PROJECTCONTRACT SPORTTEAM HOOGEZAND

Transcriptie

1 2015 Hanzehogeschool Groningen Instituut voor Sportstudies PROJECTCONTRACT SPORTTEAM HOOGEZAND Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst

2 Inhoudsopgave 1. Identiteit Inleiding Projectdefinitie Fasering en het activiteitenplan Tijdbeheersing Geldbeheersing Kwaliteitsbeheersing Projectorganisatie Interne projectorganisatie Externe projectorganisatie Taken en bevoegdheden Communicatie Risicoanalyse Risicoanalyse Sportpas Risicoanalyse evenement Slot Handtekening Team Handtekening stagebegeleider Bijlage Bijlage 1 Promotiematerialen Bijlage 2 Communicatieplan Bijlage 3 Contract Geciteerde werken P a g i n a

3 1. Identiteit Titel: Toepassing PR op de Sportpas Projectcode: HSVH3SBDC Opdrachtgever: Wim Smit Projectleider: Hiske Wiggers Datum: Inleiding Het team bestaande uit Ilse Mein, Ryanne Tooren, Tom van Heijst en Thom Bonder loopt het gehele jaar stage bij combinatiefunctionaris Wim Smit van het Sportteam Hoogezand-Sappemeer. In de eerste periode heeft het team onderzocht wat het beste communicatiemodel is om basisschoolkinderen in de gemeente Hoogezand- Sappemeer te bereiken met het oog op sportieve evenementen. Uit onderzoek kwam naar voren dat de digitale Sportpas het beste communicatiemodel is voor de gemeente Hoogezand-Sappemeer. De Sportpas zorgt ervoor dat kinderen zich op een makkelijke manier kunnen inschrijven voor sportactiviteiten en een overzicht weergeeft van alle sportactiviteiten die in de gemeente Hoogezand-Sappemeer worden georganiseerd. In de tweede periode is het team bezig geweest om de website van de Sportpas invulling te geven. Hiervoor heeft team heeft een trainingsdag bijgewoond dat werd gegeven door Erik Holtman, de eigenaar van Sportpas. De eerste activiteiten werden toegevoegd op de website en het team heeft door middel van interventies op basisscholen meer aandacht proberen te creëren voor de Sportpas. Hierbij ging het team alle groepen 7 van de 20 basisscholen in Hoogezand-Sappemeer bij langs om een presentatie te geven over de mogelijkheden van de Sportpas. Ook in periode 3 loopt het team stage bij Sportteam Hoogezand-Sappemeer. In deze periode zal het team zich richten op het toepassen van Sportmarketing en PR en het organiseren van een evenement. Hierbij ligt de focus op het invullen van de website van de Sportpas door potentiële sportaanbieders, zoals verenigingen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer en basisschoolkinderen enthousiasmeren over het aanmaken van een account op de Sportpas. Naast het toepassen van sportmarketing en PR, zal er ook een evenement georganiseerd worden. Het voornaamste doel van het georganiseerde evenement is om zoveel mogelijk basisschoolkinderen een account aan te laten maken op de website van de Sportpas. Daarnaast staat het bezorgen van een leuke dag centraal. Het evenement zal uit twee onderdelen bestaan, namelijk: een basketbal clinic dat wordt gegeven door twee trainers van Donar en een workshop Cheerleading gegeven door de cheerleaders van Donar. Op deel te nemen aan de activiteiten zullen de kinderen zich moeten inschrijven via de Sportpas. 3. Projectdefinitie Uitdaging van het project Kinderen verspreidt over tientallen scholen en sportverenigingen in de gemeente moeten worden bereikt. Hierbij moeten de kinderen worden aangespoord om meer te gaan bewegen. Dit vereist een goede afstemming tussen de scholen, sportverenigingen en de gemeente. De doelgroep moet altijd weten wat er op het gebied van sport en sportstimulering plaatsvindt in Hoogezand-Sappemeer. Verder is het zaak om aan sportmarketing en naamsbekendheid te doen. In korte periodes worden evenementen, workshops en clinici opgezet en uitgevoerd. Uit ervaringen van andere gemeenten blijkt dat er aan het begin weinig schot in de Sportpas zit. Het duurt lang om de site op te bouwen, omdat het vaak wordt gebruikt en er tal van activiteiten opstaan. Het is daarom vooral zaak om niet te stoppen met sportmarketing en met de desbetreffende 2 P a g i n a

4 contactmomenten. Volgend studiejaar zullen er nieuwe studenten vanuit het HIS verschijnen om stage te lopen bij Sportteam Hoogezand. Hierbij moet het stokje op de juiste manier worden overgedragen aan de nieuwe studenten, zodat de stijgende lijn kan worden voortgezet. Aanleiding voor het project In het eerste gesprek met Wim Smit werd geconcludeerd dat er een communicatiemodel moest worden ontwikkelt waarmee de doelgroep kan worden bereikt. De doelgroep moet informatie kunnen krijgen en zich kunnen aanmelden voor activiteiten. Er zijn echter tal van mogelijkheden om de doelgroep op een eigentijdse manier te bereiken, alleen heeft de gemeente geen idee hoe dit zou moeten gebeuren. Dit probleem heeft een eigentijdse aanpak met oplossing nodig, vandaar dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer stageplekken aanbied voor het HIS. Verder zijn er de laatste jaren een nationale stijging zichtbaar op het gebied van overgewicht en een inactieve leefstijl, hier wil de gemeente dan ook op inhaken. Doestelling van het project De doelstelling van het project is zonder meer een volledig gevulde en verzorgde website creëren, waar al het sportaanbod van de gemeente Hoogezand-Sappemeer op komt te staan. Kinderen nemen dit aanbod af. Met als resultaat dat evenementen die worden georganiseerd in het nom van sport en sportstimulering beter worden bezocht. Hierbij worden kinderen al op jonge leeftijd enthousiast voor sport. Daarnaast werkt het ook motiverend om op latere leeftijd een gezonde en actieve leefstijl te volgen. Het sportaanbod op de site is eigentijds en laagdrempelig. Het biedt een overzichtelijke weergave van sporten, waar de kinderen aan mee kunnen doen. Dit maakt de drempel om daadwerkelijk te gaan sporten zeer laag. Beoogde projectresultaat Voor het einde van het studiejaar moeten alle verengingen die interesse hebben en een account op de site hebben in de vorm van sportaanbieder. Deze sportaanbieders moeten samen met Sportteam Hoogezand de Sportpas gaan voorzien van aanbod. Daarnaast is het wenselijk dat de doelgroep een account aanmaakt, pas hierna kunnen activiteiten worden bezocht. Aan het eind van dit studiejaar ziet Sportteam Hoogezand graag een site die gevuld is met een breed aanbod van sportieve activiteiten. Daarnaast ziet het Sportteam ook graag dat de stijgende lijn van enthousiaste deelnemers verder toeneemt. Hoeveel enthousiaste deelnemers de Sportpas aan het einde van de rit moet hebben, is niet vastgesteld door Wim Smit. Afbakening van het projectresultaat Aan het eind van het studiejaar moet er volgens de bovenstaande informatie dus een breed sportaanbod aanwezig zijn, gegeven door meerder sportaanbieders in de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Een breed sportaanbod houdt in dat meerdere segmenten op het gebied van sportbeoefening worden vervuld. Voor het Sportteam houdt een breed sportaanbod in: voor ieder wat wils. Het Sportteam en daarmee de Sportpas richt zich voornamelijk op sportactiviteiten voor basisschoolkinderen uit de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Deelnemers die niet voldoen aan deze eisen worden niet meegenomen in het eindresultaat. Effecten van het project Een succes van de Sportpas zal leiden tot een hogere opkomst bij (sport)evenementen. Kinderen raken op deze manier geïnteresseerd voor bepaalde sporten. Wat zal leiden tot meer leden bij sportverenigingen. Wanneer de Sportpas een succes is, zal de gemeente eerder bereid zijn het project te verlengen of zelfs actiever te steunen. Hierdoor zullen nog meer basisschoolkinderen in de gemeente aan actieve sportbeoefening doen wat logischerwijs de stijging van overgewicht en een inactieve leefstijl tegengaat. Gebruikers van het projectresultaat De gebruikers van het projectresultaat zijn de basisschoolkinderen. De doelgroep gebruikt de Sportpas om te gaan sporten in de gemeente. Ook gebruiken de gemeente, sportaanbieders en Sportteam Hoogezand de Sportpas, alleen stellen deze partijen het aanbod op en maken ze dus geen gebruik van de activiteiten. 3 P a g i n a

5 Randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt Het Sportteam werkt binnen de gemeente Hoogezand-Sappemeer en zet zich onder meer in voor sportstimulering in de gemeente. Er wordt ingespeeld op alle basisschoolkinderen van groep 1 t/m groep 8. Daarnaast bevinden ook alle sportaanbieders en verengingen zich in Hoogezand-Sappemeer. De enige factoren die van buitenaf komen zijn samenwerkingen voor projecten, zoals FC Groningen en Donar. Dit zijn leuke activiteiten waar veel kinderen op af komen. Relatie met andere projecten Er is een goede relatie zichtbaar met andere gemeenten die ook de Sportpas hebben ingevoerd. Elke andere gemeente heeft met opstartproblemen gekampt en heeft creatief moeten zijn in de benadering ten opzichte van basisschoolkinderen. Toch kan iedere gemeente er ook eigen invulling aan geven, op het gebied van de doelgroep bijvoorbeeld. Sportteam Hoogezand heeft in overleg ervoor gekozen om sportieve activiteiten aan te bieden voor basisschoolkinderen. Terwijl andere gemeenten ook culturele activiteiten aanbieden, of voor een grotere doelgroep kiezen zoals ouderen en gehandicapten. Daarnaast vinden steeds meer sportstimuleringsprojecten plaats met behulp van social media. Ook is het geen nieuw fenomeen om bij sportieve projecten/evenementen topsporters te betrekken. 4. Fasering en het activiteitenplan Hieronder staat het activiteitenplan beschreven. Activiteitenplan Sportteam Hoogezand Doelstellingen 1. Alle 20 basisscholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer voorzien van een presentatie over de Sportpas. 2. Organiseren van een evenement: tenminste 30 kinderen moeten zich inschrijven via de Sportpas. Activiteiten Wat moet er gedaan worden en wie is daar verantwoordelijk voor? Hulpmiddelen Welke hulpmiddelen heeft u daarbij nodig? Resultaat Wat moeten de activiteiten concreet opleveren en met welke resultaten bent u tevreden? Start Wanneer begint u daarmee? Gereed Wanneer moet het gereed zijn? Wat basisscholen voorzien van een presentatie over de mogelijkheden van de Sportpas. 2. Organiseren van een evenement Door wie Wim Smit Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst Hulpmiddelen 1. Internet, digibord, formulier contactgegevens en posters. 2., flyers, presentieformulier, 2 zalen, 30 basketballen, 2 baskets, muziekinstallatie, Donar trainers, cheerleaders, mascottepak, pompoms en EHBO. Wat moet het opleveren? Met welke resultaten bent u tevreden? 1. Na een bezoek aan alle 20 basisscholen, moet het tenminste 100 accounts opleveren deelnemers moeten zich hebben ingeschreven via de website. 1. Wanneer er 60 accounts zijn aangemaakt, is het team tevreden. 2. Wanneer er 30 deelnemers zich via de website hebben ingeschreven, is het team tevreden. 1. Op woensdag 14 januari is het team van start gegaan om alle 20 basisscholen te voorzien van een presentatie over de Sportpas. 2. Vanaf woensdag 4 maart jl. is de opening voor de inschrijving van het evenement van start gegaan. Op woensdag 25 maart om 13:00 uur zal het evenement plaatsvinden in sportcentrum de Kalkwijck te Hoogezand. 1. Op woensdag 11 maart moeten alle basisscholen zijn voorzien van een presentatie over de Sportpas. 2. Op woensdag 25 maart om 15:00 uur zal het evenement eindigen. 4 P a g i n a

6 5. Tijdbeheersing Zoals uit hoofdstuk 4 naar voren komt, richt Sportteam Hoogezand zich in periode drie op 2 onderdelen, namelijk: alle 20 basisscholen voorzien van een presentatie en het organiseren van een evenement. Hieronder worden beide onderdelen uitgebreid beschreven. Alle 20 basisscholen voorzien van een presentatie Datum Tijd Locatie/school Wie Materiaal :30 uur o.b.s. De Tweemaster Wim Smit, Ilse, Ryanne, Thom en Tom :30 uur St. Gerardus Thom Bonder Majellaschool Tom van Heijst :30 uur c.b.s. De Hoeksteen Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur o.b.s. Heidemeer Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur Theo Thijssenschool Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur o.b.s. Het Ruimteschip Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur Van Heemskerckschool Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur Nico Bulderschool Ilse Mein Wim Smit :30 uur t Galjoen Ilse Mein Wim Smit :30 uur t Vlot Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur Antoniusschool Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur Theo Thijssenschool locatie Vossenholen Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur De Schakel Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur De Regenboog Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur W.A. Scholtenschool Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur De lichtbron Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur J. Albrondaschool Thom Bonder Tom van Heijst :30 uur De Mare Ilse Mein Ryanne Tooren :30 uur J. Ligthartschool Thom Bonder Tom van Heijst 5 P a g i n a

7 :00 uur Walstraschool Ilse Mein Ryanne Tooren Het organiseren van een evenement Activiteit Tijd Wanneer Wie Alles klaarzetten 12:00 25 maart 2015 Wim Smit, Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst Kinderen ontvangen 13:00 25 maart 2015 Wim Smit, Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst Clinic Basketbal, gegeven door trainers van Donar 13:00 25 maart 2015 Twee trainers van Donar Workshop Cheerleading, gegeven door de cheerleaders van Donar 13:00 25 maart 2015 Charissa Kroeze, Ilse Mein, Merel van Dortmund en Nienke Nieboer Afsluiting 15:00 25 maart 2015 Wim Smit, Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst 6. Geldbeheersing Hieronder staat een overzicht van de uitgaven met betrekking op het toepassen van sportmarketing en PR en het organiseren van een evenement. Door middel van subsidies worden de bedragen gefinancierd. Het toepassen van sportmarketing en PR Uitgaven promotiematerialen 50,- Flyers 25,- Totaal 75,- Het organiseren van een evenement Uitgaven evenement 50,- Huur 56,- Clinic Donar 160,- Workshop Cheerleading 100,- EHBO 75,- Totaal 441,- 7. Kwaliteitsbeheersing Op de website staat voor alle basisscholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer het sportaanbod weergegeven. De website wordt onderhouden door de stagiaires van Sportteam Hoogezand. De stage in blok 2.3 B staat in het teken van het aantrekkelijk maken van de website De kwaliteit van de website wordt gewaarborgd door het toepassen van PR. Om aan het resultaat te voldoen, zijn er een aantal eisen opgesteld. Hieronder staan de eisen beschreven. Het aantrekkelijk maken van de website zal worden gedaan door middel van promotie. In de bijlage 1, 12.1, worden de promotiematerialen uitgebreid beschreven. Hieronder worden de promotiematerialen genoemd: 6 P a g i n a

8 ; Presentaties; Aantrekkelijke sportevenementen; Hulp tijdens scholenbezoek; Krantenbericht; Nieuwsbrief; Leden berichten; Prijzen. Om de kwaliteit van de website te waarborgen, wordt er gebruik gemaakt van verschillende meetinstrumenten. Dankzij de website kunnen de stagiaires meten hoeveel kinderen een account aan hebben gemaakt en hoeveel kinderen zich in hebben geschreven voor een activiteit. Daarnaast kunnen de stagiaires door middel van het organiseren van evenementen het opkomstpercentage meten. Het opkomstpercentage kan onderverdeeld worden in: kinderen ingeschreven met account en kinderen ingeschreven zonder account. Hieronder worden de meetinstrumenten in verschillende figuren weergegeven. Figuur 1. Aantal enthousiaste deelnemers (Sportscan, 2014). In figuur 1 staat aangegeven hoeveel basisschoolkinderen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer een account hebben aangemaakt. Figuur 2. Aantal inschrijvingen (Sportscan, 2014). In figuur 2 staat aangegeven hoeveel basisschoolkinderen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer zich hebben ingeschreven voor een activiteit. 8. Projectorganisatie 8.1 Interne projectorganisatie Figuur 3 bevat een organigram van de interne projectorganisatie. De interne projectorganisatie bestaat uit de stagebegeleider en de stagiaires. De stagebegeleider is combinatiefunctionaris Wim Smit. Wim Smit voert zijn functie uit in de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Wim Smit stuurt het projectteam aan dat bestaat uit vier studenten van de opleiding Sport, Gezondheid en Management aan het HIS. De studenten zijn: Ilse Mein, Ryanne Tooren, Thom Bonder en Tom van Heijst. Het team voert de verkregen opdrachten van Wim Smit uit. Het team houdt zich bezig met de website De komende periode staat het toepassen van sportmarketing & PR centraal. Deze opdracht uit zich in het aantrekkelijk maken van de website. De hoofdopdracht is onderverdeeld in een aantal deelopdrachten. Een voorbeeld van een deelopdracht is het organiseren van een evenement. De stagiaires voeren de taken uit op O.B.S. De Tweemaster in Hoogezand. 7 P a g i n a

9 Vakgroep L.O. Hieronder staat de organigram van de interne projectorganisatie weergegeven. Figuur 3. Interne projectorganisatie Stagiaire Ilse Mein Combinatiefunctionaris Wim Smit Stagiaire Ryanne Tooren Stagiaire Thom Bonder Stagiaire Tom van Heijst 8.2 Externe projectorganisatie Figuur 4 bevat een organigram van de externe projectorganisatie. Sportteam Hoogezand bestaat uit een samenwerking met verschillende organisaties. Zo werkt Sportteam Hoogezand samen met de gemeente Hoogezand-Sappemeer en de Hanzehogeschool Groningen, afdeling ALO en SGM. Door middel van deze samenwerking, is Sportteam Hoogezand ontstaan. Aan het hoofd van Sportteam Hoogezand staat combinatiefunctionaris Wim Smit. Wim Smit is betrokken bij het onderwijsveld, de sportwereld en het welzijnswerk. In samenwerking met vakgroep lichamelijke opvoeding, studenten van de ALO en SGM, en de gemeente Hoogezand-Sappemeer, wordt Sportteam Hoogezand voortgezet. Hieronder staat de organigram van de externe projectorganisatie weergegeven. Figuur 4. Externe projectorganisatie Gemeente Hoogezand- Sappemeer Sportteam Hoogezand ALO Studenten Stagiaires Sport, Gezondheid en Management 8 P a g i n a

10 8.3 Taken en bevoegdheden Hieronder staat een schematisch overzicht van de taken en bevoegdheden van de interne organisatie weergegeven. Naam: Functie: Taak: Verantwoordelijkheid: Wim Smit Combinatiefunctionaris Het verhogen van de deelname aan sport en beweegactiviteiten van de kinderen in het basisonderwijs - Aansturen en voortzetten van Sportteam Hoogezand Ilse Mein Stagiaire Sportteam Hoogezand Promotie rondom de website - Notuleren - Communiceren met de stagebegeleider - Uitvoering opdrachten Ryanne Tooren Stagiaire Sportteam Hoogezand Promotie rondom de website - Taakverdeling binnen het team - Controleren van de opdrachten en verslagen - Uitvoering opdrachten Thom Bonder Stagiaire Sportteam Hoogezand Promotie rondom de website - Communiceren met de potentiële sportaanbieders - Uitvoering opdrachten Tom van Heijst Stagiaire Sportteam Hoogezand Promotie rondom de website - Onderhouden van de website - Uitvoeren opdrachten 9. Communicatie Aan communicatie wordt vaak geen extra aandacht besteed. Vaak is dit onterecht: voor het welslagen van een project kan het van belang zijn om de communicatie goed op te zetten en goed uit te voeren. Extra aandacht voor communicatie kan in sommige projecten wel nodig zijn. Voor de projecten waar extra aandacht voor communicatie nodig is, kan een communicatieplan van pas komen. Een communicatieplan is eigenlijk een projectplan binnen een projectplan, maar dan uitsluitend gericht op de communicatieaspecten (Bos & Harting, 2006). Het communicatieplan is te vinden in de bijlage. 9 P a g i n a

11 10. Risicoanalyse Voor de risicoanalyse moet er zowel gekeken worden naar de Sportpas als naar het evenement dat wordt georganiseerd om de Sportpas iets beter te laten lopen. Voor beide onderdelen is een risicoanalyse opgesteld Risicoanalyse Sportpas Eigenlijk heeft het invoeren van de digitale Sportpas maar één risico en dat is dat er te weinig deelnemers zijn. Wanneer er te weinig deelnemers zijn op de Sportpas, zal de site ook niet gaan lopen. Wanneer er steeds meer deelnemers blijven komen, komt er steeds meer naamsbekendheid voor de Sportpas. Het is namelijk de bedoeling dat iedereen in Hoogezand-Sappemeer de Sportpas gaat gebruiken om zich aan te melden voor sportieve evenementen. Wanneer de deelnemers dus uitblijven, zal dit directe gevolgen hebben voor de Sportpas. Risico s Preventieve maatregelen Beschrijving noodscenario Te weinig enthousiaste deelnemers Om te voorkomen dat er te weinig aanmeldingen zijn, moet er vooral aan marketing gedaan worden. Tijdens dit project wordt er op de volgende manieren voor gezorgd dat de aanmeldingen omhoog blijven gaan: Presentaties Flyers Krant Site Evenementen De gebeurtenissen die nog moeten plaats vinden zijn: Reminder Promoten Evenement 10.2 Risicoanalyse evenement Het evenement wordt georganiseerd om de Sportpas meer naamsbekendheid te geven. Het team heeft geprobeerd om een evenement te organiseren die inspeelt op de interesses van de doelgroep. Het evenement is goed georganiseerd en daarom verwacht het team weinig risico s. Het team ziet dan ook een tweetal risico s voor het evenement. Risico s Preventieve maatregelen Beschrijving noodscenario Te weinig deelnemers Om te zorgen dat er genoeg deelnemers komen worden de volgende acties ondernomen: Het melden van het evenement tijdens de presentaties ophangen in scholen en verenigingen Stukje in de krant Activiteit aanbieden via de Sportpas De gebeurtenissen die nog moeten plaatsvinden zijn: Stukje in de krant Te veel deelnemers Er kunnen maar een beperkt aantal deelnemers meedoen aan het evenement. Hierdoor kan het natuurlijk ook voorkomen dat er te veel deelnemers op af komen. De preventieve maatregelen die De gebeurtenissen die nog moeten plaatsvinden zijn: Kijken of er een soortgelijk evenement kan worden georganiseerd met meer plaatsen 10 P a g i n a

12 Ongevallen tijdens het evenement worden getroffen voor te veel deelnemers zijn: Deelnemers die zich via de Sportpas hebben aangemeld voorrang geven Wanneer er teveel deelnemers zijn, worden er een aantal weggestuurd Wanneer de weggestuurde deelnemers zich niet hadden aangemeld via de Sportpas, wordt vermeld aan de kinderen dat dit in het vervolg wel moet, om mee te kunnen doen Kijken naar een soortgelijk evenement dat georganiseerd kan worden, zodat toch iedereen een keer mee kan doen Maatregelen die worden genomen om dit te voorkomen: EHBO aanwezig Veiligheid voorop Verbandkoffer aanwezig Er zijn hier geen gebeurtenissen die nog moeten plaatsvinden. 11. Slot Hieronder de handtekeningen van het team en de stagebegeleider Wim Smit Handtekening Team 11.2 Handtekening stagebegeleider Wim Smit 11 P a g i n a

13 12. Bijlage Hieronder zijn verschillende bijlagen te vinden die betrekking hebben op het projectcontract Bijlage 1 Promotiematerialen. De posters zullen verspreid worden over alle 20 basisscholen in de gemeente Hoogezand- Sappemeer. Daarnaast zullen ook alle sporthallen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer worden voorzien van een poster. Uitgezonderd hiervan zijn kantines van verenigingen, mits het aanbod bij de desbetreffende vereniging plaatsvindt. Presentaties. Alle groepen 7 van de 20 basisscholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer zullen worden voorzien van een presentatie over de Sportpas, gegeven door de stagiaires van Sportteam Hoogezand. Naast alle basisscholen, zullen ook alle mogelijke sportaanbieders, mits zij daar belang bij hebben, worden voorzien van een presentatie over de mogelijke rol voor sportaanbieders op de Sportpas, gegeven door de stagiaires van Sportteam Hoogezand. Aantrekkelijke sportevenementen. Aantrekkelijke sportevenementen zullen de website aangenamer maken. Hierbij is het doel om kinderen te enthousiasmeren en accounts te werven. Op woensdag 25 maart staat het eerste evenement, georganiseerd door de stagiaires van Sportteam Hoogezand, gepland. Hulp tijdens scholenbezoek. Nadat alle groepen 7 van de 20 basisscholen in de gemeente Hoogezand- Sappemeer zijn voorzien van een presentatie, zullen de stagiaires nogmaals langskomen om kinderen te helpen bij het aanmaken van een account. Krantenbericht. Om de Sportpas in de gemeente Hoogezand-Sappemeer te promoten, zullen er berichten worden geplaats in een lokale krant. De berichten worden geschreven door combinatiefunctionaris Wim Smit. Hierbij gaat het om de introductie van de Sportpas binnen de gemeente en georganiseerde evenementen leefbaar te maken. Nieuwsbrief. Alle basisscholen zijn voorzien van een nieuwsbrief. In de nieuwsbrief zal een bericht staan over de Sportpas en georganiseerde evenementen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Leden berichten. Ieder lid van de Sportpas in de gemeente Hoogezand-Sappemeer zal op de hoogte worden gehouden van de georganiseerde evenementen door middel van een . Prijs. Om kinderen te prikkelen voor het aanmaken van een account, zullen er af en toe prijsjes worden weggegeven. Voorbeelden hiervan zijn: de 50 e aanmelding en procentueel gemeten de sportiefste klas. 12 P a g i n a

14 12.2 Bijlage 2 Communicatieplan Bij het opstellen van een communicatieplan worden de volgende stappen onderscheiden: 1. Vaststellen van de relatie tussen projectresultaat en communicatie Om het project tot een goed einde te brengen, is goede communicatie van uiterste belang. Het hele project is namelijk gebaseerd op communicatie. Zonder goede communicatie kan het project niet draaiende worden gehouden. Hierdoor is het dan ook noodzakelijk om een goed communicatieplan op te stellen. Hoe de communicatie precies wordt aangepakt richting de doelgroep is in de onderstaande tekst te vinden. 2. Kiezen en beschrijven van de doelgroepen De doelgroep die bij het project betrokken wordt zijn tot nu toe alle groepen 7 van alle basisscholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Er is voor groep 7 gekozen, omdat deze groep volgend jaar groep 8 is en dan al heel wat af weet van de Sportpas. Zo kan deze groep het door geven aan de rest van de klassen van de basisschool. De Sportpas is eigenlijk voor iedere leeftijd en dus ook voor iedere doelgroep. Iedereen die mee wil doen aan sport in de gemeente Hoogezand-Sappemeer kan zich via de site aanmelden voor een sportieve activiteit. Maar omdat de Sportpas zich nog in de opstartfase bevindt, beperkt het team zich eerst tot groep 7. Om te inventariseren waar de doelgroep in geïnteresseerd is, moeten er een aantal acties worden ondernomen. De acties die tot op heden zijn uitgevoerd zijn: Presentatie over de Sportpas aan alle groepen 7 van de basisscholen in de gemeente Hoogezand Sappemeer Tijdens de presentaties worden vaak de behoeftes gepeild van de kinderen (er worden vragen gesteld als: Welke sport vinden jullie leuk en welke sport moet nou echt op de site komen?) Het aantrekkelijk maken van de Sportpas, door deze te vullen met activiteiten Het maken van een poster, zodat de kinderen zich niet vergeten aan te melden Evenement voorbereid voor 25 maart, hierbij is rekening gehouden met wat de kinderen leuk vinden. De kinderen kunnen alleen meedoen met het evenement wanneer er wordt aangemeld via de digitale Sportpas. Doelgroep analyse De Sportpas richt zich vooral op basisschoolkinderen. Het is onmogelijk om alle basisschoolkinderen te informeren over de Sportpas. Hierdoor heeft het team besloten om alleen groep 7 van alle basisscholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer te informeren over de Sportpas. Hieronder volgt een korte doelgroep analyse over kinderen die in groep 7 zitten. De doelgroep analyse is vooral gericht op het gebruik van computer en hoeveel de kinderen in deze groep buiten spelen. Dit zijn namelijk belangrijke gegevens om de Sportpas tot een succes te laten leiden. Daarnaast is het zaak om te kijken hoever de kinderen communicatief ontwikkeld zijn. Dit vanwege de acties die het team onderneemt richting deze doelgroep. 13 P a g i n a

15 Algemene gegevens (CBS) Figuur 5. PC- en Internetgebruik Thuis PC en Internet (85%) Thuis PC zonder Internet (9%) Zonder PC (6%) 85 % meisjes en jongen met de leeftijd jaar hebben thuis een computer of laptop met internet. Dit is een vrij hoog percentage, de kinderen kunnen zich dus ook thuis aanmelden voor een sportieve activiteit, of een account aanmaken (PS- en internetgebruik, sd). Figuur 6. Lichamelijke sport 5 uur of meer per week (25%) 1-4 uur per week (60%) Minder dan 1 uur per week (15%) De doelgroep jongens en meisjes tussen de 10 en 12 jaar sporten opvallend veel. 85% van de kinderen sport minimaal 1 tot 4 uur per week en 1 op de 4 sport zelfs meer dan 5 uur per week (Lichamelijke sport, sd). 14 P a g i n a

16 Figuur 7. Buiten spelen Iedere dag (66%) Paar keer per week (27%) 1 keer per week of minder (7%) Ondanks de opkomst van de PC is nog 2 op de 3 jongens en meisjes iedere dag buiten te vinden om te spelen (Buiten spelen, sd). Cognitief Kinderen van de leeftijd 4 12 jaar gaan meer samenhang tussen dingen zien. Het hoofd van een kind is een netwerk van handleidingen en gedrag die worden opgesteld zodat het uiteindelijke kan worden bereikt. Het kind is in staat op elke stappen vooruit en achteruit te doen op gebied van rekenen. Eerst heel concreet met appels en peren maar later ook met vermenigvuldigen en delen. De intelligentie blijft concreet gebonden, gericht op de werkelijkheid. Problemen worden hiermee logische opgelost en aanschouwd. Logisch, abstract en realiteit denken word hiermee getraind (Doelgroep basisschoolkind 4 t/m 12 jaar, sd). 3. Vaststellen van de communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstelling die het team heeft voor het project zijn: Bijdrage aan wijziging van de houding van de betreffende doelgroep Bijdrage aan gedragsverandering van de betreffende doelgroep De doelgroep moest zich voorheen altijd aanmelden via een strookje voor sportieve activiteiten. Met de invoering van de digitale Sportpas moet dit nu dus digitaal. Dit valt op een bijdrage aan gedragsverandering. De doelgroep moet iets veranderen aan het gedrag, om het in vervolg via het internet te doen. Daarnaast moet de doelgroep een andere houding krijgen tegenover de Sportpas. Voorheen is er ook een ouderwetse Sportpas geweest. Ook dit ging via een strookje. Wanneer de doelgroep voor het eerst de Sportpas hoort, reageren de meeste kinderen niet erg enthousiast, omdat ze het koppelen aan de oude Sportpas. Wanneer er duidelijk aan de doelgroep is uitgelegd wat de digitale Sportpas nou precies inhoudt, zijn de meesten enthousiast. Hierdoor moet de houding van doelgroep ten opzichte van de Sportpas veranderd worden. Hier is het team dan ook druk mee bezig. 15 P a g i n a

17 4. Vaststellen van de communicatieboodschap Om de communicatiedoelstellingen te behalen worden er verschillende communicatieboodschappen ingezet. Dit verschilt per fase van het project. Er wordt via verschillende platformen gecommuniceerd. Hieronder is een overzichtelijke weergave te zien van de communicatieboodschappen. Onderdeel/platform Brief Presentatie aan groep 7 Digitale Sportpas Poster Reminder Evenement Communicatieboodschap De kinderen krijgen voor de presentatie een brief mee naar huis, waar de kinderen ook de gegevens in kunnen vullen die nodig zijn voor het aanmaken van een account. Op deze manier zijn de ouders van de kinderen ook gelijk op de hoogte. Tijdens de presentatie wordt er het volgende uitgelegd: Wat de Sportpas inhoudt Hoe iemand zich kan inschrijven voor een activiteit Hoe iemand een account aan kan maken Waar alle informatie met betrekking tot de activiteiten staan Welke sporten er volgens de doelgroep op de Sportpas moeten Tijdens de presentatie worden er verschillende accounts aangemaakt door de kinderen, dit fungeert als voorbeeld De digitale Sportpas voorziet de kinderen van de volgende informatie: Welke sportieve activiteiten er plaatsvinden in de gemeente Hoogezand-Sappemeer Een reminder wanneer er nieuwe sportieve activiteiten op de site zijn geplaatst Nieuws met betrekking tot de Sportpas of sportieve activiteiten De poster voorziet de kinderen van de volgende informatie: Wat de site van de Sportpas is Hoe de kinderen zich aan moeten melden Dat de kinderen zich niet moeten vergeten aan te melden Als reminder gaat het team nog een keer langs alle scholen. Dit om kinderen te helpen om een account aan te maken. Het team heeft een evenement georganiseerd waar alleen kinderen mee kunnen doen die zich hebben aangemeld voor het evenement via de Sportpas. 5. Kiezen van de communicatiemedia of middelen De middelen die zijn ingezet om de doelgroep te bereiken zijn: Digitale Sportpas Brief Presentatie Krant Stukje op de site 16 P a g i n a

18 Het evenement Er zijn voor deze middelen gekozen, omdat uit de doelgroep analyse blijkt dat 85% van de doelgroep thuis een computer met internet heeft. Hierdoor is er gekozen voor de digitale Sportpas. Daarnaast staat de introductie van de Sportpas ook nog op de site van Hoogezand-Sappemeer beschreven. Om mee te doen aan het evenement moeten de kinderen zich aanmelden via de Sportpas. Omdat de doelgroep veel gebruikt maakt van media, zijn er vooral voor deze vormen gekozen. 6. Beschrijven van de organisatie van het communicatieproces Om het communicatieplan goed te laten verlopen, moet het plan goed georganiseerd worden. Het communicatieproces bestaat uit verschillende onderdelen. Om de communicatie tussen opdrachtgever en het team goed te laten verlopen, is er contact via de mail en op elke woensdag vindt er een vergadering plaats. Vanuit de vergaderingen die plaatsvinden wordt er verder gekeken hoe het communicatieproces precies georganiseerd moet worden. Het communicatieproces voor de Sportpas is als volgt georganiseerd: Activiteit Waar Wanneer Presentatie Elke basisschool in de Elke woensdag in de week gemeente Hoogezand- Sappemeer Vergadering O.B.S. de Tweemaster Elke woensdag in de week Vullen van de Sportpas O.B.S. de Tweemaster Elke woensdag in de week Stuk in de krant Regiokrant Wanneer er iets belangrijks is met betrekking tot de Sportpas Stuk op de site Site van Hoogezand- Sappemeer Wanneer er iets belangrijks is met betrekking tot de Sportpas Dit zijn de belangrijkste activiteiten/processen die worden georganiseerd om de communiceren met de doelgroep. Natuurlijk vallen hier ook nog de posters en flyers onder. Om het communicatieproces draaiende te houden moet er in elk geval aan de bovenstaande punten voldaan worden. Op deze manier blijft het team de doelgroep bereiken. Naast de presentaties gaat er ook nog een zogenoemde reminder plaatsvinden. Hierbij gaat elk lid van het team naar een andere school, om de kinderen mee te helpen een account aan te maken op de Sportpas. Daarnaast heeft het team nog een evenement georganiseerd, waarbij alleen kinderen mee kunnen doen die een account hebben op de site. Het is namelijk alleen mogelijk om mee te doen aan het evenement wanneer er via de site wordt ingeschreven. Ook dit zijn acties die worden ondernomen om het communicatieproces draaiende te houden. Daarnaast is het van belang om te weten hoe de projectorganisatie er precies uit ziet. Op deze manier wordt duidelijk welke stappen er allemaal ondernomen moeten worden, om tot uitvoering van een project te komen. Hoe de interne en externe projectorganisatie er precies uitziet staat uitgebreid beschreven in Hoofdstuk 8 Projectorganisatie. 17 P a g i n a

19 7. Bepalen van de kosten en het budget Hieronder staat een overzicht van de uitgaven met betrekking op het toepassen van sportmarketing en PR en het organiseren van een evenement. Door middel van subsidies worden de bedragen gefinancierd. Het toepassen van sportmarketing en PR Uitgaven promotiematerialen 50,- Flyers 25,- Totaal 75,- Het organiseren van een evenement Uitgaven evenement 50,- Huur 56,- Clinic Donar 160,- Workshop Cheerleading 100,- EHBO 75,- Totaal 441,- 8. Uitwerken van de planning en fasering van activiteiten Hieronder is de planning van de Sportpas te zien. Natuurlijk zullen hier in de toekomst nog meer activiteiten bij komen. Activiteit Wanneer Onderzoeken van communicatiemodellen 24 september 2014 Onderzoek naar andere communicatiemodellen die in 8 oktober 2014 Nederland gebruikt worden Plus en min punten van elk communicatiemodel op 22 oktober 2014 papier gezet Invoeren van de digitale Sportpas 10 december 2014 Uitleg over beheer van de Sportpas 17 december 2014 Begonnen met de presentaties op basisscholen 14 januari 2015 heden Vullen van de Sportpas 14 januari 2015 heden Reminder, langsgaan bij de basisscholen om de 18 maart kinderen te helpen met het aanmaken van een account Evenement Basketbal Clinic en Workshop 25 maart Cheerleading Hieronder staat de planning van het evenement aangegeven. Activiteit Tijd Wanneer Alles klaarzetten 12:00 25 maart 2015 Kinderen ontvangen 13:00 25 maart 2015 Clinic Basketbal, gegeven door 13:00 25 maart 2015 trainers van Donar Workshop Cheerleading, gegeven 13:00 25 maart 2015 door de cheerleaders van Donar Afsluiting 15:00 25 maart P a g i n a

20 9. Feitelijke uitvoering van het communicatieplan De feitelijke uitvoering van het communicatieplan vindt bij de Sportpas nog steeds plaats. De uitvoering van het communicatieplan voor het evenement vindt plaats op 25 maart Het evenement wordt vastgelegd door middel van een camera. Daarnaast zal er na het evenement nog een evaluatie plaatsvinden van het evenement. Van de Sportpas is helaas ook nog geen goede evaluatie te geven, omdat deze nog steeds voortduurt. Wel kan er een tussentijdse evaluatie gedaan worden. De tussentijdse evaluatie is te vinden in het volgende kopje. 10. Evaluatie van de communicatie De communicatie jegens de doelgroep is tot op heden redelijk gegaan. De digitale Sportpas heeft op dit moment 38 enthousiaste deelnemers. Het team is nu sinds 14 januari 2015 bezig met het introduceren van de Sportpas. Het team is hier nu dus ongeveer 3 maand mee bezig. Er is al opgemerkt dat de aanmeldingen niet erg snel gaan. Hierdoor probeert het team dit door middel van een aansprekend evenement omhoog te krijgen. Wel is er door de eigenaar van de Sportpas (Erik Holtman) gezegd dat de digitale Sportpas enige opstart tijd nodig heeft. Dit kan wel 2 jaar duren. Het is dan ook noodzakelijk dat het team realistische doelen stelt met betrekking tot het aantal deelnemers van de Sportpas. Het team hoopt in ieder geval dat door het evenement het aantal deelnemers drastisch omhoog gaat. 19 P a g i n a

21 12.3 Bijlage 3 Contract 20 P a g i n a

22 Geciteerde werken Bos, J., & Harting, E. (2006). Projectmatig creëren 2.0. Scriptum Management. Buiten spelen. (sd). Opgeroepen op maart 5, 2015, van CBS: Doelgroep basisschoolkind 4 t/m 12 jaar. (sd). Opgeroepen op maart 5, 2015, van Sociaal verhaal: Grit, R. (2011). Project Management. Groningen: Noordhof Uitgevers. Lichamelijke sport. (sd). Opgeroepen op maart 5, 2015, van CBS: NL/menu/home/default.htm PS- en internetgebruik. (sd). Opgeroepen op maart 5, 2015, van CBS: NL/menu/home/default.htm Sportscan. (2014, december). Hoogezand-Sappemeer in beweging! Opgeroepen op maart 5, 2015, van P a g i n a