Notulen van de Algemene Ledenvergadering Tennisvereniging Tachys.

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering Tennisvereniging Tachys. dd. 23 maart Opening en mededelingen: De voorzitter, heet de aanwezigen welkom. Er zijn 11 afmeldingen binnen gekomen bij het bestuur. Er zijn 40 leden aanwezig; de ledenvergadering kan dan ook geen rechtsgeldige besluiten nemen. De voorzitter laat weten dat de vergadering gewoon doorgaat maar dat de voorgenomen besluiten dan nog niet rechtsgeldig zijn. Volgens de statuten moet er binnen 21 dagen een nieuwe ALV belegd worden. Het bestuur heeft een nieuwe datum geprikt: te weten 6 april Ingekomen stukken: geen 03. Notulen ALV van 11 maart 2015: De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. De voorzitter dankt de notulist 04. Terugblik op het jaar 2015: De voorzitter blikt terug.. Financieel is Tachys nog steeds een gezonde vereniging met veel mogelijkheden. Het aanstellen van de nieuwe trainer voor de G- tennis, junioren en senioren is een groot succes, zo groot dat het bestuur en de trainer zijn overvallen door de vele inschrijvingen voor de tennislessen. Het bestuur heeft vorig jaar besloten om elk kwartaal nieuwe leden aan te nemen, dit om te voorkomen dat nieuwe leden te lang moeten wachten en dan naar een ander tennisvereniging uitwijken. De opzeggingen en het aannemen van nieuwe leden is ongeveer gelijk. Omdat we het gehele jaar nieuwe leden aannemen is de kennismakingavond/middag in gedrang gekomen, het bestuur is van mening dat we dit toch weer (misschien op een andere manier) zo snel mogelijk op moeten pakken. Tennisvereniging TV Tachys heeft een gesprek gehad met Dorpsbelangen Hees, tijdens dit gesprek werd al snel duidelijk dat Dorpsbelangen Hees en TV Tachys elk op hun eigen manier een rol spelen in het bevorderen van de sociale samenleving. Albert, onze man van het baanonderhoud, doet zijn werk naar behoren onder begeleiding van de beheercommissie. De website van TV Tachys is vernieuwd en verbeterd, er moeten nog wel wat aanpassingen worden gedaan en wat wensen worden ingevuld. De bedoeling is dat de site op elke mobiele telefoon en voor elke browser werkt. Het afhangbord werkt goed, maar er zijn nog steeds creatieve mensen die van alles proberen om zolang mogelijk op de baan te blijven. Men dient het reglement na te leven. Vooruitblik 2016: Wat gaat er gebeuren dit en volgend jaar. Als eerste bestaat Tachys in september 2017, 50 jaar. Voor de nieuwe competitie en toernooien zijn nieuwe tennisballen besteld: Dunlop Pro Tour van onze nieuwe sponsor Plugro Fashion for Sport, Cuijk. Mijn KNLTB gaat in december dit jaar verdwijnen, er komt een nieuwe App voor terug de All United Tennis Club App en alles van Mijn KNLTB wordt daarin overgenomen. Leden downloaden zelf de KNLTB Club App, kiezen vervolgens hun club en krijgen dan alle functies te zien. Daarnaast biedt de KNLTB nog 3 varianten om deze Club App uit te breiden. Denk aan online ledenadministratie, communicatie (mail/sms), ledenadministratie, contributie- beheer, incasso en ideal en nog veel meer. We hebben in eerste instantie voor de duurste optie gekozen omdat we deze 2 maanden gratis uit mogen proberen en het is per maand opzegbaar. De proef aanvraag is ingediend voor augustus / september Het bestuur wil alle commissies, vrijwilligers en alle andere mensen die zich hebben ingezet voor TV Tachys bedanken, want zonder deze mensen kan Tachys niet bestaan.

2 Ook de sponsors van Tachys nl. Dockmans Bierbrouwerij, Garage van Ottele, Intersport Nijmegen, `t Sfeerhuys De Looimolen, Fysiotherapie Dukenburg, Oliva en Allen bedankt voor hun bijdrage. Laten we er een duurzame tennisvereniging van maken en een mooi tennisjaar 2016 en vooral vooruit kijken want daar zit de toekomst van Tachys. 05. Financieel Jaarverslag 2015 De penningmeester geeft enkele toelichtingen bij de balans per 31 december 2015 en het verstrekte exploitatieoverzicht over Verslag van de Kascontrolecommissie 2015 De Kascontrolecommissie heeft bij de boekhouder de boeken gecontroleerd en in orde bevonden. De commissie heeft wat vragen gesteld aan het bestuur: - Is er een reden om de ING als tweede rekening aan te houden? Twee rekeningen is verstandig, omdat we dan verzekerd zijn als een bank failliet gaat. - Is het aanhouden van 2 vaste telefoonlijnen ( waarvan één voor alarmlijn) nodig? We moeten een aparte telefoonlijn hebben voor het alarm. - Een accurate inventarislijst is gewenst met bestickering Tachys. De meeste items zijn van Tachys. We zullen de pachter vragen zijn persoonlijke items op een lijst te zetten / bestickeren. - Voor de kascontrole is het handig als de penningmeester erbij aanwezig is in verband met gerezen vragen. - Welke controle is er op de overschrijvingen door het jaar heen door de penningmeester? Het bestuur heeft al een afspraak bij een bank om daar een rekening te openen, waarbij twee handtekeningen nodig zijn om geld van een rekening af te halen. De penningmeester overlegt in bepaalde gevallen met de voorzitter of het bedrag klopt en dus overgemaakt kan worden. - Is koppeling van de KNLTB ledenlijst met inning van de contributie mogelijk? Na de automatische incasso door Tachys worden er tientallen bedragen gestorneerd met veel extra werk. De nieuwe KNLTB software zal dit probleem mogelijk kunnen oplossen. De kascontrolecommissie stelt voor de penningmeester decharge te verlenen voor het door het bestuur gevoerde financiële beheer over Het financiële jaarverslag wordt aldus vastgesteld. De vergadering verleent het bestuur decharge. 07. Vaststellen begroting en contributies De penningmeester verduidelijkt de begrotingen 2015 en De aanwezigen gaan akkoord met de definitieve begroting 2015 en de concept begroting De voorzitter kondigt aan dat mogelijk in 2018 de contributie met 3,- verhoogd kan worden vanwege de kosten van de KNLTB software. Dit roept weerstand op en (b)lijkt niet nodig. 08. Verkiezingen bestuursleden Aftredend uit Algemeen Bestuur en niet herkiesbaar: penningmeester en voorzitter CRT Aantredend Algemeen Bestuur: Quinten (penningmeester) en Lars (voorzitter CRT) Aftredend JC: Manon; toetredend Tamara (moeder 2 jeugdleden). De voorzitter vraagt de aanwezige leden of men bezwaar heeft dat Tamara toetreed terwijl ze door omstandigheden zelf geen lid meer kan zijn. Men heeft geen bezwaar. Aftredend TC: Johnny; toetredend Victor. Aftredend kascommissie: Joseph; toetredend Victor; reservelid Robin

3 09. Commissies a. Technische Commissie Voorjaarscompetitie In 2015, 21 teams 8 op vrijdag (helaas 3 teams uit moeten loten), 11 op zaterdag en 2 op zondag In 2016, 21 teams 8 op vrijdag (2D; 4G en 2H), 11 op zaterdag (1D; 4G en 5H) en 2 op zondag (2H) Competitie is van 8 april t/m 5 juni met een afsluiting op 10 juni. Najaarscompetitie We hebben in het AB besloten dat we niet met de najaarscompetitie meedoen vanwege de club in september, het herfsttoernooi en de start van Winterhart. Wintercompetitie De KNLTB is van plan om voor de winter van een Wintercompetitie aan te gaan bieden. Helaas is deze in 2015 niet doorgegaan. De TC hoopt dat het dit jaar wel door kan gaan. 36 e Tachys Open 2015 Volle bak, alles goed gegaan, mooi weer, vooral warm. We hebben extra water op de banen gehad en parasols, de uitslagen en winnaars zijn nog te vinden op en de foto s zijn nog op facebook te bekijken. 37 e Tachys Open is van zo 3 t/m 10 juli Club Afgelopen jaar was er weer genoeg animo. De jeugd heeft afgelopen club meegedaan en in verschillende finales gestaan. Op de site staan de uitslagen en de winnaars. Dit jaar zijn de clubkampioenschappen van 5 sep t/m 18 sept. De leeftijdsgrens voor de jeugdleden om mee te mogen doen met de senioren is 15 jaar. WST = Wintersingeltoernooi Nieuw in deelnemers. Ook editie 2016 is al geweest nl. op 18 mrt. Helaas maar 14 deelnemers, maar ondanks het geringe aantal was het een geslaagde avond. De aankondiging was te laat, misschien dat dit de reden was. Als er andere redenen zijn waarom men niet ingeschreven heeft, dan graag reacties naar de TC commissie kan ook via de mail. Vragen opmerkingen leden: - Hugo vraagt of de WST en het Winterdip toernooi iets uit elkaar getrokken kunnen worden. De WST bijvoorbeeld vlak voor de competitie organiseren. - Wederom een oproep vanuit de leden om de activiteiten kalender tijdig in te vullen. - Er wordt geopperd dat er wat actiever geflyerd kan worden in het clubhuis. - Er is voor de nieuwe leden een hoge drempel om mee te doen aan toernooien. Misschien kan Hugo de activiteiten actief promoten in de tennislessen. Hij zegt toe hier aandacht voor te vragen tijdens de lessen. b. De Commissie Recreatief Tennis Terugblik 2015 Het jaar 2015 was best wel een lastig jaar voor de CRT. De toernooien waren moeilijk bezet te krijgen!! De winterdip was net als het vorig jaar wel goed bezet met 53 deelnemers. Het Lentetoernooi wat altijd op zondag wordt gespeeld had ook weer een groot aantal deelnemers. De Herenavond, de heren hebben onder het genot van een hapje en een drankje gestreden naar de fel begeerde titel HEER VAN TACHYS. Gooische vrouwen was een groot succes. Een leuke dag met tennis, kraampjes om leuke dingen te kopen maar ook om je lekker te laten verwennen met een massage e.d. De zomeravondcompetitie is goed verlopen. Doordat er dit jaar iets minder teams aan meededen leverde dat qua baan capaciteit blije gezichten op zowel voor de Tachenezen als de gastspelers.

4 Het invitatie toernooi was vorige jaren een druk bezet toernooi maar is helaas dit jaar niet doorgegaan door te weinig inschrijvingen nl 16. Slot of terwijl Herfsttoernooi had 52 deelnemers en het thema Oktoberfest. Bij het Kerstballen toernooi, deden 22 spelers aan mee en daar hebben ze het tennisseizoen voor 2015 mee. afgesloten. Vooruitblik 2016 De CRT gaat ook dit jaar weer creatief bezig zijn om de toernooien aantrekkelijk, gezellig en succesvol te maken en te houden. Maar wel hebben ze ervoor gekozen om het aantal toernooien iets te verminderen om te kijken of de overgebleven toernooien dan wat beter bezet zijn. De volgende toernooien zullen in 2016 plaatsvinden: Winterdip (geweest), Herenavond, Smashinglady, Invitatietoernooi, en het Herfsttoernooi. De Herenavond zal dit jaar op 30 april gehouden worden. Mochten er onder de leden ideeën broeden zijn die natuurlijk altijd welkom!! c. JC Jeugdleden De jeugdcommissie kijkt tevreden terug op een sportief jaar met zo n 120 jeugdleden. Het schooltennis dat in juni gegeven is heeft veel nieuwe aanmeldingen opgeleverd. 2x per jaar kinderen aannemen werkt goed (voorjaar 16 + najaar 29 nieuwe jeugdleden) als ze ook snel met de tennislesserie kunnen starten. De ouderparticipatie is moeilijk. Tennis is voor veel kinderen een tweede sport en ouders zijn vaak al betrokken bij de voetbal of hockeyclub. Er is een e- mail gestuurd naar de ouders om uitbreiding van de JC mogelijk te maken. Jeugd Trainer en Tennisles Hugo heeft nu 1 jaar de tennislessen verzorgd en de kinderen en ouders zijn erg enthousiast over de kwaliteit daarvan. Er zijn twee lesseries per jaar van 15 lessen van 50 min. De vraag ligt er wel of de lessen ook 60 minuten kunnen zijn. Maar omdat de groepen vol zitten en er met 50 minuten les meer kinderen per dag les kunnen krijgen zijn de lessen vooralsnog 50 minuten. Andere optie is op bepaalde dagen twee trainers neer te zetten en op die manier meer kinderen te kunnen plaatsen. De vraag is wel of de kinderen naast de tennisles ook verplicht moeten deelnemen aan de Worldtour. Wij hebben echter 5x per jaar gezelligheidstoernooitjes en club- kampioenschappen. Deelnemen aan de Worldtour kan dan teveel worden. Andere denkwijze is wel deelnemen aan de Worldtour en de gezelligheidstoernooitjes minderen in aantal. Dit is voorlopig onderwerp van gesprek tijdens de JC vergaderingen. Als we Tenniskids helemaal willen doorzetten is verandering van jaarplanning, aanpak en visie noodzakelijk. Opmerkingen leden: - Hugo stelt voor om ouders persoonlijk aan te spreken. - Lieke stelt voor om ook leden zonder kinderen te benaderen. - De G- tennis heeft veel begeleiders, misschien zijn er daar een aantal van die bij kunnen springen bij de jeugd. - Er wordt geopperd om de Wintertraining 60 min te laten duren. Hugo zal er over nadenken of dit in te passen is. JC- CRT toernooien In 2015 zijn de toernooien goed bezocht. De sfeer zoals bij Tachys gewend is gezellig en sportief. JC- TC De interesse voor de competitie voor de jeugd blijft goed. Er waren 5 teams op de zondag. In de Worldtour hadden we in Rood 7 kinderen, in Oranje 12 kinderen en in Groen 11 kinderen die deelnamen. De kinderen waren op de baan extra zichtbaar door een speciaal Tachys shirt die door Bert geregeld was in samenwerking met Plugro Sport.

5 Worldtour KNLTB: Kinderen uit de rode en oranje fase spelen mee in de zogenaamde Worldtour van de KNLTB. Dat houdt in dat ze elke eerste zondag van de maand (9 maanden per jaar) wedstrijden spelen in hun eigen kleur en op hun eigen niveau. Daarnaast is er op woensdagmiddag de groene competitie, die voorheen woensdagmiddagcompetitie heette. De deelname van Tachys aan de Worldtour zal onze club op 11 zondagen extra belasten qua baanbezetting tussen 9:00 en ongeveer 12:30 uur. Voor 2016 zijn op deze zondagen dan elke keer 4 banen gereserveerd. Op de website op de kalender staan deze dagen ook vermeld. Op zondag kunnen de kinderen deelnemen aan de gele competitie ofwel voorheen zondag voorjaarscompetitie. Deze competitie gaat gelijk op met die van de senioren. JC- Penningmeester Netjes binnen budget gebleven. Binnen budget blijven is grotendeels ook te danken aan de hapjes die Sonja tegen kostprijs maakt. Zo kunnen kosten voor deelname aan toernooien ook beperkt blijven. De JC is van mening dat 4 euro max. per jeugdlid gevraagd kan worden. Aanvraag budget iets verhoogd i.v.m. uitbreiding aantal Worldtour dagen. Tijdens de evenementen wordt kinderen gratis ranja aangeboden. Andere (koolzuurhoudende) drankjes, sportdrankjes etc. moeten zelf betaald worden. Speerpunten 2016: * uitbreiding JC, vele handen maken licht werk * ontwikkelen nieuwe visie jeugdbeleid t.a.v. Tenniskids en huidige draaiboek CRT. De druk op de JC is te hoog tgv. de veranderingen in het jeugdtennis. * als men 2x per jaar lid kan worden, kan men dan ook 2x per jaar opzeggen? d. G- tennis Op dit moment hebben we 12 G- tennissers. Het toernooi september 2015 was gezellig mede dankzij het mooie weer. In 2016 wil men dit toernooi weer eind september organiseren. De Special Olympics op 1, 2 en 3 juli is een van de belangrijkste activiteit van de commissie dit jaar. Op 2 en 3 juli zal er getennist worden bij Quick. Er zijn nog vrijwilligers nodig als scheidsrechter of ballen jongens/meisjes. Er zijn 4 nieuwe vrijwilligers bijgekomen. e. Jubileumcommissie Bernadette geeft een korte toelichting op de plannen van de commissie. Het jubileum zal plaats vinden op 1 en 2 september Vrijdagavond zal een officiëler tintje krijgen en zaterdag wordt een dag voor iedereen. Het clublied wordt in ere hersteld. Er komt in 2017 een stukje over Tachys in de Stenenbank van Dorpsbelang Hees. Plugro, onze sponsor, heeft ballen geleverd met de tekst Tachys 50 jaar Deze ballen worden in 2016 gebruikt in de competitie en tijdens toernooien maar daarnaast kunnen de leden zelf een blik aanschaffen voor 7,50 bij de pachter. Na aftrek van de kosten zal de opbrengst ten goede komen voor de organisatie van het feest. f. IT De site is bijna optimaal. Helaas is dit uiteindelijk een traag proces gebleken. g. Beheercommissie: De beheercommissie is druk bezig geweest om het park en het clubhuis duurzamer te maken. Het volgende project is het vervangen van de veldverlichting. In maart 2016 is de regeling Ecotax teruggave van de gemeente afgeschaft. Dit houdt in dat Tachys voor verhoogde energielasten komt te staan ( 2000,- per jaar).

6 In plaats van de Ecotax is er een subsidieregeling verduurzaming sportverenigingen gekomen. De commissie heeft 3 scenario s uit laten werken. 1. het vervangen van de huidige 14 veldverlichtingslampen door LED lampen, 2. het plaatsen van 105 zonnepanelen, 3. combinatie van 1 en 2 De gemeente verleent 30% subsidie op de materiaalkosten. De subsidiepot voor dit jaar is wellicht leeg maar de regeling loopt 5 jaar dus aanvragen kan altijd. Vanuit de leden worden diverse vragen gesteld: - Trekken we op met andere verenigingen? De voorzitter geeft aan dat het regelmatig op de agenda staat van het Voorzittersoverleg van alle tennisverenigingen in Nijmegen. Avanti gaat LED verlichting aanschaffen, maar hun dak is niet geschikt voor zonnepanelen. TV Lent doet niet mee. - Marieke vraagt hoelang de huidige lampen nog mee kunnen. De voorzitter geeft aan dat de lampen eigenlijk al vervangen hadden moeten worden. - Ad vraagt of we niet iets terug kunnen vorderen van Kwakkernaat omdat we daar een contract mee hebben voor het onderhoud. De voorzitter geeft aan dat in de onderhandeling mee te zullen nemen. - Men vraagt zich af of het wel een verstandige investering is. Er wordt besloten om een commissie op te richten bestaande uit 5 Tachys leden en de voorzitter. De vergadering besluit dat men het eens is met het instellen van een commissie die als doel heeft de 3 scenario s te toetsen m.b.t. haalbaarheid kosten / baten. 10. Rondvraag - Johan vraagt Tineke hoelang zij al de verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie heeft. Ze geeft aan dat ze dit al 20 jaar doet. - Er is één Goed Doel aangemeld voor Jacqueline ligt het doel: Het Ronald Mc Donalds Huis toe. Het draait geheel op vrijwilligers, die zich 7 dagen per week, 24 uur per dag inzetten voor families van kinderen die opgenomen zijn in het ziekenhuis. Ze krijgen geen subsidie. Het huis bestaat dit jaar 25 jaar in Nijmegen. De aanwezigen gaan akkoord met het doel voor Er komt een potje bij Open Tachys, CRT toernooien. Jacqueline zorgt voor de reclame. - Jacqueline vraagt hoe het zit met de voetballen van Blauw- Wit die met regelmaat over de heg geschoten worden. Johan geeft aan dat dit na een goed gesprek met de voorzitter en trainer van Blauw- Wit veel minder is. Bij de gemeente hebben we echter geen gehoor gekregen dus we hopen dat Blauw- Wit zijn beloftes na blijft komen om ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk ballen op onze velden terecht komen. - Dick stelt voor placemats te maken met daarop het rooster met de activiteiten. Lieke heeft in het verleden posters gemaakt die in het halletje van het clubhuis hingen. Ze is bereid dit weer op zich te nemen. - Beppie wil graag extra verlichting bij het trapje van het terras naar de banen. De beheercommissie gaat kijken wat er mogelijk is. 11. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng. Hij sluit de vergadering en biedt namens het bestuur allen een drankje aan. Het bestuur heeft een nieuwe datum geprikt voor de Extra Ledenvergadering te weten 6 april 2016.

7 Aanvullende notulen van de EXTRA Algemene Ledenvergadering Tennisvereniging Tachys. dd. 06 april 2016 De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Er zijn 42 leden aanwezig. De voorzitter legt uit dat tijdens deze extra vergadering dezelfde onderwerpen behandeld moeten worden als tijdens de ALV op 23 maart. Hij legt ook uit dat volgens de statuten de vergadering nu wel geldige besluiten kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Er is op 6 apr 2016 een verzoek binnen gekomen ondertekend door 30 leden. De voorzitter legt uit dat dit verzoek ingediend had moeten worden uiterlijk 14 dagen vóór de vergadering van 23 maart. Om toch de betreffende leden de gelegenheid te geven hun idee toe te lichten stelt de voorzitter voor om de schrijver van het verzoek tijdens de rondvraag spreektijd te geven. Alle besluiten van 23 maart 2016 zijn aangenomen. De voorzitter heet Quinten en Lars welkom in het bestuur. De rondvraag: Hans wijst het bestuur erop dat overal in Nijmegen op dit moment digitale energiemeter worden geplaatst maar dat de huidige analoge energiemeter voordeliger uit kan vallen als men besluit zonnepanelen aan te schaffen. Lex vraagt nogmaals aandacht voor de slechte verlichting van baan 7. De op 23 maart ingestelde commissie neemt dit mee. Job licht zijn verzoek zelf toe. De laatste maanden is het erg druk bij Tachys, vooral op doordeweekse avonden. Hij zouden dan ook graag zien dat de club de mogelijkheden onderzoekt om een extra baan aan te leggen. Besloten wordt om een commissie samen te stellen die de mogelijkheid, kosten en haalbaarheid van een baan 8 onderzoeken. De commissie bestaat uit 3 leden. De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering rond uur.