Gemeente Bloemendaal Managementletter

Transcriptie

1 Gemeente Bloemendaal Managementletter Rapportage naar aanleiding van de interim-controle december 2013

2 Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat HP Amsterdam Postbus AB Amsterdam Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal Postbus AE Bloemendaal Amsterdam, 10 december JS.evm Managementletter interim-controle 2013 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2013 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij hebben onze concept-bevindingen toegelicht en besproken met het afdelingshoofd en de portefeuillehouder Financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. S.M. van der Ven RA R. Ellermeijer RA Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inhoudsopgave Samenvatting Bedrijfsvoeringsmonitor Aandachtspunten Bijlagen Inhoudsopgave 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten 5 2 Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Inkoop en aanbesteden Omgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten Beheersing verbonden partijen SiSa 15 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Actuele ontwikkelingen 18 Bijlage 1 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren 23 2 Reikwijdte en controleaanpak 28 Pagina 2

4 Sectie Bestuurlijke samenvatting

5 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld Eind september/ begin oktober hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Daarbij hebben wij de opzet van de administratieve organisatie in overleg met de procesverantwoordelijken geactualiseerd om een duidelijk beeld te krijgen van de organisatie van de gemeente Bloemendaal in Voor de toetsing op de werking van de in de administratieve organisatie opgenomen interne controle-maatregelen hebben wij (voor zover gereed) gebruik kunnen maken van de intern uitgevoerde verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Versterking interne controlfunctie Uw processen zijn in de basis op orde, met aandachtpunten ter verbetering Deel van de verbijzonderde interne controle moet nog worden uitgevoerd In de afgelopen jaren is continue aandacht voor de verbetering van uw organisatie. Dit komt tot uiting in het versterken en professionaliseren van de controlfunctie door middel van een meer gestructureerde aanpak vanuit verbijzonderde interne controle. Het geactualiseerde plan van de verbijzonderde interne controle plan met opvolging van onze aanbevelingen is hier een goed voorbeeld van. De verbijzonderde interne controle richt zich met name op de rechtmatigheid van de routinematige processen. Voor de toekomst adviseren wij in de uitvoering en mate van diepgang van de werkzaamheden nog beter aan te sluiten op de hogere risicogebieden, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van grote projecten/grondexploitaties en de decentralisaties zoals onderkend binnen de paragraaf weerstandsvermogen en ten aanzien van de opdrachtgeversrol bij nieuwe samenwerkingsverbanden. Daarnaast adviseren wij de toetsing vanuit de verbijzonderde interne controle beter aan te laten sluiten op de interne controlemaatregelen zoals deze in de lijn worden uitgevoerd en hiermee ook de getrouwheid te toeten. Op dit moment worden werkzaamheden gedeeltelijk ter vervanging van de verantwoordelijkheid in de lijn uitgevoerd. Ten tijde van de interim-controle hebben wij uw significante processen beoordeeld. Hierbij zijn wij met name ingegaan op de vraag of de processen dusdanig zijn ingericht dat de belangrijkste procesrisico s worden afgedekt. Dit hebben wij gedaan door middel van interviews met de betreffende procesverantwoordelijken, het uitvoeren van lijncontroles en het beoordelen van de kwaliteit en de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle. Om vast te stellen dat deze opzet ook daadwerkelijk in de praktijk wordt toegepast, voeren de interne controleurs van de verbijzonderde interne controle een groot scala aan testwerkzaamheden als verbijzonderde interne controle uit. Wij hebben deze werkzaamheden door middel van deelwaarnemingen beoordeeld. De interne controleur stelt op basis van deze testwerkzaamheden rapportages op. De werkzaamheden van de verbijzonderde controle liggen op schema en zijn gerapporteerd. De overige rapportages over de overige processen waren nog niet gereed en de interne controle werkzaamheden voor personeel en inkoop en aanbesteding waren nog niet aangevangen. Wij concluderen dat de inrichting van de processen in de basis voldoen aan de daaraan te stellen eisen en wij zien de onafhankelijke testwerkzaamheden als een goede basis om te steunen op uw processen. In dit stadium van het jaar zijn nog niet alle werkzaamheden uitgevoerd. De volledige afronding van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en uitkomsten daarvan zullen begin 2014 zijn afgerond. Om bijsturing gedurende het jaar mogelijk te maken sturen wij aan op vervroeging van dit proces. Pagina 4

6 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld De belangrijkste procesbevindingen Ten aanzien van uw procesbeheersing zien wij een aantal verbeterpunten. Wij vragen met name uw aandacht voor de volgende zaken, welke wij in hoofdstuk 2 nader uitwerken: aanscherping van de beheersing van het naleven van de inkoop- en aanbestedingprocedures, mede gelet op de nieuwe aanbestedingswet; meer structuur in het beheer van verbonden partijen en waarborgen/garanties; versterken en optimaliseren van de verbijzonderde interne controle; opzetten van de administratieve organisatie en interne beheersing van het SiSa-proces. 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Top 3 bestuurlijke aandachtspunten Naast de speerpunten die wij vanuit de auditcommissie zullen meekrijgen, zijn wij gewend om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie u mee te nemen in onze visie ten aanzien van de belangrijkste aandachtspunten. Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1 Samenwerking in de regio, waaronder de impact van de decentralisaties en het beheer van verbonden partijen; 2 Bewaking weerstandsvermogen en financiering, mede in relatie tot bezuinigingen; 3 Waardering van grondexploitatie. Pagina 5

7 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Samenwerking in de regio Decentralisaties De gemeente Bloemendaal overweegt meer samenwerking in de regio, onder meer in het kader van de decentralisaties. Daar waar nu belangrijke samenwerkingsverbanden bestaan bij belastingen, legesheffing en gezamenlijke inkoop, zullen de decentralisatie van rijkstaken de verdere samenwerking in de regio intensiveren. Op dit moment bevindt de gemeente Bloemendaal zich in een voorbereidende fase aangaande de drie decentralisaties (Participatiewet, AWBZ en Jeugdzorg). Hierin wordt in belangrijke mate opgetrokken met de gemeente Heemstede Het beleid zal ook in samenwerking met de omringende gemeenten in de komende periode verder vormgegeven worden. Complexe factoren in deze zijn: de regelgeving is nog niet definitief; de huidige samenwerking in de regio op het gebied van jeugd(zorg) en werkvoorziening omvat verschillende geografische gebieden die niet volledig op elkaar aansluiten; het grote aantal zorgaanbieders, voor wie de toekomst nog onzeker is. In de begroting 2014 is uitgegaan van de mogelijke financiële risico s, die nog maar in beperkte mate bekend zijn. Rekening wordt gehouden met de maximale lagere uitkering van het gemeentefonds van 15,- per inwoner als gevolg van herverdeeleffecten. Daarnaast is in een structureel risico van voorzien. Aandacht voor governance verbonden partijen en controlfunctie Bloemendaal Wij adviseren de voortgang op het gebied van de organisatorische samenwerking, de uitvoering en de financiële effecten voor de gemeente in een afzonderlijke rapportage bestuurlijk te monitoren. Bovenstaande punten hebben ingrijpende veranderingen voor de organisatie, waarbij het budget waar de gemeente verantwoordelijk voor is naar verwachting belangrijk zal worden uitgebreid, als gevolg van de nieuwe taken. Dit vraagt om een goede inrichting aan de voorkant voor nieuwe samenwerkingsverbanden dan wel dienstverleningscontracten. Hierbij vragen wij aandacht voor een goede inrichting van de governance structuur (taken, bevoegdheden, mandatering en verantwoording) aan de voorkant als het gaat om het volledig uitbesteden van taken en de inrichting van de controlfunctie vanuit de gemeente (o.a. eisen en wensen ten aanzien van de informatiebehoefte en voorziening en de tijdigheid). Pagina 6

8 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Vermogenspositie en financiering blijven punt van aandacht De gemeente Bloemendaal wordt ook geconfronteerd met bezuinigingen. Daar waar in de afgelopen jaren bezuinigingen zijn gerealiseerd in besparingen op de bedrijfsvoering en fasering van gemeentelijke investeringen zullen nu ook meer nadrukkelijk keuzes gemaakt moeten worden die het voorzieningenniveau van de gemeente raken. Voor 2014 is een sluitende begroting gepresenteerd en voor de jaren daarna heeft de gemeente nog de taakstelling om circa 1,0 miljoen om te buigen. Hierbij zijn verschillende business cases voorbereid. Finale besluitvorming op basis van bovenstaande uitwerking zal eerst na de verkiezingen door het college aan de raad worden voorgelegd. Hierbij is inzichtelijk gemaakt op welke beleidsterreinen keuzemogelijkheden bestaan. De besluitvorming zal in de begroting 2015 worden verwerkt. De verwachting is dat het weerstandvermogen blijft voldoen aan de gewenste ondergrens. Het liquiditeitsbeheer is met de viermaandelijkse liquiditeitsprognoses op orde. Grote investeringen hebben in 2013 geleid tot het aantrekken additioneel vreemd vermogen. De effecten van de financiering zijn meegenomen in de begroting. De bezuinigingen zullen ook hun weerslag hebben op het weerstandsvermogen van de gemeente Bloemendaal. Daarbij hebben wij in voorgaande rapportages aangegeven dat het kwantificeren van risico s, met name als het gaat om de risicovolle projecten binnen de grondexploitatie en de toekomstige ontwikkelingen binnen vanuit de drie decentralisaties, nog verbeterd kan worden. Bewaking hiervan blijft een punt van aandacht. Waardering en risico s grondexploitatie Gelet op de economische omstandigheden blijft de waardering van de grondexploitatie een belangrijk aandachtpunt. In 2012 zijn de bestaande exploitatieopzetten geactualiseerd en is begin 2013 de grondexploitatie van de Haringbuys door de raad vastgesteld. Ook de jaarrekeningcontrole 2013 is het van belang dat de berekeningen op basis van de gerealiseerde voortgang worden geactualiseerd en de risico s in kaart worden gebracht. Pagina 7

9 Sectie 2 Waar staat de gemeente?

10 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Uw processen zijn in de basis goed op orde De gemeente Bloemendaal heeft nog aandachtspunten betreffende de inrichting van de administratieve organisatie van de processen. Uit onze interim controle, waarbij wij de opzet, bestaan en werking van de interne controlemaatregelen hebben getoetst, komt eenzelfde beeld naar voren. Ons beeld ten aanzien van de bovenstaande processen hebben wij gevisualiseerd om u in één oogopslag een beeld te geven van de mate waarin de processen binnen de gemeente op orde zijn. Wij noemen dit onze bedrijfsvoeringsmonitor. Deze is op de volgende pagina opgenomen. Door middel van de rode bolletjes hebben wij aangegeven dat het niveau van interne beheersing een teruggang dreigt te vertonen indien niet tijdig opvolging wordt gegeven aan de opvolging aan de aanbevelingen in deze managementletter. De oorzaak is dat er binnen de processen en regelgevingen zich nieuwe ontwikkelingen hebben voorgedaan, waarop deels nog ingespeeld moet worden. Ten aanzien van deze verbetermogelijkheden met betrekking tot met name die processen die wij nog als geel classificeren, gaan wij verder in dit hoofdstuk in meer detail op in. Ten aanzien van de IT-beheerprocessen zullen wij de inhoudelijke toetsing in januari uitvoeren en u hierover in ons verslag van bevindingen rapporteren. Wij constateren dat u aan de voorkant de processen goed heeft ingericht (opzet). Hierbij merken wij op dat voor een aantal bestaande procesbeschrijvingen is vastgesteld dat deze niet volledig aansluiten op de praktijk (bijvoorbeeld voor bouwvergunningen) en dat voor een aantal processen geen beschrijving aanwezig is (bijvoorbeeld voor burgerzaken en parkeren). Wij adviseren voor de significante processen op basis een risico en interne controle-matrix op een compacte de wijze de belangrijkste beheersingsmaatregelen te omschrijven. Er is gedeeltelijk opvolging is gegeven aan onze aanbevelingen vanuit voorgaande jaren. In bijlage 1 hebben wij de bevindingen op procesniveau weergegeven met de actuele stand van zaken. Alleen daar waar nieuwe ontwikkelingen of bevindingen door ons zijn geconstateerd zijn deze verder uitgewerkt in het vervolg van deze paragraaf. Wij adviseren een prioriteitstelling aan de op te volgen aanbevelingen mee te geven voorzien van een tijdpad en de voortgang hierop centraal te bewaken. Pagina 9

11 2 Waar staat de gemeente? 2.1Bedrijfsvoeringsmonitor Rood Oranje Geel Groen Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. (*) De processen Uitkeringen sociale zaken en WMO zijn uitbesteed aan de Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken Heemstede. Wij hebben bij de interim-controle 2013 dit proces derhalve niet getoetst. De gemeente Bloemendaal ontvangt aan het eind van het jaar gecertificeerde verantwoordingsinformatie van de gemeente Heemstede. Pagina 10

12 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Inkoop en aanbesteden Inkoop- en aanbestedingsproces gedecentraliseerd Het inkoop- en aanbestedingsproces is binnen uw gemeente in vergaande mate gedecentraliseerd. De verantwoordelijkheid voor het op rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de desbetreffende budgetverantwoordelijke. Vanwege de gedecentraliseerde opzet, zijn een aantal beheersingsmaatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat inkopen en aanbestedingen rechtmatig plaatsvinden. Zo heeft u een consultatie bij Stichting RIJK voor inkopen die Europees aanbesteed moeten worden en verplichte consultatie bij gezamenlijke inkopen. Ook bij andere onduidelijkheden over inkopen fungeert Stichting RIJK als vraagbaak. Daarnaast is de gemeente aan het oriënteren om te kijken naar een inrichting van een centraal contractenregister. De rechtmatigheid van de aanbestedingen wordt achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd als onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Bovenstaande werkwijze houdt in dat het risico bestaat dat aan de voorkant geen juiste aanbestedingsbeslissing is gemaakt door de betreffende budgetverantwoordelijke. In het verleden was alleen het onterecht niet Europees aanbesteden achteraf niet te herstellen. Met de nieuwe aanbestedingswet is het wettelijke normenkader op dit punt uitgebreid (zie hierna). Het hanteren van een contractenregister kan het risico op fouten aan de voorkant verkleinen en kan bijdragen aan een effectief inkoopbeleid. Er is nog geen verwachting wanneer het contractenregister gerealiseerd gaat worden. Wij merken op dat aanbestedingen in 2013 nog geen onderwerp van de verbijzonderde interne controle is geweest. Bijzonder aandachtspunt daarbij is de nieuwe aanbestedingswet. Wij adviseren de gemeente om bij de verbijzonderde interne controle naast de juistheid van uitgevoerde aanbestedingen ook op basis van een crediteurenanalyse de volledigheid van aanbestedingen te toetsen en hierin ook de aanscherpingen vanuit de nieuwe aanbestedingswet specifiek mee te nemen. Gelet op de grote financiële consequenties van dit proces adviseren wij voor de toekomst om de verbijzonderde interne controle op meerdere momenten gedurende het jaar uit te voeren. Pagina 11

13 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Inkoop- en aanbestedingsbeleid (vervolg) Aanpassing nieuwe aanbestedingswet niet verwerkt in de nota inkoop en aanbesteding Vanaf 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet in werking getreden. De organisatie is geïnformeerd en op de hoogte van de gevolgen van de aanbestedingswet 2013 gesteld vanuit Stichting RIJK. Het procedurehandboek van Stichting RIJK is hierop aangepast, echter constateren wij dat de nota inkoop- en aanbesteding van de gemeente formeel nog niet is aangepast op de nieuwe aanbestedingswet. Het inkoop en aanbestedingsbeleid is overgenomen door de gemeente Bloemendaal, waarbij een lagere grens is vastgesteld voor het meervoudig onderhands aanbesteden. Op basis van de aanbestedingswet is het normenkader voor de rechtmatigheidtoetsing uitgebreid en dienen ook de bepalingen in de gids proportionaliteit te worden nageleefd. Op basis van de gids proportionaliteit is voor de levering van goederen en diensten te stellen dat bij bedragen > wordt verwacht dat opdrachten meervoudig onderhands worden aanbesteed en dat bij het aangaan van verplichtingen> een nationaal openbare aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. De huidige grenzen van de nota bewust inkopen liggen met en ruim binnen deze aanscherping. Voor meervoudig onderhands aanbesteden en nationale aanbestedingen geldt echter niet de plicht om Stichting RIJK bij de aanbesteding te betrekken. Binnen de nieuwe wet is het belangrijk dat gemotiveerd, bij aanvang van de procedure, wordt aangeven welke procedure gevolgd wordt en waarom eventueel wordt afgeweken van de wetgeving. De wet laat afwijkingen toe op basis van het comply or explain principe. Voorts verwijzen wij voor een nadere toelichting naar de actuele ontwikkelingen. Wij adviseren voor eigen aanbestedingen ook toe te zien op de naleving van het aangescherpte procedure handboek. Wij geven in overweging om Stichting RIJK ook bij nationale en meervoudige onderhandse aanbestedingen verplicht te consulteren. Pagina 12

14 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Omgevingsvergunningen Aansluiting tussen subadministratie en financiële administratie periodiek uit laten voeren Voor de volledigheid van de opbrengstenverantwoording is het van belang dat er een aansluiting bestaat tussen de primaire registratie van vergunningen in SQUIT XO en de financiële administratie. Daarbij is de heffing van de leges uitbesteed aan GBKZ. Wij hebben vastgesteld dat de aansluiting tussen de aanvragen en de tot uitdrukking komende opbrengsten in de financiële administratie nog niet wordt gemaakt. Wij adviseren u om eind 2013 vanuit SQUIT XO alle aanvragen te herleiden (inclusief beoordeling op doorlopende nummering en verklaringen van ontbrekende nummers) en daarbij te beoordelen welke aanvragen hebben geleid tot verleende vergunningen en leges. De omgevingsvergunningen zonder leges (de leges vrije omgevingsvergunningen en afgewezen aanvragen met leges) dienen zichtbaar te zijn aangesloten met de verantwoording van GBKZ en de verantwoording in de financiële administratie. Toetsing op de bouwsom verdient aandacht Vanuit de waarnemingen van de verbijzonderde interne controle hebben wij geconstateerd dat de toetsing op hoogte van de bouwsom in beperkte mate is gedocumenteerd zodat niet eenduidig te achterhalen is op basis waarvan dit is getoetst. Op basis van het bovenstaande adviseren wij in het proces maatregelen te treffen die de toetsing op de hoogte van de bouwsom en de controle daarop (4 ogen principe) beter zichtbaar maakt. 2.4 Parkeeropbrengsten Volledigheid opbrengsten belparkeren nog niet gewaarborgd. Gedurende 2013 is de gemeente Bloemendaal gebruik gaan maken van mogelijkheden van belparkeren. In tegenstelling tot opbrengsten vanuit pin- en chipgelden heeft de gemeente Bloemendaal geen inzicht in de primaire registratie van het belparkeren. Dit kan worden ondervangen door een ISAE3402 verklaring vanuit Parkfolio waarin door een externe accountant wordt bevestigd dat opbrengsten volledig aan de deelnemende partijen wordt toegerekend. Wij adviseren de gemeente om voor de opbrengsten uit belparkeren vanuit Parkfolio een ISAE3402 te ontvangen om zo meer zekerheid te verkrijgen omtrent de volledigheid van deze parkeeromzet. Pagina 13

15 2 Waar staat de gemeente? 2.5 Beheersing verbonden partijen en garantstellingen Beheersing van verbonden partijen en garantstellingen De beheersing van de verbonden partijen en garantstellingen heeft binnen de gemeente Bloemendaal doorlopend de aandacht, maar kenmerkt zich als een proces met een incidenteel karakter. Zo is bijvoorbeeld de AO/IC niet specifiek beschreven en maakt de toetsing op de beheersing geen onderdeel uit van de huidige verbijzonderde interne controle. De procesbeheersing hieromtrent wordt steeds belangrijker daar de gemeente nu maar zeker ook in de toekomst meer op afstand in de rol van opdrachtgever zal fungeren in samenwerkingsverbanden. Bij dit proces zijn verschillende medewerkers vanuit meerder disciplines betrokken (o.a. financiën, beleid juridische zaken). Formele aspecten die in het kader van de jaarrekening gerapporteerd moeten worden maken onderdeel uit van het jaarafsluitingsproces. Wij adviseren nadere kaders vast te stellen over de mate en diepgang van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokken medewerkers op basis van een risico-afweging. Dit dient naar ons oordeel niet alleen reactief plaats te vinden. Wijziging BBV Als gevolg van een wijziging van artikel 15 van het BBV zijn gemeenten voor het begrotingsjaar 2014 verplicht nadere informatie in de paragraaf verbonden partijen op te nemen om het inzicht in de verbonden partijen van de gemeente te bevorderen. Daarbij gaat het onder meer om het belang dat de gemeente heeft in de financiële positie van de verbonden partijen en wijze van financiering. Wij hebben geconstateerd dat de begroting 2014 al nagenoeg alle relevante gegevens omvat, met name als het gaat om de financiële positie en wijze van financiering van de verbonden partij. Wij adviseren u om deze informatie ook al in de jaarrekening 2013 mee te nemen. Pagina 14

16 2 Waar staat de gemeente? 2.6 SISA De gemeente Bloemendaal dient voor het boekjaar 2013 op grond van wettelijk voorschrift voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening, waarvoor het te hanteren model door het ministerie van Bzk is voorgeschreven. Dit in het kader van Single information en Single audit (SiSa). Het aantal regelingen waarover de gemeente verantwoording dient af te leggen bedraagt tien (gegevens 2012). De SiSaregelingen in het kader van het sociale domein zijn uitbesteed aan de Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken in Heemstede. De gemeente Bloemendaal ontvangt aan het eind van het jaar gecertificeerde verantwoordingsinformatie van de gemeente Heemstede. Een juiste administratieve organisatie en interne beheersing van het proces draagt bij aan een tijdige en betrouwbare informatievoorziening en verantwoording betreffende de onder SiSa vallende regelingen. Hiermee wordt bovendien geborgd dat bij het samenstellen van de jaarrekening de juiste documentatie beschikbaar is voor het invullen van de SiSa-bijlage en zo het samenstellen van de SiSa-bijlage en de interne controle daarop geen tijdrovend proces wordt. De gemeente onderkent het belang hiervan, maar neemt nog geen SiSa-regelingen mee in de verbijzonderde interne controletoetsing en ligt de verantwoordelijkheid bij de verantwoordelijke functionarissen. Ten aanzien van de toetsing en onze ervaringen uit voorgaande jaren merken wij op dat het zwaartepunt van de werkzaamheden gericht op de rechtmatige besteding, pas laat in het proces en veelal als onderdeel van het jaarwerk wordt aangevangen en afgerond. Gedurende het jaar zijn er al mogelijkheden om kennis te nemen van de concept SiSa-bijlage, kan de risicoanalyse worden opgesteld en tussentijdse informatie worden beoordeeld en gedocumenteerd zoals voorgeschreven. Risicoanalyse per regeling aandachtspunt om inzichtelijk te maken De interne beheersing rondom SiSa-regelingen zal gericht moeten zijn op aspecten als het opstellen/ beoordelen van de risicoanalyse per regeling, de toereikendheid van de opzet van de administratieve organisatie en het uitvoeren van een lijncontrole. Deze werkzaamheden geven de gemeente inzicht in de mate van beheersing rondom de SiSa-regelingen. Voor regelingen met een omvang > is de gemeente verplicht om deze werkzaamheden zelf uit te voeren en vast te leggen. Wij adviseren meer tijdig gedurende het jaar de risicoanalyse uit te voeren en de lijncontrole te documenteren en de toetsing hiervan binnen de verbijzonderde interne controle te beleggen. In dit kader hebben wij de vereisten vanuit de verschillende regelingen samengevat in een werkprogramma dat door de gemeente gehanteerd kan worden. Afspraken kunnen gemaakt worden om te bewaken dat de vereiste werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd. Pagina 15

17 Sectie 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

18 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.1 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk staan wij stil bij een aantal aandachtspunten voor het boekjaar 2013 die naar onze mening bijzondere aandacht dienen te hebben bij het opmaken van de jaarrekening. De aandachtspunten aangaande verbonden partijen en SiSa zijn nader omschreven in paragrafen 2.5 en 2.6. Actualisatie van grondexploitatie Verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen Gelet op de omvang van het financiële belang en de risico s omtrent de grondexploitaties is het van belang dat de exploitatieberekeningen ten tijde van de jaarrekeningcontrole geactualiseerd zijn en dat de eventuele effecten hiervan zijn verwerkt. Daarbij vragen wij ook aandacht voor het opstellen en een risicoanalyse inclusief kans en impact en hierover te rapporteren in de paragraaf weerstandsvermogen. Naast de verbonden partijen is het voor de gemeente ook van belang om goed inzicht te hebben in de financiële positie van organisaties waaraan leningen zijn verstrekt dan wel organisaties waarvoor de gemeente een garantstelling heeft afgegeven. Toezicht op verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen, alsmede adequate analyse van de financiële positie van de partijen, worden steeds belangrijker in de huidige economische omstandigheden. Wij wijzen u erop om eventuele risico s betreffende de hiervoor genoemde verbonden partijen, verstrekte leningen en garantstellingen gedurende het jaar goed te monitoren, en om mede in het kader van de jaarrekening 2013, goede afspraken te maken met de betrokken partijen over een tijdige en effectieve informatievoorziening. Pagina 17

19 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Mogelijk risico voor gemeenten inzake de ontwikkeling VPB plicht Overheidsbedrijven die economische activiteiten verrichten zijn vanaf 1 januari 2016 waarschijnlijk verplicht om altijd vennootschapsbelasting (VPB) te betalen. De Staatssecretaris van Financiën heeft dit in de zogenoemde Notitie Belastingplicht Overheidsbedrijven gepubliceerd. Hierin heeft hij het voornemen geuit om: een integrale vennootschapsbelastingplicht in te voeren voor indirecte overheidsbedrijven (zoals BV s en NV s waarvan alle aandelen worden gehouden door overheden); overheden te dwingen hun meer commercieel getinte activiteiten verplicht af te zonderen in een indirect overheidsbedrijf (dat vervolgens met vennootschapsbelasting wordt belast). Voor de gemeente Bloemendaal kunnen deze wijzigingen grote gevolgen hebben. Wij adviseren u op korte termijn in kaart te brengen wat de mogelijke gevolgen van dit voornemen kunnen zijn en binnen het convenant met de belastingdienst hierover duidelijkheid te verkrijgen. Mogelijke afschaffing BTW- Compensatiefonds met ingang van 2015 Het kabinet ziet af van het schrappen van het BTW-Compensatiefonds, maar handhaaft de bezuiniging van ruim een half miljard euro die de afschaffing zou opleveren. Dat bedrag wordt nu gekort op het provincie- en gemeentefonds. Aan het voortbestaan van het BTW-Compensatiefonds zijn wel twee voorwaarden verbonden: de door het kabinet geplande structurele bezuiniging van 550 miljoen euro op het budget wordt gekort op het gemeentefonds en het provinciefonds; bovendien wordt vanaf 2015 een jaarlijks maximumbudget vastgesteld, zodat decentrale overheden niet onbeperkt btw kunnen terugvragen. Pagina 18

20 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen De 3 decentralisaties Participatiewet AWBZ Jeugdzorg Vanuit de rijksoverheid wordt er in de komende jaren een grote decentralisatie doorgevoerd, waarbij taken van het rijk en de provincie bij de gemeente komen te liggen. De Participatiewet voegt de WWB, WSW en de deel van de Wajong samen, zodat er straks één regeling is voor iedereen die in staat is om te werken. Er komen 35 regionale werkbedrijven die mensen met een arbeidsbeperking aan de slag helpen. Per 1 januari 2015 blijft de Wajong alleen nog toegankelijk voor mensen die duurzaam en volledig arbeidsongeschikt zijn. Ook vindt er een herkeuring plaats van de mensen die nu in de Wajong zitten. Naar verwachting blijven er mensen in de Wajong. Deze groep behoudt hun Wajong-uitkering die via het UWV loopt. Vanaf 1 januari 2015 is nieuwe instroom in de WSW niet meer mogelijk, huidige WSW ers behouden hun rechten en plichten. Gemeenten worden geheel verantwoordelijk voor de activiteiten op het gebied van dagbesteding, ondersteuning, begeleiding en verzorging. De decentralisatie vanuit de AWBZ is daarmee breder dan voorheen: niet alleen dagbesteding, maar ook ondersteuning, begeleiding en verzorging komt richting gemeenten. De aanspraken worden beperkt, dienstverlening wordt versoberd en meer gericht op waar ze het hardste nodig is en gaat vallen onder de wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De Wmo wordt herzien, er komt een nieuwe wet. De aanspraken op huishoudelijke hulp worden vervangen door een maatwerkvoorziening voor degenen die het echt nodig hebben en het niet uit eigen middelen kunnen betalen. Aan gemeenten wordt een zeer ruime beleidsvrijheid gegeven met betrekking tot de concrete invulling van deze gedecentraliseerde voorzieningen. Vanaf 2013 vindt scheiding van woning en zorg plaats met verdere decentralisatie in Per 1 januari 2015 komt alle Jeugdzorg onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten te vallen. Het gaat dan om jeugdggz, provinciale jeugdzorg, gesloten jeugdzorg, jeugdreclassering, jeugdbescherming en jeugd-lvg. Preventie en uitgaan van eigen kracht staan in deze transitie centraal. Door eerder de juiste hulp op maat te bieden, kan een beroep op dure gespecialiseerde hulp worden voorkomen. Het gaat om een integrale benadering aan gezinnen volgens het uitgangspunt één gezin, één plan, één regisseur ; door ontschotting van budgetten ontstaan meer mogelijkheden voor betere samenwerking en innovaties in ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en gezinnen. De transitie gaat gepaard met een bezuiniging van netto 80 miljoen in 2015, oplopend tot 300 miljoen vanaf De gemeente Bloemendaal is tijdig aangehaakt en zich goed bewust van de ontwikkelingen van deze regelgeving en gaat ondanks de vele onzekerheden die er op dit moment nog zijn door met ontwikkelingen van beleid ter voorbereiding op deze transitie. Het is van belang de effecten van de decentralisatie afzonderlijk te monitoren. Wij adviseren om de (financiële) gevolgen, die over meerdere programma s verspreid staan, gedurende de transitieperiode afzonderlijk inzichtelijk te maken en hierover periodiek vanuit de directie aan het bestuur te rapporteren. Pagina 19

21 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen BBV is op punten aangepast Op 25 juni 2013 is een besluit genomen tot wijziging van het BBV. Dit besluit is genomen ter versterking van de deugdelijkheid en transparantie van de begroting en de meerjarenraming van provincies en gemeenten en het versterken van de horizontale controle daarop. De gestelde vereisten aan begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag zijn hiermee aangepast en aangevuld. Het is van belang bij het opmaken van de begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag dit besluit toe te passen. De belangrijkste wijzigingen betreffen: Technische aanpassingen: Benaming van Programmarekening is aangepast in 'Overzicht van baten en lasten'. Wijziging term 'gerealiseerd resultaat voor bestemmen' in 'gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten. Wijziging term 'gerealiseerd resultaat na bestemmen' in 'gerealiseerde resultaat. Benaming paragraaf 'Weerstandsvermogen' is aangepast in 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Verantwoording van informatie over verbonden partijen naar verwachting de grootste impact Inhoudelijke aanpassingen: Uitbreiding van de informatie in de Paragraaf Verbonden partijen met: Naam en vestigingsplaats, het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd', veranderingen die zich gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft, het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, resultaat van de verbonden partij. Hierbij merken wij op dat de gemeente Bloemendaal in het verleden al veel informatie verantwoorde over de financiële positie van verbonden partijen. Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen. Toevoeging van het onderdeel Investeringen met economisch nut met 'Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven'. Achtergrond bij de laatste wijziging is dat de huidige regelgeving (bij riool- en afvalstoffenheffing) tot onduidelijkheden bij fiscale procedures leidden (met name op het gebied van kostentoerekening). Uitgangspunt is nu dat investeringen in casu worden geactiveerd onder dit onderdeel. Indien gemeenten in de heffing bijdragen hebben opgenomen voor toekomstige vervanging van deze investeringen komen deze gelden in een vervangingsvoorziening. Indien de investering wordt gerealiseerd vindt activering plaats, daarna worden direct de daartoe bestemde gelden uit de vervangingsvoorziening rechtstreeks in mindering op het geactiveerde bedrag verwerkt. Dit besluit treedt in werking per begrotingsjaar Pagina 20

22 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013 van kracht Per 1 april 2013 is de aanbestedingswet in werking getreden waarmee de Europese regels toegepast worden op de Nederlandse situatie. De wet moet vooral zelfstandigen zonder personeel (zzp ers) en het midden- en kleinbedrijf betere kansen bieden op overheidsopdrachten. Een aantal belangrijke wijzigingen zijn: - Aanbestedende diensten zijn verplicht het gunningscriterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te hanteren. - De aanbestedende dienst wordt verplicht een proces-verbaal op te stellen over de gunning van de opdracht. In dat proces-verbaal moet onder meer worden opgenomen de naam van de winnaar en een motivering daarvan. - Ten aanzien van de geschiktheidseisen mogen geen eisen worden gesteld aan de omzet, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om toch omzeteisen te stellen. - Beginsel van proportionaliteit waarbij de eisen die bij een aanbesteding aan een ondernemer worden gesteld in verhouding moeten staan tot de opdracht. - In principe geen clustering van opdrachten op zo'n manier dat kleinere bedrijven geen kans meer maken. - Ondernemers kunnen voortaan met een zogeheten eigen verklaring aangeven dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Alleen de winnende ondernemer van de aanbesteding dient op verzoek de originele bewijsstukken aan te leveren. - (Voor)aankondigingen van de opdracht moeten verplicht via TenderNed (elektronisch systeem voor aanbesteden) worden gepubliceerd. De gemeente is zich bewust van de wijzigingen en de impact hiervan op de huidige processen. Vanuit Stichting RIJK zijn de leidraden al aangepast aan de nieuwe wetgeving en heeft uitgebreide voorlichting aan de organisatie plaatsgevonden. De regelgeving laat echter op onderdelen ook mogelijkheden open tot afwijkingen. In dit kader is het van belang dat de overwegingen hieromtrent gemotiveerd aan de voorkant in het aanbestedingsdossier worden opgenomen. Pagina 21

23 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 3.2 Actuele ontwikkelingen Wet Normering Topinkomens in de publieke sector Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Deze nieuwe wet vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT). Binnen de WNT wordt de bezoldiging van topfunctionarissen genormeerd. Onder topfunctionarissen wordt bij een gemeente verstaan: de gemeentesecretaris en de griffier. Een overschrijding van het beloningsmaximum - circa op fulltime jaarbasis, inclusief loon in natura (zoals de auto van de zaak) en inclusief het werkgeversdeel in de pensioenpremie - is voor dat deel onverschuldigd betaald en moet door de betrokkene worden terugbetaald. Niet terugbetaalde overschrijdingen moeten door ons bij de minister worden gemeld. Voor de topfunctionarissen zijn tevens grenzen gesteld aan de contractuele ontslagvergoeding ( ). Onafhankelijk van de bezoldiging geldt voor topfunctionarissen een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging in de jaarrekening, opgesplitst in 4 elementen: beloning, sociale verzekeringspremies, belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn. Voor medewerkers (niet zijnde topfunctionarissen) geldt tevens een publicatieverplichting indien de bezoldiging boven het maximum uitkomt. Onder medewerkers wordt in dit kader ook verstaan inhuur van personeel, waarbij de bezoldiging gelijk staat aan het factuurbedrag. Voor deeltijdmedewerkers (of tijdelijke inhuur) geldt dat een analyse moet worden gemaakt van de bezoldiging over het hele jaar door de deeltijdfactor naar rato om te rekenen tot een jaarsalaris. Indien het deeltijdsalaris dan boven het bezoldigingsmaximum uitkomt, geldt ook hier een publicatieverplichting. Overgangsrecht De WNT zal van toepassing zijn op aanstellingen en op arbeidscontracten die zijn gesloten nà de inwerkingtreding van de nieuwe wet. De WNT kent een eerbiedigende werking van vier jaar (2013 tot en met 2016) na inwerkingtreding van de WNT, voor contracten die al bestonden op 6 december Dit is de datum waarop de Tweede Kamer het wetsvoorstel heeft aangenomen. Daarna moet de beloning in de drie volgende jaren (2017, 2018, 2019) stapsgewijs worden afgebouwd, zodat in jaar acht (2020) de bezoldiging het maximum niet meer overschrijdt. Deze eerbiedigende werking geldt niet voor nieuwe bezoldigingen en bestaande contracten die zijn aangepast nà 6 december Gevolgen voor de jaarrekening 2013 De inwerkingtreding van de WNT betekent dat in de jaarrekening 2013 een overzicht moet worden opgenomen van alle topfunctionarissen (zijnde de gemeentesecretaris en griffiers) waarbij op persoonsniveau de verschillende componenten van het beloningsmaximum dienen te worden toegelicht. Daarnaast moet een overzicht worden opgenomen op functieniveau van alle medewerkers waarvan de bezoldiging boven het maximum uitstijgt. Wij adviseren u vroegtijdig in kaart te brengen welke medewerkers moeten worden toegelicht in de jaarrekening 2013 en of sprake is overschrijding van het bezoldigingsmaximum (circa ) dan wel de maximale beëindigingsvergoeding ( ) voor een topfunctionaris van de gemeente. Indien niet geheel wordt voldaan aan de openbaarmakingsverplichting of sprake is van onverschuldigde betalingen (bij overschrijding van de beloningsmaxima) dienen wij dit te melden bij de minister. Pagina 22

24 Bijlage 1 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

25 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 1 Proces Bevinding Aanbeveling / advies Status 2013 Verbijzonderde interne controle Jaar van constatering en rapportering: De medewerker verbijzonderde interne controle heeft middels een deelwaarneming beoordeeld of er aan het inkoopbeleid van de gemeente is voldaan. De deelwaarneming is opgesteld vanuit alle crediteurenfacturen en betreffen veelal inkopen < 15K. In het inkoopbeleid worden eisen gesteld voor inkopen vanaf 15K, waardoor er in de deelwaarneming onvoldoende waarnemingen worden uitgevoerd. - Wij adviseren u de selectie van de deelwaarneming in te steken vanaf crediteuren > 15K en dit op te nemen in het AO/IC plan. Opgevolgd. - De medewerker van verbijzonderde interne controle heeft middels een deelwaarneming beoordeeld of de autorisaties in het proces betalingsverkeer aanwezig zijn. De waarnemingen zijn willekeurig geselecteerd uit betalingsvoorstellen, welke in de betreffende mappen bij financiën aanwezig zijn. De selectie van de deelwaarneming dient echter plaats te vinden in een vooraf geïdentificeerde populatie, waarna met een vast interval een selectie kan worden gemaakt voor de deelwaarnemingen. - Wij adviseren u de selectie van de deelwaarneming voor het betalingsverkeer vanuit de daadwerkelijk uitgevoerde betalingen te selecteren en dit op te nemen in het AO/IC plan. Opgevolgd. Burgerzaken Jaar van constatering en rapportering: Er vindt geen zichtbare controle plaats op de invoer van de legestarieven in het kassasysteem bij burgerzaken. - Zichtbare gecontroleerde invoercontrole door een tweede medewerker direct na het invoeren van de nieuwe legestarieven. Niet opgevolgd. Aanbestedingen Jaar van constatering en rapportering: Vanwege het ontbreken van een contractenregister is de volledigheid van de aan te besteden projecten/contracten niet volledig gewaarborgd. Voor de grootste contracten is het risico ondervangen vanwege de aanwezigheid van de inkoopkalender van Stichting RIJK. - Wij adviseren u om een contactenregister in te voeren. Niet opgevolgd. Pagina 24

26 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 1 Proces Bevinding Aanbeveling / advies Status 2013 Burgerzaken Jaar van constatering en rapportering: Het kassasysteem bij burgerzaken is dermate verouderd waardoor de omzet mogelijk niet volledig is vast te stellen. Er zit een reset functie op de kassa waardoor gegevens permanent verwijderd kunnen worden en niet zichtbaar zijn op de omzetstroken van het kassasysteem. De reset functie werkt met een sleutel, echter is die te allen tijde aanwezig in de kassa. Parkeren Jaar van constatering en rapportering: De contante geldstroom inzake parkeerleges worden verzorgd door een derde partij (Brinks), welke periodiek de parkeermeters ledigt en de parkeerstroken/opbrengstgegevens aflevert bij de gemeente. Deze opbrengsten worden bijgehouden en gecontroleerd door de gemeente, echter wordt er geen aansluiting gemaakt tussen de verschillende telstroken, welke oplopend genummerd worden bij elke lediging van elke parkeerautomaat. - Wij adviseren u om de sleutel, welke in het huidige kassasysteem aanwezig is, apart te bewaren door medewerkers die geen gebruik maken van het kassasysteem. - Wij adviseren u om de doorlopende nummering van de parkeerstroken, van alle parkeerautomaten, te controleren om de volledigheid van de afstortingen zelfstandig te kunnen beoordelen. Er wordt op de afdeling getracht om de sleutel apart te bewaren. Echter door het verouderde kassasysteem kan het risico niet volledig gemitigeerd worden. Opgevolgd. Omgevingsvergunningen Jaar van constatering en rapportering: Er vindt geen zichtbare controle plaats op de invoer van de legestarieven in Squit XO. - Zichtbare gecontroleerde invoercontrole door een tweede medewerker direct na het invoeren van de nieuwe legestarieven. Niet opgevolgd. Pagina 25

27 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 1 Proces Bevinding Aanbeveling Status 2013 DigiD Jaar van constatering en rapportering: Naar aanleiding van beveiligingsincidenten rondom DigiNotar en DigiD is in 2012 het beveiligingsassessment rondom DigiD aangekondigd. Inmiddels is enige tijd verstreken en zijn diverse gemeenten en leveranciers van gemeentelijke websites gestart met het inventariseren van de impact van de norm van Logius. Ernst & Young maakte onderdeel uit van de pilot die door VNG en KING is georganiseerd om de impact van de norm te bepalen en is sindsdien actief betrokken bij diverse gemeenten en gemeentelijke leveranciers. Wij zien echter dat inspanningen momenteel nog achterblijven wat het risico met zich meebrengt dat gemeenten niet tijdig een assessment hebben laten uitvoeren. Invoer IBAN Jaar van constatering en rapportering: 2012 Uiterlijk 1 februari 2014 moeten deze standaarden ingevoerd zijn. Het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie constateert dat publieke instellingen, in tegenstelling tot elders in Europa waar publieke instellingen een voorbeeldfunctie vervullen, niet vroeg overgaan. Met name gemeenten zullen een extra inspanning moeten verrichten voor de overgang op IBAN, die momenteel nog erg achterblijft. Uit de migratiemonitor blijkt dat een substantieel deel van de gemeenten zijn planning nog moet bepalen. - Wij adviseren u op korte termijn de IST situatie te bepalen om vast te stellen waar u momenteel staat. Op die manier heeft u nog ruim de tijd eventuele verbeteringen door te voeren, voordat u zich laat toetsen tegen de norm. Ten aanzien van dit finale assessment adviseren wij u op korte termijn afspraken te maken met uw auditor. - Wij willen u graag wijzen op de naderende deadline en het belang om de planning ten aanzien van de IBAN implementatie te bepalen. Onderhanden. Onderhanden. Pagina 26

28 Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Bijlage 1 Proces Bevinding Aanbeveling Status 2013 Treasury Jaar van constatering en rapportering: Uit de voorjaarsnota en de najaarsnota blijkt dat de gemeente Bloemendaal in 2012 vreemd vermogen nodig heeft om de investeringen ten aanzien van onderwijs en riolering te kunnen dekken. In het treasurystatuut van de gemeente Bloemendaal (meest recente versie dateert van 16 december 2010) zijn de nadere spelregels opgenomen ten aanzien van het aangaan van leningen. In artikel 4 van het treasurystatuut is opgenomen dat de renterisiconorm zoals vastgelegd in de Wet FIDO niet overschreden mag worden. Deze bedraagt conform de wet FIDO 20%, hetgeen betekent dat de gemeente Bloemendaal in enig jaar niet meer dan 20% van de uitstaande schuld mag herfinancieren. Bij de herfinanciering van één van de lening in eind 2010 was hier reeds rekening mee gehouden. Op basis van de jaarrekening 2011 betekent dit dat de nieuwe lening maximaal 4,7 miljoen mag bedragen. - Wij adviseren u om bij het mogelijk aantrekken van externe financiering rekening te houden met de voorwaarden zoals uiteen zijn gezet in het treasurystatuut alsmede de wet FIDO. Opgevolgd. Grondexploitatie Jaar van constatering en rapportering: De gemeente Bloemendaal heeft een aantal projecten in het kader van de grondexploitatie lopen. Deze projecten maken qua boekwaarde ongeveer28 % uit van de balanstotaal van de gemeente Bloemendaal (cijfers jaarrekening 2011). In de tussentijdse rapportages van de gemeente Bloemendaal wordt echter geen stand van zaken weergegeven ten aanzien van de grondexploitaties. Gezien de relatieve grote omvang ten opzichte het balanstotaal en de huidige marktomstandigheden is dit ons inziens ongewenst. - Wij adviseren u om in de tussentijdse rapportages een additioneel hoofdstuk op te nemen inzake de status en financiële stand van zaken ten aanzien van de grondexploitaties. Verder hebben wij vernomen dat er eind 2012 voor de twee grootste projecten een rapportage zal worden opgesteld, waarin de actualisatie van de exploitatie-opzetten zijn opgenomen. Wij hebben met de organisatie afgesproken om deze rapportages in januari 2013 te bespreken om mogelijke attentie- en uitzoekpunten vroegtijdig gesignaleerd te hebben. Bij de jaarrekeningcontrole worden de grondexploitaties geactualiseerd, waarin in voldoende mate invulling wordt gegeven aan deze aanbeveling. Pagina 27

29 Bijlage 2 Reikwijdte en controleaanpak

30 Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 2 Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Bloemendaal brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deel uitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2013 van de gemeente Bloemendaal. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelsonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) 1% >1% < 3% 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3% < 10% 10% - Op basis van de begroting 2013 van de gemeente Bloemendaal betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van en een totaal van onzekerheden van de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het controleprotocol 2012 en 2013 is een rapportagetolerantie van opgenomen voor fouten en voor onzekerheden. Pagina 29