IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen

Transcriptie

1 IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen

2 ii IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen

3 Inhoudsopgave IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen iii

4 iv IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen

5 IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen Zelfservicegebruikers van IBM TRIRIGA kunnen Request Central gebruiken voor het reserveren van algemene resources. Als zij daarvoor gemachtigd zijn, kunnen zelfservicegebruikers ook algemene resources reserveren namens iemand anders. Algemene resources zijn bijvoorbeeld bedrijfsvergaderruimten, werkplekken, cateringservices, vervoermiddelen en apparatuur zoals white boards, projectors en luidsprekers. In deze video ziet u hoe een zelfservicegebruiker van Request Central een vergaderruimte voor eigen gebruik reserveert. Verder ziet u hoe u apparatuur, cateringservices en vervoermiddelen reserveert. Request Central Zelfeservicegebruikers beginnen het reserveringsproces in de portal Request Central. U beeldt de reserveringsopties af door op de pijl rechts van het aanvraagtype Reserveringen te klikken. De reserveringsopties kunnen als volgt worden gebruikt: v Met de optie Mijn kalender kunt u de bestaande reserveringen bekijken of het reserveringsproces starten. U kunt een reserveringsformulier openen en de instellingen voor een reservering opgeven. Het reserveringsproces wordt verderop in deze video beschreven. v Wanneer een bepaalde gebruikersrol vereist is voor het indienen van aanvragen bij een Reserveringscoördinator, gebruikt u de optie Aanvraag voor reservering. Geef de details plus een beschrijving van de aanvraag op en selecteer eventueel benodigde apparatuur en services. Klik op Indienen om de aanvraag door te zenden aan een reserveringscoördinator die de reservering kan maken. v Voor de reservering van een kamer, desgewenst plus apparatuur en catering, gebruikt u de optie Locatiereservering. Het reserveringsproces wordt verderop in deze video getoond. v Als u een apparatuurbestelling voor een of meer items wilt plaatsen, gebruikt u de optie Apparatuurreservering. Klik op Apparatuurreservering, geef de details van de reservering plus de afhaallocatie op en klik op Indienen. v Als u een of meer vervoermiddelen wilt bestellen, gebruikt u de optie Voertuigreservering. Klik op Voertuigreservering, geef de benodigde details op en klik op Indienen. Reserveringsvoorbeeld Het volgende voorbeeld laat het reserveringsproces zien voor een vergaderruimte voor een projectvergadering in het kantoor in Dallas. 1. Selecteer in de portal Request Central de opties Reserveringen > Mijn kalender. 2. Kies een datum en klik op Maken. 3. Doe in de sectie Aanvraaggegevens het volgende: a. Gebruik het standaard reserveringstype Locatie. b. Geef als onderwerp Projectvergadering op. 1

6 c. Selecteer een begin- en een einddatum plus de tijden op. 4. Doe in de sectie Zoekcriteria het volgende: a. Geef 8 deelnemers op. b. Gebruik het standaardtype en de standaardindeling. c. In het veld Gebouw worden de locatiegegevens van de gebruiker afgebeeld. Als u een andere locatie wilt, kunt u die opzoeken. d. Selecteer Catering beschikbaar en Netwerkverbinding. De lijst van beschikbare kamers wordt dynamisch aangepast terwijl u wijzigingen aanbrengt in de zoekcriteria. De afgebeelde beschikbare kamers voldoen aan alle criteria die in de lijstweergave zijn afgebeeld. Als u onbekend bent met de locatie van een kamer, kunt u de plattegrond weergeven. U kunt de geselecteerde kamers ook vergelijken. 5. Selecteer de kamer die u wilt reserveren en klik op Geselecteerde kamer(s) boeken. 6. Controleer in het reserveringsoverzicht de gemaakte selecties. Als de sectie Cateringbestellingen en de sectie Apparatuurbestellingen worden afgebeeld, kunt u bestellingen voor catering en apparatuur voor de reservering toevoegen of wijzigen. 7. Voor een cateringbestelling doet u het volgende: a. Klik op Cateringbestelling toevoegen. b. Selecteer Menu's weergeven. c. Selecteer de gewenste artikelen en klik op Toevoegen aan cateringbestelling. d. Klik op Cateringbestelling opslaan en kies Terug naar reserveringsoverzicht. Het proces voor de bestelling van apparatuur is vergelijkbaar met de bestelling van catering. 8. Wanneer de reservering compleet is, klikt u op Indienen. Het reserveringproces is vergelijkbaar voor alle typen reserveringsaanvragen: 1. Selecteer het type serviceaanvraag: 2. Wanneer het bijbehorende formulier wordt geopend, geeft u de gevraagde gegevens op. 3. Verzend de aanvraag. Als er kosten verbonden zijn aan de reservering, kunt u die goedkeuren met een creditcard of een accountcode. De reservering wordt afgebeeld in de view Mijn kalender. De aanvrager ontvangt een bericht met de bevestiging van de reservering. Als IBM TRIRIGA is geïntegreerd met Outlook, ontvangt de gebruiker een bericht. Dit bericht bevat informatie over de reservering plus een ical-bijlage. Door de bijlage openen voegt u de reservering toe aan de Outlook-agenda van de aanvrager. Als u een reservering wilt bewerken of annuleren, selecteert u de reservering in de view Mijn kalender en kiest u Openen Event annuleren. 2 IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen

7 Meer video's Zie voor een demonstratie van de aanvraag van services de video IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Services aanvragen. Merken IBM, het IBM-logo, het IBM Business Partner-embleem, ibm.com en TRIRIGA zijn merken van International Business Machines Corporation in de verenigde Staten en/of andere landen. De eerste keer dat deze en andere termen met merken van IBM in deze publicatie voorkomen, worden zij aangeduid met een handelsmerksymbool ( of ), dat aangeeft dat deze merken in de V.S. zijn geregistreerd als eigendom van IBM op het moment van publicatie van deze informatie. Deze merken kunnen ook in andere landen zijn geregistreerd. Er zijn schermafbeeldingen gebruikt met toestemming van Microsoft. Microsoft en Outlook zijn merken van Microsoft Corporation in de verenigde Staten en/of andere landen. Andere benamingen van producten, bedrijven en diensten kunnen merken zijn van andere ondernemingen. IBM TRIRIGA Zelfservicegebruikers - Videoscript voor het maken van reserveringen 3