2. De aanvrager moet het huuraanvraagformulier volledig invullen.

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT EN TARIEVEN VOOR JEUGD- en CULTUURDIENST Dit reglement regelt het gebruik en de verhuring van gebouwen en (audiovisueel) materiaal van de jeugd- en cultuurdienst, verder verhuurder genoemd. Dit reglement heeft betrekking op volgende zalen en materialen: Lokalen in het cultuurcentrum, Dorpsstraat 45 t Bruggeske, Hoevensebaan 12/2 t Oud-Gemeentehuis, Antwerpsesteenweg 2 t Kerkske, Kapelsestraat 182 Den Biz, Eikendreef 3 Eskapade, Kapelsestraat 233 t Kaartershuisje, Kapelsestraat 65 Audiovisueel materiaal Artikel 1: Wie kan deze zalen en materialen huren? Gebruikers vallen onder één van de volgende categorieën: Cat A: Kapelse verenigingen en Kapelse scholen Cat B: Niet-Kapelse verenigingen en particulieren Uitgezonderd gebruikers van de exporuimte(s), hiervoor gelden: Cat A: Kapellenaren Cat B: niet-kapellenaren Artikel 2: Voorwaarden voor het huren van de zaal 1. De zaal kan je reserveren aan de balie, telefonisch of per mail bij de jeugd- en cultuurdienst. Binnen de 14 dagen bezorg je een ingevuld aanvraagformulier, anders wordt de aanvraag geannuleerd. Het aanvraagformulier kan ingediend worden via de gemeentelijke website Bij het toekennen van de verhuring worden de volgende criteria toegepast: - De aanvragen worden chronologisch behandeld - Bij gelijktijdige aanvraag wordt de volgorde bepaald van cat. A tot B. 2. De aanvrager moet het huuraanvraagformulier volledig invullen. 3. Zaalspecifieke regels - De Berendrechtse drankenhandel heeft het alleenleveringsrecht over de bieren en frisdranken in zalen t Bruggeske, t Kerkske en Eskapade. Deze dranken dienen hierdoor minstens een week op voorhand bij hen besteld te worden. Adres: Antwerpsebaan 237 & 239, 2040 Berendrecht Telefoonnummer: 03/ Fax: 03/ info@drankenhuegens.be - Zaal t Bruggeske is beschikbaar vanaf uur op de (eerste) gehuurde dag, tenzij anders overeengekomen met de medewerkers van de jeugd- en cultuurdienst. - Het organiseren van fuiven, bals e.d. in t Bruggeske wordt na het binnenbrengen van een gemotiveerde aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. - t Kaartershuisje: fuiven zijn niet toegestaan. - Den Biz: feestjes met versterkte muziek en dans zijn niet toegestaan, uitgezonderd in samenwerking met jeugdhuis Zwarte Paula en onder bepaalde voorwaarden onder meer inzake

2 geluid, organisatie etc. Er moet rekening gehouden worden met de doelgroep (+16 tot 30 jarigen), de activiteit mag enkel plaatsvinden in het tweede deel en het cafégedeelte van het jeugdhuis en verdere afspraken dienen met jeugdhuis Zwarte Paula gemaakt te worden. 4. Huurders kunnen maximum 12 maanden voor hun activiteit een lokaal reserveren, dit wil zeggen dezelfde dag het volgende jaar vanaf middernacht. Voor zalen Den Biz en Eskapade wordt bij gelijktijdige aanvraag voorrang verleend aan jeugdverenigingen- of activiteiten. Voor zalen t Kerkske en t Bruggeske wordt bij gelijktijdige aanvraag voorrang verleend aan socio-culturele verenigingen of activiteiten. De exporuimte kan maximum 24 maanden op voorhand gereserveerd worden. Voor t Bruggeske en t Kerkske bedraagt de huurperiode maximum 28 dagen en dit slechts 1 maal per jaar. De lokalen in het cultuurcentrum, t Kaartershuisje en Den Biz kunnen in de week per dagdeel gehuurd worden. Er zijn drie dagdelen: voormiddag ( uur), namiddag ( uur) en avond (19.00-sluitingsuur). t Kaartershuisje en Den Biz kunnen in het weekend enkel per dag gehuurd worden. 5. Voor de sluitingsuren van de verschillende zalen dient er rekening gehouden te worden met het GASreglement. Voor t Bruggeske, t Kerkske, Eskapade, t Oud Gemeentehuis, lokalen in het cultuurcentrum en Den Biz geldt dat tijdens de nacht van vrijdag op zaterdag en de nacht van zaterdag op zondag het sluitingsuur vastgelegd is op 3.00 uur. De overige dagen uiterlijk op 2.00 uur. Voor t Kaartershuisje is het sluitingsuur vastgelegd op 1.00 uur. Ook voor caféavonden in het jeugdhuis geldt een sluitingsuur van 1.00 uur. Een afwijking op de 1.00 uur regel voor activiteiten in het jeugdhuis is uitzonderlijk mogelijk mits gemotiveerde aanvraag bij de jeugddienst. Hierbij gelden dan ook de voorwaarden van het GAS-reglement, met een sluitingsuur niet later dan 3.00 uur tijdens de nacht van vrijdag op zaterdag en zaterdag op zondag en een sluitingsuur niet later dan 2.00 uur de overige dagen. Voor beide sluitingsuren dient er rekening gehouden te worden met een uitstroomscenario. 6. De sleutel moet afgehaald en teruggebracht worden op de jeugd- en cultuurdienst, Dorpsstraat 45, Kapellen, tijdens de openingsuren. Ophalen mag maximum 2 dagen op voorhand, terugbrengen direct na de activiteit. 7. Enkel de huurder heeft het recht om het lokaal te gebruiken. Er mogen geen sleutels worden doorgegeven aan derden, behalve als er schriftelijke toestemming wordt gegeven door de verhuurder. Artikel 3: Algemene gebruiksvoorwaarden 1. De gemeente Kapellen is verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker blijft aansprakelijk tegenover derden, en tegenover om het even welk gezagsorgaan, bestuur of instantie; bijvoorbeeld voor het betalen van auteursrechten (SABAM), taksen, accijnzen, belastingen, verzekeringen, enz. De billijke vergoeding evenals een eenmalige schoonmaakbeurt is in de verhuurtarieven inbegrepen. 2. De gemeente Kapellen kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruiker of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen.

3 3. Plaatsing en bediening van de gehuurde licht- en geluidsinstallatie in zalen t Bruggeske, t Kerkske en Eskapade dient door een geschoold of ervaren technieker te gebeuren en in samenspraak met de techniekers van de jeugd- en cultuurdienst. Deze afspraak dient minstens een maand voor de huur aangevraagd te worden. Als de verhuurder merkt dat er geen geschoolde of ervaren technieker aanwezig is, kan hij de huurder verplichten een geschoolde technieker in te schakelen of beslissen het materiaal niet ter beschikking te stellen. De huurder kan tegen betaling beroep doen op telefonische technische permanentie. Dit dient minstens 1 maand op voorhand aangevraagd te worden. 4. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor: - het behoud van de goede orde in het gebouw en op het terrein (zie artikel 7); - elke schade van welke aard ook door hemzelf, een deelnemer of een bezoeker, aangebracht zowel aan de infrastructuur als aan materiaal. Dit ongeacht het recht van verhaal door de gemeente Kapellen aan diegene die de schade veroorzaakt en dit tijdens de hele huurperiode; - de aangifte bij SABAM en de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boeten; - de eerbiediging van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap; - het naleven van de reglementering: politie- en gemeentewetgeving, VLAREM-wetgeving V02 betreffende geluidshinder; - het respecteren van de stilte in de omgeving; - de verzekering inzake burgerlijke of contractuele aansprakelijkheid, arbeidsongevallen, afsluiten van nagel tot nagel verzekering bij exposities; - bekomen van een tapvergunning indien nodig; - het proper achterlaten van de zaal, alsook ophalen en afleveren van drank en materiaal door derden, tijdens de huurperiode in Den Biz en t Kaartershuisje; - De verhuurder draagt hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. 5. Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan zestien jaar. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol., onder andere bier, wijn,... Sterke drank mag niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan min-achttienjarigen. Aangezien cocktails en mixdranken zoals breezers sterke drank bevatten, mogen deze evenmin verkocht of gratis uitgedeeld worden aan minderjarigen. Van elke persoon die alcohol wil kopen, mag gevraagd worden zijn leeftijd aan te tonen. (Verkoop van alcoholische drank in automaten is enkel toegestaan als de automaten over een kaartlezer beschikken waarmee (aan de hand van de identiteitskaart of SIS-kaart) de leeftijd kan gecheckt worden.) 6. Het is verboden om sterke drank te verkopen, te schenken of aan te bieden in jeugdhuis Zwarte Paula.

4 7. Als de aard van activiteit niet overeenstemt met de vermelding op de aanvraag, dan kan de verhuurder de verhuring annuleren. Het reeds betaalde huurbedrag wordt dan niet terugbetaald. Als na verloop van de activiteit blijkt dat deze niet conform de aanvraag was, blijft ook de waarborgsom eigendom van de verhuurder. 8. Het gemeentebestuur kan bij overmacht de verhuring annuleren. De gebruiker kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. Het reeds betaalde huurbedrag wordt wel terugbetaald. De gebruiker zal onmiddellijk hiervan in kennis gesteld worden. Artikel 4: Hoe lever je de zaal af? - Materiaal wordt op de juiste plaats teruggelegd. - Alle aangebrachte decoraties worden verwijderd. - De toog, keuken, tafels en stoelen worden netjes achtergelaten. - De zaal moet geveegd worden. - Koelkasten worden leeg en schoon gemaakt en uit gezet. - Afval deponeer je in de juiste container. Alle informatie vind je in de brief met praktische zaken. Het afval na je activiteit in en rond de zaal, ruim je op. Glas neem je mee en doe je in de glasbak. - Het audiovisueel materiaal wordt na gebruik uitgezet. - Specifiek geldende regels voor de zalen vind je in de brief met praktische zaken die je krijgt bij de sleutel. Artikel 5: Nalatigheid 1. Beschadigingen aan de lokalen of het meubilair en ontbrekende materialen worden onmiddellijk gesignaleerd aan de jeugd- en cultuurdienst. 2. Wat zijn de gevolgen van nalatigheid? - Wanneer de gebruiker de lokalen zodanig achterlaat dat een extra schoonmaakbeurt nodig is, betaalt hij de kosten. - Beschadigingen, veroorzaakt door de gebruiker, worden door hem vergoed. De prijs van de herstellingswaarde of de vervangingswaarde, werkuren, wordt hem aangerekend. - Bij grove nalatigheid of bij terugkerende klachten kan het college beslissen de zaal niet meer te verhuren aan de betrokken partij voor een bepaalde periode. Artikel 6. Annulering 1. Annulering van een lokaal en van het materiaal gebeurt vooraf. Dit wil zeggen: 7 kalenderdagen op voorhand voor: - De lokalen in het cultuurcentrum, - Polyvalente ruimte De Kroon in t Oud-Gemeentehuis, - Den Biz, (op weekdagen) - t Kaartershuisje, (op weekdagen) - Licht- en geluidsinstallatie en het audiovisueel materiaal 1 maand op voorhand voor: - Eskapade,

5 - t Bruggeske, - t Kerkske, - Den Biz, (weekend) - t Kaartershuisje (weekend) 6 maanden op voorhand voor - Zaal EXPOG Als deze termijnen niet gerespecteerd worden, betaalt de gebruiker een administratieve kost van 10% van het factuurbedrag. Artikel 7. Veiligheidsvoorschriften 1. Het is verboden de voorziene in- en uitgangen af te sluiten. De opschriften nooduitgang en/of betreffende pictogrammen in groen/wit licht moeten duidelijk zichtbaar blijven. De toegang tot watertoevoer, brandblussers e.d. moet steeds vrijgehouden blijven. 2. De gemeentelijke zalen moeten voortdurend bereikbaar zijn voor de brandweer en andere hulpdiensten. Alle toegangswegen moeten verkeersvrij zijn. 3. Voorkoming van brand: - Materialen die gemakkelijk brandbaar zijn of een giftige rook kunnen ontwikkelen, mogen niet gebruikt worden. - In alle lokalen geldt een rookverbod. - Alleen elektrische verlichting is toegelaten: geen kaarsen/gas/lampionnen/ 4. De huurder geeft de burgemeester en/of bevoegde ambtenaren altijd toegang tot de gehuurde zaal. 5. Als dit reglement niet nageleefd wordt, kan de burgemeester en/of bevoegde ambtenaar de activiteit stop zetten. 6. Het is de gebruiker verboden: - Enige wijziging aan te brengen aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren. - In de zaal of in de aangrenzende ruimten werken uit te voeren waarvoor door de verhuurder geen uitdrukkelijke toelating werd verleend. - Bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen en te gebruiken. - Op muren, deuren en vloeren nagels te kloppen, te schilderen of te plakken waardoor er blijvende schade veroorzaakt wordt. Artikel 8. Geldigheid Dit reglement is geldig vanaf 1 juni 2015.

6 Artikel 9. Slotbepalingen 1. Problemen worden schriftelijk gemeld aan de jeugd- en cultuurdienst op het adres Dorpsstraat 45, 2950 Kapellen. Alleen de schriftelijke melding wordt beschouwd als officiële kennisgeving van problemen. 2. Alle gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement, worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht. 3. Geschillen worden behandeld door de bevoegde instanties. Gebruikstarieven Artikel 1 Vanaf 1 januari 2014 tot en met 31 december 2019 worden de tarieven volgens volgende bepalingen geheven op het gebruik van de lokalen van de jeugd- en cultuurdienst, Dorpsstraat 45, te 2950 Kapellen. Artikel 2 De huurprijs wordt bepaald volgens de aard van de activiteit en de categorie van de gebruiker die als volgt worden onderverdeeld: Cat A: Kapelse verenigingen en Kapelse scholen Cat B: Niet-Kapelse verenigingen en particulieren Uitgezonderd gebruikers van de exporuimte(s), hiervoor gelden: Cat A: Kapellenaren Cat B: niet-kapellenaren 1. Lokalen in het cultuurcentrum, Dorpsstraat 45 per dagdeel per dag per dagdeel per dag Jacobus 2, Essenhout Zolder 3, Exporuimte(s) in t Oud Gemeentehuis, Antwerpsesteenweg 2 Categorie A Categorie B waarborg Grote ruimte (Expo 1) Twee kleine ruimtes (Expo 2) Alle ruimtes (Expo 1 + 2) Deze prijzen gelden voor een huurperiode van 22 dagen, startend op de eerste woensdag van de maand. Polyvalente ruimte De Kroon in t Oud-Gemeentehuis, Antwerpsesteenweg 2 De kroon Deze prijzen gelden per dag en zijn incl. geluidsinstallatie en beamer.

7 3. t Bruggeske, Hoevensebaan 12/2 Zaal Zaal voor grote feestelijkheden, bals en fuiven Repetities, opbouw, afbraak nvt Tribune nvt 4. t Kerkske, Kapelsestraat 182 Zaal weekdag (ma vr) Zaal weekend (vr vanaf 18uzo) - feestdag Repetities, opbouw, afbraak nvt 5. Den Biz, Eikendreef 3 per dagdeel per dag per dagdeel per dag Weekdag (ma vr) Weekend (vr vanaf 22u - zo) - feestdag nvt 100 nvt Eskapade, Kapelsestraat 233 Zaal weekdag (ma vr) Zaal weekend (vr vanaf 22uzo) - feestdag Repetities, opbouw, afbraak nvt 7. t Kaartershuisje, Dorpsstraat 65 Per dagdeel Per dag Per dagdeel Per dag Weekdag (ma vr) Weekend (vr vanaf 18u - zo) - feestdag nvt 50 nvt 75 50

8 8. Audiovisueel materiaal Materiaal Dia projector 1,5 2,5 25 Overhead projector 2, Beamer Scherm 2, Super Groot scherm (3,15 x 4,20m) (enkel in t Bruggeske) 3, Groot Scherm (2,14 x 2,86m) (enkel in t Kerkske) 2, Geluid Vaste installatie ( t Bruggeske) 12, Mobiele geluidsinstallatie 12, Spreekbox 7, Soundcaddy Geluidsmeter Licht Basis PC 2,5 4. Fresnel 2,5 4. Horizon 1,25 2. Par 1,25 2. Profielspot 5 8. Statief 2,5 4. Kapelse verenigingen aangesloten bij een Kapelse adviesraad kunnen één maal per jaar van één van volgende gunsttarieven gebruik maken: - t Kerkske, t Kaartershuisje en Den Biz: gratis - Eskapade aan 75,00 euro - t Bruggeske aan 100,00 euro voor gewone activiteit / 200,00 euro voor bals en fuiven - t Oud-gemeentehuis aan 150,00 euro 9. Technische telefonische permanentie Uren categorie A categorie B uur uur uur Artikel 3 Elke huurder betaalt een waarborg zoals bepaald in artikel 2. Deze waarborg wordt na positieve controle en op verzoek teruggestort. Bij schade of niet correct gebruik wordt (een deel van) de waarborg ingehouden of de extra kosten doorgerekend.

9 Artikel 4 De waarborg wordt binnen de 14 dagen na ondertekening van de huuraanvraag betaald. Het huurbedrag wordt ten laatste 14 dagen voor de activiteit contant betaald op het secretariaat of gestort op rekeningnummer BE en BIC GEBABEBB van het cultuurcentrum.