COMMUNICATIE-ADVISEUR

Transcriptie

1 Zin om het strategisch communicatiebeleid van Agentschap Wegen en Verkeer verder uit te bouwen? Ben jij iemand die graag zelf aan de slag gaat bij het ontwikkelen van communicatieproducten van A tot Z tegen een strakke deadline? Ga je de uitdaging aan om zowel intern als extern de noden van klanten en gebruikers te analyseren en de juiste partijen samen te brengen? En ben in staat om vlot technische documenten te analyseren en te verwerken tot begrijpbare boodschappen voor een breed publiek? Dan ben jij de creatieve duizendpoot die wij zoeken als communicatie-adviseur bij het Agentschap Wegen en verkeer! Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): COMMUNICATIE-ADVISEUR Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Planning en Coördinatie Mobiliteit en Openbare Werken A Adviseur Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 bus Brussel 1 Functiecontext Vacaturenummer: De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. De functie van Communicatieadviseur situeert zich binnen van de afdeling Planning en Coördinatie van het Agentschap Wegen en Verkeer. Deze afdeling is een centrale afdeling die de rol van katalysator voor de andere afdelingen van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) naar klanten (intern en extern) en naar externe belanghebbenden vervult. Door een functionele en inhoudelijke aansturing van de vijf territoriale wegenafdelingen (TAW), de elektromechanische afdeling (EMT) en de twee (technische) centrale afdelingen, zorgen wij voor de realisatie van de missie en visie van AWV. Meer informatie over het agentschap is te vinden via de website Selectiereglement functieomschrijving Pagina 1 van 10

2 2 Je takenpakket 2.1 Functiedoel Als communicatieadviseur zal je verantwoordelijk zijn voor de activiteiten binnen de pijler communicatie. Je stuurt hierbij de verschillende medewerkers van de pijler communicatie direct aan en coördineert het overleg tussen de communicatieverantwoordelijken in de territoriale wegenafdelingen. De pijler Communicatie staat in voor het uitstippelen en stroomlijnen van het communicatiebeleid van het Agentschap Wegen en Verkeer. Het agentschap wil zowel intern als extern, tijdig en op een vlotte, begrijpbare manier communiceren over haar activiteiten. De inhoud en de vorm van de communicatie wordt telkens aangepast naargelang de doelgroep, en is steeds betrouwbaar en transparant. Deze pijler bestaat uit het team externe communicatie en het team interne communicatie. Team externe communicatie Om de externe doelgroepen goed te informeren staat de pijler Communicatie in voor het beheer en ontwikkeling van de verschillende websites van AWV (o.a. het versturen van externe nieuwsbrieven en het beheren van de profielen van AWV op sociale media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Naast informeren is ook sensibiliseren een taak van het team Externe Communicatie. Via de affiches langs gewest- en autosnelwegen worden weggebruikers bij voorbeeld opgeroepen hun snelheid aan te passen in werfzones. Daarnaast werken ze ook mee aan interne campagnes bijvoorbeeld om het draagvlak voor het IIR-project te vergroten of AWV ers bewust te maken van de negatieve effecten voor het milieu van het niet opruimen van gemorst zout. Externe Communicatie maakt o.a. deel uit van de werkgroep en het protocol Minder Hinder om er mee voor te zorgen dat de verschillende werven op autosnelwegen correct op elkaar worden afgestemd. Om de hinder zoveel mogelijk te beperken wordt jaarlijks een grote mediacampagne op poten gezet om weggebruikers te informeren over deze werken. Team interne communicatie Via het interne AWV e-magazine worden alle AWV-medewerkers op de hoogte gehouden van het reilen en zeilen binnen het agentschap. Daarnaast wordt ook het intranet door dit team ingezet om relevante nieuwsberichten te communiceren naar al onze medewerkers. Belangrijk ad-hoc nieuws wordt via aparte digitale nieuwsbrieven verspreid. Voorts zorgt Interne Communicatie ervoor dat dat er vanuit alle afdelingen een correcte informatiedoorstroming verloopt om papieren publicaties zoals het jaarverslag, de voorstellingsfolder van AWV en ander drukwerk zoals bijvoorbeeld folders over specifieke onderwerpen te verzorgen. De klantenbevragingen rond klachten en meldingen tonen aan dat een goede communicatie heel wat klachten kan vermijden. Daarom werd aan het klachten- en meldingenbeleid van het agentschap een plaats gegeven binnen de pijler communicatie van PCO. Op die manier kunnen de knelpunten vanuit klachten en meldingen snel gecapteerd worden en kan er via communicatie ingezet worden op het vermijden van klachten. Daarnaast zorgt deze expertise binnen de pijler communicatie voor een Selectiereglement functieomschrijving Pagina 2 van 10

3 verhoogde aandacht bij het formuleren van klantvriendelijke antwoorden op maat van de melder/klager. 3 Resultaatsgebieden BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Je gaat zelf op zoek naar informatie binnen en buiten het agentschap waarover gecommuniceerd moet worden en bent een actief luisterend oor voor alle collega s en belanghebbende die graag hun boodschap willen verspreiden. Je geeft daarbij advies over de juiste communicatiestrategie en mediamix voor elk project en elke boodschap. Je houdt vinger aan de pols door het uitvoeren van eigen en analyseren van bestaande klantentevredenheidsonderzoeken om zo hiaten en verbeterpunten in het communicatiebeleid van het agentschap op te sporen. Jaarlijks zorg je voor een evaluatie en bijsturen van het communicatieplan. Daarnaast zorg je voor de voorbereiding van jouw eigen communicatieprojecten van A tot Z. Daarbij sta je zelf in voor het opmaken van een bestek, het samenstellen van het dossier,. DIENSTVERLENING OPTIMALISEREN EN UITBOUWEN Op basis van het communicatiebeleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening om bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten en het creëren van naambekendheid of een positief imago van de afdeling en het Agentschap. Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Je staat in voor heel wat communicatieacties van het agentschap op basis van het communicatieplan dat jij ook opstelt en jaarlijks evalueert. Je legt hiervoor de nodige contacten met communicatiebureau s e en stakeholders en ondersteunt de communicatieverantwoordelijken in de verschillende afdelingen door het beschikbaar stellen van overkoepelende ondersteuningscontracten. Je waakt over de correcte toepassing van de huisstijl en draagt op die manier bij tot het vergroten van de herkenbaarheid van het Agentschap Je voert de communicatie van de afdeling Planning en Coördinatie en staat in voor het beantwoorden van parlementaire vragen en vragen van burgers. Daarnaast zorg je voor de communicatie van de administrateur-generaal door het voorbereiden van toespraken en presentaties en het verlenen van advies rond strategische en beleidscommunicatie. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 3 van 10

4 WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Je zorgt voor de inventarisatie en actualisatie van de verschillende publicaties en communicatiekanalen van de afdeling en het agentschap. Je verzorgt ook jouw eigen klassement en het klassement van jouw pijler waarbij je maximaal waakt over het beschikbaar stellen van alle informatie.. Je bent verantwoordelijk voor het voorstellen, opvolgen en aanleveren van een aantal KPI s zoals input voor de OBT, de werklastindicator, Je doet voorstellen en implementeert toepassingen die de communicatieactiviteiten van AWV faciliteren zoals social media monitoring, mailings, ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Je rapporteert en geeft advies aan het afdelingshoofd en de administrateur-generaal. Daarnaast geef je advies en ondersteuning aan interne en externe klanten rond het opzetten en uitrollen van communicatieprojecten. Op niveau van de Vlaamse overheid neem je deel aan overlegmoment rond communicatie waar je het Agentschap Wegen en Verkeer vertegenwoordigd. Je werkt mee aan een efficiënte interne informatiedoorstroming, bijvoorbeeld via intern magazine, het up to date houden van het intranet en het herschrijven van dienstorders KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Je organiseert jaarlijks een klantentevredenheidsonderzoek rond de communicatie van het agentschap rond de grote werven. Daarnaast werk je mee aan het tweejaarlijkse klantentevredenheidsonderzoek van AWV bij burgers en georganiseerde klanten en organiseer je ad hoc bevraging voor zowel bij interne als bij externe klanten, Op basis van de analyse van deze onderzoeken doe je verbetervoorstellen aan het management Je staat in voor het opvolgen en communiceren over de verschillende onderzoeksrapporten van het agentschap (Toestand van het Wegennet, IIR, ) Selectiereglement functieomschrijving Pagina 4 van 10

5 COMMUNICATIE EN CONTACTEN Optreden als woordvoerder van de afdeling of het Agentschap om de verschillende doelgroepen correct en tijdig te informeren over de dienstverlening van het Agentschap Wegen en verkeer en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken Als woordvoerder sta je in voor alle contacten met de pers en het (her)schrijven van persberichten. Je fungeert verder als contactpersoon rond communicatie voor het kabinet van de minister en andere entiteiten van de Vlaamse overheid. Je staat in voor de organisatie van persconferenties, infosessies en andere activiteiten waarop het agentschap zijn werking en geplande projecten toelicht PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Je bent verantwoordelijk voor een groot aantal interne en externe communicatieprojecten en campagnes zoals campagne grote werven, campagne snelheid bij wegenwerken, sensibiliseringstraject rond welzijn, het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, Je staat mee in voor de communicatie over projecten van de afdeling. werk je jaarlijks mee aan een agentschapsdoelstelling rond communicatie of klantgerichtheid en organiseer je landelijke en internationale acties en campagnes (Open Bedrijvendag, Vlaanderendag, Wegencongres, Transport Research Arena (TRA), Vlaamse Trefdag voor Technische Diensten, ) KENNIS MBT HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten in verband met communicatie voortdurend te verbeteren. Je zorgt zelf dat je up-to-date blijft van de belangrijkste trends in jouw vakgebied. Je doet dit door zelf vakliteratuur door te nemen, vergaderingen en studiedagen bij te wonen en een groot netwerk van collega s binnen en buiten de Vlaamse overheid te onderhouden. COÖRDINEREN Coördineren van projecten en aansturen van een groep medewerkers om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Als voorzitter van de Commissie Communicatie sta je in voor de coördinatie van het communicatiebeleid over de verschillende afdelingen heen. Je beheert ook alle centrale contracten rond communicatie en zorgt voor het beleid en de invulling van de verschillende communicatiekanalen van het agentschap. Je doet dit op basis van input van de verschillende afdelingen. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 5 van 10

6 Daarnaast sta je jaarlijks in voor de coördinatie van het jaarverslag en de organisatie van de jaarlijkse kennisdag van het agentschap. BESCHIKBARE MIDDELEN Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het functioneel domein, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening Je beheert het communicatiebudget van het agentschap en stelt hiervoor jaarlijks een programma op. Je maakt een analyse van de behoeften van de communicatieverantwoordelijken en past deze in in het beschikbaar budget 4 Profiel 4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden: Je diploma en werkervaring 1 Je hebt een masterdiploma, bij voorkeur master communicatiemanagement of communicatiewetenschappen en daarnaast heb je: minstens 5 jaar ervaring in de communicatiesector minstens 2 jaar ervaring met leidinggeven een eerste ervaring met het managen van communicatieprojecten 4.2 Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties: Vakkennis over communicatie- en voorlichtingstechnieken, structuren, processen en media Een uitstekende kennis van het Nederlands en verbale vaardigheden Pluspunt Ervaring met het inzetten van sociale media in een communicatiebeleid Ervaring met overheidscommunicatie Ervaring met het voeren van sensibiliserings- en informatiecampagnes Ervaring met het opmaken van aanbestedingsdossiers Ervaring met woordvoerderschap 1 Heb je je diploma in het buitenland behaald? Dan heb je ook een erkenning van niveaugelijkwaardigheid nodig. Je kunt deze aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 6 van 10

7 Je persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbende binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Optimaliseert de dienstverlening aan de belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau II). Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen (niveau II). Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Handelt in het belang van de organisatie ( niveau II). Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan (niveau II). Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken (niveau III). Coachen Anderen ondersteunen en begeleider zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt. Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag (niveau II). Visie Feiten in een ruimte context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader (niveau I). 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 18 april 2016 Je curriculum vitae en motivatie stuur je, met vermelding van het vacaturenummer 25640, bij voorkeur per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be. Als je niet de mogelijkheid hebt om je Selectiereglement functieomschrijving Pagina 7 van 10

8 kandidatuur digitaal te bezorgen kan je deze ook per post opsturen ter attentie van: afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. 5. Selectieprocedure 2 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (relevantie van de werkervaring, motivatie, technische competenties, ) eliminerend (22 april 2016 onder voorbehoud) Fase 2: verkennende gesprekken - eliminerend ( 2 of 3 mei 2016 onder voorbehoud) Fase 3: assessment center ( week 9 mei 2016 onder voorbehoud) Fase 4: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury, vaktechnische case eliminerend (20 mei 2016 onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode met een vormingsprogramma. Wij bieden je 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst). Daarnaast ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar (ter compensatie van feestdagen die in het weekend vallen), tenzij je van wacht bent binnen permanentiedienst Je wordt aangeworven in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 3.904,39 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index zonder ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privé-ervaring of als zelfstandige kan onder bepaalde 2 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 8 van 10

9 voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt bovendien vakantiegeld en een eindejaarstoelage. Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je krijgt elektronische maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. De werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt vergoed door de werkgever. Doe je dit traject of een deel ervan met de fiets, dan kan je een fietsvergoeding aanvragen van 0.21/km. Je krijgt een gratis basishospitalisatieverzekering. Je kan deze upgraden (eenpersoonskamer) of gezinsleden aansluiten tegen een gunstig tarief. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen democratische prijzen kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je krijgt een permanentietoelage in het geval je van permanentie bent. Voor de uitvoering van je werk wordt er een laptop en GSM ter beschikking gesteld. Wanneer je de GSM voor privédoeleinden wil gebruiken, kan je gebruik maken van de zeer aantrekkelijke abonnementsvoorwaarden van de Vlaamse overheid. Voor werkgerelateerde verplaatsingen kun je gebruiken maken van een poolwagen van de afdeling. Je kan een aantal dagen per maand telewerken (max. 4 dagen), van thuis uit of in een satellietkantoor van de Vlaamse overheid. Je werkt in een systeem van glijdende werktijden voor een optimale combinatie van werk en privé. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met ir. Anne-Séverine Poupeleer, afdelingshoofd Koning Albert II-laan 20 bus 4, 1000 Brussel Tel. : 02/ , Selectiereglement functieomschrijving Pagina 9 van 10

10 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens Intern consultant HRM selectiedeskundige, afdeling Personeel en Organisatie Tel. : 02/ , michiel.smekens@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar of de vacaturesite van de Vlaamse overheid Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op Selectiereglement functieomschrijving Pagina 10 van 10