Veel gestelde vragen over Zorgbeheer

Transcriptie

1 Veel gestelde vragen over Zorgbeheer Een aantal veel gestelde vragen van gebruikers zijn in dit document verzameld. Kijkt u, wanneer u gebruikersvragen hebt over Zorgbeheer, eerst in dit document. Komt u er niet uit? Mail dan uw vraag naar steluwvraag@npvzorg.nl. In spoedgevallen kunt u ook bellen naar het Landelijk Bureau, HOE MOET IK INLOGGEN? HOE KAN IK EEN NIEUWE GEBRUIKER AANMAKEN? HOE KAN IK EEN GEBRUIKER VERWIJDEREN? HOE KAN IK EEN VRIJWILLIGER INVOEREN? HOE KAN IK EEN NIEUWE ZORGVRAGER TOEVOEGEN? HOE KAN IK EEN NIEUWE ZORGVRAAG INVOEREN? HOE KAN IK ZORGVERLENING INPLANNEN? HOE KAN IK GEPLANDE ZORGAFSPRAKEN WIJZIGEN? HOE KAN IK EEN EVALUATIE INPLANNEN? HOE KAN IK EEN KENNISMAKING INPLANNEN? HOE KAN IK COORDINATIEUREN INPLANNEN? HOE KAN IK EEN VERSLAG VAN EEN EVALUATIE INVOEREN? HOE KAN IK EEN ROOSTER PRINTEN OF MAILEN NAAR DE VRIJWILLIGER OF ZORGVRAGER? HOE KAN IK ALLE VRIJWILLIGERS VANUIT ZORGBEHEER EEN BRIEF/ STUREN? HOE KAN IK EEN LOGBOEKITEM TOEVOEGEN? HOE KAN IK EEN NOTITIE AANMAKEN? HOE KAN IK UITLOGGEN?

2 HOE MOET IK INLOGGEN? Ga naar: zorg.reflexis.nl Klik op inloggen Kies uw plaatsnaam Voer naam en wachtwoord in. Hebt u nog geen eigen account? Laat er dan een aanmaken door uw beheerder. Wilt u in de testomgeving werken? Zet dan het vinkje aan. Klik op ga door Rechts bovenin ziet u of u in de testomgeving bezig bent Klik op start. U zit nu in het hoofdmenu. Veelgestelde vraag: Ik ben al een poosje in de testomgeving aan het werk en begrijp het nu wel. Ik wil nu in de operationele omgeving beginnen, maar als ik zonder vinkje inlog krijg ik de melding probeer het opnieuw Antwoord: Uw account is alleen voor de testomgeving aangemaakt. U moet voor de operationele omgeving opnieuw als gebruiker worden aangemaakt. Dat kan via de beheerdersaccount die u bij de start hebt gekregen.

3 HOE KAN IK EEN NIEUWE GEBRUIKER AANMAKEN? Op het startscherm links onderin ziet u alle gegevens rondom het beheer. Klik op de gebruikers beheren. Hier kunt u nieuwe gebruikers toevoegen. U hebt de keuze uit coördinator of beheerder. Een beheerder heeft meer rechten en kan bijvoorbeeld gegevens, stamgegevens en instellingen beheren. U moet de vrijwilliger die u als gebruiker wilt invoeren, eerst als vrijwilliger invoeren. Als u een gebruiker van het type coördinator wilt aanmaken, let u erop dat u de vrijwilliger dan ook het type coördinator meegeeft (zie verderop). Als u een nieuwe gebruiker toevoegt geeft u hem een gebruikersnaam en wachtwoord. Schrijft u deze goed op. Klik op bewaar. HOE KAN IK EEN GEBRUIKER VERWIJDEREN? Onder de gebruikers beheren op het startscherm kunt u gebruikers deactiveren of activeren en verwijderen. U verwijdert daarmee niet de persoon als vrijwilliger, maar alleen als gebruiker van Zorgbeheer. HOE KAN IK EEN VRIJWILLIGER INVOEREN? Basisgegevens invoeren Klik in het startscherm 1 keer op het icoon vrijwilligers Kijk eerst of de vrijwilliger er niet toevallig al bijstaat. Als dat niet zo is: Klik op toevoegen

4 Vul de gegevens in. Verplichte velden zijn rood gemarkeerd. Bij het veld coördinator ja/nee vult u in of de vrijwilliger coördinator is. Alleen als u hier aangeeft dat de vrijwilliger coördinator is, kunt u hem als coördinator gebruiksrechten geven. Bij soort geeft u aan of het bijvoorbeeld een mantelzorger of vrijwilliger uit het eigen netwerk van de hulpvrager is, die u hier wilt invoeren om hem mee te kunnen nemen in het rooster. Klik op Bewaar. U hebt nu alleen basisgegevens ingevoerd. Om meer gegevens in te voeren: klik op wijzig. Toevoeging: met het kopje lid bedoelen we of iemand lid van de NPV is. Tip: onder kerk staan standaard een aantal kerkgenootschappen ingevoerd. Die namen kunt u in het menu stamgegevens beheren op het startscherm wijzigen. Dan kunt u bijvoorbeeld plaatselijke kerken opnemen. Doe dit voordat u daadwerkelijk vrijwilligers in de operationele omgeving gaat invoeren. Als een categorie eenmaal gebruikt is, kan hij niet meer gewijzigd worden. Inzetbaarheid invoeren

5 U kunt nu de inzetbaarheid invullen. Inzetbaarheid betreft de soorten zorg waarvoor een vrijwilliger inzetbaar is. Hier staan een aantal categorieën. Onder elke categorie hangen subcategorieën. Door voor elke categorie en subcategorie aan te geven of de vrijwilliger daarvoor inzetbaar is (ja), niet inzetbaar (nee) of dat het hem niet uitmaakt (neutraal), krijgt u de beste match bij een hulpvraag. Vult u niets in, dan is een vrijwilliger voor elke categorie en subcategorie neutraal. Tip: Standaard staan er veel subcategorieën. U kunt dit zelf wijzigen in het startscherm onder de stamgegevens beheren. Doet u dat voordat u in de operationele omgeving de inzetbaarheid van vrijwilligers gaat invoeren. Als een categorie eenmaal gebruikt is, kunt u hem niet meer verwijderen. Beschikbaarheid invoeren U kunt nu de beschikbaarheid invullen, dit doet u door het rooster in te vullen. Klik op bewaar. Tip: Het invullen van de inzetbaarheid en de beschikbaarheid van een vrijwilliger lijkt veel werk. Eenmaal geoefend, valt dat erg mee. Omdat het programma bij het matchen van vrijwilligers bij zorgvragen alleen naar deze twee zaken kijkt, hebt u er veel gemak van als je dit eenmalig goed hebt ingevuld.

6 HOE KAN IK EEN NIEUWE ZORGVRAGER TOEVOEGEN? Vanuit het startscherm: Klik op het icoon zorgvragers Klik op toevoegen Vul alle velden in Klik op bewaar De zorgvrager is nu toegevoegd Hiermee is een lijstje met basisgegevens gevuld. Als u meer gegevens wilt opslaan, klik dan op wijzig en vul de gegevens aan. met lid bedoelen we of iemand lid van de NPV is.

7 HOE KAN IK EEN NIEUWE ZORGVRAAG INVOEREN? Dit kan vanuit het startscherm, klik op het icoon zorgvragen. Voor de meeste gebruikers zal het logischer zijn om het vanuit de zorgvrager te doen. Vanuit het startscherm: klik op het icoon zorgvragers. Zoek de betreffende zorgvrager. Onderaan ziet u de bekende zorgvragen. Als de goede zorgvraag er niet bij staat: Klik op toevoegen. Beantwoord de vragen: Klik op volgende. Vul de zorgcategorie in en de subcategorie. Tip: De beheerder kan de lijst met subcategorieeen aanpassen. Geef aan wanneer men de zorg niet wil ontvangen, door die dagdelen grijs te maken.

8 Klik op volgende. Vul de vragen in. Let op: Tekst die u invoert bij omstandigheden en bijzonderheden verschijnt op het rooster! Klik op bewaar. De zorgvraag is nu ingevoerd.

9 HOE KAN IK ZORGVERLENING INPLANNEN? Inplannen van zorg gaat altijd via de zorgvraag. Zoek onder het icoon zorgvragers naar de betreffende persoon. Onderaan klikt u op de zorgvraag. Klik op de planning. Er verschijnen nu de vrijwilligers die hier voor ingezet kunnen worden. Boven aan staat de vrijwilliger die het meest matcht met de hulpvraag. Deze vrijwilliger wordt gematcht op grond van de soort hulp die hij wil leveren en de tijden waarop hij beschikbaar is. Dit werkt alleen als u die gegevens bij de vrijwilliger goed hebt ingevuld. Als u klikt op de naam van een vrijwilliger verschijnen de gegevens onderin. Daarmee heeft u gelijk de gegevens paraat om de vrijwilliger te bellen als u wilt overleggen over de inzet. Dan volgt het daadwerkelijke plannen. Klik op het rooster bij de naam van de vrijwilliger die u wilt inplannen op het dagdeel waarop u de vrijwilliger wilt inplannen. Er verschijnt een veldje met plan en toon. Klik op plan. Vul de volgende velden in.

10 Klik op bewaar

11 HOE KAN IK GEPLANDE ZORGAFSPRAKEN WIJZIGEN? Ga naar de betreffende zorgvraag en klik op planning. Klik op het dagdeel dat u wilt wijzigen, let hierbij op de juiste datum. Kies voor toon. U komt dan in het volgende scherm: Door hier te klikken op wijzigen of verwijderen kunt u de geplande afspraak aanpassen. Als u op een repeterende afspraak klikt, kunt u er ook voor kiezen om alle afspraken na die datum te verwijderen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als u voor een jaar hebt doorgepland maar de vrijwilliger toch eerder stopt.

12 HOE KAN IK EEN EVALUATIE INPLANNEN? Ga via de zorgvrager of via het icoon zorgvragen naar de betreffende zorgvraag. Klik op de planning Plan bij alle personen die bij de evaluatie zijn een afspraak op de gewenste datum. Kies bij type afspraak voor evaluatie.

13 HOE KAN IK EEN KENNISMAKING INPLANNEN? Ga via de zorgvrager of via het icoon zorgvragen naar de betreffende zorgvraag. Klik op de planning Plan bij alle personen die bij de kennismaking zijn een afspraak op de gewenste datum. Kies bij type afspraak voor kennismaking.

14 HOE KAN IK COORDINATIEUREN INPLANNEN? Als het gaat om coordinatie die over een bepaalde zorgvraag gaat: Ga via de zorgvrager of via het icoon zorgvragen naar de betreffende zorgvraag. Klik op de planning Plan een afspraak op de betreffende datum. Kies bij type afspraak voor coordinatie. Wanneer het gaat om coördinatie-uren die niet specifiek bij een bepaalde zorgvraag horen, maar wel bij een zorgvrager, bijvoorbeeld de eerste kennismaking, maak dan een zorgvraag kennismaking of coördinatie bij die zorgvrager aan. Wanneer het gaat om coördinatie-uren die niet specifiek bij een bepaalde zorgvraag horen en ook niet bij een bepaalde zorgvrager, bijvoorbeeld scholing, overdracht of een vergadering, maak dan een zorgvrager NPV-afdeling Coördinatie aan met daaronder een zorgvraag Coördinatie.

15 HOE KAN IK EEN VERSLAG VAN EEN EVALUATIE INVOEREN? Ga naar het icoon zorgvragers. Klik de betreffende zorgvrager aan. Klik onderin op de betreffende zorgvraag. Klik bovenin op de evaluaties Klik op toevoegen Vul de velden in Klik op bewaar

16 HOE KAN IK EEN ROOSTER PRINTEN OF MAILEN NAAR DE VRIJWILLIGER OF ZORGVRAGER? Ga via het icoon op de startpagina naar de betreffende vrijwilliger of zorgvrager. U kunt alleen vanuit het scherm van een vrijwilliger of zorgvragen een rooster mailen of printen, niet vanuit de zorgvraag. Klik op het rooster. U heeft nu keuze mailen of printen. U kunt ook nog aangeven voor welke periode u een rooster wilt printen of mailen. In de testomgeving kunt u niet mailen. Tip: Als u bij een repeterende afspraak een opmerking hebt geplaatst, komt die opmerking bij elke afspraak terug. Daardoor wordt het rooster onnodig lang en minder leesbaar. Handiger is het, om de repeterende afspraak eerst op te slaan, dan in de planning opnieuw op het dagdeel te klikken, te klikken op toon en de datum waarop de opmerking van toepassing is te wijzigen. De opmerking verschijnt dan alleen bij die afspraak. Een andere mogelijkheid is, de tekst op te nemen bij omstandigheden/besproken of bij bijzonderheden in de zorgvraag.

17 Veelgestelde vraag: Kan ik het rooster van alle vrijwilligers die bij een zorgvraag betrokken zijn, in één keer mailen? Nee dat kan niet. Op het rooster van een vrijwilliger staan alle zorgvragen waarbij hij betrokken is. Dat zijn mogelijk meerdere zorgvragen bij verschillende zorgvragers. Bovendien is de eigen naam van de vrijwilliger vetgedrukt, zodat hij goed kan zien waar hij wordt ingezet. Er is dus geen rooster hetzelfde. Het rooster van elke vrijwilliger moet vanuit zijn eigen pagina worden verzonden. Veelgestelde vraag: Ik verstuur een mailtje naar een zorgvrager of vrijwilliger, maar het komt niet aan. Hoe kan dit? We merken dat het vooral weleens niet lukt om een mailtje vanuit Zorgbeheer te versturen. Het lijkt erop dat dit vooral ligt aan het strenge spamfilter van deze providers. Vanuit Zorgbeheer kunnen we hier geen invloed op uitoefenen. Wat u kunt doen is het adres van de verzender opnemen in uw adresboek en de lijst met vertrouwde afzenders. Tip: Vanuit de beheerdersaccount die u bij aanvang van de NPV gekregen heeft, gaat het en niet altijd goed. Dat komt omdat die account niet aan een vrijwilliger gekoppeld is en dus geen adres als afzender heeft. Verzenden naar sommige mailadressen gaat goed, maar dan krijgt de ontvanger geen afzender te zien, of alleen een vraagtekentje. Sommige providers, zoals hotmail.com of ziggo, geven zo n mail helemaal niet door. Maak daarom uw eigen account aan met coördinatorsof beheerdersrechten. Voer bovendien in het beheerdersscherm een adres van uw thuishulpgroep in. Dan ziet de ontvanger de naam van de afzender en het adres van de afdeling en komt de mail goed door, ook bij hotmail.com en ziggo.

18 HOE KAN IK ALLE VRIJWILLIGERS VANUIT ZORGBEHEER EEN BRIEF/ STUREN? Dat kan door de functie exporteren te gebruiken. Ga in het startscherm naar de gegevens exporteren. Maak een nieuwe export aan door te klikken op maak nieuw Er komt een waarschuwing dat het aanmaken een paar seconden duurt. Klik op ja, maak export. Klik hierna op download

19 En klik hierna op hier : U download dan een map met de volgende ingepakte bestanden: Het bestand vrijwilligers_naw bevat een persoonsgegevenslijst van alle vrijwilligers, aanvragers_naw van alle hulpvragers. U kunt een mail aan alle mailadressen sturen door alle mailadressen te kopiëren (in sommige mailprogramma s kan het noodzakelijk zijn een extra kolom in te voegen met na elk mailadres een komma of puntkomma). Vanuit Word kunt u door de functie afdruk samenvoegen te gebruiken, automatisch brieven opmaken of mails versturen. In deze handleiding wordt dit niet verder uitgewerkt, omdat de werkwijze nogal verschilt in de verschillende versies van Word.

20 HOE KAN IK EEN LOGBOEKITEM TOEVOEGEN? Dat kan niet direct in het logboek. Het logboek registreert alles wat er is ingevoerd en aangepast en biedt daarmee een overzicht van alles wat er is gebeurt. U kunt niet direct in het logboek schrijven. U kunt wel een notitie aanmaken via de pagina notities.

21 HOE KAN IK EEN NOTITIE AANMAKEN? Notities kunt u op allerlei plaatsen in Zorgbeheer achterlaten. U kunt ze vergelijken met post-its. Als u ze goed gebruikt kunt er een hoop mailverkeer tussen coördinatoren mee ondervangen. De notities van het type actie en aantekening zullen het vaakst gebruikt worden. U kunt op verschillende manieren een notitie achterlaten. Via de zorgvrager: ga via het icoon op het startscherm naar de betreffende zorgvrager. Klik op de notities. Klik dan op toevoegen Geef aan wat voor notitie het betreft en klik op bewaar. U kunt op dezelfde manier een notitie achterlaten via het scherm van een vrijwilliger. U kunt ook een notitie achterlaten die niet aan een bepaalde zorgvrager of vrijwilliger gekoppeld is. Ga op het startscherm naar het icoon notities

22 Klik hier op toevoegen Via dit scherm kunt u notities ook op afgehandeld zetten. Dat is vooral handig bij acties.

23 HOE KAN IK UITLOGGEN? Dit kunt u doen door onderin het scherm links te klikken, of bovenaan, op het woord uitloggen. Hiermee slaat u alle gegevens goed af en zijn de gegevens goed beschermd.