Deskundige externe en digitale communicatie (m/v)

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan met contract van onbepaalde duur: Deskundige externe en digitale communicatie (m/v) Afdeling: Planning en Coördinatie Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Koning Albert II-laan 20 bus Brussel Vacaturenummer: 25124

2 Planning en Coördinatie is ingedeeld in volgende pijlers om haar rol optimaal te vervullen: Tactische en operationele planning: PCO staat in voor de tactische en operationele planning met diverse beleidsdocumenten, beleidsinstrumenten en interne controle en organisatiebeheersing. PCO bereidt de tactische en operationele planning van AWV voor, volgt de realisatie op en rapporteert hierover aan de directieraad. Communicatie: Naast het woordvoerderschap van AWV, staat PCO in voor de interne en externe communicatie namens het agentschap en de coördinatie van de communicatie over projecten. Investeringen en Exploitatie: De coördinatie van de opmaak, de ondersteuning en bewaking van de realisatie van de investeringprogramma's en onderhoudsprogramma's en de bijhorende budgetten om het toevertrouwde patrimonium te beheren is een centrale opdracht van PCO. HRM-AWV: De uitwerking, opvolging en sturing van het personeelsbeleid voor het agentschap wordt door PCO ingevuld. ICT, Kennis en Datamanagement: Zowel een planmatige en gestructureerde aanpak van ICT binnen AWV als de centrale verzameling en ontsluiting van data en kennis op vlak van kennisbeheer, GIS en CAD worden door PCO aangestuurd en ingevuld. Kwaliteitsmanagement: De directieverantwoordelijkheid voor de opvolging en borging van het ISO 9001:2008 kwaliteitscertificaat wordt door PCO ingevuld. Tot slot wordt in de sectie ondersteunende diensten een aantal ondersteunende taken ten behoeve van de afdeling PCO zelf gerealiseerd Meer informatie over het agentschap is te vinden via de website Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 2 van 9

3 Situering binnen de afdeling Planning en Coördinatie: Als Communicatiedeskundige kom je terecht in de pijler Communicatie onder leiding van de communicatieverantwoordelijke. Het merendeel van de communicatie inspanningen van AWV zijn gericht op externe communicatie. De pijler communicatie van PCO staat in voor alle communicatie met als afzender AWV in zijn geheel. Hieronder vallen ook de verschillende sociale media kanalen, website, folders, Alle centrale externe communicatie wordt door de pijler communicatie behandeld. (d.w.z. analyse, opmaak, uitwerking, verspreiding, opvolging, ). Deze pijler staat ook in voor het bepalen en opvolgen van het externe communicatiebeleid van het agentschap. In samenspraak met de Commissie Communicatie 1 wordt het beleid niet alleen bepaald in deze pijler maar ook opgevolgd. Alle issues, vragen, i.v.m. het externe communicatiebeleid zowel m.b.t. het agentschap als van de afdeling Planning en Coördinatie (PCO) worden door deze pijler afgehandeld. Bepaalde lokale issues of opportuniteiten die 1 afdeling overstijgen worden vanuit de pijler communicatie van PCO verder opgepikt. Ten slotte ondersteunt de pijler communicatie van PCO de communicatieprocessen in de andere afdelingen o.a. bij het opmaken van grafisch ontwerp, websites, teksten, brochures, folders, maar ook bij het opmaken, aanbesteden, beoordelen en opvolgen van bestekken en budgetten voor communicatie en het aankopen van mediaruimte. 1 Overlegorgaan van alle communicatieverantwoordelijken Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 3 van 9

4 Als Communicatiedeskundige bij de afdeling Planning en Coördinatie implementeer je samen met je collega communicatieverantwoordelijken van de verschillende afdelingen de communicatiestrategie van het Agentschap Wegen en Verkeer, deze is gericht op zowel externe als interne doelgroepen. Je staat tijdens de kantooruren in voor het monitoren van sociale media en bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen via deze kanalen. Voor het formuleren van een antwoord vraag je input aan de verschillende afdelingen. Naast het reactieve beheer van de sociale media ben je ook verantwoordelijk voor het proactief verspreiden van content via sociale media. Hiervoor maak je maandelijks een contentplan op op basis van input die je verzamelt in de verschillende afdelingen. Je zorgt dat dit contentplan wordt uitgevoerd en dat de nodige gegevens worden bijgehouden om later te kunnen evalueren. Je ondersteunt de communicatieverantwoordelijken van het agentschap op verschillende gebieden. Zo schrijf je op basis van technische input teksten voor persberichten, nieuwsbrieven, websites, folders, Daarnaast beheer je de content van de website van het agentschap ( en ga je proactief op zoek naar input of updates van informatie voor dit platform. Je staat ook in voor het opmaken en versturen van elektronische nieuwsbrieven via Mailchimp. Je staat in voor het analyseren van de gegevens uit de indicatoren voor communicatie. Jouw analyses dienen als basis voor het optimaliseren van de gevoerde communicatiestrategie. Hierbij breng je de communicatiebehoeftes van de verschillende doelgroepen in kaart en doe je voorstellen om de communicatiestrategie van het agentschap bij te stellen. Ten slotte kan je gevraagd worden om te fungeren als back-up woordvoerder in de sporadische gevallen dat de vaste woordvoerder van de afdeling niet beschikbaar is door verlof of ziekte. TAKENPAKKET Binnen het agentschap zal je je eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren zodat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de zaken waarover gecommuniceerd dient te worden en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Samenwerken met verschillende profielen binnen de organisatie ter voorbereiding van communicatie over concrete projecten Informatie verzamelen om het contentplan voor sociale media en de website van het agentschap aan te vullen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken, bv. Voorbereiding van de Commissie Communicatie, bestekken opmaken, informatie over leveranciers opzoeken, Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 4 van 9

5 Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten, bv. relevante cases bestuderen, bijwonen van studiedagen, good practices bestuderen Je krijgt de vrijheid om zelf diverse taken met betrekking tot de communicatie over de afdeling of het agentschap uit te voeren zodat je kan bijdragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van opdrachten en het creëren van naambekendheid of een positief imago van de afdeling en het Agentschap. Opmaken van toespraken Contacten leggen en onderhouden met het communicatiebureau en de betrokken partijen bij een project (bv. De Lijn, lokale overheden, nutsmaatschappijen, ) Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, als vertegenwoordiger van de afdeling Plaatsen van informatie over de projecten op de website van het Agentschap Wegen en Verkeer Secretaris zijn van de commissie communicatie (de taken van de commissie zijn beschreven in de ISO-procedure communicatie) Analyseren van gegevens uit de indicatoren om zo voorstellen te formuleren om het communicatiebeleid van het agentschap te evalueren en bij te sturen. Waken over de correcte toepassing van de huisstijl en op die manier bijdragen tot het vergroten van de herkenbaarheid van het Agentschap Om het afdelingshoofd en/of de administrateur-generaal in staat te stellen de communicatiegerelateerde resultaten met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen zal je verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten van de pijler communicatie. Verslag opmaken van de Commissie Communicatie en opvolgen van de actiepunten Rapporteren aan de communicatieverantwoordelijke van PCO Zowel op vraag als pro-actief zal je het nodige materiaal en/of gegevens inventariseren, verzamelen en onderhouden om altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens zodat je het management in staat stelt onderbouwde, gedocumenteerde en juiste beslissingen te nemen. Opstellen, up to date houden en inventariseren van publicaties en communicatiekanalen van de afdeling of het Agentschap Meewerken aan een efficiënte interne informatiedoorstroming, bijvoorbeeld meewerken aan het intern magazine, up to date houden van het intranet en herschrijven van dienstorders Contacten leggen en onderhouden met de pers Gegevens m.b.t de verschillende indicatoren voor communicatie (nieuwsbrieven, sociale media, ) beheren en analyseren Om de verschillende doelgroepen correct en tijdig te informeren over de dienstverlening van het Agentschap Wegen en verkeer treed je op als woordvoerder van de afdeling en/of het Agentschap. Antwoorden op vragen van de pers en het publiek als back-up woordvoerder fungeren als aanspreekpunt van het Agentschap of de afdeling Meehelpen bij de organisatie van persconferenties, infosessies en andere activiteiten waarop het Agentschap zijn werking en geplande projecten toelicht Ondersteunen van de stafdienst van het Agentschap bij de organisatie van landelijke en internationale acties en campagnes (Open Bedrijvendag, Vlaanderendag, Wegencongres, Transport Research Arena (TRA), Vlaamse Trefdag voor Technische Diensten, ) (Her)schrijven van persberichten en maken van presentaties Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 5 van 9

6 Je zal jezelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten in verband met communicatie voortdurend te verbeteren via integratie van de nieuwe evoluties Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen, bv. opleiding rond crisiscommunicatie, mediadrill voor woordvoerders, Informatie uitwisselen met collega s van andere afdelingen binnen het Agentschap, het beleidsdomein MOW en met andere woordvoerders binnen de Vlaamse Overheid Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen in verband met communicatie (communicatie- en voorlichtingstechnieken, structuren, processen en media) Tot slot heb je een coördinerende rol en zal je rechtstreeks een groep medewerkers inhoudelijk en functioneel aansturen om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Als coördinator zal je ook projecten van het agentschap coördineren. Coördineren van de aanwezigheid van het agentschap op beurzen, tentoonstellingen en andere evenementen waarop het agentschap vertegenwoordigd is, bv. het bepalen van de inhoud van de stand en de opvolging van de uitvoering ervan Coördineren van de beheerders en redacteurs van de websites van het agentschap; Coördineren en opvolgen van de verschillende sociale media kanalen van het agentschap Aansturen van een communicatiebureau en begeleiding van projecten van begin tot eind Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 6 van 9

7 Verwachte competenties: Binnen de Vlaamse overheid, en dus ook binnen het Agentschap Wegen en Verkeer, staat een goede dienstverlening aan de burger centraal. Het zijn de personeelsleden die deze dienstverlening dag in dag uit waarmaken. Om deze reden vinden wij het belangrijk dat al onze personeelsleden beschikken over een aantal waardegebonden en functiespecifieke competenties en deze dagdagelijks gebruiken in hun werkzaamheden. Deze competenties voor deskundige externe en digitale communicatie zijn: Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 7 van 9

8 Profiel JE TECHNISCHE COMPETENTIES Diplomavereisten je hebt een bachelordiploma bij voorkeur in een communicatierichting Functiespecifieke kennis - Vakkennis over communicatie- en voorlichtingstechnieken, structuren, processen en media - Uitstekende kennis van het Nederlands, zowel geschreven als gesproken. - Relevante PC en courante kennis van de softwarepakketten (Word, Excel, ) Strekt tot aanbeveling - Notie of ervaring met het monitoren van sociale media, het updaten van websites en/of het verzenden van nieuwsbrieven; - Ervaring met het schrijven van teksten voor web toepassingen; - Vertrouwd met het inzetten van digitale communicatiekanalen (sociale media, website,...); - Ervaring met analyse van de resultaten van je communicatieplannen en rapportering hierover is een pluspunt; HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 4 oktober 2015 Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer (25124), per naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post naar de Afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. Selectieprocedure 2 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden (diploma en ervaring) Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae, motivatie en relevantie ervaring eliminerend (6 oktober 2015 timing onder voorbehoud) Fase 2: Verkennende gesprekken (14 oktober 2015 datum onder voorbehoud) Fase 3: een selectiegesprek met vaktechnische case (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury en een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend (28 oktober 2015 timing onder voorbehoud) De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 2 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 8 van 9

9 ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de afwisseling in het takenpakket en de vele contacten die je zal hebben. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Wij bieden je 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst). Daarnaast krijg je nog 5 vaste vakantiedagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar als onze diensten gesloten zijn. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt vergoed door de werkgever. Wie met de fiets naar het werk komt, kan rekenen op een fietsvergoeding van 0.21/ km. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). Je hospitalisatieverzekering wordt vergoed door je werkgever. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2235,68 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index zonder ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privé-ervaring of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt bovendien vakantiegeld en een eindejaarstoelage. Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, psychosociale hulp, Meer informatie vind je op www2.vlaanderen.be/socialedienst/. Je hospitalisatieverzekering is gratis. Je kan eventueel ook je gezinsleden aansluiten aan voordelige tarieven. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccin. In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen democratische prijzen kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Voor de uitvoering van je werk wordt er een laptop en GSM ter beschikking gesteld. Wanneer je de GSM voor privédoeleinden wil gebruiken, kan je gebruik maken van de zeer aantrekkelijke abonnementsvoorwaarden van de Vlaamse overheid. Je kan een aantal dagen per maand telewerken (max. 4 dagen), van thuis uit of in een satellietkantoor van de Vlaamse overheid. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Valérie De Clercq, personeelsverantwoordelijke Adres : Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel Tel. : 02/ valerie.declercq@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens, intern consultant HRM Adres :Koning Albert II laan 20 bus 2 Tel. : 02/ michiel.smekens@mow.vlaanderen.be Functiebeschrijving/Selectiereglement deskundige externe en digitale communicatie (25124) - Pagina 9 van 9