Steekproef asbestinventaris in scholen. Doelgroepgericht Saneren

Transcriptie

1 Open offerteaanvraag Auteur: Astrid Verheyen Bestek: Besteknummer Afdeling: Steekproef asbestinventaris in scholen BN Doelgroepgericht Saneren Inhoudsopgave Inhoudsopgave Administratief deel Aanbestedende overheid Algemene bepalingen van toepassing op de opdracht Aard en voorwerp van de opdracht Duur van de opdracht (termijnen + aanvang) Uitvoering van deelopdrachten en vastgelegde bedragen Onderaanneming Tijdelijke (handels)verenigingen Wetgeving van toepassing op deze opdracht Wetgeving Afwijkingen Fouten en leemten in het bestek Kwalitatieve selectiecriteria Financiële en economische selectiecriteria Technische selectiecriteria Indienen en openen van de offerte Vorm en inhoud van de offerte Offerteformulier Inventaris Documenten toe te voegen aan de offerte : Geldigheidsduur van de offerte Indiening van de inschrijving en opening van de offertes Indiening van de inschrijving Opening van de offertes Selectiecriteria Regelmatigheid van de offerte Uitsluitingscriteria Regelmatigheid van de offerte Prijzen + betalingsmodaliteiten Prijsbepaling Prijsherzieningen Prijsonderzoek Betalingswijze Gunningscriteria Plan van aanpak (vertegenwoordigt 40%) Totale inschrijvingsprijs (vertegenwoordigt 60%) Borgstelling Uitvoering van de opdracht Taal Vertrouwelijkheid Intellectuele eigendomsrechten...11 Auteur: Astrid Verheyen /28

2 Controle en toezicht Verzekering Veiligheid Meerdere opdrachten gegund aan dezelfde dienstverlener Schorsing of intrekking erkenning Klachten en verzoeken Rapportage modaliteiten en milieuzorg Wijziging van onderaannemers Keuringen Vertragingsboetes Non-discriminatie Technisch gedeelte Voorwerp van de opdracht Algemeen: asbestafbouwbeleid Asbestinventaris Inzet projectteam Bescherming werknemer vs inventarisatie materialen Door de inschrijver te leveren prestaties Algemeen Veiligheid Communicatie met derden Postgewijze bespreking Bijlagen Offerteformulier Inventaris (zie afzonderlijke bijlage) Overzichtstabel hoeveelheden densiteit Administratief deel 1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is: Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij Afdeling: Interventies, Verwijderingen en Saneringen Stationsstraat Mechelen. Tel.: 015/ Fax.:015/ De contactpersoon is Sven De Mulder, adjunct van de directeur. Zijn plaatsvervanger is Ingrid De Ceunynck, medewerker. 1.2 Algemene bepalingen van toepassing op de opdracht Aard en voorwerp van de opdracht Het betreft een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht wordt gegund bij open offerteaanvraag. Het voorwerp van deze opdracht is: 1. de opmaak van 300 asbestinventarissen van schoolgebouwen (cfr. KB maart 2006) verspreid over heel Vlaanderen. Dit met als doel het kwantificeren van het passief aan asbesthoudende materialen in en rondom de schoolgebouwen (ook niet bereikbare delen, onafhankelijk van blootstellingsrisico's in normale omstandigheden); Auteur: Astrid Verheyen /28

3 2. evaluatie kwaliteit bestaande asbestinventarissen (enkel luik ifv blootstellingsrisico's en bereikbare delen cfr. KB maart 2006 ) na controle conform bestek; 3. statistische extrapolatie naar totaal aantal schoolgebouwen in Vlaanderen = kwantificeren totaalpassief; 4. kostprijsraming: verwijderingskost volgens asbesthoudende materiaalstroom: buitenschil, niethechtgebonden (leidingsisolatie en andere) en hechtgebonden binnentoepassingen; herstelkost verwijderd asbesthoudend materiaal in buitenschil met evenwaardig, duurzaam alternatief 5. rapportage conform sjabloon OVAM-huisstijl Duur van de opdracht (termijnen + aanvang) De termijn voor de uitvoering van de opdracht vangt aan op de eerste kalenderdag die volgt op de dag van ontvangst van het bericht van sluiting en bedraagt 7 maanden. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver, impliciet, op basis van de geboden offerte en het voorgestelde projectteam, de opdracht binnen voormelde uitvoeringstermijn van 7 maanden te kunnen realiseren Uitvoering van deelopdrachten en vastgelegde bedragen Op grond van dit contract zal de OVAM deelopdrachten sluiten met de inschrijver aan wie het contract gegund en gesloten werd. Het aantal uit te voeren deelopdrachten is reeds gekend; het betreffen 300 scholen verspreid over heel Vlaanderen. Indien de deelnemer van oordeel is dat hij om een gegronde reden (bijv. belangenvermenging) een bepaalde opdracht niet kan uitvoeren voor de OVAM, dient hij de OVAM daarvan zo spoedig mogelijk in te lichten. De aanbestedende overheid kent door de overeenkomst geen exclusiviteit toe. Aldus behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om gedurende de geldingsduur van het contract vergelijkbare overeenkomsten met een vergelijkbaar voorwerp te sluiten. Door zich in te schrijven, aanvaardt de inschrijver deze niet-exclusiviteitsclausule en doet hij uitdrukkelijk afstand van elk verhaal dienaangaande en specifiek van elke aanspraak op vergoeding voor de schade die hij als gevolg van het gunnen van dergelijke vergelijkbare opdrachten zou lijden Onderaanneming Onderaanneming wordt toegestaan. De inschrijver blijft ten allen tijde ten volle verantwoordelijk voor de door hem aangestelde onderaannemers. De onderaannemers moeten beschikken over alle noodzakelijke erkenningen. De inschrijver dient te melden met welke onderaannemers hij werkt en voor welk deel hij de onderaannemers inschakelt. De OVAM behoudt zich het recht voor om gemotiveerd een onderaannemer te weigeren Tijdelijke (handels)verenigingen Tijdelijke verenigingen zijn toegestaan. Auteur: Astrid Verheyen /28

4 1.3 Wetgeving van toepassing op deze opdracht Wetgeving In zover er niet afgeweken wordt van de bepalingen van het bestek dat onderhavige opdracht regelt, zijn op deze opdracht ook van toepassing, de bepalingen en voorwaarden van: De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna KB Plaatsing ); Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna KB Uitvoering ); De bepalingen van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (A.R.A.B.); Koninklijk Besluit betreffende de bescherming van werknemers die blootgesteld zijn aan asbest (KB ); Alle relevante Vlaamse Milieuwetgevingen: Vlarem, Materialendecreet en Vlarema, Bodemdecreet en Vlarebo; Alle relevante codes van goede praktijk Alle wijzigingen van vernoemde regelgevingen, zoals bekend bij het lanceren van dit bestek. Voor de opdrachten die niet beschreven zijn in onderhavig bestek of waarvan de beschrijving onvolledig is, moet de dienstverlener zich schikken naar de onderrichtingen van de opdrachtgevende overheid. In de bovenstaande wetgeving evenals in de teksten van dit bestek moet elke verwijzing naar de aanbestedende overheid of ambtenaren daarvan, gelezen worden als een verwijzing naar de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM) en haar personeelsleden, gevestigd in de Stationsstraat 110 te 2800 Mechelen Afwijkingen Artikel 57 van het KB Plaatsing: De verbintenistermijn is verlengd tot 180 dagen Art. 25 KB Uitvoering : Er dient geen borgtocht gesteld te worden omdat de aard van de opdracht dit niet vereist Art 45 KB Uitvoering: straffen zie Art. 154 KB Uitvoering: vertragingsboete zie Fouten en leemten in het bestek Als een de inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van die aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de OVAM. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste tien dagen vóór de datum van de openingszitting, tenzij dit onmogelijk is door de inkorting van de termijn voor ontvangst van de offertes. Auteur: Astrid Verheyen /28

5 1.5 Kwalitatieve selectiecriteria Financiële en economische selectiecriteria Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver op straffe van nietigheid zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en verklaart hij over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken Technische selectiecriteria De inschrijver moet zijn technische bekwaamheid aantonen door middel van de volgende documenten: 1. De inschrijver stelt een projectleider aan die verantwoordelijk is voor de goede uitvoering van de opdracht. Hij kan zich laten bijstaan door een projectteam doch is voor de OVAM het enige aanspreekpunt en draagt de volledige eindverantwoordelijkheid. Indien de projectleider tijdens de uitvoering van de opdracht (tijdelijk) vervangen wordt, moet de vervangende projectleider aan dezelfde voorwaarden voldoen; 2. Gelet op de omvang van de opdracht en de strikte uitvoeringstermijn dient de inschrijver over een projectteam van minimaal 6 asbestinventariseerders te beschikken conform onderhavige selectiecriteria. 3. De door de inschrijver voorgestelde (vervangende) projectleider heeft minimaal 5 jaar relevante ervaring: met asbesttoepassingen in gebouwen: via het opmaken asbestinventarissen in Vlaanderen van gebouwen (cfr. KB 16 maart 2006) of gelijkwaardig; met de uitvoering van studieopdrachten als uitvoerder of als projectleider (eindverantwoordelijke); Hij/zij toont dit aan via zijn/haar CV en een referentielijst met minimaal 2 relevante referenties voor asbestervaring in Vlaanderen: (opmaak asbestinventarissen of gelijkwaardig, jaar, locatie, opdrachtgever) en 2 milieutechnische en/of milieueconomische (beleids)studieopdrachten (jaar, titel-omschrijving, opdrachtgever, GEEN studies conform Bodemdecreet); 4. De door de inschrijver voorgestelde asbestinventariseerders (indien dit ook de projectleider betreft, dient hij/zij aanvullend dezelfde ervaring te bezitten) die effectief ter plaatse de asbestinventarissen zullen opmaken (plaatsbezoek, rapportage) bezitten minimaal 3 jaar relevante ervaring in Vlaanderen. Zij genoten een basisopleiding asbest (herkenning, risico's, handelen). Hij/zij toont dit aan via zijn/haar CV en een referentielijst met volgende minimale referenties: 10 asbestinventarissen conform KB 16 maart 2006 opgemaakt in de afgelopen 5 jaar (jaar, locatie, opdrachtgever); 5. De inschrijver, al dan niet in vereniging of in onderaanneming, beschikt over een erkenning van de FOD WASO als laboratorium erkend voor identificatie van asbest in materialen, of een gelijkwaardige erkenning. De aanwezigheid van deze vergunning zal online gecheckt worden. De inschrijver beperkt de referentielijst steeds tot het maximum aantal relevante referenties dat gevraagd werd. De inschrijver wordt er op gewezen dat tijdens de duur van de opdracht: enkel de personen kunnen ingezet worden die daadwerkelijk in de offerte vermeld worden; deze personen wier naam wordt opgegeven altijd inzetbaar moeten zijn; de opgegeven personen daadwerkelijk ook diegene moeten zijn die effectief de werkzaamheden zullen uitvoeren; een vervanging van een opgegeven persoon enkel kan mits schriftelijke voorafgaande goedkeuring door de OVAM waarbij deze dient te voldoen aan dezelfde technische selectiecriteria. Auteur: Astrid Verheyen /28

6 Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver, impliciet, op basis van de geboden offerte en het voorgestelde projectteam, de opdracht binnen voormelde uitvoeringstermijn van 7 maanden te kunnen realiseren. 1.6 Indienen en openen van de offerte Vorm en inhoud van de offerte De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52, 1 van het KB Plaatsing worden opgesteld. Alle bestanden moeten virusvrij en te kopiëren zijn en geopend en gelezen kunnen worden De OVAM geeft er de voorkeur aan dat de offertes bestaan uit 3 documenten/bestanden: het inschrijvingsbiljet opgemaakt in PDF-formaat de inventaris opgemaakt in PDF-formaat en in XLS-formaat of in ODS-formaat de bijlages opgemaakt in PDF-formaat De resolutie voor de bestanden moet zo zijn dat afdrukken op het overeenkomstige papierformaat voldoende scherp zijn. De maximale grootte per document is 80 MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB. Deze documenten/bestanden dienen op straffe van nietigheid door de inschrijver elektronisch ondertekend te zijn. U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij private actoren. Indien u meer informatie wenst over deze private actoren kunt u terecht op e.procurement@vlaanderen.be of +32 (0) Er dient wel te worden opgemerkt dat het enige tijd kan in beslag nemen vooraleer u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dus tijdig uw certificaat aan. Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 52, 1, 1 van het KB Plaatsing. Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving Offerteformulier Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van het bij het bijzonder bestek gevoegde offerteformulier. Het offerteformulier heeft betrekking op de totaliteit van de opdracht. Auteur: Astrid Verheyen /28

7 Het offerteformulier en alle aanvullende essentiële stukken dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. De inschrijver verbindt er zich toe voor alle betrekkingen met de aanbestedende overheid in woord en geschrift het Nederlands te gebruiken. Het offerteformulier en elk van de bijlagen dienen op straffe van nietigheid door de inschrijver elektronisch ondertekend te zijn. De inschrijver voegt hierbij een machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming(en) geldig kan (kunnen) verbinden. Elke inschrijving die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op straffe van volstrekte nietigheid bovenaan op zijn document volgende formule moet vermelden : Ik ondergetekende... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de aanbestedende overheid verstrekte offerteformulier en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model moet als niet geschreven worden beschouwd met uitzondering van de eventuele aangevulde leemten die op de laatste bladzijden van mijn documenten zijn vermeld Inventaris Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij het bestek gevoegde inventaris. De inventaris dient in het Nederlands opgesteld te zijn. De inventaris dient op straffe van nietigheid door de inschrijver elektronisch ondertekend te zijn. Het formaat voor het aanleveren van de inventaris is het PDF-Formaat en het XLSbestandsformaat of het ODS-bestandsformaat Documenten toe te voegen aan de offerte : De inschrijvers voegen de volgende stukken in de Nederlandse taal, gedagtekend en door hen ondertekend aan hun bieding toe: 1 Op straffe van nietigheid van hun inschrijving: a) een behoorlijk ingevuld (d.i. zonder aangebrachte correcties) en geldig ondertekend inschrijvingsbiljet en inventaris (geen verplicht model) met de eenheids- en totaalprijzen; 2 Daarnaast dienen tevens volgende documenten bij de inschrijving te worden gevoegd: a) Een document waarin duidelijk is aangegeven dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) en de machtiging hebben om de onderneming geldig te verbinden; b) Alle documenten gevraagd door de OVAM in het kader van de selectiecriteria en gunningscriteria (zie 1.5 en 1.9) c) Een opgave van het gedeelte van de opdracht die de inschrijver desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven en een lijst van de onderaannemers. d) Inventaris (zie bijlage) Geldigheidsduur van de offerte De verbintenistermijn bedraagt 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. Auteur: Astrid Verheyen /28

8 1.6.2 Indiening van de inschrijving en opening van de offertes Indiening van de inschrijving De offertes moeten elektronisch worden ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB Plaatsing. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e- procurement helpdesk op het nummer +32 (0) De uiterste indieningsdatum van de offertes is 5 april 2016 om 10u Opening van de offertes De opening van de inschrijvingen heeft plaats in openbare zitting op 5 april 2016 om 10u15 ten overstaan van Ingrid De Ceunynck, of haar plaatsvervanger in de kantoren van de OVAM, Stationsstraat 110, te 2800 Mechelen. 1.7 Selectiecriteria Regelmatigheid van de offerte De offertes worden vooreerst getoetst aan de vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de hierna vermelde selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 1.8 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn Uitsluitingscriteria Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver op straffe van nietigheid zich niet in enige toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB Plaatsing en verklaart over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken. De OVAM zal de waarachtigheid van deze verklaring onderzoeken overeenkomstig artikel 60 van het KB Plaatsing. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver of kandidaat uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Auteur: Astrid Verheyen /28

9 1.7.2 Regelmatigheid van de offerte De offerte van de geselecteerde inschrijvers zullen ook worden onderzocht op het vlak van hun formele en materiële regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. 1.8 Prijzen + betalingsmodaliteiten Prijsbepaling De prijzen dienen in euro opgegeven te worden. De prijzen mogen tot twee cijfers na de komma gepreciseerd worden. Alle eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden. Het betreft een gemengde opdracht. De BTW wordt in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld en bij de prijs van de offerte gevoegd. Alle overige heffingen, retributies en accijnzen zijn begrepen in de prijs. De OVAM behoudt zich het recht voor om slechts een deel van de opdracht toe te wijzen Prijsherzieningen Prijsherzieningen worden niet toegestaan Prijsonderzoek Op verzoek van de OVAM verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De OVAM kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt Betalingswijze. De opdrachtnemer dient een schuldvordering in na het uitvoeren van de opdracht/deelopdracht. Er dient per deelopdracht een afzonderlijke schuldvordering opgemaakt te worden. 1. De opdrachtnemer dient voorafgaand aan elke factuur een schuldvordering met bijhorende meetstaat in. De opdrachtnemer moet deze schuldvordering en meetstaat indienen via het webloket van de OVAM: Hoe u hierbij te werk gaat vindt u op de OVAM-website: Handleiding digitale schuldvordering De OVAM beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen, die ingaat de dag van ontvangst van de schuldvordering met bijhorende meetstaat. Tijdens deze termijn maakt de OVAM een proces-verbaal op dat ze digitaal ter kennis brengt van de opdrachtnemer met het verzoek om binnen 5 kalenderdagen een factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag. 2. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie voor zover de OVAM over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt. 1.9 Gunningscriteria Na beoordeling van alle offertes op basis van de selectiecriteria en gunningscriteria, kiest de OVAM de best gerangschikte offerte. De keuze zal gebeuren op basis van volgende gunningscriteria: Auteur: Astrid Verheyen /28

10 1.9.1 Plan van aanpak (vertegenwoordigt 40%) Globale projectorganisatie (20/40): organisatie totale projectuitvoering met het oog op het tijdig en kwaliteitsvol opleveren van de deelopdrachten. inventarisatie-capaciteit: Voor scholen vanaf categorie 3 (zie inventaris van het bestek) wordt de inventarisatie verplicht in duo uitgevoerd door twee asbestinventariseerders die elkaar aanvullen in expertise en het screenen van de gebouwdelen. Gelet op de selectiecriteria voorziet de inschrijver minimaal een projectteam van 6 volwaardige inventariseerders. In het plan van aanpak beschrijft de inschrijver uitdrukkelijk het aantal mandagen (expliciteren aantal uren/mandag) voorzien per schoolcategorie (zoals vermeld in de meetstaat van dit bestek) om een conforme asbestinventarisatie uit te voeren. Daarnaast wordt de totale duur voor het luik gebouweninventarisaties beschreven in mandagen én werkdagen. Inspectiemethodiek asbestinventaris conform besteksvoorwaarden (15/40): Niet-limitatief: opmaak volledige asbestinventaris conform bestek, uitvoering (aanvullende) gebouweninspectie, veiligheidsaspecten, identificatie van asbesthoudende materialen, frequentie en wijze monstername en analyse van het asbesthoudend materiaal, luchtstaalname en -analyse in een zeer beperkt aantal scholen waar vrije asbest of spuitasbest is gebruikt, risico-beoordeling, beheersadvies en verslaggeving; Het koninklijk besluit van 16 maart 2006 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico's van blootstelling aan asbest beschrijft vanuit de federale arbeidswetgeving hoe een asbestinventaris moet worden opgemaakt. De brochure Asbestinventaris en beheersprogramma (2008, ADHA) geeft een leidraad bij het opstellen en het bijwerken van de asbestinventaris en het beheersprogramma. De opmaak van de asbestinventarissen conform de besteksvoorwaarden betekent echter dat ook niet bereikbare delen, onafhankelijk van blootstellingsrisico's in normale omstandigheden worden geïnspecteerd. Aanpak extrapolatie-oefening en kostprijsramingen incl. wijze raming herstelkosten (5/40) De onderdelen worden beoordeeld op kwaliteit, presentatie en volledigheid met aandacht voor tijdsbewaking en planning Totale inschrijvingsprijs (vertegenwoordigt 60%) Het tweede gunningscriterium is de totaalprijs inclusief BTW Borgstelling Er wordt geen borgtocht gevraagd Uitvoering van de opdracht Taal De uitvoering van de opdracht gebeurt volledig in het Nederlands Vertrouwelijkheid Intellectuele eigendomsrechten Onderstaande bepalingen dienen te worden samen gelezen met de artikels 18, en 23 van het KB van Uitvoering: Auteur: Astrid Verheyen /28

11 De OVAM is eigenaar van de resultaten van de opdracht. De opdrachtnemer gebruikt alle gegevens en inlichtingen van OVAM enkel in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer verbindt er zich toe de geheimhouding te verzekeren van de resultaten die ten gevolge van het onderzoek worden bekomen. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de ter beschikking gestelde gegevens te doen bewaren door hemzelf en door éénieder die er toegang toe heeft, inbegrepen zijn eventuele onderaannemers indien onderaanneming is toegestaan. De opdrachtnemer staat borg, zonder beperking van bedrag, voor elke eigen schade van OVAM en voor elk verhaal dat een derde zou stellen wegens niet eerbiedigen van de intellectuele rechten van deze derde. De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan OVAM van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt of gebruikt in het kader van deze opdracht. Dit geldt zowel ten aanzien van de opdrachtnemer als ten aanzien van alle personen waarop de opdrachtnemer een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. OVAM verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: 1 het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht 2 het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling 3 het exclusieve en onvoorwaardelijke huur en leenrecht 4 het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het inschrijvingsbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding Controle en toezicht De uitvoering van deze opdracht gebeurt onder leiding en onder toezicht van de leidend ambtenaar of zijn/haar plaatsvervanger Verzekering Het geheel van de opdracht maakt het voorwerp uit van een verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid. De polis burgerlijke aansprakelijkheid moet een waarborg inhouden voor de lichamelijke, zuiver financiële, materiële en immateriële schade aan derden die verband houdt met de uitvoering van de opdracht. Als verzekerde personen moeten naast de inschrijver, de eventuele onderaannemers en de opdrachtgever zijn opgenomen. De opdrachtnemer zal de bouwheer, zijn vertegenwoordigers, bedienden en agenten, of hun aangestelden verdedigen, vrijwaren en vergoeden van en tegen alle kosten, verliezen, schade, uitgaven en klachten van welke aard ook (de klachten gegrond op art. 544 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek inbegrepen) die zich voordoen tijdens en/of door het feit van de uitvoering van het aannemingscontract, tenzij wanneer dergelijke kosten, verliezen, schade, uitgaven en klachten louter voortvloeien uit nalatigheid vanwege de bouwheer, van zijn vertegenwoordigers, bedienden en agenten, of van hun aangestelden. Auteur: Astrid Verheyen /28

12 Veiligheid Bijkomend aan de verplichtingen op het vlak van veiligheid in de bestaande wetgeving, standaardprocedures, codes van goede praktijk e.d., moet de deskundige: alvorens de werkzaamheden aan te vatten een grondige analyse maken van de (potentiële)risico's die ermee gepaard (kunnen) gaan (voor werknemers, milieu, omgeving, eigendommen, reputatie,...), voor, tijdens en zo nodig na de werkzaamheden de noodzakelijke risico-en schadebeperkende maatregelen voorzien en nemen, in het geval zich naar aanleiding van de werkzaamheden schade of bijkomende risico's van welke aard ook zou(den) voordoen, hierover onverwijld communiceren met alle andere betrokken partijen en instanties alsook de vereiste risico- en schadebeperkende of andere maatregelen nemen Meerdere opdrachten gegund aan dezelfde dienstverlener De uitvoering van deze opdracht staat los van elke opdracht die door de OVAM aan de betreffende dienstverleners werd gegund. Eventuele problemen met betrekking tot deze opdracht kan de uitvoering van een andere door de OVAM toegewezen opdracht niet wijzigen of uitstellen. Eveneens kunnen problemen bij de uitvoering van andere opdrachten niet leiden tot wijziging of uitstel van deze opdracht. De opdrachtnemer dient zich ervan te vergewissen dat hij bij inschrijving zich ertoe bindt een kwaliteitsvol onderzoek af te leveren binnen de vooropgestelde termijn. De werklast die andere opdrachten op dat moment met zich meebrengen mogen niet leiden tot verlies aan kwaliteit van het afgeleverde onderzoek of het niet respecteren van termijnen Schorsing of intrekking erkenning Wanneer de erkenning van de dienstverlener in de loop van de contracttermijn wordt geschorst of ingetrokken, kan de OVAM beslissen om het contract te verbreken met ingang van de datum van schorsing/intrekking. De dienstverlener kan hiervoor geen schade aanrekenen. Enkel de prestaties die reeds volledig afgerond waren op de datum van schorsing/intrekking, zullen vergoed worden Klachten en verzoeken De dienstverlener kan zich niet beroepen op volgende omstandigheden om de modaliteiten van de opdracht te herzien : De toestand van het terrein; De weersomstandigheden; De inzetbaarheid van personeel of materiaal; Het ontbreken van gegevens voor zover hier geen melding van werd gemaakt voor het indienen van de definitieve offerte Rapportage modaliteiten en milieuzorg Alle op te maken documenten (o.a. teksten, plannen, tekeningen) worden op elektronische drager aan de aanbestedende overheid bezorgd. Ook wordt er steeds een pdf gevraagd van het volledige rapport. Dit dient reeds verrekend te zijn in de posten voor de opmaak van de betreffende documenten. De opdrachthouder garandeert dat alle elektronische informatie virusvrij is. Auteur: Astrid Verheyen /28

13 De documenten kunnen vrij worden opgemaakt. Ze dienen echter minimaal volgende gegevens te bevatten : Op de voorpagina : besteknummer, omschrijving opdracht, aanbestedende overheid, titel document, versie document, datum, aantal pagina's document; Op de vervolgpagina's : <paginanummer> van <totaal aantal pagina's>, versie, titel document en omschrijving opdracht (incl. besteknummer); Uitzondering betreft de documenten die achteraf door de OVAM worden gepubliceerd (hetzij in drukvorm, hetzij in elektronische vorm). Deze documenten worden in WORD-bestandsformaat door de opdrachtnemer onmiddellijk opgemaakt in OVAM-huisstijl. Richtlijnen m.b.t. de OVAM huisstijl en aangepaste sjablonen verkrijgt u bij de OVAM. Er kan van bovenstaande modaliteiten worden afgeweken mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid Wijziging van onderaannemers Indien de dienstverlener tijdens de uitvoering van de opdracht een andere onderaannemer wenst, dient hij dit voorafgaand schriftelijk voor te leggen aan de OVAM. De OVAM behoudt zich het recht voor om een onderaannemer te weigeren Keuringen Voor iedere deelopdracht geldt een aparte keuring Straffen In afwijking van art. 45 van het KB Uitvoering zal een straf opgelegd worden bij het niet behalen van de gevraagde kwaliteit. Om de kwaliteitsvolle uitvoering van de gebouwinspecties te bewaken, kan de OVAM in haar opdracht door een andere asbestdeskundige onaangekondigd controle-gebouwinspecties laten uitvoeren bij te inventariseren of geïnventariseerde scholen. Bij niet-verantwoordbare tegenspraak tussen de asbestinventarisresultaten en beoordeling van de opdrachthouder en de controle asbestdeskundige kan een straf opgelegd worden van van 250 euro per schoollocatie. Voorwerp van tegenspraak kan zijn (niet-limitatief): het niet identificeren van asbesthoudende materialen of het niet inspecteren van bereikbare ruimtes conform in onderhavig bestek beschreven voorwaarden Vertragingsboetes In afwijking van art. 154 van het KB Uitvoering zal een vertragingsboete aangerekend worden van honderd euro per dag vertraging met een maximumbedrag van 25 % van de totale opdracht. Deze boete is opeisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en wordt van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging Non-discriminatie De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische Auteur: Astrid Verheyen /28

14 eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe, zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een organisatie, gespecialiseerd in de bestrijding van discriminatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De opdrachtnemer ziet er voor zover redelijk op toe dat ook de onderaannemers die hij eventueel inschakelt voor de opdracht en de verschillende schakels van zijn toeleveringsketen zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. Auteur: Astrid Verheyen /28

15 2 Technisch gedeelte 2.1 Voorwerp van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is het uitvoeren van een studieopdracht met volgende onderdelen: 1. de opmaak van 300 asbestinventarissen van schoolgebouwen (cfr. KB maart 2006) verspreid over heel Vlaanderen. Dit met als doel het kwantificeren van het passief aan asbesthoudende materialen in en rondom de schoolgebouwen (ook niet bereikbare delen, onafhankelijk van blootstellingsrisico's in normale omstandigheden); 2. evaluatie kwaliteit bestaande asbestinventarissen (enkel luik ifv blootstellingsrisico's en bereikbare delen cfr. KB maart 2006 ) na controle conform bestek; 3. statistische extrapolatie naar totaal aantal schoolgebouwen in Vlaanderen = kwantificeren totaalpassief; 4. kostprijsraming: verwijderingskost volgens asbesthoudende materiaalstroom: buitenschil, niethechtgebonden (leidingsisolatie en andere) en hechtgebonden binnentoepassingen; herstelkost verwijderd asbesthoudend materiaal in buitenschil met evenwaardig, duurzaam alternatief 5. rapportage conform sjabloon OVAM-huisstijl. Eén inventaris betreft de volledige inventarisatie van alle (deel)gebouwen die gelinkt zijn aan één school inclusief kelders, bergingen, technische ruimten, garages, zolders, etc Algemeen: asbestafbouwbeleid Met de beslissing van de Vlaamse regering van 24 oktober 2014 gaf de Vlaamse regering haar goedkeuring voor een versneld asbestafbouwbeleid tegen Hierbij kreeg OVAM de opdracht om via een doorstartfase uiterlijk 2018 een finaal asbestafbouwplan voor te leggen. Dit plan ambieert gefaseerd uiterlijk 2040 alle asbesthoudende materialen uit het Vlaamse gebouwenpatrimonium uit te faseren. Prioritaire gebouwgroepen zijn publieke gebouwen (overheden, scholen,...), residentiële gebouwen en land- en tuinbouw. Naast de prioritering van gebouwgroepen werd ook een prioritering van asbesthoudende materiaalstromen opgenomen. De asbesthoudende materiaalstromen zijn asbestproductieafval, vrije asbesttoepassingen, hechtgebonden buitenschil toepassingen en hechtgebonden binnentoepassingen. Voor de doelgroep scholen beoogt de OVAM via onderhavige opdracht: een verfijnde inventarisatie van het aanwezige asbestpassief in schoolgebouwen via extrapolatie van een steekproef in 300 schoolgebouwen; een evaluatie van de kwaliteit van de bestaande asbestinventarissen; een oriënterende kostprijsraming voor de verwijdering van het geëxtrapoleerde asbestpassief dat doorheen verschillende (ver)bouwperiodes is ontstaan (inclusief inschatting herstelkost voor de buitenschil) De OVAM selecteerde een lijst van 300-tal scholen representatief verdeeld over de verschillende onderwijsnetten en (in zover als gekend) opgebouwd/verbouwd over verschillende bouwjaren. Auteur: Astrid Verheyen /28

16 2.1.2 Asbestinventaris Inzet projectteam Voor scholen vanaf categorie 3 wordt de inventarisatie verplicht in duo uitgevoerd door twee asbestinventariseerders die elkaar aanvullen in expertise en het screenen van de gebouwdelen. Bescherming werknemer vs inventarisatie materialen Centraal in onderhavige opdracht staat de uitvoering van een asbestinventaris. Het koninklijk besluit van 16 maart 2006 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico's van blootstelling aan asbest beschrijft vanuit de federale arbeidswetgeving hoe een asbestinventaris moet worden opgemaakt. De brochure Asbestinventaris en beheersprogramma (2008, ADHA) geeft een leidraad bij het opstellen en het bijwerken van de asbestinventaris en het beheersprogramma. De federale asbestinventaris heeft als doel werknemers te beschermen tegen blootstelling. Moeilijk bereikbare gebouwdelen of gebouwdelen die in normale omstandigheden geen aanleiding kunnen geven tot blootstelling moeten vanuit die invalshoek niet mee geïnventariseerd worden. Onderhavige opdracht wil echter het totaal aan aanwezige asbesthoudende gebouwmaterialen inventariseren, niet enkel in de gebouwdelen waar blootstelling kan plaatsvinden. M.a.w. voor de uitvoering van een asbestinventaris conform onderhavig bestek dienen ook deze gebouwdelen mee geïnventariseerd te worden. Anderzijds dient de aanwezigheid van asbesthoudende materialen in losse elementen (zoals meubelen, verplaatsbare machines, gereedschappen, stock,..) wel geïnventariseerd te worden maar NIET meegenomen te worden in de massabalans (extrapolatie, kostprijsramingen) van de asbesthoudende gebouwelementen. Niet-destructief De inventaris dient zo volledig mogelijk te zijn. Beperkingen van het onderzoek dienen duidelijk te worden vermeld. Om materialen die niet onmiddellijk visueel gecontroleerd kunnen worden, te kunnen onderzoeken, kan het nodig zijn een licht-destructief onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek zal onder meer bestaan uit het openen van verlaagde plafonds (door bv tijdelijk demonteren van spots), valse (voorzet-) wanden en technische kokers, het demonteren van (delen van) technische installaties zoals ventilatiekanalen, en dergelijke. Het beschadigen van intacte materialen door boren, slijpen, breken, kappen behoort niet tot het licht-destructief inventariseren tenzij renovatiewerken of sloopwerken gepland zijn voor bepaalde gebouwdelen. Sommige materialen kunnen niet of moeilijk exact worden opgemeten omdat ze niet zichtbaar, geheel of gedeeltelijk ingekapseld of volledig onbereikbaar zijn. Vaak voorkomende voorbeelden hiervan zijn: funderingen, nutsvoorzieningen, rioleringen, ondergrondse tanks, meerlagige vloerbedekkingen of plafondbekledingen, verloren bekistingen in asbestcement, bekabeling en leidingen. Delen van een gebouw kunnen ontoegankelijk zijn wegens instortingsgevaar, verhoogde grondwaterstand, en dergelijke. Deze elementen kunnen in sommige gevallen in kaart worden gebracht op basis van (oude) plannen, tips van (voormalige) gebruikers van het gebouw of logische deducties. De opsteller van de inventaris kan daarnaast afgaan op diverse indicaties zoals bijvoorbeeld putdeksels, mangaten, verluchtingsbuizen of aansluitingen van ondergrondse reservoirs of gegevens van vroegere bodemonderzoeken. Het verslag maakt melding van alle eventuele onbereikbare (en dus niet bezochte) ruimten, zeker wanneer het vermoeden bestaat dat er zich hier bijzondere materialen kunnen bevinden zoals bijvoorbeeld asbesthoudende isolatie in ondergelopen kelders. Dit geldt eveneens voor de mogelijke aanwezigheid van nutsleidingen, zeker wanneer dit niet kan worden afgeleid uit plannen of andere documenten. Auteur: Astrid Verheyen /28

17 Asbesthoudend of niet De ouderdom, merknaam, uitzicht, gloeitest enz. zijn indicatoren voor de kans dat een element asbesthoudend is. Bij twijfel wordt het element als asbesthoudend beschouwd tenzij een staalname met analyse uitsluitsel biedt. Hechtgebonden en niet-hechtgebonden Conform leidraad Asbestinventaris en beheersprogramma (2008, ADHA) Oppervlakkig vs ingesloten bereikbaar vs ingesloten onbereikbaar (ifv inspectie) Oppervlakkig = niet bedekt door een ander materiaal Ingesloten bereikbaar = bedekt door een ander materiaal dat echter eenvoudig kan gedemonteerd worden (schroeven, nagels, ) Ingesloten onbereikbaar = bedekt door een ander materiaal dat niet zonder snijden, breken of slopen kan verwijderd worden. Eenvoudig vs niet-eenvoudig demonteerbaar (ifv verwijdering bij renovatie) Een asbesthoudende materiaal is eenvoudig demonteerbaar indien het niet verkleefd is met een vast gebouwelement zodat het via wrikken, losschroeven, kan verwijderd worden. (vb. vals plafond, wandpaneel, onderdakplaat, ) Afdruipzones regenwaterput Waar hemelwater van asbestcement dak- of gevelbekleding afdruipt op onverharde zones blijkt uit onderzoek dat deze meestal aanzienlijke concentraties aan niet-hechtgebonden asbestvezels te bevatten. Deze zones worden arbitrair geïnventariseerd per lopende meter als asbesthoudende bodem volgens standaard afmetingen: breedte 1 m, diepte 10 cm, lengte dak- of gevelrand. Regenwaterputten die regenwater opvangen van asbesthoudende daken bevatten vrije asbestvezels in het slib en het water. Luchtmetingen Indien uit de inventarisatie blijkt dat risicovolle niet-hechtgebonden asbesttoepassingen zoals spuitasbest voorkomen en er een potentieel/actueel risico is op secundaire emissie via kledij, schoeisel of luchtcirculatie (langsheen leidingkokers, ventilatiesystemen, of deur- en raamopeningen), kan na overleg met de OVAM, voorgesteld worden een meetcampagne op te starten om de actuele blootstellingsrisico's in te schatten. Auteur: Astrid Verheyen /28

18 2.2 Door de inschrijver te leveren prestaties Algemeen De projectleider staat in voor de coördinatie van de opdracht, de kwaliteitscontrole, de praktische uitvoering van de opdracht en de opmaak van het rapport. De projectleider is ook verantwoordelijk voor de veldwerkzaamheden en is verantwoordelijk voor het contact met de OVAM en de communicatie met de eigenaars/gebruikers/,... In alle onderhavige bestekposten dienen alle kosten vervat te zitten met betrekking tot de organisatie (communicatie, ) en verplaatsingskosten inbegrepen te zijn in de eenheidsprijzen ongeacht de complexiteit of omvang van de te onderzoeken schoolgebouwen of het aantal aangetroffen asbesttoepassingen Veiligheid De uitvoering van de inspecties en de monsternamen gebeuren steeds conform de preventiemaatregelen voorzien in het KB van 16 maart 2006, niet limitatief: vermijden stofvorming via fixeren hermetisch verpakken van monsters toegebrachte schade (breukvlakken, ) herstellen met een dichtings- of herstellingsproduct Communicatie met derden Naast de vertrouwelijkheidsvoorwaarden is het (niet) communiceren met derden (ouders, jeugd, leraars, schoolmedewerkers, pers, ) een belangrijke aandachtspunt gezien de gevoeligheid van asbestproblematiek in de publieke opinie. Communicatie met derden, uitgezonderd om het maken van praktische afspraken voor de inspecties, gebeurt in voorkomende geval uitsluitend door de school zelf (preventieadviseur, communicatieverantwoordelijke, directie,...) en/of de OVAM. Dit kan aspecten betreffen zoals het voorwerp van de opdracht, de risico's, de gevonden asbesttoepassingen, gemeten concentraties enz. Indien projectmedewerkers vragen/klachten/ bezorgdheden ontvangen tijdens de uitvoering van de opdracht melden zij dit aan de schoolverantwoordelijke en de projectleider die terugkoppelt aan de OVAM Postgewijze bespreking Post 1 startvergadering en voorbereidende gesprekken Uiterlijk drie weken na sluiting belegt de projectleider een startvergadering in de kantoren van de OVAM. Op de startvergadering wordt het finale plan van aanpak besproken, onduidelijkheden uitgeklaard en de finale timing vastgelegd. Tevens wordt één overlegmoment voorzien met de betrokken schoolnetten-koepels. De projectleider is altijd aanwezig. Er wordt uitgegaan van telkens 3u overleg. Verplaatsingskosten dienen inbegrepen in de eenheidsprijs. Post 2 Opmaak 300 asbestinventarissen De OVAM zal in samenspraak met de scholen en koepels na sluiting van de opdracht zorgen voor een lijst van contactpersonen en contactgegevens van de betrokken scholen. De geselecteerde scholen zullen tussen het moment van sluiting en de startvergadering via mailing ingelicht worden over de weerhouden opdrachthouder en gevraagd worden de (schematische) grondplannen, bestaande Auteur: Astrid Verheyen /28

19 asbestinventarissen en alle andere relevante informatie ter beschikking te stellen bij het plaatsbezoek. Indien geen plannen ter beschikking kunnen worden gesteld of de beschikbare plannen dekken niet alle te inventariseren gebouwen, kan de inschrijver een toeslag aanrekenen per schoollocatie (per deelopdracht) (post 2.2.7) Post 2.1. Opmaak planning uitvoering asbestinventarissen Bij de startvergadering overhandigt de OVAM de lijst van de scholen waar een asbestinventaris dient uitgevoerd te worden. Na de startvergadering contacteert de opdrachthouder alle 300 scholen (locaties) voor de inplanning van het plaatsbezoek noodzakelijk voor de opmaak van de asbestinventaris. Uiterlijk 1 maand na de startvergadering bezorgt de projectleider een planningstabel met chronologisch overzicht per datum van de ingeplande afspraken. De tijdstippen waarop de inspectiebezoeken aan de gebouwen plaatsvinden hangen af van de openingsuren/kantooruren, de aard en het gebruik van de respectievelijke (deel)gebouwen. De inplanning van een inspectiebezoek gebeurt in nauw overleg met de betrokken school. TP Post 2.2. Uitvoering asbestinventarisatie + verslag per school (300 locaties deelopdrachten) Voor elk van de 300 scholen wordt een asbestinventaris opgemaakt conform de besteksvoorwaarden (Hfst ) met het oog op een maximale inventarisatie van de aanwezige asbestmaterialen. Het moment van uitvoering wordt in overleg met de schooldirectie bepaald. Er dient rekening mee gehouden te worden dat de inspectie van bepaalde gebouwdelen ook buiten de school/kantooruren zal moeten kunnen gebeuren. Dit gegeven is inherent aan de opdracht en dient verrekend in de eenheidsprijzen. Specifieke vereisten ivm monstername: zie post 7. Voor elk schoolgebouw wordt een individueel digitaal verslag asbestinventaris opgemaakt met minimaal volgende inhoud: voorkomen: gebouw, gebouwdeel, lokaal, type ruimte, gebouwelement, oppervlakkig vs ingesloten, eenvoudige demonteerbaar of niet,... aard en toestand van het asbesthoudend materiaal (buiten- of binnentoepassing, hechtgebondenheid, verwering, beschadiging) omvang: in kg/ton (omzetting vanuit lopende meter of m² via soortelijke gewichten*) verwijderingsmogelijkheid: eenvoudig (demonteren, ), destructief: oppervlakkig (vloertegel, kanaal,...) of ingesloten (onderlaag, fundering,...) contactrisico's (primaire versus secundaire emissie (schoeisel,...)) resultaten monstername analyse foto's van het aangetroffen asbesthoudend materiaal met ruimtelijke situering afzonderlijk Hoofdstuk luik evaluatie bestaande asbestinventaris cfr. KB maart 2006: hiaten mbt inventarisatie, toestand, risico-evaluatie, het advies ifv beheersprogramma, en toe te passen preventiemaatregelen. Deze post wordt afgerekend in VH per school. Gezien de schooloppervlakten sterk kunnen variëren, heeft de OVAM een opsplitsing gemaakt in 6 categorieën, met elk een range aan m² brutovloeroppervlakte (tem begrenzing buitenlucht of ½ gemeenschappelijk schildeel, totaalsom alle verdiepingen) dat potentieel asbesthoudend is. (bron Scholenmonitor 2014). 'Open' ruimtes (minimaal 1 schildeel afwezig en grenzend aan buitenlucht) zoals fietsenstallingen, afdaken, berghokken, enz. worden voor de helft meegerekend in de m² bruto-vloeroppervlakte (loodrechte projectie in horizontaal vlak). Voorbeeld: loodrechte grondprojectie afdak speelplaats = 100 m² dan slechts meerekenen als 50 m² bij totale bruto-vloeroppervlakte schoollocatie. Auteur: Astrid Verheyen /28

20 Post 2.3. Overzichtstabel hoeveelheden Zie bijlage voor tabel soortelijke massa/ densiteit. Voor de niet aangegeven waarden dient de inschrijver op de startvergadering de waarden die voor de anderen materialen gehanteerd zullen worden mee te delen. Met die tabel wenst de OVAM ook een inschatting te krijgen van de hoeveelheid asbesthoudend materiaal waarvoor direct en indirect contact mogelijk is om een inschatting te krijgen van de risico's op blootstelling. In onderhavige post zitten alle kosten vervat om de overzichtstabel te kunnen opmaken: raadplegen derden, desk research, administratie, overleg,. TP Post 3 Kwaliteitscontrole bestaande asbestinventarissen De OVAM wil met onderhavige steekproef ook een kwaliteitscheck doen van de asbestinventarissen waarover de scholen (als werkgever) reeds dienen te beschikken conform de verplichting uit de federale arbeidswetgeving voor de Makkelijk bereikbare gebouwdelen en installaties met blootstellingsrisico's in normale omstandigheden. De inschrijver evalueert per bestaande asbestinventaris (= max. 300) of conform de richtlijnen uit de federale arbeidsregelgeving, zoals ook opgenomen in de leidraad Asbestinventaris en beheersprogramma (2008, ADHA) alle te inventariseren gebouwdelen en installaties werden opgenomen. GEBOUWDELEN OF INSTALLATIES DIE ENKEL CONFORM ONDERHAVIG BESTEK MOESTEN GEINVENTARISEERD WORDEN, MAAR NIET CONFORM ARBEIDSWETGEVING, DIENEN NIET IN DEZE BEOORDELING OPGENOMEN TE WORDEN. De inschrijver evalueert of de in de bestaande asbestinventaris opgenomen gebouwdelen en installaties alle asbesthoudende materialen werden beschreven en de beschreven toestand actueel is. Ook de volledigheid van de risico-evaluatie, het advies ifv beheersprogramma, en toe te passen preventiemaatregelen moeten geëvalueerd en aangepast worden. De inschrijver rapporteert dit luik enerzijds afzonderlijk: globaal overzicht (% onvolledige asbestinventarissen, aard vastgestelde hiaten, ), conclusies en anderzijds per school: actualisatie bestaande asbestinventaris eventueel vastgestelde hiaten. De rapportage per school gebeurt in het individuele asbestinventarisverslag conform post 2.2. De rapportagekosten hiervoor dienen dus vervat in de eenheidsprijs per m² in post 2.2. In onderhavige post 3 zitten enkel de kosten vervat voor de rapportage van het globale luik. TP Post 4 Extrapolatie Op basis van de totalen berekend in Post 2.3. maakt de inschrijver een extrapolatieoefening voor het totaal aantal aan vrije en officiële scholen in Vlaanderen. In deze post zitten alle kosten vervat om deze extrapolatie te kunnen berekenen en rapporteren. TP Auteur: Astrid Verheyen /28