Evaluatie rapport. Freightfactory. Fase 1

Transcriptie

1 FREIGHTFACTORY Evaluatie rapport Freightfactory Fase 1 Colofon Plaats: Waalwijk Datum: 10 mei 2010 Auteurs: Joost van Dijk, Vincent Faassen, Bas Holland, Marc Hovenier, Menno Lambooy, Rogé Megens en Sjoerd Sommen Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 1

2 FREIGHTFACTORY SAMENVATTING De verwachte groei van goederenstromen en andere problemen waarmee het goederenvervoer te maken heeft, doen het belang van intensievere regionale samenwerking tussen vervoerders toenemen. Alvorens dit te bewerkstelligen is transparantie van de markt noodzakelijk en dient gezocht te worden naar een betrouwbare en objectieve methode van uitwisseling. Om die reden is het project Freightfactory gestart bij zes samenwerkende vervoerders uit de regio Waalwijk. In de eerste fase wordt onderzocht of er een systeem ontwikkeld kan worden voor slimme uitwisseling van vrachten. De mogelijkheden worden onderzocht op basis van cijfers, werkwijze, systemen en potentiële synergie. De deelnemende bedrijven zijn: HaCas Transport, Van Caem Transporten bv, Basis Transport B.V., De Rooij Waalwijk B.V. (DRW), Riwo Transport B.V. en Van der Linden Transport (VDL). Eerstgenoemde is gevestigd in Gilze en de overige bedrijven in Waalwijk. De bedrijven hebben ieder hun specifieke kenmerken en specialisaties, maar er zijn zeker ook overeenkomsten in materiaal, werkwijze en gebruikte systemen. De samenstelling van het wagenpark vertoont een duidelijke overlap: een groot aandeel van trekkers met schuifzeil (en schuifkap) trailers. Een grote meerderheid gebruikt de planeenheid laadmeters of een eenvoudige afgeleide daarvan. De meeste transportstromen lopen via overslag over een eigen loods. Vaste leverafspraken per regio en specifieke producteigenschappen als ADR en geïsoleerd komen in zeer beperkte mate voor. Een gespreid seizoensverloop en een significant aandeel van tijdsleveringen vallen verder op, maar spreken ook in het voordeel van verdergaande samenwerking tussen de bedrijven. Er zijn verschillen op te merken in het gebruik van ICT-systemen. Drie van de zes vervoerders gebruiken hetzelfde Transport Management Systeem (TMS), namelijk Exis. Twee vervoerders gebruiken Talis en één werkt met een zelf ontwikkelde applicatie in Access. De planning bij de deelnemende vervoerders gebeurt hoofdzakelijk handmatig en vooral de momenten van order-entry en planningsadministratie verschillen onderling. Het gebruik van boordcomputers is nog beperkt in de groep Freightfactory vervoerders. Het aansluiten van de verschillende systemen op de Freightfactory oplossing is technisch geen probleem. De aandachtspunten voor een goede werking van het systeem zijn meer procesmatig van aard. Door middel van een data-analyse over een representatieve periode van 4 weken in oktober 2009 is inzicht verkregen in de orderstroom van de bedrijven. Op basis van een database van ruim orderregels is is aangetoond dat het merendeel van de vervoerders plaatsen in Nederland en België aandoen: op dezelfde dag, binnen dezelfde regio, met relatief kleine zendingen en in gebieden die relatief veraf gelegen zijn van Waalwijk. Dit betekent dat er serieuze kansen liggen voor verdergaande samenwerking tussen de vervoerders. Gelijktijdig heeft de analyse ook aangetoond dat er belangrijke knelpunten zijn in de data van de vervoerders. De volledigheid en consistentie van de data laat vaak te wensen over. Daarnaast ontbreken nogal eens belangrijke velden, zoals laadmeters. Verschillen in de planhorizon, het moment van data-entry en het ontbreken van real-time informatie uit boordcomputers bemoeilijken de onderlinge afstemming. Het feit dat slimmer samenwerken aanzienlijke besparingen oplevert, is aangetoond met een planningssimulatie van orderregels in een ritplanningspakket. Door het ontbreken van informatie over werkelijk gereden ritten is een vergelijk gemaakt tussen geoptimaliseerde planningen per vervoerder en een totaalplanning over alle vervoerders. De totaalplanning, waarbij zendingen van alle vervoerders zijn samengevoegd en berekend in optimale ritten, leverde een significante kilometerreductie op. Concluderend kan gesteld worden dat de huidige situatie ruim voldoende mogelijkheden biedt om een online systeem voor vrachtuitwisseling op te zetten. In eerste instantie behouden planners de controle en zal Freightfactory vooral adviserend ingezet worden. Het systeem maakt gebruik van alle beschikbare informatie uit de diverse systemen. Planners maken zelf de ritten. Op het moment dat zij besluiten het advies van Freightfactory op te volgen, is het belangrijk dat zij dit terug koppelen naar het systeem. Hierdoor komt managementinformatie beschikbaar voor de gebruikers en kan het systeem leren steeds betere adviezen te geven. Het succes wordt bepaald door de randvoorwaarden van het systeem: beschikbaarheid, betrouwbaarheid, volledigheid en tijdigheid van informatie. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 2

3 FREIGHTFACTORY INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING... 2 INHOUDSOPGAVE INLEIDING AANLEIDING DOEL FREIGHTFACTORY ONDERZOEK EN OPBOUW ONDERZOEK BETROKKEN PARTIJEN DEELNEMENDE BEDRIJVEN INVENTARISATIE BEDRIJFSPROCESSEN INLEIDING TRANSPORTPROFIELEN ORDERCYCLUS SAMENVATTEND INVENTARISATIE HUIDIGE SYSTEMEN, APPLICATIES EN INTERFACES ANALYSE INLEIDING PERIODE EN DATASET BETROUWBAARHEID VAN GEGEVENS VISUALISERING HUIDIGE SITUATIE: VOLUMES, UITBESTEDING EN OVERLAP VISUALISERING HUIDIGE SITUATIE: ZWAARTEPUNTEN EN VERDELING IN NEDERLAND SAMENVATTEND OVERZICHT VAN ZENDINGANALYSES SAMENWERKINGSPOTENTIEEL INLEIDING DE WERKING VAN EEN RITPLANNINGSYSTEEM RANDVOORWAARDEN VOOR EEN GOEDE PLANNING ANALYSE IN RITPLANNINGSPAKKET DE RESULTATEN FREIGHTFACTORY, FASE INLEIDING RANDVOORWAARDEN VOOR FREIGHTFACTORY FREIGHTFACTORY, DE OPLOSSING SAMENVATTEND CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN CONCLUSIES AANBEVELINGEN BIJLAGE A: SCREENSHOT RITPLANNINGSPAKKET: KAART MET ORDERS EN RITTEN BIJLAGE B: SCREENSHOT RITPLANNINGSPAKKET: VOORBEELD VAN EEN RIT (SCENARIO 2) Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 3

4 FREIGHTFACTORY 1. INLEIDING 1.1. Aanleiding Duurzame samenwerking tussen vervoerders blijkt in de praktijk een lastig bespreekbaar onderwerp. Met de verwachte groei van goederenstromen, toenemende congestie, druk op milieu en druk op tarieven, is het voorkomen van leegrijden door intensieve, regionale samenwerking een goede oplossing. Hiervoor is transparantie van de markt en een objectieve methode van uitwisseling noodzakelijk. In fase 1 van het project Freightfactory wordt bij 6 pilotbedrijven gekeken of er een match is tussen de transportpakketten en of er een basis is om op automatische wijze vracht uit te wisselen Doel Freightfactory Doel van dit onderzoek is beslissen of er een basis is om een automatisch systeem van vrachtuitwisseling op te zetten op basis van cijfers, werkwijze, systemen en potentiële synergie. Het automatisch systeem van vrachtuitwisseling moet uiteindelijk resulteren in: Minder lege kilometers; Lagere CO2 uitstoot; Minder congestie; Meer flexibiliteit; Versterking van onderlinge samenwerking en van de concurrentiepositie van de deelnemende vervoerders. Anticiperen op groei van de goederenstromen: o verwachte groei is +80 tot +100% in 2020 (cijfers CPB i.o.v. Min. M&V); o alle modaliteiten moeten volledig benut gaan worden; o voor de weg is een veel slimmere benutting noodzakelijk. In dit project nemen 6 logistieke dienstverleners deel en wisselen de informatie met elkaar uit. De uitwisseling gaat digitaal plaatsvinden m.b.v. de multi-agenten techniek. agenten zijn kleine software modules, die optreden als onderhandelaar ; agenten vertegenwoordigen transportorders, wagens, leveradressen, klanten,...; agenten onderhandelen op basis van parameters die ze meekrijgen; agenten acteren op basis van hun perceptie van de fysieke werkelijkheid; agenten geven & gebruiken feedback om die perceptie (continue) bij te stellen; agenten onderhandelen voortdurend om een betere match te realiseren. Freightfactory werkt in eerste instantie adviserend naar planners, kan mogelijk later meer autonoom van systeem naar systeem communiceren en beslissen. Het wordt ontwikkeld voor een gesloten gebruikersgroep, voor samenwerking tussen besloten groepen van logistieke dienstverleners. Vertrouwensvolle samenwerking tussen logistiek dienstverleners betekent in deze: er gaat veel data het systeem IN (orders, wagens, planning,...); er komen concrete suggesties voor vrachtuitwisseling het systeem uit Onderzoek en opbouw onderzoek In dit rapport staan de resultaten van Freightfactory fase 1 beschreven. Op basis van dit rapport wordt door de betrokken bedrijven besloten of fase 2, het daadwerkelijk bouwen van het Freightfactory platform, in gang wordt gezet.. Freightfactory is een pilot project. De ambitie is om na het project een systeem van vrachtuitwisseling op basis van intelligent agent techniek in de praktijk operationeel te hebben voor de 6 deelnemende transportbedrijven. Het project is in 2 hoofdfasen opgeknipt: 1. Verkenning fase 2. Uitvoering fase (incl. consolidatie resultaten (voor publieke verspreiding) en kenniscirculatie) In de eerste fase worden de bedrijven in kaart gebracht (processen, systemen en rithistorie) en wordt bepaald of er voldoende match / potentie is om een platform voor vrachtuitwisseling daadwerkelijk te gaan realiseren. Het zwaartepunt van de verkenning ligt op de datamatch: op basis van rithistorie wordt bepaald of de betrokken 6 bedrijven voldoende overlap hebben om op intensieve (en geautomatiseerde) wijze vracht uit te wisselen. Een aantal randvoorwaardelijke zaken zoals procesgang (planning en uitvoering van transporten) en systeem gebruik wordt ook meegenomen. Op basis van dit rapport wordt er een go / no-go beslissing genomen voor fase 2. Bij een go zal fase 2 van start gaan waarin het platform daadwerkelijk gebouwd gaat worden en in gebruik genomen gaat worden. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 4

5 FREIGHTFACTORY De stappen die in fase 1 doorlopen zijn, worden weergegeven in figuur 1.1. Figuur 1-1: Roadmap Freightfactory fase 1 De benoemde stappen zijn uitgevoerd in de periode van augustus 2009 tot maart Het rapport is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 2 wordt een overzicht met de belangrijkste karakteristieken en kerngetallen per bedrijf gegeven. Daarna volgt in hoofdstuk 3 een verdieping per bedrijf met als doel de belangrijkste overeenkomsten ( matches ) en verschillen weer te geven. Hoofdstuk 4 gaat nader in op de verschillende ICT systemen van de Freightfactory bedrijven. Tevens is schematisch in beeld gebracht hoe de systemen met elkaar gekoppeld zijn en op welke wijze informatie tussen de applicaties wordt uitgewisseld. De analyse voor wat betreft het aantal zendingen, de grootte per zending, de verdeling van herkomst en bestemmingen wordt in hoofdstuk 5 in beeld gebracht. De berekening van het besparingspotentieel in geval slimme uitwisseling wordt toegelicht in hoofdstuk 6. Ter afsluiting volgt in hoofdstuk 7 een beschrijving van de Freightfactory oplossing Betrokken partijen De eerste fase is mede mogelijk gemaakt door de provincie Noord-Brabant vanuit de Brabantse Strategische Visie Goederenvervoer (BSVG), voor meer informatie zie Daarnaast wordt het project ook ondersteunt door de BOM, de Brabantse Ontwikkeling Maatschappij ( en De Ideale Connectie ( De 3 genoemde partijen ondersteunen innovatieve initiatieven in het logistieke werkveld in (Midden)Brabant om een goed bereikbare en leefbare logistieke topregio te realiseren. Mogelijk kan Freightfactory hier in bijdragen door slimmere transportcombinaties te maken en hiermee minder transporten en minder kilometers nodig te hebben om vracht te transporteren. Daarnaast kent Freightfactory een dusdanig innovatief karakter dat deze partijen het als een inspiratie project zien waarmee ze andere dienstverleners willen motiveren om slimmer te gaan samenwerken. Als neven product van het project zal daarom ook na afronding van het totale project (na fase 2) een roadmap voor samenwerking tussen logistieke dienstverleners opgeleverd worden. Hierin zal dan met name de procesgang van het komen tot samenwerking met do s, dont s, praktische tips en standaard modellen vastgelegd en beschreven worden. De totale coördinatie van fase 1 ligt bij de NHTV (o.a. HBO logistiek) in Breda, zij zullen ook betrokken blijven bij fase 2. Hiermee wordt ook direct de ervaring en de resultaten op een goede manier in het curriculum van het (HBO) onderwijs ingebed. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze rapportage dan kunt u contact opnemen met Bas Holland (bas.holland@tjek.nl / ). Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 5

6 FREIGHTFACTORY 2. DEELNEMENDE BEDRIJVEN De volgende bedrijven zijn betrokken bij Freightfactory: 1. HaCas Transport 2. Van Caem Transporten bv 3. Basis Transport B.V. 4. De Rooij Waalwijk B.V. (DRW) 5. Riwo Transport B.V. 6. Van der Linden Transport (VDL) Hieronder volgt een korte beschrijving van de bedrijven: 1. HaCas Transport HaCas Transport, gevestigd in Gilze, is een wegtransportbedrijf met een duidelijke specialisatie in het groupagevervoer van en naar Frankrijk. Men vervoert pallets vanaf 100 kg tot complete vrachten en werkt daarbij met vast transittijden. In Gilze heeft HaCas de beschikking over 8.500m2 opslagruimte. Voor meer informatie zie 2. Van Caem Transporten bv Van Caem Transporten bv uit Waalwijk is als familiebedrijf gegroeid naar een moderne logistieke dienstverlener gericht op transport, opslag en distributie. De focus ligt op dagdistributie van gepalletiseerde goederen met name in Nederland en België. Voor meer informatie zie 3. Basis Transport Basis Transport is gespecialiseerd in meubeldistributie en logistiek vanaf Nederland naar de Benelux, Duitsland, Frankrijk, Zwitserland en Oostenrijk. Opdrachtgevers zijn wereldwijd gevestigd en daarom biedt Basis een breed pakket overige services om in Nederland en in andere Europese landen de belangen van de klant te kunnen behartigen, waaronder douaneformaliteiten, fiscale vertegenwoordiging en facturering. Voor meer informatie zie 4. De Rooij Waalwijk B.V. De Rooij Waalwijk B.V. is ontstaan na het samengaan van Jan de Rooy Transporten Waalwijk B.V. en Transportbedrijf B. de Rooij & Zn. B.V. Specialisatie is het transport van uiteenlopende goederen zoals bundels, lengtegoederen en uitzonderlijke goederen (op basis van gewicht, afmetingen of samenstellingen. Het werkgebied van De Rooij Waalwijk B.V. ligt voornamelijk in de Benelux en West-Europa. In Waalwijk beschikt De Rooij over een warehouse met m2 opslagcapaciteit. Voor meer informatie zie 5. Riwo Transport Riwo Transport uit Waalwijk is een relatief jong bedrijf dat in 1988 gestart is met transport van en naar Italië. De activiteiten zijn in 1992 uitgebreid na overname van een transportbedrijf in Waalwijk, gericht op de Benelux distributie. Het bedrijf richt zicht inmiddels op transport van en naar Italië, Roemenië en distributie Benelux. Naast Waalwijk heeft Riwo Transport ook vestigingen in Verona (Italië) en Cluj Napoca (Roemenië). Voor meer informatie zie 6. Van der Linden Transport Het bedrijf is in 1941 opgericht en heeft zich in Waalwijk als familiebedrijf ontwikkeld tot logistiek dienstverlener met een duidelijke specialisatie in groupagevervoer van en naar Duitsland. Daarbij richt men zich op zendingen van 1 pallet tot complete vrachten in de productgroepen lengtegoederen, ADR (gevaarlijke stoffen) en gepalletiseerde goederen. Voor meer informatie zie Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 6

7 FREIGHTFACTORY 7. Vijf van de zes bedrijven zijn niet ver van elkaar gevestigd in Waalwijk (figuur 2.1). Alleen HaCas Transport opereert sinds 2007 vanuit Gilze. Figuur 2-1: Locatie Freightfactory bedrijven in Waalwijk De belangrijkste kengetallen per bedrijf zijn hieronder weergegeven in figuur 2.2. Kengetal VDL HACAS Van Caem RIWO Basis De Rooij Aantal FTE Aantal trekkende eenheden Diensten Wegtransport - Op- & overslag - VAL - Intermodaal transport (weg barge) +/- 10 charters - Wegtransport - Op- & overslag - VAL charters - Wegtransport - Op- & overslag - VAL internat. (out of scope) - Wegtransport - Op- & overslag - VAL - Intermodaal transport (weg rail) Wegtransport - Op- & overslag - VAL - Intermodaal transport (weg barge rail) - Wegtransport - Op- & overslag - VAL Specialisatie diensten Groupage pallets FTL Exeptioneel Laad- losklep Groupage pallets FTL Groupage (pallets/niet gepalletiseerd /RC s) FTL Volume transport Groupage (pallets & niet gepalletiseerd) FTL Verhuizingen (IT RO) Groupage (meubels) FTL Groepage (pallets/ niet gepalletiseerd) FTL Product specialismen Lengte goederen ADR Schoenen Niet geconditioneerde voeding Cosmetica Verpakkingsmaterialen Huishoudelijke art. Cons. electronica Plastic artikelen Lijmen Lederwaren Dierbenodigdheden Meubels Meubels Afwijkende maten (bundles / lengte goederen / grote materialen) Specialisatie regio s Transport Benelux Benelux distributie NL DE & vice versa NL FR & vice versa Transport Benelux Benelux distributie ES - PT & vice versa Transport Benelux Benelux distributie IT RO & vice versa Transport Benelux Benelux distributie Diverse international bestemmingen (deels regie / deels zelf). Transport Benelux Benelux distributie Diverse bestemmingen West- Europa Figuur 2-2: Kengetallen bedrijven Freightfactory Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 7

8 FREIGHTFACTORY 3. INVENTARISATIE BEDRIJFSPROCESSEN 3.1. Inleiding Om te kunnen onderzoeken of de 6 bedrijven beter en slimmer kunnen samenwerken, is het van belang dat de verschillen en overeenkomsten tussen alle bedrijven goed onderzocht worden. Hiervoor wordt op een aantal essentiële onderdelen in de kenmerken en procesgang van de bedrijven een vergelijk gemaakt. De match die uit dit vergelijk ontstaat zal in dit hoofdstuk aan bod komen, en wel op de volgende onderdelen: Transportprofielen (algemene gang van zaken en procesgang), in paragraaf 3.2. Ordercyclus, in paragraaf Transportprofielen Van alle bedrijven is de algemene gang van zaken en de procesgang van order entry tot en met uitvoering van transporten met bijbehorende administratie in kaart gebracht en visueel gemaakt. Hiervoor zijn o.a. flowcharts gebruikt (zie voorbeeld in bijlage A). Dankzij deze analyses zijn de meest relevante parameters eruit gefilterd. Over de volgende categorieën is een aantal zaken op een rij gezet: Kenmerken van equipement (trekkende en getrokken eenheden); Planning en overslag; Productkarakteristieken en ladingdragers; Bijzonderheden, pieken en dalen. In het vergelijk van de bedrijven is ervoor gekozen om ieder transportbedrijf gelijk gewicht mee te geven. Voor De Rooij is er op basis van 3 afdelingen gewerkt. Deze 3 afdelingen samen vormen het gewicht van 1 bedrijf. Voor Basis is er met 2 afdelingen gewerkt. Deze 2 afdelingen samen vormen het gewicht van 1 bedrijf. Dit heeft als totaal geleid tot de volgende verdeling (figuur 3.1): Bedrijf(sonderdeel) Trekkers (incl. vaste charters) Gewicht Van Caem 42 21% VDL 41 21% RIWO 24 12% DRW (Meubels) 12 6% DRW (dedicated) 15 8% DRW (Distri) 25 13% Basis 14 7% HACAS 25 13% Totaal % Figuur 3-1: Gewichtsverdeling voor match bedrijven Verder zijn in het vergelijk de volgende uitgangspunten gehanteerd: Er is gewerkt met percentages (indicaties van de bedrijven zelf) of absolute getallen. De tabellen zijn op 2 manieren ingevuld: o Absolute getallen en percentages waarbij de som van alle cellen (meerdere rijen) van een onderdeel samen 100% is (bijv. bij de verdeling en samenstelling van het wagenpark); o Percentages waarbij de som van 1 item (= 1 rij) van een onderdeel 100% is Equipement Bij de verdeling van trekkende eenheden zien we dat het zwaartepunt ligt bij trekkers (2-assig). De verdeling van bakwagens en combi s (motorwagen met aanhanger) is bijna gelijk, 16 resp. 19%. Bij het getrokken materiaal is meer spreiding en dus een vlakkere verdeling te zien. Zwaartepunt hier ligt bij trailers met een schuifkap (24%). Indien ook de schuifzeilen trailers (tautliners) worden meegenomen komt het percentage getrokken equipement op 44%. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 8

9 FREIGHTFACTORY Planning De meeste vervoerders laden hun goederen vanuit of via de loods. Dit gebeurt bij goederen die vanuit eigen opslag gedistribueerd worden, maar ook bij overslag van internationale vrachtauto s of via crossdock, indien goederen geconsolideerd worden afgehaald bij klanten. In geval van grotere zendingen, specifieke producten of als het routetechnisch beter uitkomt, worden goederen bij de klant geladen en ook rechtstreeks gelost. Bij schadegevoelige of specifieke producten is het mogelijk dat overslag niet is toegestaan. Voor het grootste deel van de activiteiten bestaan geen vaste leverdagen per regio Productkarakteristieken De grootste match tussen de bedrijven ligt bij het transport van pallets (79%). Daarnaast geeft 67% aan ook lengtegoederen te vervoeren. Transport van gevaarlijke stoffen (ADR) en geïsoleerd vervoer komt slechts in geringe mate voor, 7% resp. 1%. Het leveren van goederen op vaste tijdstippen of in tijdsvensters komt over alle bedrijven bepaald in zo n 15% van de zendingen voor Pieken en dalen Bij de pieken en dalen is een redelijk versnipperd beeld te zien, wat zeker positief is voor een intensievere samenwerking. Tegenovergestelde pieken en dalen binnen de groep kunnen op deze manier beter opgevangen worden. Uit de data-analyse in hoofdstuk 5 komen meer details naar voren, met name op het gebied van vervoerd volume. Ook de overeenkomsten tussen herkomst en bestemming van zendingen komt in dat hoofdstuk aan bod. Een aantal zaken, niet genoemd in de tabellen hiervoor, is nog van belang te melden: Alle deelnemende bedrijven hechten 100% waarde aan de representativiteit van de chauffeur; Als belangrijkste uitzondering in het equipement wordt de laadklep genoemd; de meeste voertuigen voldoen hieraan; Er zijn geen showstoppers voor samenwerking bij de bijzonderheden benoemd Ordercyclus Geconstateerde bijzonderheden in de ordercyclus zijn: Order entry bij een van de bedrijven wordt in de praktijk vaak pas gedaan nadat de orders zijn ingepland. Hiermee zijn planners het systeem aan het ondersteunen in plaats van omgekeerd. Bij van twee bedrijven worden de ritten pas tijdens of na het laden van de auto s ingevoerd. Vrachtbrieven worden handmatig tot ritten gesorteerd, waarna een administratief- of planningsmedewerker de ritten in het systeem verwerkt. Bij een van de bedrijven lopen zendingen fysiek nagenoeg altijd via cross-dock (overslagloods Gilze). In het systeem worden zendingen echter niet gesplitst; In zowel de dagcyclus als de meerdaagse cyclus is voldoende overlap wat voedingsbodem biedt voor het professioneel en intensiever uitwisselen van vracht. De best matchende Freightfactory cyclus voor dagritten is weergegeven in figuur 3.6: 3.4. Samenvattend Een vergelijk van de zes vervoerders levert qua materiaal, producten en procesgang de opvallende overeenkomsten op: Het wagenpark van de zes vervoerders vertoont veel overeenkomsten, waarbij het zwaartepunt ligt bij trekkers met schuifzeil (en schuifkap) trailers. Een grote meerderheid (87%) gebruikt de planeenheid laadmeters of gebruikt eenheden (europallet, blokpallet) die gemakkelijk zijn om te zetten naar deze planeenheid. Een groot deel van de transportstromen loopt bij alle vervoerders over de loods. Op de internationale transporten en een specifiek volume van De Rooij na, hebben geen van de vervoerders vaste leverafspraken voor bepaalde regio s in Nederland en België. Bij de te vervoeren goederen bepalen de palletzendingen overduidelijk een groot deel (79%) van het totale volume. Specifieke producteigenschappen als ADR en geïsoleerd komen in heel beperkte mate voor. Met tijdsleveringen hebben bijna alle vervoerders te maken. Een groter zending aanbod (gezamenlijk) kan leiden tot een efficiëntere planning van tijdsleveringen. De pieken en dalen zijn redelijk verspreid, waardoor er kansen zijn voor de vervoerders om elkaar aan te vullen. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 9

10 FREIGHTFACTORY 4. INVENTARISATIE HUIDIGE SYSTEMEN, APPLICATIES EN INTERFACES Dit onderdeel geeft een beschrijving van de systemen, koppelingen en de data elementen ten behoeve van informatie uitwisseling rondom orders, ritplanning, terugmeldingen en locaties. De beschrijving van de huidige situatie richt zich in dit hoofdstuk op de systemen die direct relateren aan order/dossierverwerking, ritplanning en voertuig volgsysteem. Daarbij wordt aangeven op welke manier orders worden ingevoerd, ritten tot stand komen, meldingen van chauffeurs worden verwerkt en wijzigingen worden doorgevoerd. Er zijn verschillen op te merken in het gebruik van ICT-systemen. Drie van de zes vervoerders gebruiken hetzelfde Transport Management Systeem (TMS), namelijk Exis. Twee vervoerders gebruiken Talis en één werkt met een zelf ontwikkelde applicatie in Access. Er zijn 3 type systemen te benoemen die van groot belang zijn voor de werking van een gezamenlijke, geautomatiseerde vrachtuitwisseling: 1. TMS (orderverwerking) 2. Rittenplanning 3. Communicatie met de chauffeurs/voertuigen Voor de interfacing met Freightfactory zijn in het geval van TMS (orderentry en rittenplanning) er 3 type interfaces nodig. Voor wat betreft de communicatie zijn er 5 nodig. De planning van ritten wordt gedaan in verschillende systemen of zonder systeem en het is per bedrijf/planner verschillend op welke manier de planning tot stand komt. Het kan zijn dat op basis van een aantal binnengekomen orders alvast een rit wordt gepland waarna de orders pas in het systeem ingevoerd worden. Dit is voornamelijk het geval in situaties waarbij geen apart planningsysteem aanwezig is. Is er wel een planningssysteem, dan worden orders doorgaans eerst in het TMS/order systeem verwerkt en doorgestuurd naar het planningssysteem. Ook aan de kant van de communicatie met de chauffeur zijn er duidelijke verschillen. Enerzijds zijn voertuigen uitgerust met boordcomputers, anderzijds wordt gewerkt met GSM. Er is daardoor minder informatie beschikbaar over bijvoorbeeld voertuiglocaties en rijtijden en dat geeft minder mogelijkheden om alternatieven te bepalen. Het gebruik van boordcomputers is nog beperkt in de groep Freightfactory vervoerders. Het aansluiten van de verschillende systemen op de Freightfactory oplossing is technisch geen probleem. De aandachtspunten voor een goede werking van het systeem zijn meer procesmatig van aard. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 10

11 FREIGHTFACTORY 5. Analyse 5.1. Inleiding Na de omschrijving en vergelijking van processen en systemen, is gestart met een data-analyse. Over een periode van vier weken zijn alle zendinggegevens van de deelnemende bedrijven in kaart gebracht. Dit hoofdstuk beschrijft het proces van dataverzamelen, het matchen van de data en de knelpunten die daarbij zijn opgetreden. Het hoofdstuk eindigt met een visualisering van de huidige distributie en zwaartepunten Periode en dataset Alvorens de data van 6 vervoerders verzameld kon worden, heeft een inventarisatie plaatsgevonden van welke datavelden beschikbaar moeten zijn voor de analyses. Daarnaast is in overleg met de deelnemende partijen een periode gekozen waarop de analyses betrekking moeten hebben. Besloten is om de periode van 5 t/m 31 oktober 2009 te kiezen, waarbij het uitgangspunt een representatieve periode zonder vakanties, feestdagen of andere seizoensinvloeden was. Deze volledige periode heeft geleid tot een dataset van meer dan orderregels. De velden voor de dataset zijn als volgt benoemd: Algemeen Vervoerder / ordereigenaar Ordernummer Klantnaam Ritnummer / Dossier Laden Datum Land Plaats Postcode Straat Lossen Datum Land Plaats Postcode Straat Trucknummer Vervoerder / uitvoerder Goederen Product Aantal Eenheid Gewicht Laadmeters afgerond Laadmeters Goederen Laad postcode (2-cijferig) Los postcode (2-cijferig) Weekdag Weeknummer Opmerkingen 5.3. Betrouwbaarheid van gegevens Het verzamelen van betrouwbare gegevens is een absolute voorwaarde voor het maken van een goede analyse. Door het gebruik van verschillende systemen (Talis, Exis en Access) bij de vervoerders, bleek de eerste ruwe data niet direct geschikt voor analyse. Belangrijkste knelpunten waren de onvolledigheid en niet-consistente gegevens. Hierdoor zijn handmatige correcties of extra handelingen noodzakelijk geweest. De bijzonderheden zijn hieronder, overeenkomstig de benoemde velden, in de tabel weergegeven: Categorie Nr. Veld Bewerkt Bijzonderheden Algemeen 1 Ordereigenaar Ja Handmatig gevuld 2 Ordernummer Ja Niet overal uniek; voor Exis gebruikers zendingvolgnummer 3 Klantnaam Indien opdrachtgever is niet de afzender, laadadressen handmatig moeten corrigeren 4 Ritnummer Beperkt beschikbaar (Exis = dossier) 5 Trucknummer Voor eigen auto s goed gevuld 6 Uitvoerder Ja Niet structureel ingevuld, en ook niet uniform Laden / lossen 7,12 Datum Ja Niet altijd beschikbaar (Exis), daarom berekend 8, 13 Land Ja Niet uniform (D, DE, DU) of in postcodeveld 9, 14 Plaats Ja schrijffouten, afkortingen, en verkeerd lettergebruik 10, 15 Postcode Ja Vaak niet volledig, of behorend bij postbusadres Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 11

12 FREIGHTFACTORY 11, 16 Straat schrijffouten, afkortingen, en verkeerd lettergebruik Goederen 17 Product Ook gebruikt voor informatie t.b.v. chauffeurs (bijv. routeinfo) of factuurregel info (bijv. extra adres) 18 Aantal Altijd gevuld, samen met eenheid 19 Eenheid Ja Veel variatie, en zeker niet uniform (PAL.PL., BLOKPAL en BLPALTS) 20 Gewicht Bijna 50% niet ingevuld, daarvan 13% 0 kg. 21 Ldm afgerond Ja Berekend via veld Laadmeters Ja Indien niet gevuld, berekend De velden 23 tot en met 26 zijn gevuld voor gebruik in de analyse. Het opmerkingen veld (27) is een vrij tekstveld uit de zendinginformatie in het TMS, dat gebruikt is bij onduidelijkheden of extra informatie (indien gevuld.) De eenheid Laadmeters is gekozen als uniforme planeenheid. Indien niet in de zendingdata aanwezig, is deze eenheid berekend. Dit is gebeurd aan de hand van de volgende methodiek: Standaard afmetingen, zoals europallets en blokpallets, zijn berekend door het aantal te vermeningvuldigen met 0,4 respectievelijk 0, 5 laadmeter per pallet. Onbekende eenheden zijn berekend op basis van gemiddelde waardes in de dataset of bepaald middels overleg met de betreffende planners / vervoerders. In onderstaande tabel zijn een aantal omrekenwaardes in de data van een van de deelnemers als voorbeeld weergegeven: Eenheid Laadmeters 1 bigbag 0.62 laadmeter 1 bundel 0.74 laadmeter 1 container 0.49 laadmeter 1 doos 0.02 laadmeter 1 drum 0.05 laadmeter 1 karton 0.01 laadmeter 1 vat 0.17 laadmeter 5.4. Visualisering huidige situatie: volumes, uitbesteding en overlap Als eerste is gekeken naar de gemiddelde zendinggrootte, uitgedrukt in laadmeters. Hierbij valt op dat de gemiddelde zendinggrootte (excl. volle trailerladingen) ligt tussen de 1 en 2½ meter. In de huidige situatie besteden de Freightfactory vervoerders al vrachten aan elkaar uit. Voor de analyseperiode is het uitbestede deel ruim 9% van het totale volume in laadmeters. Hiervan is slechts 0,2% onderling uitgewisseld.het aandeel van de uitbestede vrachten op het totaal is geïllustreerd in figuur 5.4. Figuur 5-1: Aandeel uitbestede vrachten Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 12

13 FREIGHTFACTORY Binnen de meest bezochte landen Nederland en België is ook veel overlap in de bestemmingen die dagelijks door de vervoerders worden aangedaan. Per postcoderegio van de eerste 2 cijfers is bekeken, hoe vaak een bestemming procentueel binnen de testperiode is bezocht en hoe vaak deze bestemming ook door 2 of meer vervoerders bezocht is. Deze analyse is in eerste instantie uitgevoerd voor de gehele periode. Een deel als voorbeeld is te zien in figuur 5.6. Figuur 5-2: Overlap in 2-cijferige postcoderegio's (zonder datum) In onderstaande figuur 5.8 wordt weergegeven in welke postcode regio s de kans op overlap het grootst is. In de lijn wordt aangegeven hoeveel procent van de (werk)dagen een regio bezocht wordt, bijvoorbeeld de regio NL13 wordt in 100% van de dagen bezocht, oftewel elke dag lost één van de vervoerders in deze regio. Met de staafgrafiekjes wordt vervolgens weergegeven in hoeveel procent van de gevallen 2 of meer vervoerders in de regio lossen. Oftewel in regio NL13 lossen in 78% van de werkdagen twee of meer vervoerders. Figuur 5-3: Overlap in postcoderegio's In de grafiek is verder duidelijk de relatie te zien tussen de frequentie dat de regio wordt bezocht en de kans dat meer dan één vervoerders de regio bezoekt. Dit betekent dat er dus geografisch een grote overlap tussen de vervoerders bestaat Visualisering huidige situatie: zwaartepunten en verdeling in Nederland Het gemiddeld volume per bestemming per vervoerder is weergegeven in figuur 5.9. De bestemmingen in de kaart zijn gegroepeerd per provincie. De omvang van de cirkel visualiseert het totale volume. Iedere kleur visualiseert het volume per vervoerder. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 13

14 FREIGHTFACTORY Figuur 5-4: Gemiddeld volume per provincie Opvallend is dat het gemiddelde volume fors kleiner is bij provincies welke veraf gelegen zijn van Waalwijk (o.a. Groningen, Friesland en Drenthe). Dit resulteert in relatief veel extra kilometers voor weinig volume (en weinig omzet). Aansluitend is meer in detail gekeken naar het volume per postcoderegio. Ook hier ontstaat eenzelfde beeld. Figuur 5-5: Gemiddeld volume per 2-cijferig postcodegebied Nederland (5 t/m ) Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 14

15 FREIGHTFACTORY Aansluitend is nog een level verder in detail gekeken naar het volume per bestemming per vervoerder op twee specifieke dagen, zowel voor België als Nederland. Hierbij is steeds opvallend: Het gemiddelde volume fors kleiner is bij regio s welke veraf gelegen zijn van Waalwijk. Een van de vervoerders lijkt in iedere Noordelijk gelegen regio vertegenwoordigd, weliswaar met een relatief klein volume; 5.6. Samenvattend overzicht van zendinganalyses Het merendeel van de vervoerders is aanwezig: Op dezelfde dag; Binnen dezelfde regio; Met relatief kleine zendingen; In gebieden welke relatief veraf gelegen van Waalwijk zijn. Bovenstaande punten gelden zowel voor Nederland als België. Hiermee is aangetoond dat binnen de leverdag restricties, serieuze kansen liggen voor verdergaande samenwerking tussen de vervoerders. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 15

16 FREIGHTFACTORY 6. SAMENWERKINGSPOTENTIEEL 6.1. Inleiding De vervoerders binnen Freightfactory bedienen voor een groot deel dezelfde gebieden. Deze grote overlap is niet nieuw, immers al zo lang als de bedrijven bestaan komen chauffeurs elkaars collega s onderweg of soms zelfs op het laad- of loasadres tegen. Intensievere samenwerking lijkt voor de hand te liggen, maar bezwaren zijn er altijd in overvloed geweest. De technieken om tot intelligente uitwisseling van zendingen te komen verbeteren zich snel. Zo neemt het gebruik van ritplanningssystemen in de huidige tijd van economische tegenwind toe. Bedrijven zijn zich bewust dat de kwaliteit van ritplanning direct invloed heeft op het operationele resultaat. Daarnaast groeit de inzet van deze software door nieuwe mogelijkheden om steeds complexere planningsvraagstukken te optimaliseren. Geen van de Freightfactory vervoerders maakt op dit moment dagelijks operationeel gebruik van een automatisch ritplanningspakket. De data van de Freightfactory vervoerders is gebruikt voor analyses in het ritplanningsprogramma. Door het totaal van de afzonderlijke planningen te vergelijken met een geoptimaliseerde totaalplanning wordt de besparing in transportkosten en kilometers zichtbaar gemaakt. Dit hoofdstuk begint met een korte beschrijving van het ritplanningssysteem. Na een overzicht van de randvoorwaarden komen de ervaringen met de data en het systeem aan bod. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een toelichting op de resultaten De werking van een ritplanningsysteem Een ritplanningssysteem richt zich op het optimaliseren van de planning door het zo efficiënt mogelijk verdelen van stops en opdrachten over het beschikbare materieel en personeel, binnen de aangegeven randvoorwaarden en restricties. Lange tijd richtten deze systemen zich vooral op (fijnmazige) distributievraagstukken. De onderliggende algoritmes, waarmee dit type planning wordt berekend en geoptimaliseerd, zijn inmiddels uitgekristalliseerd en worden op grote schaal ingezet. Een ritplanningssysteem bestaat uit verschillende componenten. De belangrijkste zijn de algoritmes die de ritplanning berekenen, de wegennetwerken en de randvoorwaarden waarbinnen het transport moet plaatsvinden. Een algoritme vormt het rekencentrum van de software: het berekent de beste route, meestal op basis van de laagste kosten. Hiervoor moet het systeem worden gevoed met een aantal gegevens Randvoorwaarden voor een goede planning In tegenstelling tot routeplanning, waarbij voor een wagen de optimale route wordt berekend tussen 2 of meer adressen, is ritplanning een stuk ingewikkelder. De ritplanning verdeelt de orders zo goed mogelijk over het gehele wagenpark, tegen zo laag mogelijke kosten. Het systeem houdt rekening met een groot aantal restricties: De orderkenmerken (soort goederen, grootte, aantallen, gewicht); De laad- en lostijden (stoptijden); De adresgegevens van de laad- en losadressen (inclusief eventuele restricties, zoals toegankelijkheid en openingstijden); De depots waar goederen worden op- of overgeslagen; De beladingsrestricties door specifieke producteisen (bijvoorbeeld: koelen, ADR); De beschikbare voertuigen en de voertuigkenmerken (o.a. grootte, laadvermogen, compartimenten); Het beschikbare personeel en de werktijden; De kosten per uur en per kilometer; De gemiddelde snelheden op trajecten (voor bepaling van de rijtijden). Een ritplanningssysteem houdt met al deze randvoorwaarden rekening om een zo n efficient mogelijke planning te maken. De input van het systeem is grotendeels afkomstig uit het TMS/ordermanagementsysteem. Absolute voorwaarde is dat alle gegevens 100% accuraat en volledig ingevoerd worden. Een geautomatiseerde ritplanning valt of staat met de kwaliteit van deze gegevens. Zijn de gegevens onnauwkeurig of onvolledig, dan kan het ritplanningssysteem nooit een goede ritindeling berekenen. Een interface met het TMS is dan ook een vereiste. Andersom wordt de planning die is berekend met behulp van het ritplanningssysteem teruggekoppeld naar het TMS of ordermanagementsysteem, waar de dossiers automatisch worden bijgewerkt. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 16

17 FREIGHTFACTORY 6.4. Analyse in ritplanningspakket Zendinggegevens Voor de analyses in het ritplanningspakket is data gebruikt afkomstig uit de TMS- systemen van de vervoerders. Deze data is omgezet naar bruikbare bestanden voor de simulatie. Het overzicht hieronder toont de gebruikte informatie, waarbij aangegeven is of de data standaard aanwezig was of bewerkt moest worden voor de simulatie. De smileys zeggen iets over de betrouwbaarheid van de meest essentiële data voor de simulatie (goed, redelijk, matig, slecht). Dataveld Voorbeeld Aanwezigheid data Laden Ordernummer Lossen Bewerkt Laden Belang Lossen +/- Klantnummer Klantnaam Hendrix Houthandel Straat Marconistraat 11 Huisnummer Betrouwbaarheid +/- NEE NEE NEE NEE ++ NEE NEE +/ ++ Postcode 4461 HH Plaats Goes Landcode 31 NEE NEE Datum NEE NEE Gewicht 900 /NEE /NEE ++ Eenheid De Freightfactory bedrijven gebruiken geen uniforme planeenheid, zoals kgs, pallets, laadmeter of m3. Voor alle analyses is de keuze gemaakt om de gebruikte eenheden om te zetten naar één gezamenlijke planeenheid, namelijk laadmeters. Aangezien er veel kleine zendingen worden vervoerd, komen er ook veel kleine waardes in de data voor. Eén colli, doos of bundel kan bijvoorbeeld zijn omgezet naar 0,02 laadmeter. Het ritplanningspakket rondt alle waardes achter het decimaalteken naar beneden af, waardoor er gekozen is om met volumegewicht te rekenen. Hiervoor is de volgende omrekenfactor gebruikt: 1 laadmeter is kg. Een aantal voorbeelden van de omzettingen: Eenheid 1 europalet 1 blokpallet 1 rolcontainer 1 bigbag 1 m3 1 minipallet 1 vracht Laadmeters 0.4 laadmeter 0.5 laadmeter 0.25 laadmeter 0.62 laadmeter 0.16 laadmeter 0.3 laadmeter 13.6 laadmeter Volumegewicht 720 kg 900 kg 450 kg 1116 kg 288 kg 540 kg kg Er is dus uitgegaan van het berekende volumegewicht, waardoor de werkelijk eenheid niet meer van belang is geworden Parameters en restricties Om tot realistische planningen te komen zijn diverse parameters en restricties ingevuld en doorgerekend. Deze zijn onderverdeeld in instellingen voor: Laad- en losacties Depots Voertuiggegevens Chauffeursgegevens Kosten per uur en kilometer Gemiddelde snelheden Onderdeel Parameter Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 Waarde P a g i n a 17

18 FREIGHTFACTORY Laad- en losacties Depots Voertuiggevens Chauffeursgegevens Standaard stoptijd per adres Laad- en lostijd per eenheid Venstertijden adressen Afzonderlijk planning Gezamenlijke planning Capaciteit bakwagen in (volume-)gewicht Capaciteit citytrailer in (volume-)gewicht Capaciteit trailer in (volume-)gewicht Capaciteit combi in (volume-)gewicht Tarief voertuig per dag Tarief voertuig per kilometer Mogelijke werktijd Normale werktijd (rest is overwerk) Lunchtijd per dag Kosten chauffeur per uur Kosten chauffeur per overwerkuur 15 minuten 2 minuten per kg 08:30 16:00 uur Eigen adres per vervoerder Eén centraal depot in Waalwijk kg kg kg kg Euro 175,00 Euro 0,75 05:00 18:00 uur 10:00 uur 00:30 uur Euro 22,00 per uur Euro 24,00 per uur Figuur 6-1: Snelheden voor ritplanning in ritplanningspakket Afbakening van data Uit de analyses in Excel is gebleken dat de grootste gemene deler en daarmee het hoogste besparingspotentieel ligt in Nederland en België. Om die reden is ervoor gekozen alleen de zendingen met laad- of losacties in Nederland en België mee te nemen in de simulatie. De distributieplanning in ritplanningspakket werkt altijd vanuit één (single-depot) of meerdere (multi-depot) locaties. Bij de orders wordt onderscheid gemaakt tussen een laadopdracht en een losopdracht: Laadopdracht : van laadadres naar depot ( halen ) Losopdracht : van depot naar losadres ( wegbrengen ) ot slot zijn in de ritplanningspakket data alle zendingen met zowel herkomst als bestemming Waalwijk in 1 regel verwijderd, en wel om de volgende redenen: Afstanden vanaf of naar het adres in Waalwijk zijn minimaal Goederen worden meestal geconsolideerd afgehaald op afgesproken tijdstippen aan het einde van de dag De meeste vervoerders zetten één of enkele (pendel-)auto s in die de regionale klanten bedienen De resultaten Slimmer samenwerken bespaart kilometers. Om dit besparingspotentieel aan te tonen is ervoor gekozen een drietal scenario s met elkaar te vergelijken. Scenario 0: De werkelijk uitgevoerde planning per vervoerder Scenario 1: Een geoptimaliseerde planning per vervoerder Scenario 2: Een geoptimaliseerde planning gezamenlijk over alle vervoerders Scenario 0 Dit is werkelijk uitgevoerde planning per vervoerder. Dit scenario is niet in de analyse meegenomen, aangezien de ritadministratie per vervoerder niet volledig is. Bij niet alle vervoerders waren de ritnummers te achterhalen. Men houdt bovendien geen administratie bij van verreden kilometers per rit. En daarnaast worden bij de distributievervoerders alleen losacties in een rit vastgelegd en is niet meer te achterhalen welke zendingen per auto zijn opgehaald (geladen). Scenario 1: Het ritplanningspakket berekent per vervoerder per dag een optimale planning. Voor de 6 Freightfactory vervoerders leverde dit in totaal 30 dagplanningen op. Scenario 2: In dit scenario zijn alle orders samengevoegd tot 1 gezamenlijke orderbak. Verder vormen alle voertuigen samen 1 wagenpark. Het ritplanningspakket berekent per dag een optimale planning van alle orders en voertuigen samen. Dit levert nog eens 5 dagplanningen op. De drie scenario s zijn uitgebeeld in figuur 6.2, waarbij tevens de belangrijkste verschillen worden aangegeven. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 18

19 FREIGHTFACTORY Figuur 6-2: Scenario's planningsanalyse De gekozen periode voor de analyse loopt van maandag tot en met vrijdag Er is voor deze week gekozen omdat hierin de meeste laadmeters binnen de testperiode zijn vervoerd. In de bijlagen A en B zijn een tweetal screenshots opgenomen van de analyse in het ritplanningspakket, namelijk een grafische kaart met daarop alle orders geprojecteerd in kleuren per rit en een voorbeeld van een rit, waarin de overlap in postcodes goed zichtbaar is. Een gezamenlijke planning levert met de gekozen parameters een significante besparing op in kosten en kilometers. Let op: zowel scenario 1 als 2 zijn geoptimaliseerde planningen gemaakt met het ritplanningspakket. De werkelijke planning is anders verlopen, omdat in deze analyse geen rekening is gehouden met de volgende zaken: Tijdsleveringen: Leveringen op een afgesproken tijdstip of binnen tijdsblokken; Tijdsrestricties: venstertijden per adres; Voertuigrestricties per adres, bijvoorbeeld: alleen bereikbaar met een bakwagen; Voertuigrestricties per type goederen, bijvoorbeeld: alleen laden met schuifzeil of schuifdak; Het omkoppelen van opleggers in plaats van laden/lossen; Alle overige zaken die niet geregistreerd worden. Bovenstaande zaken zijn niet uit de huidige systemen te achterhalen. Deze zorgen ervoor dat in de praktijk een planning soms minder efficiënt uitgevoerd kan worden. Voor de werkelijke planningen zullen daarom meer kilometers benodigd zijn geweest, evenals voor de gezamenlijke planningen indien rekening gehouden kon worden met deze restricties. Echter, de analyse en het vergelijk van de beide scenario s is op basis van dezelfde voorwaarden uitgevoerd, waardoor de vergelijking gemaakt kan worden en de relatieve besparingen reëel zijn. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 19

20 FREIGHTFACTORY 7. Freightfactory, fase Inleiding Er is een essentieel besparingspotentieel aangetoond, indien de vervoerders in de mogelijkheid worden gesteld om slimmer en intensiever samen te gaan werken. Hiervoor dienen de vervoerders van elkaars systemen en informatie gebruik te maken, aangestuurd door intelligente software waarmee zendingen onderling uitgewisseld kunnen worden. Dit gedeelte van het rapport geeft aan welke mogelijkheden er zijn om in de huidige situatie een online dienst op te zetten voor vrachtuitwisseling. Allereerst wordt ingegaan op de randvoorwaarden, waarna de oplossing voor fase 2 van het project wordt beschreven Randvoorwaarden voor Freightfactory De belangrijkste randvoorwaarden voor een online vrachtuitwisseling zijn beschikbaarheid, betrouwbaarheid, volledigheid en tijdigheid van informatie: Beschikbaarheid; orders van klanten moeten bekend zijn in het systeem om er iets mee te kunnen doen. Zolang orders die per fax, mail of telefonisch binnenkomen niet verwerkt worden, doen ze niet mee in Freightfactory. Betrouwbaarheid; enerzijds moeten de data elementen uit de verschillende systemen gelijk zijn en anderzijds moeten de data elementen steeds dezelfde informatie bevatten. Volledigheid; de berichten die naar Freightfactory gestuurd worden, dienen alle benodigde data elementen te bevatten die Freightfactory gebruikt om opdrachten te verwerken. Als er informatie mist, kan er niets met de opdracht gedaan worden. Tijdigheid; (af)meldingen vanuit rijdende eenheden dienen realtime en accuraat te gebeuren, via boordcomputer of GSM. In het laatste geval moet degene die deze berichten ontvangt, ze direct verwerken. De uitdaging zit in het feit dat er bij de zes bedrijven drie verschillende order/dossier systemen zijn, die op een verschillende manier met informatie vastlegging (data elementen) en uitwisseling (interface format) omgaan. Dit is deels te verhelpen door het opzetten van een eenduidig datamodel dat alle noodzakelijke data elementen bevat en waar de zes bedrijven zich aan confirmeren. Een ander deel is op te lossen door een eenduidige manier van werken en discipline; binnenkomende orders moeten direct in het systeem worden gezet en daarna kan de planner ermee aan de slag. Ondertussen kan de informatie naar Freightfactory gestuurd worden die vervolgens aan de planner een advies/alternatief geeft. Tot slot zal het systeem van Freightfactory met verschillende berichten formats (xml, ascii) om moeten kunnen gaan, zowel voor ontvangst als verzending. Dit zal waarschijnlijk betekenen dat er een conversie programma nodig is voor één van de twee formats. Ook aan de kant van de communicatie met de chauffeur zijn er duidelijke verschillen. Enerzijds zijn voertuigen uitgerust met boordcomputers, anderzijds wordt gewerkt met GSM. Er is daardoor minder informatie beschikbaar over bijvoorbeeld voertuiglocaties en rijtijden en dat geeft minder mogelijkheden om alternatieven te bepalen en te optimaliseren. Zeker in een omgeving waarin data steeds sneller wordt uitgewisseld en waarin klanten op meer momenten meer informatie willen hebben, is dit een zwakke schakel. Vanuit het oogpunt van kostenbeheersing, continuïteit en risicomanagement zouden de zes bedrijven een stap verder kunnen gaan. En dat is de stap naar een gemeenschappelijke ICT ondersteuning. De bedrijven hebben ieder hun aparte systemen voor orderverwerking, facturatie, planning, dossiers, wagenparkbeheer, financiële administratie etc. Van de zes bedrijven zijn er drie die werken met Exis en ze zijn daarbij afhankelijk van één persoon die met pensioen is. Er is wel een bedrijf dat het onderhoud op Exis heeft overgenomen, maar dat biedt niet de ondersteuning die nodig is en werkt niet aan verdere ontwikkeling van Exis. Dat is voor de continuïteit van de drie bedrijven slecht nieuws, maar het is vooral een groot bedrijfsrisico. Concluderend kan gesteld worden dat de huidige situatie voldoende mogelijkheden biedt om een online vrachtuitwisseling op te zetten en dat er in de toekomst met een aantal extra stappen veel meer bereikt kan worden. Dat wordt het beste weergegeven in onderstaande fasering: Fase 1: Freightfactory als advies systeem Starten met de huidige situatie en maak gebruik van alle beschikbare informatie uit de diverse systemen. Er zijn nog veel handmatige interferenties, maar er kan een eerste optimalisatieslag gemaakt worden. Planners maken zelf de ritten en krijgen advies vanuit Freightfactory. Fase 2: Freightfactory als sturend systeem Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 20

21 FREIGHTFACTORY De voorwaarde is dat alle deelnemende bedrijven/voertuigen beschikken over boordcomputers. Planners maken de ritten en Freightfactory optimaliseert de planning en kan wijzigingen doorvoeren. De planner kan dit overrulen Freightfactory, de oplossing De software die zorgt voor de online uitwisseling van de vrachten is gebouwd om met deze verschillende systemen om te gaan. Er wordt hierin gebruik gemaakt van een vertaalsysteem dat de verschillende stukken benodigde informatie ophaalt uit de 6 order/ dosier systemen en deze vertaalt naar een eigen format. Hierbij is het natuurlijk essentieel dat deze informatie voldoet aan de vier voorwaarden die hierboven vermeld zijn. De minimaal benodigde informatie die het Freightfactory systeem nodig heeft kan onderverdeeld worden in drie verschillende categorieën. Gerangschikt naar prioriteit zijn dit: orderinformatie, planningsinformatie en informatie over de uitvoering van de planning (track & trace data). Het systeem zoekt op basis van deze data continu naar goede uitwisselingsmogelijkheden. Belangrijk hierbij te vermelden is dat alle informatie in het vrachtuitwisselings systeem onzichtbaar is voor alle 6 deelnemende bedrijven. Pas als er een goede uitwisselings mogelijkheid ontstaat zal het systeem hierover de betreffende partijen informeren. Hieronder is schematisch weergegeven hoe dit proces in zijn werk gaat: Het systeem zoekt naar uitwisselingsmogelijkheden, informeert de betrokken planners wanneer zo n mogelijkheid zich voordoet. De betrokken planners nemen contact met elkaar op en beslissen zelf of ze het advies van Freightfactory opvolgen. De planners geven hun beslissing door in hun TMS en Freightfactory verwerkt deze info zelf in zijn eigen systeem Samenvattend Concluderend kan gesteld worden dat de huidige situatie ruim voldoende mogelijkheden biedt om een online vrachtuitwisseling op te zetten. In eerste instantie zal Freightfactory vooral gebruikt worden als advies systeem richting de planners. De planners houden hierbij altijd de volledige controle. Beginnend met de huidige situatie maakt het systeem gebruik van alle beschikbare informatie uit de diverse systemen. Planners maken zelf de ritten en krijgen advies vanuit Freightfactory. Op het moment dat zij besluiten het advies van Freightfactory op te volgen is het belangrijk dat zij dit terug koppelen naar het systeem. Hierdoor kan het systeem leren steeds beteren adviezen te geven. Samengevat kan gesteld worden dat hoe meer en hoe betere kwaliteit van actuele Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 21

22 FREIGHTFACTORY informatie het systeem in zal gaan, hoe beter het systeem vervolgens in staat zal zijn relevante en kostenbesparende uitwisselingen te suggereren. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 22

23 FREIGHTFACTORY 8. Conclusies en aanbevelingen 8.1. Conclusies Systemen en data Data entry vindt soms plaats nadat de planning al is gemaakt. Hierdoor zijn de planners het systeem aan het ondersteunen in plaats van omgekeerd. Consistentie en volledigheid van data entry is in alle gevallen een punt van aandacht. Automatische gegevensuitwisseling is daardoor (op basis van de kwaliteit van huidige data) nog niet mogelijk. Boordcomputers worden slechts bij een beperkte groep gebruikt. Real-time optimalisatie is hierdoor niet mogelijk. Zendinginformatie blijkt soms langere tijd vooraf al bekend te zijn. Dit biedt kansen op het gebied van preplanningen om fluctuaties in capaciteitsbehoefte tijdig onderling te regelen. Aangetoond is, dat er geografisch een grote overlap tussen de vervoerders bestaat. Qua systemen is een grote diversiteit waargenomen. Met juiste definitie van interfaces is automatische gegevensuitwisseling mogelijk met de huidige systemen en infrastructuur Processen Verschil in planhorizon kan problemen opleveren bij uitwisseling van zendingen en zendinginformatie. Qua procesgang zijn belangrijke overeenkomsten geconstateerd, waaronder: o het gebruikte materiaal; o unanimiteit over het belang van de chauffeur; o sterke vertegenwoordiging (groot volumedeel) in de Benelux; o het toestaan van overslag via de eigen loodsen (hetgeen veelvuldig gebeurt) Samenwerkingspotentieel Met name in gebieden welke verder van Waalwijk zijn gelegen, neemt het volume per vervoerder af. Zowel visueel als cijfermatig is een sterke potentiële synergie in distributie aangetoond, tot op specifiek dagniveau toe. Aangetoond is dat tot vijf vervoerders met weinig volume in veraf gelegen gebieden op dezelfde dag in dezelfde regio actief zijn. Dit geldt zowel voor Nederland als voor België. Door samenwerking kan een significante besparing in kosten en kilometers worden gerealiseerd Aanbevelingen Systemen en data Voer orders direct in het systeem in na bekendmaking. Dit is een vereiste om continue real-time optimalisatie mogelijk te maken. Daarnaast wordt hiermee gerealiseerd dat het systeem de planning gaat ondersteunen. Zendinginformatie blijkt soms langere tijd vooraf al bekend te zijn. Maak preplanningen en stem tijdig volume fluctuaties onderling af. Maak afspraken over een aantal uniform in te vullen velden (minimaal vereist zijn om vrachtuitwisseling te realiseren). Beperk bij alle systemen drastisch de mogelijkheden voor vrije tekstvelden, zodat deze niet meer op oneigenlijke wijze gebruikt kunnen worden. Zorg daarnaast voor correcte en consistente data entry in de juiste velden in het TMS. Maak onderling eenduidige afspraken omtrent uitwisseling, bijv. op het gebied van tarief, locatie van overslag, e.d. Implementeer boordcomputers om real-time optimalisatie mogelijk te maken Processen Stem de planhorizon onderling beter af om uitwisseling van goederen en informatie eenvoudiger te maken Samenwerkingspotentieel Samenwerking vereist ervaring en vertrouwen: o Betrek planners bij het proces en toon het belang van samenwerking aan. o Besteed aandacht aan cultuurverschillen en gewoontegedrag binnen de organisatie. o Begin vooral op eenvoudige wijze om dit vertrouwen te versterken. Start gezamenlijk een vervolgproject op om de potentie in kilometer- en kostenreductie te realiseren. Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 23

24 FREIGHTFACTORY Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 24

25 FREIGHTFACTORY Bijlage A: Screenshot ritplanningspakket: kaart met orders en ritten Evaluatie rapport Freightfactory fase 1 openbaar versie 1.2 mei 2010 P a g i n a 25