Professioneel Gedrag en de Positionering van Inkoop

Transcriptie

1 Professioneel Gedrag en de Positionering van Inkoop door drs. Hendrik J. Kiwiet MBA, Directeur InQuest Talent Development Competenties en het belang daarvan op de werkplek zijn al enige jaren onderwerp van gesprek. Bemiddelaars, vakverenigingen, opleidingsinstituten, trainers en coaches leveren tools, methodes en visies, die de veelal wat introverte en inhoudelijke adviseur, om moeten scholen naar Trusted Business Partner. De markt geeft het beestje het liefst een naam. Inkoper 1.0 refereert aan de oude stijl inkoper. De professional die moest vechten voor zijn positie. De professional die ook geld verdiende voor de organisatie, maar dat deed op zijn manier. De Inkoper, of de inkoper nieuwe stijl, is de vertrouwde business partner die kan levelen met de organisatie en door zijn geëngageerdheid en positie, prioriteit weet af te dwingen. Als marktleider spreekt InQuest met het bedrijfsleven en overheden over hun behoefte aan inkoopprofessionals enerzijds en met inkoopprofessionals over hun loopbaan en ontwikkeling anderzijds. Zo is ook InQuest in het gesprek in de markt betrokken geraakt. Een gesprek over schaarste en kwaliteiten en hoe en of competenties invloed hebben op positionering. Met de markt in gesprek Ons gesprek met de markt is begonnen met werklunches waar onze klanten werden uitgenodigd om over competentiemanagement binnen Inkoop te reflecteren en onderlinge referentiekaders uit te wisselen. Meer dan 35 organisaties hebben aan deze validatie gesprekken deelgenomen en kwamen uiteindelijk tot de volgende conclusies: Ondanks de investering in mensen, methodes en technieken overstijgen de meeste inkoop-organisaties nauwelijks het tactisch niveau; Kennis en ervaring zijn voor Inkoop belangrijk, maar competenties zijn onmisbaar en doorslaggevend voor de positie en meerwaarde van Inkoop; Inkoopprofessionals moeten zich meer bekwamen in de interactie met de organisatie; Stijlflexibiliteit, luistervaardigheid en businessinstinct zijn net zo belangrijk als onderhandelen en resultaatgerichtheid; Het vermogen om te levelen met de business, bruggen te bouwen en weerstand te weerleggen zou een grotere rol moeten spelen in selectie procedures; Het ontwikkelen van competenties van medewerkers zou doelgericht moeten plaatsvinden. Eind 2012 zag InQuest dat de grote vragen: welke competenties belangrijk zijn en wat er nog ontwikkeld moet worden, onvoldoende scherp konden worden beantwoord. Voor InQuest als Marktleider direct aanleiding voor de eerste InQuest Talent Development (ITD) Inkoop Talent Survey. De ITD Talent Survey 2012 De ITD Inkoop Talent Survey 2012 is opgezet met als doel een eerste inventarisatie te maken van de ideeën t.a.v. competenties binnen ons netwerk. Daartoe hebben we de markt een lijst van 41 competenties voorgelegd en zijn twee vragen gesteld: 1. Geef de 5 belangrijkste competenties voor Inkoop 2. Geef aan welke 3 competenties het meest moeten worden ontwikkeld Alvorens de resultaten van dit onderzoek te behandelen kijken we naar de representativiteit van de steekproef. 1/6

2 De Steekproef Meer dan 220 inkoopprofessionals hebben gereageerd. Aan de respondenten zijn segmentatievragen gesteld voor interpretatie doeleinden. Alle respondenten is gevraagd het volgende aan te geven: 1. In welk type organisatie werkt u (Global, Regional of Local) 2. Welk soort functie bekleedt u (Management, Inkoper of Adviseur en overige) 3. Grootte van de afdeling waar men leiding aan geeft (indien van toepassing) 4. Omvang van de Inkoopspend in 2011 De volgende grafieken geven een inzicht in de samenstelling van de respondenten. Conclusies met betrekking tot de Steekproef Omdat niet alle vragen een verplichte invoer vereiste is het aantal valide respondenten (n) verschillend per segmentatievraag. Categorieën NA (no answer) en NVT (niet van toepassing) zijn achterwege gelaten. De respondenten lijken een representatieve dwarsdoorsnede van de markt te geven. Organisatieomvang en Inkoopspend laten een goede verdeling zien. De stakeholdersmanagement segmentatie laat een goede verdeling van Global, Regional en Local bedrijven zien. De omvang van de Inkooporganisaties is zeer herkenbaar in de markt. Global Regional Local Grafiek 1 Verdeling respondenten naar type organisatie (n=182) 46% = leider 10% = adviseur 37% = inkoper 7% = overig Grafiek 2 Inkoop positie van respondenten (n=179) De Resultaten uit de ITD Talent Survey 2012 Top 40 Inkoop Competenties 170 inkoopprofessionals hebben zich uitgesproken over twee vraagstellingen met betrekking tot competenties. Uit de reacties zijn twee Top 40 lijsten samengesteld. De eerste is de lijst met de belangrijkste Inkoopcompetenties. De tweede lijst geeft aan welke competenties het meest ontwikkeld moeten worden. De volledige Top 40 lijsten zijn in de bijlagen opgenomen. Voor de analyse en interpretatie maken we voor dit artikel gebruik van de Top 10 competenties van beide lijsten Grafiek 3 Inkoop spend door Inkoop afdeling in 2011 (n=189) mln mln mln mln >1 mld 1-3 fte 4-7 fte 8-10 fte fte >21 fte Grafiek 4 Omvang van de Inkoop afdeling van de respondent (n=113) Top 10 Competenties voor Inkopers Stemmen Stem Cummulatief 1 Analytisch denken 94 8,70% 8,70% 2 Integriteit 63 5,83% 14,52% 3 Onderhandelen 57 5,27% 19,80% 4 Klantgerichtheid 56 5,18% 24,98% 5 Overtuigingskracht 55 5,09% 30,06% 6 Probleemoplossend verm. 53 4,90% 34,97% 7 Luisteren 51 4,72% 39,69% 8 Samenwerken 51 4,72% 44,40% 9 Besluitvaardigheid 48 4,44% 48,84% 10 Zakelijk instinct 44 4,07% 52,91% % 20% 2/6

3 Conclusies en Interpretaties Top 10 Inkoop Competenties Wanneer wij de lijst bekijken geeft Pareto s 80/20 regel een eerste interessant inzicht. De eerste drie competenties vertegenwoordigen gezamenlijk 20% van de stemmen en daarmee 80 % van de inkoopeffectiviteit in organisaties. Analytisch denken, Integriteit en Onderhandelen vormen, volgens de markt en Pareto, de basiscompetenties van alle Inkopers. Deze drie competenties scharen we onder het containerbegrip Inkoper 1.0. Competenties op de positie 4 tot en met 10 zijn competenties die meer horen bij de Inkoper nieuwe stijl of. Het is alleen jammer dat deze competenties, volgens Pareto, een beperkte meerwaarde hebben. Teleurstellend ja, maar ook herkenbaar. In onze validatie gesprekken met de markt werd geconcludeerd dat ondanks alle investeringen in het proces, kennis en kunde, men zelden tijdig wordt betrokken bij strategische besluitvorming en businessplanning. Er is de afgelopen 15 jaar druk gebouwd aan Inkoop. Moderne bedrijven beschikken over professionele organisaties en toch geven inkopers aan dat, onverlet wat uitzonderingen, de meeste inkoopafdelingen nauwelijks een tactische bijdrage aan de organisatie kunnen overstijgen. Waar ligt dat aan? Waarschijnlijk geeft de Top 10 Te Ontwikkelen competenties hier een antwoord op. Top 10 Te Ontwikkelen Inkoop Competenties Stemmen Stem Cummulatief 1 Klantgerichtheid 45 7,83% 7,83% 2 Samenwerken 38 6,61% 14,43% 3 Plannen en organiseren 31 5,39% 19,83% 4 Doelgerichtheid 27 4,70% 24,52% 5 Visie 26 4,52% 29,04% 6 Besluitvaardigheid 25 4,35% 33,39% 7 Conceptueel denken 25 4,35% 37,74% 8 Organisatiesensitiviteit 23 4,00% 41,74% 9 Analytisch denken 21 3,65% 45,39% 10 Durf 20 3,48% 48,87% 1.0 Conclusies Top 10 Te Ontwikkelen Inkoop Competenties Direct valt op dat 4 van de 10 Te Ontwikkelen Competenties voor de Inkoopafdeling herkansingen zijn! Als voorbeeld; bovenaan de lijst Top 10 Te Ontwikkelen Competenties staat Klantvriendelijkheid. Deze competentie neemt de vierde plaats in op de Top 10 Belangrijkste Inkoop Competenties. Vergelijk dit met de Competentie Integriteit die in de eerste lijst op de tweede plaats komt, maar in de Te Ontwikkelen lijst op de laatste plaats komt. Wat je goed in huis hebt hoef je niet te ontwikkelen tenslotte! De Ferrari staat in de garage maar niemand kan, wil en/of mag ermee de weg op! Waar ligt dat aan? Er staan nog meer herkansingen in de lijst Te Ontwikkelen. Samenwerken () op de tweede plaats, Besluitvaardigheid () op de zesde plaats en Analytisch denken (1.0) op de negende plaats. Dat onderstreept de beperkte meerwaarde van Inkoper die Pareto voorspelde. Het geeft ook aan dat ondanks al het gepraat over meer communicatieve en geëngageerde inkopers er weinig van terecht komt. Want echt Klantvriendelijk en Besluitvaardig zijn we nog niet en Samenwerken gebeurt te weinig. Hier valt nog een hoop te verbeteren. Dat Analytisch denken (nummer een uit de eerste lijst) nog in de Top 10 Te ontwikkelen voorkomt is zorgwekkend. Blijkbaar gaat er iets mis in de selectie bij de instroom van nieuwe medewerkers. Wat zou daaraan ten grondslag liggen? Naast herkansingen zijn er nieuwe competenties te vinden in de top van de Te Ontwikkelen lijst. Deze zijn in de tabel met ster aangegeven. De competenties zijn: Plannen en Organiseren (16 de op Top 40 Competenties voor Inkopers) Doelgerichtheid (12 de op Top 40 Competenties voor Inkopers) Visie (17 de op Top 40 Competenties voor Inkopers) Conceptueel Denken (19 de op Top 40 Competenties voor Inkopers) Organisatiesensitiviteit (11 de op Top 40 Competenties voor Inkopers) Durf (22 ste op Top 40 Competenties voor Inkopers) 3/6

4 De Toekomstige Inkoper In dit artikel zijn wij begonnen met een beschrijving van hoe de marktpartijen worstelen met containerbegrippen en dat de inkooporganisaties op zoek zijn naar een gerichte ontwikkeling van competenties. We weten nu wat de markt denkt nodig te hebben en waar we nog het meeste werk te verrichten hebben. Hierbij zal de gewenste ontwikkelingsrichting van Inkoop een bepalende factor blijven. Uit gesprekken met de markt, in eerdere onderzoeken van NEVI naar inkoopprofielen (2011) en in het boek Inkoop, een nieuw paradigma van Gerco Rietveld. wordt de richting aangegeven. Inkoop moet zich meer richting Business ontwikkelen. Ik zie dit ook in de nieuwe competenties uit de Top 10 Te Ontwikkelen lijst. Conceptueel Denken, Visie en Durf zijn geen traditionele inkoopcompetenties, maar geven de richting aan waarin ons gesprek binnen organisaties moet gaan veranderen. Het Gesprek met de Organisatie Om met Inkoop echt strategisch bezig te zijn in een organisatie moet ons gesprek met de organisatie veranderen. Tot op heden hebben de gesprekken met de Interne klant twee primaire boodschappen gedragen. Kijk eens wat wij besparen is onze eerste en sterkste boodschap. Hier leveren we geld op als we ons werk kunnen doen. Wat ons gelijk bij onze tweede boodschap brengt: Je moet het wel professioneel aanpakken. Goed inkopen vraagt tenslotte om opgeleide en ervaren inkopers alsmede degelijke processen en procedures. Nu besef ik dat ik over-simplificeer en dat er ook uitzonderingen op de regel zijn, maar dit is wel wat we in de meeste bedrijven aantreffen; inkopers die een prima gesprek over processen, procedures en besparingen kunnen voeren. We beschikken over de competenties Integriteit, Onderhandelen en Analytisch Denken (Inkoper 1.0) en kunnen hiermee uitstekend een tactische rol blijven vervullen. Willen we echter echt op strategisch niveau meerwaarde hebben, dan moeten we het gesprek veranderen. Het gesprek over processen, procedures en besparingen is voorbij, oud en versleten. Het nieuwe gesprek over de business, resultaten en waardecreatie gaat beginnen. Inkoper 3.0 is een heel andere Inkoper. Hij kent zijn processen en tools maar praat er niet meer over. Hij luistert, is sensitief en gericht op integratie en engagement met de business. Hij durft te challengen, kijkt vooruit, heeft visie, en heeft meerwaarde. Hij verlegt de grenzen van zijn bureau, spend cube en processen en vindt zijn aansluiting bij de business! Hoe verder? De markt heeft gesproken. We weten welke competenties een Inkoper nodig heeft en welke competenties nog moeten worden ontwikkeld. Maar hoe voorkomen we dat er weer nieuwe herkansingen ontstaan. Hoe krijgen we de huidige organisatie om en wat moeten we veranderen aan ons selectieproces? InQuest Talent Development beschikt over analyse instrumenten, trainingen en borgingsinstrumenten om werkelijk SMART met competentie ontwikkeling aan de slag te gaan. In toekomstige publicaties gaan we daar op in. Kunt u daar niet langer op wachten? Bel dan en we komen graag praten over de mogelijkheden om gericht en succesvol met Competentie Ontwikkeling aan de slag te gaan. Het volledige rapport ITD Talent Survey 2012 kunt u gratis aanvragen via itd@inquest.nl Talent Development 4/6

5 Talent Development Top 40 inkoopcompetenties Belangrijkste Competenties Te ontwikkelen competenties Stemmen Stem Cummulatief Stemmen Stem Cummulatief 1 Analytisch denken 94 8,70% 8,70% 1 Klantgerichtheid 45 7,83% 7,83% 2 Integriteit 63 5,83% 14,52% 2 Samenwerken 38 6,61% 14,43% 3 Onderhandelen 57 5,27% 19,80% 3 Plannen en organiseren 31 5,39% 19,83% 4 Klantgerichtheid 56 5,18% 24,98% 4 Doelgerichtheid 27 4,70% 24,52% 5 Overtuigingskracht 55 5,09% 30,06% 5 Visie 26 4,52% 29,04% 6 Probleemoplossend vermogen 53 4,90% 34,97% 6 Besluitvaardigheid 25 4,35% 33,39% 7 Luisteren 51 4,72% 39,69% 7 Conceptueel denken 25 4,35% 37,74% 8 Samenwerken 51 4,72% 44,40% 8 Organisatiesensitiviteit 23 4,00% 41,74% 9 Besluitvaardigheid 48 4,44% 48,84% 9 Analytisch denken 21 3,65% 45,39% 10 Zakelijk instinct 44 4,07% 52,91% 10 Durf 20 3,48% 48,87% 11 Organisatiesensitiviteit 44 4,07% 56,98% 11 Overtuigingskracht 19 3,30% 52,17% 12 Doelgerichtheid 40 3,70% 60,68% 12 Creativiteit 18 3,13% 55,30% 13 Aanpassingsvermogen 32 2,96% 63,64% 13 Zakelijk instinct 18 3,13% 58,43% 14 Creativiteit 31 2,87% 66,51% 14 Luisteren 18 3,13% 61,57% 15 Initiatief 31 2,87% 69,38% 15 Mondelinge communicatie 16 2,78% 64,35% 16 Plannen en organiseren 28 2,59% 71,97% 16 Omgevingsbewustzijn 16 2,78% 67,13% 17 Visie 26 2,41% 74,38% 17 Initiatief 15 2,61% 69,74% 18 Mondelinge communicatie 24 2,22% 76,60% 18 Probleemoplossend vermogen 13 2,26% 72,00% 19 Conceptueel denken 24 2,22% 78,82% 19 Onderhandelen 12 2,09% 74,09% 20 Stressbestendigheid 20 1,85% 80,67% 20 Zorgvuldigheid 11 1,91% 76,00% 21 Vasthoudendheid 20 1,85% 82,52% 21 Stijlflexibiliteit 10 1,74% 77,74% 22 Durf 19 1,76% 84,27% 22 X-factor 10 1,74% 79,48% 23 Stijlflexibiliteit 19 1,76% 86,03% 23 Zelfontwikkeling 9 1,57% 81,04% 24 X-factor 19 1,76% 87,79% 24 Delegeren 9 1,57% 82,61% 25 Zorgvuldigheid 18 1,67% 89,45% 25 Vasthoudendheid 9 1,57% 84,17% 26 Omgevingsbewustzijn 16 1,48% 90,93% 26 Voortgangscontrole 9 1,57% 85,74% 27 Sensitiviteit 12 1,11% 92,04% 27 Aanpassingsvermogen 8 1,39% 87,13% 28 Onafhankelijkheid 10 0,93% 92,97% 28 Leidinggeven 8 1,39% 88,52% 29 Sociabiliteit 9 0,83% 93,80% 29 Belangstelling 8 1,39% 89,91% 30 Zelfontwikkeling 9 0,83% 94,63% 30 Impact 7 1,22% 91,13% 31 Belangstelling 9 0,83% 95,47% 31 Sensitiviteit 7 1,22% 92,35% 32 Inzet 8 0,74% 96,21% 32 Sociabiliteit 6 1,04% 93,39% 33 Discipline 7 0,65% 96,85% 33 Discipline 6 1,04% 94,43% 34 Impact 6 0,56% 97,41% 34 Organisatie identificatie 6 1,04% 95,48% 35 Organisatie identificatie 6 0,56% 97,96% 35 Collegialiteit 6 1,04% 96,52% 36 Voortgangscontrole 5 0,46% 98,43% 36 Inzet 5 0,87% 97,39% 37 Collegialiteit 5 0,46% 98,89% 37 Coachen 5 0,87% 98,26% 38 Oordeelsvorming 4 0,37% 99,26% 38 Onafhankelijkheid 3 0,52% 98,78% 39 Coachen 4 0,37% 99,63% 39 Oordeelsvorming 3 0,52% 99,30% 40 Delegeren 3 0,28% 99,91% 40 Stressbestendigheid 2 0,35% 99,65% 41 Leidinggeven 1 0,09% 100,00% 41 Integriteit 2 0,35% 100,00% Aantal Stemmen ,00% Aantal Stemmen ,00% solutions 5/6 by people

6 Competentie Definitie Aanpassingsvermogen Het effectief blijven handelen bij veranderende omstandigheden, door gedrag af te stemmen op omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen Analytisch denken Situatie en problemen op grondige wijze onderzoeken, ontleden, er verbanden tussen leggen en logische conclusies trekken Onafhankelijkheid Onderhandelen Door handelen laten zien voor de eigen opvattingen en principes te staan en zich niet te laten beïnvloeden door anderen In overleg optimale resultaten behalen, door een overeenkomst te bereiken waarin doelstellingen en belangen van alle partijen naar elkaar toegebracht zijn Belangstelling Het openstaan en willen begrijpen van de beweegredenen, behoeften en gevoelens van anderen Oordeelsvorming Feiten en meningen met relevante criteria tegen elkaar afwegen om tot realistische beoordelingen te komen Besluitvaardigheid Coachen Collegialiteit Conceptueel denken Creativiteit Delegeren Discipline Doelgerichtheid Durf Impact Initiatief Integriteit Inzet Klantgerichtheid Leidinggeven Luisteren Mondelinge Communicatie Omgevingsbewustzijn Het nemen van beslissingen door een oordeel te geven of door actie te ondernemen Het begeleiden van anderen, door ondersteuning en feedback te geven Het bijdragen aan een onderlinge verstandhouding, waarin collega s elkaar helpen en ondersteunen wanneer dat nodig is en rekening wordt gehouden met ieders belangen Dieper en breder inzicht verwerven in situatie door zaken in een breder perspectief te zien en verbanden te leggen met andere informatie Het ontwikkelen van inventieve, originele en nieuwe oplossingen en ideeën Aspecten van de eigen verantwoordelijkheid en taken door anderen laten verrichten, door op afstand de controle te houden Het voegen naar het beleid van de organisatie en het houden aan de procedures, planningen en voorschriften Het tonen van gedrag dat gericht is op het daadwerkelijk realiseren van de beoogde doelstellingen en resultaten Het nemen van risico s om een doel,resultaat of voordeel te bereiken Het verwerven van aandacht, respect en acceptatie door gedrag en handelen en daardoor zaken voor elkaar krijgen Uit eigen beweging mogelijkheden signaleren, creëren en er naar handelen Het betrouwbaar uitvoeren van de functie, door geldende regels, verantwoordelijkheden en normen en waarden die met de werkomgeving verband houden, te handhaven Het tonen van bereidheid zich volledig in te zetten om prestatie te leveren en successen te boeken Door handelen en gedrag de (interne) klant centraal stellen Richting en sturing bieden aan anderen, door doelen te formuleren, de voortgang te bewaken en medewerkers te stimuleren, motiveren en corrigeren Het kunnen filteren van belangrijke en relevante informatie uit de mondelinge communicatie met anderen Het op begrijpelijke en duidelijke wijze mondeling overbrengen van standpunten, feiten en ideeën Het hebben van inzicht in de ontwikkelingen van de maatschappij, economie, politiek en van het eigen vakgebied en deze kennis effectief vertalen naar de eigen functie of organisatie Organisatie identificaite Het handelen en gedrag een afspiegeling laten zijn van de bedoelingen van de organisatie en betrokkenheid tonen met de doelstellingen Organisatiesensitiviteit Het inleven in de verhoudingen binnen de organisatie en weten hoe daarbinnen te manoeuvreren om doelen te bereiken Overtuigingskracht Meningen, visies en ideeën op een zodanige manier naar voren brengen, dat het door anderen wordt geaccepteerd en overgenomen Plannen en organiseren Het bepalen van doelen en prioriteiten en daarbij aangeven welke acties, middelen en tijd nodig zijn om de doelen te kunnen bereiken Probleemoplossend vermogen Samenwerken Sensitiviteit Sociabiliteit Stijlflexibiliteit Stressbestendigheid Vasthoudendheid Visie Voortgangscontrole X-factor Zakelijk instinct Zelfontwikkeling Zorgvuldigheid Het op een methodische manier tot een oplossing van een vraagstuk komen Samen met anderen effectief willen en kunnen bijdragen aan een gezamenlijk belang Het inleven in de gevoelens en belangen van anderen, door hier rekening mee te houden en naar te handelen. Daarnaast het bewust zijn van de invloed van het eigen gedrag op anderen Het gemakkelijk contact leggen en onderhouden in sociale situaties Het bewust veranderen van het eigen gedrag en de communicatiestijl, om een bepaald doel te kunnen bereiken Het bestand zijn tegen spanningen en tijdens onverwachte of drukke omstandigheden rustig en beheerst blijven functioneren Het vasthouden aan een actie of standpunt tot het beoogde doel bereikt is en bij weerstand toch doorgaan op de ingeslagen weg Het afstand nemen van de dagelijkse praktijk en een beeld en strategie ontwikkelen voor de langere termijn De processen, taken en activiteiten monitoren en bewaken en zo nodig bijstellen, zodat de doelen bereikt kunnen worden Het door persoonlijke kracht en uitstraling anderen aan zich kunnen binden en kunnen beïnvloeden Het signaleren van kansen en mogelijkheden in de markt en hier op inspelen Inzicht verwerven in de eigen sterke kanten, begrenzingen en mogelijkheden en actie ondernemen om te ontwikkelen en verbeteren. Dit door kennis, kunde en vaardigheden eigen te maken en in de praktijk toe te passen Het nauwkeurig werken, waarbij de aandacht is gericht op de totale kwaliteit en details 6/6