ii LotusLive beheren

Transcriptie

1 LotusLie beheren

2 ii LotusLie beheren

3 Inhoudsopgae Hoofdstuk 1. LotusLie: info Hoofdstuk 2. Systeemereisten oor LotusLie Hoofdstuk 3. LotusLie aanpassen oor uw organisatie Uw organisatiepagina ontwerpen Uw logo toeoegen aan de naigatiebalk Gebruikersprofiel bijwerken Persoonlijke gegeens instellen Mededelingen oor de organisatie maken Gebruikers abonneren op systeemmededelingen.. 7 Werken met bedrijfstoepassingen Hoofdstuk 4. Gebruikersaccounts definiëren Gebruikers toeoegen Proefperioden oor serices en toepassingen toeoegen Wachtwoordereisten Wachtwoorden opnieuw instellen en uitnodigingen opnieuw erzenden Hoofdstuk 5. Gebruikers beheren De uitnodigingsmail opnieuw erzenden Wijzigen, blokkeren en wissen an gebruikersaccounts Aanmeldwachtwoorden opnieuw instellen Personen uit het adresboek an de organisatie erbergen Problemen met aanmelden oplossen Hoofdstuk 6. Organisatieaccounts configureren Rollen Het IP-adresbereik beperken Verallen an wachtwoord instellen Gemeenschappelijk gebruik an rij toegankelijke bestanden uitschakelen Beschikbare abonnementen bekijken Gebruikers toestaan om opgenomen te worden in het adresboek an LotusLie Hoofdstuk 7. LotusLie inotes beheren 23 Ondersteunde protocollen Accountbeeiliging Uitgaande mail routeren Domeinen toeoegen aan een goedgekeurde lijst.. 25 Een elektronische handtekening toeoegen Per mededelingen erzenden Gebruikersaccounts an LotusLie inotes beheren 27 adressen an LotusLie inotes-gebruikers wijzigen Gebruikers opzoeken De prullenbak an een gebruiker leegmaken.. 28 Een alias maken oor een account anaf een account doorsturen Gebruikers in staat stellen de bedrijfsagenda te beheren Contactpersonen an LotusLie inotes beheren.. 29 Adressen aan het adresboek toeoegen Het LotusLie inotes-adresboek exporteren.. 30 Verzendlijsten maken oor groepen Hoofdstuk 8. LotusLie Notes beheren 33 Hoofdstuk 9. Federatief identiteitsbeheer in LotusLie Hoofdstuk 10. Federatief identiteitstype oor organisaties of gebruikers in LotusLie Hoofdstuk 11. Keuzelijst inschakelen oor SAML federatiee identiteit Hoofdstuk 12. SAML federatief identiteitsbeheer inschakelen in LotusLie Voorbeeld an SAML-metagegeensbestand Hoofdstuk 13. Een federatief identiteitstype oor een gebruiker opgeen of wijzigen Hoofdstuk 14. Oerzicht LotusLie Integration Serer Hoofdstuk 15. Een aanraag oor LotusLie Integration Serer-inschakeling indienen Hoofdstuk 16. Beheer an gebruikersconfiguratie en gebruikersidentiteit Wijzigingsbestanden oor gebruikersconfiguraties maken Voorbeelden: Wijzigingsbestanden oor gebruikersconfiguratie iii

4 Hoofdstuk 17. Directory-integratie oor inotes-gebruikers Wijzigingsbestanden oor directory-integratie maken 72 Voorbeelden: Wijzigingsbestanden oor directory-integratie Voorbeeld an een olledig geuld nieuw item 77 Hoofdstuk 18. Een agent maken om content an wijzigingsbestanden ast te leggen Hoofdstuk 19. Wijzigingsbestanden erwerken Hoofdstuk 20. FTP-bestandsoerdracht tussen uw organisatie enlotuslie Integration Serer Hoofdstuk 21. Belastingerdeling en erwerkingslimieten Hoofdstuk 22. LotusLie Integration Serer-oerzichtsbestanden Hoofdstuk 23. LotusLie Integration Serer-traceerbestanden Traceerbestanden oor gebruikersconfiguratie Hoofdstuk 24. Bijlage A: Tijdzonewaarden oor wijzigingsbestanden Hoofdstuk 25. Bijlage B: eldwaarden an talen en landen oor wijzigingsbestanden Hoofdstuk 26. Bijlage C: Foutcodewaarden oor erwerkte wijzigingsbestanden Hoofdstuk 27. Oerzicht an de LotusLie-journaalserice Hoofdstuk 28. Indeling an de LotusLie-journaalbestanden Hoofdstuk 29. De LotusLie journalingserice inschakelen Hoofdstuk 30. LotusLie journaalbestanden downloaden Trefwoordenregister i LotusLie beheren

5 Hoofdstuk 1. LotusLie: info LotusLie integreert sociale netwerken en online samenwerking in een pakket programma's die op het web beschikbaar zijn. Medewerkers an IBM Klantenserice kunnen u an dienst zijn om de mail- en samenwerkingsserices te kiezen die het meest geschikt zijn oor uw bedrijf. Onder mailserices allen LotusLie Notes en LotusLie inotes. Onder samenwerkingsserices allen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings en LotusLie Eents. Kijk oor het aantal abonnementen dat oor elke serice benodigd is naar het aantal gebruikers dat u hebt. Betrek bij uw besluit welke serices u nodig hebt ook bestaande berichtenserices, eentuele problemen met netwerk of beeiliging, de gegeensbronnen die u gebruikt en uw behoefte aan geïntegreerde toepassingen. Ga oor meer informatie oer de erschillende aangeboden serices naar LotusLie en klik op Serices. Verwante informatie Aan de slag met LotusLie Engage en LotusLie Connections 1

6 2 LotusLie beheren

7 Hoofdstuk 2. Systeemereisten oor LotusLie Bekijk de systeemereisten oor het gebruik an LotusLie. Systeemereisten oor LotusLie Engage en LotusLie Connections Systeemereisten oor LotusLie Meetings en LotusLie Eents Systeemereisten oor LotusLie inotes Systeemereisten oor LotusLie Notes 3

8 4 LotusLie beheren

9 Hoofdstuk 3. LotusLie aanpassen oor uw organisatie Beheerders kunnen de ormgeing en werking an LotusLie aanpassen: een organisatiepaginaontwerpen, een standaardkleurenschema instellen, elden toeoegen aan gebruikersprofielen en persoonlijke instellingen wijzigen. Uw organisatiepagina ontwerpen Een rij toegankelijke pagina maken die weergeeft waar uw organisatie oor staat. U kunt contactgegeens, bestanden en een korte beschrijing opnemen. Deze functie is beschikbaar oor LotusLie Engage en LotusLie Connections. Om deze wijzigingen te kunnen aanbrengen moet u met een beheerdersaccount zijn aangemeld. 1. Klik op de naam an uw organisatie om de organisatiepagina op te halen. 2. Klik op Gegeens wijzigen. a. Voeg algemene gegeens oer uw organisatie toe of wijzig deze. U kunt bijoorbeeld denken aan een kop die onder de naam an uw organisatie wordt afgebeeld of een korte beschrijing an uw organisatie, contactgegeens en de website an uw organisatie. b. Klik op Wijzigen om de standaardafbeelding te erangen door een eigen geüploade afbeelding. 3. Klik op Organisatiethema aanpassen om de ormgeing en werking an LotusLie oor uw organisatie te wijzigen. Selecteer Wijzigen oor de items die u wilt wijzigen. Wijzig het kleurenschema door het schema an een standaardthema te kiezen. U kunt ook de optie kleurenpalet kiezen om kleuren oor aparte elementen op te geen. Daarnaast kunt u een organisatielogo toeoegen oor de naigatiebalk of een afbeelding erbergen. Deze wijzigingen hebben betrekking op de ormgeing en werking an LotusLie oor al uw gebruikers. Uw logo toeoegen aan de naigatiebalk Gebruikersprofiel bijwerken De site aanpassen door uw organisatielogo aan de naigatiebalk toe te oegen. Het logo kan worden aangepast door het thema te wijzigen. Dit kan ia Organisatie-instellingen of door de organisatiepagina te wijzigen. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Thema. 3. Klik op Wijzigen in de sectie Logo en upload het nieuwe logo. 4. Zorg eroor dat het logo niet erborgen wordt door Logo afbeelden in te stellen op Afbeelden. Voeg eigen elden toe aan het gebruikersprofiel zodat gegeens releant blijen oor uw organisatie. Standaard beat een gebruikersprofiel alleen naam- en adreselden. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Profielen aanpassen. 5

10 3. Klik op Toeoegen.Geef een naam op oor het eld en kies een priacy-instelling. De priacy- instelling bepaalt oor wie het eld in de gebruikersprofielen zichtbaar is. Openbaar zichtbaar: iedereen die het profiel an de gebruiker kan zien, kan dit aangepaste eld zien. LotusLie users: alleen geregistreerde LotusLie-gebruikers kunnen dit aangepaste eld zien. Gebruikers zelfde organisatie: alleen leden an de organisatie an de gebruiker kunnen dit aangepaste eld zien. Contactpersonen netwerk: alleen leden an de organisatie an de gebruiker en de contactpersonen in het netwerk an de gebruiker kunnen dit aangepaste eld zien. De aangepaste elden worden als optionele elden aan uw gebruikersprofielen toegeoegd. Persoonlijke gegeens instellen Hier kunt u uw persoonlijke instellingen bijwerken, zoals uw naam, toegangsnieau, wachtwoord en locale. Alleen de opties waarbij u Wijzigen ziet staan, kunnen worden gewijzigd. 1. Klik op uw naam in de naigatiebalk. 2. Klik op Mijn accountinstellingen. 3. Klik op Wijzigen om uw naam, wachtwoord, oorkeurstaal of tijdzone bij te werken. Mededelingen oor de organisatie maken Verzend berichten aan uw gebruikers met informatie waarop u hen wilt attenderen. Mededelingen worden afgebeeld in Mijn dashboard oor alle gebruikers in uw organisatie. Dit type mededelingen erschilt an systeemmededelingen, die worden erzonden door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. U kunt op elk moment maximaal drie aankondigingen aan gebruikers afbeelden. U kunt maximaal acht aankondigingen maken en opslaan. 1. Klik op Beheer. 2. Vouw de sectie met uw organisatienaam uit en klik op Aankondigingen. 3. Klik op Aankondiging toeoegen en ul de gegeens an de aankondiging in. Titel: Geef de titel an uw aankondiging op. U kunt maximaal 128 enkelbyte tekens gebruiken. Tekst an bericht: Voer de inhoud an uw aankondiging in. U kunt maximaal 1000 enkelbyte tekens gebruiken. URL-adres: Dit is optioneel. Voer een webadres in oor de weergae an de aankondiging. URL-beschrijing: Dit is optioneel. Geef een beschrijing an het webadres in de aankondiging. 6 LotusLie beheren

11 Veraldatum: Dit is optioneel. Standaard erallen aankondigingen niet. Wilt u wel een eraldatum instellen, dan selecteert u Deze aankondiging eralt op de olgende datum en geeft een datum en tijd op. Tijd en datum worden ingesteld olgens uw lokale tijdzone. 4. Om een aankondiging op te slaan zonder deze te erzenden klikt u op Opslaan. Wilt u een aankondiging opslaan en naar alle gebruikers erzenden, dan klikt u op Opslaan en inschakelen. Wilt u een aankondiging inschakelen nadat deze is opgeslagen, dan klikt u op het pijltje omlaag oor de juiste aankondiging en selecteert Inschakelen. Aankondigingen kunnen ook worden bewerkt, uitgeschakeld of uit dit menu worden erwijderd. Verwante taken Gebruikers abonneren op systeemmededelingen Systeemmededelingen worden gemaakt door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Dit type berichten erschilt an de mededelingen die beheerders kunnen maken en erzenden aan alle gebruikers. Standaard worden systeemmededelingen afgebeeld nadat een gebruiker zich heeft aangemeld. Boendien kunnen beheerders aangeen dat systeemmededelingen moeten worden doorgestuurd aan accounts an afzonderlijke gebruikers. Gebruikers abonneren op systeemmededelingen Systeemmededelingen worden gemaakt door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Dit type berichten erschilt an de mededelingen die beheerders kunnen maken en erzenden aan alle gebruikers. Standaard worden systeemmededelingen afgebeeld nadat een gebruiker zich heeft aangemeld. Boendien kunnen beheerders aangeen dat systeemmededelingen moeten worden doorgestuurd aan accounts an afzonderlijke gebruikers. Door gebruikers te abonneren op LotusLie-systeemmededelingen als bericht, kunnen beheerders eroor zorgen dat de systeemmededelingen worden gezien, ook al is een gebruiker niet aangemeld bij LotusLie. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Klik op het pijltje naast de gebruiker die u wilt abonneren op systeemmededelingen. 4. Selecteer Abonneren op Mededelingen. Als u niet wilt dat er s worden gezonden aan een gebruiker die is geabonneerd op systeemmededelingen, klikt u op Beheer > Gebruikersaccounts, klikt u op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker en selecteert u Abonnement op Mededelingen opzeggen. Hoofdstuk 3. LotusLie aanpassen oor uw organisatie 7

12 Verwante taken Mededelingen oor de organisatie maken op pagina 6 Verzend berichten aan uw gebruikers met informatie waarop u hen wilt attenderen. Mededelingen worden afgebeeld in Mijn dashboard oor alle gebruikers in uw organisatie. Dit type mededelingen erschilt an systeemmededelingen, die worden erzonden door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Werken met bedrijfstoepassingen Geef uw bedrijfstoepassingen toegang tot LotusLie. Onder bedrijfstoepassing wordt elke toepassing erstaan die door uw organisatie wordt gebruikt en die niet standaard op LotusLie beschikbaar is. Door bedrijfstoepassingen te registreren bij LotusLie maakt u deze beschikbaar oor de gebruikers binnen uw organisatie. Om te kunnen werken met LotusLie en uw bedrijfstoepassing, moet die toepassing eerst bij LotusLie worden geregistreerd. Gebruikers openen de geregistreerde toepassing zoals ze altijd doen, maar de toepassing kan nu samenwerken met LotusLie. Zo kan een gebruiker een bestand posten in de toepassing, waarna dat bestand anuit LotusLie kan worden geopend. Registratie an bedrijfstoepassingen indt plaats ia het OAuth-protocol met sleutel-geheimparen. Voer de olgende stappen uit om een toepassing te registreren. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Bedrijfstoepassingen beheren. 3. Klik op App registreren. Geef een naam en beschrijing oor de toepassing op zodra dit wordt geraagd. De naam en beschrijing oor de toepassing kunnen op elk moment worden gewijzigd door te klikken op het menu naast de toepassing en Eigenschappen wijzigen te selecteren. De naam an de toepassing mag niet langer zijn dan 50 tekens, en de beschrijing niet langer dan 1000 tekens. Tijdens de registratie krijgt de toepassing een sleutel en geheim toegewezen. Geregistreerde toepassingen worden afgebeeld in Aangepaste toepassingen beheren. Na registratie an de toepassing moet het sleutel-geheimpaar misschien opnieuw worden ingesteld. Dit kan bijoorbeeld nodig zijn als u ermoedt dat de waarden gecompromitteerd zijn. Om de sleutel en het geheim opnieuw in te stellen, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert Legitimatiegegeens opnieuw instellen. Zorg dat u de nieuwe legitimatiegegeens ook in de toepassing opneemt. Om het aan de toepassing toegewezen OAuth-paar an sleutel en geheim te bekijken, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert Legitimatiegegeens ophalen. Om de toegang an uw toepassing tot LotusLie in te trekken, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert App wissen. 8 LotusLie beheren

13 Hoofdstuk 4. Gebruikersaccounts definiëren Gebruikers toeoegen Voordat een gebruiker LotusLie kan openen, moet er een account oor de gebruiker zijn gemaakt. Alleen beheerders kunnen gebruikersaccounts toeoegen. Aan elk gebruikersaccount is een of meer rollen toegewezen om aan te geen wat een gebruiker mag zien en doen. Aan een gebruiker kunnen drie rollen worden toegewezen. Iemand met de rol Gebruiker kan een organisatiepagina bekijken en bestanden toeoegen en heeft toegang tot de eigen persoonlijke instellingen. Gebruikers met die rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Een Assistent-beheerder heeft de beoegdheid om wachtwoorden opnieuw in te stellen oor gebruikers met mail- of samenwerkingsabonnementen. Zij kunnen ook uitnodigingen opnieuw erzenden aan aangehouden gebruikers. Een assistent oor gebruikers kan geen abonnement nemen op een serice behale als aan hem of haar ook de rol an gebruiker is toegewezen. Een gebruiker moet niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder hebben geselecteerd. Een Beheerder heeft de beoegdheid om alle organisatie-instellingen te wijzigen, zoals contactgegeens, systeeminstellingen zoals beeiligingsopties, regels oor bestandsdeling en organisatiethema. Daarnaast kunnen beheerders gebruikers toeoegen of erwijderen, gebruikersrollen beheren, aan andere gebruikers rechten oor beheerder of assistent-beheerder toewijzen, geïntegreerde toepassingen inschakelen oor gebruikers en abonnementen op serices beheren. Beheerders kunnen wachtwoorden opnieuw instellen oor gebruikers met mailabonnementen, maar niet oor gebruikers met samenwerkingsabonnementen. Beheerders kunnen geen abonnement nemen op een serice behale als aan hen ook de rol an gebruiker is toegewezen. Voor een gebruiker moet niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder worden geselecteerd. Om gebruikers toe te kunnen oegen hebt u beheerdersbeoegdheid nodig. Alle leden an uw organisatie moeten zich beinden op de locatie an dezelfde primaire organisatie om te kunnen samenwerken. Als u een groot aantal nieuwe gebruikers tegelijk wilt toeoegen, neemt u contact op met uw contactpersoon bij klantenserice. Voordat u gebruikers toeoegt, is het handig om te weten welke rollen u aan die gebruikers wilt toewijzen, tot welke abonnementen u hen toegang wilt geen en wat hun adressen zijn. Abonnementen op LotusLie worden ingedeeld in Samenwerkingsserices of Mailserices. Onder Samenwerkingsserices allen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings en LotusLie Eents. Onder Mailserices allen LotusLie inotes en LotusLie Notes. Naargelang de gekozen serices bij het maken an het eerste account, kan de manier erschillen waarop gebruikers an hun nieuwe account op de hoogte worden gesteld. Gebruikers met een samenwerkingsserice krijgen an de beheerder een adres dat hun Account-ID wordt. Die gebruikers krijgen op dat adres een uitnodigingsmail. Bij het instellen an een account oor gebruikers 9

14 an LotusLie Notes moeten beheerders een tijdelijk wachtwoord opgeen waarmee de nieuwe gebruiker zich kan aanmelden. Beheerders moeten dit tijdelijk wachtwoord aan de nieuwe LotusLie Notes-gebruikers erstrekken. Bij het instellen an een account oor LotusLie inotes-gebruikers kunnen beheerders een tijdelijk aanmeldwachtwoord maken of aan het gebruikersaccount een alternatief adres koppelen, extern an LotusLie. Er kan een uitnodigingsmail naar het externe adres worden erzonden. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Klik op Gebruikersaccounts toeoegen en ul het formulier in. Basisgegeens Definieert gebruikersgegeens zoals naam, taaloorkeur en rol. Hierin staat ook alle aanullende klantinhoud die u wilt toeoegen aan de uitnodigingsmail aan de gebruiker. Voor een gebruikersaccount moet de rol Gebruiker zijn geselecteerd om een abonnement op een serice te kunnen nemen. Als u gebruikers ook de mogelijkheid wilt geen om wachtwoorden opnieuw in te stellen oor anderen of om aangehouden of erallen uitnodigingen opnieuw te erzenden, selecteert u ook Assistent-beheerder. Om een gebruiker beheerdersbeoegdheid te geen, selecteert u ook de rol Beheerder. Abonnementen Selecteer de serices waartoe de gebruiker toegang krijgt. Onder Samenwerkingsserices allen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings en LotusLie Eents. Onder Mailserices allen LotusLie inotes en LotusLie Notes. Alleen abonnementen met beschikbare accounts worden afgebeeld. Bij het maken an een gebruikersaccount oor mailserices kunnen beheerders extra opties opgeen. Eerste aanmeldoorkeuren: oor gebruikers an LotusLie Notes moeten beheerders een tijdelijk wachtwoord maken oor de eerste aanmelding. Voor gebruikers an LotusLie inotes kunnen beheerders een wachtwoord maken oor de eerste aanmelding of een alternatief adres opgeen om de uitnodiging naartoe te sturen. Alleen oor LotusLie Notes: beheerders kunnen opgeen welke sjabloon en unieke naam moeten worden gebruikt. Dit zijn facultatiee opties die, als ze niet worden opgegeen, LotusLie Notes probeert te definiëren. U kunt eentueel ook extra geheugen oor een gebruiker opgeen of een an de extra opties uit Notes Extras kiezen, zoals Traeler oor LotusLie Notes of archiering. Geïntegreerde toepassingen Selecteer welke eerder geactieerde toepassingen an derden beschikbaar moeten zijn oor de gebruiker. Voordat een geïntegreerde toepassing als optie in een gebruikersaccount wordt afgebeeld, moet die toepassing ia Geïntegreerde toepassingen zijn geactieerd. Account-ID Geef het adres op dat het ID wordt waarmee de gebruiker zich aanmeldt en dat in kleine letters wordt opgeslagen. Het adres bestaat uit maximaal 64 tekens, exclusief de domeinnaam. Het adres moet beginnen met een letter, cijfer of liggend streepje, 10 LotusLie beheren

15 maar kan ook een punt of een koppelteken beatten. Twee opeenolgende punten zijn niet toegestaan en de reeks mag ook niet op een punt eindigen. Gebruikers met samenwerkingsserices krijgen per een uitnodiging op het adres dat is opgegeen in Account-ID. Gebruikers met mailabonnementen die zijn gemaakt met een beginwachtwoord, krijgen geen toegezonden. In plaats daaran moeten gebruikers an LotusLie Notes en LotusLie inotes zich aanmelden met het beginwachtwoord dat de beheerder heeft gemaakt en gewijzigd toen dat werd geraagd. Voor gebruikers an LotusLie inotes kan een alternatief adres, extern an LotusLie, worden opgegeen. Het account is actief zodra het gebruikersaccount is gemaakt. Het abonnement gaat pas in als de gebruiker zich aanmeldt. Nadat een gebruikersaccount is gemaakt, ontangt de gebruiker standaard per een uitnodiging met een link naar een pagina om zijn of haar account te registreren. De gebruiker moet dan op de link klikken en de registratie oltooien door gegeens oer hun land, tijdzone en meldingsopties in te oeren. Hij of zij wordt ook geraagd een wachtwoord te maken. Zodra de registratie is erzonden, kan de nieuwe gebruiker aanmelden en gaan werken met LotusLie. Als uw organisatie erificatie oor klanten heeft uitgeschakeld, ontangen nieuwe gebruikers geen uitnodigingsmails. Beheerders kunnen uitnodigingen oor aangehouden accounts opnieuw erzenden door te klikken op het pijltje naast de gebruikersnaam en Uitnodiging opnieuw erzenden selecteren. Is de uitnodigingsmail erallen, dan kunnen beheerders klikken op Meer acties > Alle erallen uitnodigingen opnieuw erzenden om de erallen uitnodigingen opnieuw te erzenden. Zodra een gebruiker is toegeoegd, heeft de uitnodiging de aangehouden status. Aangehouden uitnodigingen zijn uitnodigingen die nog niet zijn gebruikt oor registratie bij LotusLie en die nog niet zijn erallen. Een aangehouden uitnodiging erloopt na ongeeer 28 dagen. Is een aangehouden uitnodiging eenmaal erallen dan kan deze niet worden gebruikt oor registratie bij LotusLie totdat deze opnieuw wordt erzonden door de beheerder of de assistent-beheerder. Verwante taken Rollen op pagina 19 Hier indt u de rollen die oor gebruikersaccounts beschikbaar zijn. Als u de erschillende rollen gebruikt, kunt u de juiste rollen oor uw gebruikers selecteren. Proefperioden oor serices en toepassingen toeoegen Een beheerder kan oor een gebruikersaccount geïntegreerde toepassingen en gratis proefabonnementen inschakelen. Mogelijk zijn geïntegreerde toepassingen en serices met proefperioden niet beschikbaar oor uw organisatie. Een gebruiker heeft pas toegang tot een proefabonnement of geïntegreerde toepassing als een beheerder het desbetreffende item oor hem of haar toegankelijk heeft gemaakt door het op de juiste Gebruikersaccount in te schakelen. 1. Klik op Beheer. Hoofdstuk 4. Gebruikersaccounts definiëren 11

16 Wachtwoordereisten 2. Klik op Abonnementen > Proefperiode toeoegen om de abonnementen die u oor uw gebruikers toegankelijk wilt maken, te selecteren. 3. Klik op Geïntegreerde toepassingen om te zien welke toepassingen an derden worden ondersteund en klik op Inschakelen om deze toegankelijk te maken oor uw gebruikers. Geïntegreerde toepassingen zijn standaard uitgeschakeld. Door Inschakelen te selecteren kunnen beheerders kiezen om een geïntegreerde toepassing oor één gebruikersaccount of oor alle gebruikersaccounts in te schakelen. Door Inschakelen oor alle huidige gebruikers te selecteren in de beschrijing an de toepassing, wordt de toepassing ingeschakeld oor de organisatie en alle huidige gebruikers. Nadat u een proefabonnement hebt toegeoegd of een geïntegreerde toepassing hebt ingeschakeld, gaat u naar Gebruikersaccounts om deze toegankelijk te maken oor gebruikers. Om oor alle gebruikers proefabonnementen in te schakelen, klikt u op Wijzigen oor de juiste mail- of samenwerkingsserice en selecteert de nieuwe proefperiode. Om proefabonnementen oor meerdere gebruikers in te schakelen, neemt u contact op met uw contactpersoon bij IBM Klantenserice. Om oor elke gebruiker een geïntegreerde toepassing in te schakelen, selecteert u de juiste toepassing in de sectie Geïntegreerde toepassing. Elke keer dat er een geïntegreerde toepassing oor een gebruikersaccount wordt ingeschakeld, krijgt de gebruiker daaran bericht. Het kan zijn dat er nog extra configuratie nodig is oordat de toepassing kan worden gebruikt. Raadpleeg oor meer informatie de documentatie bij de geïntegreerde toepassing. Elke gebruiker moet bij de eerste aanmelding een nieuw wachtwoord opgeen. Nieuwe gebruikers an LotusLie Notes of LotusLie inotes met accounts die zijn gemaakt met een tijdelijk wachtwoord, krijgen bij hun eerste aanmelding de raag om een nieuw wachtwoord te maken. Dit wachtwoord moet aan bepaalde eisen oor lengte en tekens oldoen. Alle wachtwoorden moeten aan de olgende regels oldoen: Het wachtwoord moet ten minste uit acht tekens bestaan. Het wachtwoord moet ten minste één niet-alfabetisch teken en ten minste ier alfabetische tekens beatten. Wachtwoorden mogen geen drie of meer dezelfde tekens achter elkaar hebben staan of een spatieteken beatten. Wachtwoorden mogen niet hetzelfde zijn als een an de acht laatst gebruikte wachtwoorden. Wachtwoorden mogen uw oor- of achternaam of uw adres beatten. LotusLie-gebruikers met een account dat is gemaakt op basis an een extern adres, zoals gebruikers met een abonnement op een samenwerkingsserice of gebruikers die een tweede extern adres in hun account hebben opgegeen, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten? om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Gebruikers an LotusLie Notes moeten, omdat hun accounts zijn gemaakt met een beginwachtwoord en zonder extern adres, hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie de accounts zijn gemaakt met een wachtwoordoptie, moeten ook hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een 12 LotusLie beheren

17 assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie het account is gemaakt met een extern alternatief adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten?. Gebruikers die zich aanmelden door te klikken op Aanmelding ia mijn organisatie, gebruiken een federatiee identiteit en kunnen hun wachtwoord alleen opnieuw instellen ia de procedure an hun organisatie. Beheerders kunnen in beeiligingsopties instellen dat wachtwoorden op een bepaald moment erallen. Dit kan ia Systeeminstellingen > Beeiliging. Als een gebruiker zich met een erallen wachtwoord aanmeldt, krijgt hij of zij de raag om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Om te oorkomen dat een wachtwoord opnieuw wordt gebruikt, kan alleen een gebruiker het wachtwoord binnen een periode an 24 uur opnieuw instellen. Daarnaast kunnen assistent-beheerders en beheerders op elk moment het wachtwoord an een gebruiker opnieuw instellen. Verwante taken Verallen an wachtwoord instellen op pagina 19 Standaard erallen wachtwoorden niet. Door een periode op te leggen waarna een wachtwoord eralt, zorgt u eroor dat wachtwoorden geregeld worden gewijzigd. Beheerders kunnen een tijdak opgeen oor het erallen an wachtwoorden oor alle gebruikers. Wachtwoorden opnieuw instellen en uitnodigingen opnieuw erzenden Reset wachtwoorden an gebruikers of stuur erlopen of aangehouden uitnodigingen opnieuw naar gebruikers die zich nog niet bij LotusLie hebben geregistreerd. Een assistent-beheerder kan wachtwoorden oor gebruikers die hun wachtwoord zijn ergeten opnieuw instellen. Assistent-beheerders kunnen ook wachtwoorden opnieuw instellen oor gebruikers die niet hun eigen wachtwoord opnieuw kunnen instellen omdat de minimale wachtwoordduur an 24 uur nog niet is erlopen. Assistent-beheerders kunnen ook uitnodigingen naar LotusLie opnieuw ersturen. Deze uitnodigingsmail beat een koppeling die gebruikers moeten gebruiken om hun registratie oor LotusLie te oltooien. Zodra de registratie is oltooid, kan een gebruiker zich aanmelden. Het wachtwoord an een gebruiker opnieuw instellen. 1. Klik op uw naam in de naigatiebalk. 2. Klik op Gebruikersaccounts beheren. 3. Selecteer het pijltje naast de gebruiker an wie het wachtwoord moet worden gewijzigd. U kunt ook op de naam an de gebruiker klikken. 4. Selecteer Wachtwoord opnieuw instellen. Geef aantwoord op de ragen om een nieuw wachtwoord in te stellen. 5. Stel de gebruiker op de hoogte an de wachtwoordwijziging. De gebruiker krijgt niet automatisch een melding dat zijn of haar wachtwoord is gewijzigd. Zorg dat de gebruiker op de hoogte is an de wachtwoordwijziging en dat hij of zij zo nodig het nieuwe wachtwoord krijgt. Verlopen uitnodigingen opnieuw erzenden. 1. Klik op uw naam in de naigatiebalk. 2. Klik op Gebruikersaccounts beheren om Gebruikersaccounts te openen. 3. Klik op Alle erlopen uitnodigingen opnieuw erzenden om alle erlopen uitnodingen opnieuw te erzenden. U kunt een erlopen of aangehouden Hoofdstuk 4. Gebruikersaccounts definiëren 13

18 14 LotusLie beheren uitnodiging ook opnieuw erzenden aan een afzonderlijke gebruiker door te klikken op de naam an die gebruiker of door te klikken op het pijltje naast die naam.

19 Hoofdstuk 5. Gebruikers beheren Beheerders kunnen een gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen door te klikken op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker. Beheerders kunnen ook gebruikersaccounts beheren door aangehouden uitnodigingen opnieuw te erzenden of door gebruikersrapporten te bekijken. De uitnodigingsmail opnieuw erzenden Een beheerder of een assistent-beheerder kan erallen uitnodigingsmails opnieuw erzenden naar alle aangehouden gebruikersaccounts of naar afzonderlijke gebruikersaccounts. Deze uitnodigingsmails beatten een koppeling die gebruikers moeten gebruiken om hun registratie oor LotusLie te oltooien. Zodra de registratie is oltooid, kan een gebruiker zich aanmelden. Aangehouden uitnodigingen zijn uitnodigingen die nog niet zijn gebruikt oor registratie bij LotusLie en die nog niet zijn erallen. Een aangehouden uitnodiging erloopt na ongeeer 28 dagen. Is een aangehouden uitnodiging eenmaal erallen dan kan deze niet worden gebruikt oor registratie bij LotusLie totdat deze opnieuw wordt erzonden door de beheerder of de assistent-beheerder. Alleen beheerders hebben toegang tot Beheer. Assistent-beheerders stellen wachtwoorden opnieuw in door op hun naam te klikken in de naigatiebalk en Gebruikersaccounts beheren te selecteren. Assistent-beheerders kunnen meer informatie bekijken oer het opnieuw instellen an wachtwoorden door op hun naam te klikken in de naigatiebalk en Help assistent-beheerder te selecteren. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Verzend de uitnodigingsmail opnieuw. U kunt eentueel de inhoud an de uitnodigingsmail aanpassen. Klik op Meer acties > Alle erlopen uitnodigingen opnieuw erzenden om de uitnodigingsmail opnieuw aan alle aangehouden accounts te erzenden. Klik op het pijltje naast het desbetreffende aangehouden gebruikersaccount en selecteer Uitnodiging opnieuw erzenden om de uitnodigingsmail opnieuw aan een afzonderlijk gebruikersaccount te erzenden. Wijzigen, blokkeren en wissen an gebruikersaccounts Beheerders kunnen een gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen door te klikken op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Klik op het pijltje naast het gebruikersaccount dat u wilt wijzigen. Nu kunt u het gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen. Bij het wissen an een gebruikersaccount kunt u de bestanden die bij dat account horen naar een ander account oerheelen door in het eld Toewijzen aan het adres op te geen an de gebruiker die de bestanden moet krijgen. Deze wijzigingen gaan pas in op het moment dat de gewiste gebruiker zich afmeldt. 15

20 Aanmeldwachtwoorden opnieuw instellen Een gebruiker kan zijn eigen wachtwoord binnen een periode an 24 uur opnieuw instellen. Een beheerder of assistent-beheerder kan op elk gewenst moment wachtwoorden oor iedere gebruiker opnieuw instellen. LotusLie-gebruikers met een account dat is gemaakt op basis an een extern adres, zoals gebruikers met een abonnement op een samenwerkingsserice of gebruikers die een tweede extern adres in hun account hebben opgegeen, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten? om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Gebruikers an LotusLie Notes moeten, omdat hun accounts zijn gemaakt met een beginwachtwoord en zonder extern adres, hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie de accounts zijn gemaakt met een wachtwoordoptie, moeten ook hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie het account is gemaakt met een extern alternatief adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten?. Gebruikers die zich aanmelden door te klikken op Aanmelding ia mijn organisatie, gebruiken een federatiee identiteit en kunnen hun wachtwoord alleen opnieuw instellen ia de procedure an hun organisatie. Voer de olgende stappen uit om het wachtwoord an een gebruiker opnieuw in te stellen: 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Selecteer het pijltje naast de gebruiker an wie het wachtwoord moet worden gewijzigd. 4. Selecteer Wachtwoord opnieuw instellen en geef een nieuw wachtwoord op. Dit is een tijdelijk wachtwoord dat de gebruiker de olgende keer dat hij of zij aanmeldt opgeeft. Op dat moment wordt de gebruiker geraagd een nieuw wachtwoord op te geen. Een nieuw wachtwoord instellen oor een gebruiker met een mailabonnement kan ook door aanpassing an het account an die gebruiker. Klik op de gewenste gebruikersnaam in Gebruikersaccounts en geef een nieuw wachtwoord op in de sectie Abonnementen > Mail. 5. Stel de gebruiker op de hoogte an de wachtwoordwijziging. De gebruiker krijgt niet automatisch een melding dat zijn of haar wachtwoord is gewijzigd. Zorg dat de gebruiker op de hoogte is an de wachtwoordwijziging en dat hij of zij zo nodig het nieuwe wachtwoord krijgt. Beheerders kunnen in beeiligingsopties instellen dat wachtwoorden op een bepaald moment erallen. Dit kan ia Systeeminstellingen > Beeiliging. Als een gebruiker zich met een erallen wachtwoord aanmeldt, krijgt hij of zij de raag om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Personen uit het adresboek an de organisatie erbergen 16 LotusLie beheren Standaard worden gebruikers aan het adresboek an de organisatie toegeoegd zodra hun account actief wordt. Beheerders kunnen aangeen dat een gebruiker niet mag worden afgebeeld in de sectie Personen an het adresboek an de organisatie. 1. Klik op Personen en selecteer uw organisatie in de lijst. U komt hier ook door te klikken op Adresboek beheren op de organisatiepagina. 2. Selecteer de namen an de gebruikers die erborgen moeten worden.

21 3. Klik op Verbergen op Bedrijfspagina. Om een erborgen gebruiker op de bedrijfspagina af te beelden, selecteert u die gebruiker en klikt op Afbeelden op Organisatiepagina.. Problemen met aanmelden oplossen Oplossingen oor eeloorkomende problemen tijdens de eerste aanmelding of bij het opnieuw instellen an een wachtwoord. Tabel 1. Problemen met aanmelden oplossen Probleem De gebruiker ontangt niet de registratiebeestiging nadat het nieuwe account oor een serice is gemaakt. Gebruiker krijgt de melding "Ongeldig token" als hij of zij de registratie probeert te beestigen ia de link in de beestigingsmail. De gebruiker wil haar wachtwoord opnieuw instellen op het aanmeldscherm, maar krijgt geen met aanullende gegeens om dat ook te kunnen doen. Mogelijke oplossingen Controleer of het adres dat is opgegeen in Gebruikersaccounts > Account-ID juist is. Controleer of de beestigingsmail niet in het SPAM-filter an de client terecht is gekomen. Als u signup@lotuslie.com toeoegt aan de lijst contactpersonen, oorkomt u in de meeste geallen dat er onjuist op SPAM wordt gefilterd. Neem contact op met Klantenserice op support@lotuslie.com. Probeer de URL in zijn geheel te kopiëren uit de beestigingsmail en te plakken in een nieuwe webbrowser. De token is 28 dagen geldig, dus als de gebruiker de uitnodiging niet binnen die tijd accepteert, moet u contact opnemen met Klantenserice op support@lotuslie.com. Controleer of het opnieuw ingestelde wachtwoord zich niet in het SPAM-filter an de client an de gebruiker beindt. Als de nog steeds niet is bezorgd, neemt u contact op met Klantenserice op support@lotuslie.com. Hoofdstuk 5. Gebruikers beheren 17

22 18 LotusLie beheren

23 Hoofdstuk 6. Organisatieaccounts configureren Rollen Het IP-adresbereik beperken Configuratie an beeiligingsinstellingen oor wachtwoorden en an IP-adresbereiken. Beperking an de mogelijkheden oor gemeenschappelijk bestandsgebruik. En weergae an een historie an gedownloade bestanden. Hier indt u de rollen die oor gebruikersaccounts beschikbaar zijn. Als u de erschillende rollen gebruikt, kunt u de juiste rollen oor uw gebruikers selecteren. Iemand met de rol Gebruiker kan een organisatiepagina bekijken en bestanden toeoegen en heeft toegang tot de eigen persoonlijke instellingen. Gebruikers met die rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Een Assistent-beheerder heeft de beoegdheid om wachtwoorden opnieuw in te stellen oor gebruikers met mail- of samenwerkingsabonnementen. Zij kunnen ook uitnodigingen opnieuw erzenden aan aangehouden gebruikers. Een assistent oor gebruikers kan geen abonnement nemen op een serice behale als aan hem of haar ook de rol an gebruiker is toegewezen. Een gebruiker moet niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder hebben geselecteerd. Een Beheerder heeft de beoegdheid om alle organisatie-instellingen te wijzigen, zoals contactgegeens, systeeminstellingen zoals beeiligingsopties, regels oor bestandsdeling en organisatiethema. Daarnaast kunnen beheerders gebruikers toeoegen of erwijderen, gebruikersrollen beheren, aan andere gebruikers rechten oor beheerder of assistent-beheerder toewijzen, geïntegreerde toepassingen inschakelen oor gebruikers en abonnementen op serices beheren. Beheerders kunnen wachtwoorden opnieuw instellen oor gebruikers met mailabonnementen, maar niet oor gebruikers met samenwerkingsabonnementen. Beheerders kunnen geen abonnement nemen op een serice behale als aan hen ook de rol an gebruiker is toegewezen. Voor een gebruiker moet niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder worden geselecteerd. Om eroor te zorgen dat gebruikers aanmelden anaf een goedgekeurde netwerkerbinding, kunnen beheerders een goedgekeurd bereik an IP-adressen definiëren. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Beeiliging. 3. Klik op Bereik toeoegen om het begin- en eind-ip-adres toe te oegen. Verallen an wachtwoord instellen Standaard erallen wachtwoorden niet. Door een periode op te leggen waarna een wachtwoord eralt, zorgt u eroor dat wachtwoorden geregeld worden gewijzigd. Beheerders kunnen een tijdak opgeen oor het erallen an wachtwoorden oor alle gebruikers. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Beeiliging. 19

24 3. Klik op Instellingen wijzigen in de sectie Wachtwoordinstellingen. Selecteer het aantal dagen oordat een wachtwoord eralt, geef aan hoe een wachtwoord opnieuw kan worden ingesteld en oorzie uw gebruikers an ondersteuning oor het opnieuw instellen an wachtwoorden. Verwante taken Wachtwoordereisten op pagina 12 Elke gebruiker moet bij de eerste aanmelding een nieuw wachtwoord opgeen. Nieuwe gebruikers an LotusLie Notes of LotusLie inotes met accounts die zijn gemaakt met een tijdelijk wachtwoord, krijgen bij hun eerste aanmelding de raag om een nieuw wachtwoord te maken. Dit wachtwoord moet aan bepaalde eisen oor lengte en tekens oldoen. Gemeenschappelijk gebruik an rij toegankelijke bestanden uitschakelen Standaard is het delen an bestanden met gebruikers an buiten de organisatieingeschakeld. Beheerders kunnen gemeenschappelijk gebruik an rij toegankelijke bestanden uitschakelen om te oorkomen dat personen die geen deel uitmaken an de organisatie uw organisatiebestanden kunnen openen of downloaden. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Bestandsdeling. 3. Selecteer uitschakeling an rij toegankelijke bestandsdeling. Is deze optie geselecteerd, dan is het delen an rij toegankelijke bestanden oor alle gebruikers uitgeschakeld. Alle rij toegankelijke bestanden die gemeenschappelijk gebruikt waren zijn niet langer beschikbaar. Beschikbare abonnementen bekijken Beheerders kunnen zien hoeeel samenwerkings- en mailabonnementen er beschikbaar zijn oor toewijzing aan gebruikers. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. De beschikbare abonnementen staan op deze pagina afgebeeld. Gebruikers toestaan om opgenomen te worden in het adresboek an LotusLie Standaard worden leden binnen uw organisatie niet opgenomen in het adresboek an LotusLie. Dit betekent dat deze gebruikers niet zichtbaar zijn oor andere LotusLie-gebruikers buiten uw organisatie. Beheerders kunnen eroor kiezen om alle gebruikers openbaar te maken in het adresboek of om gebruikers zelf te laten kiezen of zij in het openbare adresboek willen worden opgenomen. Iemand die niet in het LotusLie-adresboek is opgenomen, wordt niet geonden als iemand buiten de organisatie daarin zoekt. Iemand die wel in het LotusLie-adresboek is opgenomen, kan wel worden geonden door externe gebruikers en aan hun netwerk worden toegeoegd. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Systeeminstellingen > LotusLie-directoryopties. 3. Klik op Wijzigen in de sectie Organisatiebeleid oor LotusLie Directory Search. 20 LotusLie beheren

25 4. Selecteer de juiste priacy-instelling. Keuze gebruiker: Selecteer deze optie om gebruikers de keuze te geen of zij wel of niet in het LotusLie-adresboek willen worden opgenomen. Hierdoor zijn zij indbaar oor gebruikers buiten de organisatie. Alle gebruikers besloten: Dit is de standaardoptie. Hiermee worden uw gebruikers niet door gebruikers buiten de eigen organisatie geonden. Alles persoonlijk, met uitzonderingen: Met deze optie kunt u aangeen welke gebruikers in het LotusLie-adresboek worden opgenomen. Alleen die gebruikers die u opneemt onder Uitzonderingen zijn zichtbaar oor gebruikers buiten uw organisatie. Elke gebruiker die niet oorkomt onder Uitzonderingen wordt geacht een persoonlijke gebruiker te zijn en wordt niet opgenomen in het LotusLie-adresboek. Wanneer u deze optie selecteert, wordt er een lijst an uitzonderingen gemaakt. Deze lijst beat de namen an de gebruikers die u selecteert om openbaar te maken wanneer u de namen an de gebruikers toeoegt aan Uitzonderingen. Dit eld geeft niet de huidige lijst an uitzonderingen weer. Het geeft alleen de gebruikers weer die u toeoegt aan de reeds bestaande lijst an uitzonderingen. Als u de bestaande gebruikers wilt oerschrijen die als uitzondering worden ermeld, selecteert u Bestaande gebruikers oerschrijen die reeds als uitzondering zijn gemarkeerd. Voeg erolgens elke gebruiker waaran u een openbare gebruiker wilt maken toe onder Uitzonderingen. Deze lijst erangt elke huidige lijst an uitzonderingen. Hoofdstuk 6. Organisatieaccounts configureren 21

26 22 LotusLie beheren

27 Hoofdstuk 7. LotusLie inotes beheren Ondersteunde protocollen Nadat de contactpersoon an LotusLie inotes Klantenserice uw account heeft gemaakt of nadat u een proefperiode hebt gestart, oert u de domeinnaam an uw organisatie in en erifieert deze. Verolgens configureert u de instellingen en beheert de s en contactpersonen. LotusLie inotes ondersteunt de meeste gangbare standaardinternetprotocollen oor het ophalen an . Protocollen Hier olgt een lijst met protocollen die kunnen worden gebruikt met LotusLie inotes: POP3 IMAP Geerifieerd SMTP IMAP IDLE Wanneer het domein geregistreerd is, kan de domeinnaamserer an de serice-interface IMAP, POP en SMTP niet meer worden gewijzigd. Poorten Naargelang de omgeing moet u misschien de olgende netwerkpoorten op de firewall openen. Als u bijoorbeeld alleen Webmail gebruikt, moet u wel de HTTP-poort openen, maar hoeft u geen andere poorten te openen. De s geeft de poort oor het eilige SSL-erkeer aan. HTTP: 80 HTTPs: 443 POP3: 110 POP3s: 995 (-pop.mail.lotuslie.com) IMAP4: 143 IMAPs: 993 (-imap.mail.lotuslie.com) SMTP: 587 SMTPs: 465 (-smtp.mail.lotuslie.com) Voor erbinding an IMAP-, POP- en SMTP-erbindingen met LotusLie inotes, opent u het olgende IP-adres op de firewall: /24 Bij het instellen an LotusLie inotes moet de klant het MX-record in bezit en ingesteld hebben. Het MX-record is een an de ele DNS-gegeens die een organisatie moet instellen. Om het MX-record te kunnen instellen, moet de klant technische controle hebben oer de DNS-instellingen oor het domein. 23

28 Accountbeeiliging Verwante informatie Uitgaande mail routeren IMAP- en POP-toegang configureren In LotusLie inotes worden accounts geerifieerd met een adres en een wachtwoord. Alle gebruikers hebben dezelfde standaard beoegdheid. Accounts kunnen alleen door een beheerder worden gemaakt. Als u meerdere LotusLie-serices hebt (bijoorbeeld: LotusLie Engage, LotusLie Meetings en LotusLie inotes), maar u wilt eerst naar uw berichten oordat u de andere LotusLie-componenten opent, dan kunt u zich aanmelden op mail.lotuslie.com. Na aanmelding op mail.lotuslie.com kunt u uw LotusLie inotes-account gebruiken. U kunt ook naar andere LotusLie-componenten naigeren, maar het account wordt het eerst afgebeeld. LotusLie inotes wordt geleerd met de olgende beeiligingscertificering: ITCS104 IT-beeiliging oor door IBM beheerde systemen ITCS329 Beeiliging oor uitbestede bedrijfsserices FIN151 Systeembesturing oor toepassingen en controleerbaarheid CIO122 IBM Worldwide-recordbeheer CP130 IBM gegeensbeschermingsbeleid met gedocumenteerd priacyplan LEG116 Classificatie en besturing an IBM-gegeens LEG117 Verwerking an online erzamelde persoonlijke gegeens USRP US Reguleringsprocedures oor export De IBM-infrastructuur en serersystemen gebruiken het interne beeiligingsbeleid an IBM en de IBM-standaarden en -processen om eroor te zorgen dat de systemen op een eilige en flexibele manier zijn geconfigureerd en worden beheerd. Beeiligingsstandaarden zijn in oereenstemming met aanbeolen procedures en met de ISO normen. LotusLie-serices worden gehost in IBM-computercentra met een fysieke infrastructuur die is toegerust om uw systemen en gegeens te beschermen. Alle clienterbindingen zijn ersleuteld met Secure Sockets Layer (SSL). De beeiliging oldoet aan alle internationale, nationale en lokale wettelijke en gereguleerde eisen. Beheerders kunnen uitgaande mail routeren ia een externe SMTP-serer. Hieronder olgen enkele redenen om uitgaande mail opnieuw te routeren ia een externe SMTP-serer: Integratie met geschikte archiefoplossingen Doorlichtingsberichten ia een beeiligingssysteem tegen gegeenserlies Routeringereisten oor complexe bedrijfsmail Gebruik de SMTP-routering oor besturing an het uitgaande erkeer door een serernaam te definiëren oor LotusLie inotes. Via deze serernaam kan LotusLie inotes uitgaande mail routeren die afkomstig is an gebruikers binnen de organisatie. Routering kan plaatsinden op domein- of op gebruikersnieau. Om deze optie te implementeren, hebt u de olgende gegeens nodig: 24 LotusLie beheren

29 De hostnaam of het IP-adres an de uitgaande SMTP-serer Verifiëren dat de serer goed is geconfigureerd. Zorg er bijoorbeeld oor dat berichten die worden erzonden anaf de uitgaande MTA (mail transfer agent) an inotes door deze host worden geaccepteerd oor maildoorzending. Nadat u deze gegeens hebt, kunt u de gateway oor uitgaande mail configureren oor alle gebruikers of oor afzonderlijke gebruikers: 1. Klik op Beheer. 2. Klik op inotes. 3. Klik op Gateway oor uitgaande mail om een gateway oor alle gebruikers te configureren of te wijzigen. Geef het adres an de mailgateway op in Uitgaande gateway. Wilt u de gateway oor alle gebruikers erwijderen, dan erwijdert u het adres uit Uitgaande gateway. 4. Ga als olgt te werk om een gateway te configureren of om het adres an de bestaande gateway oor afzonderlijke gebruikers te wijzigen: a. Klik op Mailaccountbeheer. b. Selecteer een gebruikers-id in de lijst. c. Klik op het pictogram Uitgaande gateway in de kolom Actie. d. Geef het adres op an de uitgaande gateway-serer. e. Klik op Opslaan. 5. Ga als olgt te werk om de gateway oor een afzonderlijke gebruiker te erwijderen: a. Klik op Mailaccountbeheer. b. Selecteer een gebruikers-id in de lijst. c. Klik op het pictogram Uitgaande gateway in de kolom Actie. d. Wis het adres an de uitgaande gateway-serer. e. Klik op Opslaan. Domeinen toeoegen aan een goedgekeurde lijst Gebruikers kunnen bepaalde adressen of domeinen blokkeren. Aan de hand an een goedgekeurde lijst kunnen beheerders oor de hele organisatie aangeen an welke hosts de berichten altijd door de serer worden geaccepteerd. 1. Klik op Beheer. 2. Klik op inotes. 3. Klik op Goedgekeurde lijst. 4. Geef de domeinnaam of het IP-adres op oor de goedgekeurde host. Opmerking: Om er zeker an te zijn dat IP-adressen door LotusLie inotes worden herkend, raadpleegt u de olgende lijst parameters. Zorg eroor dat het IP-adres rij routeerbaar is. Geresereerde en besloten netwerk-ip-adressen worden niet door LotusLie Notes erkend. Geef een IP-adres op in de olgende indeling: x.x.x.x waarin x een waarde tussen 0 en 255 is. Een elektronische handtekening toeoegen Beheerders kunnen een standaardhandtekening of -tagregel toeoegen aan uitgaande s an alle gebruikers binnen de organisatie. Gebruikers kunnen geen s erzenden zonder die tagregel. Hoofdstuk 7. LotusLie inotes beheren 25