EY Building a better working world

Transcriptie

1 Gemeente Heemstede Managementletter Rapportage naar aanleiding van de interim-controle november 2013 li' EY Building a better working world

2 Building a better working world Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat HP Amsterdam Postbus AB Amsterdam Tel: Fax: ey.com VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede Postbus AJ Heemstede Amsterdam, 28 november 2013 SV/RE/avm/9E3L2B Managementletter tussentijdse controle 2013 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2013 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de ambtelijke organisatie de portefeuillehouder Financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. S.M. van der Ven RA EY Partners in Sport / Ernst & Young Accountants LLP is een limited iiability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0C In relatie tot Ernst S Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes XZ Rotterdam, Nederland en Is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden va n toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inhoudsopgave i i.i Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Interne controle en verbijzonderde interne controle Inkoop- en aanbestedingsbeleid Omgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten SISA Beheersing verbonden partijen ICT 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 3.2 Actuele ontwikkelingen Bijlage 1 Opvolging aanbevelingen voorgaand jaar 2 Opvolging aanbevelingen voorgaand jaar IT-audit 3 Reikwijdte en controleaanpak Pagina 2

4

5 1 Soa ^ftgtaiuqssod fö 0(3 Eind september hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Daarbij hebben wij de opzet van de administratieve organisatie in overleg met de procesverantwoordelijken geactualiseerd om een duidelijk beeld te krijgen van de organisatie van de gemeente Heemstede in Voor de toetsing op de werking van de in de administratieve organisatie opgenomen interne controlemaatregelen hebben wij (voor zover gereed) effectief gebruik kunnen maken van de intern uitgevoerde verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Continue aandacht voor versterking interne beheersing In de afgelopen jaren is continue aandacht voor de verbetering van uw organisatie. Dit komt tot uiting in het opvolgen van eerder door ons gerapporteerde aanbevelingen (zie bijlage 1) en het actualiseren en professionaliseren van de verbijzonderde interne controle. De eenduidige vastlegging en updates die plaatsvinden binnen het KeyControlDashboard (hierna: KDC) zijn hierbij van een goed niveau. De verbijzonderde interne controle richt zich met name op de getrouwheid en rechtmatigheid van de routinematige processen. Voor de toekomst adviseren wij in de uitvoering en mate van diepgang van de werkzaamheden nog beter aan te sluiten op de hogere risicogebieden. Hierbij denken wij aan aansluiting op de intern onderkende risico's zoals opgenomen in de risicoparagraaf en bijvoorbeeld de rol van opdrachtgeverschap bij nieuwe samenwerkingsvormen en toetsing op de beheersing van grote (investerings)projecten. Uw processen zijn in de basis goed op orde Ten tijde van de interim-controle hebben wij uw significante processen beoordeeld. Hierbij zijn wij met name ingegaan op de vraag of de processen dusdanig zijn ingericht dat de belangrijkste procesrisico's worden afgedekt. Dit hebben wij gedaan door middel van interviews met de betreffende procesverantwoordelijken, het uitvoeren van lijncontroles en het beoordelen van de kwaliteit en de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle. Om vast te stellen dat deze opzet ook daadwerkelijk in de praktijk wordt toegepast, voeren de interne controleurs van de verbijzonderde interne controle een groot scala aan testwerkzaamheden als verbijzonderde interne controle uit. Wij hebben deze werkzaamheden door middel van deelwaarnemingen beoordeeld. De interne controleurs hebben op basis van deze testwerkzaamheden rapportages opgesteld. Wij concluderen dat de processen in de basis goed zijn ingericht en zien de onafhankelijke testwerkzaamheden als een goede basis om te steunen op uw processen. In dit stadium van het jaar zijn nog niet alle werkzaamheden uitgevoerd. De volledige afronding van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en uitkomsten daarvan zullen begin 2014 zijn afgerond. Om bijsturing gedurende het jaar mogelijk te maken zal het komende jaar op onderdelen vervroeging van dit proces plaatsvinden. Pagina 4

6 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld De belangrijkste procesbevindingen Ten aanzien van uw procesbeheersing zien wij een aantal verbeterpunten. Wij vragen met name uw aandacht voor de volgende zaken, welke wij in hoofdstuk 2 nader uitwerken: aanscherping van de beheersing van het naleven van de inkoop- en aanbestedingprocedures, mede gelet op de nieuwe aanbestedingswet; meer structuur in het beheer van verbonden partijen en waarborgen/garanties; effectiever gebruik maken van de geautomatiseerde controles binnen de processen en IT-beheer als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Top 3 bestuurlijke aandachtspunten Naast de speerpunten die wij vanuit de auditcommissie zullen meekrijgen, zijn wij gewend om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie u mee te nemen in onze visie ten aanzien van de belangrijkste aandachtspunten. Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1 Samenwerking in de regio, waaronder de impact van de decentralisaties en het beheer van verbonden partijen; 2 Realisatie van uw bezuinigingen; 3 Gebruik van automatisering en de beheersing van de IT-processen. Pagina 5

7 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Samenwerking in de regio Decentralisaties De gemeente Heemstede zal in de toekomst tot nog meer samenwerking in de regio overgaan. Daar waar nu belangrijke samenwerkingsverbanden bestaan bij belastingen, sociale dienstverlening en gezamenlijke inkoop, zullen de decentralisatie van rijkstaken en de voorgenomen verdergaande samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering met de gemeente Bloemendaal de samenwerking in de regio intensiveren. Op dit moment bevindt de gemeente Heemstede zich volop in de voorbereiding aangaande de drie decentralisaties (Participatiewet, AWBZ en Jeugdzorg). Het beleid zal ook in samenwerking met de omringende gemeenten in de komende periode verder vormgegeven worden. Complexe factoren in deze zijn: de regelgeving is nog niet definitief en de budgetten zijn nog onbekend; de huidige samenwerking in de regio op het gebied van jeugd(zorg) en werkvoorziening omvat verschillende geografische gebieden die niet volledig op elkaar aansluiten; het grote aantal zorgaanbieders, voor wie de toekomst nog onzeker is. Maandelijks wordt het bestuur en de raad vanuit de opgezette programmaorganisatie actief geïnformeerd over de belangrijkste ontwikkelingen op dit gebied. Invulling verdere samenwerking gemeente Bloemendaal Aandacht voor governance verbonden partijen en controlfunctie Heemstede M Op ambtelijk niveau heeft een verkenning plaatsgevonden op de bedrijfsvoering om te onderzoeken op welke gebieden samenwerking in de toekomst mogelijk en wenselijk is. Hierbij zijn vanuit verschillende werkgroepen de medewerkers geïnformeerd en betrokken bij het proces. De volgende functies zijn nader onderzocht: financiën, personeel & organisatie, juridische zaken, communicatie, facilitaire zaken, automatisering en informatievoorziening. Hierbij zijn nadere werkafspraken gemaakt. Deze zijn het meest vergaand op het gebied van ICT, waarbij zelfstandig geen nieuwe aanschaffingen (> ) zullen plaatsvinden. Bovenstaande punten hebben ingrijpende veranderingen voor de organisatie, waarbij het budget waar de gemeente verantwoordelijk voor is naar verwachting belangrijk zal worden uitgebreid, als gevolg van de nieuwe taken. Dit vraagt om een goede inrichting aan de voorkant voor nieuwe samenwerkingsverbanden dan wel dienstverleningscontracten. Hierbij vragen wij aandacht voor een goede inrichting van de governance structuur (taken, bevoegdheden, mandatering en verantwoording) aan de voorkant als het gaat om het volledig uitbesteden van taken en de inrichting van de controlfunctie vanuit de gemeente (o.a. eisen en wensen ten aanzien van de informatiebehoefte en -voorziening en de tijdigheid). Pagina 6

8 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten ealisatie van uw bezuinigingen worden goed bewaakt De realisatie van de bezuinigingen en de nog te verwachten toekomstige ontwikkelingen op dit gebied worden continue bewaakt. Hierover wordt periodiek specifiek gerapporteerd. De vergaande bezuinigingen vanuit het kabinet en de decentralisatie van taken en middelen stellen de gemeente voor deze uitdaging. De gemeente Heemstede heeft in de afgelopen periode bezuinigingen voor 4,9 miljoen (circa 11% van de totale inkomsten) door: besparingen op de bedrijfsvoering; faseren/schrappen van gemeentelijke investeringen; versoberen van het voorzieningenniveau. Hiermee is een sluitende begroting voor 2014 gepresenteerd. In de meerjarenbegroting is een gedeelte van de bezuinigingstaakstelling voor 2,2 miljoen (in 2017) nog niet definitief ingevuld. In een bezuinigingscatalogus zijn meerdere scenario's ambtelijk voorbereid en zal besluitvorming eerst na de verkiezingen door het college aan de raad worden voorgelegd. Hierbij is inzichtelijk gemaakt op welke beleidsterreinen keuzemogelijkheden bestaan. De besluitvorming zal in de begroting 2015 worden verwerkt. De verwachting is dat het weerstandvermogen blijft voldoen aan gewenste ondergrens. Bewaking hiervan blijft een punt van aandacht. IT-beheersing op toenemende automatisering In de afgelopen jaren zijn de primaire processen meer en meer gedigitaliseerd, zoals factuurverwerking, het archief, subsidies, omgevingsvergunningen en sociale dienstverlening. Hiermee hebben de IT-processen een belangrijkere rol ingenomen als onderdeel van de interne beheersing. Wij constateren dat de verbijzonderde interne controle op de IT-processen in onvoldoende mate is meegegroeid. Zo wordt in beperkte mate gebruik gemaakt van geprogrammeerde controles en vindt geen interne toetsing plaats op de algemene IT-beheerprocessen. Als onderdeel van onze controle maken wij waar mogelijk gebruik van geprogrammeerde controles in de systemen. Om hiervan op een effectieve wijze gebruik te kunnen maken is het van belang dat de IT-beheerprocessen van deze systemen op orde zijn. In dit kader focussen wij ons op logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer en continuïteitsmaatregelen. In voorgaande jaren hebben deze geprogrammeerde controles zich voornamelijk toegespitst op de uitkeringenadministratie. Daarnaast beoordelen wij de IT-beheerprocessen van Key2Finance. De hieruit voortkomende aanbevelingen zijn adequaat opgepakt. Hiervoor verwijzen wij naar bijlage 2. De inhoudelijke testwerkzaamheden op de relevante IT-beheerprocessen dienen nog te worden uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze beoordeling zullen wij u afzonderlijk rapporteren in ons verslag van bevindingen. Pagina 7

9

10 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Uw processen zijn in de basis goed op orde De gemeente Heemstede heeft haar zaken goed op orde wat betreft de inrichting van de administratieve organisatie van de processen. Uit onze interim-controle, waarbij wij de werking van de interne controlemaatregelen hebben getoetst, komt eenzelfde beeld naar voren. Wij hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole de volgende significante processen beoordeeld: Inkoop en aanbesteden (incl. betalingsverkeer) Personeel en salarissen Gemeentelijke belastingen (uitbesteed) Burgerzaken Begraafrechten Omgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten Subsidieverstrekkingen Sociale uitkeringen WMO Administratie en Planning&Control Begrotingswijzigingen Verbonden partijen ICT Wij constateren dat u aan de voorkant de processen goed heeft ingericht (opzet), waardoor het aantal aanbevelingen ter verdere verbetering van de processen beperkt is. Ons beeld ten aanzien van de bovenstaande processen hebben wij gevisualiseerd om u in één oogopslag een beeld te geven van de mate waarin de processen binnen de gemeente op orde zijn. Wij noemen dit onze bedrijfsvoeringsmonitor. Deze is op de volgende pagina opgenomen. Ten aanzien van de verbetermogelijkheden met betrekking tot met name die processen die wij nog als "geel" classificeren, gaan wij verder in dit hoofdstuk in meer detail op in. Pagina 9

11 2 Waar staat de gemeente? Proces Oordeel Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer Personeel en salarissen Gemeentelijke belastingen (uitbesteed) Rood Oranje Geel Groen Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. H e t proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. H e t proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. Burgerzaken Begraafrechten Omgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten Subsidieverstrekkingen Sociale uitkeringen WMO Administratie en Planning&Control Begrotingswijzigingen SlS,a Verbonden partijen ICT Pagina 10

12 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Interne controle en verbijzonderde interne controle Interne controle goed ingebed binnen de organisatie Controle eerste halfjaar uitgevoerd Automatisering binnen de processen Toets IT-beheersingsmaatregelen door middel van EDP-audit Tijdens onze interim-controle hebben wij kennis genomen van de opzet van uw administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De uitvoering van de interne controle is primair bij de (proces)medewerkers in de lijn belegd. In de tweede lijn vinden de verbijzonderde interne controles plaats door de interne controleurs. Deze inbedding van de interne controle in de eerste en tweede lijn achten wij een uitstekende methodiek, teneinde het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie te vergroten. De uitvoering van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controles liggen nagenoeg op planning. Een aantal controles zijn nog niet uitgevoerd doordat de gegevens pas op een later tijdstip in het jaar beschikbaar komen of doordat de planning van de uitvoering op een later moment is besloten. Finale afronding van de werkzaamheden en de rapportage over de uitkomsten zal begin 2014 volledig zijn afgerond. Vervroeging van het proces is daar waar mogelijk al in gang gezet en opgenomen in de planning voor Wij hebben reeds onze controlewerkzaamheden op de interne controle uitgevoerd en constateren dat deze testwerkzaamheden met voldoende kwaliteit en diepgang zijn uitgevoerd. Over de belangrijkste controlebevindingen die uit deze controlewerkzaamheden voortvloeien, rapporteren wij u in de volgende paragrafen. Tevens merken wij op dat toetsing van beheersmaatregelen voor bepaalde processen geen onderdeel maken van de verbijzonderde interne controle zoals beheersing verbonden partijen en ICT. Ten aanzien van de uitvoering van de interne controle en de verbijzonderde interne controle, merken wij op dat beperkt gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde controles. Momenteel worden de beheersingsmaatregelen nog veelal rondom de automatisering getest. Een voorbeeld hiervan is de toetsing op de factuurverwerking. Meerdere beheersingsmaatregelen zijn echter geautomatiseerd of kunnen worden geautomatiseerd. Zo zijn meerdere functiescheidingen en bevoegdheden binnen het financiële systeem (Key2Finance) aangebracht en kan binnen sociale zaken effectief gebruik worden gemaakt van uitzonderingsrapportages. In dit kader kan ook gedacht worden aan het toetsen van automatische koppelingen tussen subsystemen en de financiële administratie. Gebruik van automatisering leidt ertoe dat de controlewerkzaamheden efficiënter en effectiever kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast is het automatiseringsproces binnen een organisatie als de gemeente van cruciaal belang als het gaat om beveiliging van vertrouwelijke informatie. Voorwaarde voor het gebruikmaken van geautomatiseerde beheersingsmaatregelen is dat de generieke IT-beheermaatregelen, zoals versiebeheer, logische toegangsbeveiliging en back-up en recoveryprocedures, voldoende zijn ingericht. Hierop vinden intern geen toetsingen plaats. Wij adviseren u te analyseren op welke wijze gesteund kan worden op de automatisering bij uitvoering van de interne controlewerkzaamheden. Tevens adviseren wij u om ook de generieke IT-beheersmaatregelen nadrukkelijk te toetsen door middel van interne (EDP-)audits als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Pagina 11

13 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Inkoop- en aanbestedingsproces gedecentraliseerd Het inkoop- een aanbestedingsproces is binnen uw gemeente in vergaande mate gedecentraliseerd. De verantwoordelijkheid voor het op rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de desbetreffende budgetverantwoordelijke. Vanwege de gedecentraliseerde opzet, zijn een aantal beheersingsmaatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat inkopen en aanbestedingen rechtmatig plaatsvinden. Zo heeft u een verplichte consultatie bij Stichting RIJK voor inkopen die Europees aanbesteed moeten worden, alsmede bij gezamenlijke inkopen. Ook bij andere onduidelijkheden over inkopen fungeert Stichting RIJK als vraagbaak. Daarnaast is de gemeente bezig met de inrichting van een centraal contractenregister. Daarnaast wordt de rechtmatigheid van de aanbestedingen achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. De verbijzonderde interne controles die tot op heden zijn uitgevoerd omvatten nog geen aanbestedingen die onder de nieuwe aanbestedingswet vallen, gelet op de invoeringsdatum van 1 april Wij hebben vastgesteld dat de controle op aanbestedingen alleen betrekking hebben op de juistheid van de deze aanbestedingen. Evenals vorig jaar heeft er op dit moment nog geen tussentijdse controle plaatsgevonden op de volledigheid van de naleving van de juiste aanbestedingrichtlijnen. Deze controle zal op basis van een crediteurenanalyse van de inkopen voor jaareinde plaatsvinden. Bovenstaande werkwijze houdt in dat het risico bestaat dat aan de voorkant geen juiste aanbestedingsbeslissing is gemaakt door de betreffende budgetverantwoordelijke. In het verleden was alleen het onterecht niet Europees aanbesteden achteraf niet te herstellen. Met de nieuwe aanbestedingswet is het wettelijke normenkader op dit punt uitgebreid (zie hierna). Het hanteren van een contractenregister kan het risico op fouten aan de voorkant verkleinen en kan bijdragen aan een effectief inkoopbeleid. De verwachting is dat het contractenregister in 2014 volledig operationeel is. Wi'j adviseren de gemeente om de verbijzonderde interne controle aan te vullen met de periodieke controle voor volledigheid van aanbestedingen en hierin ook de aanscherpingen vanuit de nieuwe aanbestedingswet specifiek mee te nemen. Pagina 12

14 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid (vervolg) Aanpassing nieuwe aanbestedingswet niet verwerkt in het inkoopbeleid Vanaf 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet in werking getreden. De organisatie is geïnformeerd en op de hoogte van de gevolgen van de aanbestedingswet 2013 gesteld vanuit Stichting RIJK. Het procedure handboek van Stichting RIJK is hierop aangepast. In aansluiting hierop is het aanbestedingsbeleid van de gemeente Heemstede aangepast. Het nieuwe beleid zal in november worden vastgesteld. Vooruitlopend op de aanpassingen die daarin gedaan zijn als gevolg van de nieuwe aanbestedingswet, is tussen 1 april jl. en heden waar mogelijk al rekening gehouden met de vernieuwde wet- en regelgeving. Wij adviseren specifiek aandacht te besteden aan de gevolgde procedure na 1 april en vóór de periode van ingebruikname van de herziene interne aanbestedingsregels teneinde ook over deze periode het voldoen aan wet- en regelgeving te waarborgen. Op basis van de aanbestedingswet is het normenkader voor de rechtmatigheidtoetsing uitgebreid en dienen ook de bepalingen in de gids proportionaliteit te worden nageleefd. Op basis van de gids proportionaliteit is voor de levering van goederen en diensten te stellen dat bij bedragen > wordt verwacht dat opdrachten meervoudig onderhands worden aanbesteed en dat bij het aangaan van verplichtingen> een nationaal openbare aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. De huidige grenzen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid liggen met en ruim binnen deze aanscherping, als ook het nieuw vast te stellen beleid. Voor meervoudig onderhands aanbesteden en nationale aanbestedingen geldt niet de plicht om Stichting RIJK bij de aanbesteding te betrekken. Binnen de nieuwe wet is het belangrijk dat gemotiveerd, bij aanvang van de procedure, wordt aangeven welke procedure gevolgd wordt en waarom eventueel wordt afgeweken van de wetgeving. De wet laat afwijkingen toe op basis van het "comply or explain" -principe. Voorts verwijzen wij voor een nadere toelichting naar de actuele ontwikkelingen. Wij adviseren voor eigen aanbestedingen ook toe te zien op de naleving van het aangescherpte procedure handboek. Wij geven in overweging om Stichting RIJK ook bij nationale en meervoudige onderhandse aanbestedingen verplicht te consulteren. Pagina 13

15 2 Waar staat de gemeente? 2.4 Omgevingsvergunningen Toetsing op bouwsom binnen nieuw systeem minder goed zichtbaar De AO/IB is beschreven en bevat de minimaal te verwachten beheersingsmaatregelen voor een juiste, volledige en rechtmatige totstandkoming van de opbrengsten vanuit omgevingsvergunningen. Begin 2013 is er van applicatie gewisseld voor het behandelen en verwerken van omgevingsvergunningen, namelijk van SOU1T XO naar Mozard. Vanuit onze eigen waarneming hebben wij geconstateerd dat de toetsing op hoogte van de bouwsom in beperkte mate is gedocumenteerd zodat niet eenduidig te achterhalen is op basis waarvan dit is getoetst. In de oude systematiek was hier wel in voorzien. Op basis van het bovenstaande adviseren wij in het proces maatregelen te treffen die de toetsing op de hoogte van de bouwsom en de controle daarop (4 ogen principe) beter zichtbaar maakt. Daarnaast hebben wij vernomen dat in Mozard op een andere wijze de aansluiting tussen de aanvragen en de tot uitdrukking komende opbrengsten in de financiële administratie wordt gemaakt. Wij hebben deze aansluiting nog niet kunnen beoordelen omdat deze ten tijde van de interim controle nog niet was uitgevoerd. Wij adviseren u om eind 2013 vanuit Mozard alle aanvragen te herleiden (in samenwerking met ICT om de volledigheid van de aanvragen vanuit Mozart vast te stellen) en daarbij te beoordelen welke aanvragen hebben geleid tot verleende vergunningen en leges. De omgevingsvergunningen zonder leges (de leges vrije omgevingsvergunningen en afgewezen aanvragen met leges) dienen zichtbaar te zijn aangesloten met de verantwoording van CBKZ en de verantwoording in de financiële administratie. 2.5 Parkeeropbrengsten Volledigheid opbrengsten "belparkeren" nog niet gewaarborgd. Gedurende 2012 is de gemeente Heemstede gebruik gaan maken van mogelijkheden van "belparkeren". In onze managementletter 2012 hebben wij gerapporteerd om meer zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de opbrengsten die door een externe partij (Parkfolio) worden aangeleverd. In tegenstelling tot opbrengsten vanuit pin en chipgelden heeft de gemeente Heemstede geen inzicht in de primaire registratie van het "belparkeren". Dit kan worden ondervangen door een 1SAE3402 verklaring vanuit Parkfolio waarin door een externe accountant wordt bevestigd dat opbrengsten volledig aan de deelnemende partijen wordt toegerekend. De mogelijkheid hiertoe wordt door de gemeente onderzocht, maar heeft nog niet tot het gewenste resultaat geleid. Wij adviseren de gemeente om voor de opbrengsten uit "belparkeren" vanuit Parkfolio een ISAE3402 te ontvangen om zo meer zekerheid te verkrijgen omtrent de volledigheid van deze parkeeromzet. Pagina 14

16 2 Waar staat de gemeente? De gemeente Heemstede dient voor het boekjaar 2013 op grond van wettelijk voorschrift voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening, waarvoor het te hanteren model door het ministerie van Bzk is voorgeschreven. Dit in het kader van Single information en Single audit (SiSa). Het aantal regelingen waarover de gemeente verantwoording dient af te leggen bedraagt zes, waarvan vijf regelingen binnen sociale zaken. Voor de SiSa-regelingen inzake het sociale domein heeft de gemeente Heemstede een extra verantwoordelijkheid vanuit de IASZ voor aanlevering van de gegevens aan meerdere gemeenten. Een juiste administratieve organisatie en interne beheersing van het proces draagt bij aan een tijdige en betrouwbare informatievoorziening en verantwoording betreffende de onder SiSa vallende regelingen. Hiermee wordt bovendien geborgd dat bij het samenstellen van de jaarrekening de juiste documentatie beschikbaar is voor het invullen van de SiSa-bijlage en zo het samenstellen van de SiSa-bijlage en de interne controle daarop geen tijdrovend proces wordt. De gemeente onderkent het belang hiervan en neemt de SiSa-regelingen mee in de verbijzonderde interne controletoetsing, waarbij de regelingen binnen het sociale domein onderdeel uitmaken van de verbijzonderde interne controle binnen de IASZ. Tot op heden is alleen de uitvoeringsregeling verkeer en vervoer als onderdeel binnen de verbijzonderde interne controle getoetst, aangezien voor de overige regelingen de informatie voor een juiste en volledige verantwoording pas later in het jaar beschikbaar komt. Het zwaartepunt van de werkzaamheden op de rechtmatige besteding vindt hierdoor inherent pas laat in het jaar plaats. Risicoanalyse per regeling aandachtspunt om inzichtelijk te maken De interne beheersing rondom SiSa-regelingen is nog niet structureel ingebed als het gaat om aspecten als het opstellen/ beoordelen van de risicoanalyse per regeling, de toereikendheid van de opzet van de administratieve organisatie en het uitvoeren van een lijncontrole. Deze werkzaamheden geven de gemeente inzicht in de mate van beheersing rondom de SiSaregelingen. Voor regelingen met een omvang > is de gemeente verplicht om deze werkzaamheden zelf uit te voeren en vast te leggen. Wj} adviseren voor SiSa-regelingen buiten het sociale domein meer tijdig gedurende het jaar de risicoanalyse uit te voeren en de lijncontrole te documenteren. Pagina 15

17 2 Waar staat de gemeente? 2.7 Beheersing verbonden partijen Beheersing van verbonden partijen De beheersing van de verbonden partijen heeft binnen de gemeente Heemstede doorlopend de aandacht, maar kenmerkt zich als een proces met een incidenteel karakter. Zo is bijvoorbeeld de AO/IC niet specifiek beschreven en maakt de toetsing op de beheersing geen onderdeel uit van de huidige verbijzonderde interne controle. Het aantal verbonden partijen waar de gemeente Heemstede een relatief groter risico loopt, is beperkt en de beheersing en huidige verantwoording binnen de begroting- en jaarrekeningcyclus wordt toereikend geacht. In de toekomst is de verwachting dat de gemeente Heemstede meer samenwerkingsvormen zal aangaan in de regio als gevolg van de decentralisaties. Het is van belang dat de governance bij nieuwe samenwerkingsvormen vooraf goed is ingericht. Wij geven in overweging om de risicoanalyse en het proces rondom de beheersing van verbonden partijen te formaliseren, zodat hiermee vastligt met welke mate en diepgang en op welke wijze taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokken medewerkers zijn belegd en welke beheersingsmaatregelen zijn getroffen in het kader van de beheersing. Wijziging BBV Als gevolg van een wijziging van artikel 15 van het BBV zijn gemeenten voor het begrotingsjaar 2014 verplicht nadere informatie in de paragraaf verbonden partijen op te nemen om het inzicht in de verbonden partijen van de gemeente te bevorderen. Daarbij gaat het onder meer om het belang dat de gemeente heeft in de financiële positie van de verbonden partijen en wijze van financiering. Wij hebben geconstateerd dat de informatie in de begroting 2014 is uitgebreid maar nog niet alle relevante gegevens omvat, met name als het gaat om de financiële positie en wijze van financiering van de verbonden partij. U heeft aangegeven dit als een groeiproces te zien en hieraan in de toekomst te voldoen. Ten behoeve van de interim-controle 2013 heeft een interview plaatsgevonden met het hoofd ICT en de applicatiebeheer van Civision szwnet. Doel van dit gesprek was het doornemen van opvolging van de managementletter punten van Op basis van dit update gesprek is de management letter van 2013 geactualiseerd. Er zijn geen detailwerkzaamheden uitgevoerd voor het beoordelen van de (algemene IT) beheersmaatregelen en het daadwerkelijk vaststellen van de opvolgingen van de managementletterpunten. Deze detailwerkzaamheden zullen begin 2014 worden uitgevoerd en zullen in het verslag van bevindingen nader worden toegelicht. Wij hebben de opvolging van de managementletter punten van 2012 in het kader van de IT-audit werkzaamheden uiteengezet in bijlage 2. Pagina 16

18

19 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk staan wij stil bij een aantal aandachtspunten voor het boekjaar 2013 die naar onze mening bijzondere aandacht dienen te hebben bij het opmaken van de jaarrekening. De aandachtspunten aangaande verbonden partijen en SiSa zijn ook nader omschreven in paragrafen 2.6 en 2.7. Verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen Naast de verbonden partijen is het voor de gemeente ook van belang om goed inzicht te hebben in de financiële positie van organisaties waaraan leningen zijn verstrekt dan wel organisaties waarvoor de gemeente een garantstelling heeft afgegeven. Toezicht op verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen, alsmede adequate analyse van de financiële positie van de partijen, worden steeds belangrijker in de huidige economische omstandigheden. Wij wijzen u erop om eventuele risico's betreffende de hiervoor genoemde verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen gedurende het jaar goed te monitoren, en om mede in het kader van de jaarrekening 2013 goede afspraken te maken met de betrokken partijen over een tijdige en effectieve informatievoorziening. Pagina 18

20 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Mogelijk risico voor gemeenten inzake de ontwikkeling VPB plicht Overheidsbedrijven die economische activiteiten verrichten zijn vanaf 1 januari 2016 waarschijnlijk verplicht om altijd vennootschapsbelasting (VPB) te betalen. De Staatssecretaris van Financiën heeft dit in de zogenoemde "Notitie Belastingplicht Overheidsbedrijven" gepubliceerd. Hierin heeft hij het voornemen geuit om: een integrale vennootschapsbelastingplicht in te voeren voor indirecte overheidsbedrijven (zoals BV's en NV's waarvan alle aandelen worden gehouden door overheden); overheden te dwingen hun meer commercieel getinte activiteiten verplicht af te zonderen in een indirect overheidsbedrijf (dat vervolgens met vennootschapsbelasting wordt belast). Voor de gemeente Heemstede kunnen deze wijzigingen grote gevolgen hebben. Wij adviseren u op korte termijn in kaart te brengen wat de mogelijke gevolgen van dit voornemen kunnen zijn en binnen het convenant met de belastingdienst hierover duidelijkheid te verkrijgen. Hiertoe zullen wij met uw organisatie in overleg treden. Mogelijke afschaffing btw- Compensatiefonds met ingang van 2015 De drie decentralisaties Het kabinet ziet af van het schrappen van het btw-compensatiefonds, maar handhaaft de bezuiniging van ruim een half miljard euro die de afschaffing zou opleveren. Dat bedrag wordt nu gekort op het provincie- en gemeentefonds. Aan het voortbestaan van het btw-compensatiefonds zijn wel twee voorwaarden verbonden: de door het kabinet geplande structurele bezuiniging van 550 miljoen euro op het budget wordt gekort op het gemeentefonds en het provinciefonds; bovendien wordt vanaf 2015 een jaarlijks maximumbudget vastgesteld, zodat decentrale overheden niet "onbeperkt" btw kunnen terugvragen. Vanuit de rijksoverheid wordt er in de komende jaren een grote decentralisatie doorgevoerd, waarbij taken van het rijk en de provincie bij de gemeente komen te liggen. Pagina 19