Vragen/wensen vanuit de ledenvergadering Scipio Gebruikersvereniging d.d. 11 november 2015

Transcriptie

1 Vragen/wensen vanuit de ledenvergadering Scipio Gebruikersvereniging d.d. 11 november 2015 Kerk/gemeente Versie Vraag / wens GKV Hardenberg Centrum Online - gezinssamenstelling - afdrukken ook belijdenis attest en doopattest - persoonskaart roepnaam toevoegen GKV Assen Peelo Online - mogelijkheden rapportage-editor online conform offline - eenvoudige standaard adressenlijst met roepnamen, tel., , vgl met standaard gezinsoverzicht PG Harderwijk Online Rapportage editor rechtstreeks vanuit de persoonskaart naar de editor toe HG Putten Lokaal Programma instellingen; acceptgirokaarten niet meer 3 onder elkaar maar accept + nota. Na afsluiten weer oude situatie dagelijks aanpassen HG Garderen Online - titels boven pdf ; laatste 15 onthouden - verj. Lijst; voorkeur keuze s onthouden bij selectie - selecties bij maken/veranderen naam onthouden HG Vriezenveen Lokaal - updates moeilijk te vinden op website Hagru - personen zijn soms niet te vinden (naam en/of adres correct ingevuld) - selectieresultaat: volgorde geb.datum zowel oplopend als aflopend zelfde resultaat - overzichten: wie loopt waar kerkblad/looplijst Beilen Lokaal Lijsten: wie loopt waar met kerkblad/looplijsten Barneveld Lokaal - wat is er veranderd na een update? - graag meer tips/trucs HG Leerdam Online + lokaal - updates liever niet in december - en vanuit scipio moet standaard worden en niet betaald - meer nieuwsbrieven en tips/trucs communiceren - wat verandert er in een update zichtbaar maken - online bij overlijden wordt echtgenoot niet automatisch weduwe/weduwnaar HG Ermelo Lokaal Uitdraaien acceptgiro s 3 op 1 formulier; spiegelen bij uitdraai anders geen ocr-regel, nu geen eerste regel/omschrijving niet afgedrukt PKN Hardenberg Online - subwijken - zelf zoekprogramma samenstellen - bij invoeren van doop/belijdenisdatum verandert de kerk.staat niet - man/vrouw overlijdt; partner wordt niet automatisch weduwe/weduwnaar GK Ermelo Online - zie boven (overlijden); loopt al even, nu graag oplossen - huwelijk invoeren bij man, wordt niet automatisch overgenomen bij vrouw

2 HG Rijssen Lokaal Rapportage editor: - erg omslachtig om een gedeelte vd zin te onderstrepen/vet/cursief maken - verschuiven van regel (op of neer) moeilijk, gaat niet vloeiend door de puntjes GKV Zwolle Noord Online - aanpassing maandbedrag VVB na mutatie in de loop van het jaar (zie mail begin 2015!) - registratie periodieke/incidentele giften t.o.v. VVB Janny Veldwisch - je hebt een selectie gemaakt en mist iemand; is die iemand op te zoeken en dan rechtstreeks toe te voegen aan de selectie? - bij verwerken ontvangsten matchen met ibannr gaat vaak niet rechtstreeks terwijl nr wel aanwezig en correct is - bij verwerken ontvangsten gaat bedrag nogal eens naar verkeerde fonds (bv als daar zelfde bedrag staat) - Graag lijsten mogelijk uit Scipio van leden met bepaalde functie en daarachter hun werkgebied: kerkblad, collecte e.d. ( wie loopt waar ) - tekst vanuit Word kopiëren en dan plakken in document van rapportage editor geeft problemen - na het regels instellen voor diverse brieven (Kerkbalans) uitprinten van deze brieven achter elkaar op één persoon ook mogelijk op afwijkende papiersoort (toezeggingsformulier op A4+acc en begeleidende brief op gewoon A4)?

3 Vragen/wensen n.a.v. oproep via website Scipio Gebruikersvereniging Kerk/gemeente Versie Vraag / wens PG Culemborg Online - rapportage editor - lettertype grootte aanvullen met 9 en 12 - bankrekening toevoegen in bijdrage-adm. - graag melding toevoegen in ledenadministratie - bankrekening velden in ledenadministratie: kunnen de IBAN nummers in 1 veld gezet worden, zodat veld bankrekeningnummer 2 kan verdwijnen? - kinderen onder 18 jaar die je in LRP toevoegt komen in Scipio automatisch op 'wordt aangeschreven' te staan. - slotje ook in Scipio online om mensen in voorkeurwijk te laten. Nu verdwijnen mensen uit de pastorale wijk als ze geen voorkeurlid meer zijn. Dat komt omdat het veld voorkeurwijkgemeente hetzelfde blijft. CGK Zwolle Online - Bij het invoeren van nieuwe leden, b.v. een gezin hoeven bepaalde gegevens maar één keer ingevoerd te worden, b.v. adres, tel.nr, wijk en sectie, maar de gegevens over herkomstgemeente moet per lid afzonder ingevoerd worden; met ruim 150 nieuwe leden per jaar levert dat toch redelijke tijdwinst op - Bij het verhuizen binnen de gemeente hoeven de adresgegevens maar één keer ingevoerd te worden, ook het tel.nr wordt één maal ingevoerd, maar een wijk en een sectie moet per lid ingevoerd worden, terwijl dat voor een pastorale eenheid voor iedereen hetzelfde is GKV Hardenberg - Baalder Online - We maken een keer per jaar nog steeds een papieren gemeentegids, op A5 formaat. En om dat allemaal op A5 formaat te laten passen graag wat meer afkortingen. In de stand-alone versie van Scipio kreeg ik een mooi compact overzicht met acht kolommen waarin het gezin, geslacht en kerkelijke staat afgekort tot een (1) letter, geboortedatum, wijknr, straatnaam/huisnr/postcode/woonplaats mooi in twee regels onder elkaar en het telefoonnummer staan. Kan dat ook in Scipio Online, en dan uitgebreid met gsm nummers en adressen? - Want vanuit het hoofdmenu ga ik nu naar overzichten ledenadministratie, daar kies ik voor contactlijst. Bij selecteer het soort overzicht lijkt het of er wat te kiezen is, maar alleen Contactlijst-algemeen is beschikbaar, met daaronder vier sorteervolgordes, komt daar nog een keer een keuze bij? Geslacht niet voluit maar M of V is voldoende, in sommige overzichten gebeurt dat al. Burgerlijke staat mag ook afgekort worden, met wat creativiteit zijn daar wel afkortingen van te maken Kerkelijke staat mag ook afgekort worden, wat mij betreft alleen B(elijdende) en D(oop) leden, de paar catechume, gast- en geboorteleden zijn wel handmatig van een betreffende letter te

4 voorzien. Gezinsrelatie kan ook afgekort worden - In deze contactlijst staan wel de vaste telefoonnummers en de adressen, ik mis de gsm nummers. - Voor het landelijke jaarboekje van de GKv moeten elk jaar de mutaties opgegeven worden, in de muterende statistiek worden niet alle soorten mutaties meegenomen, ik mis vertrokken, onttrokken, overleden als ik het zo zie. Ik ben er nog niet uit hoe dat zit, maar misschien moet ik hierover een keer met Hagru contact opnemen. PG Soest?? Wij proberen acceptgiro s te printen met OCRB script, maar er komt een verkeerde tekengrootte op de giro s. Bij OCRB fontnaam staat OCRB Extended en bij Acceptgiro 17. Wij hebben ook andere OCRB fontnamen gebruikt, maar de tekengrootte blijft gelijk en dus te groot. Wat kunnen wij hieraan doen, of welke fontnaam moeten we gebruiken? GK Ede Online - Tijdmelding bij de mutaties. Voor onze wijkledenadministrateurs is het soms lastig om te zien welke mutatie de laatste is. Als de tijd erbij vermeld zou worden, is dat duidelijk. - De zoekkolommen aanpassen naar eigen noodzaak en je eigen kolommen als standaard opslaan. - Meer mogelijkheden voor toevoegen aan resultaat. - Bij selecties het aantal bovenin het scherm vermelden i.p.v. onderin. GK Ede CashflowPro Bij het invoeren van ontvangsten moet je soms zoeken naar iemand. Als er veel zijn met dezelfde naam kun je niet selecteren op adres. HG Veenendaal Lokaal - Graag de mogelijkheid om bij het invoeren van de toezeggingen van actie kerkbalans, een nieuw/gewijzigd rekeningnummer ook door te zetten naar banknr. onder tabblad Diversen bij onderhoud leden. Nu geven mensen een ander rekeningnummer door, wordt er een nieuw mandaat aan gekoppeld maar blijft het oude rekeningnummer onder tabbl. Diversen staan. Als je mensen vervolgens weer ergens voor aanschrijft staat in de brief of op de acceptgiro nog steeds het oude rekeningnummer, via het samenvoegveld. Dit geeft irritatie bij onze leden: We hebben het nieuwe nummer toch al doorgegeven. Nu moeten we alle toezeggingsformulieren 2x doornemen, eerst brengen kerkrentmeester de toezeggingen in en daarna moeten wij alles nog een keer doorlopen op wijzigingen betreffende rekeningnummers. Als dat in 1 handeling kan scheelt dat veel tijd. - Ook graag de mogelijkheid attestaties uit te printen voor al uitgeschreven leden. Het gebeurt nogal eens dat men aangeeft uitgeschreven te willen worden en niet zegt naar een andere kerk te gaan. Dan blijken ze uiteindelijk toch een attestatie nodig te hebben en kunnen wij die niet meer uit het systeem halen, omdat de uitschrijving al verwerkt is.

5 Via een trucje lukt het, maar is omslachtig. We kennen nu in scipio een PE-nr. 1 toe. Kunnen dan de attestatie wel printen. Vervolgens kunnen we PE-nr. 1 niet meer uit scipio verwijderen. Dan gaan we in LRP naar de persoon in historie, geven dan een paar spaties bij tel. of mailadres (veroorzaken dus een mutatie), vervolgens lezen we de mutaties weer in in scipio en dan staat het PE-nr. weer op 0. Dan is het traject afgerond. Misschien kan het uitprinten van een attestatie gekoppeld worden aan een adres i.p.v. aan een PE? Of krijg je dan weer andere problemen? - Het zou handig zijn als er handleidingen te downloaden zouden zijn op de site van Hagru. Met name voor de actie kerkbalans, hoe je met diverse brieven kunt werken etc. Wij hebben daar onze eigen weg in gevonden, maar benutten daarbij niet de mogelijkheden die scipio zou kunnen bieden. Maar we hebben nu ook geen inzicht op hoe je dan zou moeten werken. - Het zou fijn zijn als de rapportage-editor net zo zou werken als het programma Word. Het is lastig dat je nu allemaal verschillende velden moet aanmaken als je even een groter lettertype wilt of iets vet wilt afdrukken. Ook het uitlijnen is lastig. Als tekst op het scherm onder elkaar staat, kan het er heel versprongen uitkomen. Dus je moet op het scherm net zo lang verschuiven tot het netjes in de daadwerkelijke brief verschijnt. Is onhandig. - Het zou handig zijn als je de benaming van de verschillende codes binnen een veld zou kunnen sorteren (alfabetisch of numeriek). Nog handiger lijkt het me als je ze gewoon in volgorde kunt slepen, maar dat is denk ik niet te realiseren. We gebruiken bijv. verschillende brieven voor actie kerkbalans en bewaren deze coderingen over een aantal jaren. Dan staan er veel codes in. Als je ze kunt sorteren kun je dat wat overzichtelijker houden. - In de nieuwsbrief van april (?) stond een bericht over het genereren van een overzicht van alle niet incasseerbare posten: een controlelijst Euro-incasso. Dat was voor scipio-online. Zou zoiets ook gemaakt kunnen worden in scipio offline? (Of zit dat er al in, maar ken ik het niet)? - Het zou handig zijn als je bij het selectieresultaat ook onder Verwijderen uit resultaat aan kunt vinken welke kolommen je wilt verwijderen. Of gewoon de kolom kunt aanklikken en rechtermuisknop, zoals in Excel, om de kolom te verwijderen. Uitleg: wij gebruiken meerdere selecties voor kerkbalans per wijk. Deze zetten we op het klembord. Voor het maken van de looplijst combineren wij deze verschillende bestanden tot één geheel per wijk. Om deze verschillende selectiebestanden met elkaar te combineren maak ik ze eerst zo klein mogelijk. Voor de looplijst heb ik maar weinig gegevens nodig (looplijstnummer, naam, adres) terwijl ik veel meer kolommen nodig heb voor de eerste opmaak. Samenvoegen met zo veel kolommen duurt veel te lang; is te zwaar voor het systeem. Maar ze kleiner maken kost dus ook veel tijd, omdat je steeds naar verwijderen uit resultaat moet en dan maar 1 kolom kunt verwijderen. Vandaar mijn verzoek.

6