Regeling sollicitatieprocedure. Versie Postbus AX Amersfoort tel fax e.mail:

Transcriptie

1 Regeling sollicitatieprocedure Versie Postbus AX Amersfoort tel fax e.mail:

2 Inleiding In deze notitie zijn de procedures vastgelegd die binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. gehanteerd worden ten behoeve van de invulling van (formatieve) vacatures. De notitie start met een algemeen deel, waarin de delen beschreven staan die voor de verschillende procedures hetzelfde zijn. De sollicitatieprocedure is opgesplitst in vier delen. In deel A, de werving en selectie van het personeel in de scholen, m.u.v. de procedure ten behoeve van managementteam- en directieleden. In deel B, de werving en selectie van managementteamleden. In deel C, de werving en selectie van directieleden. In deel D, de werving en selectie van de bovenschoolse staffuncties. In deel E, de procedure voor het omgaan met open sollicitaties. Deze regeling is vastgesteld na overleg met de diverse geledingen en met inachtneming van de terzake doende bevoegdheden van de GMR/MR. ALGEMEEN Algemeen De directeur stelt het College van Bestuur (CvB) op de hoogte van een vacature. De juiste omvang van de vacature wordt in overleg met het CvB vastgesteld, waarbij tevens wordt nagegaan of de vacature op grond van de vigerende rechtspositie moet worden aangeboden aan één of meer al binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. werkzaam zijnde personeelsleden. In overleg tussen de directeur en CvB kan worden besloten om niet over te gaan tot een sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld indien een benoembare kandidaat aanwezig is of een parttimer de taakomvang wil uitbreiden. Indien er geen sprake is van rechtspositionele verplichtingen, zal de MR omtrent het niet volgen van de procedure om advies worden gevraagd. Indien dit wel het geval is wordt de MR hierover geïnformeerd. Privacy van de kandidaat De leden van de benoemingsadviescommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle tijdens de sollicitatieprocedure verkregen informatie en van de voortgang van de procedure. De geheimhoudingsplicht duurt ook voort na afronding van de procedure en nadat de benoemingsadviescommissie is opgeheven. Dat geldt zowel voor de inhoud van de sollicitatiebrieven van de kandidaten, als voor de inhoud van de gesprekken welke in en rond de procedure worden gevoerd. Alle kopieën van de sollicitatiebrieven, alsmede andere schriftelijke informatie (waaronder aantekeningen van gesprekken) worden bij de voorzitter van de commissie ingeleverd. Hij/zij draagt zorg voor onmiddellijke en zorgvuldige vernietiging. Op uitdrukkelijk verzoek van de kandidaat kunnen de originele sollicitatiebrieven worden teruggezonden. De brief van de benoemde kandidaat wordt opgenomen in het personeelsdossier. De kandidaat wordt hierover geïnformeerd. Adverteren Het personeelsbeleid van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o is erop gericht mobiliteit te bevorderen. Dientengevolge hebben interne kandidaten (kandidaten werkzaam bij de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o) een voorkeurspositie ten opzichte van externe kandidaten. Hierbij geldt dat bij gelijke geschiktheid een interne kandidaat voorrang heeft bij benoeming. De vacature zal bij voorkeur eerst intern worden verspreid. Afhankelijk van de tijdsdruk kan besloten worden om de vacature tegelijkertijd in de daartoe geëigende media open te stellen voor externe kandidaten. Mocht dit besluit genomen worden, dan zal dit worden gemeld in de interne advertentie. In de vacature wordt vermeld dat een assessment, psychologische test en of werkplek onderzoek een onderdeel van de selectieprocedure kan vormen. KPOA Sollicitatieprocedure pagina 2

3 Advertentiekosten: De benoemingsadviescommissie stelt vast op welke wijze de vacature wordt opgesteld; Advertenties worden indien mogelijk gezamenlijk met andere scholen geplaatst; Advertentiekosten zijn in principe voor rekening van de betreffende school; Indien de benoemingsadviescommissie plaatsing van een advertentie in een landelijke krant overweegt moet hiervoor vooraf toestemming gevraagd worden aan het CvB; Na toestemming vergoedt het CvB de kosten van de advertentie in een landelijk krant; Indien een school meermalen moet adverteren, na overleg en met toestemming van het CvB, vergoedt het CvB bij elke tweede uitvraag de helft van alle advertentiekosten; De directie stelt ter verrekening van de gemaakte kosten door het CvB een afrekening op. Overplaatsing en mobiliteit Indien een interne kandidaat solliciteert naar de vacature wordt deze kandidaat altijd uitgenodigd voor een gesprek, mits hij/zij voldoet aan de profielschets. Indien er sprake is van een verplichte overplaatsing, worden in overleg met de directeur afspraken gemaakt over de wijze waarop de betrokkene binnen de school wordt geïntroduceerd. Feitelijk vindt er dan geen sollicitatiegesprek plaats conform deze regeling. Indien iemand in het kader van de belangstellingsregistratie wordt "overgeplaatst", vindt er eerst een kennismakingsgesprek plaats tussen de directie van de school en de betrokkene. Indien dit gesprek positief verloopt, volgt een nader kennismakingsgesprek met een aantal vertegenwoordigers (maximaal 5) van de school. Slechts zeer zwaarwegende argumenten kunnen ertoe leiden dat er geen formele benoeming plaats zal vinden. Het CvB neemt in deze uiteindelijk het besluit. Afwijzen van kandidaten De kandidaten met wie een of meer gesprekken zijn gevoerd en die zijn afgewezen worden mondeling door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie geïnformeerd met vermelding van de redenen van afwijzing. Interne kandidaten die in hierna genoemde procedures niet voor benoeming in aanmerking komen, worden altijd in een gesprek door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie, dan wel de voorzitter van het CvB van de reden op de hoogte gebracht. KPOA Sollicitatieprocedure pagina 3

4 DEEL A: SOLLICITATIEPROCEDURE BIJ (FORMATIEVE) VACATURES Benoemingsadviescommissie De benoemingsadviescommissie wordt gevormd onder verantwoordelijkheid van de directie en bestaat uit maximaal 5 personen, waaronder de directeur en minimaal één vertegenwoordiger van de ouders. De directeur van de school is voorzitter van de benoemingsadviescommissie. De administratieve ondersteuning (ontvangstbevestiging, verspreiding van de brieven onder de leden van de benoemingsadviescommissie e.d) wordt onder zijn/haar verantwoordelijkheid uitgevoerd. Verwanten van sollicitanten kunnen onder geen beding deel uitmaken van de benoemingsadviescommissie. De procedure De directeur van de school stelt samen met het team een profielschets op. In de profielschets worden in ieder geval opgenomen de algemeen wettelijke eisen en de in het ARKO-reglement, hoofdstuk 4, artikel 6, lid f beschreven eisen m.b.t. de identiteit. (Uit Algemeen Reglement voor het Katholiek Onderwijs:..dat in de aan het personeel van katholieke scholen uit te reiken akte van benoeming de bepaling is opgenomen waaruit voortvloeit dat de benoemde bij de vervulling van zijn taak loyaal meewerkt aan de doelstellingen van de katholieke school en de grondslag daarvan onderschrijft) De vacature wordt in definitieve aard en omvang ter kennis gebracht aan de personeelsleden van de scholen van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. Als er binnen de stichting geen kandidaten belangstelling hebben of niet passen binnen de profielschets, dan wordt ook extern geworven. Kandidaten worden opgeroepen binnen de gestelde termijn een sollicitatiebrief met cv te zenden aan de voorzitter van de benoemingsadviescommissie. De kandidaat krijgt een ontvangstbevestiging. Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter worden op basis van strikte vertrouwelijkheid kopieën van de binnengekomen brieven aan de leden van de benoemingsadviescommissie verstrekt. De benoemingsadviescommissie bepaalt aan de hand van de brieven welke kandidaten worden opgeroepen voor een gesprek. Aan de overige kandidaten wordt schriftelijk medegedeeld, dat er inmiddels een (eerste) selectie is gemaakt, dat hij/zij daar geen deel van uitmaakt en dat hij/zij niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature. Als de benoemingsadviescommissie de mogelijkheid wil openhouden om kandidaten in tweede instantie alsnog op te roepen, dan dienen de betreffende kandidaten daarover schriftelijk geïnformeerd te worden. Na de definitieve afsluiting van de procedure krijgen deze kandidaten daarover schriftelijk bericht. De benoemingsadviescommissie voert gesprekken met de kandidaten. Op basis van deze gesprekken kan de benoemingsadviescommissie besluiten of zij behoefte heeft aan nadere informatie van of over een kandidaat, dit kan in de vorm van: o een vervolggesprek, o het bijwonen van een door de kandidaat te geven proefles, o het inwinnen van referenties, o het een dag(deel) laten meelopen van de kandidaat op de betreffende school. De benoemingsadviescommissie zal deze selectiemogelijkheden altijd vooraf met de kandidaat bespreken. De benoemingsadviescommissie komt na zorgvuldige afweging tot een keuze op basis van de consensus of - indien dat niet haalbaar is - tot een voordracht die door elk lid van de benoemingsadviescommissie gedragen kan worden. Indien het in het voorgaande lid van dit artikel gestelde niet bereikt wordt, treedt de benoemingsadviescommissie in overleg met het CvB. De voordracht De benoemingsadviescommissie brengt aan het CvB een éénduidige voordracht uit en doet daarbij tevens verslag van de gevolgde werkwijze. Indien de werkwijze overeenkomt met de in dit reglement beschreven procedure, accordeert het CvB de voordracht. Indien de voordracht niet wordt overgenomen, treedt het CvB in overleg met de benoemingsadviescommissie. Het CvB zal daarbij haar argumenten kenbaar maken. KPOA Sollicitatieprocedure pagina 4

5 De voorgedragen kandidaat krijgt van het CvB een benoemingsbrief met daarin in ieder geval de aanvangsdatum van de benoeming en indien van toepassing de datum van beëindiging van de benoeming. Een eerste benoeming onder het bestuur van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. is in principe voor het eerste jaar tijdelijk. Uitzonderingen zijn mogelijk conform de regeling "vast benoemen bij eerste in dienst treden van " De directeur krijgt, in overleg met het CvB, de opdracht de noodzakelijke formaliteiten te verzorgen. DEEL B: SOLLICITATIEPROCEDURE MT- LEDEN Inleiding In deel B wordt de wervings- en selectieprocedure voor MT-leden voor de scholen van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. beschreven. Kandidaten uit het management development traject worden persoonlijk geïnformeerd over de vacature en worden uitgenodigd te solliciteren. Benoemingsadviescommissie De benoemingsadviescommissie wordt gevormd onder verantwoordelijkheid van de directeur en bestaat uit maximaal 5 personen, waaronder de directeur en minimaal één vertegenwoordiger van de ouders. Voorafgaand aan de start van de procedure wordt in overleg met het CvB bepaald of namens het CvB de beleidsmedewerker personeel vertegenwoordigd is in de benoemingsadviescommissie. De directeur van de school is voorzitter van de benoemingsadviescommissie. De administratieve ondersteuning (ontvangstbevestiging, verspreiding van de brieven onder de leden van de benoemingsadviescommissie e.d) wordt onder zijn/haar verantwoordelijkheid uitgevoerd. Verwanten van sollicitanten kunnen onder geen beding deel uitmaken van de benoemingsadviescommissie. De procedure De directeur van de school stelt samen met het team een profielschets op. In de profielschets worden in ieder geval opgenomen de algemeen wettelijke eisen en de in het ARKO-reglement, hoofdstuk 4, artikel 6, lid f beschreven eisen m.b.t. de identiteit. (Uit Algemeen Reglement voor het Katholiek Onderwijs:..dat in de aan het personeel van katholieke scholen uit te reiken akte van benoeming de bepaling is opgenomen waaruit voortvloeit dat de benoemde bij de vervulling van zijn taak loyaal meewerkt aan de doelstellingen van de katholieke school en de grondslag daarvan onderschrijft) De vacature wordt in definitieve aard en omvang ter kennis gebracht aan de personeelsleden van de scholen van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. door middels van publicatie op de website van KPOA Als er binnen de Stichting geen kandidaten belangstelling hebben of niet passen binnen de profielschets, dan wordt ook extern geworven. Kandidaten worden opgeroepen binnen de gestelde termijn een sollicitatiebrief met cv te zenden aan de voorzitter van de benoemingsadviescommissie. De kandidaat krijgt een ontvangstbevestiging. Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter worden op basis van strikte vertrouwelijkheid kopieën van de binnengekomen brieven aan de leden van de benoemingsadviescommissie verstrekt. De benoemingsadviescommissie bepaalt aan de hand van de brieven welke kandidaten worden opgeroepen voor een gesprek. Aan de overige kandidaten wordt schriftelijk medegedeeld, dat er inmiddels een (eerste) selectie is gemaakt, dat hij/zij daar geen deel van uitmaakt en dat hij/zij niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature. Als de benoemingsadviescommissie de mogelijkheid wil openhouden om kandidaten in tweede instantie alsnog op te roepen, dan dienen de betreffende kandidaten daarover schriftelijk geïnformeerd te worden. Na de definitieve afsluiting van de procedure krijgen deze kandidaten daarover schriftelijk bericht. KPOA Sollicitatieprocedure pagina 5

6 De benoemingsadviescommissie voert gesprekken met de kandidaten. Op basis van deze gesprekken kan de benoemingsadviescommissie besluiten of zij behoefte heeft aan nadere informatie van of over een kandidaat, dit kan in de vorm van: o assessment, o een vervolggesprek, o het inwinnen van referenties, o het een dag(deel) laten meelopen van de kandidaat op de betreffende school. De benoemingsadviescommissie zal deze selectiemogelijkheden altijd vooraf met de kandidaat bespreken. Indien een assessment wordt overwogen, dient hierover vooraf overleg gevoerd te worden met het CvB. De benoemingsadviescommissie komt na zorgvuldige afweging tot een keuze op basis van de consensus of - indien dat niet haalbaar is - tot een voordracht die door elk lid van de benoemingsadviescommissie gedragen kan worden. Indien het in het voorgaande lid van dit artikel gestelde niet bereikt wordt, treedt de benoemingsadviescommissie in overleg met het CvB. De voordracht De benoemingsadviescommissie brengt aan het CvB een eenduidige voordracht uit en doet daarbij tevens verslag van de gevolgde werkwijze. Indien de werkwijze overeenkomt met de in dit reglement beschreven procedure, accordeert het CvB de voordracht. De benoemingsvoordracht aan het CvB heeft tot doel het afleggen van verantwoording door de benoemingsadviescommissie over de gevolgde procedure. Onderwerpen die in een benoemingsvoordracht aan de orde moeten komen zijn: o het aantal interne sollicitanten, o globaal aangegeven waarom aan interne kandidaten niet de voorkeur is gegeven, o het aantal externe kandidaten, o het aantal kandidaten waarmee gesprekken gehouden zijn, o selectie van eventueel kandidaten uit het management development traject. Als deze kandida(a)t(en) niet worden voorgedragen, wat is daarvan de reden; o de redenen waarom de voorgedragen kandidaten benoembaar worden geacht met zonodig een voorkeursvolgorde, o advies van de MR. Indien de voordracht niet wordt overgenomen, treedt het CvB in overleg met de benoemingsadviescommissie. Het CvB zal daarbij haar argumenten kenbaar maken. De voorgedragen kandidaat krijgt van het CvB een benoemingsbrief met daarin in ieder geval de aanvangsdatum van de benoeming en indien van toepassing de datum van beëindiging van de benoeming. Een eerste benoeming onder het bestuur van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. is in principe voor het eerste jaar tijdelijk. Uitzonderingen zijn mogelijk conform de regeling "vast benoemen bij eerste in dienst treden van " De directeur krijgt, in overleg met het CvB, de opdracht de noodzakelijke formaliteiten te verzorgen. DEEL C.1: SOLLICITATIEPROCEDURE DIRECTEUR (VOLLEDIGE PROCEDURE) Inleiding In deel C wordt de wervings- en selectieprocedure voor directeuren voor de scholen van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. beschreven. Kandidaten uit het management development traject worden persoonlijk geïnformeerd over de vacature en worden uitgenodigd te solliciteren. Eventueel kan besloten worden om (een deel van) de procedure te laten verzorgen door een bureau voor werving en selectie. Als laatste punt van dit deel C wordt een schematische weergave van de mogelijke procedures weergegeven. Doelstelling Het voor alle betrokkenen inzichtelijk maken via welke weg directeuren binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. worden geselecteerd. Dit geldt voor alle betrokken KPOA Sollicitatieprocedure pagina 6

7 partijen dus: sollicitanten, leden van benoemingsadviescommissies, teamleden en de betrokken medezeggenschapsorganen. Mocht het CvB, om haar moverende redenen, van deze procedure willen afwijken, dan zal zij de medezeggenschapsraad om advies vragen. Daar waar het gaat om een te benoemen kandidaat aan een bestaande school, zal hierover in overleg worden getreden met de geledingen uit die school. Indien er sprake is van een benoeming aan een nieuw te stichten school zal hierover overlegd gevoerd worden met twee directieleden van bestaande scholen en twee leden vanuit de GMR. De voorbereiding van de procedure Alvorens een wervings- en selectieprocedure wordt gestart, bepaalt het CvB of: o er sprake is van mogelijke verplichte (her-) plaatsingskandidaten o er wel/niet een externe adviseur wordt ingeschakeld Procedure wordt in eigen beheer uitgevoerd Voor een juiste en zorgvuldige werving en selectie van kandidaten en waarin rond de functie die vrijkomt zoveel mogelijk mensen betrokken kunnen worden, worden er drie commissies samengesteld. Dit zijn: o Het CvB o De benoemingsadviescommissie o De ontvangstcommissie Benoemingsadviescommissie: o Beleidsmedewerker van het stafbureau (voorzitter commissie) o Een MT lid vanuit de school o Eén leerkracht o Een vertegenwoordiger van de ouders Ontvangstcommissie bestaat uit: o Personeelsleden van de school De leden van de commissies worden door de geleding waaruit zij voortkomen voorgedragen en functioneren binnen de commissies op persoonlijke titel. Zij zijn als zodanig geen verantwoording schuldig aan hun achterban. De taak van de commissies is het zorgvuldig doorlopen van deze procedure met inachtneming van de privacy van de sollicitanten Het CvB functioneert autonoom en legt na de formele besluitvorming verantwoording af aan de MR van de school, over de gevolgde procedure conform het gestelde in het medezeggenschapsreglement. De benoemingsadviescommissie stelt een conceptprofiel op van de toekomstige directeur. Hierin wordt aangegeven aan welke eisen de nieuwe directeur zou moeten voldoen. Deze commissie streeft ernaar een zo concreet mogelijk profiel te formuleren. Het conceptprofiel wordt op zo kort mogelijke termijn in de teamvergadering en in een vergadering van de MZR besproken. De opmerkingen worden doorgegeven aan de benoemingsadviescommissie, die de gemaakte opmerkingen zoveel mogelijk zal verwerken in het profiel. Het definitieve conceptprofiel wordt op zo kort mogelijk termijn door het CvB vastgesteld. De sollicitant, die voor een gesprek wordt uitgenodigd, zal vooraf geïnformeerd worden over de wervings- en selectieprocedure. De selectie Kandidaten die op de advertentie reageren ontvangen vanuit het bestuursbureau een informatiepakket Het CvB, aangevuld door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie, leest de brieven van de kandidaten en beoordeelt of kandidaten voldoen aan het functieprofiel. Interne kandidaten zullen te allen tijde voor een gesprek worden uitgenodigd, mits zij voldoen aan de profielschets. Voor externe kandidaten geldt dat diegenen die het functieprofiel het meest benaderen, worden uitgenodigd voor een oriënterend gesprek. Kandidaten die niet worden uitgenodigd krijgen een schriftelijke afwijzing KPOA Sollicitatieprocedure pagina 7

8 Het CvB, aangevuld met de voorzitter van de benoemingsadviescommissie, gaat in dit eerste gesprek na in hoeverre de kandidaat ook werkelijk past binnen het opgestelde profiel. Uit deze gesprekken worden kandidaten geselecteerd waarmee men verder wil. Deze kandidaten worden uitgenodigd door de benoemingsadviescommissie. De benoemingsadviescommissie heeft de mogelijkheid de kandidaat te vragen een presentatie te geven over een bepaald thema. Kandidaten die niet wordt geselecteerd voor een tweede gesprek worden door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie mondeling geïnformeerd over de reden van de afwijzing De benoemingsadviescommissie kan besluiten of zij behoefte heeft aan nadere informatie van en over de kandidaat. Dit kan in de vorm van: o Assessment o Het inwinnen van referenties o Een dag(deel) laten meelopen van de kandidaat De benoemingsadviescommissie zal deze (selectie)mogelijkheden altijd vooraf met de kandidaat bespreken. Indien gekozen wordt voor het afnemen van een assessment dient hierover overleg gevoerd te worden met het CvB De benoemingsadviescommissie besluit of de kandidaat voor een tweede gesprek wordt uitgenodigd. Dit tweede gesprek vindt altijd plaats in de school waar de vacature speelt. Kandidaten worden ontvangen door de ontvangstcommissie. Die leidt de kandidaat rond in de school. De ontvangstcommissie geeft haar indrukken die zij van de kandidaat heeft door aan de benoemingsadviescommissie. Op basis van beide gesprekken draagt de benoemingsadviescommissie indien mogelijk, twee kandidaten voor aan het CvB inclusief een motivering en zonodig een prioritering. De benoemingsvoordracht De benoemingsadviescommissie zal in haar benoemingsvoordracht aan het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o verantwoording afleggen over de gevolgde procedure. Onderwerpen die in een benoemingsvoordracht aan de orde moeten komen zijn: o het aantal interne sollicitanten o globaal aangegeven waarom aan interne kandidaten niet de voorkeur is gegeven; o het aantal externe kandidaten; o de aantallen kandidaten waarmee gesprekken gehouden zijn; o welke selectie-instrumenten de benoemingsadviescommissie wel of niet heeft ingezet en wat daarvan de reden is o heeft de benoemingsadviescommissie overwogen om de vacature in te vullen als duo-baan. Zo nee, wat is hiervan de reden; o de redenen waarom de voorgedragen kandidaten benoembaar worden geacht met zonodig een voorkeursvolgorde Besluitvorming Het CvB heeft een gesprek met de voorgedragen kandidaten en beoordeelt welke zij het meest geschikt achten en nemen een voorgenomen besluit. Het CvB kan besluiten hier een assessment aan vooraf te laten gaan, indien dit nog niet heeft plaatsgevonden De kandidaten die niet benoemd worden, worden door de voorzitter van het CvB mondeling geïnformeerd Dit voorgenomen besluit wordt voorgelegd aan de MR van de school. In de verantwoording richting de MR zal het CvB expliciet melding maken van het feit of een assessment wel of niet is overwogen en wat daarvan de reden is. DEEL C.2: SOLLICITATIEPROCEDURE DIRECTEUR INTERNE KANDIDATEN Gelet op het feit dat het personeelsbeleid van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs KPOA Sollicitatieprocedure pagina 8

9 Amersfoort e.o erop gericht is vrijwillige mobiliteit te bevorderen, kan het CvB besluiten om een vacature alleen intern uit te zetten. Indien dit het geval is, worden directeuren en waar mogelijk ook andere MT leden, al dan niet gericht, uitgenodigd te solliciteren. De volgende stappen zijn hierbij van kracht (zie verder onderdeel C.1): Het team en de MZR worden gevraagd een profielschets op te stellen Op basis van dit profiel vindt er tussen de kandidaat en de voorzitter van het CvB, in aanwezigheid van de personeelsadviseur, een oriënterend gesprek plaats Op basis van dit gesprek wordt de kandidaat gemeld of hij/zij in de ogen van het CvB een benoembare kandidaat is De kandidaten schrijft een sollicitatiebrief aan de benoemingsadviescommissie Het gesprek met de benoemingsadviescommissie vindt altijd plaats op de betreffende school, waarbij de kandidaten worden ontvangen door een ontvangstcommissie. De benoemingsadviescommissie kan besluiten om de kandidaten te vragen een presentatie over een bepaald thema te geven De benoemingsadviescommissie kan besluiten dat er een tweede gesprek plaatsvindt De benoemingsadviescommissie draagt, waar mogelijk, twee benoembare kandidaten voor incl. een toelichting Het CvB besluit op basis hiervan wie voor de benoeming in aanmerking komt en neemt een besluit Het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o hanteert de stelregel dat een directeur alleen dan goed kan functioneren, als zij of hij gedragen wordt door alle geledingen rond en binnen de school. Daarom zal afwijken van het voorstel van de benoemingsadviescommissie alleen plaatsvinden als daar zwaarwegende argumenten voor zijn. In een dergelijk geval zal het CvB hierover overleg plegen met de benoemingsadviescommissie. De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid ligt bij het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. Procedure bij inschakelen van een extern wervings- en selectiebureau Bij het inschakelen van externe organisatie zal een vergelijkbare procedure gevolgd worden. Afwijkingen van de procedure in eigen beheer: 1. Bij de brievenselectie zal ook de externe adviseur betrokken worden 2. De externe adviseur wordt toegevoegd aan de benoemingsadviescommissie en zal de rol van voorzitter op zich nemen 3. Het 1 e oriënterend gesprek zal plaatsvinden in aanwezigheid van één van de leden van het CvB, de beleidsmedewerker en de externe adviseur DEEL D: SOLLICITATIEPROCEDURE TEN BEHOEVE VAN DE BOVENSCHOOLSE STAFFUNCTIES. Inleiding In deel D wordt de wervings- en selectieprocedure voor staffuncties binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o beschreven. Het gaat hierbij om de volgende functies: Secretaris CvB Beleidsmedewerkers Doelstelling Het voor alle betrokkenen inzichtelijk maken via welke weg staffunctionarissen binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o worden geselecteerd. Dit geldt voor alle betrokken partijen dus: sollicitanten, leden van benoemingsadviescommissies, bestuursleden en de GMR. Mocht het CvB, om haar moverende redenen, van deze procedure willen afwijken en zelf een kandidaat willen aanstellen, dan zal zij in overleg treden met de benoemingsadviescommissie en of de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De voorbereiding van de procedure KPOA Sollicitatieprocedure pagina 9

10 Het CvB benoemt een benoemingsadviescommissie. De samenstelling van deze commissie is gerelateerd aan de brede context waarbinnen bovenschoolse functionarissen functioneren. Afhankelijk van de zwaarte van de functie kan de benoemingsadviescommissie bestaan uit: o Beleidsmedewerker (voorzitter van de commissie) o Eén van de medewerkers van het stafbureau o Een vertegenwoordiger vanuit de GMR. o Een vertegenwoordiger vanuit het Dibera De leden worden door de geleding waaruit zij voortkomen voorgedragen en functioneren binnen de benoemingsadviescommissie op persoonlijke titel en zijn als zodanig geen verantwoording schuldig aan hun achterban. De taak van de benoemingsadviescommissie is het zorgvuldig doorlopen van de sollicitatieprocedure met inachtneming van de privacy van de sollicitanten en het formuleren van een benoemingsvoorstel aan het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. De benoemingsadviescommissie functioneert autonoom en legt bij de voordracht verantwoording af over de gevolgde procedure. De benoemingsadviescommissie stelt een conceptprofiel op van het toekomstige lid van de staf. Hierin wordt aangegeven aan welke eisen de nieuwe functionaris zou moeten voldoen. De benoemingsadviescommissie streeft ernaar een zo concreet mogelijk profiel te formuleren. Het conceptprofiel wordt in het Dibera besproken. Het Dibera wordt om advies gevraagd. In het profiel wordt vermeld dat een assessment of psychologische test onderdeel van de selectieprocedure kan vormen. Het conceptprofiel wordt op zo kort mogelijke termijn door het CvB besproken en vastgesteld. De selectie Kandidaten die op de advertentie reageren ontvangen vanuit het bestuursbureau een informatiepakket Het CvB, aangevuld door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie, leest de brieven van de kandidaten en beoordeelt of kandidaten voldoen aan het functieprofiel. Interne kandidaten zullen te allen tijde voor een gesprek worden uitgenodigd, mits zij voldoen aan de profielschets. Voor externe kandidaten geldt dat diegenen die het functieprofiel het meest benaderen, worden uitgenodigd voor een oriënterend gesprek. Kandidaten die niet worden uitgenodigd krijgen een schriftelijke afwijzing Het CvB, aangevuld met de voorzitter van de benoemingsadviescommissie, gaat in dit eerste gesprek na in hoeverre de kandidaat ook werkelijk past binnen het opgestelde profiel. Uit deze gesprekken worden kandidaten geselecteerd waarmee men verder wil. Deze kandidaten worden uitgenodigd door de benoemingsadviescommissie. In het eerste gesprek van deze commissie wordt de kandidaat gevraagd een presentatie te geven over een bepaald thema. Kandidaten die niet wordt geselecteerd voor een tweede gesprek worden door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie mondeling geïnformeerd over de reden van de afwijzing Indien de benoemingsadviescommissie voornemens is een kandidaat voor een tweede gesprek uit te nodigen, kan zij vooraf navraag doen bij opgegeven referenten na toestemming van de kandidaat Op basis hiervan bepaalt de benoemingsadviescommissie of de kandidaat voor een tweede gesprek wordt uitgenodigd. Op basis van beide gesprekken draagt de benoemingsadviescommissie indien mogelijk, twee kandidaten voor aan het CvB inclusief een motivering en zonodig een prioritering. De benoemingsvoordracht De benoemingsadviescommissie zal in haar benoemingsvoordracht aan het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o verantwoording afleggen over de KPOA Sollicitatieprocedure pagina 10

11 gevolgde procedure. Onderwerpen die in een benoemingsvoordracht aan de orde moeten komen zijn: o het aantal interne sollicitanten o globaal aangegeven waarom aan interne kandidaten niet de voorkeur is gegeven; o het aantal externe kandidaten; o de aantallen kandidaten waarmee gesprekken gehouden zijn; o heeft de benoemingsadviescommissie overwogen om de vacature in te vullen als duobaan.zo nee, wat is hiervan de reden; o de redenen waarom de voorgedragen kandidaten benoembaar worden geacht met zonodig een voorkeursvolgorde. Het College van Bestuur Het CvB van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. nodigt de voorgedragen kandidaten uit voor een gesprek Naar aanleiding van dit gesprek wordt er een voorgenomen besluit genomen De GMR wordt geïnformeerd over het voorgenomen besluit en gevraagd om advies. Indien er sprake is van een vacature administratief medewerkster wordt er gekozen voor een benoemingsadviescommissie die samengesteld wordt uit medewerkers van het bestuursbureau De verantwoordelijkheid voor het invullen van een vacature binnen het CvB ligt bij de RvT. DEEL E: PROTOCOL VOOR OPEN SOLLICITATIES Alle open sollicitaties die binnen komen bij het bestuursbureau van de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o worden onder verantwoordelijkheid van het CVB geregistreerd. De sollicitant wordt een ontvangstbevestiging gestuurd. De brieven worden één jaar bewaard en daarna vernietigd. Het overzicht van open sollicitaties wordt maandelijks naar de scholen gestuurd, waardoor bij de werving en selectie van personeel ook van deze aanmeldingen gebruik kan worden gemaakt. De sollicitanten zijn op de hoogte van deze procedure. De privacy van de kandidaten genoemd in deze regeling is ook van toepassing op de open sollicitaties. Aldus vastgesteld, Handtekening College van Bestuur KPOA Sollicitatieprocedure pagina 11