4. Kwaliteitssysteem 4.6. Procedures Het selecteren en aanwerven van het personeel a. minderjarigen

Transcriptie

1 1 / 5 beoordeeld: jef scheurweghs Goedgekeurd: coachingsteam 07/05/2004 or:25/04/2005 Geldig vanaf: 25/04/2005 SMK 3.5. De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het selecteert De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het aanwerft. Toepassingsgebied alle nieuwe medewerkers die hulp- en dienstverlening aanbieden met uitzondering van de directeur (voor deze functie stelt de raad van beheer een ad hoc procedure op) Werkwijze eigenaar van de procedure: de organisatiebegeleider 1. Eerste beslissingen Bij het vrijkomen van functies en/of opdrachten wordt bekeken of aanwerving de meest aangewezen oplossing is (dit gebeurt door het diensthoofd of coördinator, op het coachingsteam wanneer het al dan niet invullen van de functie gevolgen heeft voor andere diensten). Tevens wordt nagegaan of dit binnen het bestaffingsplan past. Een tweede beslissing kan zijn om een interne kandidaat te vragen voor een bepaalde functie. Dit kan onder enkele voorwaarden - de kandidaat heeft de capaciteiten om de functie in te vullen en heeft een overtuigende beoordeling gekregen. - vanuit de functioneringsgesprekken heeft men een overzicht van de medewerkers die eventueel op die functie willen solliciteren. - er gebeurt een virtuele weging op het coachingsteam. Slechts wanneer het blijkt dat de kandidaat die eventueel zou gevraagd worden, geschikter is dan de anderen, wordt hij/zij voor de functie gevraagd. Bij gelijke competentie wordt gekeken naar de anciënniteit. 2. Samenstelling selectieteam Als we opteren voor de invulling van een bepaalde functie worden in eerste instantie de verantwoordelijkheden m.b.t. de selectie vastgelegd: Dit gebeurt door de direct leidinggevende. De hierna volgende samenstelling van de selectieteams is een minimale samenstelling. De direct leidinggevende kan dit uitbreiden.(bv. Wanneer er praktische proeven aangewezen zijn )

2 2 / 5 Selectieteam opvoeders - korte tijdelijke contracten (< 6 maand): coördinator of diensthoofd - langdurige tijdelijke contracten (>6 maand): coördinator. - contracten voor onbepaalde tijd : coördinator ; directeur; eventueel zorgcoördinator. Selectieteam stafleden - organisatiebegeleider ; directeur ; zorgcoördinator, gezinsbegeleider of coördinator (zelfde functie als aan te werven collega); externe deskundige (indien er volgens het selectieteam bijkomende informatie nodig is). - Voor contracten voor bepaalde duur: directeur en organisatiebegeleider. Selectieteam logistieke dienst - korte tijdelijke contracten (< 6 maand): diensthoofd - langdurige tijdelijke contracten (>6 maand): diensthoofd - contracten voor onbepaalde tijd : diensthoofd; directeur. Selectieteam andere functies: Een adhoc selectieteam wordt samengesteld, eventueel met externe deskundigen. De directeur maakt kennis met de medewerkers die een langdurig tijdelijk contract krijgen. (indien hij niet deelnam aan de selectie) 3. Functie kaart Indien en nog geen functiekaart bestaat, wordt deze opgesteld door de coördinator, diensthoofd na advies van de rechtstreekse collega s en goedgekeurd door de organisatiebegeleider. De bestaande functiekaart wordt eventueel aangepast. 4. Werving De coördinator / diensthoofd bepaalt in overleg met de directeur welke kanalen men zal gebruiken. 1. interne werving: 2. wervingsreserve 3. advertentie De keuze (streekkrant of landelijke krant) is afhankelijk van functie, doelgroep, budget, oplage. 5. VDAB : Wiss en Kiss. 6. Eigen Website In de advertentie wordt een contactpersoon vermeld.

3 3 / 5 5. Receptie Het receptieteam wordt op de hoogte gebracht van advertentie en contactpersoon. Wanneer de contactpersoon niet bereikbaar is, kan indien gewenst een functiekaart opgestuurd worden. 6. Brief selectie - sollicitatiebrieven : brieven worden geopend (op de sdienst) en voorzien van een schut blad. Hierop staat - welke actie werd ondernomen - samenstelling van het selectieteam (met inbegrip van de externe adviseur) - Of er al dan niet een schriftelijke voorbereiding / praktische proef voorzien is. - Het resultaat van de selectieteam - Minimaal één lid van het selectieteam selecteert uit de brieven een aantal kandidaten die voor een gesprek worden opgeroepen. Het selectieteam bepaalt tevens wie, van de niet uitgenodigde kandidaten, in de wervingsreserve wordt opgenomen. - de niet uitgenodigde kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord (maximaal twee weken na sluiting van de advertentie datum). - Brief F11b: indien de kandidaat niet wordt opgenomen in de wervingsreserve - Brief F2a : indien de kandidaat wordt opgenomen in de wervingsreserve. - de op te roepen kandidaten worden telefonisch uitgenodigd. 7. Selectiegesprekken Het selectieteam bepaalt vooraf - Hoeveel gespreksrondes er zijn, en hoeveel gesprekken per ronde gebeuren. (eventueel inschakeling externe adviseur) - Wanneer de beslissing valt, wanneer de kandidaten een antwoord kunnen verwachten. - Of de selectieprocedure een opdracht inhoudt. (praktische proef; schriftelijke voorbereiding) - De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Tijdens het gesprek krijgt de sollicitant informatie over de functie en de werkvoorwaarden. Op basis van functie omschrijving en functieprofiel bepaalt het selectieteam welke kandidaat het meest geschikt is voor de vrijstaande functie. Voor de

4 4 / 5 afgewezen kandidaten wordt bepaald of ze al dan niet in aanmerking komen voor de wervingsreserve. Bij een verdeeld advies beslist de directeur (indien betrokken) of de coördinator/diensthoofd. De afgewezen kandidaten worden schriftelijk verwittigd of er is een telefonisch contact. (wordt afgesproken tijdens het gesprek) - na één gesprek: - kandidaat komt in wervingsreserve brief F2b - kandidaat komt niet in de wervingsreserve : brief F2c - brief met verwijzing naar ( ) voor meer inlichtingen : brief F11c - na het tweede gesprek: - kandidaat komt in de wervingsreserve. - kandidaat komt niet in de wervingsreserve : brief F2f - brief met verwijzing naar ( ) voor meer inlichtingen : brief F11d 8. Afronding - de vervoerskosten van woonplaats naar de plaats van selectie, indien de kandidaat voor een derde maal moet terugkomen worden betaald door MPI St Franciscus (enkel de vervoerskosten van de derde rit) en niet werd aangeworven. - de geselecteerde kandidaat wordt uitgenodigd een contract te tekenen op de sdienst. PS.: 1. beantwoorden van brieven - Spontane sollicitatiebrieven worden binnen de week beantwoord (al dan niet in de wervingsreserve opgenomen) onder supervisie van de organisatiebegeleider 2. Wervingsreserve MPI St Franciscus. Wie, - Spontane sollicitaties. - Afgewezen kandidaten die toch in aanmerking komen voor een toekomstige functie De wervingsreserve wordt bijgehouden op de sdienst. De kandidaten staan 6 maand in de wervingsreserve, daarna worden zij verwittigd (brief : F15) 3. Voorrang voor interne kandidaten. voorrang van de piloot: De bestaande afspraken worden toepasselijk verklaard voor alle pilootfuncties, zowel deze voor de ziektevervanging(bestaande), de conventionele verlofdagen als de arbeidsduurvermindering. T.t.z. na minimaal een jaar dienst als piloot worden de piloten als eerste kandidaat voor een vrijstaande betrekking in een passend team bekeken. Bij meerdere kandiderende piloten voor eenzelfde functie wordt anciënniteit een eerste selectiesleutel, bij gelijke anciënniteit wordt overgegaan op een effectief selectiegesprek.

5 5 / 5 Een passend team is een team waarvoor zowel de kandidaat als de coördinator voldoende perspectieven tot samenwerking zien (doelgroep, team, ). Deeltijds werknemers: (OR 25 april 2005) De deeltijds werknemer kan bij zijn werkgever een schriftelijke aanvraag indienen om voorrang te krijgen bij de toewijzing van. een vacant geworden voltijdse betrekking.. een vacant geworden deeltijdse betrekking met een groter aantal arbeidsuren dan in de deeltijdse betrekking die al wordt uitgeoefend.. een vacant geworden deeltijdse betrekking (ongeacht het aantal uren ervan) die hij kan cumuleren met de deeltijdse betrekking die al wordt uitgeoefend. 4. Introductie in de organisatie. De organisatiebegeleider) erop toe dat op geregelde tijdstippen (afhankelijk van het aantal nieuwe sleden maar minimaal éénmaal per jaar) een introductie gegeven wordt aan de nieuwe sleden. Registraties Registraties Wie? Indexering Bewaartermijn Wervingsreserve sdienst Volgens datum van sollicitatie 1 jaar Behandelde sollicitatiebrieven + antwoorden sdienst Volgens datum van sollicitatie 5 jaar