Samen werken aan behandelen volgens protocol

Transcriptie

1 Samen werken aan behandelen volgens protocol Ambulant Centrum voor Reumatologie en Orthopedie, SMK Léon Schoonhoven en Rob Vromans,

2 Inhoud Introductie Theoretisch kader en praktische aanpak Ingebruikname en resultaat Conclusie

3 Introductie

4 Situatieschets Bij een deel van de klinische orthopedie patienten is, conform protocol, postoperatief fysiotherapeutische behandeling voorgeschreven

5 Situatieschets Bij een deel van de klinische orthopedie patienten is, conform protocol, postoperatief fysiotherapeutische behandeling voorgeschreven Behandelprotocol per behandelcode Code Description dag 0 dag 1 dag 2 dag 3 dag 4 dag 5 ORT13W025 Fusie thor dors; geen decom geen Kyfose 4+ni (USS) ORT13W028 Fusie thor dors; geen decmp met Kyfose 4+ n (USS)

6 Situatieschets Er is sprake van een grote variabiliteit in de vraag naar klinische fysiotherapie De vraag naar klinische fysiotherapie is totaal onvoorspelbaar: elke dag zijn er last-minute wijzigingen bij de OK

7 De uitdaging Eerdere schakels genereren variabiliteit voor schakels later in de keten Polikliniek Diagnostiek & POS OK Kliniek

8 Deel van de tijd Afstemming tussen vraag en aanbod Voor de casus: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% # benodigde behandelaren per dag , , , , , , ,5maandag 0 dinsdag 0woensdag 0 donderdag 0 vrijdag 0 zaterdag 0 zondag 0 ma di Overbezetting wo do Juiste afstemming vr za Onderbezetting zo

9 Deel van de tijd Deel van de tijd Afstemming tussen vraag en aanbod Doel: vaker de juiste afstemming 100% 80% 60% 40% 20% 0% Overbezetting Juiste afstemming Onderbezetting Slimmer werken 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Overbezetting Juiste afstemming Onderbezetting

10 Vraagstuk Hoeveel fysiotherapeuten heeft het ARC per dag nodig? zodat ten minste 90% van de patiënten conform protocol behandeld wordt waarbij de fysiotherapeuten efficiënt worden ingezet rekening houdend met factoren als inzet voor dagbehandeling en 1 e lijns.

11 Theoretisch kader

12 Variabiliteit # gerealiseerde zittingen fysiotherapie

13 Typering variabiliteit Voorspelbaar Onvoorspelbaar Natuurlijk (extern) Kunstmatig (intern) Bron: Koole en Bekker Methoden en modellen voor zorglogistiek

14 Slimmer werken Omgaan met variabiliteit maandag dinsdag woensdag Overbezetting Onderbezetting Juiste afstemming Personeelsinzet

15 Slimmer werken: stap 1 Kunstmatige variatie elimineren maandag dinsdag woensdag Overbezetting Onderbezetting Juiste afstemming Personeelsinzet

16 Slimmer werken: stap 2 Natuurlijke variatie voorspellen & anticiperen maandag dinsdag woensdag Overbezetting Onderbezetting Juiste afstemming Personeelsinzet

17 De uitdaging Eerdere schakels genereren variabiliteit voor schakels later in de keten OK Fysio De vraag naar klinische fysiotherapie is totaal onvoorspelbaar: elke dag zijn er last-minute wijzigingen

18 De uitdaging Op een hoger beslissingsniveau is vaak al meer informatie beschikbaar Productiebegroting OK-sessieplan OK Fysio OK-rooster Ingreepplanning

19 Aanpak

20 Prestatie definieren Wanneer vinden we dat het goed gaat? Prestatie-indicator Nulmeting Patiënt Adherentie aan protocol 76% Behandelaren Juiste personeelsinzet 25% Bedrijfsvoering Productiviteit 62%

21 De oplossing Op een hoger beslissingsniveau is vaak al meer informatie beschikbaar Productiebegroting OK-sessieplan OK Fysio OK-rooster Ingreepplanning

22 Bepalen effect van OK-sessies op werklast van fysiotherapeuten Per OK-sessie: Behandelcode per ingreep Historische data OK-rooster Historische data Fysiotherapie werklast per OK-sessietype Behandelprotocol per behandelcode Code Description dag 0 dag 1 dag 2 dag 3 dag 4 dag 5 ORT13W025 Fusie thor dors; geen decom geen Kyfose 4+ni (USS) ORT13W028 Fusie thor dors; geen decmp met Kyfose 4+ n (USS)

23 Bepalen toekomstige bezettingseisen o.b.v. OK-rooster Toekomstig OK-rooster Werklast voorspelling Bezettingseisen Fysiotherapie werklast per OK-sessietype

24 Kunstmatige variabiliteit reduceren dmv werklastvoorspellingen Radiologie werklast voorspelling Klinische werklast voorspelling Polikliniek sessierooster OK-sessierooster Pre-operatieve screening werklast voorspelling Fysiotherapie werklast voorspelling Integraal productie- Productie- en sessieplanning capaciteitsmanagement

25 Door zelfroosteren inzet afstemmen op verwachte werklast Bezettingseisen Zelfroosteren weeknr 35 weeknr 36 weeknr 37 do vr za zo ma di wo do vr za zo ma 1/9/2016 2/9/2016 3/9/2016 4/9/2016 5/9/2016 6/9/2016 7/9/2016 8/9/2016 9/9/ /9/ /9/ /9/2016 Naam Mat Lintjens Kees Afman Tim Janssen Wilma Rutten Lonneke Immerzeel Marie van Hovell tot Westerflier Suzanne Grotenhuis ten Harkel 0 v Corrie Barends 7,5 SMC 8 8 SMC 7,5 SMC Jenneke van der Linden Corine Bernts Erna Veerman Ineke Wiegman Marij Font Freide Monique Limborgh Rene Speulman Clarinda Kersten Nick Fisken Maud Driessen Stan van Kempen ingeschreven 31, , gewenst teveel/teweinig

26 Dashboard om prestatie transparant te maken Mogelijkheid tot continu monitoren van prestatie Klopt de voorspelling wel? Let op dat het aantal behandelaren per patient niet hoger wordt

27 Ingebruikname en resultaat

28 Ingebruikname Aandachtspunten bij eindevaluatie: Communicaties en weergave mutaties tijdens planproces Consequenties bezettingseisen voor JUS Inplannen van voorwaardenscheppende activiteiten Ziek tijdens weekenddienst

29 Resultaten Postoperatieve fysiotherapie: KPI Nulmeting Huidig Doel 2016 Norm Patiënt Behandelaren Adherentie aan protocol Juiste personeelsinzet 76% 85% 85% 98% 25% 52% 60% 80% Bedrijfsvoering Productiviteit 62% 70% 75% 80% We zien nu dat flexibel roosteren meer voordelen heeft dan dat we moeten inleveren Ik werk nu liever in het weekend dan op weekdagen

30 Conclusie

31 Project capaciteitsplanning fysiotherapie Het zorglogistiek vraagstuk: kunnen we de vraag naar fysiotherapie voorspellen en er beter aan voldoen?

32 Project capaciteitsplanning fysiotherapie Het zorglogistiek vraagstuk: kunnen we de vraag naar fysiotherapie voorspellen en er beter aan voldoen? Met data-analyse en wiskundige modellen Samen met de behandelaren Zo verbeteren we kwaliteit van werk, kwaliteit van zorg én efficiency.

33 Vragen? Samenvatting: Vraagstuk: Afstemmen van personeelsinzet op variabele en onzekere werklast Aanpak/Oplossing: Voorspel variabiliteit en anticipeer wanneer je nog flexibel bent Ingebruikname: Samen met behandelaren een nieuwe werkwijze ontwikkelen Resultaat: Betere kwaliteit van zorg, kwaliteit van werk en hogere efficientie