Notulen van de Algemene Ledenvergadering V.v.E. Bedrijvenverzamelgebouw Meerheide te Eersel om uur in Zaal t Vierspan te Eersel

Transcriptie

1 1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering V.v.E. Bedrijvenverzamelgebouw Meerheide te Eersel om uur in Zaal t Vierspan te Eersel Gehouden d.d.: : 21 mei 2008 Voorzitter : De heer H. Verhoeven Namens Beukenlaan Facility Managers BV (BFM) : De heer J. Meulendijks (vastgoedmanager) Aanwezig : 876 van de 1600 uit te brengen stemmen, in persoon of bij gemachtigde, blijkens de getekende presentielijst 1. Opening De voorzitter, de heer H. Verhoeven, opent de Vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Na een telefonische machtiging van de heer Van Hulst is er voldoende quorum aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen. De opkomst tijdens deze Vergadering is erg laag, zonder de telefonische machtiging onvoldoende om rechtsgeldige besluiten te nemen. De voorzitter vindt het jammer dat er zo weinig intresse wordt getoond voor de Vergadering van de VvE en verzoekt de leden om voor een volgende Vergadering anderen te machtigen voor het nemen van besluiten tijdens een volgende Vergadering. Er wordt nog eens benadrukt dat de continuïteit van de VvE alleen kan worden gewaarborgd door de vrijwillige inzet van de leden. De voorzitter geeft het woord aan de heer (Jeroen) Meulendijks. De heer Meulendijks stelt zichzelf aan de Vergadering voor en deelt mede dat hij in de functie van vastgoedmanager de eerste contactpersoon is voor de leden van de VvE. De heer Meulendijks is bereikbaar via of jeroen.meulendijks@beukenlaanfm.nl. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zal een formulier worden meegezonden met de notulen van deze Vergadering waarop de leden aan kunnen geven welke correspondentiegegevens gehanteerd kunnen worden. De heer Hoefnagels heeft zich afgemeld voor deze Vergadering. Mevrouw Wilting heeft telefonisch verzocht om het bestuur uit te breiden. Dit punt zal later in de Vergadering worden behandeld. De rondvraag wordt voorafgaand aan de Vergadering geïnventariseerd. De vragen worden tijdens de rondvraag behandeld. Aan de agenda zullen de volgende punten worden toegevoegd: - plaatsing brievenbussen - plaatsing gevelreclame/naamborden De Vergadering gaat accoord met de toevoeging van deze agendapunten. De heer Meulendijks deelt mede dat deze Vergadering met name tot doel heeft om de VvE verder op de rit te zetten, financieel op te starten en de leden te informeren omtrent de regels van de VvE. 3. Toelichting op de juridische structuur van de VvE. Door de koop van een appartementsrecht (de bedrijfsruimte) is men van rechtswege lid geworden van een VvE. Het appartementsrecht is een abstract begrip en houdt het medeeigendom in van het hele gebouw en daarnaast het recht van het exclusieve gebruik van Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 1 van 6

2 2 het individuele appartement. Samen is men eigenaar van grond, het dak en de gevels. Zonder toestemming van de Vergadering mag niets worden gewijzigd. Een VvE is een geheel andere vereniging als bijvoorbeeld een vrijetijdsvereniging. Daarvan kan men het lidmaatschap opzeggen, het lidmaatschap van een VvE daarentegen is gebonden aan het eigendom van een appartementsrecht en eindigt alleen door de verkoop van het appartementsrecht. De doelstelling van de VvE is het beheer van het gebouw en de grond en het behartigen van gemeenschappelijke belangen van de eigenaars. De VvE is een rechtspersoon hetgeen inhoudt dat door de VvE contracten kunnen worden aangegaan met bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf of de opstalverzekeraar. Op naam van de VvE wordt een bankrekening geopend en wordt er een reservefonds voor groot onderhoud op termijn worden gevormd. Organen van de vereniging De Vergadering. Het hoogste orgaan van de VvE is de Vergadering van eigenaars. Over alle zaken die de gemeenschap betreft beslist de (Algemene Leden)Vergadering, tenzij het bestuur hiervoor bij Akte of door de Vergadering is gemachtigd. Alle leden/eigenaars van de VvE worden voor de Vergadering uitgenodigd. Ieder lid heeft een vastgesteld aantal stemmen. Besluiten worden in het algemeen genomen met meerderheid van stemmen. Voor bijzondere uitgaven voor onder andere groot onderhoud, die een nader te bepalen bedrag te boven gaan, kan alleen een rechtsgeldig besluit worden genomen in een vergadering waarin 2/3e van het aantal stemmen is vertegenwoordigd. In het kader van artikel 52.5 wordt dit bedrag vastgesteld op ,-. Het Bestuur. Het Bestuur bestaat uit een of meerdere bestuurders. In het Bestuur worden volgende functies onderscheiden. Voorzitter van het bestuur (doorgaans verenigd met de functie voorzitter van de Vergadering), secretaris en penningmeester. Het Bestuur is belast met het bestuur van de VvE, met inachtneming van het bepaalde in de Akte van Splitsing. In de praktijk is het Bestuur het klankbord voor de leden en intermediair tussen eigenaars en beheerder. De voorzitter leidt de Vergadering en verwoordt de genomen vergaderbesluiten. Voor spoedeisende gevallen, calamiteiten, is het bestuur bevoegd, in het belang van de VvE, zonder overleg met de Vergadering maatregelen te nemen waarbij geldt dat bij overschrijding van een nader te bepalen bedrag, toestemming nodig is van de voorzitter. In het kader van artikel 53.6 wordt dit bedrag vastgesteld op ,-. Commissies Voorts is het van belang om een kascommissie te benoemen ter controle van de jaarstukken. De bestuurder De bestuurder maakt deel uit van het bestuur en heeft een uitvoerende taak op het gebied van administratie, financiën en techniek. De splitsingsakte Dit is een notariële akte die deel uitmaakt van de eigendomspapieren. In de splitsingsakte staan de rechten en plichten vermeld waaraan eenieder zich dient te houden. Dit complex kent 1 akte. In de Akte van Splitsing wordt het gebouw gesplitst in totaal 22 appartementsrechten (22 bedrijfsruimten). Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 2 van 6

3 3 Enkele belangrijke artikelen zijn. Artikel 8; hierin zijn de breukdelen vastgelegd van de verschillende appartementsrechten op basis waarvan de gemeenschappelijke kosten worden verdeeld. Alle kosten moeten volgens de Akte worden verdeeld conform het breukdeel uit de Akte van Splitsing. Voor een overzicht van de breukdelen wordt verwezen naar de begroting die later in deze Ledenvergadering zal worden behandeld. Artikel 10; het bestuur van de VvE is verplicht een reserveringsfonds te vormen dat is gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan dat in elk geval elke 5 jaar wordt herzien. Artikel 15; de VvE zal het gebouw verzekeren tegen opstal- en aansprakelijkheidsschade. De verbeteringen in de bedrijfsruimten die de eigenaars na de oplevering hebben aangebracht, en door natrekking tot het opstal zijn gaan behoren moeten de eigenaars zelf bijverzekeren. De VvE verzekert alleen de constructie op basis van het standaard afwerkingsniveau. Het gebouw is op dit moment verzekerd via Fortis ASR Schadeverzekering NV onder pakketnummer , tussenpersoon Boeijen te Eersel ( ). Het gebouw is in de verzekering opgenomen op voorwaarde dat het risico nog moet worden geïnspexteerd door de verzekeraar. Dat gebeurt op basis van een naïnspectie. Artikel 16; hierin wordt het gebruik en beheer van de gemeenschappelijke delen omschreven. In dat artikel wordt ook exact omschreven wat onder gemeenschappelijke delen wordt verstaan. Artikel 20 e.v.; hierin wordt bepaald wat wel niet toegestaan is bij het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten en gemeenschappelijke delen. Zo mag er zonder toestemming van de vergadering geen wijziging worden aangebracht in het aanzicht van het gebouw dat het architectonische of constructieve ontwerp van het gebouw doet wijzigen. Hieronder valt tevens het aanbrengen schotels, zonwering e.d.. Artikel 25 e.v.; hierin wordt het beheer en gebruik van het prive-gedeelte omschreven. Tevens wordt hierin de bestemming van de verschillende appartementsrechten omschreven. Artikel 35; een eigenaar kan besluit om zijn prive-gedeelte aan derden in gebruik te geven (bv verhuur). Zowel de eigenaar als gebruiker (die het prive-gedeelte in gebruik neemt) dienen voorafgaand aan de in gebruikgeving een verklaring te ondertekenen dat zij zich zullen houden aan de bepalingen uit het BW, de Akte en het eventuele HHR. Hieraan wordt voldaan indien deze bepaling wordt opgenomen in de huurovereenkomst. Artikel 42; hierin worden 'statuten' van de VvE genoemd. De VvE wordt opgericht onder de naamstelling VvE Bedrijvenverzamelgebouw Meerheide te Eersel. Artikel 45 e.v.; handelt over de Vergadering, en de wijze van besluitvorming hieromtrent, en het bestuur. Het aantal stemmen dat een eigenaar in de Ledenvergadering vertegenwoordigd is gelijk aan het breukdeel. Het aantal stemmen per appartementsrecht staat vermeld in artikel 47. Artikel 53 gaat over het bestuur en het overleg dat het bestuur dient te hebben. Artikel 59 gaat over het opstellen van het HHR Bij een splitsingsakte hoort altijd een splitsingstekening. Daarop is het indexnummer van ieders individuele appartementsrecht vermeld. De gehanteerde nummering heeft met de voorschriften van het Kadaster te maken en heeft geen enkele relatie met het kavelnummer of bouwnummer. De dikke lijnen geven de begrenzing van het appartementsrecht aan. De leden dienen zich steeds te blijven realiseren dat zij gezamenlijk de Vereniging van Eigenaars vormen, dat alle besluiten het gemeenschappelijk belang betreffende, met meerderheid van stemmen in de Vergadering worden genomen. 4. Presentatie Beukenlaan Facility Managers. De voorzitter stelt het bedrijf Beukenlaan Facility Managers voor aan de leden. BFM is specifiek gericht op het beheren van de VvE s in de regio Brabant en Limburg. Vanuit de kantoren te Eindhoven en Breda worden op dit moment meer dan 200 VvE s beheerd. BFM verzorgt, binnen haar taakomschrijving, de administratieve, fincancïele en technische diensten (m.u.v. de oplevering) ten behoeve van de VvE. Door het bestuur is, namens de Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 3 van 6

4 4 VvE, inmiddels een beheerovereenkomst gesloten met BFM voor het beheer van de VvE. De Ledenvergadering bekrachtigt de benoeming van BFM als bestuurder van de VvE. De voorzitter verwijst nog naar de brief van BFM inzake de vernieuwde internetsite. Binnenkort ontvangen de leden een inlogcode voor de website waarmee kan worden doorgelinkt naar de eigen website van VvE Bedrijvenverzamelgebouw Meerheide te Eersel. Op die site staan relevante documenten en informatie over de VvE. Het adres van de website is 5. Het benoemen van: - voorzitter van het bestuur en de Vergadering De heer H. Verhoeven werd eerder al benoemd tot voorzitter van het bestuur en de Vergadering. Deze benoeming wordt door de Vergadering nogmaals bevestigd. - secretaris (en penningmeester) van het bestuur De heren G. Verhaar en B. van de Ven werden eerder al benoemd tot bestuurslid. Formeel zullen zij de bestuursfuncties van secretaris en penningmeester van het bestuur bekleden. - kascommissie De heer Heijmans en de heer Wilting worden benoemd tot kascommssie. Er is een verzoek van mevrouw Wilting binnengekomen om het bestuur uit te breiden met leden van de VvE zodat de andere zijde van het gebouw ook vertegenwoordigd is in het bestuur. De voorzitter deelt mede dat het bestuur geen voorstander is om het bestuur verder uit te breiden, gezien de omvang van de VvE. Om die reden wordt voorgesteld om het bestuur jaarlijks te laten rouleren, door middel van een rooster van aftreden. De heer Verhaar zal nog aan de heer Van de Ven vragen of hij nog in het bestuur actief wil zijn. Als dat niet zo is dan zal de heer Wilting of de heer Janssen worden benaderd voor deelname aan het bestuur. De Vergadering gaat hiermee accoord. 6. Voorstel tot het verlenen van het mandaat aan de bestuurder voor het, in overleg, namens de VvE afsluiten van eventuele verzekeringen en overige contracten. De Vergadering gaat accoord met het verlenen van het mandaat met dien verstande dat het afsluiten van de contracten in overleg met het bestuur geschiedt en dat het mandaat wordt gebruikt voor het afsluiten van de eerste contracten na oplevering. 7. Begroting 2008 en vaststelling verenigingsbijdragen De heer Meulendijks verwijst naar de concept begroting en geeft een uitgebreide toelichting. De volgende opmerkingen worden nog gemaakt: - Ten aanzien van de opstalverzekering wordt nog medegedeeld dat Fortis het pand zal taxeren voor de herbouwwaarde. - De term Dagelijks onderhoud wordt gewijzigd in Algemeen onderhoud. - De heer Janssen zal een offerte opvragen voor de glasbewassing van het gehele pand. Hij heeft voor zijn eigen pand hiervoor al contact gehad met enkele glazenwassers. - Er is een onderhoudscontract afgesloten met Dakoned voor het onderhoud en inspectie van de dakbedekking. - Ten aanzien van de onderhoud parkeerterrein zal op afroep worden gevraagd aan WVK te Eersel om het terrein onkruidvrij te maken en/of te vegen. Er ontstaat een discussie over de noodzaak van de onderhoudscontracten ten behoeve van de gemeenschappelijke delen van het gebouw teneinde te kunnen voldoen aan de garantevoorwaarden. Inmiddels is gebleken dat ten aanzien van het dak en de gevelbeplating onderhoudscontracten moeten worden afgesloten voor een jaarlijkse inspectie teneinde de garantietermijn en -voorwaarden te kunnen waarborgen. Het onderhoudscontract voor het dak is inmiddels afgesloten. Uiteindelijk besluit de Vergadering om voor de gevelbeplating te voldoen aan de garantievoorwaarde en het Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 4 van 6

5 5 onderhoudscontract hiervoor af te sluiten. De kosten hiervoor bedragen 240,- excl. BTW per jaar. Ten aanzien van het meerjarenonderhoudsplan deelt de heer Meulendijks nog mede dat de verplichting op het bestuur rust om een dergelijk plan op te stellen. De voorzitter is van mening van de kosten voor dat plan aan de hoge kant zijn, gezien de beperkte omvang van de gemeenschappelijke delen van het gebouw. De Vergadering besluit om het bestuur het mandaat te verstrekken voor een totaalbedrag ad 1.420,- incl BTW om een meerjarenonderhoudsplan op te stellen. Op basis van het meerjarenonderhoudsplan kan dan de exacte reserveringsbehoefte van de VvE worden vastgesteld. Voorts gaat de Vergadering akkoord met de begroting 2008 en de daaraan gekoppelde verenigingsbijdragen. De verenigingsbijdragen zullen met ingang van worden ingevoerd. De leden ontvangen hiervan nog bericht. Brievenbussen De heer Verhaar deelt mede dat de post niet in alle panden kan worden bezorgd in verband met de afstand tussen openbare weg en de individuele brievenbus. Binnen een bepaalde afstand vanaf de openbare weg moet worden voorzien in een brievenbusfaciliteit. Met name de panden aan de achterzijde vallen buiten die afstand. Om die reden stelt de heer Verhaar voor om 3 postkasten met individuele brievenbussen te plaatsen bij de 3 inritten (t.p.v. Meerheide 100, 100R en 100M) vanaf de openbare weg. Er is een offerte aangevraagd en de kosten zijn ca ,- excl. BTW. De leden zijn van mening dat het noodzakelijk is om deze postkasten te plaatsen. De post wordt nu verspreid door een van de bestuursleden. De Vergadering gaat accoord met het verstrekken van het mandaat aan het bestuur om deze postkasten te laten plaatsen voor het genoemde bedrag. Reclame/naamborden Het bestuur stelt voor om het aanzicht van het gebouw zoveel mogelijk uniform te houden. In dat kader zouden er regels gesteld moeten worden aan het aanbrengen van reclame/naamborden tegen de gevel. Diverse leden delen mede dat zij naamsaanduiding hebben aangebracht door middel van bestickering van de ramen. De voorzitter deelt mede dat dit geen probleem is ten aanzien van het aanzicht van het gebouw, omdat de gevelindeling niet wijzigt. De heer Verhaar deelt mede dat hij bij wijze van proef een bord (rvs-look) heeft laten plaatsen tegen de (grind)gevel tussen de entreepui en de garagedeur van zijn bedrijfsruimte, Meerheide 100P/N. Er gaat nog een tekening rond met daarop de situatie zoals die bij de heer Verhaar is gecreëerd. Het bord kan dan worden gebruikt voor de huisnummering, bedrijfslogo of andere naamsaanduidingen. Tijdens de Vergadering ontstaat er een discussie over de plaats van het bord. In het geheel is de Vergadering accoord met de uitvoering zoals die bij de heer Verhaar is gecreëerd mits aan elke eigenaars vrij wordt gelaten om een bord bij de eigen bedrijfsruimte te hangen. Het bord zoals bij de heer Verhaar is gehangen geldt vanaf deze Vergadering als standaard. Er mogen dus niet op andere wijze reclameborden/naamsaanduidingen tegen de gevel worden geplaatst. De bestickering van de ruiten wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. Ten aanzien van de verlichting van de zojuist goedgekeurde naamborden wordt nog verwezen naar de spotjes die door enkele eigenaars zijn aangebracht in de onderzijde van de gevelbeplating boven de entreepui. Graag zou het bestuur dit als standaard willen voorstellen. De Vergadering neemt hierover uiteindelijk geen besluit. 8. Huishoudelijk reglement De heer Meulendijks licht het belang van het opstellen van een Huishoudelijk Reglement (HHR) nader toe. Het HHR biedt een kader waarbinnen de leden afspraken met elkaar hebben gemaakt over het gebruik van de gemeenschappelijke zaken van de VvE. In het bijzonder gaat het in het geval van VvE BVG Meerheide om het aanzicht van het gebouw een het gebruik en inrichting van het parkeerterrein en rijbaan. Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 5 van 6

6 6 De zojuist vastgesteldte voorwaarden voor het reclame- en naamborden zullen in elk geval worden vastgelegd in het HHR. Er is op dit moment geen HHR. Het bestuur zal dit punt verder oppakken en het standaard HHR, dat door BFM aan het bestuur zal worden toegezonden, omvormen tot een concept dat in een volgende Vergadering door de leden kan worden goedgekeurd en vastgesteld. 9. Rondvraag Op het buitenterrein zullen, ten behoeve van het overzicht in de hoeken, na enige discussie een spiegel worden geplaatst op de hoek van het perceel ter plaatse van Meerheide 100C. De Vergadering gaat hiermee accoord. Het ophalen van het afval wordt ter discussie gesteld. Hierover is al navraag gedaan. Het collectief regelen van afvalinzameling is lastig aangezien niet duidelijk is om hoeveel afval het telkens gaat en het tijdstip van de inzameling. Vooralsnog besluit de Vergadering om de afvalinzameling niet collectief te regelen. De leden dienen dit ieder voor zich te regelen. In dit kader merkt de heer Heijmans nog op dat hij onlangs is aangeslagen voor afvalstoffenheffing wegens GFT en huisvuil. Nu blijkt dat de gemeente niet voor afvalinzameling zorgt, hoeven de leden dit niet te betalen. De leden moeten dit individueel, liefts schriftelijk, bij de gemeente kenbaar maken. Het pand zal nog worden getaxeerd door de verzekeraar Fortis ASR. Het bestuur heeft inmiddels de bedrijfsterreinbeveiliging verzocht c.q. suggestie gedaan om ook camera s te plaatsen op het openbare gebied ter plaatse van Meerheide 100M. Een en ander zodanig dat ook de units aan de achterzijde van het gebouw worden gefilmd. Het hekwerk dat is verwijderd aan de zijde Meerheide 100M-100R zal worden teruggeplaatst. Tegen het herkwerk zal klimop worden aangeplant. De heer Van Zuylen merkt op dat er afvalmateriaal voor zijn bedrijfsruimte is neergelegd. Ook staat er al enige tijd een stapel stenen aan de zijde C. De eigenaars dienen zelf zorg te dragen voor het afvoeren van afval. Dit zal ook zo worden geregeld in het nog op te stellen HHR. De stenen zullen eenmalig door de VvE worden opgeruimd waarna de kosten door de VvE moeten worden gedragen. De heer Vaassen vraagt nog aandacht voor de beperkte manoeuvreerruimte die er aan voorzijde van het gebouw is. Het is erg moeilijk om met een bedrijfswagen de bedrijfsruimte in te rijden. Vooral als er zijdelings auto s staan geparkeerd. De heer Vaassen doet een suggesties om de plantenbakken te verwijderen of de parkeerplaatsen op te schuiven naar groenstrook voor het perceel van de VvE of individuele inritten te maken voor de bedrijfsruimten. Er ontstaat een discussie over dit punt. Uiteindelijk is de heer Verhaar bereid om informeel de wethouder hierover aan te spreken. Vooralsnog dienen de leden zich aan te passen aan de situatie zoals die nu is. Aan de inrichting van het buitenterrein liggen gemeentelijke regels ten grondslag waar niet zomaar van kan worden afgeweken. Eventueel zal door het bestuur nog worden bekeken of het leggen van grasbetontegels, ter plaatse van planenbakken aan de voorzijde, een optie is. Ter vergadering wordt de CV-doorvoer aan de orde gesteld. De afvoer van de CV is kennelijk door de buitengevel geboord en naar buiten gebracht. Dit is niet toegestaan. Het bestuur zal overwegen hoe in dit concreet geval wordt omgegaan. In elk geval staat vast dat wijzigingen aan de buitenzijden steeds onderhevig zijn aan goedkeuring van de Vergadering. 10. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen en sluit de Vergadering. Notulen ALV VvE BVG Meerheide Pagina 6 van 6