CASH newsflash THE. Feestelijke afsluiting. Introductie CASHWeb. Waarom digitaal factureren? 25-jarig bestaan! Met een cadeau voor u

Transcriptie

1 THE CASH newsflash februari 2010 Feestelijke afsluiting 25-jarig bestaan! Met een cadeau voor u Introductie CASHWeb Online administreren Waarom digitaal factureren? Lees wat het u bespaart 1

2 In dit nummer Colofon Februari 2010 Een uitgave van: Cash Software bv Zeestraat AD Den Haag (T) (F) Eindredactie: Zita de Booij Kelly de Klijn Teksten en fotografie: Cash Software bv Vormgeving: Kelly de Klijn Druk: Samplonius & Samplonius bv Oplage: Cash Software bv Februari Zitaatje Terugblik CASH 25 jaar! Wist u dat? Uw gegevens automatisch in CASH Digitaal factureren Weg met administratieve rompslomp! Cash introduceert CASHWeb online administreren! CASH Interview Titel leuk citaat Shaw Aanbieding Ons cadeau aan u! Nawoord Van onze helpdesk Tips & Tricks Z 2

3 Zitaatje Na 23 jaar volledig bezig te zijn geweest met CASH, heb ik besloten om het wat rustiger aan te gaan doen. Mijn functie was nooit op een parttime basis mogelijk. En ondanks dat de kinderen inmiddels wat groter zijn, is de drang om meer tijd aan het gezin te besteden er niet minder op geworden. Ik heb een heerlijke tijd gehad en vond de beginjaren misschien wel de leukste. De opkomst van de PC, ondernemers stimuleren om zelf te gaan administreren en ideeën uitwisselen over alle nieuwe mogelijkheden. Samen met accountantsorganisaties de behoefte van klanten afstemmen en verwezenlijken in CASH en met elkaar de klanten steeds meer leren. CASH is een succes geworden! De organisatie groeide net als het aantal gebruikers. De laatste jaren werd ik genoodzaakt steeds meer tijd te besteden aan de interne organisatie. Terwijl ik het liefst met onze gebruikers over CASH bezig ben! Daardoor heb ik in april 2009 een start gemaakt met het overdragen van mijn werkzaamheden aan Robert Mijnsbergen. Ook hij is overgoten met dezelfde CASHpassie zoals ik die heb. Daarbij is hij een manager pur sang. In dit jaar leg ik mijn functie als directeur neer. Wel blijf ik activiteiten voor CASH uitvoeren, maar vaker op de achtergrond. Meer in de richting van mijn voorliefde voor het rechtstreekse contact met de gebruikers over CASH, maar dan in wat minder tijd. Ik dank u voor de plezierige samenwerking en wens u een gezond en succesvol 2010! Zita de Booij 3

4 Terugblik: CASH al 25 jaar! De eerste versie van CASH werd alweer 25 jaar geleden uitgeleverd. En veel van deze eerste gebruikers van CASH werken tot op de dag van vandaag nog met CASH! Vertrouwen Daar zijn we trots op! We wilden een product ontwikkelen waar de gebruiker altijd op kon blijven vertrouwen. Dat meegroeide met de tijd en inspeelde op moderne technologieën zonder afbreuk te doen aan de vertrouwde werkwijze van CASH. Het gebruikersbestand is in al die tijd enorm gegroeid. En daar zijn we u dankbaar voor! U bent immers altijd onze beste ambassadeur geweest. Door uw vertrouwen in ons zijn we zover gekomen. We willen u in de komende jaren blijven bedienen op de bekende wijze. Ook al groeien we, worden de pakketten uitgebreider en wordt meer ondersteuning van ons verwacht: we blijven onze persoonlijke benadering trouw en u blijft het belangrijkste middelpunt van onze organisatie! Kijk verderop voor ons cadeau aan u! 4

5 Cash introduceert: Uw gegevens automatisch in CASH Heeft u naast CASH nog andere programma s die over gemeenschappelijke gegevens moeten beschikken? Dan is het toch zonde en foutgevoelig om die gegevens via verschillende invoerschermen dubbel in te voeren. Beter is het om de gegevens automatisch in CASH te importeren. Met CASH kan dat! Bespaar onnodig werk U kent dat wel: Een programma waarin u nieuwe relaties invoert die ook nog eens in de boekhouding moeten worden ingevoerd. Of een kassaprogramma waarvan u de kasboekingen in CASH maakt. Of een programma waarmee u factureert en waarna u zelf de boekingen van de facturen in CASH moet invoeren. Of...noem maar op. Twee of meer keer dezelfde gegevens moeten invoeren is foutgevoelig en kost tijd. Daarom heeft CASH verschillende mogelijkheden om die gegevens eenmalig of continu automatisch in te lezen. Gemakkelijk in te lezen Met veel programma s kan een audit-file worden gemaakt. Deze audit-file kan zo worden ingelezen in CASH! Beschikt uw programma niet over een audit-file? Dan kan uit het exportbestand van dat programma door CASH worden aangegeven, welke informatie op welk veld in CASH terecht moet komen. Ook zijn er al van veelgebruikte programma s vaste combinaties met CASH gemaakt. Dan hoeft u eigenlijk niets meer te doen, maar kiest u bij import voor het betreffende bestand. CASHWeb Wilt u gegevens uit CASH aan uw accountant aanleveren, die zelf niet met CASH werkt? Dan is CASHWeb wellicht een optie voor u. Lees hierover meer verderop in deze uitgave. Wilt u assistentie bij het overbrengen van gegevens uit uw pakket naar CASH? Neem dan contact op met onze Helpdesk : (keuze 1) of helpdesk@cash.nl Zij zijn u er graag bij behulpzaam! 5

6 Digitaal factureren: Weg met administratieve rompslomp! Geen administratieve rompslomp meer, dat klinkt toch heerlijk? En dat is het ook! Tegenwoordig gaat bijna alles via het web: correspondentie, vakantie boeken, adverteren, shoppen, boekhouden en bankieren. Het zal dus geen verrassing moeten zijn dat ook factureren nu digitaal kan. Maar dat is het voor velen nu nog wel. Algemeen Begin dit jaar heeft de overheid aangekondigd de wet te wijzigen, zodat ook facturen als rechtsgeldig worden gezien. In combinatie met financiële software kunnen bedrijven nog sneller en makkelijker hun administratie bijhouden. Het blijkt echter dat het merendeel van bedrijven nog steeds traditioneel de post gebruikt. Bespaar veel tijd Een factuur versturen neemt veel tijd in beslag. Ga het traject maar eens na. Het begint al bij het opstellen van de factuur; het ontwerp, de juiste gegevens en verwerking. Vervolgens wordt deze geprint om via de postkamer gefrankeerd te worden zodat het op de bus kan. Bedrijven realiseren het zich misschien niet, maar tegenwoordig kost dit onnodig veel tijd om nog maar te zwijgen over de kosten die het met zich meebrengt. Facturen moeten toch verstuurd worden, maar het kan ook anders. Bespaar veel geld Uit ervaring blijkt dat het digitaliseren van post veel tijd bespaart en dus geld. Cash biedt al 25 jaar kwalitatieve en duurzame bedrijfssoftware aan, maar wat vele van onze (potentiële) klanten niet weten is dat ook digitaal versturen van facturen heel gemakkelijk via onze software kan: De factuur wordt automatisch gemaakt waarna het als PDF per wordt verzonden met maar één druk op de knop! Natuurlijk wordt de factuur ook meteen automatisch geboekt in de administratie. Minder gevoelig voor fouten en direct inzichtelijk. Er kunnen honderden facturen verstuurd worden die direct aankomen bij de klant. Minder tijd, minder kosten. Haal meer rendement uit onze software met minimale investering. 6

7 Voor u én uw klanten Buiten dat het een voordeel is voor bedrijven, zullen ook de klanten het voordeel ervaren. Ook de klanten houden namelijk meer tijd over voor andere zaken door de facturen digitaal te ontvangen. Bedenk wat het de klanten bespaart; openen, scannen, naar financiën, verwerken en opbergen. De klantenbinding kan hierdoor vergroot worden. Het is makkelijker en sneller, maar nog belangrijker: U verdient meer! En uw klanten ook Voordelen Bespaar facturatiekosten (papier, inkt, kopieën, porto, personeelskosten) Meer tijd voor uw kerntaken Meer rendement uit uw software Controle (wanneer verzonden, naar wie en wanneer ontvangen en gelezen) Meer service naar klanten (klanten besparen zelfs meer dan u) Verbeterd debiteurenbeheer Minder bewerkingsfouten Digitaal factureren bespaart u veel geld en het milieu veel bomen! 7

8 Cash introduceert: CASHWeb Online administreren! Als u waar dan ook ter wereld uw administratie wilt (laten) voeren, kunt u dat voortaan met CASHWeb; via elke PC met internetverbinding administreren! Via onze website Op de site van Cash Software bv logt u in waardoor u in uw eigen administratie terecht komt. Met de functies die u wilt, want alle CASH-modules zijn ook via CASHWeb te gebruiken. Het geeft u de unieke mogelijkheid om uw bestanden van en naar uw PC te downloaden; om zo ook offline met CASH te werken. Het systeembeheer doen wij voor u: uw back-ups en installaties van updates! En dat alles tegen aantrekkelijk lage maandkosten. CASHWeb: een combinatie van de nieuwste technologieën met de vertrouwde CASH-programmatuur. Eenvoudig samenwerken met uw accountant Maar ook als u uw administratie wilt laten controleren door uw accountant, is CASHWeb een uitkomst. Uw accountant kan dan namelijk ook rechtstreeks vanaf zijn eigen locatie in uw administratie werken. U hoeft dan geen bestanden meer op te sturen, maar activeert eenvoudig de toegang voor hem of haar. Uw accountant controleert of voert correcties door, terwijl u dit direct kunt zien en gewoon verder werkt. Als u wilt, kunt u zelfs de toegang ook weer deactiveren. Gemakkelijk, snel en efficiënt. U kunt alles lezen over CASHWeb op onze site: en zelfs een gratis proefaccount aanvragen! 8

9 CASH Interview: CASHWeb Shaw Almex Europe Shaw Almex Europe produceert Vulkanisatiepersen en aanverwante artikelen op internationaal niveau. Internet heeft het mogelijk gemaakt om in vijf jaar tijd te groeien naar een omzet van 2 miljoen! Hoe ze bij Cash en CASHWeb terecht zijn gekomen? Internet! Groei door internet Chris Jongkind, technisch directeur van Shaw Almex Europe, vertelt ons hoe het bedrijf in vijf jaar tijd is gegroeid: We zijn met twee personen begonnen vanuit Leeuwarden. Via contacten in de transportbandenwereld zijn wij door Shaw Almex Canada benaderd om voor hen de Europese, Russische en Afrikaanse markt te bestieren. De enorme groei heeft Shaw Almex Europe mede te danken aan het internet. Denk daarbij aan Skype, Google documents en Drive HQ. Doordat we veel reizen en geen echte binnendienst hebben, is het van vitaal belang dat we via internet overal ter wereld onze daily business door kunnen laten lopen. CASHWeb is voor ons een uitkomst Het zal u dan ook niet verbazen dat Cash Software is gevonden via Google. Door de groeiende hoeveelheid aan orders en voorraad waren ze toe aan een geavanceerd ERP software systeem. We zijn nu met vier personen actief en zoals vele beginnende bedrijven ging de orderverwerking en facturatie via een simpel Excel spreadsheet, wat veel extra werk met zich meebracht zoals het apart invoeren van de BTW aangifte. Extra werk ingeruild voor CASHWeb Shaw Almex Europe is een van de eerste ondernemingen die met CASHWeb aan de slag is gegaan. Chris Jongkind legt uit wat voor zijn onderneming de voordelen hiervan zijn: CASHWeb levert ons de functionaliteit die wij nodig hebben voor een redelijke prijs. Dat het om een webversie gaat waarvoor geen server nodig is, is ook van doorslaggevend belang geweest. Of we nu in Friesland zitten of in Mauritanië of Egypte, zolang we internet hebben, kunnen we onze klanten snel van dienst zijn, wat bijdraagt aan een goedlopende binnendienst en een goed georganiseerd magazijn met onderdelen. CASH voor iedereen Het werken met CASH is snel te leren met behulp van een cursusdag bij Cash Software. Een dag flink grasduinen in Cash levert genoeg handvaardigheid op om simpele day-to-day taken uit te voeren. Dat is goed nieuws voor wie om die reden nog twijfelde om een professioneel softwarepakket aan te schaffen voor de complete administratie! Of de heer jongkind administreren nu als leuker ervaart antwoordde hij kort en volmondig: Ja. 9

10 Aanbieding: CASH 25 jaar Ons cadeau aan u! Als blijk van waardering willen we u graag een cadeau aanbieden. We hebben lang nagedacht over waar we onze gebruikers het best mee van dienst kunnen zijn. Meer rendement voor u! Het uitgangspunt is, dat we altijd bezig zijn met CASH zo te ontwikkelen dat u meer tijd overhoudt voor uw andere taken. In veel updates van CASH worden automatische en kostenbesparende functies toegevoegd. Zo kwamen er een jaar geleden functies om uw geld sneller op uw rekening te krijgen, waaronder een volautomatische aanmaanrobot. Misschien kent u die nog niet, want het is een feit dat lang niet altijd iedereen van alle mogelijkheden op de hoogte is. En daarom bestaat ons cadeau uit meer rendement voor u uit uw CASH-pakket. We gaan praktische bijeenkomsten in Den Haag en elders in het land organiseren. Tijdens een halve dag leren we u leuke, leerzame mogelijkheden uit CASH. Wij nodigen u en uw collega s van harte uit. Ook mag u andere ondernemers of uw accountant meenemen voor een kennismaking met CASH! Een greep uit de onderwerpen: automatische debiteurenbewaking volledige integratie met uw internetbank (automatische boeking van uw bankmutaties) door CASH automatisch betalingen voor crediteuren klaar laten zetten digitale verzending van uw facturen CASH uw OB aangifte laten maken hoe maak ik een nieuwe administratie? consolidatie van twee of meerdere administraties koppeling met andere programma s om dubbel werk te voorkomen keuze om helemaal mét of zónder muis te werken Natuurlijk zullen ook alle mutatie invoermogelijkheden worden uitgelegd. De eerste bijeenkomsten worden in Den Haag georganiseerd. Via onze site kunt u zich aanmelden. Wilt u wachten totdat we bij u in de buurt komen? Stuur dan een bericht met de plaats waar en het aantal personen waarmee u wenst deel te nemen naar: service@cash.nl. 10

11 Nawoord Zoals Zita de Booij al schreef, ben ik per 1 april 2009 bij Cash aan de slag gegaan en heb ik haar taken overgenomen. In de afgelopen tijd, heb ik Cash leren kennen als een fijn bedrijf met mooie software en kundige mensen. Dit mede door het enthousiasme van Zita, alle medewerkers en vooral ook door u als klant. Cash is transparant, open naar klanten en maakt goed werkende en complete modules voor elk soort ondernemer. Een bedrijf waar u echt telt! De afgelopen tijd is er hard gewerkt om u mooie nieuwe mogelijkheden te kunnen bieden. Zo zijn al onze modules Windows-based en is CASHWeb gereed. Met CASHWeb kunt u met al uw modules online werken. De module is precies hetzelfde, u kunt via alle bekende browsers werken en u heeft alle gemakken van online tegen een extra lage prijs. Kijkt u eens op onze website naar de mogelijkheden van CASHWeb, één van onze aanvullende modules of cursussen. Zo blijven wij u nu en in de toekomst voorzien van goede modules en een uitstekende service want bij Cash blijven klantgerichtheid, kwaliteit en duurzaamheid ook na 25 jaar voorop staan. Een succesvol 2010! Robert Mijnsbergen 11

12 Het woord cash wordt door uw filter vaak als spam gezien. hierdoor gaat er veel van de correspondentie van Cash via de mail verloren. Via uw beheerder kunt u uw instellingen van uw spamfilter zo instellen dat alles van Cash wel wordt doorgelaten. CASH Software hanteert de benaming relaties. Een relatie kan met CASH binnen dezelfde administratie debiteur, crediteur of beide zijn. Dit houdt dus in dat een relatie slechts eenmaal aangemaakt hoeft te worden voor beide doeleinden. Pas bij het boeken van financiële mutaties wordt een relatie een debiteur of crediteur. Via Help Zoeken, kunt u zoeken naar een onderwerp in de helptekst. Door bijvoorbeeld aanmanen op te geven, ziet u alle helpteksten van functies die met aanmanen te maken hebben. Tips & Tricks Veel gebruikte functies kunnen worden aangemerkt als favoriet door in de gewenste functie op het icoon Favoriet te klikken. Gebruik de aanmaanrobot: deze functie verstuurt elke dag automatisch een aanmaning naar relaties voor facturen die op deze datum betaald hadden moeten zijn. In het veld banknummer van de relaties kunnen ook IBAN-nummers worden vastgelegd. Indien het IBAN-nummer bekend is, vervang dan het oude banknummer door het IBANnummer. Over twee jaar kunnen namelijk alleen nog maar IBAN-nummers worden gebruikt in het betalingsverkeer. Verstuurt u uw facturen met een branchepakket en wilt u de boekingen die daaruit voortvloeien inlezen in CASH? Dan kan dat als het branchepakket de journaalposten kan exporteren in het zogenaamd E-port formaat. CASH beschikt namelijk standaard, naast het CASH-formaat, ook over het E-port formaat. 12 CASH. U telt!