Wat betreft de architectuur van het informatiesysteem dient in grove lijn rekening te worden gehouden met nog steeds aanwezige legacy, met goed functionerende pakketten voor EAI als EJ22 en veelbelovende ontwikkelingen zoals dot.net van Microsoft. Aangezien de extended enterprise vooral is gericht op de buitenwereld is het ook bij de technologische aanpak van belang om aan te passen op de ander, liefst met een systeem dat volstaat voor communicatie, coördinatie en coöperatie. Op het vlak van communicatieve aansluiting zijn een aantal keuzes te maken: Specifiek communicatieprotocol van iedere partner overnemen; Inrichten van een generieke portal voor snelle aansluiting; (Extended) Interorganisationeel informatiesysteem waarop partners en klanten kunnen werken. Bij het werken met specifieke communicatieprotocollen is XML (extended Markup Language) de nieuwe open standaard waarmee communicatie op het informatieniveau van semantiek tot de mogelijkheden behoort. Bij een generieke portal kan worden gedacht aan een M2M portaal (many-to-many en machine-to-machine). Dit is letterlijk een elektronische poort, waardoor vele relatief sterk gestandaardiseerde processen lopen richting de relaties zoals klanten, medewerkers, partners, leveranciers en aandeelhouders. Tenslotte is het mogelijk om een interorganisationeel system (IOS) te creëren: dit bevat applicaties die door anderen buiten de organisatie direct kunnen worden gebruikt. Hiermee is naast een vloeiende communicatie ook de procescoördinatie goed te verzorgen. Het is duidelijk dat dit de voorkeur heeft voor de extended enterprise Rooze, Ordina - 4 -

5 Keten-alignment De extended enterprise onderhoudt excellente relaties met de omgeving. Om de coördinatiekosten laag te houden is afstemming op de business processen en informatiesystemen van hun omgeving noodzakelijk. Het creëren van afstemming tussen business en IT wordt traditioneel wel alignment genoemd (Henderson & Venkatraman, 1993). In het alignment model vergt dit aansluiting tussen de domeinen business strategie, organisatie, IT strategie en informatiesystemen met infrastructuren. Dit nemen we over. Echter, hun model van alignment wordt gedetermineerd door de focus op de intra-organisationele toepassing. De extended enterprise vraagt door het bedrijfsoverstijgend karakter om een speciale vorm van alignment, namelijk ketenalignment. Het kenmerk van keten-alignment is dat niet de organisatie als referentiekader wordt genomen voor alignment, maar dat het kader verschuift naar ketens in waardenetwerken. Dit betekent dat het oorspronkelijke alignment model wordt uitgebreid met tenminste één andere organisatie. Het is de vraag waar het raakvlak en benodigde alignment ligt tussen hun domeinen. Richtlijn is dat de aansluiting tussen partijen minder kan plaats vinden op het strategisch vlak, want strategievorming was altijd al op de bedrijfsomgeving gericht en hierin blijven bedrijven autonoom. Keten-alignment is meet gericht op de functionele integratie van processen, informatiesystemen en infrastructuren. Dit betekent dat we in onderstaand model het oorspronkelijk model van Henderson & Venkatraman hebben gekanteld (zie figuur 1). Figuur 1: Het model van keten-alignment De business domeinen zijn gericht op de business environment. De benodigde aansluiting is een functionele integratie tussen de procesgerelateerde domeinen van verschillende organisaties, zo mogelijk door middel van een Interorganisationeel Systeem (IOS). Een interorganisationeel systeem wordt wel gedefinieerd als een computer and communication infrastructure that permits the sharing of an application (Cash & Konsynski 1985: 137). Het onderscheidende kenmerk van een IOS is het feit dat het delen van een applicatie met toeleveranciers, co-producenten of distributeurs, direct betekent dat ook de processen en infrastructuur van de beide partijen identiek zijn. Er is 2001 Rooze, Ordina - 5 -

6 sprake van een vergaande vorm van keten-alignment, namelijk volledige aansluiting. Volledige aansluiting geldt echter niet voor alle processen en systemen. Om zeker te zijn dat een IOS ook daadwerkelijk wordt gebruikt dient een goede keten-alignment plaats te vinden met de wijze waarop de organisatie van processen plaats vindt bij klanten en leveranciers. Om zeker te zijn dat de applicatie door de organisatie kan worden gebruikt is een alignment met de I/S infrastructuur en processen wenselijk. Met het gebruik van internettechnologie is dit veelal geen groot probleem, echter het introduceert sterker het probleem van veiligheid in gegevens en transacties. Aspecten van keten-alignment: Chain fit en straight-through processing Henderson & Venkatraman (1993) leggen veel nadruk op het gelijk richten van het externe en interne domein van IT. In het geval van een extended enterprise is dit evenzeer waar, doch met een andere betekenis dan zij bedoelden. Zij doelen op de aansluiting tussen een IT strategie en de informatiesystemen. Wij doelen op de aansluiting van informatiesystemen tussen organisaties, waarbij keten-alignment met de IT strategie van de partners in de keten zeer zeker een belangrijk punt blijft. Redenerend vanuit het model van keten-alignment zijn er voor de extended enterprise drie belangrijke aandachtspunten: 1. Strategic fit met de business environment, met name de behoeften van de eindklant, vertaald naar een bijpassende organisatiestructuur; 2. Chain fit wat betreft de organisatie van processen over de keten heen; 3. Straight through processing door aansluiting tussen of integratie van informatiesystemen, liefst via een IOS. Strategic fit Het verkrijgen van strategic fit begint met het formuleren van de strategische problematiek (Rooze 1999) of uitdagingen waarvoor de organisatie zich gesteld ziet. Het strategisch probleem kan worden getypeerd als het opbouwen van excellente services en het organiseren van een voldoende omvangrijk netwerk zodat men een propositie op maat kan maken naar een differentiatie van klanten. De extended enterprise staat voor een lastige keuze tussen enerzijds het omgaan met lange termijn partners en anderzijds het kiezen voor korte termijn operationele voordelen door flexibiliteit in de productie- en distributiestructuur. Bij deze keuze is het verkrijgen van strategische fit met de business omgeving het uitgangspunt, zodat het in verschillende branches en voor verschillende producten of diensten een andere keuze voor de hand ligt. Bij een vergaande keuze voor de extended enterprise positioneert men zich zo dat men kan spelen op een portfolio aan goed gedefinieerde markten. Chain fit Dit is het zorgen dat de organisatie passend gestructureerd is voor het netwerk waarin het functioneert. Het inrichten van een organisatie vindt plaats vanuit het oogpunt van coördinatie tussen processen, waarbij de coördinatiekosten zo laag mogelijk dienen te zijn. Veel organisaties zijn echter nog georganiseerd rondom een traditionele opvatting van de waardeketen, wat betekent dat processen binnen de organisatie een functioneel gescheiden verloop hebben van ontvangst via stappen tot verzending. Daar waar een organisatie wordt ingeschakeld voor een excellent onderdeel van haar competenties, heeft het voorkeur om een aantal functionele handelingen te integreren bij het centrum binnen de organisatie dat de excellente service verleent. De organisatie wordt dan wat betreft haar structuur en processen ingericht voor het functioneren in ketens Rooze, Ordina - 6 -

7 Straight through processing Dit is het zorgen dat een productieproces een vloeiende stroom wordt, waarbij informatiesystemen worden ingezet om eenheden van data en informatie eenduidig beschikbaar te krijgen en te voorkomen dat sprake is van onnodig oponthoud, met name bij het overbrengen van informatie tussen systemen. Dit is voor de extended enterprise van belang omdat de relatie met de klant in het geding komt indien men niet in staat is voldoende customer service te bieden in termen van snelheid en kwaliteit. Kortom, er worden hoge eisen gesteld aan de logistieke servicegraad die wordt geleverd. De informatiesystemen vormen hierin een belangrijk middel. Bepaalde sectoren zoals de elektriciteitsvoorziening zijn hierin verder dan anderen (Schekkerman 2000). Conclusie De transformatie naar de extended enterprise berust voor een groot deel op de flexibiliteit van deze organisatievorm en het verlagen van de coördinatiekosten. Deze voordelen dienen in de bedrijfsarchitectuur te worden gerealiseerd. Het vraagt om het organiseren voor communicatie, coördinatie en coöperatie. Dit wordt nader ingevuld op vier lagen in de bedrijfsarchitectuur. Bij het inrichten van de bedrijfsarchitectuur dient rekening te worden gehouden met het concept van keten-alignment, dat het traditionele alignment overstijgt naar afstemming met de relaties van de onderneming. Belangrijke aspecten in het geval van de extended enterprise zijn het bereiken van flexibiliteit in de strategic fit, het verkrijgen van voldoende coördinatie in procesvoering door middel van chain fit en het verkrijgen van straight through processing. Literatuur Cash, I. & Konsynski, B.R. (1985): IS redraws competitive boundaries. Harvard Business Review, pages , vol. Mar-Apr. Henderson, J.C. & Venkatraman, N. (1993): Strategic alignment: leveraging information technology for transforming organisations, IBM Systems Journal, vol. 32(1). Kutneck, D. (1999): Automatisering Gids, nr. 40. Rooze, E.J. (1999): Effectief strategisch probleem formuleren, Delft: Eburon. Schekkerman, J. (2000): Ketenintegratie en de rol van architectuur, LAC. Tapscott, D. (1996): The digital economy, New York: McGraw-Hill. Venkatraman, N. (1994): IT-enabled business transformation: from automation to business scope redefinition, Sloan Management Review, vol. 35(2), pp Rooze, Ordina - 7 -