1 Instellingen resources

Transcriptie

1 1 1 Instellingen resources 1. Start Outlook Web App ( en log in met uw u-nr en wachtwoord. 2. Klik op de naam van uw postvak (rechts bovenaan) en kies Ander postvak openen. 3. Typ (het begin van) de naam van de resource bv. R.ICTS en druk Enter. U krijgt dan een aantal suggesties. 4. Selecteer het gewenste en klik op de knop Openen. (U kunt enkel resources openen waarvoor u rechten hebt.) 5. Klik op de knop Opties (rechts bovenaan) en kies Alle opties weergeven. 6. Klik op de categorie Instellingen aan de linkerkant en kies Resource.

2 2 Deze categorie is enkel beschikbaar bij een resource (bv. vergaderzaal of apparatuur). Meer info over elke optie vindt u onder 1.1 Bespreking resource-instellingen of via de Help-knop rechts bovenaan: 7. Stel de opties in zoals gewenst. 8. Klik op de knop Opslaan (rechts onderaan) om de aanpassingen op te slaan. 9. Klik op de knop Afmelden (rechts bovenaan) om het postvak van de resource te sluiten.

3 3 1.1 Bespreking resource-instellingen Planningsopties Hier kunt u standaardacties en limieten instellen op de agenda van de resource. Automatisch vergaderaanvragen en annuleringen verwerken Met deze instelling maakt u van het postvak een resourcepostvak, waardoor het postvak vergaderverzoeken juist kan verwerken. Deze instelling is standaard ingeschakeld. U kunt dit het beste zo laten. Herinneringen uitschakelen Hiermee staat u toe of voorkomt u dat herinneringen worden weergegeven wanneer iemand zich aanmeldt bij het resourcepostvak. Standaard is deze instelling uitgeschakeld, dus als iemand zich aanmeldt bij het postvak, ziet deze de herinneringen van alle vorige vergaderingen. Als u dit selectievakje inschakelt, worden de herinneringen niet weergegeven. Het maximum aantal dagen dat resources van tevoren kunnen worden geboekt Gebruik dit vakje om het maximum aantal dagen in te stellen dat een resource van tevoren kan worden geboekt. Geldige invoer is een geheel getal tussen 0 en De waarde 0 betekent vandaag. De standaardwaarde is 180 dagen. Alle vergaderingen moeten beginnen op of vóór de opgegeven datum. Niet-herhalende bijeenkomsten moeten eindigen op of vóór de opgegeven datum. De verwerking van herhalende bijeenkomsten wordt gecontroleerd door de instelling Altijd weigeren als de einddatum buiten deze limiet valt. Altijd weigeren als de einddatum buiten deze limiet ligt Deze instelling controleert de verwerking van herhalende bijeenkomsten die later vallen dan de datum in de instelling maximum aantal dagen dat resources van tevoren kunnen worden geboekt: Als u deze instelling activeert wordt een herhalend verzoek voor bijeenkomsten automatisch afgewezen als de bijeenkomsten beginnen op of voor de datum die is opgegeven in de instelling maximum aantal dagen dat resources van tevoren kunnen worden geboekt, en de bijeenkomsten later vallen dan de opgegeven datum. Opmerking Het vergaderverzoek kan nog steeds worden geaccepteerd door een resourcegemachtigde. Als u deze instelling uitschakelt, wordt een herhalend verzoek voor bijeenkomsten automatisch aanvaard als de bijeenkomsten beginnen op of voor de datum die is opgegeven in de instelling maximum aantal dagen dat resources van tevoren kunnen worden geboekt, en de bijeenkomsten later vallen dan de opgegeven datum. Het aantal

4 4 bijeenkomsten is echter beperkt, dus zullen bijeenkomsten niet na de opgegeven datum plaatsvinden. Maximale duur van vergadering en Maximum aantal toegestane minuten Met deze instellingen wordt de maximumduur opgegeven van een vergaderverzoek voor gebruik van de resource. Als u Maximale duur van vergadering uitschakelt, is de maximale duur van een vergadering onbeperkt, wordt de waarde van Maximum aantal toegestane minuten ingesteld op 0 en kunt u het getal niet wijzigen. Als u Maximale duur van vergadering inschakelt, is de geldige invoer voor Maximum aantal toegestane minuten een geheel getal. Voor terugkerende vergaderingen geldt de maximale duur van een vergadering voor de lengte van elke afzonderlijke vergadering. De standaard maximale duur van een vergadering is 1440 minuten (dit is 24 uur). Plannen alleen tijdens werkuren toestaan Met deze instelling worden vergaderverzoeken voor de resource geaccepteerd of geweigerd die niet vallen binnen de werkuren die voor het resourcepostvak zijn gedefinieerd. Standaard is deze instelling uitgeschakeld, dus zijn vergaderverzoeken toegestaan buiten de werkuren van de resource. Werkuren zijn standaard van 8 tot 17 uur maandag tot en met vrijdag. U kunt de werkuren van het resourcepostvak configureren in het gedeelte Vormgeving op het tabblad Agenda. Herhalende vergaderingen toestaan Met deze instelling worden terugkerende vergaderingen voor de resource toegestaan of verhinderd. Standaard is deze instelling ingeschakeld, zodat terugkerende vergaderingen zijn toegestaan. Conflicten toestaan Met deze instelling worden conflicterende vergaderverzoeken toegestaan of verhinderd. Standaard is deze instelling uitgeschakeld om dubbele boekingen van de resource te verhinderen. Maximaal dit aantal afzonderlijke conflicten toestaan Wanneer Herhalende vergaderingen toestaan is ingeschakeld, geeft deze instelling het maximale aantal conflicten aan dat is toegestaan voor terugkerende vergaderverzoeken. Standaard is de waarde 0, zodat geen afzonderlijke conflicten zijn toegestaan voor nieuwe terugkerende vergaderverzoeken. Als een nieuw terugkerend vergaderverzoek met bestaande reserveringen voor de resource vaker een conflict geeft dan het aantal keren dat is opgegeven bij deze instelling, wordt het terugkerende vergaderverzoek automatisch geweigerd. Stel dat een terugkerend vergaderverzoek 35 afzonderlijke vergaderingen inhoudt en dat er bij zes vergaderingen een conflict optreedt. Als de waarde 5 is, wordt het verzoek voor de terugkerende vergadering automatisch geweigerd. Opmerking Het vergaderverzoek kan nog steeds worden geaccepteerd door een resourcegemachtigde. Maximaal dit percentage afzonderlijke conflicten toestaan Wanneer Herhalende vergaderingen toestaan is ingeschakeld, geeft deze instelling het maximale percentage vergaderingsconflicten aan dat is toegestaan voor nieuwe terugkerende vergaderverzoeken. Standaard is de waarde 0, zodat geen conflicten zijn toegestaan voor nieuwe terugkerende vergaderverzoeken. U kunt een geheel getal tussen 0 en 100 opgeven. Als een nieuw terugkerend vergaderverzoek met bestaande reserveringen voor de resource een hoger percentage aan conflicten geeft dan is opgegeven bij deze instelling, wordt het terugkerende vergaderverzoek automatisch geweigerd. Stel dat een terugkerend vergaderverzoek 100 afzonderlijke vergaderingen inhoudt en dat er bij 21 vergaderingen een conflict optreedt. Als de waarde 20 is, wordt het verzoek voor de terugkerende vergadering automatisch geweigerd. Opmerking Het vergaderverzoek kan nog steeds worden geaccepteerd door een resourcegemachtigde.

5 Machtigingen plannen Met machtigingen voor resourceplanning kunt u instellen welke gebruikers automatisch het postvak van de resource kunnen plannen (indien beschikbaar), welke gebruikers goedkeuring moeten hebben voor het plannen van het postvak van de resource (indien beschikbaar) en welke gebruikers het postvak van de resource automatisch kunnen plannen (indien beschikbaar) en een aanvraag voor goedkeuring kunnen indienen als het postvak niet beschikbaar is. Deze gebruikers kunnen automatisch plannen als de resource beschikbaar is Selecteer de gebruikers die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is. U kunt opgeven dat alle gebruikers de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en selecteert u vervolgens de gewenste namen. Deze gebruikers kunnen een aanvraag voor goedkeuring van de eigenaar indienen als de resource beschikbaar is Selecteer de gebruikers die een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource kunnen indienen als deze beschikbaar is. Als een verzoek tot handmatige goedkeuring wordt ingediend, moet dit verzoek worden geaccepteerd door de eigenaar van het postvak van de resource of door een gedelegeerde van het postvak van de resource in plaats van dat dit verzoek automatisch wordt geaccepteerd. U kunt opgeven dat alle gebruikers een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource moeten indienen als deze beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die een verzoek tot handmatige goedkeuring voor het plannen van de resource moeten indienen als deze beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en selecteert u vervolgens de gewenste namen. Deze gebruikers kunnen automatisch plannen als de resource beschikbaar is en een aanvraag voor goedkeuring van de eigenaar indienen als de resource niet beschikbaar is Selecteer de gebruikers die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en die een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen als de resource niet beschikbaar is. Als een verzoek tot handmatige goedkeuring wordt ingediend, moet dit verzoek worden geaccepteerd door de eigenaar van het postvak van de resource of door een gedelegeerde van het postvak van de resource in plaats van dat dit verzoek automatisch wordt geaccepteerd. U kunt opgeven dat alle gebruikers de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen voor het plannen van de resource als deze niet beschikbaar is door op Iedereen te klikken. Als u individuele gebruikers of groepen mensen wilt opgeven die de resource automatisch kunnen plannen als deze beschikbaar is en een verzoek tot handmatige goedkeuring moeten indienen voor het plannen van de resource als deze niet

6 6 beschikbaar is, klikt u op Gebruikers en groepen selecteren en selecteert u vervolgens de gewenste namen Antwoordbericht Gebruik deze instelling om standaardtekst te maken die wordt toegevoegd aan antwoorden voor automatische vergaderverzoeken. Schakel het selectievakje Extra tekst toevoegen die wordt opgenomen in antwoorden op vergaderverzoeken in en typ de tekst in het tekstvak eronder.