Starten met EasyTrans Starten met EasyTrans is eenvoudig. Het enige dat u nodig heeft is een internetverbinding en webbrowser.

Transcriptie

1 Starten met EasyTrans Starten met EasyTrans is eenvoudig. Het enige dat u nodig heeft is een internetverbinding en webbrowser. Inloggen 1. Vraag uw (proef)abonnement aan o U ontvangt per de benodigde gegevens om in te loggen 2. Ga naar uw abonnement via de link in de 3. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden 4. U komt nu op de startpagina Stap 1: Klanten invoeren Indien u een bestaand klantenbestand heeft, dan kan deze meestal geïmporteerd worden. U hoeft de klanten dan niet handmatig in te voeren. Neem voor de mogelijkheden contact met ons op. 1. Klik in het hoofdmenu op Nieuwe klant 2. Vul de klantgegevens in De meeste velden zijn optioneel. Vul alleen de gegevens in die u nodig heeft. 3. Klik op de knop Opslaan 4. Het deelvenster Contactpersonen verschijnt Binnen EasyTrans bestaat een klant uit één of meerdere contactpersonen. Dit is handig om bij grotere klanten aan te geven welke persoon de order heeft geplaatst. U kunt ook afdelingen invoeren als contactpersoon. Bijvoorbeeld de financiële administratie om de factuur digitaal te versturen of het magazijn voor de orderbevestiging. 1

2 5. Vul de gegevens van de contactpersonen in o Indien u een Premium of Premium Plus abonnement heeft kunt u bij Gebruikersnaam en Wachtwoord de inloggegevens voor web-ordering invoeren en deze persoon via Rechten toegang geven. o U kunt hier ook aangeven of deze persoon de factuur digitaal dient te ontvangen. 6. Klik op de knop Opslaan & Sluiten 7. De nieuwe klant staat nu in het klantenoverzicht Stap 2: Vervoerders invoeren Vervoerders is de algemene term voor zowel uw chauffeurs als voor andere vervoersbedrijven. Als vervoerder kunt u dus zowel een persoonsnaam als een bedrijfsnaam invullen. Bij het Small pakket is vervoerdersinformatie niet beschikbaar. 1. Klik in het hoofdmenu op Nieuwe vervoerder 2. Vul de gegevens in o De meeste velden zijn optioneel. Vul alleen de gegevens in die u nodig heeft. o Indien u een Premium Plus abonnement heeft kunt u bij Gebruikersnaam en Wachtwoord de inloggegevens voor de chauffeur invoeren en deze persoon via Rechten toegang tot het Vervoerder Portal / de Chauffeurs App geven. 3. Klik op de knop Opslaan & Sluiten 4. De nieuwe vervoerder staat nu in het vervoerderoverzicht 2

3 Tarieven De tariefstructuur is opgebouwd uit drie lagen: producten, voertuigen en tarieven. Het is belangrijk dat u begint bij het invoeren van producten, daarna de voertuigen en als laatste de bijbehorende tarieven. Product Vandaag bezorgd Voertuig Auto Voertuig Caddy Voertuig Alle voertuigen Per km 0,45 Per stop 7,50 Per km 0,50 Per stop 7,50 Brandstoftoeslag 5% Wachttijd per minuut 0,50 Stap 3: Producten invoeren U begint met het invoeren van uw producten. Producten zijn de hoofdcategorieën. Het zijn de diensten die uw bedrijf levert, zoals bijvoorbeeld spoedritten, overnight distributie, opslag van goederen, etc. Het product kan uw klant ook kiezen bij het plaatsen van een web-order. 1. Klik in het hoofdmenu onder Tarievenbeheer op Producten 2. Klik op Nieuw product invoeren 3

4 3. Vul de productnaam in Voorbeelden van productnamen zijn: Spoed / Opslag / Internationaal / Overnight voor Selecteer het BTW tarief 5. Optioneel kunt u per product aanvullende instellingen doen Een uitleg per instelling vindt u door op het symbool te klikken 6. Klik op de knop Opslaan & Sluiten 7. Het nieuwe product staat nu in het productoverzicht Stap 4: Voertuigen invoeren Nadat alle producten ingevoerd zijn, kunt u verder gaan met het invoeren van voertuigen. Hier vult u uw voertuigtypen in, zoals combo of bus. Maakt u gebruik van web-ordering dan krijgt uw klant ook de keuze om een voertuig te kiezen. Vul op deze plek geen kentekens in. Heeft u een eigen wagenpark dan kunt u na het invoeren van de voertuigtypen uw eigen voertuigen invullen via de menuoptie Wagenpark. 1. Klik in het hoofdmenu onder Tarievenbeheer op Voertuigen 2. Klik op Nieuw voertuig toevoegen 4

5 3. Vul bij Voertuignaam de naam van het voertuig in Voorbeelden van voertuignamen zijn: Personenauto, Combo of Vrachtwagen 4. Klik vervolgens op de knop Opslaan & Sluiten 5. Het voertuig staat nu in het Voertuigoverzicht Stap 5: Tarieven invoeren Nadat u de producten en voertuigen ingesteld heeft, kunt u beginnen met het instellen van de tarieven. Een product bestaat uit één of meerdere tarieven. Een spoedproduct kan bijvoorbeeld bestaan uit een kilometertarief, stopprijs en brandstoftoeslag, terwijl een overnight product bijvoorbeeld bestaat uit een prijs per colli of gewicht. 1. Klik in het hoofdmenu onder Tarievenbeheer op Tarieven 2. Klik op Nieuw tarief toevoegen 5

6 3. Vul de omschrijving van het tarief in Voorbeelden van tarieven zijn: Per kilometer / Pakket tot 30 kg / Brandstoftoeslag / Uurtarief / Extra stop. 4. Selecteer de tariefsoort De tariefsoort bepaalt het bedrag aan de hand van het tarief. Zo wordt bij de tariefsoort Kilometers het tarief maal het aantal kilometers gedaan om het bedrag te krijgen. De volgende tariefsoorten zijn mogelijk: o Kilometers o Stops (de eerste twee bestemmingen worden niet als stop gerekend) o Colli (het aantal te vervoeren stuks goederen, bijvoorbeeld dozen of pallets) o Gewicht (van alle colli bij elkaar opgeteld) o Volume (lengte x breedte x hoogte x aantal colli) o Wachttijd en laad-/lostijd in minuten (is uw prijs in uren deel deze dan door 60) o Uurtarief o Vast bedrag (bijvoorbeeld voor een stadsrit, een starttarief of een afgesproken prijs) o Totaal (kan alleen worden gebruikt in combinatie met een percentage. Dit wordt berekend over het totale bedrag) 5. Selecteer het voertuig waaraan u het tarief wilt koppelen Indien het tarief op alle voertuigen van toepassing is, selecteert u Ieder voertuig. Een kilometertarief is bijvoorbeeld verschillend per voertuig terwijl de brandstoftoeslag vaak voor ieder voertuig gelijk is. 6. Vervolgens kunt u aanvinken of u het tarief standaard actief moet zijn Wanneer u voor standaard actief kiest wordt het tarief direct in de prijsberekening meegenomen. Voorbeeld: een kilometertarief zet u standaard op actief, een tarief voor avondtoeslag zet u standaard op niet actief (door het hokje uit te vinken). U kunt dan - wanneer sprake is van avondtoeslag - het tarief aanvinken, maar dit tarief wordt niet direct meegenomen in de prijsberekening. 7. Selecteer of het gekozen tarief een prijs of percentage is Een brandstoftoeslag is bijvoorbeeld een percentage over het aantal kilometers. Een avondtoeslag is vaak een percentage over het totaal, maar kan ook een prijs van 10 cent per kilometer extra zijn. 8. Vul het tarief of percentage in 9. Vul het inkooptarief of percentage in 6

7 De inkoop is een losse module die apart geactiveerd kan worden. Hiermee kunt u de kosten van uw vervoerders bijhouden. Dit is vooral handig als u werkt met charters of ZZP ers. Maakt u geen gebruik van deze module dan is de inkoop niet zichtbaar. 10. Vul eventueel een minimumbedrag en minimum inkoopbedrag in Wanneer het berekende bedrag onder het minimumbedrag zit, dan wordt het minimumbedrag berekend. Een minimumbedrag wordt aangeduid met een stippellijn onder het bedrag. 11. Klik op de knop Opslaan 12. Vul eventuele prijsafspraken in U krijgt rechts in het scherm de mogelijkheid om afwijkende tarieven per klant of vervoerder in te voeren. Hier noteert u dus uw prijsafspraken met uw klanten en bij de inkoop de afgesproken prijs met uw vervoerder. U hoeft alleen een afwijkend tarief op te geven als deze afwijkt van het standaard tarief. 13. Klik vervolgens op de knop Opslaan & Sluiten 14. Het tarief staat nu in het tarieven overzicht EasyTrans is nu klaar voor gebruik! 7