Handleiding.

Transcriptie

1 Handleiding OnlineAfspraken.nl

2 Inhoud Account aanmaken... 3 Account bevestiging... 5 Eerste configuratie... 5 Inloggen bestaande klant Testafspraak Klantbeheer Klant toevoegen Klant wijzigen Klant verwijderen Gebruikersaccount toewijzen Klantenbestand importeren attentiepunten sjabloon: Klantenbestand exporteren Uitnodigingen sturen aan klanten Accounts Samenvoegen Afspraakbeheer Afspraak maken Afspraakgegevens Resources Extra velden Consument Opmerkingen Afspraaktypen beheren Afspraaktype Toevoegen Afspraakgegevens Te boeken tijden bepalen Combinatie afspraaktype Afspraaktype wijzigen Afspraaktype verwijderen Herinneringen SMS Service... 39

3 Account aanmaken Voordat u kunt beginnen met het gebruik maken van ons systeem moet u een account maken. Door de onderstaande stappen te volgen maakt u een account. 1. Ga naar 2. Klik op GRATIS 30 dagen proberen (foto1) Daarna wordt u doorverwezen naar het aanmeldformulier. Foto1 In het volgende scherm moet u de volgende dingen doen 1. Vul uw bedrijfsnaam in 2. Vink uw bedrijfsbranche aan. 3. Vul uw adresgegevens in. 4. Account gegevens invullen. 5. De verificatie die in het plaatje staat overtypen in het tekstvak 6. De algemene voorwaarden lezen en indien akkoord aanvinken 7. Alle ingevulde en aangevinkte gegevens controleren of het goed is ingevuld 8. Klik op Aanmelden.

4 Foto2 Nadat u heeft aangemeld voor het online afsprakensysteem ontvangt u een mail met daarin een bevestiging van uw aanvraag voor het online afsprakensysteem. Bevestigen van uw aanvraag doet u door op de link te klikken in de mail.

5 Account bevestiging Nadat u uw account via de mail bevestigt, verschijnt het volgende scherm.(foto3) U moet nu de volgende stappen doorlopen om uw onlineafspraak systeem in te richten. foto3 Klik als eerst op Starten en het onderstaande scherm verschijnt. Eerste configuratie Vul in dit scherm uw werktijden en op welke dagen u open bent en klik op volgende.

6 In dit scherm gaat u uw werknemers/materialen toevoegen. U kunt kiezen voor de openingstijden van het bedrijf of de werknemer zijn eigen tijden. Bij het selecteren van eigen werkschema verschijnt onderstaande scherm, vul hier de tijden in van de werknemer. Als de correcte werknemer(s) en hun tijden zijn ingevuld, klik dan op aanmaken en de resource is aangemaakt. Voor het aanmaken van nieuwe resource klikt u nogmaals op nieuwe resource. Als alle resources zijn toegevoegd dan Klikt u op volgende stap.

7 In deze stap gaan we de categorie selecteren van kapperszaak. Selecteer de categorie en klik op volgende stap. We gaan nu afspraaktypes maken. Selecteer de categorie van de afspraak bijvoorbeeld Dames.

8 Voor nu de duur van afspraken in bijvoorbeeld 20 minuten. Voer nu de buffertijd in (mocht een afspraak kunnen uitlopen). Selecteer nu de prijs en maak een selectie of u een Vast, Vanaf of n.v.t prijs afspraak wilt maken.

9 Wilt u deze afspraak koppelen aan een specifieke resource (medewerker) selecteer deze dan en als deze door meerdere werknemers gedaan kan worden voeg deze dan toe. Mocht u het maximaal aantal boekingen willen vastleggen per dag selecteer deze optie. Selecteer Maximaal aantal gelijktijdige inschrijvingen. En voer de dagen/tijden in wanneer deze afspraken gemaakt kunnen worden.

10 Als alle juiste stappen zijn doorlopen en alles naar wens is ingevuld klik op aanmaken en het afspraaktype is gemaakt. U heeft uw reserveringssysteem ingericht. Wij raden u aan om eerst zelf een paar afspraken te boeken, voordat u klanten toelaat op uw systeem. Wanneer u vind dat alles werkt zoals u verwacht, kunt u de agenda in uw website opnemen.

11 Inloggen bestaande klant 1. Open uw browser en ga naar 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord die u eerder heeft aangemaakt 3. Klik op Inloggen en u bent ingelogd

12 Testafspraak Hieronder staan de stappen om een test afspraak te maken 1. Login op 2. Klik op maak een test afspraak. Het afspraak systeem verschijnt. Het volgende scherm verschijnt.

13 Om een test afspraak te maken moet u de volgende stappen doorlopen. 1. Kies wat voor afspraak u wilt maken 2. Kies welke datum 3. Kies welk tijdstip Het bevestigingsscherm verschijnt. Om de afspraak te bevestigen voert u de volgende stappen uit. 1. Kijk of de gekozen boeking klopt, klik anders op aanpassen. 2. Login met uw bestaande klant gegevens. Mocht u geen account hebben zie stap Klik op nieuwe gebruiker en vul de gegevens in die nodig zijn om een account te krijgen. 4. Bevestig boeking.

14 Klantbeheer Klant toevoegen 1. Ga bovenin naar het Klantoverzicht en klik links op nieuwe klant 2. Vul de gegevens voor zover nodig in 3. Klik daarna onderaan op aanmaken

15 Klant wijzigen 1. Ga naar het Klantoverzicht 2. Zoek de klant op in de lijst 3. Klik in de regel op bijwerken (het A4-tje met potlood) 4. Pas de gegevens voor zover nodig aan 5. Klik onderaan op Opslaan

16 Klant verwijderen 1. Ga naar het Klantoverzicht 2. Zoek de klant op in de lijst 3. Klik in de regel op verwijderen (de rode X)

17 Gebruikersaccount toewijzen U kunt een klant alleen een account geven als er een adres van die klant is ingevuld. Vul zo nodig eerst een adres in bij de klant, sla de gegevens op en open het wijzigingsscherm opnieuw. 1. Ga naar klant wijzigen 2. Klik onderaan op Gebruikersaccount maken 3. Vul de loginnaam en wachtwoorden in

18 4. Optioneel: stuur de klant een uitnodiging om online een afspraak te maken 5. Sla de gegevens op Klantenbestand importeren Er kan een klantenbestand worden geïmporteerd in het afsprakensysteem, hiermee kunt u in één keer veel klanten in het systeem zetten waar u de gegevens al van heeft. Ga naar klantoverzicht, klik vervolgens aan de linkerkant op klanten importeren. Indien u nog geen sjabloon heeft: 1. Download het voorbeeld bestand 2. Voeg uw klanten toe aan het bestand, let hierbij op de attentiepunten die verderop in dit document beschreven zijn 3. Sla het bestand op uw computer op 4. Upload het opgeslagen bestand zoals hieronder beschreven is

19 Als u een klantenbestand volgens het sjabloon heeft ingevuld kunt u die als volgt importeren: 1. klik op bestand kiezen 2. selecteer het bestand 3. als u het sjabloon heeft gebruikt met op de bovenste rij kolomnamen, moet u het vakje "eerste rij niet importeren" aanvinken 4. klik op import

20 attentiepunten sjabloon: 1. klantnummer kunt u leeg laten, die wordt door het systeem ingevuld wanneer hij leeg wordt gelaten. 2. het kan zijn dat de telefoonnummers worden weergegeven zonder de 0 ervoor (bijvoorbeeld , in plaats van ), dit komt vaak door de manier waarop Microsoft Excel omgaat met een 0 voor de komma. 3. let erop dat u een datum in het volgende format invuld: dd-mm-jjjj 4. let erop dat u een postcode in het volgende format invult: 1234 AB (met spatie)

21 Klantenbestand exporteren U kunt het klantenbestand in verschillende formaten exporteren: Microsoft Office XLSX Microsoft Office CSV (Wilt u het bestand aanvullen en opnieuw inlezen, gebruik dan dit bestand.) OpenOffice CSV XML

22 Uitnodigingen sturen aan klanten Als u één of meerdere klanten automatisch uit wilt nodigen om online een afspraak te maken, kunt u dit menu gebruiken. Klanten die nog geen account hebben om in te loggen krijgen als gebruikersnaam hun adres en een automatisch gegenereerd wachtwoord toegezonden. 1. Ga naar het Klantoverzicht en klik op klanten uitnodigen 2. Zoek de klanten op die u wilt uitnodigen, als u ook een uitnodiging wilt sturen naar klanten die al een gebruikersaccount hebben vink dan Toon ook klanten die al een inlog account hebben. Aan en klik op Filter 3. Selecteer de klanten die u een uitnodiging wilt sturen

23 4. Klik op Geselecteerde klanten uitnodigen Accounts Samenvoegen Als u een klant heeft die meerdere gebruikersaccounts heeft, kunt u deze samenvoegen tot één enkele account. U kunt de gegevens van verschillende accounts gebruiken voor 1. Ga naar het Klantoverzicht en klik links op klanten samenvoegen

24 2. Selecteer de accounts die u wilt samenvoegen 3. Kies per kolom de waarde die behouden moet blijven.

25 4. Klik onderaan op Geselecteerde klanten samenvoegen

26 Afspraakbeheer Afspraak maken Afspraakgegevens 1. Ga naar het beginscherm (de kalender) 2. Navigeer zo nodig met de kleine kalender(rechts) naar de gewenste dag 3. Ga in de planning (onderaan) naar het juiste uur en klik op het gewenste tijdstip a. Wanneer u met de muis stil hangt laat hij zien welke afspraken allemaal beschikbaar zijn op dat tijdstip 4. Selecteer de categorie en het type afspraak dat u wilt maken. 5. Stel zo nodig de begintijd in, dit hoeft niet als u de tijd al had geselecteerd, maar kan gemakkelijk worden aangepast door op het klokje te klikken a. Als het een bijzondere afspraak is, vink dan tijdstip overschrijven aan, en vul een losse begin- en eindtijd in.

27 6. Als het een herhalende afspraak is, vink dan herhalen aan a. U kunt kiezen of het elke dag, week, maand, etc. herhaald moet worden b. U kunt een einddatum aangeven waarop de herhalingen moeten stoppen door bij tot de einddatum te selecteren met de kalender c. U kunt in plaats van een einddatum ook het aantal keren aangeven dat de afspraak herhaald moet worden door aantallen te selecteren en het aantal in te vullen 7. Optioneel: geef de status mee a. De eerste status geeft aan of de afspraak wordt meegenomen in het afsprakensysteem en of de medewerker wordt gereserveerd voor deze afspraak, normaal kan deze op actief blijven staan. b. De tweede status geeft aan of de afspraak nog moet komen, bezig is, of nagekomen is, normaal kan deze op goedgekeurd blijven staan.

28 Resources 1. Selecteer de benodigde medewerker, apparatuur of ruimte 2. Bij een afspraaktype waarbij meerdere resources vereist zijn worden resources automatisch door het systeem toegewezen. U kunt de toegewezen resources aanpassen door na het opslaan van de afspraak de afspraak te wijzigen. Extra velden Als bij u een plug-in is ingesteld kunt u hier de instellingen meegeven, normaal gesproken is dit leeg. Mocht u meer eigenschappen mee willen geven aan een afspraak, neem dan contact op met OnlineAfspraken.nl voor informatie over beschikbare extra functionaliteit.

29 Consument 1. U kunt hier een klant zoeken op naam of geboortedatum a. Als het een bijzondere afspraak betreft kunt u ook geen specifieke consument aanvinken, dan wordt er geen klant aan de afspraak gekoppeld 2. U kunt ook de gegevens van een nieuwe klant invoeren door op nieuwe klant toevoegen te klikken 3. Optioneel: zet de bevestigingsberichten aan a. Afspraakbevestiging, dit houdt in dat de klant na het aanmaken van de afspraak een krijgt dat de afspraak is gemaakt, met het afspraaktype en tijdstip vermeld. b. SMS bevestiging, dit houdt in dat de klant na het aanmaken van de afspraak een SMS krijgt dat de afspraak is gemaakt, met het afspraaktype en tijdstip vermeld.

30 Opmerkingen 1. U kunt hier nog zaken kwijt die belangrijk kunnen zijn voor de afspraak. Sla de afspraak op in het laatste tabblad door op OK te klikken.

31 Afspraaktypen beheren Afspraaktype Toevoegen 1. Ga bovenin naar Beheer en klik indien nodig links op afspraaktypen 2. Klik onderin op nieuw afspraaktype

32 Afspraakgegevens Categorie Afspraaktype naam Status Kan worden geboekt door consument Omschrijving Duur Kleur Minimum tijd voor annulering Minimum tijd voor afspraak Maximum tijd voor afspraak Maximum aantal afspraken per dag Maximaal aantal afspraken met dezelfde resource per dag Intervaltijd Einddatum Buffer Prijs Geef hier aan of het afspraaktype alleen intern wordt gebruikt of dat deze zichtbaar mag zijn op uw website of mobiele app. Optioneel kunt u een extra beschrijving van het behandeltype aangeven. Deze is zichtbaar voor uw klant bij de bevestigingsmail en herinneringsmail. Hier vult u in hoe lang het afspraaktype duurt (in minuten) Hier kunt u het afspraaktype een kleurtje meegeven, waardoor u deze in de eigen agenda makkelijk van elkaar kan onderscheiden (u geeft bijvoorbeeld de behandeltypes onder dezelfde categorie dezelfde kleur mee). U geeft aan of u wilt dat klanten online een eerder gemaakte afspraak kunnen annuleren en als u dit wilt tot hoe lang van te voren zij dit mogen Hier geeft u aan tot hoe lang van te voren online gereserveerd mag worden, veel ondernemers willen bijvoorbeeld niet dat klanten nog 1 uur voor de werkelijke afspraak online kunnen reserveren, omdat zij zich dan niet meer voor kunnen bereiden. Hier geeft u aan wat de maximale tijd is dat klanten van te voren mogen reserveren. Mogen klanten nu online een afspraak maken voor over een half jaar of wilt u liever bijvoorbeeld dat dit maximaal twee maanden van te voren is. U vult deze termijn in in het aantal uren. Maximaal aantal afspraken per dag voor dit afspraaktype U kunt hier vastleggen hoeveel afspraken van dit afspraaktype per resource per dag te boeken zijn. De beschikbare tijden worden aan de consument getoond volgens dit interval. Hier kunt u een einddatum opgeven voor dit afspraaktype, bijvoorbeeld bij een actie. Buffertijd in minuten aangeven U kunt kiezen uit drie opties: Een vaste prijs opgeven voor het afspraaktype, met deze optie kunt u gebruik maken van de online betalingen en de consument vooraf laten betalen. Een vanaf prijs opgeven voor het afspraaktype De prijs is niet van toepassing, dan wordt de prijs niet vermeld

33 Te boeken tijden bepalen De te boeken tijden worden bepaald door de beschikbaarheid van de resources (personen en materialen). Koppelen van resource (bijv. medewerker/ apparaat) aan afspraaktype (bijv. behandeling of activiteit). o Als u kiest voor beschikbaarheid op basis van resources (bijvoorbeeld medewerkers), moet u een resource gaan toewijzen. Dit doet u door op de link resources toewijzen aan dit afspraaktype te klikken. Vervolgens geeft u aan of dit om medewerkers gaat of om materialen. Vervolgens selecteert u de medewerker en kiest voor toewijzen. U ziet dan dat de medewerker is opgenomen voor dit afspraaktype. Vervolgens klikt u bij de medewerker op het potloodje en geeft hier de tijden aan dat de medewerker werkzaam is voor dit afspraaktype. Zijn er meer medewerkers die dit behandeltype doen, dan herhaalt u het bovenstaande beschreven proces. Vastleggen maximaal aantal gelijktijdige boekingen (bijv. workshops, trainingen, lessen). o Als u kiest voor beschikbaarheid op basis van capaciteit klikt u op open. Vervolgens geeft u hier de openingstijden aan door op de klokjes te klikken en klikt u op opslaan. Hierna wordt er gevraagd hoeveel afspraken er op 1 tijdstip van een afspraaktype mogen worden ingevoerd. Standaard staat de capaciteit op 1, maar als u bijvoorbeeld een les geeft, waar tegelijkertijd 20 deelnemers aan mee kunnen doen, vult u hier 20 in. Vervolgens klikt u op opslaan en het afspraaktype is vastgelegd Koppelen van meerdere resources (medewerkers, zaaltjes, materialen) die op het zelfde moment beschikbaar moeten zijn. o Kies de resources die nodig zijn voor dit afspraaktype. Indien er meerdere mogelijke combinaties van resources mogelijk zijn dan kunt u combinaties toevoegen in een groep met de button "Groep toevoegen".

34 Combinatie afspraaktype Een combinatie afspraaktype is een samenstelling van meerdere bestaande afspraken en hun bijbehorende resources. Hierdoor hoeft een consument bijvoorbeeld maar één afspraak te maken terwijl die afspraak bestaat uit twee behandelingen die elk door een andere medewerker gedaan worden. Mocht u combinatie afspraken nodig hebben kunt u de servicedesk van Online afspraken bellen en zij zullen dit dan aanzetten. Als Combinatie afspraken is aangezet staat hij onder instellingen en dan onder combinatieafspraken Klik op nieuwe samengestelde afspraaktype om een combinatie afspraak te maken.

35 Afspraaktype wijzigen 1. Ga bovenin naar Beheer en klik indien nodig links op afspraaktypen 2. Zoek het afspraaktype op in de lijst 3. Klik in de regel op bijwerken (het A4-tje met potlood) om het afspraaktype te bewerken

36 Afspraaktype verwijderen 1. Ga bovenin naar Bijwerken en klik indien nodig links op afspraaktypen 2. Zoek het afspraaktype op in de lijst 3. Klik in de regel op verwijderen (de rode X) om het afspraaktype te verwijderen

37 Berichten aanpassen en afspraakherinnering instellen Ga bovenin naar Kalender en klik op Berichten links en klik op Tekst berichten om de verschillende berichten aan te passen. Om berichten te wijzigen klikt u op het potloodje. U komt nu in bericht bewerkingsscherm, hier kunt u de tekst van uw bericht aanpassen die uw klanten krijgen bij een afspraakbevestiging of herinnering. Ook het tijdstip van het versturen van de afspraakherinnering kunt u instellen. Ga naar Afspraakherinnering om de herinneringen in te stellen. U kunt uw klanten een herinnering sturen een bepaalde tijd voor de afspraak, bijvoorbeeld een dag van te voren, dit kan door middel van een of een SMS.

38 Om de herinnerings te activeren gaat u naar afspraak herinnering En selecteert u het vinkje voor Herinneringsmail en een eventuele tijd wanneer herinneringsmails word verstuurd en als u herinnerings-sms credits heeft kunt u ook herinnerings-sms actief aanvinken en dan op opslaan klikken

39 SMS Service Als u herinnering sms-credits wil kopen moet u naar instellingen gaan en dan naar sms menu. Hier krijgt u dan een overzicht met kosten Als u akkoord gaat vink dan aan dat u akkoord gaat met de sms condities En als u wenst dat sms tegoed automatisch word opgehoogd vink dat dan ook aan. Als u akkoord gaat klik dan op sms account activeren.