Selecteren en aanwerven van medewerkers Beoordeeld en goedgekeurd op : Proces-eigenaar: Administratief directeur

Transcriptie

1 Doelstellingen De procedure heeft tot doel de taken en verantwoordelijkheden in het wervings- en selectieproces van de organisatie helder en duidelijk te formuleren, met als doel een kwalitatief wervings- en selectieproces. Toepassingsgebied Deze procedure geldt voor alle kandidaat-medewerkers en alle betrokkenen binnen de uitvoering van deze procedure waarvoor de Raad van Bestuur de Algemeen Directeur bevoegd heeft verklaard voor de aanwerving. Verwante documenten en hulpmiddelen Formulieren: - Sollicitatieformulier & selectiemap - Sjabloon vacature - Functie-omschrijving - Personeelsopdracht Andere: - Sollicitantenbestand - Website OC Sint-Jozef - Jobsite Broeders van Liefde _QHB_.docx Pagina 1 van 5

2 - Andere kanalen (VDAB, VWV, WRG, ) WERKWIJZE WERVINGS-/SELECTIEPROCEDURE Verloop Zie stroomschema 2015_05_Flowchart_Selecties_Werving.pdf Het selecteren van een nieuwe medewerker Ontstaan vacature Belangrijk is dat de team-/dienstverantwoordelijken hun personeelsnoden tijdig kenbaar maken aan de betrokkenen binnen het proces. Dit met het oog op een goede onderlinge afstemming en optimale opstart en opvolging van de procedure. Een vacature kan ontstaan omwille van de volgende redenen: - Vertrek of tijdelijke vervanging van een medewerker - Tijdelijke ondersteuning - Uitbreiding personeelskader - Nieuwe functie Opmaak vacature Op het ogenblik dat er een vacature ontstaat, maakt de directie al dan niet in samenspraak met de teamverantwoordelijke/diensthoofd van het desbetreffend departement - een profielomschrijving op adhv een format: _QHB_.docx Pagina 2 van 5

3 - Situering van onze voorziening - Algemene omschrijving van het contract (aantal uren, duur van het contract) - Korte omschrijving van de kerntaken - Verwacht profiel van de te selecteren persoon - Korte omschrijving van de selectieprocedure (schriftelijke motivatie vergezeld van CV) Bekendmaking vacature - Ad valvas (MFC en scholen verbonden aan de voorziening) - Via de VDAB (jobmanager WIS) - Via de website van de voorziening - Via de jobsite van de organisatie Broeders van Liefde Indien het om een interne vacature binnen de voorziening gaat, beperkt de bekendmaking zich tot de valven. De selectieprocedure Alle gerichte sollicitatiebrieven worden gescreend door de departementsverantwoordelijke en teamverantwoordelijke of diensthoofd. Een eerste selectie tot uitnodiging voor gesprek gebeurt op basis van de beoordeling van de brief en CV door de departementsverantwoordelijke en teamverantwoordelijke of diensthoofd. De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, en wordt al dan niet gekoppeld aan een schriftelijke proef. Afhankelijk van de functiegeboden competenties kan er beslist worden tot een tweede selectiegesprek _QHB_.docx Pagina 3 van 5

4 De kandidaat wordt na het gesprek op de hoogte gebracht van het resultaat hetzij mondeling hetzij schriftelijk. De beslissing tot aanwerving Op basis van het gesprek wordt door het selectiepanel een voorstel tot aanwerving geformuleerd aan het directieteam. De finale beslissing tot al dan niet indienstneming gebeurt door de directie nadat een laatste onderhoud met de voorgedragen kandida(a)t(en) doorgang heeft gevonden. Bij beslissing tot aanwerving en als de sollicitant akkoord gaat met de aanbieding wordt een personeelsopdracht opgemaakt door de Algemeen Directeur. Vervolgens kan het contract ondertekend worden en komt de medewerker in dienst. Uitzonderlijke omstandigheden In uitzonderlijke omstandigheden kan voor alle departementen de procedure aangepast worden. De keuze voor de procedure wordt in dit geval gemaakt door een directielid. Voor bepaalde functies kan afgeweken worden van de standaardprocedure: - Leidinggevende of staffuncties (bijkomend assessment, bijkomend gesprek met andere directieleden, bijkomend gesprek bij de sectorverantwoordelijke BVL, ) In uitzonderlijke omstandigheden kan voor alle departementen de procedure ingekort worden bv. in geval van: - Vakantiecontracten - Dringende spoedcontracten _QHB_.docx Pagina 4 van 5

5 Registraties Registratie Wie Indexering Bewaartermijn Antwoordmail/-schrijven Onthaaldienst/ Directiesecretariaat Op datum 6 maanden in registratiedatabase, daarna 1 jaar in het Sollicitantenbestand Onthaaldienst/ Directiesecretariaat Volgnummer Personeelsopdracht Personeelsdienst Op naam Blijvend Sollicitatiedossier Personeelsdienst Op naam Blijvend archief 6 maanden in registratiedatabase, daarna 1 jaar in het archief _QHB_.docx Pagina 5 van 5