ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2)

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 49 ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2) ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2) ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandig zelf (door omstandig gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN AED automatische externe defibrilatoren ASTRID all-roud semi-cellular trunking radio communication system with integrated dispatchings BBK bijzondere beroepsbekwaamheid BBT bijzondere beroepstitel B-Fast Belgian First Aid & Support Team CDV centra voor dagverzorging CEBAM Belgian Centre for Evidence-Based Medicine CIC communicatie- en informatiecentrum EER Europese Economische Ruimte EWRS Early Warning and Response System FAGG Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten FANC Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle FOD federale overheidsdienst GSD gespecialiseerde spoeddienst HC 100 hulpcentrum 100 HSC Health Security Commitee IHR International Health Regulations (Internationaal Gezondheidsreglement) KB koninklijk besluit Medex Bestuur Medische Expertise MIP Medisch Interventieplan MO Management Office MUG mobiele urgentiegroep NFP national focal point NIP nood- en interventieplan(nen) PIBA Provinciaal Instituut voor Brandweer- en Ambulanciersopleiding PIT paramedisch interventie team PRIMA Plan Risico s en Manifestaties PSIP Pscyhcosociaal Plan PVT psychiatrische verzorgingstehuizen RAG Risico Assessment Groep RCG Raadgevend Comité van Gebruiker RIZIV Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RMG Risico Management Groep

8 ROB RVT SEL SIP SIT SSCEC SSMG VVVL WGO WIV rustoord voor bejaarden rust- en verzorgingstehuis samenwerkingsinitiatieven eerstelijnsgezondheidszorg Sanitair Interventie Plan samenwerkingsinititatieven inzake thuisverzorging Ship Sanitation Control Exemption Certificates Société scientifique de Médecine générale (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu Wereldgezondheidsorganisatie Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid 8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve. Het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Reekscode Datering Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtst verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Voor het gebruiksgemak wordt een code gehanteerd om de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. Def. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 9

10 DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst A.001 Processen-verbaal en bijhorende stukken stafvergaderingen van DG jaar bewaren Er is een tweewekelijkse stafvergadering met de celhoofden dienst Gezondheidsberoepen en een maandelijkse algemene stafvergadering (met roterend voorzitterschap). De processen-verbaal stafvergaderingen en de documenten behandeld/besproken tijdens de vergadering worden op de G-schijf gearchiveerd Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst A.002 Verslagen van het directiecomité FOD VVVL jaar vernietigen Bewaren op het niveau voorzitter FOD. 1 A.003 Management- en operationele plannen DG jaar bewaren A.004 Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur-generaal jaar selecteren Persoonlijke of louter informatieve s vernietigen. s ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en 1 M. JACQUEMIN, Archief horizontale diensten FOD Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu, en Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p

11 moeten bewaard worden. De s dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat. 2 2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: 11

12 MANAGEMENT OFFICE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst B.001 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels: 3 verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van MO De verslagen worden ook in pdf ingeladen in DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration ca jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. 4 Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst B.002 Dossiers inzake budgetopmaak (begrotingsfiches, overzichtstabellen en verantwoordingsnota s voor het Parlement en het Rekenhof) B.003 Tabel voor de opvolging uitvoering begroting Deze tabel werd door de administratie aangemaakt omwille van het gebruiksgemak (vlotter raadpleegbaar dan Fedcom) B.004 Vastleggingsdossiers met kopieën van betaaldocumenten Papieren en elektronische dossiers jaar vernietigen jaar vernietigen Het betreft data die ook in Fedcom opgeslagen zijn jaar vernietigen De originele facturen worden bewaard door B&B. 3 Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden leidinggevenden en medewerkers te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. 4 M. JACQUEMIN, op. cit., p

13 B.005 Intranet tot substitutie selecteren Een beeld site bewaren bij elke grondige wijziging. Het Rijksarchief bereidt richtlijnen voor inzake de archivering van websites. B.006 Stukken betreffende de technische uitbouw en het onderhoud van de intranetsite B.007 Affiches, folders en publicaties (d.w.z. alle producten cel Communicatie) B.008 Dossiers inzake de voorbereiding van informatie- en communicatiecampagnes van DG tot substitutie selecteren Samenvattende documenten i.v.m. de technische structuur bewaren jaar bewaren Eén exemplaar in beide landstalen bewaren jaar vernietigen Bevatten: briefwisseling, vertalingen, drukproeven enz. B.009 Facturen en bestelbons m.b.t. informatie- en communicatiecampagnes jaar vernietigen B.010 Jaarlijkse personeelsplannen jaar vernietigen B.011 Personeelsdossiers Bevatten: kopieën van documenten die door P&O aan DG2 worden overgemaakt (bijvoorbeeld: toelatingen tot deeltijds werken, stukken betreffende pensioneringen, promoties enz.)?- tot uitdiensttreding van het personeelslid vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door P&O. 5 B.012 Stukken betreffende het prikklokbeheer jaar vernietigen 5 M. JACQUEMIN, op. cit., p

14 B.013 Dossiers inzake logistieke aangelegen (bijvoorbeeld: onthaal bezoekers, catering) B.014 Stukken betreffende aanvragen voor vertalingen bij de dienst Vertalingen FOD VVVL jaar vernietigen jaar vernietigen B.015 Stukken betreffende aanvragen voor Taxipost jaar vernietigen B.016 Overzichtslijsten van te verzenden post (met het oog op de controle van verzendingen door B&B) jaar vernietigen B.017 Stukken betreffende de bestelling van treintickets jaar vernietigen SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst C.001 Databank Suivi voor de registratie van inkomende en uitgaande briefwisseling tot substitutie vernietigen Bewaren op het niveau diensten voorzitter. 6 C.002 Opvolgingstabel briefwisseling (Excel) jaar bewaren C.003 Briefwisseling en nota s, verzonden door de directeur-generaal Papier en digitale versie, geordend op volgnummer jaar bewaren Het betreft een volledige, op systematische wijze geordend. C.004 Opvolgingstabel parlementaire vragen (Excel) jaar vernietigen 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p

15 C.005 Parlementaire vragen Papieren en digitale versie vragen en de antwoorden jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. C.006 Opvolgingstabel kabinetsnota s (Excel) jaar vernietigen C.007 Kabinetsnota s Papieren en digitale versie van nota s en de antwoorden jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 7 C.008 Opvolgingstabel vertalingen (Excel) jaar vernietigen 7 Ibid., p

16 LEGAL MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst D.001 Politieke, verklarende of interpretatieve nota s jaren jaar bewaren D.002 Dossiers inzake het uitwerken van koninklijke en ministeriële besluiten en van wetsontwerpen Volledige opvolgingsdossiers, ev. met inbegrip van een beroepsdossier (Raad van State) ca jaar bewaren D.003 Dossiers van gezondheidsbeoefenaars die beroep aantekenen tegen het advies van een erkenningscommissie?- even lang als de erkenningsdossiers zelf (dus: levenslang) selecteren Zelfde selectiecriteria als voor de gewone erkenningsdossiers (zie p. 79 e.v.). De beroepsdossiers worden na afhandeling overgemaakt aan de dienst Gezondheidsberoepen. D.004 Opvolgingstabel wetgevende dossiers (Excel-bestand) jaar bewaren 16

17 DATA MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst E.001 Federale databank beoefenaars gezondheidszorgberoepen, het zogenaamde kadaster gezondheidsberoepen tot substitutie bewaren In 2010 zal de huidige applicatie vervangen worden door e-cad (electronic cadastre). E.002 Technische documentatie over de databank even lang als de databank zelf bewaren 17

18 INTERNATIONALE & STRATEGISCHE COÖRDINATIE NATIONALE COÖRDINATIE & TRANSVERSALE PROJECTEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst F.001 Dossiers inzake vergaderingen van werkgroepen Interministeriële Conferentie Volksgezondheid voor de activiteiten van DG2 (bijvoorbeeld: de permanente werkgroep Kankerplan) Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen en bijhorende stukken jaren jaar bewaren Het algemeen secretariaat van de IMC Volksgezondheid wordt waargenomen door DG1 (Legal Management, cel Raden en Commissies). 8 Het secretariaat interkabinettenwerkgroepen die de werkzaam IMC voorbereiden, wordt echter waargenomen door de dienst voorzitter werkgroep. 8 K. DEVOLDER, Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen FOD Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2010, p

19 F.002 Dossiers inzake de opvolging van transversale projecten, zoals het project Koolstofmonoxide (federaal register CO-intoxicatie in België) door Antigifcentrum?- 10 jaar selecteren Bewaren: jaarverslagen, het eindverslag, het eindrapport of product. F.003 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 9 F.004 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. STRATEGISCHE ORGANISATIE VAN DE EERSTELIJN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst G.001 Dossiers inzake subsidies aan beroepsorganisaties eerstelijnszorg zoals Domus Media vzw, SSMG, of aan kenniscentra zoals CEBAM?- 10 jaar selecteren Bewaren: de actieplannen die de organisaties ter goedkeuring voorleggen, de verslagen van de begeleidingscommissies, de eindrapporten of -producten (bijvoorbeeld: aanbevelingen inzake goede medische praktijk). Vernietigen: briefwisseling, financiële stukken. G.002 Dossiers inzake onderzoeksprojecten eerstelijnszorg?- 10 jaar selecteren Bewaren: de beschrijving van 9 M. JACQUEMIN, op. cit., p

20 de projecten, de verslagen van de begeleidingscommissies, de eindrapporten of -producten, ev. publicaties die uit het project voortvloeien Vernietigen: ingediende, maar niet weerhouden projecten, financiële stukken, briefwisseling. G.003 Jaarverslagen met resultatenrekening diverse huisartsenkringen G.004 Syntheserapport gemaakt op basis jaarverslagen huisartsenkringen jaar vernietigen jaar bewaren INTERNATIONALE COÖRDINATIE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst H.001 Dossiers inzake vergaderingen in het kader van EWRS (Early Warning and Response System)?- 10 jaar selecteren Bewaren: stukken betreffende de voorafgaande coördinatievergaderingen met gemeenschappen en gewesten georganiseerd door de cel Internationale Coördinatie, nota s die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de 20

21 vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten EU jaar selecteren Bewaren: stukken betreffende H.002 Dossiers inzake vergaderingen in het kader van IHR (Internationaal Gezondheidsregelement) 10 de voorafgaande coördinatievergaderingen met gemeenschappen en gewesten georganiseerd door de cel Internationale Coördinatie, documenten die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten WHO. H.003 Dossiers inzake de activiteiten van het Belgische national focal point, de Risico Management Groep (waarvan het NFP deel uitmaakt als vertegenwoordiger federale overheid), en de Risico Assessment Groep ( het NFP is één 9 permanente experts RAG) jaar bewaren 10 Het IHR ( International Health Regulations) is sinds 1951 het internationale gezondheidsreglement WHO. Het is een internationaal rechtsinstrument dat wettelijk bindend is voor alle verdragsstaten. De herwerkte versie van IHR werd op 23 mei 2005 aangenomen door de WGO en trad in werking op 15 juni

22 H.004 Dossiers inzake vergaderingen van het HSC (Health Security System) jaar selecteren Bewaren: documenten die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten EU. H.005 Dossiers inzake vergaderingen ECDC management board (European Centre for Disease Prevention and Control) jaar selecteren Bewaren: documenten die het Belgische standpunt weergeven, voorbereidende documenten, eigen rapporten vergaderingen. Vernietigen: offficiële rapporten van het ECDC (meeting reports, mission reports, surveillance reports, technical documents enz. worden gepubliceerd op de website 22

23 GEZONDHEIDSBEROEPEN UNIVERSITAIRE GEZONDHEIDSBEROEPEN Voor de archieven Hoge Raad van Geneesheren-Specialisten en Huisartsen, de erkenningscommissies van huisartsen, de erkenningscommissies van geneesheren-specialisten, de Raad Tandheelkunde, de erkenningscommissies tandartsen en de erkenningscommissies ziekenhuisapothekers, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst I.001 Erkenningsdossiers huisartsen levenslang selecteren Alle dossiers bewaren jaren eindigend op 5 (dus van de jaren 1985, 1995, 2005, 2015 enzovoort). I.002 Beroepsdossiers huisartsen levenslang selecteren Het beroepsdossier bewaren indien het erkenningsdossier bewaard wordt. I.003 Erkenningsbesluiten huisartsen levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. I.004 Individuele dossiers van kandidaat-huisartsen die de opleiding niet voltooiden jaar vernietigen I.005 Erkenningsdossiers stagemeesters en stagedhuisartsen jaar vernietigen 23

24 I.006 Steekkaartensysteem geneesheren-specialisten (F + N) jaren 1950-ca verstreken bewaren Dit steekkaartensysteem is een voorloper huidige federale databank gezondheidszorgbeoefenaars. I.007 Erkenningsdossiers geneesheren-specialisten levenslang selecteren Alle dossiers bewaren jaren eindigend op 5 (dus van de jaren 1985, 1995, 2005, 2015 enzovoort). I.008 Beroepsdossiers geneesheren-specialisten levenslang selecteren Het beroepsdossier bewaren indien het erkenningsdossier bewaard wordt. I.009 Erkenningsbesluiten geneesheren-specialisten levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. I.010 Erkenningsdossiers stagemeesters en stagediensten geneesherenspecialist I.011 Dossiers van erkenningsaanvragen voor het toepassen van psychotherapie I.012 Erkenningsdossiers tandartsen (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie) jaar vernietigen levenslang vernietigen levenslang selecteren Alle dossiers bewaren jaren eindigend op 5 (dus: 2005, 2015 enzovoort). I.013 Beroepsdossiers tandartsen levenslang selecteren Het beroepsdossier bewaren indien het erkenningsdossier bewaard wordt. 24

25 I.014 Erkenningsbesluiten van beoefenaars van tandheelkunde, houders bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie of in de parodontologie levenslang bewaren De originele MB worden geklasseerd in de erkenningsdossiers. I.015 Stageboeken, scripties en evalutatieverslagen stageplaats jaar vernietigen I.016 Dossiers voor het behoud erkenning (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie) levenslang vernietigen I.017 Bestanden betreffende het behoud erkenning (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie) (Excel) zolang als de dossiers vernietigen I.018 Erkenningsdossiers stagemeesters en stagediensten tandartsen (algemeen tandarts, orthodontie, parodontologie) I.019 Bestand erkende stagemeesters en stagediensten tandartsen (Excel) jaar vernietigen tot substitutie vernietigen Bevat: identiteit, adres, contactgegevens I.020 Erkenningdossiers ziekenhuisapothekers (erkenning + verlenging van erkenning) I.021 Register van aanvragen tot erkenning als ziekenhuisapotheker levenslang vernietigen jaar vernietigen Het betreft zowel volledige als gedeeltelijke erkenningen I.022 Register van aanvragen voor goedkeuring van een voortgezette opleiding jaar vernietigen 25

26 I.023 Erkenningsbesluiten ziekenhuisapothekers levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. I.024 Bestanden erkende ziekenhuisapothekers (Excel) tot subsitutie bewaren Er is een apart bestand voor de Nederlandstalige en voor de Franstalige ziekenhuisapothekers. Bevat: naam, adres, rijksregisternummer, geboortedatum en -plaats, geslacht, datum van het behaalde diploma van apotheker, datum van behandeling van het dossier door de Commissie, datum vanaf wanneer de persoon erkend is. I.025 Briefwisseling m.b.t. de voortgezette opleiding (accreditatiepunten) I.026 Databank inzake de voortgezette opleiding (het verwerven van accreditatiepunten) jaar vernietigen jaar vernietigen Bevat: titel opleiding, naam en adres aanvrager, datum van de opleiding, plaats waar deze plaatsvindt, module, aantal punten, is de opleiding door de erkenningscommissie voor ziekenhuisapothekers goedgekeurd, datum zitting commissie tijdens dewelke de opleiding goedgekeurd werd I.027 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 11 I.028 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. 11 M. JACQUEMIN, op. cit., p

27 NIET-UNIVERSITAIRE GEZONDHEIDSBEROEPEN EN KINESITHERAPEUTEN Voor de archieven Nationale Raad voor de Kinesitherapie, de erkenningscommissie voor kinesitherapeuten, de commissie van beroep, de Nationale Raad voor de Paramedische Beroepen, de Technische Commissie voor de Paramedische Beroepen, de Federale Raad voor de Vroedvrouwen, de Federale Raad voor Verpleegkunde, de Technische Commissie voor Verpleegkunde, de erkenningscommissie Nationale Raad voor Verpleegkunde, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst J.001 Erkenningsdossiers kinesitherapeuten levenslang vernietigen Het betreft dossiers per school. Per student is er een erkenningsaanvraag (een ingevuld standaardformulier), een attest van slagen en een kopie SIS-kaart) J.002 Erkenningsbesluiten kinesitherapeuten levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. J.003 Erkenningsbesluiten vroedvrouwen levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. J.004 Individuele dossiers van aanvragen van buitenlanders om in België de titel van verpleegster te mogen voeren jaren jaren 1970 levenslang vernietigen 27

28 J.005 Dossiers inzake aanvragen voor de erkenning van een bijzondere beroepstitel of een bijzondere beroepsbekwaamheid voor de beoefenaars verpleegkunde J.006 Erkenningsbesluiten verpleegkundigen, houders van van een bijzondere beroepstitel of een bijzondere beroepsbekwaamheid levenslang vernietigen levenslang bewaren Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. J.007 Dossiers inzake aanvragen voor registratie als zorgkundige levenslang vernietigen J.008 Databank zorgkundigen in vooronderzoek (Access) Van zodra de zorgkundige geregistreerd is, worden zijn gegevens opgenomen in de federale databank gezondheidszorgbeoefenaars jaar vernietigen Deze databank heeft slecht een tijdelijk belang. J.009 Steekkaartensysteem van het gebrevetteerd of gediplomeerd verpleegkundig en paramedisch personeel jaren jaren 1990 tot het overlijden betrokken gezondheidsbeoefenaars bewaren Dit steekkaartensysteem is een voorloper huidige federale databank gezondheidszorgbeoefenaars. J.010 Lijsten van afgestudeerden en examenresultaten, afkomstig van Nederlandstalige en Franstalige scholen J.011 Publicaties met statistische gegevens betreffende de gezondheidsberoepen in België jaren jaren 1990 jaren jaar vernietigen 10 jaar bewaren Eén exemplaar bewaren in beide landstalen. J.012 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter M. JACQUEMIN, op. cit., p

29 J.013 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. PLANNING VAN HET AANBOD VAN DE GEZONDHEIDSBEROEPEN Voor de archieven Planningscommissie Medisch Aanbod, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst K.001 Planningsmodellen gezondheidsberoepen (databanken) Tot 2007 waren er planningsmodellen voor de diverse beroepsgroepen (artsen, kinesitherapeuten, verpleegkundigen enz.). Sinds 2007 wordt gebruik gemaakt van het geharmoniseerd model ca tot substitutie bewaren K.002 Technische documentatie over de planningsmodellen ca zolang als de planningsmodellen gebruikt worden bewaren K.003 Publicaties inzake de diverse planningsmodellen gerealiseerd door externe onderzoekspartners zoals het Hoger Instituut voor de Arbeid (KUL) en het Centre d Etudes socio-économiques de la Santé UCL) ca jaar bewaren Eén exemplaar in beide landstalen bewaren. K.004 Scenario s voor de diverse beroepsgroepen Een scenario is het geheel van cijfers, hypotheses en data die in het geharmoniseerde model ingevoerd worden voor een welbepaalde jaar bewaren 29

30 beroepsgroep 13 K.005 Simulaties voor de diverse beroepsgroepen jaar bewaren Een simulatie is het resultaat combinatie van model en scenario, nl. de prognoses (prévisions) in de vorm van tabellen en grafieken K.006 Publicaties i.v.m. statistische gegevens betreffende de gezondheidszorgberoepen jaren jaar bewaren Eén exemplaar in beide landstalen bewaren. K.007 Jaarstatistieken gezondheidsberoepen in België, gebaseerd op de federale databank beoefenaars gezondheidsberoepen: publicaties K.008 Jaarstatistieken gezondheidsberoepen in België, gebaseerd op de federale databank beoefenaars gezondheidsberoepen: detailstatistieken (Excel-bestanden) jaar bewaren Eén exemplaar in beide landstalen bewaren jaar bewaren DRINGENDE MEDISCHE HULPVERLENING & BEOEFENAARS VAN EERSTELIJNSZORG Voor de archieven Federale Raad voor Huisartsenkringen, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst L.001 Omzendbrieven?- 10 jaar bewaren 13 Rapport scénario de base Médecins Numéro du scénario S_ Version 1.0. Avril Document technique, Brussel, FOD VVVL, Cel Planning van het Aanbod van de Gezondheidsberoepen, 2009, p

31 L.002 Erkenningsdossiers huisartsenkringen jaar bewaren Bevatten: de statuten, het huishoudelijk reglement omtrent de wachtdienst, de jaarverslagen met resultatenrekening, briefwisseling enz. L.003 Databank Huisartsenkringen (Access) jaar bewaren Bevat administratieve en financiële gegevens L.004 Medega (médecine de garde), d.i. een toepassing voor de registratie beschikbaarheidshonoraria voor huisartsen die deelnemen aan een wachtdienst tot substitutie vernietigen Deze toepassing staat onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid FOD VVVL en van het RIZIV. L.005 Briefwisseling met huisartsenkringen jaar vernietigen L.006 Erkenningsdossiers van Dir-Med s (Directeur Medische Hulpverlening) jaar na de intrekking aanwijzing tot Dir Med of na opzegging door de Dir Med vernietigen L.007 Bestand Dir-Med (Excel) tot subsitutie bewaren L.008 Databank over dringende medische hulpverlening Amures tot substitutie bewaren L.009 Erkenningsdossiers samenwerkingsinitiatieven inzake thuisverzorging (SIT s) en samenwerkingsinitiatieven jaar vernietigen 31

32 eerstelijnsgezondheidszorg (SEL s) Bevatten o.a. de jaarlijkse activiteitenverslagen L.010 Formulieren verstuurd naar de met het oog op de registratie groepspraktijken van huisartsen jaar vernietigen De gegevens werden ter beschikking gesteld van het RIZIV teneinde de uitbetalingen te organiseren voorzien in het nationaal akkoord geneesheren-ziekenfondsen L.011 Excel-bestand groepspraktijken van huisartsen jaar vernietigen L.012 Inlichtingenformulieren ingevuld door huisartsen die niet voorkomen op de wachtlijsten verstrekt door de huisartsenkringen ( Inlichtingenformulier betreffende uw activiteit als huisarts ) jaar vernietigen L.013 Excel-bestand huisartsen niet in Medega jaar vernietigen INTERNATIONALE MOBILITEIT VAN DE GEZONDHEIDSBEROEPEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst M.001 Dossiers inzake de beroepserkenning van buitenlandse medische diploma s (= I-dossiers) 14 ca levenslang selecteren Bewaren: de originele koninklijke en ministeriële besluiten. M.002 Bestand voor de opvolging van lopende I-dossiers (Excel) jaar vernietigen 14 I: immigratie. 32

33 M.003 Bestanden van afgesloten I-dossiers (Excel) Een bestand per jaar en per beroep, en een afzonderlijk bestand voor de erkenningen en voor de geweigerde aanvragen. Het bestand erkenningen bevat: naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum, datum ontvangst dossier, taalrol, diploma, nationaliteit diploma, datum diploma, datum erkenningsbesluit, datum verzending naar aanvrager. Het bestand geweigerde aanvragen bevat: naam, voornaam, nationaliteit, nationaliteit van het diploma, beroep, datum kennisgeving aan aanvrager even lang als de I-dossiers bewaren M.004 Dossiers inzake aanvragen van Belgen die een gezondheidsberoep in het buitenland wensen uit te oefenen (= E- dossiers) 15 ca levenslang vernietigen M.005 Bestand voor de opvolging E-dossiers (Excel) Bestand per jaar en per beroep. Bevat: naam, voornaam, geboortedatum, N/F, land van, datum van aanvraag, datum van verzending even lang als de E-dossiers bewaren M.006 Dossiers inzake aanvragen tot uitoefening van een gezondheidsberoep door niet-eer-onderdanen (aanvragen op grond van artikel 49bis van het KB nr. 78 van 10 november 1967) levenslang selecteren Bewaren: de originele koninklijke besluiten. M.007 Bestand Erkenningen artikel 49bis (Excel) Bevat: naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum, datum van ontvangst dossier, verklaring van gelijkwaardigheid van diploma door de gemeenschappen, datum van gelijkwaardigheidsbesluit, nationaliteit van oorspronkelijk diploma, ontbrekende stukken, datum van aanvraag van ontbrekende stukken, datum van verzending voor advies naar de Koninklijke Vlaamse Academie voor Geneeskunde van België of de Académie royale de Médecine de Belgique, datum van het advies, datum even lang als de dossiers bewaren 15 E: emigratie. 33

34 van verzending van het KB naar het kabinet, datum van ontvangst van het KB, datum van ondertekening van het KB, datum van verzending naar betrokkene. M.008 Dossiers inzake aanvragen tot speciale toelatingen verleend op grond van artikel 49ter van het KB nr. 78 van 10 november 1967 (beperkte uitoefening van een gezondheidsberoep) levenslang selecteren Bewaren: de originele koninklijke besluiten. M.009 Bestand Erkenningen artikel 49ter (Excel) even lang als de dossiers bewaren M.010 Dossiers inzake de toepassing van een overeenkomst tussen België en Zuid-Afrika over wederzijdse erkenning van het artsendiploma (het basisdiploma) ca levenslang vernietigen Het betreft slechts enkele dossiers per jaar (bijvoorbeeld: één dossier in 2009). M.011 Briefwisseling jaar vernietigen Het betreft vnl. vragen om informatie M.012 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter M. JACQUEMIN, op. cit., p

35 INSPECTIE & GC CENTRALE DIENST Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst N.001 Verslagen maandelijkse vergaderingen gezondheidsinspecteurs ca jaar bewaren N002 Verslagen maandelijkse vergaderingen verplegers ca jaar bewaren N.003 Verslagen tweemaandelijkse vergaderingen verplegers-regulatoren ca jaar bewaren GEZONDHEIDSINSPECTIES IN DE PROVINCIES Voor de archieven Provinciale Geneeskundige Commissies (PGC) en de Commissies Dringende Geneeskundige Hulpverlening (CDGH): zie K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p en p Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst O.001 Bestellingen jaar vernietigen O.002 Facturen (voor kleine aankopen) jaar vernietigen O.003 Lijsten van aangetekende zendingen jaar vernietigen 35

36 O.004 Afgifteborderellen (Post) jaar vernietigen Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst O.005 Rittenverslagen voor dringende medische hulpverlening (roze formulieren) O.006 Dossiers inzake ambulancediensten Bevatten: stukken betreffende de verschillende ziekenwagens (oorspronkelijk contract, inspectieverslagen ), briefwisseling enz. jaren jaren jaar vernietigen 10 jaar selecteren De dossiers van één Vlaamse en van één Waalse provincie bewaren. Deze dossiers geven immers een goed beeld globale werking dienst. O.007 Dossiers inzake de hulpverleners-ambulanciers Bevat: medische vragenlijst, bewijs van goed gedrag en zeden, kopie van identiteitskaart, kopie van het rijbewijs met vermelding van bezoldigd vervoer (indien van toepassing), een attest van tewerkstelling bij een 100-erkende ziekenwagendienst, bewijzen van voldoende permanente vorming, opleiding enz. jaren jaar na uitdiensttreding hulpverlenerambulancier vernietigen O.008 Processen-verbaal van inbreuken vastgesteld door de gezondheidsinspecteur belast met het toezicht op de toepassing bepalingen wet van 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening jaren jaar bewaren O.009 Verslagen van vergaderingen met het hulpcentrum 100 ca jaar vernietigen Deze verslagen zijn niet overal aanwezig. In sommige provincies worden ze vergaderingen geen verslagen opgemaakt. 36

37 O.010 Beoordelingsfiches per aangestelde (d.i. de call taker in het hulpcentrum 100) ca jaar vernietigen Deze fiches worden in het hulpcentrum 100 bewaard. O.011 Eindevaluatie per aangestelde ca jaar vernietigen Deze fiches worden in het hulpcentrum 100 bewaard. O.012 Cursusmateriaal voor de opleiding aangestelden 100-centrales ca tot vervanging vernietigen O.013 Examens afgelegd door de aangestelden ca O.014 Dossiers inzake de behandeling van klachten ca jaar vernietigen 3 jaar vernietigen O.015 Time sheets verpleegkundigen-regulatoren Deze worden naar het ziekenhuis gestuurd van waaruit de verpleegkundige gedetacheerd is en naar MO ca jaar vernietigen O.016 Gemeentelijke nood- en interventieplannen tot update vernietigen Worden niet altijd op de gezondheidsinspectie bewaard (worden vaak na goedkeuring teruggestuurd). Bewaren op gemeentelijk niveau. O.017 Provinciale nood- en interventieplannen tot update vernietigen Bewaren op het niveau de provincie. 37 In de meeste provincies zijn deze noodplannen raadpleegbaar op beveiligde websites.

38 O.018 Verslagen en bijhorende stukken provinciale veiligheidscel die de gouverneur bijstaat voor de redactie en actualisering van het Algemeen Nood- en Interventieplan provincie (ANIP), Bijzondere Nood- en Interventieplannen (BNIP) en BNIP voor Seveso-activiteiten en nucleaire risico s, en die oefeningen organiseert om de noodplanning uit te testen en te evalueren (de gezondheidsinspecteur maakt hier deel van uit) O.019 Verslagen gemeentelijke veiligheidscellen die instaan voor de ANIP en de BNIP voor gemeenten O.020 Dossiers inzake evenementen of grote manifestaties die risico s inhouden voor de openbare orde (rust, veiligheid, gezondheid), zoals wielermanifestaties en optredens jaar bewaren jaar bewaren jaren 1990-nu 10 jaar bewaren Bevatten: informatie verstrekt door de organisator, adviezen gezondheidsinspecteur, evaluatie PRIMA enz. O.021 Dossiers inzake ongevallen en rampen De gezondheidsinspecteur draagt de administratieve bevoegdheid voor de geneeskundige kant hulpoperaties O.022 Verslagen van kwaliteitscontroles op de weefsel- en bloedbanken Deze verslagen werden overgemaakt aan de Hoge Gezondheidsraad die bevoegd is voor de erkenning weefsel- en bloedbanken O.023 Dossiers inzake poliovaccinatie Bevat: meldingen van gemeentebesturen dat bepaalde kinderen niet gevaccineerd werden, briefwisseling met de ouders, ev. met het parket jaren jaren 1980-ca jaren jaar bewaren 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 38

39 O.024 Geleibrieven voor lijkenvervoer ( laisser-passer ) jaren jaar vernietigen O.025 Adviezen over teraardebestelling buiten de begraafplaatsen?- 5 jaar bewaren Enkel in Wallonië. In Vlaanderen is dit een bevoegdheid gemeenschappen. O.026 Notificaties van het FANC 17 ( Notificatie van het verlenen van een oprichtings- en exploitatievergunning van een ingedeelde inrichting in de zin van het KB van houdende algemeen reglement op de bescherming bevolking, werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar ioniserende stralingen ) jaar vernietigen O.027 Registratieformulieren tatoeëerders/piercers jaar vernietigen O.028 Dossiers inzake klachten over tatoeëerders/piercers jaar vernietigen O.028 Rapporten van sociale onderzoeken bij personen die een gratieverzoek hebben ingediend n.a.v. een veroordeling voor het gebruik, de verkoop, de invoer of het voorschrijven van verdovende en andere middelen of voor de illegale uitoefening geneeskunde of de verpleegkunde?-ca jaar bewaren 17 FANC: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle. 39

40 SANIPORT SANIPORT ZEEHAVEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst P.001 Scheepvaartbulletins jaar vernietigen Aangeleverd door Shipping & Signalling Services P.002 Maritieme gezondheidsverklaringen ( Maritime Declaration of Health ) jaar vernietigen De maritieme gezondheidsverklaringen worden door de kapitein van het schip aan Saniport overhandigd P.003 Ship Sanitation Certificates Ship Sanitation Control Exemption Certificates, Ship Sanitation Control Certificates en extensions jaar* vernietigen *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. 40

41 P.004 Sanitary Inspection Reports Verslag dat wordt opgemaakt in relatie met het Ship Sanitation Certificate. Het Certificaat zelf wordt afgegeven aan de kapitein. Het is één jaar geldig jaar* vernietigen *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. P.005 Uitslagen van waterstalen jaar* vernietigen *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. P.006 Databank(en) met gegevens over Ship Sanitation Certificates en over de controle van waterstalen jaar vernietigen P.007 Facturen voor de wateranalyses ca jaar vernietigen SANIPORT AIRPORT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst Q.001 Interventieregister (digitaal bestand)?- 3 jaar vernietigen Q.002 Controlerapporten desinsectisatie vliegtuigen ca jaar* vernietigen Aan de crew wordt een attest 41

42 sinsectisatie overhandigd. *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. Q.003 Attesten van vernietiging van bagage jaren Q.004 Geleibrieven voor internationaal lijkentransport jaren jaar* vernietigen *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. 5 jaar vernietigen Q.005 Formulieren met passagiersgegevens (in het kader bestrijding van A/H1N1 griep) jaar vernietigen 42

43 CRISISBEHEER Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst R.001 Personeelsdossiers algemeen?- tot uitdiensttreding van het personeelslid vernietigen Bepaalde stukken, bijvoorbeeld betreffende verlofdagen kunnen uiteraard reeds na kortere termijn (3 jaar) vernietigd worden. De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. R.002 Personeelsdossiers selectiegesprekken?- 3 jaar vernietigen R.003 Personeelsdossiers materiaal in bruikleen?- tot einde bruikleen R.004 Stukken betreffende verzekering van personeel en materiaal?- 5 jaar na einde looptijd verzekering vernietigen vernietigen Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst R.005 Omzendbrieven?- 5 jaar bewaren R.006 Interne nota s?- 5 jaar bewaren R.007 Verslagen van stafvergaderingen van Crisisbeheer (in principe maandelijks) jaar bewaren 43

44 R.008 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 18 R.009 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. NIP (NOOD- EN INTERVENTIEPLANNEN) & INFLUENZA - AUDIT, ONTWIKKELING VAN COMPETENTIES & OEFENENINGEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst S.001 Noodplannen (NIP) tot update vernietigen De noodplannen worden opgemaakt op gemeentelijk, provinciaal en federaal niveau. 19 Zij worden sinds 2003 op systematische wijze bewaard door de Algemene Directie Crisiscentrum FOD Binnenlandse Zaken. 20 S.002 Dossiers inzake de noodplannen (wetgeving en verslagen van werkgroepen) jaar bewaren 18 M. JACQUEMIN, op. cit., p Voorbeeld van een federaal noodplan is het nucleair en radiologisch noodplan voor het Belgisch grondgebied, vastgelegd in het KB van 17 oktober A. JAQUEMIN, Tableau de tri des archives de la Direction générale Centre de Crise (SPF Intérieur) et de la Commission pour les problèmes nationaux de Défense, Brussel, 2009, p. 76 en volgende; S. SOYEZ, Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Algemene Directie Civiele Veiligheid. Archiefselectielijst, Brussel, 2007, p

45 S.003 Briefwisseling en verslagen van vergaderingen met de FOD Binnenlandse Zaken S.004 Dossiers inzake de uitwerking van het MIP (Medisch Interventieplan) S.005 Dossiers inzake de uitwerking van het PSIP (Psychosociaal Interventieplan) S.006 Dossiers inzake de uitwerking van het SIP (Sanitair Interventieplan) S.007 Dossiers inzake de uitwerking van het PRIMA (Plan Risico s en Manifestaties) S.008 Dossiers inzake de uitwerking van het HOP (Hittegolf- en ozonpiekenplan) S.009 Publicaties (bijvoorbeeld: draaiboek PSIP, HOP, vademecum dringende medische hulpverlening ) jaar bewaren jaar bewaren jaar bewaren jaar bewaren jaar bewaren jaar bewaren jaar bewaren Eén exemplaar bewaren in beide landstalen. S.010 Dossiers inzake rampenoefeningen?- 10 jaar bewaren S.011 Dossier inzake de uitwerking van wetgeving inzake medische dispatching jaar bewaren S.012 Stukken betreffende overleg met de gouverneurs jaar bewaren S.013 Briefwisseling met en verslagen van vergaderingen met de Dir- Med s jaar bewaren S.014 Verslagen van vergaderingen met de federale gezondheidsinspecteurs en de verpleegkundigen ca jaar vernietigen Bewaren op het niveau centrale inspectiedienst (p. 91).

46 S.015 Verslagen staf Influenza jaar bewaren S.016 Stukken betreffende de normering van ziekenwagens jaar vernietigen S.017 Dossiers inzake de MUG-erkenning en programmatie jaar bewaren S.018 Conventies met scholen dringende medische hulpverlening (zoals PIBA) 21 in verband met de opleiding van ambulanciers S.019 Dossier inzake de samenwerking federale overheid met het Rode Kruis (bijvoorbeeld: overeenkomsten voor het opslag en beheer van maskers, terbeschikkingstelling van zuurstofflessen enz.) S.020 Dossier inzake de voorbereiding van het jaarlijks défilé der burgerlijke hulpdiensten (21 juli)?- 30 jaar vernietigen?- 10 jaar vernietigen jaar vernietigen S.021 Cursussen en handboeken crisisbeheer?- 5 jaar selecteren Cursussen en handboeken van externen vernietigen. MEDISCHE DISPATCHING Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Eventuele cursussen opgesteld door de dienst bewaren Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst T.001 Verslagen tweemaandelijkse vergaderingen jaar vernietigen Bewaren op het niveau 21 PIBA: Provinciaal Instituut voor Brandweer- en Ambulanciersopleiding vzw. 46