Treasurystatuut vastgesteld op 26 januari 2015

Transcriptie

1 Treasurystatuut vastgesteld op 26 januari 2015

2 Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 2

3 Inhoud Inleiding Status treasurystatuut en doel treasury Doel van het treasurystatuut Doel van treasury Activiteiten treasury Positie treasurystatuut Vaststelling en wijziging Distributie Interne en externe kaders Interne kaders Externe kaders Besluitvorming Cashmanagement Uitgangspunten en randvoorwaarden cashmanagement Financiële logistiek Financieren Uitgangspunten en randvoorwaarden financieren Beleggen Uitgangspunten en randvoorwaarden beleggen Collegiale financiering Renterisicomanagement Definities renterisico Uitgangspunten en randvoorwaarden rentemanagement Rente-instrumenten Taken, bevoegdheden en documentatie Taken en bevoegdheden Documentatie Treasuryjaarplan Periodieke verantwoording Bijlage I: Afkortingen en omschrijvingen Afkortingen Omschrijvingen Bijlage II: Toelichting Ratings Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 3

4 Inleiding Doel van dit treasurystatuut is het vastleggen van het formele kader voor alle activiteiten op het gebied van treasury binnen Patrimonium woonservice en dochterondernemingen (hierna Patrimonium). Alle treasuryhandelingen staan ten dienste van de prestatievelden van de toegelaten instelling. De financiële strategie is leidend voor de hoofddoelstelling van treasury, zijnde het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezichthouden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. De belangrijkste daarvan afgeleide doelstellingen voor treasury zijn het minimaliseren van het beschikbaarheidsrisico op de korte en de lange termijn, het beheersen van de renterisico s en het reduceren van rentekosten. Treasurymanagement is een proces. Het is van belang om: Over accurate en actuele informatie over de huidige en toekomstige financiële positie te beschikken; De toekomstige liquiditeitsbehoefte of overschotten te bepalen; De financiële risico s te identificeren en te kwantificeren; De kaders/normen voor deze risico s vooraf vast te leggen in dit treasurystatuut; Bij (verwachte) overschrijding van de kaders maatregelen te treffen om deze overschrijding op te heffen; De kaders voor het treasuryproces vast te leggen in dit treasurystatuut; Actueel en accuraat inzicht in de leningen- en derivatenportefeuille te hebben, door een adequate vastlegging van deze instrumenten en een voldoende kennisniveau in de organisatie te waarborgen. De structuur van het treasurystatuut is als volgt. In hoofdstuk 1 is de status van dit treasurystatuut en het doel van treasury beschreven. In hoofdstuk 2 zijn de interne en externe kaders beschreven en vastgelegd waaraan het treasurybeleid dient te voldoen. Vervolgens worden in de hoofdstukken 3 t/m 6 de treasuryactiviteiten en de bijbehorende uitgangspunten en randvoorwaarden beschreven. In hoofdstuk 7 is de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) voor treasury beschreven. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 4

5 1. Status treasurystatuut en doel treasury 1.1 Doel van het treasurystatuut Het treasurystatuut van Patrimonium is het formele kader als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van ondernemingsfinanciering, liquiditeitenbeheer, beleggen, beheersing van renterisico s en treasuryorganisatie. Het treasurystatuut legt het raamwerk vast waarbinnen de bevoegdheden op het gebied van de treasury door de directeur/bestuurder worden vastgelegd. Het treasurystatuut is van toepassing op de toegelaten instelling en haar verbindingen. 1.2 Doel van treasury Treasury bij Patrimonium is ingericht als cost center, nadrukkelijk wordt geen winstverantwoordelijkheid of winstdoelstelling geformuleerd voor treasury. Het primaire doel van treasury is het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezichthouden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Hiertoe behoort toegang tot de kapitaalmarkten, beheersen van renterisico s en financieren tegen marktconforme condities. Alle activiteiten op het gebied van treasury zijn risicomijdend en staan ten diensten van de kerntaken van Patrimonium. Het is van belang een evenwicht te vinden tussen de aanvaardbaarheid van risico s in relatie tot het verwezenlijken van besparingen respectievelijk het realiseren van rendement. De aanvaardbaarheid van risico s wordt geconcretiseerd door de kaders vast te leggen in dit treasurystatuut. 1.3 Activiteiten treasury De treasuryactiviteiten worden uitgevoerd om de doelstellingen te realiseren, de activiteiten zijn te verdelen in: Cashmanagement Financieren Beleggen Risicomanagement. In respectievelijk hoofdstuk 4, 5 en 6 worden de uitgangspunten en randvoorwaarden voor deze activiteiten benoemd. 1.4 Positie treasurystatuut Het treasurystatuut dient als (strategische) basis en als kader voor het uitvoeren van de treasury functie. Met betrekking tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden onverminderd de statuten van de stichting. Het treasuryjaarplan beschrijft de treasurydoelstellingen voor de tijdsduur van een begrotingsjaar en wordt elk jaar opgesteld. Het treasuryjaarplan wordt geschreven binnen de kaders van het treasurystatuut en vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Eventuele wijzigingen in voorgestelde transacties dienen separaat door de Raad van Commissarissen te worden goedgekeurd. Er wordt op periodieke basis (per kwartaal) verantwoording afgelegd in treasuryrapportages over de voortgang en invulling van treasury(trans)acties zoals gedefinieerd in het treasuryjaarplan. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 5

6 1.5 Vaststelling en wijziging Het treasurystatuut wordt vastgesteld door de directeur/bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Het treasurystatuut heeft de status van een bestuursbesluit. Na vaststelling van het treasurystatuut vervalt het voorgaande treasurystatuut. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de directeur/bestuurder en na goedkeuring door de Raad van Commissarissen. Het treasurystatuut wordt minimaal eenmaal per drie jaar geëvalueerd, indien nodig aangepast en vervolgens vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Als een verandering of uitbreiding van de externe kaders plaatsvindt, die een verzwaring 1 betekent ten opzichte van de bestaande situatie en waardoor strijdigheid met het huidige treasurystatuut ontstaat, zal het huidige treasurystatuut daaraan ondergeschikt zijn. Deze situatie blijft bestaan totdat het treasurystatuut aangepast is. De directeur/bestuurder zal zo spoedig mogelijk voorstellen om deze strijdigheid op te heffen. Als een verandering of uitbreiding van externe kaders plaatsvindt, die een verlichting 2 betekent ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het treasurystatuut onveranderd geldig. 1.6 Distributie Het treasurystatuut is bestemd voor intern gebruik door functionarissen van Patrimonium. Voor verspreiding van het treasurystatuut buiten Patrimonium is toestemming nodig van de directeur/bestuurder. 1 Voorbeeld van een verzwaring: als de renterisiconorm van het WSW, zonder dat er sprake is van een verandering van de definitie, verlaagd wordt van 15% naar 10%. 2 Voorbeeld van een verlichting: als d als de renterisiconorm van het WSW, zonder dat er sprake is van een verandering van de definitie, verhoogd wordt van 15% naar 20%. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 6

7 2. Interne en externe kaders Bij de uitvoering van de treasuryactiviteiten worden de onderstaande interne en externe kaders gehanteerd en gerespecteerd. 2.1 Interne kaders Met betrekking tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake de treasuryactiviteiten geldt het vigerende statuut van de stichting. Voor de treasurytaken en de financiële transacties die hieruit voortkomen is een goede en transparante taak- en functiescheiding noodzakelijk. Dit geldt voornamelijk voor de taken autoriseren, uitvoeren, controleren en registreren. Taken en bevoegdheden zijn formeel gedefinieerd en toegewezen in de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Dit is vastgelegd in voorliggend treasurystatuut. De jaarlijkse (trans)acties worden beschreven in het treasuryjaarplan. Periodiek wordt gerapporteerd over de financiële positie. Per transactie wordt een transactievoorstel opgesteld. Per transactie wordt een transactierapportage opgesteld. De externe treasury adviseur dient voor de gereguleerde advisering over een correcte AFMvergunning te beschikken. Intermediairs dienen over een correcte AFM-vergunning te beschikken. De vergoedingenstructuur van adviseurs en intermediairs dient voorafgaande aan de advisering/ondersteuning bekend te zijn en vooraf door de directeur/bestuurder te worden goedgekeurd. Uitsluitend de extern treasury adviseur of intermediair ontvangt van Patrimonium een vergoeding. 2.2 Externe kaders Patrimonium is een toegelaten instelling in de betekenis van de Woningwet. Conform artikel 70 van de Woningwet en artikel 11 van het Besluit Beheer Sociale Huur Sector (BBSH) is het ter beschikking staande kapitaal uitsluitend bestemd voor activiteiten op het gebied van de volkshuisvesting. Patrimonium conformeert zich aan de geldende wet- en regelgeving zoals gesteld in de Woningwet en Beheer Besluit Sociale Huursector (BBSH). Daarbij geldt in het bijzonder dat Patrimonium zich conformeert aan de Beleidsregels gebruik financiële derivaten door toegelaten instellingen volkshuisvesting), d.d. 5 september 2012 incl. wijzigingen per 1 september Patrimonium is deelnemer van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en maakt voor (her)financiering van DAEB activiteiten actief gebruik van borgstelling door het WSW. Patrimonium zal voldoen aan de richtlijnen en eisen van het WSW. Het CFV is, op grond van de Woningwet, de financiële toezichthouder op de woningcorporaties. Patrimonium zal voldoen aan de richtlijnen en eisen gesteld door het CFV. Patrimonium is als toegelaten instelling conform artikel 26, lid 1 van het BBSH verplicht een jaarrekening en een jaarverslag op te stellen. De basis voor de verslaglegging door toegelaten instellingen ligt in Titel 9 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 7

8 2.3 Besluitvorming De wijze van besluitvorming inzake treasury(trans)acties wordt vastgelegd in de AO/IC beschrijving. Deze is gebaseerd op de statuten van de stichting en dit treasurystatuut. De besluitvorming inzake treasury(trans)acties vindt onder verantwoordelijkheid van de directeur/bestuurder plaats. Treasury(trans)acties worden beschreven in het treasuryjaarplan. Het treasuryjaarplan wordt vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen; waarmee een jaarmandaat is verkregen. Indien van het treasuryjaarplan/ jaarmandaat wordt afgeweken, worden in het geval van (trans)acties deze vooraf voorgelegd aan de Raad van Commissarissen ter goedkeuring. De treasury advies commissie (TAC) adviseert de directeur/bestuurder. De TAC bestaat uit: de leden van het directieteam, manager financiën & control en een extern lid. De TAC adviseert over het treasuryjaarplan, transactievoorstellen en wijzigingen van het treasurystatuut. Daarnaast worden treasuryrapportages geagendeerd voor de TAC. De TAC vergadert minimaal één keer per kwartaal. Het verslag van de TAC wordt ter kennisgeving verstrekt aan de Raad van Commissarissen. Een transactievoorstel dat binnen het jaarmandaat valt wordt voorgelegd ter goedkeuring aan de directeur/bestuurder. Indien het transactievoorstel geen unaniem positief advies heeft gekregen van de leden van de TAC wordt dit vermeld in het transactievoorstel. Een transactievoorstel dat buiten het jaarmandaat valt wordt voorgelegd ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen. Indien het transactievoorstel geen unaniem positief advies heeft gekregen van de leden van de TAC wordt dit vermeld in het transactievoorstel. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 8

9 3. Cashmanagement Cashmanagement betreft het geheel van acties om de liquiditeitspositie nu en in de toekomst te bewaken, te inventariseren, de geldstromen van de onderneming te beheren en de transacties die worden verricht om er voor te zorgen dat Patrimonium aan zowel de korte als de lange termijn betaalverplichtingen kan voldoen. Daarbij wordt de korte termijn liquiditeitsbehoefte gefinancierd binnen de daarvoor beschikbare (krediet)faciliteiten en worden de (tijdelijke) overtollige liquiditeiten belegd binnen de kaders zoals vastgelegd dit treasurystatuut. Het bewaken van het werkkapitaal maakt deel uit van het takenpakket van de treasury. Hieronder valt onder andere het afstemmen van betalingsvoorwaarden en het bewaken van in en uitgaande kasstromen. 3.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden cashmanagement De onderstaande uitgangspunten en randvoorwaarden gelden met betrekking tot cashmanagement: Het verenigen (reconciliëren) van de gerealiseerde kasstromen met de liquiditeitsprognose vindt minimaal één maal per week plaats. Op weekbasis wordt een liquiditeitenrapportage opgesteld waaruit de huidige positie blijkt en de realisaties worden vergeleken met de prognoses op korte termijn (<1 jaar). Samen met de liquiditeitsprognose vormt dit de basis voor cashmanagement. Voor het aantrekken van (korte termijn) financiering het kader van cashmanagement gelden de randvoorwaarden zoals gedefinieerd in hoofdstuk 4 (Financieren) van dit treasurystatuut. Voor het uitzetten van liquide middelen in het kader van cashmanagement gelden de randvoorwaarden zoals gedefinieerd in hoofdstuk 5 (beleggen) Een saldo- en rente compensabelstelsel is toegestaan. Saldoregulatie vindt plaats binnen het saldo- en rentecompensabel stelsel. Financieren van werkkapitaal middels de rekening courant faciliteit is toegestaan. 3.2 Financiële logistiek Een voorwaarde voor het effectief en efficiënt kunnen vervullen van de treasuryfunctie en in bijzonder cashmanagement is een goede financiële logistiek. De financiële logistiek heeft betrekking op: Een betrouwbare liquiditeitenplanning De structuur en het gebruik van betaalrekeningen bij banken De organisatie van het betalingsverkeer over deze rekeningen Het gebruik van betaalinstrumenten Informatievoorziening over het betalingsverkeer Adequate kredietfaciliteiten Contant geld. Doelstellingen met betrekking tot de financiële logistiek zijn: Minimalisatie van de totale kosten van het betalingsverkeer Goede informatievoorziening Financiële continuïteit Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 9

10 4. Financieren Dit hoofdstuk beschrijft de kaders en richtlijnen die gelden bij het invullen van de financieringsbehoefte van Patrimonium ongeacht de aard van de activiteiten, de herkomst van de financiering en de eventuele borgstelling of garantstelling door derden (zoals het WSW). 4.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden financieren Patrimonium is voor het uitoefenen van de kerntaken structureel afhankelijk van langjarige kapitaalmarktleningen. De volgende uitgangspunten en randvoorwaarden gelden met betrekking tot de treasuryactiviteit financieren. Alle aan te trekken leningen moeten genoteerd zijn in euro; Financieringen worden te allen tijde aangetrokken op basis van een actuele meerjarige liquiditeitsprognose. De looptijd van de financiering moet daarbij passend zijn bij de te financieren activa; Het opnemen van leningen met als doel beleggen is niet toegestaan; Uitzondering op het voorgaande punt is het binnen de geldende kaders en afspraken aantrekken van gelden die vervolgens tijdelijk worden belegd met het doel op die manier in een toekomstige financieringsbehoefte te voorzien. Dit dient in het besluit tot aantrekken van de betreffende financiering gemotiveerd worden; Financiering wordt aangetrokken ter dekking van een financieringsbehoefte waarvan de ingangsdatum maximaal drie jaar in de toekomst ligt; Het aangaan van transacties en het afnemen van bancaire diensten geschiedt tegen marktconforme voorwaarden. Hiervoor zullen offertes in concurrentie worden aangevraagd bij minimaal twee marktpartijen; DAEB-activiteiten worden gefinancierd met borging van het WSW; Niet-DAEB activiteiten worden commercieel gefinancierd (zonder borging van het WSW) voor zover dit niet geschiedt c.q. is geoorloofd uit interne middelen; Gestructureerde leningen waarvan de afzonderlijke onderdelen/bouwstenen zijn uitgesloten in dit treasurystatuut zijn niet toegestaan; Onderstaand zijn de typen geldleningen opgenomen welke zijn toegestaan: - Onderhandse geldleningen (annuïtaire, fixe en lineaire geldleningen) - Roll-over leningen (inclusief lening variabele hoofdsom) - Basisrenteleningen - Rekening courant - Kasgeld lening Maximaal 7,5% van de materiële vaste activa tegen bedrijfswaarde o.b.v. de meest recente jaarrekening mag worden gefinancierd door middel van rentetypisch kortlopend bankkrediet (kasgeld c.q. rekening courant), welke niet door het WSW is geborgd; Er wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw van portefeuille van leningen (in combinatie met eventuele beleggingen) door (onder andere) spreiding van vervaldata rente en aflossing, renteherzienings- en vervroegde aflossingsmomenten, zie hoofdstuk 6; Mogelijkheden tot vervroegde aflossing van leningen worden slechts geëffectueerd als de herfinanciering is zeker gesteld en is opgenomen in het treasuryjaarplan, dan wel is goedgekeurd middels een uitzonderingsvoorstel; Ten einde voldoende flexibiliteit te behouden en ter voorkoming van illiquiditeit zullen voldoende ruime kredietfaciliteiten aangehouden worden om aan de kortstondige liquiditeitsbehoeften en kortlopende verplichtingen (korter dan 2 jaar) en het WSW-obligo te kunnen blijven voldoen. Tevens kan flexibiliteit worden verkregen door aantrekken van variabel rentende financiering (zoals roll-over leningen met variabele hoofdsom). Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 10

11 5. Beleggen Het waarborgen van de financiële continuïteit is de hoofddoelstelling van treasury. Daarnaast is een belangrijk streven binnen het treasurybeleid om overliquiditeit te voorkomen. Uitgangspunt is dat structurele overliquiditeit aangewend wordt voor interne financiering (aflossing of afkoop van bestaande leningen, financiering van investeringen e.d.). Het langdurig (> 1 jaar) onttrekken van beschikbare middelen aan de liquiditeit met als doel het behalen van extra rendement, is niet toegestaan. 5.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden beleggen De volgende uitgangspunten en randvoorwaarden gelden met betrekking tot de treasuryactiviteit beleggen. Beleggingen dienen te allen tijde genoteerd te zijn in euro; Het opnemen van leningen met als doel beleggen is niet toegestaan; Het aanhouden van een structurele beleggingsportefeuille is niet toegestaan; Beleggingen mogen uitsluitend plaatsvinden in de volgende beleggingscategorieën: - Afkoop van bestaande leningen - Onderhandse leningen bij collega corporaties - Deposito's - Spaarrekeningen. - Bij beleggen bestaat er een direct verband tussen risico en rendement. Risicomijdend beleggen staat voorop. Het behalen van rendement op overtollige middelen is derhalve van ondergeschikt belang. In beginsel worden beschikbare middelen intern aangewend. Indien dat niet direct mogelijk is, worden middelen zodanig belegd dat ze vrijkomen op het moment dat zich naar verwachting een financieringsbehoefte of renteconversie voordoet; Beleggingen mogen geen langere looptijd hebben dan de beschikbaarheid van middelen of een langer dan 1 jaar; Beleggen kan alleen plaatsvinden bij financiële instellingen met een hoofdvestiging in Nederland die vallen onder de werking van de Wet Financieel Toezicht (WFT) en die een internationale creditrating hebben bij minimaal twee gerenommeerde rating agencies. Voor lange looptijden is een rating vereist die overeenkomt met een minimale kredietwaardigheid van A 3. Voor korte looptijden (korter dan één jaar) is een rating vereist die overeenkomt met een minimale kredietwaardigheid van A-1/F1/P1; Beleggingen bedragen maximaal 15 miljoen per tegenpartij (dit geldt voor het totaal van kortlopende en langlopende beleggingen), tenzij in het door de Raad van Commissarissen goedgekeurde treasuryjaarplan wordt afgeweken voorgenoemde limiet; Het verstrekken van middelen aan dochtermaatschappijen wordt niet gezien als beleggen; Het verstrekken van WSW geborgde financiering aan dochtermaatschappijen is niet toegestaan. 5.2 Collegiale financiering Het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van de werkzaamheden van andere toegelaten instellingen of voor deze werkzaamheden van in het leven geroepen bedrijfstakinstellingen (ook wel collegiale financiering genoemd) valt buiten de definitie van beleggen. Collegiale financiering is alleen toegestaan als de tegenpartij (toegelaten instelling) over een groter volume aan faciliteringvolume beschikt dan de omvang van de collegiale financiering. In het treasuryjaarplan wordt jaarlijks aangegeven óf en binnen welke additionele kaders collegiale financiering zal worden toegestaan in het komende kalenderjaar. 3 Zie bijlage II voor de ratingtabel. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 11

12 6. Renterisicomanagement Renterisico wordt gedefinieerd als de mogelijkheid dat toekomstig het resultaat en/of de vermogensverhoudingen nadelig worden beïnvloed als gevolg van renteontwikkelingen. Renterisicomanagement kan worden omschreven als het geheel aan maatregelen en activiteiten om renterisico te beheersen. 6.1 Definities renterisico Patrimonium hanteert twee definities voor het renterisico. De eerste definitie betreft het renterisico van de portefeuilles van leningen, beleggingen en rentederivaten (het WSW renterisico). De tweede definitie betreft het (bedrijfseconomische) renterisico van de totale exploitatie. Het renterisico volgens de eerste definitie (WSW definitie) is de som van: Het bedrag aan aflossingen van leningen in een jaar gesaldeerd met nieuwe geborgde leningen; De restant hoofdsom van langlopende leningen die in een jaar een renteherziening of spreadherziening krijgen voor zover niet afgedekt door rentederivaten; Het rekening courant saldo op de bank. Het (bedrijfseconomisch) renterisico volgens de tweede definitie is de som van: Het saldo van alle inkomende en uitgaande exploitatiekasstromen in een jaar, inclusief de gecommitteerde (des)investeringskasstromen en financieringskasstromen van leningen, beleggingen en rentederivaten; De restant hoofdsom van langlopende leningen die in een jaar een renteherziening of spreadherziening krijgen voor zover niet afgedekt door rentederivaten; Het rekening courant saldo op de bank. 6.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden rentemanagement Rente-afspraken met geldgevers/financiële instellingen worden slechts gemaakt voor renteconversies (voorwaartse fixaties) die maximaal drie jaren in de toekomst liggen; Om het renterisico te beheersen zijn normen vastgesteld met betrekking tot het WSWrenterisico en het bedrijfseconomisch renterisico. Het WSW-renterisico mag jaarlijks maximaal 15% van de leningenportefeuille per ultimo voorgaand jaar bedragen. De bandbreedte ten aanzien van het bedrijfseconomisch renterisico bedraagt 15% van de materieel vaste activa basis op basis van de bedrijfseconomische waarde; Bij overschrijding van de renterisiconorm worden binnen de kaders van het treasurystatuut maatregelen getroffen zodat het renterisico voldoet aan de normen; Patrimonium onderkent de mogelijkheden van het gebruik van rente-instrumenten, echter het gebruik wordt beperkt tot rentederivaten. Rentederivaten kunnen worden ingezet voor het in de tijd spreiden en beperken van renterisico s. 6.3 Rente-instrumenten Het gebruik van rente-instrumenten (rentederivaten) wordt uitsluitend toegestaan om renterisico s te beperken. Hierbij gelden de randvoorwaarden zoals zijn opgenomen in de Beleidsregels derivaten zoals gepubliceerd door het Ministerie BZK per 5 september 2012, incl. wijzigingen per 1 september 2013, aanvullend gelden de volgende randvoorwaarden: Het gebruik van rente-instrumenten wordt beperkt tot het gebruik van rentederivaten; Rentederivaten mogen alleen worden aangegaan in euro en betrekking hebben op onderliggende hoofdsommen luidend in euro; Rentederivaten mogen uitsluitend worden ingezet in combinatie met een lening, zodanig dat derivaten eenvoudig kunnen worden meegenomen bij de bepaling van het renterisico; Speculatief handelen in rentederivaten, zoals door middel van het aangaan van open posities, waarbij geen sprake is van een feitelijke of voorziene financieringsbehoefte of renterisico, is niet toegestaan; Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 12

13 Rentederivaten worden alleen afgesloten bij banken met minimaal één internationale A-rating. Additionele voorwaarde is dat de rating van andere rating agencies niet lager is dan een A- rating; Indien de rating van een tegenpartij, dan wel de lidstaat waarin deze gevestigd is, verlaagd wordt ( downgrading ), tot een niveau lager dan de minimale kredietwaardigheid, zal onderzocht worden of de huidige positie beëindigd wordt. Binnen vier weken na de downgrading zal een voorstel ter goedkeuring aan de directeur/bestuurder voorgelegd worden, over het eventuele beëindigen van de betreffende positie. In dit voorstel dient een berekening opgenomen te worden van de kosten van het beëindigen van de positie afgezet tegen de kosten en risico s van alternatieven. De bestuurder legt dit voorstel ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; Het schrijven c.q. verkopen van rentederivaten is niet toegestaan, tenzij de verkoop het sluiten van een bestaande positie betreft; Alvorens rentederivaten te sluiten zullen de wederzijdse verplichtingen die daaruit voortkomen geregeld moeten worden in een speciaal daartoe af te sluiten contract. Vanwege het specialistische karakter van dit soort overeenkomsten zal voordat een dergelijk contract wordt afgesloten het oordeel van een onafhankelijk extern adviseur worden ingewonnen; Het afsluiten van (nieuwe) derivatencontracten met een Credit Support Annex of andere vorm van zekerheidstelling is niet toegestaan; In de onderliggende derivatencontracten dienen in de termination events geen bepalingen te zijn opgenomen die een directe relatie hebben met het toezichtsinstrumentarium van de minister en het CFV op grond van de Woningwet en het Besluit beheer sociale huursector (BBSH); In de voorstellen tot het aantrekken van rentederivaten dient onder andere het type rentederivaat gemotiveerd te worden en de vergelijking met standaardinstrumenten, d.w.z. leningen. Daarnaast dient er een stress-analyse te worden opgenomen in het voorstel, waarbij de impact van de transactie op de liquiditeitspositie bij meerdere rentescenario s inzichtelijk wordt gemaakt; Bij nieuwe transacties wordt getoetst of de transactie voldoet aan de (juridische) kaders van de Beleidsregels derivaten; Het afsluiten van rentederivaten is pas mogelijk na goedkeuring door de Raad van Commissarissen van Patrimonium; Gestructureerde derivaten waarvan de afzonderlijke onderdelen/bouwstenen zijn uitgesloten in dit treasurystatuut zijn niet toegestaan; Break clauses zijn niet toegestaan; Onderstaand zijn de typen rentederivaten opgenomen welke zijn toegestaan: - Interest Rate Swap (Payer); - Interest Rate Cap. In bijlage II zijn deze instrumenten verder toegelicht. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 13

14 7. Taken, bevoegdheden en documentatie In dit hoofdstuk worden de taken en bevoegdheden van de betrokken functionarissen en gremia beschreven. Het gaat met name om de uitvoering van de treasury (trans)acties en de wijze waarop de besluiten voor de uitgevoerde treasury (trans)acties tot stand komen. Daarnaast worden in dit hoofdstuk de kaders inzake informatievoorzieningen en verantwoording beschreven en de documentatie hiervan. 7.1 Taken en bevoegdheden In onderstaande tabel is opgenomen welke rollen, taken en bevoegdheden Patrimonium onderscheidt inclusief een beknopte toelichting. Rol/ taak/ bevoegdheid 1ste Aanspreekpunt 2de Aanspreekpunt Accorderen Advies Beheren Controleren Goedkeuren Opstellen Ter informatie naar Toetsing Vaststellen Verstrekken mandaat Volgen Toelichting Is 1ste aanspreekpunt met externe partijen Is 2de aanspreekpunt met externe partijen Het daadwerkelijk bevestigen van transacties binnen verstrekt mandaat (RvC) en operationele goedkeuring (mandaat) door manager financiën & control Formele adviesrol ter ondersteuning van de directeur/bestuurder Hoofdverantwoordelijke voor beheer en accurate en volledige administratie Controleren of afspraken juist zijn vastgelegd in betreffende documenten (Extern bijv.: leningenovereenkomsten, swap confirmaties, kredietfaciliteit, etc. en Intern bijv.: Treasuryjaarplan, jaarverslag etc.) Het (formeel) goedkeuren van besluiten (bijv. ondertekening documenten) 1ste auteur en verantwoordelijke voor het tijdige en volledig aanleveren van de betrokken informatie/ documentatie Het toesturen van informatie naar betrokken functionarissen (eventueel op aanvraag) De externe treasury adviseur heeft een toetsende rol bij het uitvoeren van treasury(trans)acties Het (formeel) vaststellen van de informatie. Afhankelijk van de informatie kan het vereist zijn om de informatie ook formeel te laten goedkeuren. Het verstrekken van mandaat vindt plaats na vaststelling door de directeur/bestuurder en kan middels het treasury jaarplan of een uitzonderlingsvoorstel. Het bijhouden van de ontwikkelingen in de sector. - Geen formele rol en/of bevoegdheid Tabel 1: Toelichting rollen, taken en bevoegdheden De tabel op de volgende pagina geeft weer op welke wijze de taken en bevoegdheden door Patrimonium zijn georganiseerd. Maximale en transparante taak- en functiescheiding staan voorop. Treasurystatuut - Patrimonium woonservice pagina 14