Treasurystatuut. Woonstichting Gendt

Transcriptie

1 Treasurystatuut Woonstichting Gendt Gendt, maart 2012

2 Inhoud Inleiding 1. Status van het treasurystatuut Doel 1.2 Vaststelling 1.3 Distributie 2. Reglement treasurycommissie Woonstichting Gendt Doelstelling 2.2 Samenstelling commissie 2.3 Benoeming van de leden van de commissie 2.4 Vergaderingen 2.5 Verantwoording 3. Uitgangspunten voor het treasurybeleid Inzicht financiering-/beleggingsbehoefte en liquiditeitspositie 3.2 Rentevisie 3.3 Financiering 3.4 Beleggingen 3.5 Cashmanagement/liquiditeit 3.6 Kredietwaardigheid en toegang tot geld- en kapitaalmarkt 4. Organisatie van de treasuryfunctie Besluitvorming & verantwoording 4.2 Administratieve organisatie 4.3 Functiescheiding 5. Informatievoorziening Informatie op financierings- en beleggingsgebied 5.2 Rapportages 5.3 Afwijking van treasurystatuut 2

3 Inleiding Het Treasurystatuut van Woonstichting Gendt is bedoeld om vooraf te bepalen binnen welke grenzen het treasurybeleid (financiering- en beleggingsbeleid) wordt uitgevoerd. Met dit statuut beogen wij het treasurybeleid vast te leggen en aan te geven welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de directeur-bestuurder, de Raad van Commissarissen en de afdeling administratie daarbinnen hebben. Dit statuut moet niet als eenmalige maatregel worden beschouwd. Treasurymanagement is een proces. Het gaat er om tekorten of overschotten in de financiering te kennen, de financiële risico s te identificeren en te kwantificeren, en de kosten van de financiering en het beheer en verkeer te minimaliseren. De contouren waarbinnen het treasuryproces zich afspeelt zijn vastgelegd in dit treasurystatuut. Aan de orde komen de volgende onderwerpen: 1. Status van het treasurystatuut; 2. Reglement treasurycommissie 3. Uitgangspunten van het treasurybeleid; 4. Organisatie van de treasuryfunctie; 5. Informatievoorziening: Jaarlijks bij de goedkeuring van de begroting zal het statuut, indien noodzakelijk, worden geactualiseerd. Vastgesteld d.d. 7 maart 2012 De directeur-bestuurder drs. M.J.M. Hodes Goedgekeurd 19 maart 2012 De voorzitter van de Raad van Commissarissen De heer J. Janssen 3

4 1. Status van het treasurystatuut 1.1 Doel Het treasurystatuut van Woonstichting Gendt geldt als een gedragscode als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van ondernemingsfinanciering, beleggen, beheersing van renterisico s en liquiditeitsbeheer. 1.2 Vaststelling Het treasurtystatuut heeft de status van een bestuursbesluit. Woonstichting Gendt wordt bestuurd door een directeur-bestuurder. Het treasurystatuut wordt vastgesteld door de directeur-bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de directeur-bestuurder en na goedkeuring van de Raad van Commisssarissen. 1.3 Distributie Het statuut is bestemd voor intern gebruik door functionarissen van Woonstichting Gendt. Voor verspreiding van het statuut buiten Woonstichting Gendt is toestemming nodig van de directeur-bestuurder. 4

5 2. Reglement treasurycommissie 2.1 Doelstelling De treasurycommissie beoordeelt en adviseert omtrent treasury aangelegenheden. Over belangrijke te nemen maatregelen en acties wordt gesproken en geadviseerd en genomen maatregelen en acties worden beoordeeld. 2.2 Samenstelling commissie De treasurycommissie bestaat uit de directeur, het hoofd administratieve dienst en een of meer leden van de Raad van Commissarissen, waaronder in ieder geval de zogenoemde financieel expert. Het is mogelijk meer leden te benoemen. 2.3 Benoeming leden van de commissie De directeur benoemt de leden van de tereasurycommissie na goedkeuring door de Raad van Commissarissen. 2.4 Vergaderingen De commissie vergadert minimaal 4 maal per jaar. In één vergadering wordt de begroting behandeld en in één vergadering de jaarrekening. In deze vergaderingen heeft de afvaardiging van de Raad van Commissarissen de taak om de besluitvorming van de Raad van Commissarissen voor te bereiden. De directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van de vergaderingen en de agenda. 2.5 Verantwoording De directeur ziet er op toe dat de vergaderingen worden genotuleerd. De notulen worden verstrekt aan de leden van de treasurycommissie en de leden van de Raad van Commissarissen. 5

6 3. Uitgangspunten voor het treasurybeleid 3.1. Inzicht financiering-/beleggingsbehoefte en liquiditeitspositie In deze paragraaf worden de uitgangspunten van het treasurybeleid van Woonstichting Gendt behandeld. Een belangrijk basiselement is gerelateerd aan de meerjarenbegroting (MJB). De toekomstige financiering- en beleggingsbehoefte wordt inzichtelijk gemaakt via de meest recente door de Directeur/bestuurder voorgestelde en door RvC goedgekeurde MJB. Voor het inzicht in de korte termijn ontwikkelingen ten aanzien van de liquiditeitspositie wordt een liquiditeitsbegroting gemaakt met een horizon van 12 maanden. De basis hiervoor is ook gelegen in MJB. Deze liquiditeitsbegroting wordt maandelijks geüpdate onder verantwoording van de Hoofd Administratieve Dienst. 3.2 Rentevisie Een rentevisie geeft een inschatting weer van toekomstige ontwikkelingen op de gelden kapitaalmarkt. Op basis van het volgen van marktontwikkelingen en het inwinnen van adviezen van deskundigen wordt door Woonstichting Gendt een rentevisie gevormd die periodiek wordt geëvalueerd door de Hoofd Administratieve Dienst en besproken met de directeur-bestuurder. Deze rentevisie vormt vervolgens een van de uitgangspunten bij in te zetten acties op treasurygebied. 3.3 Financiering De twee belangrijkste doelstellingen ten aanzien van de financieringen van Woonstichting Gendt zijn: - het waarborgen van een blijvende toegang tot de geld- en kapitaalmarkt door onder andere te voldoen aan de normen van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw; - Het optimaliseren van het renteresultaat binnen de randvoorwaarden van het statuut en de gewenste looptijd van de aan te trekken financieringen, teneinde een zo laag mogelijke gemiddelde gewogen vermogenskostenvoet voor het (vreemde) vermogen te realiseren. Jaarlijks wordt in het jaarplan de gemiddelde gewogen vermogenskostenvoet opgenomen. Bij het aantrekken van externe financieringsmiddelen wordt bij het bepalen van de leningvoorwaarden rekening gehouden met de bestaande spreiding van leningen in de leningportefeuille. De externe financiering wordt zodanig verricht dat een spreiding van risico's wordt gerealiseerd en een optimale aansluiting wordt gezocht bij de bestaande vervalkalender. De spreiding van risico s vindt plaats vanuit verschillende invalshoeken zoals leningtype, rentetype, looptijd en geldverstrekker. Uitgangspunt is dat voor aan te trekken financieringen alleen die type financieringen worden aangegaan die voldoen aan de eisen van het WSW. (Dit geldt ook voor de niet borgbare leningen) Hierbij wordt aangetekend dat financieringen die gepaard kunnen gaan met mogelijke toekomstig bijstortingsverplichtingen (margin-calls) worden uitgesloten. Het vervroegd aantrekken van nieuwe leningen of het aantrekken van leningen met uitgestelde storting zijn toegestaan voor zover uit actuele prognoses van de meerjarige financieringsbehoefte blijkt dat de betreffende financieringsbehoefte binnen drie jaar ontstaat. Toekomstige renteafspraken van herfinancieringen en renteconversies mogen uitsluitend worden gefixeerd indien de effectieve rente maximaal gelijk is aan het WSWcriterium voor toekomstige financiering. Toekomstige renteafspraken van nieuwe leningen mogen uitsluitend worden gefixeerd indien zekerheid bestaat omtrent de financieringsbehoefte en indien de effectieve rente maximaal gelijk is aan het WSW-criterium voor toekomstige financiering. Verder wordt ook zo veel mogelijk rekening gehouden met het aflossen van leningen conform de theoretisch fictieve aflossingsverplichting die vanuit het WSW wordt geadviseerd, te weten 2% per jaar. 6

7 Vervroegde aflossing van leningen is mogelijk indien dit bijdraagt tot een evenwichtige(re) leningsportefeuille en er tenminste sprake is van een verlaging van de rentelast (na verdiscontering van eventuele boetes). In het recente verleden waren vooral de NWB en de BNG de vaste vermogensverschaffers. Toch zal bij het aantrekken van nieuwe leningen (indien aanwezig) aan minimaal twee geldgevers een offerte worden gevraagd. Vanaf 2011 geldt bovendien dat rekening moet worden gehouden met het feit dat een scheiding zal worden aangebracht in zogenaamde borgbare en niet borgbare leningen, afhankelijk van het type bezit dat Woonstichting Gendt gaat realiseren. Zo zullen bijvoorbeeld nieuwbouw projecten voor woningen met een markthuur of bedrijfsonroerend goed niet meer kunnen worden gefinancierd onder WSW borging. Financiering van niet-daeb activiteiten moet en zal nog worden benoemd zodra hierover richtlijnen en/of procedures door de autoriteiten zullen worden opgesteld en gepubliceerd. Financieringen vinden alleen plaats in euro s 3.4 Beleggingen Woonstichting Gendt is geen beleggingsinstelling. De primaire activiteiten bestaan uit het verhuren, onderhouden en bouwen van onroerend goed. Het beleggen van middelen is derhalve alleen aan de orde als interne financiering niet mogelijk is of indien op basis van de rentevisie en een toekomstige kapitaalbehoefte aanleiding geeft om deze middelen reeds op voorhand aan te trekken. Uitgangspunten beleggingsbeleid: - middelen worden primair aangewend voor interne financiering; - de te beleggen middelen zullen worden afgestemd op de nodige beschikbaarheid hiervan in de tijd; - er wordt een sterk conservatief profiel aangenomen ten aanzien van beleggen - er wordt slechts belegd bij financiële instellingen die tenminste een A (single) rating hebben (overeenkomstig WSW-eisen), de Nederlandse overheid, Nederlandse lagere overheden en toegelaten instellingen. Voor toegelaten instellingen geldt dat aanvullende zekerheden moeten worden gesteld: gemeente- of WSW-garantie, dan wel verpanding van leningen of obligaties ter waarde van de belegging. - beleggingsproducten met een open eindconstructie zijn niet toegestaan. Woonstichting Gendt maakt slechts gebruik van de volgende beleggingscategorieën: - deposito s, niet zijnde achtergestelde deposito s of met deposito s vergelijkbare beleggings- of spaarvormen; - NL staatsobligaties; - Onderhandse leningen aan toegelaten instellingen op het gebied van volkshuisvesting: Beleggingen vinden alleen plaats in euro s 3.5. Cashmanagement/liquiditeit Onder cashmanagement verstaat Woonstichting Gendt het saldobeheer, het liquiditeitenbeheer en het geldstromenbeheer (geldstromenbeheer = het betalingsverkeer en de inrichting en het gebruik van de rekeningenstructuur van lopende rekeningen). De lopende rekeningen worden voor zover mogelijk ondergebracht in een saldo- en rentecompensatiecircuit. Het totale saldo van de lopende rekeningen bedraagt maximaal een jaarlijks in het jaarplan op te nemen limiet (saldolimiet). Tenminste eenmaal per vijf jaar worden de condities, tarieven en voorwaarden van de hoofdbank beoordeeld met behulp van een benchmark met minimaal twee andere banken. Woonstichting Gendt heeft verder als uitgangspunt om de liquiditeit te minimaliseren derhalve zoveel mogelijk intern financieren. Zie ook beleggingen. Er dient voldoende liquiditeit te zijn om de primaire werkprocessen uit te voeren. Als uitgangspunt hanteert Woonstichting Gendt een minimale kaspositie (saldolimiet) van ,-. Bij onderschrijding van deze positie: - korte termijn onderschrijding : aanspreken van gekozen deposito of vergelijkbare beleggings- of spaarvorm(en). - bij langdurige onderschrijding : aanvullende financiering op langere termijn 7

8 Het structureel financieren van de leningportefeuille door middel van aanwending van de gekozen deposito of vergelijkbare beleggings- of spaarvorm(en) is uitgesloten Kredietwaardigheid en toegang tot geld- en kapitaalmarkt De toegang tot de geld- en kapitaalmarkt dient onder alle omstandigheden gewaarborgd te blijven en hangt nauw samen met de toekomstig financiële positie van Woonstichting Gendt en daaraan gekoppelde kasstromen. Woonstichting Gendt volgt hierin de eisen die het WSW stelt aan de (beoordeling van) de kredietwaardigheid. Hierbij vindt naast de beoordeling van de financiële positie ook risicomonitoring plaats. Financiële positie Bij het bepalen van de kredietwaardigheid zijn vooral de toekomstige kasstromen belangrijk. Ten aanzien van de kasstromen kan verder het volgende worden gesteld. 2% aflossingsfictie De kasstromen moeten na de 2% aflossingsfictie positief zijn. Uitgangspunt is dat Woonstichting Gendt op de lange termijn moet voldoen aan de aflossingsfictie van 2%. Deze fictie wordt gehanteerd om te waarborgen dat Woonstichting Gendt in staat is haar leningenportefeuille binnen 50 jaar af te lossen met de gegenereerde operationele kasstromen. Debt service coverage ratio (DSCR) (in wezen capaciteit om te voldoen aan rente- en aflossingsverplichting) Ook beoordeelt het WSW de aflossingsruimte binnen kasstromen met behulp van de debt service coverage ratio (DSCR): een kengetal dat aangeeft of er voldoende operationele kasstromen worden gegenereerd voor rente en aflossing. Hoe hoger de DSCR, des te gunstiger. De DSCR behoort minimaal 1,0 te bedragen. De DSCR op basis van de 2% aflossingsfictie is hoger dan die op grond van werkelijke aflossingen, omdat wordt uitgegaan van terugbetaling over 50 jaar. Dit in plaats van de kortere terugbetaaltermijn bij werkelijke afloop van leningen. Interest coverage ratio (ICR) (ook wel rentedekkingsgraad genoemd) Het WSW en dus Woonstichting Gendt hanteert de interest coverage ratio om vast te stellen in hoeverre een corporatie in staat is aan haar renteverplichtingen te voldoen. Voor financiers is de ICR, samen met de DSCR, een belangrijke indicatie van een financieel gezonde exploitatie van huurwoningen. Een ICR lager dan 1,3 geeft het WSW een signaal dat een corporatie bij een slechtweerscenario al snel niet meer aan haar renteverplichtingen kan voldoen en dan ook onvoldoende geld beschikbaar heeft voor aflossingen. De norm voor Woonstichting Gendt is daarmee gesteld op een ICR > 1,3. Risicomonitoring Risicomonitoring wordt onderverdeeld in: * het bepalen van de kredietwaardigheid van een corporatie; * de financierbaarheid van de investeringen: past de investering binnen de borgbare activiteiten; * het bepalen van de waarde van het onderpand. Toetsen Het WSW toetst de kredietwaardigheid van de corporaties twee keer per jaar. Kredietwaardigheidsverklaring Een deelnemer die voldoet aan de eisen van kredietwaardigheid krijgt van het WSW een kredietwaardigheidsverklaring. Daarmee kan die corporatie bij geldverstrekkers aantonen dat ze in aanmerking komt voor borgstelling door het WSW. Ook kan ze hiermee gemeenten informeren over de beoordeling door het WSW. 8

9 4. Organisatie van de treasuryfunctie 4.1 Besluitvorming & verantwoording De treasury commissie adviseert de directeur-bestuurder op treasurygebied en stelt het treasurystatuut op waarin het financierings- en beleggingsbeleid in algemene zin is vastgelegd. De directeur-bestuurder stelt het treasurystatuut vast en de Raad van Commissarissen keurt het goed. De bevoegdheid tot het nemen van treasurybesluiten berust bij de directeur-bestuurder. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het financiële beheer en beleid. Van het vastgestelde beleid wordt slechts afgeweken na goedkeuring van de Raad van Commissarissen. 4.2 Administratieve organisatie De administratieve organisatie (AO) en de hierin opgenomen maatregelen van interne controle zijn gericht op het waarborgen van de betrouwbaarheid van informatie en financiële gegevens. Binnen Woonstichting Gendt zijn de toegepaste maatregelen in hoofdlijn: Een gezien de omvang van Woonstichting Gendt zo optimaal mogelijke scheiding van de beschikkende, bewarende, uitvoerende, registrerende en controlerende functie. Daar waar de scheiding van deze functies niet optimaal is zal te allen tijde volgens het vier ogen principe worden opgetreden waarbij in de keten van handelingen een zodanige afwisseling is in de vier ogen dat een betrouwbare handeling geborgd is. Een adequaat informatie- en registratiesysteem ten behoeve van de informatievoorziening. De uitwerking van de functiescheiding is opgenomen in paragraaf 4.3. De informatievoorziening is in hoofdstuk 4 verder uitgewerkt. 4.3 Functiescheiding De volgende regelingen worden getroffen ten aanzien van de functiescheiding A. De beleidsvoorbereiding wordt uitgevoerd door de hoofd administratieve dienst in samenspraak met leden van de treasury commissie. Tot de beleidsvoorbereiding behoort onder meer: - Het bepalen van de veronderstellingen voor de meerjarenbegroting en de lange termijnfinancieringsprognose; - Het bepalen van de vermogensbehoefte en de tijdstippen waarop leningen (c.q.beleggingen) moeten worden aangegaan; - Advisering en voorstellen uitgangspunten financieringsbeleid, beleggingsbeleid, cashmanagement en rentemanagement. De beleidsvoorbereiding wordt in notities vastgelegd. B. De hoofd administratieve dienst maakt schriftelijke voorstellen voor de aan te trekken leningen, beleggingen en inzet financiële instrumenten. Hierbij wordt aangegeven bij welke financiële instellingen de offerte zal worden aangevraagd. Na goedkeuring van de directeur-bestuurder zal schriftelijk offerte worden gevraagd. De binnengekomen offertes dan wel telefonische meldingen worden door directeur-bestuurder en hoofd administratieve dienst beoordeeld. (of door eventuele vervangers bij afwezigheid; minimaal twee personen). Van het openen van de offertes/binnenkomst meldingen en de definitieve keuze wordt een protocol opgemaakt. C. De directeur-bestuurder neemt de volgende besluiten en stelt de volgende stukken vast: - de begroting en meerjarenbegroting; - de voorstellen voor financieringen; - de voorstellen voor beleggingen; - de voorstellen tot inzet van financiële instrumenten; 9

10 - de voorstellen tot het vervroegd aflossen van leningen of herfinanciering van leningen; - de voorstellen uitgangspunten cash-management (inclusief de verhouding kort- en lang financieren); - de beslissing op de offertes. De directeur-bestuurder geeft tevens zijn goedkeuring aan de onder A. opgenomen veronderstellingen en uitgangspunten. De besluiten en goedkeuringen van de directeurbestuurder worden schriftelijk vastgelegd. D. Aan de goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn onderworpen de begroting en meerjarenbegroting. De goedkeuring wordt in de notulen van de vergadering vastgelegd. E. De administrateur is verantwoordelijk voor de vastleggingen in de financiële administratie. Hierbij controleert de hoofd administratieve dienst of de vastgestelde functiescheidingen en procedures op een juiste wijze zijn toegepast. Afwijkingen worden aan de directeur-bestuurder gerapporteerd. F. De treasury-activiteiten en de naleving van de vastgestelde procedures maken deel uit van de reguliere controle van de jaarrekening door de externe accountant. 4.4 Autorisatie/tekenbevoegdheid Vertegenwoordiging van de stichting geschiedt door middel van een tekenbevoegdheidsregeling/autorisatie voor: a. de directeur-bestuurder; b. het hoofd administratie dienst; c. het hoofd technische dienst en d. een medewerker van de administratieve dienst. De tekenbevoegdheid is als volgt van toepassing: voor bedragen tot en met zijn tekenbevoegd, zij genoemd onder lid a en b; in alle andere gevallen zijn twee handtekeningen vereist, als volgt: a met b of c of d; b met c, bij afwezigheid a; c met d, bij afwezigheid van zowel a als b en in het geval betalingen niet kunnen wachten, met goedkeuring achteraf door b. 10

11 5. Informatievoorziening 5.1 Informatie op financierings- en beleggingsgebied Ten aanzien van de financierings- en beleggingsvraagstukken zorgt Woonstichting Gendt voor de volgende informatie: - (Her)financieringsvoorstel Voordat tot (her)financiering kan worden besloten wordt een voorstel opgesteld waarin is opgenomen hoe in de financieringsbehoefte kan worden voorzien, waarom de (her)financiering noodzakelijk is en welke uitgangspunten gebruikt zijn. - Beleggingsvoorstel Voordat geldmiddelen worden belegd wordt een voorstel opgesteld waarin is opgenomen hoe lang de middelen naar verwachting beschikbaar zijn, welke beleggingsvormen in aanmerking komen en welke uitgangspunten gebruikt zijn. 5.2 Rapportages Er bestaan verschillende rapportages met betrekking tot de voorgenomen en uitgevoerde treasury activiteiten. De basis voor de rapportages is de door de RvC geautoriseerde meerjarenbegroting. In de kwartaalrapportages wordt een geactualiseerd overzicht gepresenteerd van de verwachte in- en uitgaande kasstromen op operationeel, investerings- en financieel gebied. De directeur-bestuurder ontvangt daarnaast periodiek een liquiditeitsprognose. Deze kwartaalrapportage wordt zowel in het managementteam als in de vergadering van raad van commissarissen behandeld. Tevens wordt informatie versterkt over de verwachte transacties tot het einde van het jaar. 5.3 Afwijking van treasurystatuut Wanneer afgeweken wordt van het treasurystatuut wordt dit met reden omkleed aan de treasury commissie gemeld. Zowel de directeur-bestuurder als de hoofd administratieve dienst zijn verplicht de afwijkingen te melden. De directeur-bestuurder legt de afwijking vast en vervolgens ter goedkeuring voor aan de Raad van commissarissen. 11