Voor meer informatie over de afdeling kunt u contact opnemen met: S. de Boer (manager) Telefoon: gemeente@kollumerland.

Transcriptie

1 Bedrijfsvoering De afdeling bestaat uit de clusters financiële zaken & Control, documentaire informatievoorziening, P&O, communicatie/voorlichting, automatisering, integrale veiligheidszorg en crisisbeheersing en facilitaire zaken - schoonmaak. De afdeling ondersteunt proactief de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de interne organisatie bij het uitoefenen van hun taken. Op vele gebieden zijn wij het gezicht naar buiten voor vele afnemers. Voor meer informatie over de afdeling kunt u contact opnemen met: S. de Boer (manager) Telefoon: gemeente@kollumerland.nl De cluster Financiële zaken is onderverdeeld in de onderdelen beheer, beleid en belastingen en houdt zich bezig met: Taken van cluster Beheer (Financiële zaken) Voert de centrale financiële administratie van de algemene dienst en de grondexploitaties; Is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het treasurybeleid binnen de gemeente; Stuurt het uitvoeringsproces aan voor het opstellen van de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening van de gemeente; Voert reviews uit op de interne controles; Is verantwoordelijk voor het vermogensbeheer van reserves en voorzieningen; Is verantwoordelijk voor het financiële onderdeel van de bestuurlijke informatievoorziening inclusief grondexploitatie; Beheert de verzekeringsportefeuille en de afwikkeling van schadegevallen en claims. Taken van cluster Belastingen (Financiële zaken) Verzorgt de heffingen van de gemeentelijke belastingen en rechten; Houdt de ontwikkelingen op het vakgebied bij; Adviseert het bestuur en management op dit gebied; Verzorgt de beroeps- en bezwaarprocedures op dit gebied; Stuurt het proces van herwaardering van de WOZ waarden; Voert de WOZ-administratie van de gemeente; Is verantwoordelijk voor de invordering van de lokale heffingen; Is verantwoordelijk voor alle belastingverordeningen van de gemeente (inclusief de tarieventabel). 1

2 Taken van cluster Beleid (Financiële zaken & Control) Ontwikkelt en/of coördineert de instrumenten van de planning & controlcyclus: kaderbrief, productenraming, programmabegroting, bestuursrapportage en jaarrekening; Ondersteunt en adviseert bestuur en management van de organisatie over financiële zaken; Is verantwoordelijk voor de financiële controle ( mate van in control zijn ) van de gemeente; Ondersteunt budgethouders in alle financiële aangelegenheden; De financieel adviseurs participeren in projecten; Is verantwoordelijk voor het treasurybeleid binnen de gemeente; Beschrijft de administratieve organisatie van bedrijfsprocessen en doet voorstellen tot het organisatiebreed lean maken daarvan; Schrijft beleidsstukken op het aandachtsgebied; Staat van de gemeente ; Sturen op de financiële processen van de gemeente. Personeel en Organisatie Taken van cluster Personeel en Organisatie Organisatieontwikkeling; Personeelsbeleid en Personeelsplanning, Arbeidsvoorwaarden en omstandigheden Personeelsbeheer (Personeel- en salarisadministratie); Control; Integrale personeel- en salarisadministratie; Invoer en bewaking van personeelsgegevens ten behoeve in- door- en uitstroom, loopbaanontwikkeling; Toepassen van rechtspositieregelingen en wet- en regelgeving ten aanzien van bestuur en bestuursapparaat; Registreren van ziekteverzuim, het geven van uitvoering aan het verzuimbeleid en het verstrekken van stuurinformatie aan het management; Tijdig en adequaat communiceren met de Arbodienst en UWO; rekening houdend met wettelijke en in voorkomende gevallen fatale termijnen; Integrale uitvoering van het interne aanwezigheid- verlofsysteem; Ondersteuning van interne organen zoals waarderingscommissie, bezwarenadviescommissie, Georganiseerd Overleg; SMT, ontwikkelen / begeleiden en uitvoeren sociaal beleid; overleg ArboUnie (bedrijfsarts), A&O, maatschappelijk werk, overleg via SMT-vergaderingen, opstellen re-integratieplannen; Geautomatiseerde salarisgegevensverwerking; Beheer aanwezigheidsregistratiesysteem; Verzuimadministratie; Onkostendeclaraties; Verzorgen en bewaken af te dragen belastingen en premies; 2

3 Cluster Automatisering Taken van cluster Automatisering Technologiebeleid; Systeembeheer waaronder netwerkbeheer; Hard- en softwarebeheer; Helpdesk. Cluster Communicatie/voorlichting Taken van cluster Communicatie/voorlichting Adviseren bestuur en managers over communicatie (gevraagd en ongevraagd) Meedenken en helpen met besluiten van beleidsmakers binnen de organisatie die intern of extern gecommuniceerd moeten worden Regie over de inhoud van de website Beheer en redactie website Webrichtlijnen Risico- en crisiscommunicatie Externe publicaties/pers Het maken van persbeleid / Onderhouden van perscontacten / Persvoorlichting / Persberichten/uitnodigingen / Persoverleg Redactie gemeentepagina s / Schrijven - redigeren gemeentepagina s Gemeentegids / plattegronden Bewaken van huis- en schrijfstijl Redigeren van speeches/voorwoorden college / teksten collega s Produceren en coördineren van teksten en artikelen voor een tijdschrift, website, brochure etc. Maken van communicatiebeleid en bewaken van de uitvoering Ondersteuning bij organiseren van bijeenkomsten, evenementen etc. Representatie extern en intern Gemeenteberichten / reacties op ingezonden stukken Voorkomende communicatiezaken uit ANNO / Dwaande Ondernemersmagazine Relatiegeschenken Beleid social media Communicatie rondom projecten Taken van Crisisbeheersing (onderdeel van cluster communicatie/voorlichting) Crisisbeheersing Alarmeringssysteem Crisispas Noodnet aansluiting Opleiden, trainen en oefenen OTO 3

4 Interne trainingen (geven, volgen), externe trainingen volgen Cluster Integrale Veiligheidszorg Taken van cluster Integrale veiligheidszorg redigeren van het programma sociale en fysieke veiligheid en samen met de interne en externe ketenpartners realiseren van de geformuleerde doelstellingen in het veiligheidsbeleid. beleidsadvisering m.b.t. Openbare Orde en Veiligheid Uitvoering van de APV, Gemeentewet, Wet tijdelijk Huisverbod, wet Bibob, Wet veiligheidsregio etc. Cluster Facilitaire Zaken Schoonmaak Taken van cluster Schoonmaak Schoonmaken van de gemeentelijke gebouwen. Cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV) De cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is een dienstverlenende cluster met interne en externe klanten en bestaat uit de onderdelen Post en Archief en houdt zich bezig met: voert alle postzaken uit (papier, mail, fax, digitale formulieren); selecteert, registreert en scant documenten (inkomend, intern en uitgaand); ontsluit digitale documenten d.m.v. koppelen van zaken en werkprocessen; ondersteunt gebruikers bij het document management systeem; ontsluit, beheert en verstrekt informatie (intern en extern); vormt en ordent dossiers (papier); adviseert medewerkers, management en bestuur op het gebied van informatie; zorgt voor een overzichtelijke ordeningsstructuur; beheert de instrumenten die nodig zijn voor een goede uitvoering van informatie- en archiefbeheer, zoals een documentair structuurplan en de selectielijst; voert het functionele beheer uit van intranet, het documentair informatiesysteem en het documentair management systeem; stelt werkwijzen, procedures, richtlijnen en procesbeschrijvingen op; is verantwoordelijk voor specifieke processen zoals vervanging, vervreemding, overbrenging en restauratie van archiefstukken en archieven; is verantwoordelijk voor de waardering, selectie en vernietiging van digitale en papieren archieven; is verantwoordelijk voor het beheer en de inrichting van de archiefbewaarplaats; coördineert archiefbewerkingsprojecten (door derden); 4

5 ontwikkelt beleid m.b.t. het informatie- en recordmanagement binnen de organisatie; brengt adviezen uit aan afdelingen, management en bestuur omtrent de afstemming, inrichting en invoering van organisatie brede systemen. Post: De cluster is verantwoordelijk voor o.a. alle inkomende post (brievenbus, en fax). Het postadres is: Gemeente Kollumerland c.a. Postbus AA KOLLUM Fax Afhankelijk van de inhoud en het onderwerp wordt de post geregistreerd en wordt een ontvangstbevestiging gestuurd. Wilt u een wel voorzien van uw N.A.W.-gegevens (naam, adres en woonplaats)? Zonder deze gegevens kan uw helaas niet in behandeling worden genomen. Formele klachten en bezwaarschriften kunnen alleen per brief worden verstuurd. Archief: Een taakonderdeel van het Archief is de externe informatieverstrekking. De archieven ouder dan 20 jaar zijn openbaar en voor iedereen kosteloos te raadplegen. Iedereen kan hiervoor, op afspraak, terecht op maandag en woensdag. De bezoekers mogen zelf niet in de archiefbewaarplaats komen. Ze kunnen stukken opvragen en kopieën laten maken. Uit de bezoekersregistratie blijkt dat het aantal bezoekers de laatste jaren toeneemt. Naast het zelf doen van onderzoek in het archief, kan ook informatie worden opgevraagd (schriftelijk of telefonisch). Hiervoor worden leges in rekening gebracht. De inventarissen van het archief zijn te raadplegen via Voor meer informatie over de cluster Documentaire Informatie Voorziening kunt u contact opnemen met: Anneke Talens (1e medewerker) Telefoon: gemeente@kollumerland.nl 5