IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Reserveringen beheren Handboek voor de gebruiker

Transcriptie

1 IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0 Resereringen beheren Handboek oor de gebruiker

2 Opmerking Lees eerst Kennisgeingen op pagina 33. Deze publicatie heeft betrekking op ersie 10, release 4, modificatie 0 an IBM TRIRIGA, en op alle olgende releases en modificaties daaran, tenzij anders ermeld in een olgende uitgae. Controleer of de uitgae die u gebruikt, oereenkomt met de ersie an het programma. De informatie in deze publicatie is onderheig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaen an deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanragen an publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leerancier of IBM Nederland B.V. Copyright IBM Nederland B.V. 2011, Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

3 Inhoudsopgae Hoofdstuk 1. Resereringen en resereerbare resources beheren Hoofdstuk 2. Oerzicht an resereringsbeheer Resereringstypen Resereringsrollen Toepassingsbeheerder Request Central-rol Agent Contact Center Resereringscoördinator Hoofdstuk 3. Resereringen instellen.. 7 Resereringsruimtegroepen Toepassingsinstellingen configureren Resereringskalenders instellen Werktaaksjablonen instellen Afroepinkooporders instellen Gebruiksrechten oor resources instellen Voorraadartikelen instellen Actia instellen Ruimten instellen Bulkupdates resereringen instellen Resereringgroepen instellen Resereringsruimtegroepen instellen Downtime oor resources instellen Resereringbeleid configureren Implementatie an gedefinieerde zoekactie oor een resereringsquery Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren Resereringen Resereringen maken Terugkerende resereringen Resereringen aanragen Resereringsoorkeuren instellen Voorbeelden an het resereren an resources in Microsoft Outlook Snel een ergaderruimte resereren in Microsoft Outlook Kamers en serices resereren in Microsoft Outlook Werkruimte resereren in Microsoft Outlook.. 21 Voorbeelden an het resereren an resources in IBM TRIRIGA Algemene resources resereren in IBM TRIRIGA 22 Besloten resources resereren in IBM TRIRIGA 23 Hoofdstuk 5. IBM TRIRIGA integreren met Microsoft Exchange Configuratie an Microsoft Exchange Microsoft Exchange configureren Scripts genereren in IBM TRIRIGA oor Microsoft Exchange Ruimteresources met multibytetekens maken.. 27 IBM TRIRIGA configureren SMTP-poort configureren in Linux TRIRIGA-addin oor resereringen installeren in Microsoft Outlook Bewaakte modus: Installatie an de IBM TRIRIGA-addin oor resereringen in Microsoft Outlook Een responsbestand maken oor een automatische installatie Onbewaakte modus: Installatie an de IBM TRIRIGA-addin oor resereringen in Microsoft Outlook Kennisgeingen Merken Copyright IBM Corp. 2011, 2014 iii

4 i Copyright IBM Corp. 2011, 2014

5 Hoofdstuk 1. Resereringen en resereerbare resources beheren U gebruikt de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager oor het beheren an de resereringen oor gemeenschappelijke ruimten zoals ergaderruimten en werkruimten, gemeenschappelijke apparatuur zoals projectors, en gemeenschappelijke oertuigen. U kunt een reserering aanragen als zelfsericegebruiker, een reserering maken als helpdeskmedewerker en aanragen erwerken als eentcentercoördinator. U kunt sericeproiders zoals cateringleeranciers, en werktaken zoals het inrichten of afbreken an een ruimte, of het afleeren en ophalen an apparatuur opnemen. Om flexibeler te kunnen werken bij het resereren an ruimten kunt u de toepassing ook integreren met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

7 Hoofdstuk 2. Oerzicht an resereringsbeheer Resereringstypen Als u uw resereringen en resereerbare resources wilt beheren met de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager, moet u een goed begrip hebben an de resereringstypen die worden gebruikt in uw bedrijf. U moet ook inzicht hebben in de toepassingsportals die beschikbaar zijn oor uw bedrijfsrol. Er zijn een groot aantal classificatietypen oor resereringsaanragen, resereringsklassen en resereringsformulieren, an het configureren an de toepassing tot het maken an een reserering. In de resereringsaanraagklasse definieert u welke werktaken er oor een reserering worden gegenereerd. U definieert de ruimten waaroor goedkeuring ereist is en welke rollen deze ruimten kunnen resereren in de resereringsklasse. Het resereringsformulier bepaalt welke tabbladen, secties en elden ereist zijn oor de aanraag of de resource. aanraagklassen oor reserering Tijdens de configuratie an resereringen biedt de toepassing een aantal hoofdclassificaties oor resereringsaanragen om het werktaakproces te ersnellen. Definieer het sericeplan oor elke aanraagklasse. Verolgens worden de werktaaksjablonen oor elk sericeplan gedefinieerd. De werktaaksjablonen beatten de taakgegeens die worden toegepast bij het maken an werktaken oor een reserering. De olgende typen resereringsaanraagklassen zijn beschikbaar: Aanraagklasse oor reserering Reserering ergaderruimte Reserering werkruimte Actiumreserering Voertuigreserering Beschrijing Deze aanraagklasse heeft betrekking op het maken an werktaaksjablonen oor het inrichten, afbreken of reinigen an een ruimte. In tegenstelling tot de aanraagklasse oor de ergaderruimte, heeft deze aanraagklasse geen betrekking op het inrichten, afbreken of reinigen an een ruimte. Deze aanraagklasse heeft betrekking op de werktaaksjablonen oor het afleeren en ophalen an apparatuur. Deze aanraagklasse heeft betrekking op de werktaaksjablonen oor het afleeren en ophalen an oertuigen. Resereringsklassen Het formulier Ruimte wordt tijdens de configuratie an resereringen gebruikt om de klasse an de resereerbare ruimte te identificeren. De olgende typen resereringsklassen zijn beschikbaar: Resereringsklasse Priéruimte Beschrijing Deze ruimte kan alleen door de resereringscoördinator worden geresereerd ia het formulier Reserering conciërge. Copyright IBM Corp. 2011,

8 Resereringsklasse Aanraagbare ruimte Resereerbare ruimte Beschrijing Deze ruimte kan worden geresereerd door elke willekeurige rol, maar oor de reserering is goedkeuring an de resource-eigenaar ereist. Deze ruimte kan worden geresereerd door elke willekeurige rol; er is geen goedkeuring an de resource-eigenaar ereist oor de reserering. Resereringsformulieren Het maken an een reserering houdt het inullen an erschillende soortgelijke formulieren in, maar elk formulier heeft specifiek betrekking op een specifieke aanraag of resource. Afhankelijk an uw rol, zijn de olgende typen resereringsformulieren beschikbaar: Formulier Aanraag oor reserering Reserering conciërge Kamerreserering Reserering apparatuur Voertuigreserering Beschrijing Dit formulier is bestemd oor een specifiek zelfsericescenario. Als uw rol aanragen moet indienen bij een resereringscoördinator, kunt u een reserering aanragen oor beschikbare ergaderruimten, werkruimten, apparatuur en oertuigen. Dit formulier is bestemd oor het conciërge-scenario. Als u een priéruimte wilt resereren, kunt u contact opnemen met de resereringscoördinator. Verolgens kan de resereringscoördinator ia dit formulier een reserering oor een priéruimte indienen. Dit formulier is bestemd oor een eelgebruikt zelfsericescenario oor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer ruimten oor de reserering. Als er een cateringof apparatuurleerancier wordt gekoppeld aan de ergaderruimte, kunt u een catering- of apparatuurbestelling toeoegen aan de ruimte- of kamerreserering. Dit formulier is bestemd oor een eelgebruikt zelfsericescenario oor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer apparatuuritems oor elke apparatuurbestelling. Dit formulier is bestemd oor een eelgebruikt zelfsericescenario oor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer oertuigen oor elke oertuigbestelling. Resereringsrollen Als u zich aanmeldt bij de toepassing, gaat u naar de homepage. De homepage is uw toegang tot de toepassing. Vanaf uw homepage kunt u uw Home-portal bekijken of het menusysteem gebruiken om de procesportals te openen die beschikbaar zijn oor uw rol. Gebruik de menubalk oor het openen an andere beschikbare portals. Afhankelijk an uw rol kan uw toepassing bestaan uit een of meerdere portals. De instelling an de homepage oor IBM TRIRIGA wordt uitgeoerd in de sectie Standaardportal an uw profielrecord. Het uiterlijk an uw Home-portal of procesportals kan ariëren, afhankelijk an uw rol in het bedrijf en uw beeiligings- en licentietoegang. Uw portals beatten echter een combinatie an de componenten en sectietypen die hier worden beschreen. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

9 Op zijn beurt bestaat elke portal weer uit portalsecties. Elke portalsectie is bestemd oor een specifieke functie en beat de informatie die an toepassing is op uw rol in het bedrijf. De portalsecties in uw portal worden door de toepassingsbeheerder geconfigureerd oor uw rol in het systeem. Toepassingsbeheerder De toepassingsbeheerder is de gangbare gebruikersrol oor het instellen en configureren an de toepassing. De primaire erantwoordelijkheid an de toepassingsbeheerder is het beheren an de toepassing IBM TRIRIGA oor het bedrijf. Deze erantwoordelijkheid omat het maken en beheren an licenties en beeiligingsgroepen, het instellen an gebruikerstoegang, en het onderhouden an standaarden op systeem- en toepassingsnieau, zoals classificatie- en lijstwaarden Als u zich aanmeldt met de rol Toepassingsbeheerder is de portal Toepassingsbeheerder uw Home-portal. De portal Toepassingsbeheerder beat onder meer de olgende portalsecties: Herinneringen Toepassingsbeheerder Laatst bezocht Toepassingenbeheer Licentie en beeiliging Toepassingenbeheer - Tools Request Central-rol De zelfsericeaanrager is de gangbare gebruikersrol oor het erzenden en bewaken an aanragen in de toepassing. De primaire erantwoordelijkheid an de zelfsericeaanrager is het, indien nodig, erzenden an aanragen met de toepassing IBM TRIRIGA. Deze erantwoordelijkheid omat het opzoeken an de ruimten waarop sericeaanragen betrekking hebben, het bekijken an de kalender oor het aanragen an resereringen en het controleren an de status an actiee aanragen. In de toepassing is de rol Request Central afgestemd op de zelfsericeaanrager. Als u zich aanmeldt met de rol Request Central is de portal Request Central uw Home-portal. De portal Request Central beat onder meer de olgende portalsecties: Request Central Gerelateerde koppelingen - Request Central Laatst bezocht Herinneringen Request Central Mijn actiee aanragen Mijn kalender Mijn resereringen Ruimte opzoeken Hoofdstuk 2. Oerzicht an resereringsbeheer 5

10 Agent Contact Center Agent Contact Center is de gangbare gebruikersrol oor het aannemen an telefoontjes naar de helpdesk an werknemers en het inoeren an de gespreksgegeens in de toepassing. De primaire erantwoordelijkheid an de Contact Center-agent is het aannemen an telefoontjes naar de helpdesk an bedrijfsmedewerkers. Deze erantwoordelijkheid omat onder andere het inoeren an gespreksgegeens in de toepassing IBM TRIRIGA, en het ondernemen an pogingen om het probleem op te lossen tijdens het gesprek, zodat het indienen an een sericeaanraag kan worden ermeden. Andere erantwoordelijkheden zijn onder meer bellers op de hoogte houden an de status an de sericeaanragen. Als u zich aanmeldt met de rol Agent Contact Center is de portal Contact Center uw Home-portal. De portal Contactcentrum beat onder meer de olgende portalsecties: Herinneringen Contactcentrum Gerelateerde koppelingen Contactcentrum Laatst bezocht Follow-uptaken Mijn gesprekken Resereringscoördinator De resereringscoördinator is de gangbare gebruikersrol oor het beheren an de resereerbare ruimten en de daaraan gerelateerde serices in de toepassing. De primaire erantwoordelijkheid an de resereringscoördinator is het beheren an een portfolio an resereerbare ruimten in de toepassing IBM TRIRIGA. Deze erantwoordelijkheid houdt ook in het configureren an de typen resereerbare ruimten, de indelingsopties en sericecontracten oor de ruimte en de controle op het afleeren en ophalen an catering- en apparatuurbestellingen. Andere erantwoordelijkheden zijn bijoorbeeld het optreden als conciërge oor priéruimten, het aannemen an telefonische aanragen oor resereringen en het analyseren an gebruikscijfers oor het optimale gebruik an resereerbare ruimte en apparatuur. Als u zich aanmeldt met de rol Resereringscoördinator is de portal Resereringscoördinator uw Home-portal. De portal Resereringscoördinator beat onder meer de olgende portalsecties: Herinneringen - Resereringscoördinator Prestatiecijfers - Resereringscoördinator Gerelateerde koppelingen - Resereringscoördinator Mijn ergaderruimten Mijn hotelruimten Reserering - Kamergebruik Reserering - Apparatuurgebruik 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

11 Hoofdstuk 3. Resereringen instellen Resereringsruimtegroepen Voordat het resereringsproces begint, moeten bepaalde actiiteiten worden uitgeoerd om de toepassing oor te bereiden oor uw kamerresereringen, apparatuurresereringen en oertuigresereringen. Deze configuratieactiiteiten houden onder meer het aanpassen an de gegeens oor een resereerbare ruimte in, bijoorbeeld naam, indeling, resereringstype, kalender, groep en kamerserice. Het resereringstype bepaalt of de ruimte een priéruimte, een aanraagbare of resereerbare ruimte is. In de resereringskalender zijn de werkuren en niet-werkeents oor de ruimte gedefinieerd. U definieert de leden die de ruimte kunnen beheren in de resereringsgroep. Een resereringsruimtegroep combineert twee of meer afzonderlijke ruimte. tot een grotere ruimte, die een grotere capaciteit kan hebben dan afzonderlijke ruimten. De olgende informatie heeft betrekking op resereringsruimtegroepen: Resereringsruimtegroepen kunnen worden gebruikt oor losse resereringen, niet oor een reeks an resereringen. Resereringsruimtegroepen kunnen alleen worden gebruikt oor resereringen die worden gemaakt in IBM TRIRIGA, niet oor resereringen die worden gemaakt in Microsoft Outlook. Resereringsruimtegroepen zijn niet beschikbaar in IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. De ruimten die deel uitmaken an een resereringsruimtegroep, worden afhankelijke ruimten genoemd. Wanneer een resereringsruimtegroep wordt geboekt oor een reserering, worden de afhankelijke ruimten ook geboekt. De afhankelijke ruimten worden beheerd door IBM TRIRIGA en zijn niet zichtbaar oor de persoon die de reserering maakt. Wanneer een ruimte wordt geboekt die deel uitmaakt an een resereringsruimtegroep, worden alle andere resereringsruimtegroepen waar die ruimte deel an uitmaakt eeneens geboekt. De extra boekingen worden beheerd door IBM TRIRIGA en zijn niet zichtbaar oor de persoon die de reserering maakt. Resereringsruimtegroepen worden niet meegenomen in de gebruikscijfers. Nadat een resereringsruimtegroep is gemaakt, kan deze worden beheerd in de locatiehiërarchie of in het formulier Resereringsruimtegroepen. Toepassingsinstellingen configureren Gebruik uw toepasingsinstellingen om de sericeactieringsduur, oorlopige boekingsduur, projectorspecificatieklassen op te geen. U kunt ook de kleuren opgeen die de kalenderweergaen moeten worden gebruikt oor afgewezen en afhankelijke resourceresereringen. Als de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager wordt geïntegreerd met Microsoft Exchange, geef dan de eigenschappen an Microsoft Exchange op. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. Copyright IBM Corp. 2011,

12 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. 2. Geef op het tabblad Resereringsinstellingen de instellingen op. 3. Sla het record op. Resereringskalenders instellen Werktaaksjablonen instellen Afroepinkooporders instellen Gebruik resereringskalenders om de werkuren en niet-werkeents oor uw resereerbare resources op te geen. Nadat u de kalenders hebt geactieerd, opent u elke resereerbare resource om de bijbehorende kalender te selecteren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Kalenders. 2. Klik op de actie Toeoegen en kies de optie Resereringskalender. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Actieer het record. Gebruik uw werktaaksjablonen oor het opgeen an de taakgegeens die worden toegepast bij het maken an werktaken oor een reserering. De toepassing beat een aantal belangrijke classificaties oor resereringsaanragen: ergaderruimte, werkruimte, actia en oertuigen. Definieer het sericeplan oor oor elke aanraagklasse. Definieer erolgens de werktaaksjablonen oor elk sericeplan. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Tools > Beheer > Classificaties. 2. In de classificatiehiërarchie kiest u Aanraagklasse > Resereringen. 3. Open de aanraagklasse oor de reserering. 4. Open het sericeplan. 5. Voeg de werktaaksjabloon toe of wijzig deze. 6. Geef de details op. 7. Sla de sjabloon op. Gebruik afroepinkooporders om de catering oor uw resereerbare ruimten op te geen. Wanneer u de afroepinkooporders hebt geactieerd, opent u elke resereerbare ruimte om de bijbehorende cateringcontracten te selecteren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Contracten > Contracten > Afroepinkooporders. 2. Klik op de actie Toeoegen. 3. Geef de gegeens op, met inbegrip an de gegeens oor elk product en elke serice. 4. Maak het concept. 5. Actieer het record. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

13 Gebruiksrechten oor resources instellen Gebruik uw resourcemachtigingen om de functionele rol an elke gebruiker op te geen, plus de resereerbare resources die elke rol op basis an deze machtigingen mag resereren. Definieer de functionele rol oor elke persoon. Definieer de resourcespecificatie oor elke resereerbare resource. Verolgens definieert u oor elke resourcespecificatie de functionele rollen die beschikken oer gebruiksrechten. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Personen en selecteer erolgens een type persoon. Het personentype kan werknemers, consultants of externe contactpersonen zijn. 2. Open het personenrecord. 3. Geef de functionele rol op. 4. Actieer het personenrecord. 5. Open het resourcerecord. Resource Werkruimte Apparatuuritem of oertuig Actie Kies Portfolio > Locaties > Ruimten. Open het ruimterecord. Controleer op het tabblad Reserering of de werkruimte oor het eld Type kamer is geselecteerd. Selecteer de ruimtestandaardspecificatie oor het eld Gebruiksrecht werkruimte. Open de gekoppelde specificatie oor de ruimtestandaard. Kies Portfolio > Actia en selecteer erolgens een actiumtype. Open het actiumrecord. Open de gekoppelde specificatie op het tabblad Algemeen. Voorraadartikelen instellen 6. Geef de gebruiksrechten op in het specificatierecord. 7. Actieer het specificatierecord. 8. Actieer het resourcerecord. Gebruik uw oorraadartikelen oor het maken an de resereerbare actia wanneer de artikelen worden ontangen naar de oorraad. Om de oorraad te configureren, definieert u de primaire locaties met de bijbehorende apparatuur en gebouwen. Definieer de opslagruimten oor elke primaire locatie. Voor elk oorraadartikel definieert u de apparatuurspecificatie, primaire locatie en opslagruimte. Verolgens ontangt u de artikelen en oegt u deze aan de oorraad toe om de actia te definiëren. Ten slotte opent u elk actium om het als resereerbaar te definiëren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of oorraadmanager. 1. Kies Voorraad > Voorraad beheren > Voorraadlocaties. 2. Maak of open een primaire locatie in de hiërarchie an oorraadlocaties. 3. Geef op het tabblad Sericelocaties de apparatuur en gebouwen op. 4. Actieer het record. 5. Maak of open een opslagruimte onder een primaire locatie in de hiërarchie an oorraadlocaties. 6. Actieer het record. 7. Kies Voorraad > Voorraad beheren > Items. 8. Klik op de actie Toeoegen. Hoofdstuk 3. Resereringen instellen 9

14 Actia instellen Ruimten instellen 9. Geef de apparatuurspecificatie, primaire locatie en opslagruimte op. 10. Selecteer het resereerbare actium in het eld Voorraadtype. 11. Selecteer het aankruisakje Actium maken bij ontangst. 12. Klik op de actie Bestelling/ontangst. 13. Selecteer de ontangen oorraad in het eld Transactietype. 14. Controleer of het akje Actium maken bij ontangst nog steeds geselecteerd is. 15. Klik op de actie Posten. 16. Open elk actiumrecord op het tabblad Actiumgegeens. 17. Selecteer het aankruisakje Algemeen op het tabblad Resereerbaar. 18. Geef op het tabblad Reserering de gewenste details op. 19. Actieer het record. Op het tabblad Reserering an het formulier Actium kunt u de resereringsgegeens oor het apparatuuritem, oertuig of een ander actium opgeen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Actia en selecteer erolgens een actiumtype. 2. Open het actiumrecord. 3. Selecteer het aankruisakje Algemeen op het tabblad Resereerbaar. 4. Geef op het tabblad Reserering de gewenste details op. 5. Actieer het record. Gebruik het tabblad Reserering an het formulier Ruimte om de naam an de kamer, de indeling an de kamer, het resereringstype, de kamerserices en andere resereringsgegeens oor de ruimte op te geen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Locaties > Ruimten. 2. Open het ruimterecord. 3. Selecteer het aankruisakje Algemeen op het tabblad Resereerbaar. 4. Geef op het tabblad Reserering de gewenste details op. 5. Actieer het record. Bulkupdates resereringen instellen Gebruik het proces oor bulkupdates om de resereringsgegeens oor meerdere resereerbare resources tegelijk bij te werken, zonder dat u het procesformulier hoeft te sluiten. Deze resereerbare resources kunnen bestaan uit ruimten, apparatuur of oertuigen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Aanragen > Instellen > Bulkupdate reserering. 2. Geef op het tabblad Kamers de gewenste gegeens op. 3. Selecteer de te resereren kamers en klik op de actie Bijwerken. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

15 4. Geef op het tabblad Actia de gewenste gegeens op. 5. Selecteer de te resereren apparatuur of oertuigen en klik op de actie Bijwerken. Resereringgroepen instellen Gebruik uw resereringsgroepen oor het opgeen an de ruimten die de groep beheert, plus de leden an de groep. Wanneer u de groepen hebt opgeslagen wordt oor elke resereerbare ruimte de geselecteerde groep afgebeeld. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Aanragen > Instellen > resereringsgroep. 2. Klik op de actie Toeoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het record. Resereringsruimtegroepen instellen Om een resereringsruimtegroep te maken, moet u de resereerbare ruimten opgeen die deel uitmaken an de resereringsruimtegroep. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Selecteer in de locatiehiërarchie een gebouw plus een erdieping oor de resereringsruimtegroep. 2. Selecteer in het menu Hiërarchie de opties Nieuw > Resereringsruimtegroep. 3. Geef op het tabblad Algemeen de naam an de resereringsruimtegroep op, kies Resereerbaar en selecteer de ruimten oor de resereringsruimtegroep. 4. Geef op het tabblad Reserering de details op en klik op Concept maken. 5. Klik op Actieren. Downtime oor resources instellen Gebruik de resource-uitaltijdrecords om op te geen welke resources offline worden gehaald en wat de reden en duur daaran is. Nadat u de records hebt geactieerd, kunt u de desbetreffende resereringen wijzigen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. 1. Kies Aanragen > Resereringen beheren. 2. In de portalsectie Gerelateerde koppelingen kiest u Beheer > Uitaltijd resource. 3. Klik op de actie Toeoegen. 4. Geef de details op. 5. Maak het concept. 6. Actieer het record. Resereringbeleid configureren In uw resereringsbeleid geeft u op hoeer in de toekomst een set ruimten kan worden geresereerd en welke gebruiker de toekomstige resereringen kunnen maken. Een bedrijf kan bijoorbeeld resereringsbeleidsrecords gebruiken om roege boekingen toe te staan oor geselecteerde beheerders of assistenten, oordat de ruimten beschikbaar komen oor boekingen door algemene gebruikers. Het Hoofdstuk 3. Resereringen instellen 11

16 resereringsbeleid kan ook worden gebruikt om specifieke kamers aan te wijzen oor bepaalde gebruikers, bijoorbeeld om een groep kamers te laten gebruiken door een bepaald productteam. Als de in het beleid ingestelde periode eindigt, komen de kamers weer beschikbaar oor reserering door andere gebruikers. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of resereringscoördinator. Resereringsbeleidsrecords oor een specifieke kamer kunnen geen oerlappende resereringstijden hebben. Alleen de opgegeen gebruikers kunnen binnen de in het beleid ingestelde periode resereringen maken. In de sectie Beschikbare kamers, kunnen andere gebruikers wel de kamers zien waaroor een resereringsbeleid is ingesteld. Wanneer zij echter zo'n kamer proberen te boeken, wordt een bericht afgebeeld dat de kamer beperkt beschikbaar is. Als er geen gebruikers zijn opgegeen, zijn de kamers tijdens de beleidsperiode oor alle gebruikers beschikbaar. Resereringsbeleid met de statussen Actief of Reisie in uitoering zijn an kracht; resereringsbeleid met de status Concept is niet an kracht. 1. Selecteer Aanragen > Instellen > Resereringsbeleid. 2. Klik op de actie Toeoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het record. Implementatie an gedefinieerde zoekactie oor een resereringsquery Het aantal resultaten an een resereringsquery kan worden beperkt. U kunt bijoorbeeld opgeen dat de resereringsquery moet stoppen als er 10 resultaten zijn erkregen. Door het aantal resultaten te beperken erkort u de benodigde tijd oor het uitoeren an een resereringsquery. Voor de configuratie an de gedefinieerde zoekactie oegt u aan het erwante bedrijfsobject en het formulier het eld triaailabilityresultslimitnu toe. Als de waarde an het eld triaailabilityresultslimitnu field nul of kleiner is, of als het eld niet aanwezig is, wordt de functie oor gedefinieerd zoeken niet geactieerd. Het opgegeen aantal resultaten wordt in een willekeurige olgorde geretourneerd. 1. Voeg het eld triaailabilityresultslimitnu toe aan het contextuele bedrijfsobject an de resereringsquery en publiceer het bedrijfsobject. 2. Voeg het eld triaailabilityresultslimitnu toe aan het formulier en publiceer het formulier. 3. Als u de resultaatset an een resereringsquery wilt definiëren, geeft u het maximumaantal resultaten op in het eld op het formulier. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

17 Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren Resereringen U kunt resereringen plaatsen oor uzelf of oor iemand anders. Desgewenst kunt u iemand anders resereringen oor u laten maken. Om tijd te besparen, kunt u uw oorkeuren oor betalingsmethode, ergaderruimten, werkruimten en oertuigen instellen. Er zijn erschillende methoden an het maken an resereringen, die afhankelijk zijn an uw rol. Deze rollen omatten de Request Central-rol, Agent Contact Center, Resereringscoördinator en Microsoft Outlook-gebruiker. Ongeacht welke methode u gebruikt, deze erschillende resereringsmethoden actieren dezelfde set bedrijfsregels oor de boekingsstatus en werktaken. processtroom oor maken an resereringen Outlook User (TRIRIGA Add-in) Room (Location) Reseration Food Serice Order Equipment Serice Order Creating Reserations Reseration Type? Equipment Reseration Vehicle Reseration Concierge (Priate Rooms) Concierge Reseration Food Serice Order Equipment Serice Order Figuur 1. Stroomschema oor het maken an de erschillende typen resereringen Rollen en scenario's oor resereringen Hoewel de dierse methoden oor het maken an resereringen ergelijkbaar zijn, bestaan er erschillen tussen de portals en processen die worden gebruikt door de rollen oor resereringen. Copyright IBM Corp. 2011,

18 Rol Request Central-rol Agent Contact Center Resereringscoördinator Microsoft Outlook-gebruiker Scenario Deze rol is ereist oor aanmelding bij de Request Central-portal. In dit zelfserice-scenario wordt de Request Central-rol gebruikt oor het maken an een reserering, het opgeen an de details en het erzenden an de reserering. De actiee aanraag wordt zichtbaar oor alle Resereringscoördinatoren die de resereerbare ruimten in het gewenste gebouw beheren. Deze rol is ereist oor aanmelding bij de portal Agent contactcentrum en het erwerken an telefonische aanragen oor het resereren an niet-besloten ruimten. In dit helpdesk-scenario beantwoordt de agent an het Contact Center een telefoongesprek, maakt een reserering, geeft de gespreksgegeens op en dient de reserering oor de beller in. Deze rol is ereist oor aanmelding bij de portal Resereringscoördinator. In het eerste scenario worden online aanragen oor resereringen erwerkt. In dit aanraagscenario ontangt de Resereringscoördinator een aanraag, maakt een reserering, geeft de aanraaggegeens op en dient de reserering oor de aanrager in. In het tweede scenario worden telefonische aanragen oor het resereren an besloten ruimten erwerkt. In dit conciërge-scenario beantwoordt de Resereringscoördinator een telefoongesprek, maakt een reserering, geeft de gespreksgegeens op en dient de reserering oor de beller in. Als de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager wordt geïntegreerd met Microsoft Exchange, opent deze gebruiker Microsoft Outlook. In dit zelfserice-scenario is de gebruiker erantwoordelijk oor het maken an een reserering, het opgeen an de details en het erzenden an de reserering. Reserering maken Door het maken an een reserering worden de olgende bedrijfsregels geactieerd: Als u kamers toeoegt aan de reserering oordat u de reserering indient, wordt de boekingsstatus an elke toegeoegde kamer gewijzigd in Voorlopig. Als de toegeoegde ruimten nog steeds beschikbaar zijn nadat u de reserering hebt erzonden, wordt de boekingsstatus an elke toegeoegde ruimte gewijzigd an Voorlopig in Geaccepteerd. Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld oor een kamerindeling, zijn deze tijden geblokkeerd als bezette perioden oorafgaand en na de resereringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt oor het inrichten en afbreken an de ruimte. Als u cateringserices bestelt, wordt er een inkooporder gemaakt. Als u apparatuur resereert of apparatuurserices bestelt, wordt de apparatuur geresereerd oor dezelfde resereringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt oor het afleeren en ophalen an apparatuur. Als u oertuigen resereert, worden de oertuigen geresereerd oor dezelfde resereringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt oor het afleeren en ophalen an oertuigen. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

19 Reserering wijzigen Door het wijzigen an een reserering worden de olgende bedrijfsregels geactieerd: Als u kamers toeoegt aan de reserering oordat u de reserering indient, wordt de boekingsstatus an elke toegeoegde kamer gewijzigd in Voorlopig. Als de toegeoegde ruimten nog steeds beschikbaar zijn nadat u de reserering hebt erzonden, wordt de boekingsstatus an elke toegeoegde ruimte gewijzigd an Voorlopig in Geaccepteerd. Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld oor een kamerindeling, zijn deze tijden geblokkeerd als bezette perioden oorafgaand en na de gewijzigde resereringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt oor het inrichten en afbreken an de ruimte. Als u cateringserices bestelt, wordt het oorspronkelijke inkooporderrecord ingetrokken en wordt er een ander inkooporderrecord gemaakt. Als u apparatuur resereert of apparatuurserices bestelt, wordt de apparatuur geresereerd oor de gewijzigde resereringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt oor het afleeren en ophalen an de apparatuur. Als u oertuigen resereert, worden de oertuigen geresereerd oor de gewijzigde resereringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt oor het afleeren en ophalen an de oertuigen. Reserering annuleren Door het annuleren an een reserering worden de olgende bedrijfsregels geactieerd: Resereringen maken Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld oor een kamerindeling, worden de werktaken oor het inrichten en afbreken an de ruimte ingetrokken. Als u cateringserices bestelt, wordt het inkooporderrecord ingetrokken. Als u apparatuur of apparatuurserices annuleert, worden de werktaken oor het afleeren en ophalen an apparatuur ingetrokken. Als u oertuigen annuleert, worden de werktaken oor het afleeren en ophalen an oertuigen ingetrokken. Gebruik uw kalender om beschikbare ergaderruimten, werkruimten, apparatuur en oertuigen te resereren. Als er een catering- of apparatuurleerancier wordt gekoppeld aan de ergaderruimte, kunt u een catering- of apparatuurbestelling toeoegen aan de ruimte- of kamerreserering. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol, als Agent contactcentrum of Resereringscoördinator. Als u een gebruiker an Microsoft Outlook bent, moet de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager worden geïntegreerd met Microsoft Exchange. 1. Maak de reserering. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren 15

20 Rol Actie Request Central-rol In de portalsectie Request Central kiest u Resereringen > Mijn kalender. In de sectie Kalender selecteert u de dag waaroor u de reserering wilt maken. Agent Contact Center Kies Aanragen > Contactcentrum. Kies de actie Reserering maken in de sectie Kalender. Resereringscoördinator (aanraagscenario) Resereringscoördinator (conciërgescenario) Microsoft Outlook-gebruiker Kies Aanragen > Resereringen beheren. Selecteer de aanrager in de sectie Aangeraagd oor. In de sectie Kalender selecteert u de dag waaroor u de reserering wilt maken. Kies Aanragen > Resereringen beheren > Conciërge. Wanneer het een nieuwe afspraak of ergadering betreft, selecteert u de optie IBM TRIRIGA Resere. 2. Geef de details op. Sectie Reserering oor Aangeraagd oor Aangeraagd door Resereringsgegeens Zoekcriteria Ophaallocatie selecteren Actie Selecteer de aanrager die de resereringsaanraag indient, zoals uzelf of iemand anders. Als u de laatste optie selecteert, worden in het formulier de secties Aangeraagd oor en Aangeraagd door weergegeen. Het formulier beat deze sectie Reserering oor als u door een andere gebruiker bent geselecteerd als resereringsgemachtigde oor deze gebruiker. Selecteer de naam an de indirecte aanrager an de reserering. Selecteer de naam an de directe aanrager an de reserering. Geef onderwerp, duur en herhaling oor de reserering op. Geef oor kamer- en conciërgeresereringen de criteria oor het zoeken naar de ruimte op. Geef oor apparatuur- en oertuigresereringen de plaats, de estiging en het gebouw op waar de apparatuur of het oertuig moet worden opgehaald. Terugkerende resereringen 3. Bekijk de beschikbare ruimten, apparatuuritems of oertuigen. 4. Voeg een of meer ruimten, apparatuuritems of oertuigen toe. 5. Sla de reserering op. 6. Verzend de reserering. Terugkerende resereringen kunnen worden gemaakt oor ruimten, apparatuur en catering oor een reeks an ergaderingen. Als de geselecteerde ruimte niet oor elke herhaling an de reeks beschikbaar is, wordt de geselecteerde ruimte astgehouden oor de beschikbare dagen, en worden de uitzonderingen afgebeeld. U kunt beschikbare alternatiee ruimten aan de uitzonderingen toewijzingen. U kunt handmatig een beschikbare ruimte toewijzen aan een uitzondering of IBM TRIRIGA automatisch beschikbare ruimten oor een of oor alle uitzonderingen laten toewijzen. Als oor de automatische toewijzing geen ruimten beschikbaar zijn op dezelfde erdieping als de astgehouden ruimte, wordt de zoekactie uitgebreid 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

21 Resereringen aanragen naar ruimten in hetzelfde gebouw. Als er in hetzelfde gebouw geen ruimten beschikbaar zijn, wordt de zoekactie uitgebreid naar ruimte op dezelfde locatie. Standaard worden en maximaal twee maanden oor de uitzonderingen afgebeeld. U kunt de zoekperiode wijzigen in het eld Duur uitzonderingscontrole op het tabblad Resereringsinstellingen in het formulier Toepassingsinstellingen. 1. Selecteer in de Request Central-portal de optie Mijn kalender. 2. Selecteer in de sectie Kalender de dag waarop de terugkerende reserering start en klik op Maken. 3. Geef in de sectie Resereringsgegeens an het formulier Kamerresereringen het type reserering en een onderwerp op. 4. Klik op Herhaling. 5. Geef op het tabblad Herhaling de details an de herhaling op en kies Terugkeerpatroon opslaan. 6. Geef in de Zoekcriteria de gewenste criteria oor het zoeken an een ruimte op. 7. Selecteer een ruimte en kies Geselecteerde kamer(s) boeken. 8. Als de door u geselecteerde ruimte niet beschikbaar is oor alle herhalingen, wijs dan in de sectie Uitzonderingen alternatiee ruimte toe en klik op Toewijzingen accepteren. 9. Controleer de resereringsgegeens en kies Indienen. Als er uitzonderingen zijn oor de terugkerende reserering, en als er catering of apparatuur oor de uitzonderingen erlangd wordt, kunt u die handmatig resereren. Open elke uitzondering in de kalender en oeg de resereringen oor catering en apparatuur toe. Als uw rol aanragen moet indienen bij een resereringscoördinator, kunt u een reserering aanragen oor beschikbare ergaderruimten, werkruimten, apparatuur en oertuigen. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol. 1. Ga naar de portalsectie Request Central. 2. Kies Resereringen > Aanraag oor reserering. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Verzend de aanraag. Resereringsoorkeuren instellen Om tijd te besparen, kunt u uw oorkeuren oor betalingsmethode, ergaderruimten, werkruimten, oertuigen en gemachtigden instellen in uw profielrecord. Als u kamers, apparatuur en oertuigen resereert, worden deze oorkeursinstellingen standaard afgebeeld. Als u gemachtigden selecteert, kunnen deze personen resereringen oor u boeken in hun agenda. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol, als Agent contactcentrum of Resereringscoördinator. 1. Klik op de link Welkom, Gebruikersnaam link. 2. Geef op het tabblad Voorkeuren uw oorkeuren op. 3. Sla het record op. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren 17

22 Voorbeelden an het resereren an resources in Microsoft Outlook In Bedrijf ABC is IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager geïntegreerd met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook. In Microsoft Outlook kunnen gebruikers afspraken maken en werken met IBM TRIRIGA-formulieren om bedrijfsresources te resereren. Bedrijfsresources kunnen bestaan uit kamers, werkruimten, catering en apparatuur (bijoorbeeld projectors) en ideoergaderingen. Afhankelijk an hun IBM TRIRIGA-gebruikersrol kunnen gebruikers resereringen oor algemene en besloten resources maken en beheren, oor zichzelf of oor andere medewerkers. Snel een ergaderruimte resereren in Microsoft Outlook Microsoft Outlook-gebruikers die op korte termijn een kamer moeten resereren, kunnen snel een afspraak definiëren, deelnemers selecteren, de kamer resereren en de gegeens an de reserering doorsturen naar de deelnemers. Doorgaans weten de gebruikers welke kamer zij willen resereren en zijn er geen ereisten oor andere resources, zoals catering of apparatuur. Achtergrond Anita is een Microsoft Outlook-gebruiker die door haar manager is geraagd om snel een kamer te inden oor een urgente stafergadering. Ze is bekend met de kamers in het gebouw aan de Grand Aenue en wil oor een uur de groene kamer resereren. Stap 1: De afspraak maken Anita opent Microsoft Outlook, opent een nieuwe afspraak en geeft het tijdstip an de ergadering op. In de Planningsassistent geeft zij de deelnemers op en oegt ze de groene kamer ook toe als een deelnemer. Het Microsoft Outlook-proces oor afspraken zoekt naar de beschikbaarheidsgegeens oer de groene kamer in de IBM TRIRIGA-omgeing. Stap 2: De kamer selecteren Anita controleert de beschikbaarheid om te zien wanneer de groene kamer beschikbaar is,. De beschikbaarheid an de kamer wordt weergegeen met een Gantt-diagram of als een grafische koppeling. Als de groene kamer beschikbaar is op het opgegeen tijdstip, selecteert zij de kamer. Als de groene kamer niet beschikbaar is, erschuift zij de balken oor de begin- en eindtijd naar een beschikbare periode en selecteert zij de kamer. Stap 3: De afspraak erzenden Anita erzendt de uitnodiging oor de ergadering. Als er kosten zijn erbonden aan de kamer, geeft zij betalingsgegeens op oor de kosten waarna deze gegeens worden erzonden. Microsoft Outlook oegt de afspraak toe aan Anita's Microsoft Outlook-kalender en erzendt de uitnodigingen naar de deelnemers. TRIRIGA Workplace Reseration Manager maakt een resereringsrecord in de IBM TRIRIGA-omgeing en oegt de reserering toe aan Anita's portal Mijn kalender. Ze hoeft hieroor niet te werken met de IBM TRIRIGA-reserering. Ze kan erder werken met de afspraak in Microsoft Outlook. Kamers en serices resereren in Microsoft Outlook Voor een ergadering an een internationale onderneming moeten mogelijk meerdere ergaderruimten op erschillende geografische locaties worden 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

23 geresereerd. Voor elke locatie kunnen ereisten gelden oor andere bedrijfsresources, zoals catering en apparatuur oor de geselecteerde ergaderruimten. In Microsoft Outlook kunnen gemachtigde gebruikers de beschikbare resources opzoeken en resereren, op basis an de opgegeen criteria op het IBM TRIRIGA-resereringsformulier. De gebruikers zijn aak niet bekend met de beschikbare ruimten en moeten de ruimten met elkaar kunnen ergelijken om een keuze te kunnen maken. Achtergrond Anita is een gebruiker an Microsoft Outlook en wil een reserering maken oor twee kamers waaroor catering en apparatuurserices ereist zijn. Ze wil oorbereidingen treffen oor een ergadering an ier uur oor de olgende week. De ergadering bestaat uit tien personen an het kantoor in Dallas en ijf personen an het kantoor in Amsterdam. Tijdens de ergadering moet op beide locaties apparatuur oor computerprojectie en een erzorgde maaltijd beschikbaar zijn, plus een inbelnummer en een ideoergaderings-url. Met de beheerdersrechten die de systeembeheerder heeft ingesteld oor Anita kan zij de afspraken bekijken en maken oor elke medewerker an de afdeling. Stap 1: De afspraak maken Anita opent Microsoft Outlook om de planning te controleren an de personen die geacht worden de ergadering bij te wonen. Ze maakt een afspraak oor de ergadering en oegt een Microsoft Word-bestand an de agenda toe aan de afspraak. Stap 2: Zoeken naar de ruimten Anita selecteert de IBM TRIRIGA-optie Resereren om het formulier oor de IBM TRIRIGA-reserering te openen in de Microsoft Outlook-afspraak. Ze selecteert het hoofdbedrijfsgebouw in Dallas. Ze geeft een zoekactie op met daarin de criteria oor de ergaderruimte en de serices: Vergaderdatum, die wordt ingeuld op basis an de afspraak in Microsoft Outlook) Tijdstip en duur an de ergadering Aantal deelnemers: 10 Kamerindeling: Ronde tafel Catering beschikbaar: Ja Netwerkerbinding: Ja Telefonische ergadering: Ja Videoergadering: Ja Whiteboard: Ja Stap 3: Zoekresultaten oor de ruimte bekijken Nadat Anita de criteria heeft opgegeen oor het kantoor in Dallas, beatten de zoekresultaten drie kamers in de lijstweergae. Ze is bekend met de oranje ergaderruimte, maar ze controleert de andere twee kamers om te controleren of deze geschikt zijn oor de ergadering. Ze selecteert de groene ergaderruimte en bekijkt afbeeldingen an de kamer. Ze ziet een grafische weergae an de groene ergaderruimte op de plattegrond. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren 19

24 Stap 4: De zoekresultaten oor de ruimte ergelijken Anita denkt dat de groene ergaderruimte mogelijk te klein is oor de ergadering, dus ze besluit ook te kijken naar de blauwe ergaderruimte. Om het nemen an een beslissing te ergemakkelijken, selecteert ze de ergelijkingsweergae waarin ze de kenmerken an alle drie ruimten tegelijk kan bekijken. Stap 5: De ruimte oor de eerste locatie selecteren Anita besluit de oranje ergaderruimte te resereren, omdat ze die het beste kent. Wanneer zij de oranje ergaderruimte boekt, wordt de ruimte oorlopig geresereerd in TRIRIGA Workplace Reseration Manager terwijl ze de rest an de ergaderafspraak oltooit. De oorlopige reserering erhindert dat andere werknemers dezelfde kamer resereren oor dezelfde periode. TRIRIGA Workplace Reseration Manager oegt de geselecteerde kamer ook toe aan de beschikbaarheidsweergae in Microsoft Outlook. Stap 6: De ruimte oor de tweede locatie resereren Anita zoekt, beoordeelt, ergelijkt en selecteert een kamer an het kantoor in Amsterdam. TRIRIGA Workplace Reseration Manager oegt de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergae in Microsoft Outlook. Stap 7: Resources toeoegen aan de eerste ruimte Anita merkt dat extra apparatuur nodig is oor de oranje ergaderruimte, omdat de computerprojector niet behoort tot de standaardapparatuur oor deze ruimte. Ze opent de iew oor de apparatuurbestelling in de reserering oor de oranje kamer en selecteert een beschikbare projector. Ook heeft Anita catering nodig oor lunch en snacks in de oranje ergaderruimte. Ze opent de iew oor de cateringbestelling waarin de beschikbare cateringopties worden aangegeen. Ze selecteert de cateraar en menu-items en controleert de sericetijden en -kosten. Stap 8: Resources toeoegen aan de tweede ruimte Anita oegt een computerprojector en catering toe aan de reserering oor de kamer an het kantoor in Amsterdam. TRIRIGA Workplace Reseration Manager zorgt oor het beheer an de tijdzoneerschillen. Stap 9: De afspraak erzenden Anita erzendt de Microsoft Outlook-uitnodiging. Ze controleert de kosten oor het gebruik an de kamer en de apparatuur, de cateringbestellingen en eentuele kosten anwege een aangepaste kamerindeling. Ze geeft de rekeningcode op, om te gebruiken oor het betalen an de kosten. TRIRIGA Workplace Reseration Manager erwerkt als olgt de Microsoft Outlook-afspraak: De status an oorlopige reserering an de resources wordt gewijzigd in permanent geaccepteerd. De werktaken worden gemaakt oor het inrichten en weer afbreken an de ruimte. De werktaken oor het afleeren en ophalen an apparatuur worden gemaakt. De inkooporders oor de catering worden gemaakt. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

25 Stap 10: Beestigen an de reserering Op een ooraf gedefinieerd tijdstip óór de ergadering, ontangt Anita een aanraag waarin haar wordt geraagd te beestigen dat de afspraak nog steeds geldig is. De beat de acties waarmee zij rechtstreeks anuit de kan reageren. Tot deze acties behoren knoppen oor het beestigen of annuleren an de reserering. Anita beestigt de reserering. Stap 11: De kamers rijgeen wanneer de ergadering roegtijdig is beëindigd De ergadering duurt korter dan de geplande ier uur, waardoor Anita de reserering opent in Microsoft Outlook en op een knop oor de IBM TRIRIGA-reserering klikt, om de reserering roegtijdig te beëindigen. Door roegtijdig uit te checken komt de kamer rij oor reserering door andere werknemers. Stap 12: Het onderzoek ontangen Nadat de ergadering is afgerond ontangt Anita een teredenheidsonderzoek, waarin haar mening wordt geraagd oer de reserering en het resereringsproces. Werkruimte resereren in Microsoft Outlook Werknemers die naar een andere bedrijfslocatie reizen, moeten mogelijk een werkruimte resereren oor gebruik op de andere locatie. In Microsoft Outlook kunnen gebruikers een beschikbare werkruimte opzoeken en resereren, op basis an de criteria die zijn opgeen in het IBM TRIRIGA-resereringsformulier. Achtergrond Sam is an plan om naar het kantoor in Dallas te reizen anwege een belangrijke ergadering in het gebouw op de Grand Aenue. Sam wil een werkruimte resereren zodat hij tijdens zijn erblijf ook kan werken in het Grand Aenue-gebouw. Sam is ermee bekend dat werkruimten moeten worden geresereerd en dat werknemers alleen werkruimten kunnen resereren die in oereenstemming zijn met hun functionele rol. Stap 1: De afspraak maken Sam opent de toepassing Microsoft Outlook en opent een nieuwe afspraak. Verolgens geeft hij de gegeens an de afspraak op, samen met de datums waarop hij erwacht het gebouw aan de Grand Aenue te bezoeken. Stap 2: Zoeken naar een werkruimte Sam opent het formulier oor de IBM TRIRIGA-reserering in de Microsoft Outlook-afspraak en geeft aan dat hij op zoek is naar een werkruimte. Stap 3: De werkruimte selecteren Sam selecteert de locatie an het gebouw aan de Grand Aenue. Sam bekijkt de werkruimten die beschikbaar oor de aangegeen periode en zijn functionele rol. Sam selecteert en resereert een werk ruimte. TRIRIGA Workplace Reseration Manager oegt de geselecteerde werkruimte toe aan de beschikbaarheidsiew in Microsoft Outlook. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en oertuigen resereren 21

26 Stap 4: Inchecken oor de werkruimte De TRIRIGA-beheerder heeft de werkruimte die Sam heeft geresereerd oorzien an de ereiste dat een gebruiker zich oor de begintijd an de reserering moet inchecken bij de werkruimte. Sam ontangt oor aanang an de reserering een herinnering oer het incheckbeleid. Hij klikt op de link in de om de incheckactie te starten. Stap 5: Uitchecken an de werkruimte Zodra Sam klaar is met het gebruik an de werkruimte, opent hij de reserering in Microsoft Outlook om de uitcheckactie te selecteren. Als Sam zich niet uitcheckt, indt het uitchecken plaats op de eindtijd an de reserering. Voorbeelden an het resereren an resources in IBM TRIRIGA In Bedrijf ABC is IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager geïntegreerd met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook. Afhankelijk an hun gebruikersrol kunnen gebruikers resereringen oor algemene en besloten resources maken en beheren, oor zichzelf of oor andere medewerkers. Bedrijfsresources kunnen bestaan uit kamers, werkruimten, catering, oertuigen en apparatuur (bijoorbeeld projectors) en ideoergaderingen. Algemene resources resereren in IBM TRIRIGA IBM TRIRIGA Request Central-gebruikers die algemene bedrijfsresources willen resereren, kunnen deze resources resereren met behulp an IBM TRIRIGA Workplace Reseration Manager. Met het resereringsproces wordt een melding met de resereringsgegeens gegenereerd oor de persoon die de reserering plaatst. Achtergrond Betty is administratief medewerker oor een business unit an Bedrijf ABC. Ze heeft oor een uur een ergaderruimte nodig oor het interiewen an een sollicitant. Stap 1: De afspraak maken In de Request Central-portal in IBM TRIRIGA opent Betty haar Mijn kalender-portal, selecteert de ergaderdatum en kiest Maken. Stap 2: Zoeken naar de ruimten Betty geeft de olgende informatie op oor de afspraak: Resereringstype: Locatie Onderwerp: Interiew met sollicitant Begin- en einddatum en -tijd Kamertype: Vergaderruimte Kamerindeling: Vergadering Stap 3: De kamer resereren In de lijstweergae met de zoekresultaten worden drie kamers aangegeen. Betty geeft er de oorkeur aan sollicitatie gesprekken te oeren in de nabijheid an de 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2014