Onderhoud en SLA SAP ECC 6.0

Transcriptie

1 Onderhoud en SLA SAP ECC 6.0 Auteur: Versie:11 Bestek: Onderhoud en SLA SAP ECC 6.0 Besteknummer: IC Afdeling: Algemene Diensten Dienst: Informatie en Communicatie Inhoudstafel 1 Administratief deel Aanbestedende overheid Algemene bepalingen van toepassing op de opdracht Aard en voorwerp van de opdracht Duur van de opdracht (termijnen + aanvang) Onderaanneming Tijdelijke Verenigingen Varianten Wetgeving van toepassing op deze opdracht Wetgeving Vergissingen en leemten in het bestek Afwijkingen Indienen en openen van de offerte Indienen van de offertes Vorm en inhoud van de offerte Indiening van de inschrijving en opening van de offertes Selectiecriteria Regelmatigheid van de offerte Uitsluitingscriteria Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Regelmatigheid van de offerte Prijzen + betalingsmodaliteiten Prijsbepaling Prijsherzieningen Betalingswijze Gunningscriteria Borgtocht Uitvoering van de opdracht Taal Intellectuele rechten + eigendomsrechten Wijzigingen aan de opdracht 6 2 Technisch gedeelte 6 3 Inschrijvingsbiljet 8 4 Inventaris (ook voorzien voor verplichte variant als dit is toegestaan) 8 Auteur: Versie: 11 1/8

2 1 Administratief deel 1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is: Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij Afdeling Algemene Diensten Stationsstraat Mechelen. Tel.: 015/ Fax.:015/ De leidende ambtenaar is de heer Danny Wille, algemeen directeur. Zijn plaatsvervanger is Bart Thoelen, informaticus. 1.2 Algemene bepalingen van toepassing op de opdracht Aard en voorwerp van de opdracht Het betreft een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht wordt gegund bij algemene offerteaanvraag. Het voorwerp van deze opdracht is het aanbieden van een onderhoudscontract met SLA voor SAP 6.0 ECC, en dit voor de periode januari 2011 tot december Duur van de opdracht (termijnen + aanvang) De opdracht vangt aan op 1 januari 2011 en wordt afgesloten voor de duur van 3 jaar. De opdracht kan in toepassing van art. 17, 2, 2, b) worden verlengd met 1 jaar. Indien de opdracht niet verlengd wordt, kan de opdrachthouder uit hoofde van deze beslissing geen schadevergoeding eisen. (in geval van mogelijkheid van herhaling) Onderaanneming Onderaanneming wordt niet toegestaan Tijdelijke Verenigingen Tijdelijke Verenigingen worden niet toegestaan Varianten Er worden geen varianten toegestaan. 1.3 Wetgeving van toepassing op deze opdracht Wetgeving In zover er niet afgeweken wordt van de bepalingen van het bestek dat onderhavige opdracht regelt, zijn op deze opdracht ook van toepassing, de bepalingen en voorwaarden van: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Auteur: Versie: 11 2/8

3 Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en de bijlagen bij dit besluit. Alle wijzigingen aan de wet en voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes Vergissingen en leemten in het bestek Indien de inschrijver in het bestek of in aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de inschrijvingen niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste tien dagen voor de uiterste indieningsdatum van de inschrijver, schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven Afwijkingen Art. 81 bis van het KB 1: Het elektronisch indienen van offertes via het internet ( , ftp) of andere is niet toegestaan gezien momenteel niet kan voldaan worden aan de technische specificaties die vereist zijn. 1.4 Indienen en openen van de offerte Indienen van de offertes Vorm en inhoud van de offerte Inschrijvingsbiljet Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van het bij het bestek gevoegde inschrijvingsbiljet. Het inschrijvingsbiljet heeft betrekking op de totaliteit van de opdracht. Het inschrijvingsbiljet en alle aanvullende essentiële stukken dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. De inschrijver verbindt er zich toe om voor alle communicatie met de aanbestedende overheid in woord en geschrift het Nederlands te gebruiken. Het inschrijvingsbiljet en elk van de bijlagen dienen op straffe van nietigheid door de inschrijver ondertekend te zijn. De inschrijver voegt hierbij een machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming(en) geldig kan (kunnen) verbinden. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend zijn. Elke inschrijving die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op straffe van volstrekte nietigheid bovenaan op zijn document volgende formule moet vermelden: Ik ondergetekende... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de aanbestedende overheid verstrekte inschrijvingsbiljet en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Auteur: Versie: 11 3/8

4 Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model moet als niet geschreven worden beschouwd met uitzondering van de eventuele aangevulde leemten die op de laatste bladzijden van mijn documenten zijn vermeld Documenten toe te voegen aan het inschrijvingsbiljet De inschrijvers voegen de volgende stukken in de Nederlandse taal, gedagtekend en door hen ondertekend bij hun bieding toe: Op straffe van nietigheid van hun inschrijving: Een behoorlijk ingevuld (d.i. zonder aangebrachte correcties) en geldig ondertekend inschrijvingsbiljet en inventaris met de eenheids- en totaalprijzen. Daarnaast dienen tevens volgende documenten bij de inschrijving te worden gevoegd: Een gedetailleerd werkplan voor de overname van het onderhoudscontract, waarin de inschrijver duidelijk aangeeft welke problemen hij verwacht, hoe hij deze denkt op te lossen, hoeveel tijd de overname in beslag zal nemen en welke ongemakken OVAM tijdens de overnameperiode zal ondervinden. Een service quality plan, waarin beschreven staat welke diensten de OVAM mag verwachten van de inschrijver, en hoe de inschrijver de kwaliteit van zijn dienstverlening kan garanderen. De machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming geldig kan (kunnen) verbinden Geldigheidsduur van de offerte De gestanddoeningstermijn bedraagt 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes Indiening van de inschrijving en opening van de offertes Indiening van de inschrijving De inschrijving wordt in tweevoud ingediend, waarvan één de vermelding origineel draagt en de ander aangeduid wordt met Kopie. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken, waarop de volgende vermeldingen moeten staan: niet openen: offerte Datum: 26 augustus 2010 INSCHRIJVING voor Onderhoud en SLA SAP ECC 6.0 Besteknummer: IC Deze omslag wordt vervolgende in een tweede gesloten omslag gestoken, waarop dezelfde vermeldingen worden aangebracht. De inschrijvingen moeten toekomen bij de heer Danny Wille, algemeen directeur, of zijn afgevaardigde bij de afdeling Algemene Diensten, OVAM, Stationsstraat 110 te 2800 MECHELEN ten laatste op 26 augustus 2010 om 10:00 uur. Bij afgifte gebeurt dit tegen ontvangstbewijs Opening van de offertes De opening van de inschrijvingen heeft plaats in openbare zitting op 26 augustus 2010 om 10:00 uur ten overstaan van de heer Danny Wille, algemeen directeur, of zijn afgevaardigde in de kantoren van de OVAM, Stationsstraat 110, te 2800 Mechelen. Auteur: Versie: 11 4/8

5 1.5 Selectiecriteria Regelmatigheid van de offerte De offertes worden vooreerst getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 1.7 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief of technisch regelmatig zijn Uitsluitingscriteria Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver op straffe van nietigheid zich niet in enige toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 69 van het KB 1 en verklaart over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Een overzicht van de geleverde prestaties de afgelopen 2 jaar die relevant zijn voor de uitvoering van de beschreven diensten, met vermelding hierbij van de betrokken opdrachtgever en diens coördinaten. De inschrijver draait jaarlijks een omzet van minimaal 5 miljoen euro met betrekking tot activiteiten die gerelateerd zijn met SAP-support en maintenance. Het aantonen van ervaring om te werken met overheidsinstanties De inschrijver bereikt in het SAP service partnership program minstens de graad van Associate Partner voor de voor OVAM relevante categorien. De inschrijver dient te beschikken over een postadres in België vanaf het ogenblik van de gunning Regelmatigheid van de offerte De offerte van de geselecteerde inschrijvers zullen ook worden onderzocht op het vlak van hun administratieve en technische regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. 1.6 Prijzen + betalingsmodaliteiten Prijsbepaling De prijzen dienen in euro opgegeven te worden. De prijzen mogen tot vier cijfers na de komma gepreciseerd worden. Het betreft een opdracht tegen globale prijs. De BTW wordt in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld en bij de prijs van de offerte gevoegd. Alle overige heffingen, retributies en accijnzen zijn begrepen in de prijs. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om slechts een deel van de opdracht toe te wijzen Prijsherzieningen Prijsherzieningen worden niet toegestaan. Auteur: Versie: 11 5/8

6 1.6.3 Betalingswijze De facturatie gebeurt op regelmatige tijdstippen (jaarlijks, trimestrieel of maandelijks, dit wordt voor de ondertekening van het contract overeengekomen tussen dienstverlener en de OVAM). De betaling gebeurt binnen de 50 kalenderdagen volgend op de dag van ontvangst van de factuur, door overschrijving van de verschuldigde som op rekening van de uitvoerder van de opdracht. 1.7 Gunningscriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan de volgende gunningscriteria getoetst: Prijs (BTW incl.) (40 punten) Kwaliteit van het voorgestelde Service Quality Plan (25 punten) De daaraan gekoppelde SLA's (20 punten) Inzetbaarheid personeel bij de uitvoering van de opdracht (15 punten). 1.8 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. 1.9 Uitvoering van de opdracht Taal De uitvoering van de opdracht gebeurt volledig in het Nederlands Intellectuele rechten + eigendomsrechten De OVAM is eigenaar van de resultaten van de opdracht. De opdrachthouder zal geen informatie aan derden bekend maken of publiciteit maken betreffende deze opdracht zonder schriftelijke toestemming van de OVAM. De opdrachthouder zal zijn onderaannemers dezelfde verplichting opleggen (indien onderaanneming is toegestaan). De opdrachthouder zal op eigen kosten alle wettelijke voorschriften en alle andere voorschriften zoals deze met betrekking tot de beveiliging van gegevens, de veiligheid, de bewaring en dergelijke die van toepassing zijn in het kader van deze opdracht, naleven Wijzigingen aan de opdracht De OVAM houdt zich het recht voor om slechts een deel van de opdracht toe te wijzen. 2 Technisch gedeelte Met ingang van 1 januari 2011 wenst de OVAM een onderhoudscontract voor SAP 6.0 ECC af te sluiten, dat enerzijds voorziet in de nodige SAP maintenance en het correctief onderhoud van de verschillende modules en de databank, en dat anderzijds ook de nodige garanties biedt naar ondersteuning ingeval van incidenten en of veranderingen, en daar een redelijke respons- en oplossingsperiode aan kan koppelen. Auteur: Versie: 11 6/8

7 De OVAM wenst een duidelijk onderscheid te maken tussen activiteiten in scope en activiteiten buiten scope. Tot de eerste categorie behoren user management, batch management, transport van DEV naar PROD, remote connecties, remote function call support, early watch alert, OSS technische settings, OSS notes wanneer nodig voor het oplossen van een incident, OSS messages, DB administration/monitoring en Management standaard printing. Tot de buiten scope activiteiten behoren dan archivering, Housekeeping, management niet-standaard printing, performance monitoring/management, release/kernel/sap GUI upgrades, mandant management, installatie van andere talen en installatie service packs. De OVAM wenst concreet voor wat de in scope activiteiten betreft een vaste prijszetting voor incidentmanagement, probleemmanagement en releasemanagement. De inschrijver geeft in dit verband ook zeer duidelijk aan waar de grens ligt tussen incident en change request. Hij geeft ook duidelijk aan of er een beperking is op de incidenten die in de vaste prijs inbegrepen zijn (en zo ja, tot hoeveel incidenten dit beperkt is), en voorziet in die vaste prijs ook al een forfait van 5 dagen die voorzien worden voor eventueel changemanagement. Voor wat de buiten scope activiteiten betreft, en de change requests die de facultatief voorziene 5 mandagen overstijgen, wenst de OVAM kennis te nemen van de gangbare dagtarieven. Volgende documenten/gegevens worden bij het insschrijvingsbiljet gevoegd, teneinde ons toe te laten het voorstel van de inschrijver naar waarde te beoordelen : Een uitgewerkt Service Quality Plan, waarin de aangeboden services duidelijk omschreven worden, samen met de service organisatie, het service management, de acceptatie en sign-off procedures en de service deliveries. De inschrijver houdt er ook rekening mee dat OVAM waar het betreft de dagelijkse monitoring van de Basic Components sterk de voorkeur geeft aan het gebruik van de SAP solution manager, i.p.v. aan het gebruik van eventuele door de inschrijver zelf geschreven oplossingen. Daaraan gekoppeld een zeer strikte SLA, waarin het volgende gegarandeerd wordt: Tijdens kritische periodes (bij de jaarafsluiting in de maanden januari tot maart, bij de semestriele afsluiting (2 laatste weken van september) of bij de kwartaalafsluitingen (1 week na einde kwartaal)) wil de OVAM een maximale reactietijd van 2 uren, en een maximale oplostijd van 2 werkdagen. Buiten deze kritische periodes volstaan een reactietijd van 8 uur en een oplostijd van 5 werkdagen. De inschrijver verbindt er zich niet enkel toe om deze SLA te onderschrijven, maar documenteert ook hoe hij erin zal slagen om deze SLA na te leven. Een duidelijke beschrijving van in welke mate er over het naleven van de SLA gerapporteerd wordt, en welke sancties er aan het niet naleven ervan gekoppeld zijn. Een zicht op het aantal servicemeetings dat gepland wordt, en de inhoud van deze meetings. Een beschrijving van de mate waarin de OVAM zonder bijkomende facturatie mag verwachten dat de inschrijver proactief meedenkt, bijvoorbeeld naar oplossingen voor zich herhalende problemen. Deze onderhoudsopdracht wordt toegewezen voor een periode van 3 jaar. Op dit moment heeft OVAM een dienstverlener voor SAP Services enerzijds, en een rechtstreeks contract met SAP zelf voor het onderhoud van de SAP-licenties. De OVAM overweegt echter de mogelijkheid om in de toekomst de dienstverlener als single point of contact te laten optreden. De inschrijver voor deze opdracht geeft dan ook aan of de overname van onze SAP-licenties een optie is, vermeld ook hiervoor de prijs (voor overname én voor het jaarlijks onderhoud van de licenties), zodat de OVAM kan beslissen of er inderdaad voor een SPOC geopteerd zal worden. Auteur: Versie: 11 7/8

8 3 Inschrijvingsbiljet Als bijlage 4 Inventaris (ook voorzien voor verplichte variant als dit is toegestaan) Als bijlage Auteur: Versie: 11 8/8