Procesrapportage. Fase 1 FREIGHTFACTORY. Colofon Plaats: Breda Datum: 10 mei 2010 Auteur: Menno Lambooy

Transcriptie

1 Procesrapportage Fase 1 Colofon Plaats: Breda Datum: 10 mei 2010 Auteur: Menno Lambooy Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. FREIGHTFACTORY, HET PROJECT INTRODUCTIE FREIGHTFACTORY, HET SYSTEEM DOEL PROJECT FREIGHTFACTORY DE DEELNEMERS SCOPE PROJECTAANPAK EN FASERING INDELING PROJECT VERKENNING ROADMAP FASE PLANNING FASE PROJECTTAKEN PROJECTVERLOOP AFWIJKING PLANNING RESULTATEN Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 2

3 1. FREIGHTFACTORY, HET PROJECT 1.1. Introductie Freightfactory is een initiatief van de BOM, De Ideale Connectie en de Provincie Noord-Brabant (Brabantse Strategische Visie Goederenvervoer) om op een slimme manier vrachtcapaciteit en ladingaanbod van / tussen logistieke dienstverleners (LDV s) samen te brengen. Dit door een intelligent en laagdrempelig (on-line) instrument te ontwikkelen op basis van multiagent techniek. De beoogde resultaten van Freightfactory zijn: Efficiëntere uitvoering transporten: reduceren lege km s en verhogen beladingsgraad; Bevorderen van samenwerking tussen LDV s; Verbeteren rendement, continuïteit en ontwikkelkracht LDV s; Reductie CO2 uitstoot; Vermindering files; Anticiperen op enorme groei goederenstromen. Alle modaliteiten moeten ten volste benut worden om de groei aan te kunnen (+80 tot 100% in 2020). Voor de weg is een veel slimmere benutting de oplossing, Freightfactory draagt hier in bij Freightfactory, het systeem Eindresultaat van het project moet een intelligent uitwisselingssysteem worden, dat als volgt is samen te vatten: On-line platform / marktplaats voor intelligente, digitale agenten; Gebaseerd op Multi-agenten techniek; De agent (softwaremodule) onderneemt actie op basis van percepties over de fysieke omgeving; Ze gebruiken feedback van elkaar om, indien nodig, de perceptie bij te stellen; Digitale agenten vertegenwoordigen een order, een vrachtwagen, een leveradres, een ; De agenten onderhandelen op basis van een set parameters die ze meekrijgen, ze onderhandelen om de best passende match te realiseren; Freightfactory kan adviserend werken richting bijvoorbeeld planners of bij bepaalde orders of wagens of ; mogelijk volledig geautomatiseerd (systeem systeem); Gebaseerd op closed-user groepen / samenwerking tussen besloten groepen van dienstverleners; Bedoeld voor vertrouwensvolle samenwerking tussen logistiek dienstverleners Doel project Freightfactory Doel van dit onderzoek is om te kijken of er voldoende basis is voor het ontwikkelen van een systeem voor slimme uitwisseling van vrachten tussen deze bedrijven. Uitgangspunt is het optimaal benutten van de totaal beschikbare capaciteit met minder gezamenlijk verreden kilometers. Op basis van een analyse van de werkelijke zendinggegevens, de werkwijze, de systemen en mogelijke synergie moet worden aangetoond of er voldoende potentieel is voor de inzet van een intelligent uitwisselingssysteem De deelnemers In dit project nemen 6 logistieke dienstverleners uit de regio Waalwijk deel: 1. HaCas Transport, Gilze; 2. Van Caem Transporten bv, Waalwijk; 3. Basis Transport B.V., Waalwijk; 4. De Rooij Waalwijk B.V. (DRW), Waalwijk; 5. Riwo Transport B.V., Waalwijk; 6. Van der Linden Transport (VDL), Waalwijk. Daarnaast zijn de volgende partijen betrokken in het project: BOM, De Ideale Connectie Deal Services: ontwikkelen project; Provincie Noord Brabant: projectpartner; NHTV / Tjek (Bas Holland): ontwikkelen project en projectcoördinatie; Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 3

4 NHTV (AIC-SLM) = aanvrager, penvoerder (Albert Mandemakers), algemene administratie; (Nancy Bastiaansen) en extra ICT deskundigen (Arie van Swam & Marc Hovenier); Deal Services: ICT dienstverlener (o.a. experts in intelligent agent techniek) Consultants / logistics engineers: o Vincent Faassen (CPvision): Van der Linden & RIWO; o Rogé Megens (Logistiekverbeteren.com): De Rooij & Basis; o Menno Lambooy (Lambooy Logistiek): Van Caem & HACAS Scope Het project richt zich in eerste instantie op stukgoed Benelux distributie. Hier ligt de grootste succeskans vanwege: Grootste markt; Grote dichtheid; Veel dienstverleners actief in deze markt; Goede mogelijkheden (fysiek) uitwisselen. Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 4

5 2. PROJECTAANPAK EN FASERING 2.1. Indeling project Het project Freightfactory begint met een analyse in een proefcluster en leidt (na fase 2) uiteindelijk tot een generiek eindproduct (procesgang / roadmap horizontale samenwerking logistiek dienstverleners + beschikbare ondersteunende techniek (intelligent agents)), dat in de branche door samenwerkende transportbedrijven gebruikt kan worden. Het project start met een proefcluster om hiermee een best practise te ontwikkelen. Het is een cluster dat met name bestaat uit generieke palletdistributie in de Benelux en het ophalen/verzamelen van goederen voor internationaal transport. Freightfactory is onderverdeeld in 2 hoofdfasen: 1. Verkenning fase (stap 0 t/m 3) 2. Uitvoering fase (stap 4 t/m 9) Deze fasen zijn te verdelen in de volgende 3 onderdelen: 1. Voortraject (stap 0 t/m 2)) 2. Uitvoeren project (stap 3 t/m 7) 3. Natraject (stap 8 en 9) Freightfactory fase 1 loopt t/m de blauwdruk (= t/m stap 3). Meer details over fase 1 in paragraaf 2.2. Het voortraject was gericht op het voorbereiden van de proefpilot. Dit betekende het opzetten van de juiste overkoepelende projectafspraken/projectorganisatie, de juiste mensen op de juiste plek krijgen en specifieke projectplannen (en doelen) per pilotbedrijf definiëren. De uitvoeringsfase is de daadwerkelijke realisatie van Freightfactory van blauwdruk van het pilotbedrijf tot en met het loskoppelen van het ontwikkelde platform van de (tijdelijke) projectorganisatie. Het natraject is gericht op de reproduceerbaarheid van het format en de techniek naar een reeks vervolg clusters en de verspreiding van kennis en ervaring die gedurende het project is opgebouwd. Figuur 2-1: Roadmap Freightfactory (fase 1 & 2) Voortraject Het voortraject bestaat uit de volgende deelstappen: 0. Voorbereidingen 1. Quickscan 2. Projectsheet Per stap worden hieronder de belangrijkste werkzaamheden beschreven. 0. Voorbereidingen Het projectmanagement en de penvoerder hebben in deze stap algemene voorbereidingen getroffen om het project te kunnen starten, waaronder: Selectie kennisleveranciers Opstellen algemene stukken / presentaties Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 5

6 Inrichten centrale communicatie / kennisdeling faciliteiten (o.a. via de website Inrichten definitieve projectorganisatie 1. Quickscan Er is voor de proefpilot / het proefcluster op hoofdlijnen neutraal in beeld gebracht (clusterdefinitie) wat concreet overeenkomsten en verschillen zijn tussen de bedrijven en transporten. Denk aan bijvoorbeeld aan systemen, werkwijzen, het basis transportproces, producten die getransporteerd worden, etc.. Daarnaast is in deze fase met wat eerste grove data de mogelijke potentie bepaald. Dit is met name op basis van historische data gebeurd. De data van de diverse deelnemende pilotbedrijven zijn over elkaar heen gelegd om te kijken hoeveel besparing (lege km s / ritten / ) er potentieel gerealiseerd kan worden. 2. Projectsheet Het projectsheet dient als afbakening van het te doorlopen traject. Hierin staan de afspraken tussen de uitvoerder van het proces dashboard project, de opdrachtgever van het pilotbedrijf en de eisen en wensen vanuit het programmamanagement Uitvoering project De werkelijke uitvoering van het project is als volgt opgebouwd: 3. Blauwdruk (Freightfactory fase 1) 4. Ontwikkeling (Freightfactory fase 2) 5. Implementatie (Freightfactory fase 2) 6. Training (Freightfactory fase 2) 7. Ontkoppelen (Freightfactory fase 2) Deze deelstappen worden hieronder nader toegelicht. 3. Blauwdruk Analyse van de huidige situatie m.b.t. processen, communicatie, systemen, brondata, document handeling, etc. waarbij d.m.v. stroomdiagrammen de onderlinge samenhang visueel wordt weergegeven. De analyse geeft inzicht in waar staat het bedrijf momenteel, welke mogelijkheden zijn er binnen het bedrijf, in hoeverre is het bedrijf in staat te handelen/reageren op het Freightfactory samenwerkingsmodel, etc. In de blauwdruk zijn de documenten, systemen en communicatiemomenten die noodzakelijk zijn voor het proces opgenomen in het stroomdiagram. Het eindresultaat van de blauwdruk is: Een functioneel ontwerp; Bruikbare datasets; Slot adviesdocument. De overige stappen in het deel uitvoering volgen Freightfactory fase 2: 4. Ontwikkeling In de ontwikkelstap wordt de multi-agent omgeving ontwikkeld / geprogrammeerd. Vanuit de blauwdrukken wordt Freightfactory voor de diverse clusters doorontwikkeld en ingericht. 5. Implementatie In de implementatie stap wordt de ontwikkelde multi-agent omgeving voor zover als mogelijk bij de transportbedrijven in gebruik genomen. Dit betekent niet alleen de technische implementatie maar ook zaken als: Instellen parameters Bouwen interfaces Praktijk testen Procedures, werkinstructies Etc. 6. Training Gebruikers en beheerder worden getraind in het gebruik van Freightfactory / de multi-agent techniek. Daarnaast wordt er een algemene workshop opgesteld die breed in het bedrijf gegeven kan worden om medewerkers (of klanten of leveranciers of ) toe te lichten wat Freightfactory is. 7. Ontkoppelen Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 6

7 Na afronding van het project is het ontwikkelde platform maatwerk ingericht voor en te gebruiken door de deelnemende pilotbedrijven. De betrokken pilotbedrijven kunnen hier zonder verdere kosten gebruik van maken. De betreffende bedrijven dienen er echter wel rekening mee dat voor het beheer / het draaiende houden van een dergelijk platform wel degelijk kosten gemaakt zullen worden. Denk bijvoorbeeld aan: Servercapaciteit Communicatiekosten Kosten doorontwikkeling Etc. De pilotbedrijven kunnen ervoor kiezen om dit in eigen beheer te doen of een ICT partner of andere specialist te zoeken die dit tegen een bepaalde vergoeding voor de bedrijven gaat doen. Bij een succesvol project zullen de kosten van het beheer en de doorontwikkeling een dergelijk platform een fractie zijn van de besparingen die ermee gerealiseerd kunnen worden. Kanttekening bij het gebruik van Freightfactory is natuurlijk wel dat iedere andere dienstverlener de mogelijkheid heeft deze techniek ook te gebruiken. Vanuit AIC-SLM zal er een roadmap opgesteld worden die logistiek dienstverleners buiten de pilotbedrijven in staat moet stellen om deze techniek op een laagdrempelige manier voor hun eigen samenwerkingsverband of onderneming in te zetten. Daarnaast staat het staat het transportbedrijven, ICT dienstverleners of andere partijen vrij de techniek natuurlijk voor anderen inzetten Natraject Het natraject bestaat uit de consolidatiefase en kenniscirculatie. 8. Consolidatiefase In deze stap werken met name de penvoerder en het projectmanagement aan: Lessons learned; Best practises; Roadmaps samenwerking / inzet Multi agent techniek; Promotie materiaal. Dit om de resultaten en de werkwijzen op een goede manier te kunnen reproduceren in een grootschalig vervolg project en op de tweede plaats goed materiaal te hebben om kennis zinvol te kunnen circuleren. 9. Kenniscirculatie Na afronding van het project zullen de ervaringen, kennis en succesverhalen breeds verspreid en gecommuniceerd gaan worden Verkenning Zoals eerder al beschreven, zijn in fase 1 van het project de volgende stappen gebruikt: 1. Verkenning fase 2. Uitvoering fase (alleen blauwdruk) In Freightfactory fase 1 zijn de bedrijven in kaart gebracht (processen, systemen en rithistorie) en is er bepaald of er voldoende match / potentie is om een platform voor vrachtuitwisseling daadwerkelijk te gaan realiseren. Het zwaartepunt van de verkenning lag op de datamatch: op basis van rithistorie is bepaald of de betrokken 6 bedrijven voldoende overlap hebben om op intensieve (en geautomatiseerde) wijze vracht uit te wisselen. Een aantal randvoorwaardelijke zaken zoals procesgang (planning en uitvoering van transporten) en systeem gebruik zijn ook meegenomen. Op basis van de resultaten uit deze fase is een go / no-go beslissing genomen voor fase 2. Als deze fase van start gaat, wordt het platform daadwerkelijk gebouwd en in gebruik genomen. Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 7

8 2.3. Roadmap fase 1 De stappen die in fase 1 doorlopen zijn, worden weergegeven in figuur 2.2. Figuur 2-2: Roadmap Freightfactory fase 1 In hoofdstuk 3 worden de werkzaamheden in de hierboven benoemde stappen verder beschreven Planning fase 1 De benoemde stappen zijn uitgevoerd in de periode van augustus 2009 tot maart 2010 (figuur 2.3). Stap Omschrijving Periode 0 Voorbereiding Aug + Sep Kick-off Sep Projectsheet Sep + Okt Blauwdruk (transportprofiel) Sep + Okt Blauwdruk (processmapping) Okt + Nov Blauwdruk (systeem profiel) Okt + Nov Quickscan (data verzamelen) Nov + Dec Quickscan (matching) Jan Evaluatie (eindrapport & evalueren) Medio feb Go / No-go Medio maart 2010 Figuur 2-3: Details en planning Freightfactory Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 8

9 3. PROJECTTAKEN Aan de hand van de roadmap volgt een beschrijving welke taken per stap in de verkenningsfase zijn uitgevoerd. Stap 0: Voorbereidingen Definitieve intentie pilotbedrijven; Inrichten projectadministratie voor de NHTV; Opstellen projectcontracten NHTV pilotbedrijven; Opstellen geheimhouding verklaringen; Minimis verklaringen ondertekenen en aan de provincie overhandigen; Definitief vastleggen ICT-dienstverlener, consultants & projectmanager; Opstellen kick-off presentatie; Templates opstellen (projectsheets, aandachtspunten profielen, basis flowcharts, etc.); Voorlichten / instrueren consultants; Voorstellen consultants aan pilotbedrijven; Alle officiële stukken door alle betreffende partijen laten ondertekenen. Stap 1: Kick-off Kick-off voor alle betrokkenen met verdere toelichting fase 1 project. Stap 2: Projectsheet Kort projectplan per pilotbedrijf voor invulling fase 1 project. In de projectsheet worden de volgende punten vastgelegd: Doel Detail stappenplan Projectteam Specifieke planning pilotbedrijf Tollgates & Deliverables Taken Communicatieplan Ondertekening voor akkoord (verantwoordelijke pilotbedrijf & projectmanager) Stap 3.1: Blauwdruk (transportprofiel) Van ieder bedrijf zijn de parameters en randvoorwaarden vastgelegd op basis van de volgende punten: Dekkingsgebied (regio herkomst en regio bestemming) Klanten (activiteiten, adressen, leverdagen, levertijden, ) Lading / goederen (type, ladingdragers, condities, ) Equipement (aantallen, type, bijzonderheden, uitrusting, ) Chauffeurs (diploma s, ervaring, ) Stap 3.2: Blauwdruk (processmapping) Middels flowcharts is de procesgang van de volgende punten in beeld gebracht: Planning (incl. zaken als cyclus, closings, forecasting, etc.) Uitvoering transport (incl. zaken als statusrapportage, track & trace, etc.) Administratie algemene admininstratie en facturatie Systemen per proces Stap 3.3: Blauwdruk (systeemprofiel) De volgende zaken met betrekking tot de ICT-systemen zijn per bedrijf in kaart gebracht: Welke systemen (m.b.t. planning & uitvoering transport & administratie); Basiskenmerken systemen (functie systemen / welke info cq data wordt op welke wijze geregistreerd); Relatie tussen systemen; Gebruikers van de systemen (Wie maakt waar gebruik van); In welke processtappen worden systemen gebruikt? In het bijzonder zijn de functionele, operationele kenmerken en werking van de systemen vastgelegd. ICT specialisten hebben bovendien in kaart gebracht: Technische specificaties benodigde data-interfacing; Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 9

10 Functioneel ontwerp interfaces. Stap 3.4: Quickscan (dataverzamelen) Van ieder pilotbedrijf is een dataset in Excel opgesteld worden met transportdata uit een representatieve periode in oktober In de dataset is opgenomen: Ordereigenaar Ordernummer Klantnaam Ritnummer Trucknummer Uitvoerder Datum laden en lossen Land laden en lossen Plaats laden en lossen Postcode laden en lossen Straat laden en lossen Product Aantal Eenheid Gewicht Laadmeters Alle data is vertrouwelijk behandeld. Hiervoor zijn geheimhoudingsverklaringen ondertekend. Uiteindelijk zijn de datasets samengevoegd om de match te kunnen maken. Stap 3.5: Quickscan (matching profielen, processen en data) In deze stap is bepaald in hoeverre de profielen (transport & systeem) overeenkomen. Hoe meer overeenkomsten hoe groter de kans op succesvol samenwerken. Verder is de vergelijking gemaakt in hoeverre de processen te combineren zijn. Bijv. zaken als planningshorizon, locatie, wijze / moment van fysiek laden en lossen of wijze en eisen van de administratieve afhandeling. Het vergelijk van profielen en processen is meer randvoorwaardelijk. Het bepalen van de echte potentie zit in de data. Als de randvoorwaarden echter te veel verschillen en hier niet van afgeweken kan worden, dan zal samenwerken alsnog lastig worden. Voor de match op basis van de werkelijke data zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: Visualisering van fysieke stromen, bestemmingen, regio s Uiteindelijk 1 bestand in Excel met daarin uitwerking en visualisering van potentie; Simulatie in planningsprogramma met een vergelijk tussen afzonderlijke planningen en een gezamenlijke planning om het besparingspotentieel in kosten en kilometers aan te tonen. Stap 3.6: Evaluatie (evaluatierapport) Er is op basis van fase 1 van het project (de verkenning) een centraal, vertrouwelijk evaluatierapport opgesteld. Hierin wordt met name de match in randvoorwaarden en data uiteengezet en worden aanbevelingen gegeven. De evaluatie is bedoeld voor de volgende partijen: Pilotbedrijven Provincie/ NHTV / BOM / De Ideale Connectie Betrokken uitvoerende partijen / kennisleveranciers Overige geïnteresseerden In de evaluatie is zoveel mogelijk rekening gehouden met de potentie en kansen voor de individuele bedrijven. De kern ligt echter in de potentie van het totale cluster. Er zijn overigens 2 versies gemaakt: voor de bedrijven met alle vertrouwelijke data en gegevens en een openbare versie. Stap 3.7: Go / No Go Op basis van de resultaten uit de verkenningsfase hebben de bedrijven besloten om fase 2 in te gaan: de daadwerkelijke bouw en verdere uitrol van de Freightfactory toepassing. Fase 2 is opgenomen in een Pieken in de Delta aanvraag van REWIN Aanjagen bundelen goederenstromen. Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 10

11 4. PROJECTVERLOOP 4.1. Afwijking planning In onderstaande figuur 4.1 zijn de afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke planning in rood weergegeven. Figuur 4-1: Projectverloop Freighfactory fase 1 Vertraging is ontstaan vanaf stap 3.4: Quickscan (data verzamelen). Redenen hiervan zijn: Onvolledige en niet-consistente gegevens. Hierdoor zijn handmatige correcties of extra handelingen noodzakelijk geweest; De data was niet bij elk bedrijf met standaard exporttools of een rapportgenerator te benaderen. Met name voor de EXIS-gebruikers bleek de afhankelijkheid van de enige systeemontwikkelaar een knelpunt. Hij was in deze periode een aantal weken niet beschikbaar vanwege ziekte. In stap 3.5 (matching) is eveneens vertraging opgelopen, door toevoeging van een extra onderzoekstechniek: de simulatie in een rittenplanningsprogramma. Hierdoor was het projectteam in staat een besparingspotentieel in kilometers en kosten te kwantificeren. Nadeel was wel de extra tijd die hiervoor benodigd was. Belangrijke knelpunten waren: Omzetten van de data voor gebruik in planningsprogramma; Testen van parameters en instellingen om zodoende een reële situatie te simuleren; Trage berekening en verwerking van data vanwege beperking en vervuiling van gegevens. De stappen 3.6 (evaluatie) en 3.7 (go / no go) zijn een maand later gerealiseerd door de vertraging in stap 3.4 en 3.5. Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 11

12 4.2. Resultaten In de eerste plaats is het projectteam in staat gebleken een aanzienlijk besparingspotentieel in kilometers en kosten aan te tonen indien de bedrijven meer en slimmer gaan samenwerken. De data-analyse, visualisering van transportstromen en de simulatie hebben de bedrijven voldoende overtuigd om de volgende fase van het project in te gaan. Daarnaast heeft de eerste fase van het project tal van andere voordelen opgeleverd: Inzicht in procesgang en knelpunten in proces; Adviezen voor verbetering van processen; Adviezen voor systeemtechnische verbeteringen; Delen van ervaringen; Extra inzicht in gebruik van automatische rittenplanning en boordcomputers; Bewustwording in te behalen voordelen van intensievere samenwerking. Verder heeft het project aandacht gekregen in vakbladen, wat zeker voor erkenning en positieve innovatie uitstraling van de (logistieke) regio en betrokken bedrijven heeft gezorgd. Procesrapport Freightfactory fase 1 versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 12