De rol van variabiliteit en buffers in flowgerelateerde lean projecten bij het Martini Ziekenhuis

Transcriptie

1 1 De rol van variabiliteit en buffers in flowgerelateerde lean projecten bij het Martini Ziekenhuis Kees Ahaus Rijksuniversiteit Groningen, Faculteit Economie en Bedrijfskunde, Afdeling Operations 25 mei 2016 COPE congres Logistiek is Overal

2 2 Stel dat. Klinische alle patiënten homogeen zijn in hun ziekteproces. Dat wil zeggen, ze hebben allemaal dezelfde ziekte, en dezelfde mate van ziek zijn, er is één behandeling en ze reageren variabiliteit op eenzelfde manier op die behandeling Flow variabiliteit ze allemaal gelijkmatig arriveren om zorg te vragen en te verkrijgen Professionele variabiliteit alle zorgprofessionals en hun ondersteuners dezelfde vaardigheden hebben om de zorg eenvormig te leveren. In deze best denkbare situatie, is het mogelijk om 100% efficiënt te werken bij het leveren van zorg Natuurlijke en kunstmatige variabiliteit Litvak and Long, 2000

3 Omgaan met variabiliteit door het inzetten van buffers 3 Types of buffers (Hopp, 2008, Roemeling, 2016): Voorraadbuffer Capaciteitsbuffer Tijdsbuffer Kwaliteitsbuffer

4 Achtergrond van het project bij het Martini Ziekenhuis 4 Twee onderzoeksvragen: 1. Hoe is de interactie tussen variabiliteit en buffers in de zorg? 2. Hoe ziet de uitwisseling/trade off tussen buffers er uit? Multiple case study met verschillende flows De geselecteerde lean projecten waren alle flowgerelateerd met de behoefte om buffers te reduceren Drie projecten specifiek 1) Patiënten perspectief (focus op tijdsbuffer) setting: Reumatologie 2) Capaciteitsperspectief (focus op capaciteitsbuffer) setting: Fysiotherapie in het ziekenhuis 3) Hybride (focus op beide) setting: Mammazorg

5 5 Theorie Hopp en Spearman (2004) stellen dat zij de volgende ontwikkelingsfasen hebben gezien bij de Lean journey van Toyota: Reductie van Direct Waste Voorraad buffers vervangen door Capaciteits Buffers Reductie van Variabiliteit Reductie van Capaciteitsbuffers Continu Verbeteren Een focus op reductie van variabiliteit en buffers past bij een meer volwassen toepassing van lean In de zorg verwachten we alleen capaciteitsbuffers, tijdsbuffers en kwaliteitsbuffers.

6 6 Resultaten Mammazorg Hoofddoelstelling: realiseren toegangstijd binnen 24 uur en volledige diagnostiek binnen één dag. Op zich haalbaar, toch niet gehaald. Wat gebeurde er? Buffer interactie! Conflict tussen het reduceren van toegangstijd met het mogelijk maken van alle processtappen in één dag

7 7 Resultaten Fysiotherapie Hoofddoelstelling: verbeteren capaciteitsbenutting Wat gebeurde er? We konden geen wachtende patiënten of onbenutte capaciteit identificeren Patiënten ervaren wachttijd als hersteltijd Fysiotherapeuten kunnen de tijd tot ontslag gebruiken als tijdsbuffer zonder wachtende patiënten Zij passen het tempo in hun werk aan (bijvoorbeeld de duur van de oefeningen) wanneer het rustig of druk is.

8 8 Resultaten Reumatologie Hoofddoelstelling: toenemen van de productie en terugbrengen toegangstijden door capaciteit aan te vullen Wat gebeurde er? Eerst verbetering, daarna gingen de toegangstijden weer toenemen!

9 Toegangstijd Tijd tussen verwijzing door de huisarts en eerste bezoek aan Reumatoloog 9 Mediaan Toegangstijd in weken Median Weeknummer 1200 Patiënt inflow & outflow Inflow Outflow Weeknummer Van Zanten et al., 2015

10 10 Capaciteit en toegangstijd Capaciteit in mensdagen Toegangstijd in weken Man-days Intern Man-days Physician (Incl. assistant) 2 2 Median Weeknummer 0 Van Zanten et al, 2015

11 11 Nieuwe patiënten per week 60 Number of new patients served NP-Intern NP Weeknumber Van Zanten et al, 2015

12 12 Conclusies 1. Reductie van tijdsbuffers heeft consequenties voor buffers in volgende processtappen (case 1). 2. In de zorg kan de hersteltijd van de patient voor zijn/haar ontslag worden gebruikt als verborgen tijdsbuffer zonder dat dit leidt tot wachtende patiënten (case 2). 3. Oplossingen in het bufferen kan tot nieuwe variabiliteit leiden en zelfs tot vicieuze cirkels (case 3). Alle cases: Een kwaliteitsbuffer, eigenlijk een buffer van bewerkingstijd om zich aan te passen aan de werklast, is een nieuw mechanisme om variabiliteit te bufferen. De kunstmatige variabiliteit zichtbaar maken en reduceren is een waardevolle benadering in volwassen leanprogramma s na een aanvankelijke aandacht voor direct waste