LotusLive. LotusLive Handleiding voor de beheerder

Transcriptie

1 LotusLie LotusLie Handleiding oor de beheerder

2

3 LotusLie LotusLie Handleiding oor de beheerder

4 Opmerking Lees eerst Kennisgeingen op pagina 87. Deze uitgae heeft betrekking op LotusLie(tm) en op alle olgende releases en modificaties hieran, tenzij anders ermeld in een olgende uitgae. Controleer of de uitgae die u gebruikt, oereenkomt met de ersie an het programma. De informatie in deze publicatie is onderheig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaen an deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanragen an publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leerancier of IBM Nederland B.V. Copyright IBM Nederland B.V. 2010, Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 LotusLie beheren LotusLie integreert sociale netwerken en online samenwerking in een pakket programma's die op het web beschikbaar zijn. Medewerkers an IBM Klantenserice kunnen u an dienst zijn om de mail- en samenwerkingsserices te kiezen die het meest geschikt zijn oor uw bedrijf. Onder mailserices allen LotusLie Notes en LotusLie inotes. Onder samenwerkingsserices allen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings en LotusLie Eents. Kijk oor het aantal abonnementen dat oor elke serice benodigd is naar het aantal gebruikers dat u hebt. Betrek bij uw besluit welke serices u nodig hebt ook bestaande berichtenserices, eentuele problemen met netwerk of beeiliging, de gegeensbronnen die u gebruikt en uw behoefte aan geïntegreerde toepassingen. Ga oor meer informatie oer de erschillende aangeboden serices naar LotusLie en klik op Serices. Verwante informatie: Systeemereisten oor LotusLie Aan de slag met LotusLie Engage en LotusLie Connections Bekijk de systeemereisten oor het gebruik an LotusLie. Systeemereisten oor LotusLie Engage en LotusLie Connections Systeemereisten oor LotusLie Meetings en LotusLie Eents Systeemereisten oor LotusLie inotes Systeemereisten oor LotusLie Notes LotusLie aanpassen oor uw organisatie Beheerders kunnen de ormgeing en werking an LotusLie aanpassen: een organisatiepagina ontwerpen, een standaardkleurenschema instellen, elden toeoegen aan gebruikersprofielen en persoonlijke instellingen wijzigen. Uw organisatiepagina ontwerpen Een rij toegankelijke pagina maken die weergeeft waar uw organisatie oor staat. U kunt contactgegeens, bestanden en een korte beschrijing opnemen. Deze functie is beschikbaar oor LotusLie Engage en LotusLie Connections. Om deze instellingen te wijzigen moet u met een beheerdersaccount zijn aangemeld. 1. Klik op de naam an uw organisatie op de naigatiebalk om naar de organisatiepagina te gaan. 2. Klik op Gegeens wijzigen. a. Voeg algemene gegeens oer uw organisatie toe of wijzig deze. U kunt bijoorbeeld denken aan een koptekst die onder de naam an uw organisatie wordt afgebeeld, een korte beschrijing an uw organisatie, contactgegeens en een erwijzing naar de website an uw organisatie. Copyright IBM Corp. 2010,

6 b. Klik op Wijzigen om de standaardafbeelding te erangen door een eigen geüploade afbeelding. 3. Klik op Organisatiethema aanpassen om de ormgeing en werking an LotusLie oor uw organisatie te wijzigen. Selecteer Wijzigen oor de items die u wilt wijzigen. Wijzig het kleurenschema door het schema an een standaardthema te kiezen. U kunt ook de optie kleurenpalet kiezen om kleuren oor aparte elementen op te geen. Daarnaast kunt u een organisatielogo toeoegen oor de naigatiebalk of een afbeelding erbergen. Deze wijzigingen hebben betrekking op de ormgeing en werking an LotusLie oor al uw gebruikers. Verwante taken: Uw logo toeoegen aan de naigatiebalk De site aanpassen door uw organisatielogo aan de naigatiebalk toe te oegen. Aanpassing an het logo op de naigatiebalk is niet an inloed op de afbeelding die wordt afgebeeld op de aanmeldingspagina. Uw merkidentiteit aanpassen op pagina 6 Als leerancier kunt u de informatie aanpassen die wordt afgebeeld wanneer uw klanten gebruikmaken an LotusLie. Rebranding an de schermen die uw klanten te zien krijgen, koppelt de site aan uw organisatie in plaats an aan LotusLie. Uw logo toeoegen aan de naigatiebalk De site aanpassen door uw organisatielogo aan de naigatiebalk toe te oegen. Aanpassing an het logo op de naigatiebalk is niet an inloed op de afbeelding die wordt afgebeeld op de aanmeldingspagina. Door een eigen logo toe te oegen aan de naigatiebalk kunt u de organisatie koppelen aan uw merkidentiteit. Het logo kan worden aangepast door wijziging an het thema oor de organisatie. U wijzigt het logo ia de Organisatieinstellingn of door aanpassing an de organisatiepagina. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Thema. 3. Klik op Wijzigen in de sectie Logo en upload het nieuwe logo. 4. Zorg eroor dat het logo niet erborgen wordt door Logo afbeelden in te stellen op Afbeelden. Verwante taken: Uw organisatiepagina ontwerpen op pagina 1 Een rij toegankelijke pagina maken die weergeeft waar uw organisatie oor staat. U kunt contactgegeens, bestanden en een korte beschrijing opnemen. Gebruikersprofiel bijwerken Voeg eigen elden toe aan het gebruikersprofiel zodat gegeens releant blijen oor uw organisatie. Standaard beat een gebruikersprofiel alleen naam- en adreselden. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Profielen aanpassen. 3. Klik op Toeoegen. Geef een naam op oor het eld en kies een priacy-instelling. De priacy- instelling bepaalt oor wie het eld in de gebruikersprofielen zichtbaar is. Openbaar zichtbaar: iedereen die het profiel an de gebruiker kan zien, kan dit aangepaste eld zien. 2 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

7 LotusLie users: alleen geregistreerde LotusLie-gebruikers kunnen dit aangepaste eld zien. Gebruikers zelfde organisatie: alleen leden an de organisatie an de gebruiker kunnen dit aangepaste eld zien. Contactpersonen netwerk: alleen leden an de organisatie an de gebruiker en de contactpersonen in het netwerk an de gebruiker kunnen dit aangepaste eld zien. De aangepaste elden worden als optionele elden aan uw gebruikersprofielen toegeoegd. Persoonlijke gegeens instellen Hier kunt u uw persoonlijke instellingen bijwerken, zoals uw naam, toegangsnieau, wachtwoord en locale. Alleen de opties waarbij u Wijzigen ziet staan, kunnen worden gewijzigd. 1. Klik op uw naam in de naigatiebalk. 2. Klik op Mijn accountinstellingen. 3. Klik op Wijzigen om uw naam, wachtwoord, oorkeurstaal of tijdzone bij te werken. Mededelingen oor de organisatie maken Verzend berichten aan uw gebruikers met informatie waarop u hen wilt attenderen. Mededelingen worden afgebeeld in Mijn dashboard oor alle gebruikers in uw organisatie. Dit type mededelingen erschilt an systeemmededelingen, die worden erzonden door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. U kunt op elk moment maximaal drie aankondigingen aan gebruikers afbeelden. U kunt maximaal acht aankondigingen maken en opslaan. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Vouw de sectie met uw organisatienaam uit en klik op Aankondigingen. 3. Klik op Aankondiging toeoegen en ul de gegeens an de aankondiging in. Titel: Geef de titel an uw aankondiging op. U kunt maximaal 128 enkelbyte tekens opgeen. Tekst an bericht: Voer de inhoud an uw aankondiging in. U kunt maximaal 1000 enkelbyte tekens opgeen. URL-adres: Dit is optioneel. Voer een webadres in oor de weergae an de aankondiging. URL-beschrijing: Dit is optioneel. Geef een beschrijing an het webadres in de aankondiging. Veraldatum: Dit is optioneel. Standaard erallen aankondigingen niet. Wilt u wel een eraldatum instellen, dan selecteert u Deze aankondiging eralt op de geselecteerde datum en geeft u een datum en tijd op. Tijd en datum worden ingesteld olgens uw lokale tijdzone. 4. Om een aankondiging op te slaan zonder deze te erzenden klikt u op Opslaan. Wilt u een aankondiging opslaan en naar alle gebruikers erzenden, dan klikt u op Opslaan en inschakelen. LotusLie beheren 3

8 Wilt u een aankondiging inschakelen nadat deze is opgeslagen, dan klikt u op het pijltje omlaag oor de juiste aankondiging en selecteert Inschakelen. Aankondigingen kunnen ook worden bewerkt, uitgeschakeld of uit dit menu worden erwijderd. Verwante taken: Gebruikers abonneren op systeemmededelingen Systeemmededelingen worden gemaakt door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Dit type berichten erschilt an de mededelingen die beheerders kunnen maken en erzenden aan alle gebruikers. Standaard worden systeemmededelingen afgebeeld nadat een gebruiker zich heeft aangemeld. Boendien kunnen beheerders aangeen dat systeemmededelingen moeten worden doorgestuurd aan accounts an afzonderlijke gebruikers. Gebruikers abonneren op systeemmededelingen Systeemmededelingen worden gemaakt door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Dit type berichten erschilt an de mededelingen die beheerders kunnen maken en erzenden aan alle gebruikers. Standaard worden systeemmededelingen afgebeeld nadat een gebruiker zich heeft aangemeld. Boendien kunnen beheerders aangeen dat systeemmededelingen moeten worden doorgestuurd aan accounts an afzonderlijke gebruikers. Door gebruikers te abonneren op LotusLie-systeemmededelingen als bericht, kunnen beheerders eroor zorgen dat de systeemmededelingen worden gezien, ook al is een gebruiker niet aangemeld bij LotusLie. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Klik op het pijltje naast de gebruiker die u wilt abonneren op systeemmededelingen. 4. Selecteer Abonneren op Mededelingen. Als u niet wilt dat er s worden gezonden aan een gebruiker die is geabonneerd op systeemmededelingen, klikt u op Beheer > Organisatie beheren > Gebruikersaccounts, klikt u op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker en selecteert u Abonnement op Mededelingen opzeggen. Verwante taken: Mededelingen oor de organisatie maken op pagina 3 Verzend berichten aan uw gebruikers met informatie waarop u hen wilt attenderen. Mededelingen worden afgebeeld in Mijn dashboard oor alle gebruikers in uw organisatie. Dit type mededelingen erschilt an systeemmededelingen, die worden erzonden door Support om informatie door te geen oer LotusLie, bijoorbeeld berichten oer komende onderhoudswerkzaamheden. Werken met interne toepassingen Geef uw interne toepassingen toegang tot LotusLie. Onder interne toepassingen wordt elke toepassing erstaan die door uw organisatie wordt gebruikt en die niet standaard op LotusLie beschikbaar is. Door interne toepassingen te registreren bij LotusLie maakt u deze beschikbaar oor de gebruikers binnen uw organisatie. Om te kunnen werken met LotusLie en uw interne toepassing, moet die toepassing eerst bij LotusLie worden geregistreerd. Gebruikers openen de 4 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

9 geregistreerde toepassing zoals ze altijd doen, maar de toepassing kan nu samenwerken met LotusLie. Zo kan een gebruiker een bestand posten in de toepassing, waarna dat bestand anuit LotusLie kan worden geopend. De registratie an toepassingen indt plaats ia het OAuth-protocol met sleutel-geheimparen. Zowel OAuth 1.0 als OAuth 2.0 wordt ondersteund. OAuth 2.0 beat nieuw functies, zoals de mogelijkheid om in te stellen hoelang een toepassing toegang heeft tot LotusLie. Wanneer de ingestelde toegangsduur oor een toepassing erstrijkt, wordt de gebruikers geraagd om de toepassing toegang te erlenen tot hun LotusLie-account. Met OAuth 1.0 is de toegangsduur oor een toepassing enkele uren. Met OAuth 2.0 kunt u kiezen om uw interne toepassing oor een periode tot maximaal 90 dagen toegang te erlenen. U kunt kiezen om de ondersteuning an OAuth 2.0 in te schakelen oor uw toepassing wanneer u deze registreert. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Interne toepassingen. 3. Klik op Toepassing registreren. Standaard is OAuth 1.0a ingeschakeld. Geef een naam en beschrijing oor de toepassing op zodra dit wordt geraagd. De naam en beschrijing oor de toepassing kunnen op elk moment worden gewijzigd door te klikken op het menu naast de toepassing en Eigenschappen wijzigen te selecteren. De naam an de toepassing mag niet langer zijn dan 50 tekens, en de beschrijing niet langer dan 1000 tekens. Selecteer OAuth-type als u OAuth 2.0 wilt inschakelen. Inschakeling an OAuth 2.0 geeft u de mogelijkheid een toegangsduur in te stellen en een callback-url op te geen. De waarde oor Verleende toegangsduur bepaalt wanneer de toegang an de interne toepassing tot LotusLie erstrijkt. De Callback-URL wordt door LotusLie gebruikt oor de erzending an ertrouwelijke gegeens naar uw serer. De erzending an deze gegeens ia het HTTPS-protocol erdient de oorkeur om te ermijden dat deze kan worden onderschept, maar zowel HTTP als HTTPS wordt ondersteund. De gebruiker gaat terug naar deze URL nadat hij of zij de toegang oor de toepassing heeft erleend of geweigerd. Tijdens de registratie krijgt de toepassing een sleutel een geheime code toegewezen. Geregistreerde toepassingen worden afgebeeld in de lijst Interne toepassingen. Na registratie an de toepassing moet het sleutel-geheimpaar mogelijk opnieuw worden ingesteld. Dit kan bijoorbeeld nodig zijn als u ermoedt dat de waarden niet meer eilig zijn. Om de sleutel en het geheim opnieuw in te stellen, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert Legitimatiegegeens opnieuw instellen. Zorg dat u de nieuwe legitimatiegegeens ook in de toepassing opneemt. Om het aan de toepassing toegewezen OAuth-paar an sleutel en geheim te bekijken, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert Legitimatiegegeens afbeelden. Om de toegang an uw toepassing tot LotusLie in te trekken, klikt u op het menu oor de desbetreffende toepassing en selecteert Wissen. LotusLie beheren 5

10 Uw merkidentiteit aanpassen Als leerancier kunt u de informatie aanpassen die wordt afgebeeld wanneer uw klanten gebruikmaken an LotusLie. Rebranding an de schermen die uw klanten te zien krijgen, koppelt de site aan uw organisatie in plaats an aan LotusLie. U kunt de informatie aanpassen die klanten te zien krijgen wanneer zij zich aanmelden bij hun organisatie, hun wachtwoorden opnieuw instellen of hun pagina Mijn dashboard bekijken. Deze wijzigingen maken uw merknaam zichtbaar oor uw klanten en zijn teens an inloed op uw eigen organisatie. U kunt de olgende merkinformatie aanpassen: Aanmeldingslogo Upload een afbeelding die wordt gebruikt oor het logo dat wordt afgebeeld op de aanmeldingspagina en op de pagina oor het opnieuw instellen an een wachtwoord. Het aanmeldingslogo is de afbeelding die de gebruiker ziet wanneer hij of zij zich aanmeldt bij een organisatie an uw klant. Gebruikers die zich aanmelden bij uw organisatie, kunnen deze afbeelding ook te zien krijgen. Dit logo wordt niet afgebeeld op de naigatiebalk. Als u een nieuwe afbeelding uploadt, wordt de oude erangen. Als u een kopie an de huidige afbeelding wilt bewaren, moet u deze downloaden oordat u de nieuwe uploadt. Ga naar Beheer > Organisatie beheren > Systeeminstellingen > Thema om het aanmeldingslogo te wijzigen. Informatie oer organisatie Pas de informatie aan die klanten te zien krijgen oer uw organisatie. De organisatienaam die u hier opgeeft, wordt afgebeeld op de pagina die uw klanten gebruiken om zich aan te melden bij hun organisatie. De organisatiegegeens die u hier opgeeft, worden ook afgebeeld in de s die u naar uw klanten zendt. Het bericht dat bijoorbeeld wordt erzonden wanneer een gebruiker aan uw organisatie wordt toegeoegd, beat uw organisatiegegeens in plaats an de standaard LotusLie-informatie. Ga naar Beheer > Organisatie beheren en klik op Merkidentiteit onder de naam an uw organisatie om uw organisatiegegeens bij te werken. De informatie in Merkidentiteit > Organisatiegegeens wijzigen heeft geen effect op de naam an de organisatie die wordt afgebeeld op de naigatiebalk. Als u de naam an de organisatie op de naigatiebalk en oeral elders oor de organisatie wilt wijzigen, klikt u op Beheer > Organisatie beheren > Accountinstellingen organisatie. Links Wijzig de links die in een organisatie an uw klant worden afgebeeld. Gebruik deze links om gebruikers die zijn aangemeld bij een organisatie an uw klant, naar uw ertrouwelijke informatie te leiden. Deze links worden afgebeeld onderaan Mijn dashboard. Ga naar Beheer > Organisatie beheren en klik op Merkidentiteit onder de naam an uw organisatie om uw organisatielinks bij te werken. Ondersteuningsinformatie Wijzig de links die in uw organisatie en in een organisatie an uw klant worden afgebeeld. Gebruik deze links om gebruikers die zijn aangemeld 6 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

11 bij een organisatie an uw klant, naar uw ondersteuningsinformatie te leiden. De Ondersteuning-URL wordt afgebeeld in het menu Help. De URL an adres oor ondersteuning wordt afgebeeld onderaan Mijn dashboard. Ga naar Beheer > Organisatie beheren en klik op Merkidentiteit onder de naam an uw organisatie om uw ondersteuningsgegeens bij te werken. Als een klant een adres oor ondersteuning oor diens organisatie opgeeft ia Beheer > Organisatie beheren > Systeeminstellingen > Beeiliging, dan erangt die URL de waarde die u hier opgeeft. Verwante taken: Uw organisatiepagina ontwerpen op pagina 1 Een rij toegankelijke pagina maken die weergeeft waar uw organisatie oor staat. U kunt contactgegeens, bestanden en een korte beschrijing opnemen. Gebruikersaccounts definiëren Voordat een gebruiker LotusLie kan openen, moet er een account oor de gebruiker zijn gemaakt. Alleen beheerders kunnen gebruikersaccounts toeoegen. Aan elk gebruikersaccount zijn een of meer rollen toegewezen om aan te geen wat een gebruiker mag zien en doen. Aan een gebruikersaccount kunnen erschillende rollen worden toegewezen. Iemand met de rol Gebruiker kan een organisatiepagina bekijken en bestanden toeoegen en heeft toegang tot de eigen persoonlijke instellingen. Gebruikers met die rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Een Toepassingsontwikkelaar heeft oldoende toegang oor de integratie an de interne toepassingen an de organisatie met LotusLie, maar heeft geen toegang tot andere beheerfuncties. Gebruikers met deze rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Geef een gebruiker deze rol wanneer u hem of haar toegang wilt geen tot Interne toepassingen oor de registratie an eigen toepassingen met behulp an OAuth. Een toepassingsontwikkelaar kan zich alleen abonneren op een serice als hij of zij de rol an gebruiker heeft. Een Assistent-beheerder heeft de beoegdheid om wachtwoorden opnieuw in te stellen oor gebruikers met mail- of samenwerkingsabonnementen. Zij kunnen ook uitnodigingen opnieuw erzenden aan aangehouden gebruikers. Een assistent-beheerder kan zich alleen abonneren op een serice als hij of zij ook de rol an gebruiker heeft. Selecteer niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder oor een en dezelfde gebruiker. Een Beheerder heeft de beoegdheid om alle organisatie-instellingen te wijzigen, zoals contactgegeens, systeeminstellingen zoals beeiligingsopties, regels oor bestandsdeling en organisatiethema. Daarnaast kunnen beheerders gebruikers toeoegen of erwijderen, gebruikersrollen beheren, aan andere gebruikers rechten oor beheerder of assistent-beheerder toewijzen, geïntegreerde toepassingen inschakelen oor gebruikers en abonnementen op serices beheren. Beheerders kunnen wachtwoorden opnieuw instellen oor gebruikers met mailabonnementen, maar niet oor gebruikers met samenwerkingsabonnementen. Beheerders kunnen zich alleen abonneren op een serice als aan hen ook de rol an gebruiker is toegewezen. Selecteer niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder oor een en dezelfde gebruiker. LotusLie beheren 7

12 Gebruikers toeoegen Om gebruikers toe te kunnen oegen hebt u beheerdersbeoegdheid nodig. Als u een groot aantal nieuwe gebruikers tegelijk wilt toeoegen, neemt u contact op met uw contactpersoon bij klantenserice. Voordat u gebruikers toeoegt, is het handig om te weten welke rollen u aan die gebruikers wilt toewijzen, tot welke abonnementen u hen toegang wilt geen en wat hun adressen zijn. Abonnementen op LotusLie worden ingedeeld in Samenwerkingsserices of Mailserices. Onder Samenwerkingsserices allen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings en LotusLie Eents. Onder Mailserices allen LotusLie inotes en LotusLie Notes. Naargelang de gekozen serices bij het maken an het eerste account, kan de manier erschillen waarop gebruikers an hun nieuwe account op de hoogte worden gesteld. Gebruikers met een samenwerkingsserice krijgen an de beheerder een adres dat hun Account-ID wordt. Die gebruikers krijgen op dat adres een uitnodigingsmail. Bij het instellen an een account oor gebruikers an LotusLie Notes moeten beheerders een tijdelijk wachtwoord opgeen waarmee de nieuwe gebruiker zich kan aanmelden. Beheerders moeten dit tijdelijk wachtwoord aan de nieuwe LotusLie Notes-gebruikers erstrekken. Bij het instellen an een account oor LotusLie inotes-gebruikers kunnen beheerders een tijdelijk aanmeldwachtwoord maken of aan het gebruikersaccount een alternatief adres koppelen, extern an LotusLie. Er kan een uitnodigingsmail naar het externe adres worden erzonden. Om een gebruiker toe te oegen, klikt u op Beheer > Organisatie beheren > Gebruikersaccounts > Gebruikersaccount toeoegen en geeft u oor elke sectie de benodigde informatie op. 1. Klik op Standaard oor de definitie an gebruikersgegeens, de toewijzing an rollen en het opgeen an eigen tekst oor de uitnodigings- . Nadat de rol Gebruiker is geselecteerd, kunt u deze gebruiker registreren oor een serice. Selecteer Assistent-beheerder als u een gebruiker de mogelijkheid wilt geen om wachtwoorden an anderen opnieuw in te stellen of om aangehouden of erallen uitnodigingen opnieuw te erzenden. Selecteer Beheerder als u deze gebruiker beheerdersmachtigingen wilt erlenen. Selecteer Toepassingsontwikkelaar oor gebruikers die interne toepassingen moeten registreren. 2. Gebruik de optie Abonnementen om de serices te selecteren waartoe een gebruiker toegang heeft, en om eentueel extra opslagruimte oor bestanden of toe te wijzen. Selecteer het abonnement dat u aan de gebruiker wilt toewijzen. Als uw organisatie extra opslagruimte heeft aangeschaft, kunt u een hoeeelheid opslagruimte toewijzen aan de gebruiker die u toeoegt. Bij Quota oor bestanden wijst u het maximumaantal gigabytes toe dat oor een gebruiker beschikbaar is oor het uploaden an bestanden. Bij Quota oor mail wijst u het maximumaantal gigabytes toe waaroer een gebruiker kan beschikken oor . Geef de extra opslagruimte op in gehele getallen, dus 1 of 2. Gebruik geen fractionele getallen of decimalen. Bij het maken an een gebruikersaccount oor mailserices kunnen beheerders extra opties opgeen. Eerste aanmeldoorkeuren: oor gebruikers an LotusLie Notes moeten beheerders een tijdelijk wachtwoord maken oor de eerste aanmelding. Voor 8 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

13 gebruikers an LotusLie inotes kunnen beheerders een wachtwoord maken oor de eerste aanmelding of een alternatief adres opgeen om de uitnodiging naartoe te sturen. Alleen LotusLie Notes: Beheerders kunnen de unieke naam opgeen die moet worden gebruikt. Dit zijn optionele elden die, als ze niet worden opgegeen, LotusLie Notes probeert te definiëren. 3. Voeg bij Geïntegreerde toepassingen geïntegreerde toepassingen an andere leeranciers oor een gebruikersaccount op. Een geïntegreerde toepassing wordt alleen als optie in een gebruikersaccount afgebeeld als deze is ingeschakeld ia Geïntegreerde externe toepassingen. 4. Geef bij Account-ID de accountgegeens an de gebruiker op. Het adres dat u hier opgeeft, wordt het ID waarmee de gebruiker zich kan aanmelden. Deze wordt in kleine letters opgeslagen. Het adres mag maximaal uit 64 tekens bestaan, exclusief de domeinnaam. Deze moet beginnen met een letter, cijfer of onderstrepingsteken, en kan ook een punt of afbreekstreepje beatten. Twee puntten achter elkaar of een punt op het eind zijn niet toegestaan. Voor gebruikers met samenwerkingsabonnementen wordt een uitnodigings- erzonden naar het adres dat is opgegeen bij Account-ID. Voor gebruikers an mailabonnementen die an een initieel wachtwoord zijn oorzien, wordt geen bericht erzonden. In plaats daaran melden gebruikers an LotusLie Notes en LotusLie inotes zich aan met het door de beheerder aangemaakte initiële wachtwoord, en worden zij geraagd wijzigen dit te wijzigen. Voor gebruikers an LotusLie inotes kan een alternatief adres, extern an LotusLie, worden opgegeen. Nadat een gebruiker is gedefinieerd, houdt het account de status In behandeling totdat de gebruiker zich aanmeldt of de registratie oltooit. Behale oor gebruikers waaroor een tijdelijk wachtwoord is ingesteld, ontangt de gebruiker nadat een gebruikersaccount is gemaakt, per een uitnodiging met een link naar een pagina om zijn of haar account te registreren. De gebruiker moet dan op de link klikken en de registratie oltooien door gegeens oer hun land, tijdzone en meldingsopties in te oeren. Hij of zij kan ook worden geraagd een wachtwoord in te stellen. Zodra de registratie is erzonden, kan de nieuwe gebruiker aanmelden en gaan werken met LotusLie. Als uw organisatie erificatie oor klanten heeft uitgeschakeld, ontangen nieuwe gebruikers geen uitnodigingsmails. Beheerders kunnen uitnodigingen oor aangehouden accounts opnieuw erzenden door te klikken op het pijltje naast de gebruikersnaam en Uitnodiging opnieuw erzenden te selecteren. Klik op Alle erlopen uitnodigingen opnieuw erzenden om alle erlopen uitnodigingen opnieuw te erzenden. Zodra een gebruiker is toegeoegd, heeft de uitnodiging de aangehouden status. Aangehouden uitnodigingen zijn uitnodigingen die nog niet zijn gebruikt oor registratie bij LotusLie en die nog niet zijn erallen. Zo'n aangehouden uitnodiging erloopt na ongeeer 28 dagen. Is een aangehouden uitnodiging eenmaal erallen, dan kan deze pas weer worden gebruikt oor registratie bij LotusLie nadat deze opnieuw is erzonden door de beheerder of de assistent-beheerder. LotusLie beheren 9

14 U kunt de status an een uitnodiging op elk moment controleren ia Gebruikersaccounts. Verwante taken: Rollen op pagina 15 Hier indt u de rollen die oor gebruikersaccounts beschikbaar zijn. Als u de erschillen tussen de beschikbare rollen kent, kunt u de juiste rollen oor uw gebruikers selecteren. Abonnementen beheren op pagina 17 Een beheerder kan gratis proefersies an abonnementen starten, nieuwe abonnementen aanschaffen en upgrades op bestaande proefabonnementen aanbrengen naar olledige abonnementen door deze aan te schaffen. Het kan zijn dat proefabonnementen niet beschikbaar zijn oor uw organisatie. Gebruikers beheren op pagina 12 Beheerders kunnen een gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen door te klikken op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker. Beheerders kunnen ook gebruikersaccounts beheren door aangehouden uitnodigingen opnieuw te erzenden of door gebruikersrapporten te bekijken. Geïntegreerde externe toepassingen inschakelen U kunt geïntegreerde oplossingen an onze business partners toeoegen ter erhoging an de productiiteit an uw gebruikers. Deze op cloud-technologie gebaseerde oplossingen helpen uw team om efficiënter te werken. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Geïntegreerde externe toepassingen om te zien welke toepassingen an andere leeranciers worden ondersteund. 3. Klik op Inschakelen oor de gewenste toepassing om deze beschikbaar te maken oor uw gebruikers. Geïntegreerde toepassingen zijn standaard uitgeschakeld. Door Inschakelen te selecteren kunnen beheerders een geïntegreerde toepassing oor een bepaalde gebruikersaccount of oor alle gebruikersaccounts inschakelen. Door Inschakelen oor alle huidige gebruikers te selecteren in de beschrijing an de toepassing, wordt de toepassing ingeschakeld oor de organisatie en alle huidige gebruikers. Geef bij Verleende toegangsduur op hoelang een toepassing toegang heeft tot LotusLie. Verleende toegangsduur bepaalt hoelang het duurt oor de toegang oor de geïntegreerde toepassing tot LotusLie komt te erallen. Wanneer de toegangsperiode oor de toepassing erstrijkt, wordt de gebruikers geraagd om opnieuw toegang oor de toepassing tot hun LotusLie-account te erlenen. 4. Maak de toepassing beschikbaar oor een gebruiker. Een gebruiker heeft pas toegang tot een geïntegreerde toepassing als een beheerder die toepassing oor het desbetreffende gebruikersaccount heeft ingeschakeld. a. Klik op Beheer > Organisatie beheren > Gebruikersaccounts. b. Selecteer het gebruikersaccount waaroor toegang nodig is tot de door u toegeoegde toepassing. Als u het account selecteert, kunt u wijzigingen aanbrengen oor de gebruiker. c. Klik op Bewerken in de sectie Geïntegreerde toepassingen en selecteer de gewenste toepassing. Elke keer dat er een geïntegreerde toepassing oor een gebruikersaccount wordt ingeschakeld, krijgt de gebruiker daaran bericht. Het kan zijn dat er nog extra 10 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

15 configuratie nodig is oordat de toepassing kan worden gebruikt. Raadpleeg oor meer informatie de documentatie bij de geïntegreerde externe toepassing. U kunt de toegang an geïntegreerde toepassingen tot LotusLie opnieuw instellen. Als u een toepassing wilt gebruiken nadat de betreffende machtigingen opnieuw zijn ingesteld, wordt u geraagd om toestemming oor de toegang an die toepassing tot uw LotusLie-gegeens. Wachtwoordereisten Elke gebruiker moet bij de eerste aanmelding een nieuw wachtwoord opgeen. Nieuwe gebruikers an LotusLie Notes of LotusLie inotes met accounts die zijn gemaakt met een tijdelijk wachtwoord krijgen bij hun eerste aanmelding de raag om een wachtwoord te maken. Dit wachtwoord moet aan bepaalde eisen oor lengte en tekens oldoen. Alle wachtwoorden moeten aan de olgende regels oldoen: Het wachtwoord moet ten minste uit acht tekens bestaan. Het wachtwoord moet ten minste één niet-alfabetisch teken en ten minste ier alfabetische tekens beatten. Wachtwoorden mogen geen drie of meer dezelfde tekens achter elkaar hebben staan of een spatieteken beatten. Wachtwoorden mogen niet hetzelfde zijn als een an de acht laatst gebruikte wachtwoorden. Wachtwoorden mogen niet uw naam of adres beatten. LotusLie-gebruikers met een account dat is gemaakt op basis an een extern adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten? om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Externe adressen zijn beschikbaar oor gebruikers met een abonnement op een samenwerkingsserice en oor gebruikers waaroor een alternatief extern adres is opgegeen in hun account. Gebruikers an LotusLie Notes moeten, omdat hun accounts zijn gemaakt met een beginwachtwoord en zonder extern adres, moet hun wachtwoord opnieuw worden ingesteld door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie de accounts zijn gemaakt met een wachtwoordoptie, moeten ook hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie het account is gemaakt met een extern alternatief adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten?. Gebruikers die zich aanmelden door op Aanmelding ia mijn organisatie te klikken, gebruiken een federatiee identiteit en kunnen hun wachtwoord alleen resetten ia de procedure an hun organisatie. Beheerders kunnen in beeiligingsopties instellen dat wachtwoorden op een bepaald moment erallen. Dit kan ia Systeeminstellingen > Beeiliging. Als een gebruiker zich met een erallen wachtwoord aanmeldt, krijgt hij of zij de raag om het wachtwoord te resetten. LotusLie beheren 11

16 Verwante taken: Verallen an wachtwoord instellen op pagina 17 Standaard erallen wachtwoorden niet. Door een periode op te leggen waarna een wachtwoord eralt, zorgt u eroor dat wachtwoorden geregeld worden gewijzigd. Beheerders kunnen een tijdak opgeen oor het erallen an wachtwoorden oor alle gebruikers. Wachtwoorden opnieuw instellen en uitnodigingen opnieuw erzenden Een gebruiker met de rol Assistent-beheerder kan gebruikerswachtwoorden opnieuw instellen en erallen of aangehouden uitnodigingen opnieuw erzenden. Gebruikers beheren Een assistent-beheerder kan het werk an de beheerder erlichten door de gebruikers binnen een organisatie te helpen bij het opnieuw instellen an wachtwoorden en door uitnodigingen opnieuw te erzenden. Deze uitnodigingsmail beat een link die de gebruiker moet gebruiken om zijn of haar registratie oor LotusLie te oltooien. Zodra de registratie is oltooid, kan een gebruiker zich aanmelden. Gebruikerswachtwoorden opnieuw instellen. 1. Klik op Beheer. 2. Selecteer het pijltje naast de gebruiker an wie het wachtwoord moet worden gewijzigd. U kunt ook op de naam an de gebruiker klikken. 3. Selecteer Wachtwoord opnieuw instellen. Geef aantwoord op de ragen om een nieuw wachtwoord in te stellen. 4. Stel de gebruiker op de hoogte an de wachtwoordwijziging. De gebruiker krijgt niet automatisch een melding dat zijn of haar wachtwoord is gewijzigd. Zorg dat de gebruiker op de hoogte is an de wachtwoordwijziging en dat hij of zij zo nodig het nieuwe wachtwoord krijgt. Verlopen uitnodigingen opnieuw erzenden. 1. Klik op Beheer oor de toegang tot Gebruikersaccounts. 2. Klik op Alle erlopen uitnodigingen opnieuw erzenden om alle erlopen uitnodingen opnieuw te erzenden. U kunt een erlopen of aangehouden uitnodiging ook opnieuw erzenden aan een afzonderlijke gebruiker door te klikken op de naam an die gebruiker of door te klikken op het pijltje naast die naam. Beheerders kunnen een gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen door te klikken op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker. Beheerders kunnen ook gebruikersaccounts beheren door aangehouden uitnodigingen opnieuw te erzenden of door gebruikersrapporten te bekijken. Verwante taken: Gebruikers toeoegen op pagina 8 Om gebruikers toe te kunnen oegen hebt u beheerdersbeoegdheid nodig. Als u een groot aantal nieuwe gebruikers tegelijk wilt toeoegen, neemt u contact op met uw contactpersoon bij klantenserice. Uitnodigingen opnieuw erzenden Een beheerder of een assistent-beheerder kan erallen uitnodigingsmails opnieuw erzenden naar alle aangehouden gebruikersaccounts of naar afzonderlijke 12 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

17 gebruikersaccounts. Deze uitnodigingsmail beat een link die de gebruiker moet gebruiken om zijn of haar registratie oor LotusLie te oltooien. Zodra de registratie is oltooid, kan een gebruiker zich aanmelden. Uitnodigingen hebben de status In behandeling als ze niet zijn gebruikt oor registratie bij LotusLie en niet zijn erallen. Zo'n aangehouden uitnodiging erloopt na ongeeer 28 dagen. Is een aangehouden uitnodiging eenmaal erallen dan kan deze niet meer worden gebruikt oor registratie bij LotusLie en moet deze opnieuw door de beheerder of de assistent-beheerder worden erzonden. Alleen beheerders hebben toegang tot Beheer > organisatie beheren. 1. Beheerders klikken op Beheer > Organisatie beheren. Als u assistent-beheerder bent, klikt u op Beheer. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Verzend de uitnodigingsmail opnieuw. U kunt eigen gegeens toeoegen aan de uitnodigingsmail. Klik op Alle erlopen uitnodigingen opnieuw erzenden om de uitnodigingsmail opnieuw aan alle erallen accounts te erzenden. Klik op het pijltje naast het desbetreffende aangehouden gebruikersaccount en selecteer Uitnodiging opnieuw erzenden om de aangehouden uitnodigingsmail opnieuw aan een afzonderlijk gebruikersaccount te erzenden. Wijzigen, blokkeren en wissen an gebruikersaccounts Beheerders kunnen een gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen door te klikken op het pijltje naast de desbetreffende gebruiker. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Klik op het pijltje naast het gebruikersaccount dat u wilt wijzigen. Nu kunt u het gebruikersaccount wissen, blokkeren of wijzigen. Bij het wissen an een gebruikersaccount kunt u de bestanden die bij dat account horen naar een ander account oerheelen door in het eld Toewijzen aan het adres op te geen an de gebruiker die de bestanden moet krijgen. Deze wijzigingen gaan pas in op het moment dat de gewiste gebruiker zich afmeldt. Aanmeldwachtwoorden opnieuw instellen Een gebruiker kan zijn eigen wachtwoord binnen een periode an 24 uur opnieuw instellen. Een beheerder of assistent-beheerder kan op elk gewenst moment wachtwoorden oor iedere gebruiker opnieuw instellen. LotusLie-gebruikers met een account dat is gemaakt op basis an een extern adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten? om hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Externe adressen zijn beschikbaar oor gebruikers met een abonnement op een samenwerkingsserice en oor gebruikers waaroor een alternatief extern adres is opgegeen in hun account. Gebruikers an LotusLie Notes moeten, omdat hun accounts zijn gemaakt met een beginwachtwoord en zonder extern adres, moet hun wachtwoord opnieuw worden ingesteld door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie de accounts zijn gemaakt met een wachtwoordoptie, moeten ook hun wachtwoord opnieuw laten instellen door een beheerder of een assistent-beheerder. Gebruikers an LotusLie inotes an wie het account is LotusLie beheren 13

18 gemaakt met een extern alternatief adres, kunnen klikken op Wachtwoord ergeten?. Gebruikers die zich aanmelden door op Aanmelding ia mijn organisatie te klikken, gebruiken een federatiee identiteit en kunnen hun wachtwoord alleen resetten ia de procedure an hun organisatie. Voer de olgende stappen uit om het wachtwoord an een gebruiker opnieuw in te stellen: 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Gebruikersaccounts. 3. Selecteer het pijltje naast de gebruiker an wie het wachtwoord moet worden gewijzigd. 4. Selecteer Wachtwoord opnieuw instellen en geef een nieuw wachtwoord op. Dit is een tijdelijk wachtwoord dat de gebruiker de olgende keer dat hij of zij aanmeldt opgeeft. Op dat moment wordt de gebruiker geraagd een nieuw wachtwoord op te geen. Een nieuw wachtwoord instellen oor een gebruiker met een mailabonnement kan ook door aanpassing an het account an die gebruiker. Klik op de gewenste gebruikersnaam in Gebruikersaccounts en geef een nieuw wachtwoord op in de sectie Abonnementen > Mail. 5. Stel de gebruiker op de hoogte an de wachtwoordwijziging. De gebruiker krijgt niet automatisch een melding dat zijn of haar wachtwoord is gewijzigd. Zorg dat de gebruiker op de hoogte is an de wachtwoordwijziging en dat hij of zij zo nodig het nieuwe wachtwoord krijgt. Beheerders kunnen in beeiligingsopties instellen dat wachtwoorden op een bepaald moment erallen. Dit kan ia Systeeminstellingen > Beeiliging. Als een gebruiker zich met een erallen wachtwoord aanmeldt, krijgt hij of zij de raag om het wachtwoord te resetten. Personen uit het Organisatieadresboek erbergen Standaard worden gebruikers aan het adresboek an de organisatie toegeoegd zodra hun account actief wordt. Beheerders kunnen aangeen dat een gebruiker niet mag worden afgebeeld in de sectie Personen an het adresboek an de organisatie. 1. Klik op Personen en selecteer uw organisatie in de lijst. U komt ook op deze pagina als u klikt op Adresboek beheren op de organisatiepagina. 2. Selecteer de namen an de gebruikers die erborgen moeten worden. 3. Klik op Verbergen op organisatiepagina. Om een erborgen gebruiker op de organisatiepagina af te beelden, selecteert u die gebruiker en klikt op Afbeelden op organisatiepagina. Problemen met aanmelden oplossen Oplossingen oor eeloorkomende problemen tijdens de eerste aanmelding of bij het opnieuw instellen an een wachtwoord. 14 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

19 Tabel 1. Problemen met aanmelden oplossen Probleem De gebruiker ontangt niet de registratiebeestiging nadat het nieuwe account oor een serice is gemaakt. Gebruiker krijgt de melding "Ongeldig token" als hij of zij de registratie probeert te beestigen ia de link in de beestigingsmail. De gebruiker wil haar wachtwoord opnieuw instellen op het aanmeldscherm, maar krijgt geen met aanullende gegeens om dat ook te kunnen doen. Mogelijke oplossingen Controleer of het adres dat is opgegeen in Gebruikersaccounts > Account-ID juist is. Controleer of de beestigingsmail niet in het SPAM-filter an de client terecht is gekomen. Als u signup@lotuslie.com toeoegt aan de lijst contactpersonen, oorkomt u in de meeste geallen dat er onjuist op SPAM wordt gefilterd. Neem contact op met Klantenserice op support@lotuslie.com. Probeer de URL in zijn geheel te kopiëren uit de beestigingsmail en te plakken in een nieuwe webbrowser. De token is 28 dagen geldig, dus als de gebruiker de uitnodiging niet binnen die tijd accepteert, moet u contact opnemen met Klantenserice op support@lotuslie.com. Controleer of het opnieuw ingestelde wachtwoord zich niet in het SPAM-filter an de client an de gebruiker beindt. Als de nog steeds niet is bezorgd, neemt u contact op met Klantenserice op support@lotuslie.com. Organisatieaccounts configureren Configuratie an beeiligingsinstellingen oor wachtwoorden en an IP-adresbereiken. Beperking an de mogelijkheden oor gemeenschappelijk bestandsgebruik. En weergae an een historie an gedownloade bestanden. Een sessie is maximaal 18 uur geldig. Na 18 uur moet een gebruiker zich opnieuw aanmelden om toegang te krijgen tot de gegeens an de organisatie. Om gegeenserlies als geolg an een afgebroken sessie te oorkomen, is het raadzaam om uw werk op te slaan oordat u uw plek erlaat. Rollen Hier indt u de rollen die oor gebruikersaccounts beschikbaar zijn. Als u de erschillen tussen de beschikbare rollen kent, kunt u de juiste rollen oor uw gebruikers selecteren. Iemand met de rol Gebruiker kan een organisatiepagina bekijken en bestanden toeoegen en heeft toegang tot de eigen persoonlijke instellingen. Gebruikers met die rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Een Assistent-beheerder heeft de beoegdheid om wachtwoorden opnieuw in te stellen oor gebruikers met mail- of samenwerkingsabonnementen. Zij kunnen ook uitnodigingen opnieuw erzenden aan aangehouden gebruikers. Een assistent-beheerder kan zich alleen abonneren op een serice als hij of zij ook de LotusLie beheren 15

20 rol an gebruiker heeft. Selecteer niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder oor een en dezelfde gebruiker. Een Toepassingsontwikkelaar heeft oldoende toegang oor de integratie an de interne toepassingen an de organisatie met LotusLie, maar heeft geen toegang tot andere beheerfuncties. Gebruikers met deze rol hebben geen toegang tot organisatie-instellingen, kunnen geen systeeminstellingen zoals beeiligingsopties en profielopties wijzigen en kunnen ook niets aan organisatiethema's of logo's wijzigen. Geef een gebruiker deze rol wanneer u hem of haar toegang wilt geen tot Interne toepassingen oor de registratie an eigen toepassingen met behulp an OAuth. Een toepassingsontwikkelaar kan zich alleen abonneren op een serice als hij of zij de rol an gebruiker heeft. Een Beheerder heeft de beoegdheid om alle organisatie-instellingen te wijzigen, zoals contactgegeens, systeeminstellingen zoals beeiligingsopties, regels oor bestandsdeling en organisatiethema. Daarnaast kunnen beheerders gebruikers toeoegen of erwijderen, gebruikersrollen beheren, aan andere gebruikers rechten oor beheerder of assistent-beheerder toewijzen, geïntegreerde toepassingen inschakelen oor gebruikers en abonnementen op serices beheren. Beheerders kunnen wachtwoorden opnieuw instellen oor gebruikers met mailabonnementen, maar niet oor gebruikers met samenwerkingsabonnementen. Beheerders kunnen zich alleen abonneren op een serice als aan hen ook de rol an gebruiker is toegewezen. Selecteer niet zowel de rol Beheerder als de rol Assistent-beheerder oor een en dezelfde gebruiker. Het IP-adresbereik beperken Om eroor te zorgen dat gebruikers aanmelden anaf een goedgekeurde netwerkerbinding, kunnen beheerders een goedgekeurd bereik an IP-adressen definiëren. Door beperking an de IP-adressen die toegang hebben tot LotusLie kunt u uw organisatie in zekere mate beeiligen tegen diefstal of phishing an de LotusLie-legitimatiegegeens an de gebruikers. Als het IP-bereik wordt beperkt tot uw netwerk, zou een aanaller zich an binnen uw netwerk moeten legitimeren bij LotusLie om toegang te krijgen tot ertrouwelijke legitimatiegegeens. Als uw bedrijf de protocollen SMTP, POP of imap gebruikt, worden er geen beperkingen toegepast. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Beeiliging. 3. Klik in het ak IP-adresbereiken op Bereik toeoegen om het begin- en eind-ip-adres toe te oegen. U moet het IP-adres opgeen ia welke u zich op dat moment hebt aangemeld. De inschakeling an beperkingen oor IP-adressen kan leiden tot blokkering an de toegang an mobiele gebruikers tot LotusLie. Blackberry-gebruikers moeten zich bijoorbeeld legitimeren ia een Blackberry Enterprise Serer (BES) waarbij zowel het mobiele apparaat als de gebruiker worden geerifieerd. Omdat het IP-adres oor de geerifieerde gebruiker dat an de BES-serer is, kunnen IP-adresbeperkingen de toegang tot LotusLie blokkeren, afhankelijk an het opgegeen bereik. Gebruik VPN-tools op het mobiele apparaat om het gegeenserkeer met behulp an uw netwerk door te leiden naar LotusLie. U kunt de beperkingen oor IP-adressen gebruiken als tweede erificatiemethode oor LotusLie in combinatie met enkeloudige aanmelding ia SAML. 16 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder

21 Verallen an wachtwoord instellen Standaard erallen wachtwoorden niet. Door een periode op te leggen waarna een wachtwoord eralt, zorgt u eroor dat wachtwoorden geregeld worden gewijzigd. Beheerders kunnen een tijdak opgeen oor het erallen an wachtwoorden oor alle gebruikers. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Beeiliging. 3. Klik op Instellingen wijzigen in de sectie Wachtwoordinstellingen. Selecteer het aantal dagen oordat een wachtwoord eralt, geef aan hoe een wachtwoord opnieuw kan worden ingesteld en oorzie uw gebruikers an ondersteuning oor het opnieuw instellen an wachtwoorden. Verwante taken: Wachtwoordereisten op pagina 11 Elke gebruiker moet bij de eerste aanmelding een nieuw wachtwoord opgeen. Nieuwe gebruikers an LotusLie Notes of LotusLie inotes met accounts die zijn gemaakt met een tijdelijk wachtwoord krijgen bij hun eerste aanmelding de raag om een wachtwoord te maken. Dit wachtwoord moet aan bepaalde eisen oor lengte en tekens oldoen. Beschikbare abonnementen bekijken Beheerders kunnen zien hoeeel samenwerkings- en mailabonnementen er beschikbaar zijn oor toewijzing aan gebruikers. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Gebruikersaccounts in de sectie oor uw organisatie. De beschikbare abonnementen staan op deze pagina afgebeeld. Abonnementen beheren Een beheerder kan gratis proefersies an abonnementen starten, nieuwe abonnementen aanschaffen en upgrades op bestaande proefabonnementen aanbrengen naar olledige abonnementen door deze aan te schaffen. Het kan zijn dat proefabonnementen niet beschikbaar zijn oor uw organisatie. Toeoeging an een proefabonnement is een goede manier om oordat u een abonnement aanschaft, te onderzoeken of het oldoet aan uw ereisten. U kunt een proefabonnement upgraden naar een betaald abonnement zonder gegeens te erliezen die aan uw account zijn gekoppeld. Een gebruiker heeft pas toegang tot een proefabonnement als een beheerder het desbetreffende item oor hem of haar toegankelijk heeft gemaakt door het oor het juiste Gebruikersaccount in te schakelen. Op de pagina Abonnementen kunt u uw proefabonnementen en betaalde abonnementen beheren. De pagina Abonnementen beat informatie oer alle bestaande proef- en betaalde abonnementen an uw organisatie. U kunt bijoorbeeld de gebruikersoorwaarden bekijken en zien hoeeel gebruikersaccounts er nog beschikbaar zijn. U beheert uw abonnementen als olgt: 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren > Abonnementen. 2. U beeldt de details an een abonnement af door de betreffende rij uit te ouwen. Klik op Abonnement upgraden om een bestaan proefabonnement om LotusLie beheren 17

22 te zetten in een betaald abonnement. Een upgrade an een proefabonnement oert u door het proces an de aanschaffen eran. De upgradeoptie is alleen beschikbaar oor proefaccounts. 3. Als u een abonnement wilt aanschaffen oor een product waaroor u niet beschikt oer een proefersie, klikt u op de link onderaan de Abonnementen. U kunt op elk moment een abonnement op een oplossing aanschaffen door te klikken op Beheer > IBM SmartCloud aanschaffen. Nadat een abonnement aan uw account is toegeoegd, moet u dit inschakelen oor elke gebruiker die ermee moet werken. Als u abonnementen oor een gebruiker wilt inschakelen, gaat u naar Beheer > Organisatie beheren > Gebruikersaccounts en selecteert u de te bewerken gebruiker. Verolgens klikt u op Bewerken onder Abonnementen oor de gewenste mail- of samenwerkingsserice en selecteert u de nieuwe proefperiode. Verwante taken: Gebruikers toeoegen op pagina 8 Om gebruikers toe te kunnen oegen hebt u beheerdersbeoegdheid nodig. Als u een groot aantal nieuwe gebruikers tegelijk wilt toeoegen, neemt u contact op met uw contactpersoon bij klantenserice. Gebruikers toestaan om opgenomen te worden in het adresboek an LotusLie Standaard worden leden binnen uw organisatie niet opgenomen in het adresboek an LotusLie. Dit betekent dat deze gebruikers niet zichtbaar zijn oor andere LotusLie-gebruikers buiten uw organisatie. Beheerders kunnen alle gebruikers openbaar opnemen in het adresboek, alleen specifieke gebruikers openbaar opnemen, of elke gebruiker zelf laten kiezen of hij of zij openbaar in het adresboek wil worden ermeld. Iemand die niet in het LotusLie-adresboek is opgenomen, wordt niet geonden als iemand buiten de organisatie daarin zoekt. Iemand die wel in het LotusLie-adresboek is opgenomen, kan wel worden geonden door externe gebruikers en aan hun netwerk worden toegeoegd. 1. Klik op Beheer > Organisatie beheren. 2. Klik op Systeeminstellingen > LotusLie-directoryopties. 3. Klik op Wijzigen in de sectie Organisatiebeleid oor LotusLie Directory Search. 4. Selecteer de juiste priacy-instelling. Keuze gebruiker: Hiermee laat u de gebruikers zelf beslissen of zij in het LotusLie-adresboek worden ermeld. Vermelding betekent dat zij geonden kunnen worden door gebruikers an buiten uw organisatie. Alle gebruikers besloten: Dit is de standaardoptie. Alle persoonlijk oorkomt dat uw gebruikers lokaliseerbaar zijn oor gebruikers an buiten uw organisatie. Alle persoonlijk, met uitzonderingen: Hier geeft u op welke gebruikers in het LotusLie-adresboek worden opgenomen. Alleen die gebruikers die u opneemt onder Uitzonderingen zijn zichtbaar oor gebruikers buiten uw organisatie. Elke gebruiker die niet oorkomt onder Uitzonderingen wordt geacht een persoonlijke gebruiker te zijn en wordt niet opgenomen in het LotusLie-adresboek. Wanneer u deze optie selecteert, wordt er een lijst an uitzonderingen gemaakt. Deze lijst beat de namen an de gebruikers die u selecteert om 18 LotusLie: LotusLie Handleiding oor de beheerder