Centraal Auditoriumbeheer- en Roosteringapplicatie. Online Handleiding

Transcriptie

1 Centraal Auditoriumbeheer- en Roosteringapplicatie Online Handleiding

2 Inhoudsopgave 1 Over de Centauro-website 3 2 Aanmelden op de Centauro-website Aanmelden met een UGent-account Aanmelden met een Centauro-account 7 3 Lokalen reserveren en huren Activiteiten aanmaken 10 Stap 1: Activiteit en lokalen 11 Stap 2: Contact- en factuurgegevens 17 Stap 4: Aanvraag indienen Reserveringen bewerken en verwijderen 28 4 Mijn kalender Reserveringen en roosters bekijken Les- en examenroosters afdrukken 33

3 1 Over de Centauro-website Het Centraal Auditorium- en Roosteringbeheer (Centauro) is een dienst die deel uitmaakt van de Directie Gebouwen en Facilitair Beheer van de Universiteit Gent. Via de Centauro-website, op kunt u als lid van de universitaire gemeenschap maar ook als externe partij, lokalen reserveren voor academische of niet-academische activiteiten. Hiervoor kan huurgeld aangerekend worden, afhankelijk van wie u bent, het doel waarvoor u een lokaal wenst te reserveren, het tijdstip waarop en de locatie zelf. Lokalen beschikbaar voor reservering en verhuur Op 4 juli 2002 werd door het bestuurscollege een aantal lokalen beschikbaar gesteld voor verhuring. Op de Centauro-website vindt u in het menu Tarieven en voorwaarden meer informatie over welke lokalen het gaat en de voorwaarden waaronder deze lokalen kunnen worden gereserveerd en gehuurd. Wie kan reserveren en huren? Leden van de universitaire gemeenschap kunnen in het kader van hun opdracht lokalen reserveren voor toevallige activiteiten, bijkomend aan de reserveringen die al gebeurd zijn ten behoeve van hun onderwijsopdracht. Voor deze reserveringen wordt geen huurgeld aangerekend. Vakgroepen en directies van de UGent kunnen lokalen afhuren voor de organisatie van events die buiten de onderwijsopdrachten vallen. Het formuleren van dergelijke huuraanvragen kan enkel via een UGentlogin, en er is in het algemeen huurgeld verschuldigd. Erkende studentenverenigingen kunnen kosteloos lokalen reserveren voor hun activiteiten. De volgende lokalen worden echter niet verhuurd aan studenten: het Aulacomplex, het Ufo, het Pand, de filmzaal Plateau. Aan de UGent externe partijen kunnen lokalen huren en reserveren aan de UGent, tegen de voorwaarden vastgelegd door het bestuurscollege. Les- en examenroosters Via de Centauro-website, meer bepaald via het menu Mijn kalender, kunnen lesgevers en studenten de les- en examenroosters raadplegen van de cursussen die zij respectievelijk doceren of volgen. Over deze handleiding De vormgeving van de webapplicatie die in deze handleiding wordt getoond is voorlopig en kan nog wijzigen. Vragen? Met inhoudelijke vragen kunt u zich tot de Directie Gebouwen en Facilitair Beheer, afdeling Facilitair Bureau, via auditoria@ugent.be. Ondervindt u problemen bij het gebruik van de Centauro-website, contacteer dan de helpdesk via helpdesk.oasis@ugent.be. Handleiding bij de Centauro-website 3

4 2 Aanmelden op de Centauro-website Om de Centauro-website te gebruiken, gaat u naar U komt terecht op de Startpagina. Handleiding bij de Centauro-website 4

5 Via het menu links op de pagina kunt u: De tarieven en voorwaarden van de diverse auditoria en lokalen van de UGent raadplegen. Een of meerdere lokalen reserveren in het kader van een activiteit die u organiseert. Een overzicht bekijken van de activiteiten die u al heeft georganiseerd. Een kalender bekijken en afdrukken met daarin uw reserveringen, en als student of lesgever, uw les- en examenrooster. Dit kan alleen als UGent-medewerker. De bezetting en beschikbaarheid bekijken van de lokalen van de UGent. Dit kan alleen als UGentmedewerker. Uw persoonlijke gegevens bekijken en aanpassen. Dit kan alleen als externe, niet als UGentmedewerker. Kiest u een van de laatste vijf opties, dan wordt u gevraagd zich aan te melden. U kunt zich aanmelden met uw UGent-account. Heeft u geen UGent-account, dan kunt u een Centauro-account maken op basis van uw e- mailadres en zich vervolgens aanmelden met dat account. 2.1 Aanmelden met een UGent-account 1 Heeft u een UGent-account, klik dan op de knop Aanmelden met UGent-account. De UGent CAS-pagina verschijnt. Handleiding bij de Centauro-website 5

6 2 Vul uw UGent-gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 Klik op de knop Aanmelden. U komt terecht in de eerste stap van het menu Activiteit aanmaken of Mijn activiteiten, afhankelijk van de optie waarvoor u initieel gekozen had. Handleiding bij de Centauro-website 6

7 2.2 Aanmelden met een Centauro-account 1 Heeft u geen UGent-account, klik dan op de pagina met aanmeldkeuzes op de knop Aanmelden met Centauro-account. De volgende pagina verschijnt. 2 Als u nog geen Centauro-account heeft, klik dan op de knop Klik hier om u te registreren op de Centauro-website. De volgende pagina verschijnt. 3 Om een account te maken vult u uw adres in en de code die op het scherm wordt getoond. 4 Klik op de knop Registreer. Handleiding bij de Centauro-website 7

8 Er wordt een mail verstuurd naar het opgegeven adres met daarin een link om uw account te activeren. 5 Open de mail en klik op de link. De volgende pagina verschijnt. 6 Kies een wachtwoord en vul het twee keer in. 7 Klik op de knop Bevestig. De volgende pagina verschijnt. Handleiding bij de Centauro-website 8

9 8 Klik op de link Centauro-startpagina om verder te gaan naar de Centauro-website. De aanmeldpagina verschijnt opnieuw. 9 Vul het adres en het wachtwoord in waarmee u net een account heeft gemaakt. 10 Klik op de knop Aanmelden om zich aan te melden op de Centauro-website. U kunt nu lokalen reserveren via de Centauro-website. Handleiding bij de Centauro-website 9

10 3 Lokalen reserveren en huren Lokalen kunnen worden gereserveerd of gehuurd. Bij reservering wordt er geen huurgeld gevraagd; hoogstens kan een reservering kosten met zich brengen (bijvoorbeeld voor de huisbewaarder, catering, ). Reserveringen worden behandeld door de reserveringsverantwoordelijken van een lokaal. Wanneer u een lokaal huurt, kan er wel huurgeld gevraagd worden. Huuraanvragen worden door de UGent-verhuurbeheerders behandeld. Afhankelijk van de volgende factoren huurt of reserveert u een lokaal: Wie bent u? Bent u extern aan de UGent, dan kunt u alleen lokalen huren. Ook studenten huren steeds lokalen, weliswaar doorgaans kosteloos. Alleen UGent-medewerkers kunnen lokalen reserveren (zonder huur). Waarvoor heeft u een lokaal nodig? Afhankelijk van de aard van de activiteit die u organiseert in een of meerdere lokalen, huurt of reserveert u een lokaal. Heeft u bijvoorbeeld een lokaal nodig voor een interne vergadering of opleiding, dan gaat het om een reservering zonder huur. Heeft u een lokaal nodig voor bijvoorbeeld een culturele activiteit, dan huurt u het lokaal. Wanneer heeft u een lokaal nodig? Alle lokaalreserveringen na 19u zijn automatisch huuraanvragen. Welk lokaal heeft u nodig? Bepaalde lokalen kunnen alleen gehuurd worden, niet gereserveerd. Dit is bijvoorbeeld het geval met alle lokalen in het Pand en het Aulacomplex. 3.1 Activiteiten aanmaken Lokalen worden steeds gereserveerd of gehuurd binnen het kader van een bepaalde activiteit. Met andere woorden, om een lokaal te huren of reserveren op de Centauro-website begint u steeds met het aanmaken van een activiteit. Er is een afzonderlijk menu waarin u de lokaalbezetting kunt bekijken, maar daarin kunt u geen lokalen reserveren. 1 Ga naar de Centauro-website via 2 Klik in het menu links op de pagina op de link Activiteit aanmaken. Als u nog niet was aangemeld, dan wordt u nu gevraagd zich aan te melden. Nadat u zich heeft aangemeld komt u terecht in de eerste stap van het aanvragen van een lokaal. Handleiding bij de Centauro-website 10

11 Stap 1: Activiteit en lokalen In de eerste stap van de reservering geeft u aan wat u organiseert, en voor welke organisatie-eenheid of vereniging. Daarna kunt u de gewenste lokalen zoeken en kiezen. Opgelet Maakt u voor het eerst een reservering als externe, dan moet u eerst uw persoonlijke gegevens invullen vooraleer u kunt verder gaan met het reserveren van een lokaal. Wat organiseert u en voor wie? 1 Kies in het veld Aard activiteit welk soort activiteit u organiseert. Er verschijnt een bijkomend veld waarin u kunt aanduiden voor welke vereniging, vakgroep, directie of studentenvereniging u dit doet. 2 Klik op het pijltje rechts naast het veld om een optie te kiezen. Een lijst met alle opties verschijnt. Als UGent-medewerker kiest u een vakgroep, directie, afdeling, decanaat,. Tik de eerste letters van de code in om snel in de lijst te zoeken. Handleiding bij de Centauro-website 11

12 Als externe kiest u een verenigingstype. Daarna kiest u of vult u de naam van de vereniging zelf in. Als student kiest u een studentenvereniging. U kunt alleen reserveren in naam van een studentenvereniging als u gekend bent als gemachtigde voor die vereniging. Handleiding bij de Centauro-website 12

13 Welke lokalen heeft u nodig? Nadat u de aard van de activiteit en de organisatie-eenheid of vereniging heeft ingevuld, kunt u reserveringen maken voor een of meerdere lokalen op een of meerdere dagen. Heeft u voor een bepaalde activiteit verschillende lokalen nodig op andere momenten, dan kunt u telkens een nieuwe reservering toevoegen voor elk lokaal dat u op elk van die momenten nodig heeft. Zodra u een lokaal gekozen heeft, wordt dit toegevoegd aan het overzicht van de reserveringen. 1 Om een lokaal te zoeken, klik op de knop Nieuwe reservering toevoegen. Er verschijnt een pop-upscherm waarin u op zoek kunt gaan naar een lokaal. Handleiding bij de Centauro-website 13

14 2 Boven aan dit scherm vindt u een aantal zoekvelden. Alleen de zoekvelden begindatum en einddatum zijn verplicht, de andere zijn optioneel. Hoe meer zoekcriteria u invult, hoe kleiner het aantal zoekresultaten. Vul in de velden begindatum en einddatum de periode in waarin u een lokaal nodig heeft (formaat dd-mm-jjjj). Gebruik het toetsenbord of klik met de muis op het kalenderpictogram. Vul alleen een begin- en/of einduur in (formaat uu:mm) als u een lokaal nodig heeft in een welbepaalde periode van een dag. Gebruik het toetsenbord of klik met de muis op het klokpictogram. Vink het vakje Eerder gereserveerd aan als u alleen lokalen wil zoeken die u al eerder gereserveerd heeft. Vink in het veld Aard lokaal aan welk soort lokaal u nodig heeft. Doe dit alleen als u specifiek naar dit type lokaal op zoek bent. Vul het aantal aanwezigen in waarvoor het lokaal minstens groot genoeg moet zijn in het veld Aantal plaatsen. Kies een site en/of gebouw als u een lokaal nodig heeft op een specifieke locatie. Vul de naam van een lokaal in (of een deel ervan) als u naar een specifiek lokaal zoekt. Duid in het veld Benodigdheden aan over welke uitrusting en voorzieningen het lokaal zeker moet beschikken. Vink het vakje Toegankelijk voor rolstoelgebruikers aan als u een lokaal nodig heeft dat hiervoor geschikt is. Duid tot slot aan of bij het zoeken alle lokalen moeten worden getoond ongeacht hun beschikbaarheid, alleen de lokalen die op een willekeurig moment in de opgegeven periode beschikbaar zijn, of alleen lokalen die op elk moment in de vermelde periode beschikbaar zijn. 3 Klik op de knop Zoeken. Er verschijnt een kalender onder aan het scherm met alle lokalen die voldoen aan uw zoekcriteria. Vindt u geen lokalen, stel dan de zoekcriteria iets ruimer in. De kalender toont per dag in de opgegeven periode elk lokaal dat aan de zoekcriteria voldoet. De tijdstippen waarop een lokaal bezet is, zijn in het blauw gearceerd. Beweeg met de muis verticaal door de kalender om binnen een dag alle uren te zien. Handleiding bij de Centauro-website 14

15 Beweeg met de muis horizontaal door de kalender om alle lokalen te zien met hun bezetting op een bepaalde dag. Gebruik de pijltjes links boven aan de kalender om naar de volgende dag of de vorige dag in de kalender te gaan. U kunt alleen die dagen bekijken die binnen de periode vallen die u had opgegeven bij de zoekcriteria. Ga met de muis op de naam van een lokaal staan voor meer informatie over de locatie. 4 Om een lokaal te reserveren op een bepaald moment, selecteert u in de kalender de gewenste uren van het gewenste lokaal. U kunt een lokaal alleen reserveren op tijdstippen waarop het niet bezet is. U kunt slechts één lokaal reserveren per keer. Heeft u meerdere lokalen nodig, of hetzelfde lokaal op meerdere dagen, dan voegt u telkens een nieuwe reservering toe op het eerste scherm. Zodra u de uren heeft geselecteerd, verschijnt een scherm met de details van de reservering. 5 Vul de verplichte velden, aangeduid met een * in. U kunt het begin- en einduur nog aanpassen. U kunt ervoor kiezen een herinnering te krijgen per mail enkele minuten, uren, dagen of een week vóór de reservering. Daarnaast kunt u nog een opmerking toevoegen. 6 Klik op de knop Bevestig om verder te gaan. De reservering is toegevoegd aan de lijst met reserveringen binnen de activiteit die u organiseert. Handleiding bij de Centauro-website 15

16 U kunt de net gemaakte reservering nog aanpassen via de Bewerk-knop of verwijderen via de Verwijder-knop. U kunt ook nog een lokaal reserveren op een ander moment door opnieuw te klikken op de knop Nieuwe reservering toevoegen. 7 Klik op de knop Volgende stap om verder te gaan. Handleiding bij de Centauro-website 16

17 Stap 2: Contact- en factuurgegevens Zodra u de nodige lokalen heeft gekozen, komt u in de volgende stap van de reservering terecht. Hier krijgt u een overzicht van uw gegevens als reserveerder. Deze kunt u alleen aanpassen als u niet een UGent-medewerker bent. Bij UGent-medewerkers worden de gegevens gebruikt gekend bij de personeelsdienst. Daarnaast kunt u contactgegevens en factuurgegevens invullen. Hierbij kunt u telkens uw eigen gegevens gebruiken, of een andere persoon opgeven als contactpersoon of betaler. Contactgegevens invullen U bent zelf de contactpersoon Bent u zelf de contactpersoon voor deze activiteit, vink dan het vakje Zelfde als gegevens reserveerder aan. Uw gegevens worden als contactgegevens gebruikt en u kunt verder gaan. Handleiding bij de Centauro-website 17

18 De contactpersoon is een UGent-medewerker 1 Bent u aangemeld met een UGent-account dan kunt u een UGent-medewerker aanduiden als contactpersoon. Vink dan het vakje Zelfde als gegevens reserveerder uit en het vakje UGentcontactpersoon zoeken aan. Er verschijnt een knopje Zoeken naast het veld Naam contactpersoon. 2 Klik op de knop Zoeken. Er verschijnt een pop-upscherm waarin u een UGent-medewerker kan opzoeken. 3 Vul een naam, voornaam of UGent-ID in (of deel ervan) en klik op de knop Zoeken. Er verschijnt een lijst met de overeenstemmende personen. Er worden telkens tien resultaten getoond op een scherm; gebruik de pijltjes rechts boven aan de lijst om te bladeren naar de volgende of vorige tien resultaten. Handleiding bij de Centauro-website 18

19 4 Klik op de link Selecteren in de kolom links om de gewenste persoon te selecteren. De gegevens van de persoon worden toegevoegd als contacptersoon. 5 Klik op de knop Volgende stap om verder te gaan. De contactpersoon is een derde die niet verbonden is aan de UGent Tot slot kunt u ook een derde aanduiden als contactpersoon. 1 Vink het vakje Zelfde als gegevens reserveerder uit. 2 Vul de gegevens van de contactpersoon in op dit scherm. Velden aangeduid met een * zijn verplicht. Handleiding bij de Centauro-website 19

20 Factuurgegevens invullen Als er mogelijk kosten verbonden zijn aan een of meerdere reserveringen in de activiteit die u organiseert, dan krijgt u de mogelijkheid om facturatiegegevens in te vullen. Ook hier kunt u uw eigen gegevens gebruiken of een andere persoon opgeven als betaler. U kunt ook de contactpersoon aanduiden als betaler. U bent zelf de betaler 1 Gebruikt u uw eigen gegevens voor de eventuele factuur van deze activiteit, vink dan het vakje Zelfde als gegevens reserveerder aan. 2 U hoeft alleen een BTW-nummer of Fonds en Budgetplaats in te vullen. Beschikt u niet over deze gegevens, vink dan het vakje Betaler heeft geen BTW-nummer, Fonds of Budgetplaats aan. U kunt verder gaan naar de volgende stap. De contactpersoon is de betaler 1 Is de persoon die u had opgegeven als contactpersoon ook degene naar wie de eventuele factuur mag worden gestuurd,, vink dan het vakje Zelfde als gegevens reserveerder uit en vink het vakje Zelfde als gegevens contactpersoon aan. 2 De gegevens van de contactpersoon worden gebruikt als factuurgegevens. U hoeft alleen een BTWnummer of Fonds en Budgetplaats in te vullen. Beschikt u niet over deze gegevens, vink dan het vakje Betaler heeft geen BTW-nummer, Fonds of Budgetplaats aan. U kunt verder gaan naar de volgende stap. De betaler is een UGent-medewerker 1 Bent u aangemeld met een UGent-account dan kunt u een UGent-medewerker aanduiden als betaler. Vink dan het vakje UGent-contactpersoon zoeken aan. Er verschijnt een knopje Zoeken naast het veld Naam contactpersoon. Handleiding bij de Centauro-website 20

21 2 Klik op de knop Zoeken. Er verschijnt een pop-upscherm waarin u een UGent-medewerker kan opzoeken. 3 Vul een naam, voornaam of UGent-ID in (of deel ervan) en klik op de knop Zoeken. Er verschijnt een lijst met de overeenstemmende personen. Er worden telkens tien resultaten getoond op een scherm; gebruik de pijltjes rechts boven aan de lijst om te bladeren naar de volgende of vorige tien resultaten. Handleiding bij de Centauro-website 21

22 4 Klik op de link Selecteren in de kolom links om de gewenste persoon te selecteren. De gegevens van de persoon worden toegevoegd als factuurgegevens. 5 U hoeft alleen een BTW-nummer of Fonds en Budgetplaats in te vullen. Beschikt u niet over deze gegevens, vink dan het vakje Betaler heeft geen BTW-nummer, Fonds of Budgetplaats aan. 6 Klik op de knop Volgende stap om verder te gaan. Handleiding bij de Centauro-website 22

23 De contactpersoon is een derde die niet verbonden is aan de UGent Tot slot kunt u ook een externe persoon opgeven als betaler. 1 Vink de vakjes Zelfde als gegevens reserveerder, Zelfde als gegevens contactpersoon en UGent medewerker zoeken uit. 2 Vul de gegevens van de betaler in op dit scherm. Velden aangeduid met een * zijn verplicht. 3 Vul een BTW-nummer in. Beschikt u niet over deze gegevens, vink dan het vakje Betaler heeft geen BTW-nummer, Fonds of Budgetplaats aan. 4 Klik op de knop Volgende stap om verder te gaan. Handleiding bij de Centauro-website 23

24 Stap 3: Aanvraag indienen In de laatste stap krijgt u een overzicht van alle gegevens die u heeft ingevuld. U kunt deze gegevens nog nakijken en aanpassen vooraleer u de aanvragen voor de gewenste lokalen indient. Om de gegevens aan te passen gebruikt u de knop Vorige stap om terug te gaan. U kunt ook rechtstreeks op de gewenste stap klikken in het menu links op het scherm. Zolang uw reserveringen niet ingediend zijn, kunt u Handleiding bij de Centauro-website 24

25 reserveringen nog bewerken, en contactgegevens en factuurgegevens aanpassen. Ook nadat een activiteit is ingediend en/of goedgekeurd, kunt u de reserveringen nog aanpassen, maar dan moet u ze wel opnieuw indienen. Alleen goedgekeurde huuraanvragen kunt u niet meer zelf aanpassen. Opgelet De lokaalreserveringen worden pas behandeld door de reserveringsverantwoordelijken van het lokaal of de verhuurbeheerders als u de aanvragen indient. Reserveringen die u alleen bewaart worden enkele dagen bijgehouden en nadien automatisch verwijderd. Boven aan deze pagina vindt u de gegevens van de activiteit zelf: Het dossiernummer. Dit is een referentienummer dat u kunt gebruiken bij communicatie over uw reserveringen. De toestand van de aanvragen. De lokalen die u wilt reserveren zijn op dit moment nog niet aangevraagd. Hiervoor moet u nog op de knop Indienen klikken. De aard van de activiteit die u organiseert. De vereniging, vakgroep of directie waarvoor u de activiteit organiseert. Daaronder vindt u een overzicht van de lokalen die u wil reserveren. 1 Klik op de Bekijk-knop om de verdere gegevens te bekijken. Handleiding bij de Centauro-website 25

26 Handleiding bij de Centauro-website 26

27 Tot slot vindt u onderaan de gegevens van de reserveerder, contactpersoon en betaler. 1 Wilt u de reserveringen tijdelijk bewaren en later indienen, klik dan op de knop Bewaren. Uw reserveringen blijven enkele dagen bewaard. U kunt ze nadien alsnog bewerken en indienen. Opgelet: na enkele dagen worden niet-ingediende reserveringen automatisch verwijderd. 2 Wilt u de reserveringen aanvragen, klik dan op de knop Indienen. Uw aanvragen worden nu behandeld door de reserveringsverantwoordelijken of verhuurbeheerders. U zal een mail ontvangen ter bevestiging van uw aanvragen. Zodra de aanvragen ingediend zijn, wordt u doorgestuurd naar de pagina Mijn activiteiten. Handleiding bij de Centauro-website 27

28 3.2 Reserveringen bewerken en verwijderen Op de pagina Mijn activiteiten vindt u een overzicht van alle activiteiten die u al heeft georganiseerd. Deze kunnen over meerdere pagina s worden opgesomd. Gebruik de pijltjes boven aan de lijst om door de lijst te bladeren. 1 Ga naar de Centauro-website via 2 Klik in het menu links op de pagina op de link Mijn activiteiten. Vanuit dit overzicht kunt u reserveringen bekijken, bewerken of verwijderen. Reserveringen die u nog niet heeft ingediend kunt u alsnog indienen. Hiervoor Klik op de Bekijk-knop naast een activiteit om de gegevens te bekijken. De detailgegevens van de activiteit en alle bijbehorende reserveringen verschijnen op het scherm. Klik op de Bewerk-knop om een activiteit te bewerken. Wanneer u een reservering aanpast, moet u ze nadien opnieuw aanvragen. U komt opnieuw terecht in de eerste stap van de activiteit. Van hieruit kunt u de reserveringen aanpassen, verwijderen en toevoegen, en contact- en factuurgegevens aanpassen. Klik op de Verwijder-knop om een reservering te verwijderen. Klik op de Indienen-knop om een reservering die u nog niet heeft aangevraagd (in status ontwerp ) in te dienen en op die manier het lokaal aan te vragen. Handleiding bij de Centauro-website 28

29 4 Mijn kalender In het menu Mijn kalender kunt u als UGent-medewerker of student alle reserveringen bekijken die door u of voor u gemaakt zijn in een kalenderformaat. De kalender toont aan lesgevers en studenten ook de les- en examenroosters die voor hen zijn opgesteld (op voorwaarde dat deze al bekend gemaakt zijn door de faculteit). U kunt de roosters niet alleen bekijken, maar ook afdrukken. 1 Ga naar de Centauro-website via 2 Klik in het menu links op de pagina op de link Mijn kalender. U wordt gevraagd zich aan te melden. 3 Meld u aan met uw UGent-account. De pagina Mijn kalender verschijnt. Handleiding bij de Centauro-website 29

30 Handleiding bij de Centauro-website 30

31 4.1 Reserveringen en roosters bekijken Wanneer u naar de pagina Mijn kalender surft, dan ziet u boven aan de pagina twee tabs: Bekijken en Afdrukken. U komt altijd eerst terecht in het tabblad Bekijken. Hier kunt u aan de hand van verschillende opties instellen welke reserveringen u in een online kalender per maand, week of dag wil zien. 1 Vink het soort reserveringen aan dat u wil zien: onderwijsactiviteiten (lessen) examenactiviteiten andere activiteiten: dit zijn reserveringen die buiten de les- en examenroosters vallen, bijvoorbeeld vergaderingen, recepties, culturele activiteiten, workshops, die u zelf gereserveerd heeft of waarvan u de contactpersoon bent. onbeschikbaar: deze optie is alleen voor lesgevers en toont de momenten waarop u niet beschikbaar bent. 2 Kies de hoedanigheid waarin u de kalender wil bekijken: als lesgever, als student, of zonder beperking in hoedanigheid. Dit is alleen relevant voor mensen die zowel lesgever als student zijn. 3 Vul in het veld Groep het nummer in van de groep waarvoor u de lessen wil bekijken. Dit is alleen van toepassing als voor dezelfde cursus dezelfde les meerdere keren wordt aangeboden aan verschillende groepen. Door een groepsnummer in te vullen ziet u dan alleen de reserveringen voor die specifieke groep, en niet voor alle andere. 4 Vul indien gewenst een datum in waarvoor u de kalender wil bekijken. U kunt ook met de pijltjes boven de kalender bladeren door de verschillende maanden, weken en dagen. Zodra u een optie heeft gekozen, wordt de kalender vernieuwd met de gevraagde gegevens. Handleiding bij de Centauro-website 31

32 5 U kunt de kalender bekijken per maand, week of dag door boven aan de kalender de gewenste keuze te maken. In het maandoverzicht worden minder details getoond dan in het week- of dagoverzicht. U kunt echter met de muis over een cursuscode of reservering gaan om meer details te zien. 6 Klikt u als lesgever op de cursuscode, dan krijgt u bij lessen de mogelijkheid om de studentenlijst van de cursus te downloaden, bij examens de groepsindeling voor het examen. Handleiding bij de Centauro-website 32

33 Lessen en examens na afspraak Lessen en examens die niet op een specifieke dag zijn ingepland, maar die na afspraak plaatsvinden, worden onder de kalender opgesomd. 4.2 Les- en examenroosters afdrukken U kunt via de pagina Mijn kalender niet alleen uw eigen les- en examenrooster (en ook andere reserveringen) bekijken, u kunt ze ook afdrukken in een pdf-bestand. Dit doet u via de tab Afdrukken. Om een rooster te kunnen afdrukken moet u eerst precies aangeven wat u wil afdrukken. 1 Kies de hoedanigheid waarvoor u het rooster wil afdrukken: als lesgever of als student. 2 Kies het soort rooster dat u wil afdrukken: het lesrooster of examenrooster. 3 Kies het relevante academiejaar. 4 Kies het semester waarvan u het rooster wil afdrukken: eerste semester, tweede semester of zomersemester (voor de tweedekansexamens). 5 Vul in het veld Groep het nummer in van de groep waarvoor u het lesrooster wil maken. Dit is alleen van toepassing als voor dezelfde cursus dezelfde les meerdere keren wordt aangeboden aan verschillende groepen. Door een groepnummer in te vullen ziet u dan alleen de reserveringen voor die specifieke groep, en niet voor alle andere. 6 Klik op de knop Rooster afdrukken om het rooster te maken in een pdf-bestand. Dit is alleen mogelijk als het rooster al opgemaakt is en ter beschikking is gesteld van de studenten of lesgevers. Handleiding bij de Centauro-website 33