Implementatieplan voor het. Bedrijfsplan Erfgoedcentrum DïEP. Exploitatie en bedrijfsvoering Tot de ingebruikname van de nieuwbouw

Transcriptie

1 Implementatieplan voor het Bedrijfsplan Erfgoedcentrum DïEP Exploitatie en bedrijfsvoering Tot de ingebruikname van de nieuwbouw 15 augustus 2008

2 Inleiding Op 15 juli jl. heeft het College van burgemeester en wethouders kennis genomen van het bedrijfsplan van Erfgoedcentrum. Conform het protocol organisatieontwikkeling van de gemeente Dordrecht d.d. 22 mei 2006 moet er, voordat het bedrijfsplan voor advies aan de Centrale Ondernemingsraad kan worden voorgelegd, een implementatieplan opgesteld worden. Na de uitbrenging van het advies van de COR kan het College het bedrijfsplan definitief vaststellen. Het implementatieplan beslaat het komende half jaar (september maart 2009) en geeft een overzicht van de acties (wat en door wie) die nog ondernomen moeten worden om de vorming van Erfgoedcentrum tot een intern bedrijf en de ontwikkeling van tot een erfgoedcentrum met nieuwe producten en diensten met nieuwe presentatievormen succesvol te kunnen realiseren. Volledigheidshalve dient vermeld te worden dat, gelet op het krappe tijdspad, een aantal acties al in gang zijn gezet.

3 Implementatieplan Erfgoedcentrum Onderwerp Actie Actor(en) Datum gereed Organisatorische aspecten Het vaststellen van het bedrijfsplan Erfgoedcentrum Het opheffen van de Afdeling van de sector Cultuur Het vormen van het interne bedrijf Erfgoedcentrum Het overleg met de directeur Maatschappelijke Ontwikkeling Het overleg met de portefeuillehouder Bedrijven De producten en diensten Bureau Collectiebeheer De producten en diensten Bureau Publieksactiviteiten Het samenwerken met private partners De interne werkprocessen in relatie tot de nieuwe vraaggestuurde en marktgerichte strategie Het schrijven van een collegevoorstel Het schrijven van een collegevoorstel Het schrijven van een collegevoorstel Het opzetten van een overlegstructuur per jaar Het opzetten van een overlegstructuur per jaar Het opstellen van een jaarplan 2009 en het ontwikkelen van een nieuw acquisitieplan Het opstellen van een jaarplan 2009 en het ontwikkelen van nieuwe presentatievormen Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst met het restauratieatelier 'Art Conservation' Het eventueel aanpassen, stroomlijnen en vastleggen van de bestaande interne werkprocessen Directeur - College van B&W Directeur - College van B&W Directeur - College van B&W Directeur - Directeur Maatschappelijke Ontwikkeling Directeur - Portefeuillehouder Bedrijven Hoofd Collectiebeheer - Medewerkers Hoofd Publieksactiviteiten - Medewerkers Hoofd Publieksactiviteiten - Directeur Art Conservation (P. van Dalen) Managementteam 30 september september september november 2008 Personele aspecten Het uitvoeren van de plaatsingsprocedure Het herplaatsen van alle medewerkers conform het protocol en sociaal plan Directeur - Personeelsadvies (V. Meijboom) Tijdschrijven Het invoeren van een tijdschrijfsysteem voor alle medewerkers Hoofd Bedrijfsvoering - Centraal Bureau Cultuur (S. van Dongen) 1 november 2008

4 Vorming en opleiding De ondersteuning bij personeelsaangelegenheden Het opstellen van een vormingsen opleidingsplan in het kader van de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten, het projectmatig en vraaggericht werken en de voortschrijdende digitalisering van de maatschappij met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij personeelsaangelegenheden Managementteam - Medewerkers Financiële aspecten Het opstellen van de begroting Het inrichten van Fis@AII aan de organisatiestructuur De ondersteuning bij de financiële taken Het verstrekken van een deel van het inrichtingskrediet Het verstrekken van het inrichtingskrediet Hof Het verwerken van de toegezegde kadernota- en ontvlechtingsgelden in de begroting 2009 Het toekennen van de verschillende begrotingsposten aan de bestaande bureauhoofden met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij met name de Planning en Controlcyclus Het schrijven van een raadsvoorstel in verband met het ontwikkelen en presenteren van nieuwe producten en diensten Het schrijven van een raadsvoorstel in verband met het verbouwen van het Hof voor het presenteren van nieuwe producten en diensten Centraal Bureau Cultuur (G. van Strien) Managementteam - Centraal Bureau Cultuur (S. van Dongen) Directeur - College van B&W - Gemeenteraad Directeur - College van B&W - Gemeenteraad 31 oktober oktober oktober 2008 Budgetten voor het Hofcomplex Het overhevelen van de begrotingsposten voor de bedrijfsvoering van het Hofcomplex naar Directeur - Directeur Projectmanagement

5 Huisvesting Het vaststellen van de verantwoordelijkheden en de verdeling van de kosten van het onderhoud aan de gebouwen De huurprijs van de gebouwen De verbouwing van het Hof Het groot onderhoud aan het gebouw aan het Stek met het Vastgoedbedrijf inzake het groot meerjarenonderhoud, jaarlijks serviceonderhoud, calamiteitenonderhoud en gebouwaanpassingen Het opnemen van de huurprijs van de gebouwen in de begroting van Het opstellen van een verbouwingsplan voor het Hof voor het presenteren van nieuwe producten en diensten Het opstellen van een onderhoudsplan voor het dak, de lift, het sanitair en de studiezaal Vastgoedbedrijf Hoofd Bedrijfsvoering - Centraal Bureau Cultuur (S. van Dongen) Hoofd Publieksactiviteiten - Directeur Vastgoedbedrijf Vastgoedbedrijf ICT-aspecten Het ondersteunen bij ICT-zaken Het beschikbaarstellen van Cool voor het bewaken van de personeelsbudgetten met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij ICTzaken (hardware, kantoorautomatisering, storingen e. d.) Het beschikbaarstellen van Cool voor het bewaken van de personeelsbudgetten Informatiemanagement Het afsluiten van het dynamisch archief Het inrichten van een nieuw dynamisch archief Het afsluiten van de in gebruik zijnde dossiers en verwijderen uit de kasten Het aanmaken van nieuwe dossiers en het inrichten van de kasten Hoofd Bedrijfsvoering - Medewerker DIV Hoofd Bedrijfsvoering - Medewerker DIV

6 Het inrichten van een managementinformatiesysteem Het opzetten van een informatiebeleid als sturingsinstrument voor de organisatie Managementteam Communicatieaspecten Het opstellen van een communicatieplan Het opstellen van een marketingstrategie Het gebruik van de huisstijl Fondsen- en subsidiewerving Het verzorgen van de in- en externe communicatie over de interne verzelfstandiging van en het bedrijfsplan Het schrijven van een marketingplan voor het vergroten van de naamsbekendheid en markt van de producten en diensten van Het inzetten van de doorontwikkelde huisstijl voor interne bedrijven om het product '' een grotere naamsbekendheid te geven Het schrijven van een plan voor het verwerven van fondsen en subsidies voor het realiseren van nieuwe producten en diensten Publieksmedewerker - Communicatieadvies (M. van Rijsbergen) Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker