BREDESCHOOL TREEBEEK. startdocument

Transcriptie

1 BREDESCHOOL TREEBEEK startdocument

2 DE TOTSTANDKOMING VAN EEN NIEUWE VOORZIENING Een nieuwe voorziening komt niet zo maar tot stand. Nadat de behoefte is verwoord, zal er gewerkt moeten worden aan een concretisering van plannen. Dit kan echter niet zonder een grote hoeveelheid voorbereidend werk en onderzoek. Bredeschool Treebeek Voor het project Bredeschool Treebeek zijn algemene uitgangspunten van toepassing. Deze algemene onderdelen zullen dan ook als eerste in deze notitie aan de orde komen. Specifiek voor het project Bredeschool Treebeek zijn in de bijlage een schematische weergave van het traject en een voorstel voor de projectorganisatie opgenomen. Algemeen Teneinde een project om te komen tot een nieuwe voorziening goed te kunnen doorlopen, zal duidelijk moeten zijn wat het doel is van de nieuwe voorziening en hoe de inspanningen om te komen tot het doel zullen worden gedaan. Het is dan ook van belang dat er sprake is van een duidelijke projectaanpak en een heldere projectorganisatie Doel Om een verantwoorde aanpak van een project te kunnen nastreven, zal duidelijk moeten zijn wat men door middel van de beoogde inzet wil bereiken. In principe zal dit in eerste instantie een zeer ruime omschrijving betreffen, maar allengs zal dit specifieker gemaakt moeten kunnen worden. Projectaanpak Onder de noemer projectaanpak moet begrepen worden de opzet van het traject om te komen tot het uiteindelijke doel van het project,.i.c. het realiseren van een nieuwe voorziening. Deze aanpak zal zich kenmerken door het doorlopen van verschillende fases. De indeling van deze fases kan afhankelijk van opdracht meer of minder uitgebreid zijn. De bedoeling van deze gestructureerde aanpak is in ieder geval om regelmatig duidelijkheid te krijgen ten aanzien van (een deel van) het project, waarbij naast een duidelijke om- en beschrijving van de onderdelen van de fase tevens ook besluitvorming ten aanzien van deze onderdelen, de inpassing in het totale doel en verdere voortgang aan de orde kan komen. De fases die kunnen worden onderscheiden in de opzet van een project zouden als volgt kunnen worden weergegeven: - het vooronderzoek ook wel gesplitst in de initiatieffase en/of definitiefase - het vervolgtraject ook wel gesplitst de definitiefase en/of ontwerpfase - de uitvoeringsfase ook wel gesplitst in voorbereidingsfase en realisatiefase - de operationele fase ook wel genoemd nazorgfase Het vooronderzoek. Regelmatig worden voor deze fase ook de benamingen initiatieffase en/of definitiefase voor gebruikt. Het doel van dit eerste gedeelte is duidelijkheid te krijgen ten aanzien van de algemene

3 opzet, het doel, het tijdschema, de gewenste kwaliteit, partijen en eerste algemene contouren van het gewenste einddoel en een algemeen beeld van de kosten. Deze fase wordt afgesloten met een duidelijke projectopdracht, een programma van wensen of een beschrijving van algemene uitgangspunten, die nader uitgewerkt zouden moeten worden in het vervolgtraject. Het vervolgtraject. Het doel van deze fase is een specifiekere uitwerking van het programma van wensen naar het programma van eisen, meer duidelijkheid ten aanzien van definitieve kosten en het beheer en exploitatie. In verschillende trajecten zijn dit onderwerpen die aan de orde komen in de definitiefase en/of de ontwerpfase. Aan het einde van deze fase zal men de beschikking moeten hebben over een definitief programma van eisen, een duidelijke kostenopstelling en kostenverdeling, duidelijkheid t.a.v. beheer en exploitatie en andere voor een voorziening belangrijke onderwerpen. Op grond van deze documenten zal een definitief besluit over het wel of niet doorgaan van het project moeten worden genomen. De uitvoeringsfase Deze fase wordt actueel nadat uiteindelijk besluitvorming heeft plaatsgevonden t.a.v. de realisatie. Deze fase wordt ook regelmatig verdeeld in een voorbereidingsfase en realisatiefase. Tijdens deze fase zal ook de uitwerking van zowel het bestek, als ook de contracten, de daadwerkelijke bouwfase en oplevering aan de orde zijn. De operationele fase Dit is de periode nadat de voorziening is gerealiseerd en in gebruik is genomen. In de verschillende publicaties wordt dit ook de nazorgfase genoemd. Aan het begin van deze fase is het in principe de bedoeling dat de projectorganisatie (na evaluatie) eindigt. Tijdens het project is uiteraard wel geregeld hoe de voorziening zal worden gebruikt, beheerd en geëxploiteerd. Zoals gesteld zal er aan het einde van elke fase een beslissing moeten kunnen worden genomen. Hiertoe zal telkenmale een fasedocument (beslisdocument) moeten worden opgesteld. Hierin moet enerzijds duidelijk worden aangegeven wat het doel van bedoelde fase was, welke werkzaamheden er ten behoeve van deze fase zijn geweest, wat de uitkomst (stand van zaken) op dat ogenblik is, welke zaken nog nader onderzocht moeten worden in een volgende fase en welke besluiten er waarom deze besluiten moeten worden genomen. Het besluit ten aanzien van het fasedocument is het startpunt van de volgende fase van het project.

4 De projectaanpak zou schematisch als volgt weer te geven zijn: Het vooronderzoek Het vervolgtraject De uitvoeringsfase Operationele fase Fasering Ini - tia - tief Definitie (Wat) Ontwerp (Hoe) Voorbereiding (Hoe te maken) Realisatie (Maken) Nazorg (In stand houden ) (Id ee) Beheersaspecten G O T I K = Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit Product / beslisdocu ment Projectprogramma Projectontwerp Realisatieprogram ma Nazorgprogramma Opdracht Eindrapport Intentieverklaring Deelnameovereenkomst Gebruikersovereenkomst Projectorganisatie Alle betrokken partijen moeten weten wat hun taken en bevoegdheden zijn en zullen goed (volledig en tijdig) moeten worden geïnformeerd. Binnen de projectorganisatie zal bewaking moeten plaatsvinden van het verloop van het proces, de kwaliteit, de kwantiteit, het budget en de planning. Afhankelijk van de fase van het project kan de projectorganisatie aangepast worden. Het is dan ook raadzaam om ten aanzien van de organisatie reeds in een vroegtijdig stadium helderheid te verzorgen. In dat kader lijkt het dan ook wenselijk een zodanige opzet te kiezen, dat duidelijk is wie of welke groep verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen van het proces of onderdeel. In dat kader is het ook van belang een beeld te hebben van de betrokken partijen en de rol van die partijen. Een bestuur of gemeenten hebben bij een projectorganisatie een andere rol dan een gewone medegebruiker van een voorziening. Zo zal sturing van het proces in principe een zaak zijn van of blijven van hoofdpartijen. Welke partij ook een rol speelt bij de organisatie, ieder heeft los van zijn of haar eigen verantwoording richting de eigen organisatie, de taak om in gezamenlijkheid te streven naar een beoogd eindresultaat. Zeer vaak wordt een projectorganisatie opgesplitst in (enkele van) de volgende groepen (een nadere toelichting op deze groepen is als bijlage toegevoegd): - stuurgroep verantwoordelijk voor besluitvorming op hoofdlijnen. Veelal bestuurlijke vertegenwoordiging (met in ieder geval mandaat). De stuurgroep zal bijeen komen op momenten dat besluitvorming aan de orde is of wordt structureel ingepland in een frequentie van (bijvoorbeeld) eenmaal per ± 6 weken. - projectgroep verantwoordelijk voor voorbereiding van besluitvorming en vervolgens ook voor totale voorbereiding en uitvoering van project. Zorgt ook voor de noodzakelijk bewaking van zaken als budget, kwaliteit en voortgang. De projectgroep stuurt ook eventuele andere teams of werkgroepen aan. De frequentie van dit overleg is duidelijk hoger dan van de stuurgroep. Los van afzonderlijke beslismomenten zal deze groep normaal toch eenmaal per ± 3 weken bijeen komen.

5 In eerste aanzet van een project zal gekozen worden om te werken met de hiervoor gemelde groepen. Gaande het traject is het de stuurgroep die verantwoordelijk is voor eventuele mogelijke uitbreiding van onderdelen van de projectorganisatie. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld: - werkgroepen verantwoordelijk voor het uitwerken van specifieke onderwerpen, ten aanzien waarvan duidelijkheid en/of besluitvorming noodzakelijk is. Een werkgroep wordt in het leven geroepen door, is verantwoording verschuldigd aan en adviseert de projectgroep. De frequentie van vergaderingen van een werkgroep is op voorhand niet vast te stellen, maar is afhankelijk van de opdracht en de aard van het gevraagde advies. - gebruikersoverleg adviesorgaan voor projectgroep. Speelt nadrukkelijke rol bij het tot stand komen van programma van wensen/eisen en het ontwerp. Is na realisatie het overleg dat de normale gang van zaken behartigd en bespreekt, teneinde een optimaal functioneren mogelijk te maken en te houden. - ontwerpteam is verantwoordelijk voor het ontwerp en technische uitwerking (inclusief bestek en begroting). Vaak zijn dit de gezamenlijke adviseurs. Dit team is een adviesgroep voor de projectgroep. - uitvoeringsteam begeleiden en toetsen van uitvoering. Bespreken meer- en minderwerk of aanpassingen. Adviseert projectgroep t.a.v. beslissingen. Afhankelijk van het soort project wordt verder nog gewerkt met een aparte klankbordgroep, een vergadering die kan worden gevormd door mogelijke toekomstige (incidentele) gebruikers, omwonenden of andere geïnteresseerden. De totstandkoming van een voorziening heeft vervolgens ook nog diverse grote en belangrijke fases, die qua opzet op een gelijke wijze georganiseerd zouden kunnen worden, maar die duidelijk een andere achtergrond hebben. Belangrijke onderdelen van de totstandkoming en het gebruik van een voorziening zijn: 1 De algemene besluitvorming ten aanzien van het wel of niet doorgaan van een (deel)project en het vaststellen van de randvoorwaarden ten aanzien van de uitvoering en realisatie 2 Het uitwerken van de bouwkundige plannen en het zorg dragen voor de uitvoering - hierbij ook aanbesteding - begeleiding uitvoering - oplevering - ingebruikname 3 De zorg voor het gebruik

6 Het vooronderzoek De meest belangrijke fase bij de totstandkoming van een voorziening is het vooronderzoek, de initiatieffase/definitiefase. In deze eerste fase zullen vragen moeten worden beantwoord die uiteindelijk moeten leiden tot besluitvorming t.a.v. de eventuele totstandkoming van de voorziening. Dit betekent dat in die eerste fase duidelijkheid gezocht moet worden t.a.v. het doel, de gewenste invulling, het programma van wensen en de kosten, maar dat daarnaast ook duidelijkheid verkregen moet worden omtrent het te volgen proces en de wijze van realisatie en of de voorziening past binnen het bestaand beleid of dat een beleidsaanpassing nodig is. Als duidelijk is dat er behoefte is aan een voorziening, dat deze behoefte bij voorkeur wordt ingevuld door nieuwbouw, in plaats van door middel van mogelijk aanpassing van of bij bestaande voorzieningen en dat een eventuele voorziening ook op termijn in een behoefte zal kunnen voorzien, kan richting besluitvorming worden gedacht. In het kader van het vooronderzoek ten aanzien van de totstandkoming moet ook (minimaal globaal) duidelijkheid verkregen worden over technische, ruimtelijk en financiële mogelijkheden. Een exacte uitwerking van zowel de technische vormgeving, de ruimtelijk situering en de uitgewerkte kostenraming kan pas bij de formele uitwerking van programma s van eisen (door architect en/of andere adviseurs). Het eindresultaat van het vooronderzoek zal dan ook het programma van wensen (globaal p.v.e.) zijn. De contouren van de nieuwe voorziening zijn dan bepaald en de participanten kunnen op grond van dit programma zich verder verbinden aan het plan. De uitkomsten van het vooronderzoek moeten van dien aard zijn, dat het (behoudens hele vreemde ontwikkelingen) niet kan geschieden dat uiteindelijk zal blijken het plan toch technisch of ruimtelijk niet mogelijk is of dat de financiële gevolgen enorm veel hoger blijken te zijn dan nu aangenomen. Het vooronderzoek moet van dien aard zijn dat het ook overtuigingskracht heeft. Het moet zodanig zijn dat het controleerbaar is en eventuele twijfelaars ook de gewenste duidelijkheid bieden (of eventueel zelfs over de streep trekken). Om te voorkomen dat er aan het einde van een (mogelijk langer) traject mocht blijken dat alle inzet voor niets is geweest of dat de verantwoordelijke gremia totaal andere beelden hebben dan de personen die de voorbereiding verzorgen, is het van belang dat er ook tussentijds mogelijkheden zijn om beslissers te informeren of de gelegenheid te bieden bij te sturen. Schematisch is het proces weergegeven in de bijlage. Wie voort een dergelijk onderzoek uit? Beantwoording van deze vraag is afhankelijk van de aard van de voorziening en de te verwachten problemen. Indien er complicaties zijn te verwachten (op het geheel of op onderdelen) is het aan te bevelen de procedure zwaarder aan te laten pakken dan in het geval dat het om zaken gaat waar iedereen het over eens is. In het algemeen is het van belang om in ieder geval alle partijen die een belang hebben of kunnen hebben (zowel particulieren als ook bestuur en ambtenaren), bij de voorziening te betrekken bij de voorbereiding. Dit zal bijdragen aan de uiteindelijke kwaliteit van zowel het plan als ook het noodzakelijke draagvlak. Deze betrokkenheid kan variëren van informeren tot formele samenwerking. De betrokkenheid is ook niet voor alle partijen vanaf het prille begin noodzakelijk. In ieder geval zal wel op zo kort mogelijke termijn overleg moeten worden opgestart met de kernpartners. Een vooronderzoek zal wel uitgevoerd moeten worden door personen die door de partijen ook als deskundig worden gezien. Daar waar specifieke kennis nodig is (technisch, financieel of planologisch) zal deskundigheid nodig zijn en door partijen als zodanig worden erkend. Daar waar nodig zal gespecialiseerde kennis ingehuurd moeten worden.

7 Het is, bezien vanuit objectiviteit, zeker niet nodig om het vooronderzoek te laten uitvoeren door de toekomstige opdrachtgever of de externe partij die ook als beoogde uitvoerder voor het plan te boek staat. Toelichting op enkele onderdelen van het vooronderzoek: Toetsing aan beleid, randvoorwaarden etc. Hierbij zal gekeken moeten worden naar de mogelijkheden op het beoogde terrein (ruimtelijke ordening). Als direct blijkt dat dit niet het geval is, zou een beleidsaanpassing kunnen worden ingezet (gemeente). De beoogde voorziening zal verder in het beleid van alle beoogde participanten moeten passen of in ieder geval voor ieder niet tegen het eigen beleid moeten ingaan. Indien e.e.a. niet past, is het per participant nog te overwegen of een beleidsaanpassing wenselijk of mogelijk is. Voor de gemeente is het verder van belang te kijken of de beoogde voorziening op de beoogde locatie past binnen een eventueel spreidingsbeleid of accommodatiebeleid. Daar verschillende activiteiten of voorzieningen afhankelijk zijn van subsidie kan in dit verband ook gekeken worden naar de mogelijkheden of onmogelijkheden die het subsidiebeleid biedt. Als laatste zullen alle mogelijke partijen moeten kijken welke mogelijke ontwikkelingen op hun werkgebied er mogelijk kunnen worden verwacht en welke invloed dat mogelijk heeft op de behoefte. Behoefteonderzoek Uit het vorenstaande zal zijn gebleken of de beoogde voorziening wel of niet haalbaar lijkt. Daar waar er met name naar bestaande voorzieningen wordt gekeken, die een nieuwe huisvesting zouden moeten krijgen, is ook de vraag ten aanzien van behoefte nu en in de toekomst redelijk te beantwoorden. Er zal kort gekeken moeten worden of de huidige situatie naar verwachting wel of niet sterk zal veranderen en er zal rekening moeten worden gehouden met nieuwe inzichten t.a.v. de gebruiker. Bij nieuwe activiteiten ligt het iets gecompliceerder. Van functies waarvan vrijwel vaststaat dat er behoefte is en blijft, is een behoefte bepaling niet echt moeilijk. Onderwijs, kinderopvang, psz, bibliotheek of sportvoorzieningen zullen redelijk zeker een vaste behoefte vertonen, bij redelijke stabiele bevolkingsopbouw. (Bij kinderopvang mogelijk zelfs nog een groei gezien de groeiende arbeidsdeelname van vrouwen.) Voor dergelijke nieuwe voorzieningen zou zelfs nog een directe meting kunnen worden overwogen. Functies die onderhevig zijn aan marktwerking (en waarvan de vraag dus duidelijk beïnvloed wordt) zijn al iets moeilijker. Hierbij zou gedacht kunnen worden aan bijvoorbeeld muziekonderwijs, toneel, georganiseerd sociaal-cultureel werk. Deelnamepercentage verschilt van plaats tot plaats. Plaatselijke traditie van sterke invloed (meer dan op sporten). Hierbij is ook concurrentie van belang. Hoe meer keuze, hoe eerder fluctuaties. Vaak is het uitvoeren van een marktonderzoek een optie om trends op basis van gedrag in het verleden duidelijk te krijgen. Dit kan zowel op grond van mogelijke vergelijkbare situaties in de eigen gemeente, maar bij bijvoorbeeld ontwikkelingen van nog niet gerealiseerde wijken of voorzieningen, zou ook naar vergelijkbare gemeenten gekeken kunnen worden. Een gemeente kan ook vaststellen dat er sprake is van functies waarvan behoefte nadrukkelijk gestimuleerd zou moeten worden. Het beleid kan er op gericht zijn om bepaalde gesignaleerde problemen aan te pakken door middel van bepaalde activiteiten of voorzieningen. Hierbij zou gedacht kunnen worden aan aanpak hangjongeren, geïsoleerde groep (buitenlandse) vrouwen of aandacht voor langdurig laagopgeleide werkelozen. Mogelijk kan uit (markt)onderzoek blijken dat een variant op iets dat er al is, of een nieuw product voorziet in een (latente) behoefte en onder welke voorwaarde leden van de beoogde doelgroep tot deelname zijn te bewegen.

8 Uiteindelijk zal er echter pas in de praktijk duidelijkheid verkregen worden ten aanzien van de beste wijze van presentatie en programmering van activiteiten. Een voorziening voor deze groep functies is dus iets onzekerder. Inventarisatie bestaande toestand Kijken wat er al is en of er plaats is voor een nieuwe of vernieuwende voorziening, zonder duidelijke aanpassing van het activiteitenpakket (dus geen extra concurrentie). Daar waar een eventuele extra concurrentie oplevert zal er iets uitgebreider gekeken moeten worden. Hierbij ook oog hebben voor particuliere voorzieningen. Een nieuw (extra) gemeenschapshuis plannen in een buurt waar nu enkel een particuliere exploitant zijn zaak bedrijft, levert uiteraard problemen op. Er moet in dat geval duidelijk worden gekeken naar mogelijkheid en wenselijkheid van inpassing. Een nieuwe voorziening kan immers ook een betere verdeling tot gevolg hebben (is dus niet perse nadelig). Er zal dan ook gekeken moeten worden of de gewenste nieuwe situatie het beste behaald kan worden via nieuwbouw, of dat realisatie ook of beter mogelijk is door middel van aanpassing van bestaande structuren. Van belang is hierbij ook dat niet enkel naar de financiën gekeken wordt. Van belang bij de besluitvorming zouden ook psychologische aspecten moeten zijn, zoals reeds lang bestaande verhoudingen, gewoonten of sfeer van bestaande voorzieningen die invloed hebben op het menselijk handelen. Globale kostenraming Een belangrijk onderdeel van besluitvorming t.a.v. haalbaarheid, is hoe dan ook een inzicht in globale) stichtings- en exploitatiekosten. Pas in de verdere uitwerking van plannen wordt een verfijnder kostenplaatje mogelijk. Belangrijke onderwerpen die van invloed zijn op kosten zijn ook mogelijke subsidies en de afwegingen t.a.v. bijvoorbeeld duurzame materialen, die in eerste instantie hogere stichtingskosten tot gevolg hebben, maar wel in lagere exploitatielasten resulteren. Een onderwerp dat vervolgens ook belicht zou kunnen worden is de BTW. De wetgeving biedt verschillende mogelijkheden om btw wel of niet te verrekenen met investeringen. Keuzes kunnen van invloed zijn. Wellicht dat deskundig advies verstandig is. De globale kostenraming zal ook iets meer moeten zijn dan enkel en opsomming van kosten. Bij de besluitvorming is ook de inkomstenzijde van belang.

9 Het vervolgtraject Naast de hiervoor gemelde stappen van het vooronderzoek lijkt het verstandig in deze aanvangsfase ook al na te denken over het vervolgtraject, de uitvoerings- en realisatiefase. Zeer voor de hand ligt de gedachte om uiterlijk bij aanvang van deze fase te kijken naar de partij die als opdrachtgever zal functioneren Zaken die bij deze beslissing een rol kunnen spelen zijn: - de actuele wettelijke uitgangspunten; de onderwijswetgeving (art. 103) gaat uit van realisatie door bestuur, tenzij anders overeengekomen. - wie stelt (het meeste?) geld beschikbaar en welke eisen worden hierbij gesteld; - wie wordt eigenaar (is dit ook de geldverstrekker?) Gemeenten willen steeds minder eigenaar zijn van voorzieningen en kiezen voor privatisering; - wie beschikt over de gewenste deskundigheid. De keuze van en duidelijkheid omtrent opdrachtgever is van belang, daar deze partij in principe ook verantwoordelijk is voor het opzetten/inrichten van de projectorganisatie, budgetbewaking en het verstrekken van opdrachten. Een onderwerp dat ook aandacht verdient bij het proces voor een nieuwe voorziening is het onderdeel inspraak. De vorm waarin uitvoering hieraan wordt gegeven is mede afhankelijk van de aard van de voorziening. Zeer expliciet zal de formele inspraak aandacht moeten krijgen, op basis van diverse wetten (bv. Awb of Wro). In deze situatie is ook sprake van de wettelijke mogelijkheden van bezwaar en beroep. Een probleem van deze wettelijke regelingen is dat er vaak sprake is van een reactie achteraf, zonder veel invloed op de daadwerkelijke besluitvorming. Indien er ingezet wordt op daadwerkelijke betrokkenheid bij de totstandkoming van een voorziening is inspraak niet de meest aangewezen weg. Veel meer zou er dan gezocht moeten worden naar een mogelijke vorm van participatie. Met name met het oog op het creëren van draagvlak met als doel meer samenwerking en betrokkenheid worden mensen en organisaties steeds vaker benaderd om kennis te nemen van plannen. Redenen die vaak gebruikt worden om een vorm van participatie op te zetten zijn: - een extra legitimering van grote sociale investeringen - de grote kennis van toekomstige gebruikers t.a.v. de invulling van de nieuwe voorziening - het maakt toekomstige gebruikers ook meer verantwoordelijk ( medeplichtig ). Bij de besluitvorming voor participatie is het van belang dat het vooraf duidelijk is tot hoever deze participatie kan en/of mag gaan. Is naast inspraak sprake van adviesrecht of wordt het zelfs mogelijk om zeggenschap te krijgen t.a.v. beslissingen. Duidelijkheid is niet enkel van belang voor de participanten, maar ook voor de opdrachtgever, immers deze zal zich dan ook moeten conformeren aan de uitkomst van de participatie. Daar waar er sprake is van een zeer grote groep partijen lijkt inspraak (eventueel ook nog met adviesrecht) verstandig, daar een eensluidend advies van alle partijen zeer moeilijk is. Bij een kleine groep is een bredere vorm van participatie mogelijk. Verder zou er ook nog een verschil kunnen worden gemaakt tussen hoofdgebruikers en de overige (incidentele) gebruikers. Participatie is verder veel belangrijker in het begintraject van een voorziening (programma van eisen, bepalen inrichting, opzet beheer en exploitatie) dan op het eind bij de uitvoering. Bij de besluitvorming voor (een vorm van) participatie zal ook gekeken moeten worden naar de gecompliceerdheid van het project. Een zinvolle bijdrage is slechts mogelijk als men begrijpt waar het over gaat. De keuze voor (een vorm van) participatie zal verwerkt moeten worden in de beschrijving van de projectorganisatie. Deze participatie zal in de meeste gevallen plaats vinden in een gebruikersoverleg of een klankbordgroep. Wellicht is het wel van belang om eisen te formuleren ten aanzien van deskundigheid en de beschikbaarheid van personen.

10 Beslissingen Zoals in het begin is gesteld, zal een zeer belangrijk beslispunt aan het einde van het vooronderzoek of elke afzonderlijke fase liggen. Op dat ogenblik zou er immers een besluit moeten worden genomen over het wel of niet voortgaan van het traject om te komen tot een nieuwe (of vernieuwde) voorziening. Als eerste is het dan ook nodig dat er een duidelijke opdrachtomschrijving komt en vervolgens hierop aansluitend, dat er een compleet programma van wensen, inclusief inhoudelijke, financiële en ruimtelijke toelichting, wordt opgesteld. Een tweede belangrijk document, zeker indien men er van uitgaat dat er wellicht een positief besluit t.a.v. de voortgang wordt genomen, lijkt een plan van aanpak wenselijk. Hierin zou dan beschreven moeten worden hoe men realisatie wenst te benaderen, zowel de wijze van realisatie als ook de inrichting en fasering van projectorganisatie, beschrijving van verdere beslismomenten en de beoogde vorm van inspraak of participatie. Een derde belangrijk geschrift is een ondertekende intentieverklaring, waarmee iedere partij zich committeert aan de gemaakte afspraken en uitgangspunten. Ook zal hierbij voor ogen moeten staan dat, daar waar uiteindelijk een resultaat wordt behaald dat nu bedoeld wordt men niet zo maar van de kar kan springen. Aandachtspunten bij het verdere totstandkomingtraject. Bij de beschrijving van het onderdeel inspraak/participatie is gesproken over noodzakelijk draagvlak. Het verdient aanbeveling regelmatig na te gaan of nog steeds sprake is van dat draagvlak. Uit het zorgvuldige proces kan toch uiteindelijk een uitkomst komen, die niet geheel overeenkomst met de wensen of gedachten van een participant. Los van een goede en tijdige communicatie hierover is toetsing van draagvlak wenselijk. Dit maakt het vervolgtraject minder moeilijk en zal noodzakelijke aanpassing gedurende het vervolgtraject minder aan de orde komen. De projectplanning in tijd is een onderwerp dat continue aandacht behoeft. Een nieuwe voorziening realiseren is een langdurig traject. Planning van tijdstippen van beslissingen zijn vaak niet altijd aan te houden of worden als gevolg van andere zaken vertraagd, zoals bijvoorbeeld noodzakelijke procedures in het kader van de RO-wetgeving. Contractvorming is eveneens een onderwerp dat regelmatig anders verloopt, zeker in tijd, dan vooraf gedacht. Gezien de grote belangen en de gewenste zorgvuldigheid verloopt dit traject nog wel eens langzamer dan gehoopt. Deze ontwikkelingen mogen niet gaan afleiden van de inzet voor het totale project.

11 Proces om te komen tot een besluit t.a.v. een bredeschool Treebeek Schematisch.: HET VOORONDERZOEK Idee toetsen aan beleid en eventuele randvoorwaarden Ook - juridische zaken - planologische kaders - infrastructurele mogelijkheid - eventueel mogelijke toezeggingen eventueel bijstellen idee en kader voor uitwerking idee Vervolgens duidelijkheid krijgen t.a.v. bestaande situatie en reden voor een nieuwe voorziening behoefte peiling en raming GEZAMENLIJKE beschrijven van aanbod / wensen / ambities VISIE relatieschema s (= visie document) Programma van wensen Tussenevaluatie ten behoeve van alle betrokken besturen (b.v. schoolbesturen, college b&w), met hieraan gekoppeld Intentieverklaring (aan de hand van het projectprogramma) HET VERVOLGTRAJECT Verder bepalen technische haalbaarheid bepalen ruimtelijke haalbaarheid globale kostenraming zowel stichting exploitatie algemeen standpunt ten aanzien van beheer en exploitatie duidelijkheid ten aanzien van eigendom Uitkomst Programma van eisen BESLISSING Op grond van het projectontwerp, het eindrapport van het vooronderzoek, besluitvorming ten aanzien van het plan etc. door alle betrokken besturen. Besluit door beoogde participanten wel of niet doorgaan met deelname aan project Mimimaal ondertekening Inspanningsverplichting voor realisatie of een voorlopige deelnameovereenkomst. Behandeling en besluitvorming door gemeenteraad van het projectontwerp, het eindrapport van het vervolgtraject/de ontwerpfase (inclusief van de instemming of verklaringen).

12 PROJECTORGANISATIE BREDESCHOOL TREEBEEK Binnen de projectorganisatie zal bewaking moeten plaatsvinden van kwaliteit, kwantiteit, budget en planning. Het voorstel is om de projectorganisatie op te splitsen in de volgende groepen: - stuurgroep verantwoordelijk voor besluitvorming op hoofdlijnen. - verantwoordelijke wethouder - verantwoordelijke namens bestuur INNOVO - verantwoordelijke namens bestuur SPOP e.o. - projectleider Gemeente Brunssum - (eventueel woningstichting) - projectgroep verantwoordelijk voor voorbereiding van besluitvorming en vervolgens ook voor totale voorbereiding en uitvoering van project. De projectgroep stuurt ook eventuele andere teams of werkgroepen aan. - projectleider gemeente - projectleiders schoolbesturen - directies scholen - vertegenwoordigers participanten - (eventueel woningstichting) In eerste instantie zal het uitgangspunt zijn om het project op te starten met de stuurgroep en een projectgroep. Na deze startfase is het de stuurgroep die, daar waar nodig, zorgt voor verdere uitwerking van de projectorganisatie. Te denken valt hierbij aan: - eventuele werkgroepen of mogelijke interne werk-/projectgroepen - onderwijskundig / inhoudelijk - juridisch/financieel - stedenbouwkundig - beheer en exploitatie Na het vooronderzoek en besluitvorming ook (bij doorgang van het project): - gebruikersoverleg adviesorgaan voor projectgroep, wellicht ook bij programma van wensen/eisen en het ontwerp. - vertegenwoordigers van gebruikers - ontwerpteam is verantwoordelijk voor het ontwerp en technische uitwerking (inclusief bestek en begroting). Vaak zijn dit de gezamenlijke adviseurs. - projectleiders gemeente en schoolbesturen - uitvoeringsteam begeleiden en toetsen van uitvoering. Bespreken meer- en minderwerk of aanpassingen. Adviseert projectgroep t.a.v. beslissingen.

13 Schematische weergave van de opbouw van de projectstructuur Samenwerkende organisaties ten behoeve van project: Schoolbestuur INNOVO Gemeente Brunssum Schoolbestuur SPOP e.o. Eventuele andere hoofd- STUURGROEP PROJECTGROEP Eventueel werkgroepen Ten aanzien van bijvoorbeeld: Communicatie Juridische/ Financiele zaken Inhoud, visie, doelstelling en samenwerk ing, Overleg gebruikers Beheer en exploitatie - Ontwerp -Uitwerken bouwkundi g programma Eventueel volgend onderwerp - realisatie Deze opzet kan (geheel of gedeeltelijk) van toepassing op zowel de initiatieffase als ook bij de realisatiefases

14 TOELICHTING OP DE INHOUD VAN DE DIVERSE ONDERDELEN VAN DE PROJECTSTRUCTUUR De projectorganisatie is bedoeld als duidelijke opzet van verantwoordelijkheden, bevoegdheden, taken en rollen, die diverse partijen in een bepaald proces krijgen toegedeeld. De groep die de bestuurlijke zijde van het project onder haar hoede heeft is de Stuurgroep Verantwoordelijk voor de besluitvorming ten aanzien van het project. De stuurgroep is binnen een projectorganisatie het onderdeel met de grootste beslissingsbevoegdheid. Besluitvorming van de stuurgroep is in principe er op gericht dat het project kan worden gerealiseerd binnen gestelde eisen ten aanzien van tijd, financiën en kwaliteit. Ook houdt de stuurgroep toezicht op het verder goed functioneren van de opgestelde projectorganisatie en zorgen zij ook voor de eventuele noodzakelijke aanvulling van de projectstructuur. Informatieverstrekking is een ander onderwerp waar de stuurgroep aandacht aan dient te schenken. Eindverantwoordelijk is voor: - de algehele voortgang en bewaking planning - beoordelen van beslisdocumenten en nemen besluiten - coördinatie - algemene afstemming, - integrale kwaliteitszorg, - budgetbewaking en - communicatie. Frequentie Indien besluitvorming noodzakelijk of eenmaal per (bijvoorbeeld) 3 maanden. Daar waar met het oog op voortgang van het proces of afsluiting van een fase besluiten noodzakelijk zijn (nieuwe deelnemende partijen, vaststellen programma van wensen/eisen, uitwerking beheer en exploitatie, aanbestedingsvorm) is het deze groep die, na voorbereidend werk van de overige onderdelen van de projectorganisatie, deze beslissingen neemt. De te nemen beslissingen worden voor finale besluitvorming verwoord in een zg. fasedocument. Daar waar nodig kan de stuurgroep zich laten bijstaan door deskundigen. De stuurgroep wordt gevormd door bestuurlijk verantwoordelijken van de hoofdparticipanten onder voorzitterschap van de verantwoordelijke portefeuillehouder. Voor het project bredeschool Treebeek betekent dit dan ook een deelnemer namens Innovo, een deelnemer namens SPOP e.o., de wethouder en de projectleider van de gemeente. De stuurgroep wordt in haar werkzaamheden ondersteund door de Projectgroep Uitvoerend en voorbereidend orgaan van de stuurgroep De projectgroep behartigt de normale gang van zaken en draagt zorg voor de normale voortgang van de uitvoering. Is verantwoording verschuldigd aan de stuurgroep.

15 In de projectgroep worden de besluiten van de stuurgroep voorbereid ten behoeve van de besluitvorming. Deze groep draagt ook zorg voor de communicatie van de besluiten van de stuurgroep naar andere onderdelen van de projectorganisatie en externe partijen. Binnen de projectgroep worden ook de inbreng van alle partijen gebundeld en vindt afstemming plaats van genomen beslissingen, wensen en mogelijkheden De projectgroep is verantwoordelijk voor de aansturing van en coördinatie van de verschillende inhoudelijke aspecten en/of werkgroepen, de bewaking van de financiën zowel met het oog op de budgetbewaking door de stuurgroep als ook aangaande de inschatting van financiële gevolgen van voorstellen of wensen. Tevens is de projectgroep het organisatiegedeelte van het project dat zorg draagt voor interne en externe communicatie. De projectgroep wordt gevormd uit vertegenwoordigers van/namens verantwoordelijke partijen en de gebruikers. De projectgroep staat onder voorzitterschap van de projectleider van de gemeente en wordt gecompleteerd door de projectleiders van beide schoolbesturen, de schooldirecties en vertegenwoordigers van eventuele andere participanten. Afhankelijk van de verdere uitwerking kunnen voorzitters van werkgroepen (voor zover niet reeds lid en eventueel ad hoc) ook onderdeel uitmaken van de projectgroep. Naast de beide vaste onderdelen van de projectorganisatie zullen onderdelen van informatie nader uitgewerkt moeten worden via Werkgroepen Hieronder dient begrepen te worden een groep mensen die met het oog op een bepaald specifiek onderwerp, binnen een gestelde termijn, zorg draagt voor een bepaald onderwerp. Mogelijke werkgroepen waar aan gedacht zou kunnen worden zijn werkgroepen ten aanzien van communicatie, juridische en financiële zaken, inhoud, visie, doelstelling en samenwerking, beheer en exploitatie, uitwerking bouwkundig programma, de uitvoering, gebruikersoverleg. De werkgroepen adviseren de projectgroep inzake het onderwerp waarvoor betreffende groep voor in ingesteld