Voorbeeld van de totstandkoming van de begroting, budgetten en tarieven resp. prijzen bij dienstverlenend hotel-restaurant

Transcriptie

1 Voorbeelden van teksten BEGROTING Voorbeeld van de totstandkoming van de begroting, budgetten en tarieven resp. prijzen bij dienstverlenend hotel-restaurant Een ander element van interne controle wordt gevonden in de budgetten, waarvan het kostenbudget moet voldoen aan de volgende voorwaarden: opstelling door personen, die niet bij de uitvoering betrokken zijn duidelijke omschrijving van de verantwoordelijkheidscentra een juiste verdeling van de kosten in vaste en variabele kosten; van de.variabele kosten moet het gedrag bij verschillende graden van bezetting (kamers) en drukte (restaurants) gevolgd kunnen worden hantering van verdeelsleutels voor de toerekening van de indirecte kosten aan de afdelingen volgens bedrijfseconomisch verantwoorde grondslagen verband tussen het kostenbudget en de andere budgetten (bezetting van de kamers, afzet in de restaurants en de bar, de inkoop) duidelijk beleid ten aanzien van de relatie tot budgetten uit vorige perioden het gebruik van prijzen, die actueel zijn op het moment dat de transacties worden afgesloten akkoordverklaringen door de betrokken chefs. Uit het kostenbudget volgen de standaardkostprijzen voor de kamerverhuur en de menu's. De informatiebehoefte van de leiding brengt met zich mede, dat door de administratie maandelijks overzichten moeten worden overgelegd waarin de werkelijke opbrengsten en kosten worden gesteld tegenover de gebudgetteerde. Aansluiting van de totalen van de werkelijke bestedingen op de hoofdboekhouding moet worden vastgesteld. In de overzichten dient te worden aangegeven, of de brutowinstpercentages per omzetcategorie zich gedragen als door de leiding werd aangegeven. Indien dit niet het geval is, zal nagegaan dienen te worden, of bezettingsverschillen, niet verwachte prijsverschillen, efficiencyverschillen of niet volledige verantwoording van de opbrengsten hiervan de oorzaak kunnen zijn. Voorbeeld van een Begroting van een produktiebedrijf (fijnmechanische industrie) Op basis van lange termijn omzetprognoses wordt de verkoopbegroting voor het komende jaar opgesteld, gespecificeerd naar produktiesoorten. Uit deze begroting worden afgeleid de inkoopbegroting en produktiebegroting. Op grond hiervan worden kostenbegrotingen voor de diverse afdelingen vastgesteld waaruit man- en machine- uurtarieven worden afgeleid. Met behulp van deze tarieven en technische produktienormen (ook voor afval) worden voor de diverse produkten standaard kostprijzen

2 vastgesteld. Begrotingen, tarieven en standaard-kostprijzen worden door de directie geautoriseerd. De administratie rapporteert periodiek aan de directie omtrent afwijkingen tussen werkelijkheid en begrotingen. Voorbeeld van een Begroting van een produktiebedrijf (metaalverwerkend bedrijf) Begroting, tarieven, calculatie. De raming van de toekomstige omzetten is van belang voor de kostenberekeningen met betrekking tot de automaten en voor het investeringsplan. Uitgaande van deze prognoses worden een omzetbegroting, een produktiebegroting en een kostenbegroting opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met voorraden en dergelijke. Op basis van gegevens over draai snelheden en insteltijden wordt de produktie in eenheden begroot en gesteld tegenover de produktiekosten. Hieruit worden de tarieven en opslagen afgeleid. Met name voor de staalprodukten leiden de produktie normen tot standaarden, zodat hier kan worden gewerkt met standaardcal culaties. Ditzelfde geldt voor diverse bewerkingen, ook voor de andere produkten. Begroting, tarieven, normen en calculaties vereisen de goedkeuring van de directie. De administratie zal regelmatig de mate van overeenstemming van werkelijkheid met normen rapporteren. Begroting van een glasfabriek De administratie moet voorzien in de behoefte van de leiding aan ex-ante informatie. Gezien de grote omvang van de duurzame activa is een plan (capaciteitsplanning) voor meerdere jaren benodigd. Het eerste jaar van dit plan wordt gedetailleerd uitgewerkt in diverse begrotingen. Bij het begroten van de afzet van flessen en potten moet uitgegaan worden van de gekwantificeerde verwachting omtrent verkrijging van gebruikt glas. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van de ontwikkeling in het verleden van de verkregen kwantiteiten van gebruikt glas en gegevens omtrent de medewerking van gemeentelijke diensten en grootwinkelbedrijven. Een factor die naar twee kanten werkt wordt gevormd door de vooruitzichten betreffende glas als verpakkingsmiddel. Informatie omtrent de toekomstige afzetmogelijkheden van laboratoriumglaswerk en speciaal glaswerk wordt verkregen uit marktanalayse. Bij het budgetteren van de kosten dient een aantal eisen in acht genomen te worden: duidelijke omschrijving verantwoordelijkheidscentra, juiste verdeling in vaste (normale produktie) en variabele (werkelijke produktie) kosten, hantering nauwkeurige verdeelsleutels, aansluiting bij voorgaande budgetten en gebruik van actuele prijzen. In dit geheel verdienen de hoge transportkosten (aandeel algemene-en hulpkostenplaatsen, afschrijving,

3 personeelskosten, complementaire kosten) extra aandacht. Uit het kostenbudget worden de interne tarieven voor transport, fabricage van de verschillende produkten, kosten per dag per glasblazer, de gemiddelde extra beloning wegens uitkomsten van de produktie afgeleid. Van de directie moet autorisatie verkregen worden van budgetten, tarieven en standaardkostprijzen. Een liquiditeitsbegroting voor het regelen van de financiering rondt het stelsel van de begrotingen af. Fabriek Cosmetica Begroting Op basis van een meerjarenbeleidsplan wordt een begroting opgesteld voor het komende jaar. Op de eerste plaats wordt aan de hand van door de administratie verstrekte gegevens over het verleden en uit marktanalytisch onderzoek verkregen gegevens over de toekomst een afzetbegroting opgesteld, waarin zo nauwkeurig mogelijk de omvang van de omzet en de samenstelling van het assortiment voor zowel de crèmes en lotions als de verven wordt aangegeven. Mede uitgaande van de begrote afzet worden de hoogte van de voorraden gereed produkt, de omvang van de produktie (voor de aanschaf van produktieketels e.d. wordt een capaciteitsplan voor de lange termijn opgesteld), de hoogte van de voorraden reuk- en kleurstoffen en vaselines respectievelijk verpakkingsmateriaal en de aan te kopen hoeveelheden van deze grondstoffen en verpakkingsmaterialen begroot. Tegelijkertijd met het opstellen van het kostenbudget worden, gebruik makend van de door het laboratorium vervaardigde recepturen, normen en tarieven alsmede standaardkostprijzen bepaald. De administratie hanteert een voorcalculatorische kostenverdeelstaat voor de uiteindelijke toerekening van de kosten aan de laatste kostenplaatsen Aanzet en Confectionering. De vaste kosten worden op basis van de normale en de variabele kosten op basis van de verwachte omzet toegerekend. Na autorisatie door de directie zijn de diverse begrotingen taakstellend voor de betreffende afdelingen. Een liquiditeitsbegroting is de directie behulpzaam bij het regelen van de financiering. Voorbeeld begroting Orgelbouwer Begroting Mede wegens het feit dat de bouwduur van bepaalde orgels enige jaren in beslag kan nemen dient er een meerjarenbegroting opgesteld te worden. In de jaarlijkse begrotingen, die met grotere nauwkeurigheid vervaardigd kunnen worden, wordt rekening gehouden met het beleid op de lange termijn. In deze begrotingen wordt

4 uitgegaan van de lopende opdrachten, waaraan toegevoegd worden de te verwachten opdrachten. Met behulp van een voorcalculatorische kostenverdeelstaat worden de geraamde kosten toegerekend aan de afdelingen pijpenmakerij, meubelmakerij, montage en plaatsing. De vaste kosten worden toegerekend aan de normale productie en de variabele kosten aan de verwachte productie. Tegelijk met het opstellen van de kostenverdeelstaat worden de tarieven berekend voor man- en machine-uren en de percentages voor overheadkosten. Van meerdere keren voorkomende pijpen, klavieren, windladen e.d. worden standaardkosten (opgebouwd uit arbeidskosten, materiaal en indirecte kosten) berekend. Nadat de begroting van de productie is komen vast te staan, worden de voorraden mahonie plankenhout en eikenhout geraamd. Hieruit volgt, rekening houdend met de aanwezige voorraden grondstoffen, de begroting van de inkoop. Tenslotte wordt er een liquiditeitsbegroting gemaakt, aan de hand waarvan de directeur - binnen het kader van de gefaseerde facturering de financiering van de onderneming regelt. Voorbeeld van een begroting van een Farmaceutisch bedrijf Begrotingen budgetten tarieven calculaties Uitgangspunt voor de begroting is de afzetprognose welke gebaseerd is op de verkopen in het verleden en marktonderzoeken. Deze afzetprognose is ingedeeld naar depot en naar soort van artikelen. Uit de afzet prognose wordt, rekeninghoudend met de beginvoorraad en de gewenste eindvoorraad, de produktie- en inkoopbegroting afgeleid. De kostenbudgetten per afdeling leiden tot man- en machine-uurtarieven, welke worden gehanteerd bij de totstandkoming van de standaardkostprijzen voor de geneesmiddelen eigen merk, alsmede van de diverse toeslagen. Er dient verder zorg te worden gedragen voor de totstandkoming van een liquiditeitsbegroting. Begrotingen, budgetten, tarieven, verkoopprijzen, toeslagen, brutowinstmarges en standaardcalculaties behoeven de autorisatie van de directie. De administratieve organisatie van de stichting in de periode voorafgaande aan de opening van de dierentuin. Planning en begroting In gezamenlijk overleg van bestuur, kommissies en architect moet een basisplan ontworpen worden, aangevende de financiele konsequenties bij verschillende mogelijkheden van opzet. Aan de hand hiervan worden de verschillende begrotingen en de tijdplanning voor het geheel gemaakt. Tegenover de verwachte bezoekersstroom en de daaruit voortvloeiende inkomsten -entree dierentuin, entree andere bezienswaardigheden zoals aquarium, restaurant e.d.- en mogelijke subsidies worden de begrote exploitatiekosten gezet van het gewenst geachte personeelsbestand, het aantal dieren en de benodigde gebouwen. Deze begroting dient tenminste de voor-

5 bereidingsperiode en een periode van vijf jaren daarna te omvatten, naarmate de jaren dichterbij liggen met grotere mate van verfijning. Enkele belangrijke punten bij het opzetten van de begrotingen zijn: - duidelijke afbakening onderdelen (verantwoordelijkheidscentra) - de toerekening van de indirekte kosten aan de verschillende onderdelen - de scheiding tussen vaste en variabele kosten - de in te calculeren prijsstijgingen - de te maken schattingen inzake levensduur dode en levende activa. Een liquiditeitsbegroting wordt opgesteld voor het zichtbaar maken van de financieringsbehoefte. fabriek elektrische dekens d.begroting/tariefcalculatie/standaardkostprijzen Uitgaande van lange termijn afzetprognoses wordt de verkoopbegroting voor komend jaar opgesteld, waaruit inkoop- en produktiebegrotingen volgen. Op grond hiervan worden kostenbegrotingen voor de diverse afdelingen vastgesteld. Hieruit machine- en manurentarieven afleiden. Met behulp van tarieven en produktie-en afvalnormen worden voor de diverse produkten standaardkostprijzen vastgesteld. Vervolgens worden, rekening houdend met de opslag voor garantiekosten en de winstmarge, de verkoopprijzen bepaald. Autorisatie van een en ander door de directie. Periodiek worden afwijkingen tussen werkelijke ontwikkelingen en begrotingen door de administratie aan de directie gerapporteerd. Opbouw standaardkostprijzen wordt gemeld aan administratie. ALdaar opnemen in bestand (i.v.m. verschillenanalyse/bewaking). Regelmatige beoordeling/bijstelling van standaardkostprijzen. Voorbeeld van een begroting van Zaaigranen Begroting Op basis van het ontwikkelingsplan worden jaarlijks de volgende kosten en opbrengsten begroot: benodigde capaciteit van zeer kostbare machines voor drogen en schonen Omzet zaaigranen (per ras) veevoer afgekeurde zaaigranen overgebleven zaaigranen vorig jaar ontwikkelingskosten (per project) kosten vermeerdering kosten kassen/proefvelden

6 overige kosten (per afdeling). Op basis van de begrote kosten worden jaarlijks mensuurtarieven vastgesteld voor het personeel van de afdelingen ontwikkelingen en drogen/schonen alsmede kostentarieven voor gebruik van de kassen en proefvelden. Op basis van de mensuurtarieven van de afdeling drogen en schonen worden verder jaarlijks standaardkostprijzen vastgesteld voor drogen en schonen (per ton per ras). Begroting, tarieven en kostennormen worden door de direktie geautoriseerd. Periodiek rapporteert de administratie de verschillen tussen de werkelijke omzet en kosten en de begroting. Kwekerij (met handelstak) Rozegeur De begroting is gebaseerd op het teeltplan. Hierop wordt de begroting van de verkopen afgestemd alsmede de begroting van de inkopen. Per afzon- derlijke activiteit zijn er kostenbegrotingen nodig teneinde de mensuurtarieven te kunnen bepalen. Ieder gewerkt uur moet aan een van de activiteiten inkoop, voortbrenging en verkoop kunnen worden toegerekend om via een vorm van kostprijzen greep te houden op de ontwikkelingen van de kosten en zicht te houden op de resultaten. Met name de werkzaamheden op het land en in de kas moeten goed worden geregistreerd. Er is behoefte aan een investeringsbegroting vanwege de uitbreidings- en vervangingsinvesteringen voor de warme kas, de koelcel en de vrachtauto's. Een begroting van de ontwikkeling van de liquiditeit is eveneens van belang. Alle begrotingen worden opgesteld door de administrateur in overleg met M. Uiteindelijk geeft deze zijn fiat aan de opgestelde begrotingen. Begroting fijnmechanische industrie Op basis van lange termijn omzetprognoses wordt de verkoopbegroting voor het komende jaar opgesteld, gespecificeerd naar produktiesoorten. Uit deze begroting worden afgeleid de inkoopbegroting en produktiebegroting. Op grond hiervan worden kostenbegrotingen voor de diverse afdelingen vastgesteld waaruit man- en machine- uurtarieven worden afgeleid. Met behulp van deze tarieven en technische produktienormen (ook voor afval) worden voor de diverse produkten standaard kostprijzen vastgesteld. Begrotingen, tarieven en standaard-kostprijzen worden door de directie geautoriseerd. De administratie rapporteert periodiek aan de directie omtrent afwijkingen tussen werkelijkheid en begrotingen. Parkeergarages en servicestations Begroting

7 Voor de komende vier a vijf jaren stelt de directie een beleidsplan op. De administratie gebruikt dit voor het vervaardigen van een meerjarenbegroting. De begroting voor het eerstkomende jaar wordt met grotere detaillering vanuit de gegevens uit het verleden (o.a. abonnementenbestand) en gegevens over de toekomst o.m. inzake stedelijke plannen per garage opgesteld, te beginnen met de aantallen te verwachten parkeerders en de ontwikkelingen in het aantal abonnementen. De vaste kosten (afschrijving, rente, eigenaarslasten en gedeeltelijk personeelskosten) zijn gebaseerd op gegevens uit het verleden en de variabele kosten worden bepaald aan de hand van de verwachte bedrijfsdrukte. De directie stelt vervolgens de huurtarieven op: vaste kosten verdeeld over de normale bedrijfsdrukte, variabele kosten toegerekend aan de verwachte bedrijfsdrukte met een haalbaar geachte winstopslag. Voor reparaties wordt een manuurtarief bepaald, voor het autowassen een all-in tarief voor loon- en apparatuurkosten per uur en voor de verkoop van motorbrandstof een toegestaan bedrag per liter wegens kosten voor personeel, bedrijfsinstallaties, voorraad houden en indirecte kosten. Na autorisatie door de directie van de begrotingen per garage stelt de administratie een geconsolideerde begroting op voor de gehele B.V. Tenslotte wordt een liquiditeitsbegroting gemaakt voor de B.V. voor het regelen van de financiering door de directie.