Informatieplanning financieel domein. Advies verbeterprogramma financiële domein. Projectgroep informatieplanning financiële domein. 14 april

Transcriptie

1 Informatieplanning financieel domein Advies verbeterprogramma financiële domein Auteur Projectgroep informatieplanning financiële domein Registratienummer Datum 14 april 2014 Versie 1.0 Status Definitief Afdeling Afdeling Informatie & Automatisering

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanpak en werkwijze 4 2 Financiële systemen Proces/applicatie matrix Onderhoudskosten Bevindingen t.a.v. beheer Toekomst FIS 7 3 Financiele processen Bevindingen Scenario s Doelarchitectuur 13 4 Uitwerking scenario A: FIS, tenzij Uitwerking deelprojecten Project: Factuurmodule niet belasting debiteuren Project: Periode afsluitingen Project: Vaste activa administratie Project: Vooronderzoek registratie administratieve kenmerken Project: Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus Project: proces inkoop verplichting - (crediteur)factuur Project: aansluiten FIS op de integratielaag Project: Vergroten self-service medewerkers Project: Verbeteren treasury processen Project: Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling Project: Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning Project: Verbeteren processen tijdschrijven en Declareren Kosten, urgentie en impact 32 5 Bijlage Geïnterviewden technisch beheer Geïnterviewden taakafdelingen 34 2

3 Versiebeheer Versie Datum Korte omschrijving aanpassing Auteur Initiële versie Richard Gankema Arno Smit Lijst geïnterviewden toegevoegd in Bijlage Hoofdstuk 2 aangepast nav opmerking overleg 11 maart Onderhoudskosten geverifieerd en aangepast Opmerkingen projectgroep verwerkt, algehele revisie document Projectbrieven door projectgroep bijgesteld Kosten, baten, impact, doelarchitectuur toegevoegd Baten, kosten (uurtarief aangepast) tekstuele aanpassingen Richard Gankema Richard Gankema Arno Smit Projectgroep Arno Smit Arno Smit Auteurs Het document is opgesteld door de project. Deze was als volgt samengesteld: Jan Bruin Clusterhoofd Kwaliteit & Beheer FCB Dennis Blom Adviseur FCB Richard Gankema Adviseur I&A Jos Kerssens Clusterhoofd Financieel Beleid & Advies FCB Karin Klein Concerncontroller Concerncontrol Maureen de Ridder - Van Beusekom Clusterhoofd Administratie & Beheer FCB Arno Smit (projectleider) Informatiemanager I&A Daniëlle Wittebrood-Oudhuis Adviseur Concerncontrol 3

4 1 Inleiding De financiële informatievoorziening binnen HHNK kenmerkt zich door een lappendeken aan applicaties en een heterogene infrastructuur. De informatievoorziening is hierdoor inefficiënt, arbeidsintensief en foutgevoelig en levert niet op wat er van verwacht mag worden. Deze architectuur heeft een aantal kenmerken die aanleiding zijn voor een nadere analyse en toekomst bepaling: De invoer van gegevens vindt in een aantal gevallen dubbel plaats en er zijn geen eenduidige definities van informatie. Er zijn formele en informele schaduwsystemen waarin financiële informatie wordt bewerkt en geraadpleegd. Financiële managementinformatie wordt onvoldoende ontsloten. Er is ontevredenheid in de organisatie over de financiële informatievoorziening. Het afgelopen jaar is gebleken dat het erg lastig is kleine verbeteringen aan te brengen in de financiële informatievoorziening. Financiële informatie is niet optimaal geïntegreerd met andere informatiegebieden zoals projectmatig en programmatisch werken en assetmanagement. De uitdaging is om een roadmap voor de komende jaren samen te stellen waarlangs de informatievoorziening zich dient te ontwikkelen. De belangrijkste vragen hierbij zijn of HHNK met het huidige systeem FIS en het hieraan gekoppelde Cognos verder kan en wil en of HHNK kiest voor vervanging van deze applicaties, door b.v. een ERP systeem. Deze rapportage beschrijft de huidige stand van zaken en bevindingen: Technische bevindingen applicatielandschap; Overzicht huidige applicaties en onderlinge interfaces; Functionele bevindingen financiële processen; Belangrijkste knelpunten Scenario s Uitwerking gekozen scenario 1.1 Aanpak en werkwijze Grofweg zijn er in de aanpak van dit traject drie fasen te onderscheiden: - Informatievergaring. Er is gesproken met een groot aantal mensen in de organisatie o Semi-gestructureerde interviews met de taakafdelingen betreffende de financiële informatievoorziening o Workshops en interviews met clusterhoofden en teamleiders FCB o Interviews en workshops met beheerders bij I&A en FCB - Analyse o De interviewverslagen zijn door de projectgroep gerubriceerd en gesorteerd en vertaald naar bevindingen (paragraaf 3.1) o Uitwerking hoofdscenario s oplossingsrichtingen o In overleg met de opdrachtgever is een scenario gekozen, dat is uitgewerkt en getoetst - Uitwerking advies o Het gekozen scenario is verder uitgewerkt in deelprojectvoorstellen, welke tezamen het verbeterprogramma voor de financiele informatievoorziening gaan vormen o Het concept advies is getoetst bij de belangrijkste leverancier, Unit4. 4

5 2 Financiële systemen Het applicatielandschap bestaat uit modules FIS en applicaties die onderling met elkaar in verbinding staan. Cluster Kwaliteit & beheer is verantwoordelijk voor het operationeel en actueel houden van het applicatielandschap. HHNK Organisatie Offerte Rapportage PMB Cognos Time Connect Online approval VHIJG Mutaties HR SmartDo cument Mutaties Richtlijnen Inkoop Toetsing Concern Control Opdrachten Uren Iris V&H EBS ehrm IMIS Financiele gegevens Verifieren Leges Leges eigendommem Declaraties Salarissen Toetsing FCB Betalingen Facturen etrans action Orion CMS PRS Financieelsysteem FIS/2000 Belastingopbrengst Betalingen Facturen XBLR EMU/CBS Access Betalingen Belastingsysteem Key2GH Aanslagen 2.1 Proces/applicatie matrix In onderstaand schema zijn de financiële processen en de gebruikte applicaties geprojecteerd op de organisatie eenheden. De organisatie eenheden die, naast FCB, binnen het financieel domein vallen zijn apart benoemd: Concerncontrol voor hun controlerende functie; VHIJG voor inkoopregistraties, leges vergunningen en gebruik eigendommen HHNK; HR&CF voor salaris. Daarnaast hebben we aangegeven dat er binnen HHNK vele schaduwadministraties en systemen zijn, die op verschillende manieren gevoed worden en voor verschillende doelen gebruikt worden. Er wordt zeer veel gebruik gemaakt van office applicaties, v.n.l. Microsoft-Excel, zowel binnen de administratie als daarbuiten en hiermee worden een aantal cruciale bedrijfsprocessen ondersteund. 5

6 Office toepassing Applicatie FCB Handmatig Applicatie Overig Processen en Applicaties per Organisatieeenheden FCB VHIJG HR&C&F HHNK Excel Treasury beheer Access Subsidie beheer Verwerking Liquide middelen Omzetbelasting Excel Vaste activa Word verkoopfacturen Bedrag verkoopfacturen Excel Meerjaren planning begroting Begroting Transitoria Excel Opstellen begroting Begroting FIS/2000 Grootboek, Crediteuren, Debiteuren Verplichtingen,Jornaliseren,Facturen Boekingen, Betalingen Excel Prognoses Word/Excel Periodieke afsluitingen Leges vergunningen IMIS Iris V&H Leges gebruik eigendommen Journaalpost Salarissen Facturen Verplichtingen EBS Eigendommem beheer ehrm Personeel Online Approval Accorderen facturen Word Smartdocument Time Connect Uren verantwoording Acess CMS PRS Uren DPR Programma rapportages Facturen Journaalpost Belasting opbrengst Orion Financiele gegevens Cognos rapportages Key2GH Financiele gegevens Project volger Excel Schaduw administraties 2.2 Onderhoudskosten Jaarlijkse kosten (2013): Onderhoudskosten Unit4 programmatuur Onderhoudskosten Cognos Beheerkosten afdeling I&A AS/ De FCB en Cognos applicaties worden beheerd door 2 fte applicatiebeheerders. 2.3 Bevindingen t.a.v. beheer De applicatiebeheerders, databasebeheerder en een key-user hebben vanuit technisch oogpunt de modules en applicaties besproken. De huidige financiële administratie draait op een afzonderlijk platform genaamd AS/400 in tegenstelling tot de overige applicaties die veelal gebruik maken van het Windows-platform. De eigen specifieke technische infrastructuur noodzaakt tot de aanwezigheid van kennis en ervaring op dit gebied. Het beheer is een grijsgebied tussen FCB en I&A. Het is niet goed belegd wie eigenlijk waarvoor verantwoordelijk is. Indien gekozen wordt om FIS/2000 te vervangen wordt de opvolger een Windows toepassing. 1 De AS/400 is in februari 2008 aangeschaft en heeft een geschatte levensduur van 10 jaar. 6

7 Vanuit kennisbundeling, standaardisatie, de mogelijkheden om te virtualiseren en uitwijk te realiseren heeft het windowsplatform binnen HHNK sterk de voorkeur. De AS/400 presteert technisch goed. De performance van de rapportagetool (Cognos) kan beter. De informatievoorziening vóór en vanuit FCB aan overige afdelingen kenmerkt zich door een lappendeken aan applicaties en een heterogene infrastructuur. De koppelingen met scanprogrammatuur (Orion),Eigendommenbeheer (EBS) en Belastingsysteem (Accss) zijn maatwerk en kwetsbaar qua onderhoud. Installeren van fixen en upgrade s gaan eenvoudig. Alleen het testen van de koppelingen is veel werk. Het honoreren van functionele gebruikerswensen en implementeren van innovaties vergt veel mankracht en kennis. Het financiële systeem (FIS2000) heeft een aantal modules waar we (nog) geen gebruik van maken maar wel een toegevoegde waarde kunnen hebben voor de organisatie: - Facturatie - Activa 2.4 Toekomst FIS Met de leverancier Unit4 is gesproken over de toekomst van het FIS/2000 systeem en het AS/400 platform. De volgende uitspraken zijn gedaan door accountmanager Tjaard Boersma (accountmanager) en Paul van Baar (Manager Services): Het FIS/2000 systeem heeft een grote gebruikersgroep en zal zeker de komende 5 jaar ondersteund worden. Unit4 zet in op vermarkting van hun ERP oplossing Agresso 2. Met Agresso kan HHNK meer baten realiseren dan met FIS2000. Echter, daar staan extra kosten tegenover en bovendien zal HHNK dan het eerste waterschap zijn met dit systeem. Het AS/400 platform kent een grote groep gebruikers en zal naar alle waarschijnlijkheid door IBM ondersteund blijven worden. Zelfs als het platform afgestoten wordt zal de conituiteit door een nieuwe leverancier geboden kunnen worden. Unit4 biedt de mogelijkheid het hele AS/400 platform in beheer te nemen. Naast de eerdere bevindingen geven de uitlatingen van Unit4 geen aanleiding het FIS/2000 systeem en/of het AS/400 platform direct uit te faseren. 2 ERP systeem met de domeinen Financiële administratie, logistieke processen, projectbeheer en personeelsbeheer. 7

8 3 Financiele processen De informatievoorziening van het financiële domein bestaat uit de volgende financiële processen 3. De processen zijn gerangschikt in een proceshiërarchie. 3.1 Bevindingen De functionele bevindingen zijn tot stand gekomen door middel van: interviews met de taakafdelingen interviews en workshops met medewerkers van FCB; workshops met de clusterhoofden en teamleiders van FCB en adviseur Concerncontrol. Dit heeft geresulteerd in bevindingen die in 5 categorieën ingedeeld kunnen worden: A. Gebruik FIS B. Financiële processen C. Architectuur financiële systemen D. Managementinformatievoorziening E. Beheer financiële systemen 3 Gebaseerd op Kernmodel Financiële Informatievoorziening, Min.v.Financien, 2000 en

9 Ad A. Gebruik FIS 1. De huidige inrichting en het gebruik van het FIS systeem richten zich met name op de administratieve processen en minder op begrotingprocessen en rapportages. 2. De (on-)mogelijkheden van FIS zijn niet goed bekend. Op diverse plaatsen wordt FIS niet optimaal gebruikt, of ontbreekt passende functionaliteit in FIS. Bijvoorbeeld bij: a. nummering memoriaalboekingen b. verkoopfacturen c. vaste activa 3. FIS wordt nauwelijks gebruikt buiten FCB, alleen enkele BKM muteren ook in FIS en dan in wisselende mate, afhankelijk van het kennisniveau. 4. Niet alleen buiten FCB, maar ook binnen FCB wordt zeer veel met Excel (en daardoor extracomptabel, arbeidsintensief en foutgevoelig) gewerkt. Voorbeelden zijn: a. Het gehele begrotingsproces vindt plaats in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. b. De meerjarenramingen worden gemaakt in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. c. Het bewaken en bijstellen van prognoses vinden plaats in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. d. Rapportages worden opgesteld met behulp van draaitabellen in Excel. 5. Vaste activa wordt in Excel bijgehouden. Dit verloopt niet effectief en is foutgevoelig. Er is geen integratie met bronsystemen voor activa zoals EBS (eigendommen beheer systeem, GIS en onderhoudssystemen). 6. Subsdieregistratie vindt plaats in een aparte MS Access applicatie (maatwerk). Overzichten vanuit FIS zijn niet mogelijk. Ad B. Financiële processen 7. Registratie en verwerking omzetbelasting gebeurt niet bij de bron, maar vindt handmatig achteraf plaats, is daardoor arbeidsintensief en verloopt niet optimaal. 8. Er worden standaard formats gebruikt voor aanlevering van overboekingen, mutatieverzoeken, e.d., maar de wijze waarop dit nu werkt is inefficiënt en arbeidsintensief. 9. Verwerking betalingsverkeer verloopt deels handmatig door het ontbreken van een hash controle. 10. Betaalbaar stellen salarissen verloopt moeizaam, met veel handmatige acties. 11. Het hard afsluiten van kwartalen is een nadrukkelijke wens, nu maken we alleen een tussenbalans op. Het hard afsluiten wordt vooral tegengehouden door de vaste activa administratie. 12. Het maken van overzichten t.b.v. treasury vergt veel tijd. Het opstellen van prognoses en kasstroombeheer vindt plaats m.b.v. Excel. Een sneller overzicht en betere ondersteuning voor prognoses kan potentieel geld besparen. 13. De keten rond inkoop verplichtingen facturen is niet goed doordacht en bevat overbodige handelingen. 14. In online approval is niet het actuele saldo van de verplichtingen te raadplegen. 15. Een groot aantal bedrijven stuurt hun factuur in pdf formaat naar HHNK. Die worden door FCB afgedrukt en voor verwerking in het financieel systeem ingescanned. Functionaliteit om elektronische facturen geautomatiseerd te verwerken ontbreekt. 9

10 Ad C. Architectuur financiële systemen 16. Er wordt slechts beperkt gemuteerd aan de bron. 17. Er zijn vele schaduwadministraties met financiële gegevens binnen HHNK, die een belangrijke rol spelen in de sturing en informatievoorziening binnen de organisatie. Tegelijk levert het werken in verschillende bron- en schaduwsystemen grote problemen op in eenduidig informatiegebruik en het sturen op deze informatie. 18. Er is geen effectieve koppeling met andere systemen, waardoor gegevens dubbel worden bijgehouden. O.a. in: a. Stamgegevens personeel b. Declaraties c. Tijdverantwoording/verlof d. Crediteurenbestanden e. Debiteurenbestanden f. Verkoopfacturen g. Verwerking elektronische facturen 19. Journalisering belastingopbrengsten verloopt moeizaam, is arbeidsintensief en niet transparant. 20. Declaraties zijn verdeeld over twee systemen en afdelingen. Ad D. Managemeninformatievoorziening 21. Het ontbreekt binnen HHNK aan een duidelijk besturingsmodel, vertaald naar KPI s en de bijbehorende (managementinformatie-)systeeminrichting. 22. Er is een mismatch tussen vraag en aanbod van Cognos rapportages. Het ontbreekt aan centrale aansturing van rapporteren. Nu worden te veel maatwerk rapporten in Cognos of Excel gemaakt waardoor er veel varianten ontstaan. 23. Het ontbreekt aan een flexibel systeem voor ad hoc managementinformatie rapportages. Ad E. Beheer financiële systemen 24. Strategisch functioneel beheer van de financiële systemen functioneert niet optimaal. Er is niet genoeg inzicht in de mogelijkheden van de aanwezige software en in de behoeften van de organisatie op dat vlak. 25. FIS draait op het AS/400 platform. Hierover is betrekkelijk weinig kennis binnen HHNK, maar dit leidt niet tot grote problemen. Het kosten niveau ligt iets hoger dan op het windows platform. Vanuit systeemondersteuning is er geen urgente noodzaak tot vervanging. 26. Autorisaties en functiescheiding lijken niet optimaal ingericht in FIS. 27. Door de grote versnippering in het gebruik van de financiële informatie in de taakafdelingen en het ontbreken van centrale regie en governance is het aanbrengen van wijzigingen in de financiële structuur moeilijk en risicovol gebleken. 10

11 3.2 Scenario s Qua adviesrichting ziet de projectgroep twee hoofdrichtingen: A. FIS, tenzij We blijven FIS en Cognos gebruiken en starten een breed verbeterprogramma met een aantal deelprojecten, waarbij we de mogelijkheden van het pakket zoveel mogelijk uit proberen te nutten. Kortom: we gebruiken alleen andere software oplossingen als het echt niet in FIS kan. Kandidaat verbeterprojecten zijn (in willekeurige volgorde): 1. Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening 2. Factuurmodule niet-belastingen debiteuren 3. Periode afsluitingen 4. Vaste activa module implementeren 5. Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies 6. Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus 7. proces inkoop-verplichting-crediteuren-facturen 8. Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag 9. Vergroten self-service medewerkers 10. Verbeteren treasury processen 11. Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling 12. Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning 13. Verbeteren en beter integreren tijdschrijven en declareren B. Vervanging FIS We besluiten met FIS te stoppen en we starten één groot project waarbij we via een aanbesteding een brede financiële of ERP applicatie selecteren. We formuleren en implementeren een duidelijk besturingsmodel, richten een geheel nieuwe administratie in en sluiten de omliggende systemen op een nette manier aan op het nieuwe systeem. Of het één groot systeem moet zijn waar alles inzit (à la SAP, Oracle) of een meer modulair opgebouwd landschap valt nog te bepalen, beide hebben voor- en nadelen. Alle processen waarin financiële informatie wordt gebruikt zullen ingrijpend wijzigen. In overleg met de opdrachtgever heeft de projectgroep ervoor gekozen scenario A (FIS, tenzij ) verder uit te werken. Overwegingen hierbij: 1. Planning Gezien de reikwijdte is een vervangingstraject aanbestedingsplichtig. Een dergelijke systeemovergang doe je vrijwel altijd op een jaarovergang. 1 januari 2016 is al lastig haalbaar en zal dan inzet van vrijwel alle capaciteit en middelen vragen. De organisatie moet dan te lang wachten op oplossingen voor de geconstateerde problemen. Vervanging van FIS is meer een lange termijn oplossing en biedt geen oplossing voor de kortere termijn problematieken in het huidige systeem. 2. Afbreukrisico De kans dat een dergelijk traject niet aan de verwachtingen kan voldoen, uitloopt of zelfs strandt is aanzienlijk. 3. Noodzaak tot snelle verbetering Samenhangend met -1- ziet de opdrachtgever noodzaak om snel verbeteringen door te voeren in de financiële processen. 4. Mogelijkheden tot snelle verbetering Het systeem en bijbehorende processen zijn op dit moment nog niet optimaal ingericht. Er liggen nog voldoende kansen om met de huidige middelen tot betere prestaties te komen. 11

12 5. Draagkracht We verwachten dat de lange realisatietijd, sterke standaardisatie en aanpassing van de processen die bij een vervanging van FIS noodzakelijk zijn op weerstand in de organisatie zal stuiten. Als randvoorwaarden gelden: 1. Mogelijkheden FIS moeten toereikend zijn Dit is getoetst met de leverancier. FIS biedt voldoende basis om onze financiële processen en informatievoorziening sterk mee te verbeteren. Wel is op punten aanvullende software noodzakelijk om de gevraagde functionaliteit beschikbaar te stellen. 2. Strakke projectmatige of programmatische sturing De deeltrajecten moeten in samenhang met elkaar strak aangestuurd worden. We adviseren een programmastructuur in te richten met een sterke programmaleiding, waarbinnen de diverse deelprojecten in samenhang met elkaar de gewenste resultaten realiseren. 3. Commitment in de organisatie De problemen zijn met alleen andere software niet op te lossen. Het programma raakt naast informatievoorziening in sterke mate de processen, organisatiestructuur en de cultuur. De organisatie moet bereid zijn schaduwsystemen los te laten en samenwerken om een gezamenlijke oplossing te realiseren. Dit vereist een cultuurverandering en zal op punten pijn gaan doen, maar is noodzakelijk om de problemen op te lossen. 12

13 3.3 Doelarchitectuur HHNK hanteert de onderstaande architectuurprincipes 4, deze zijn er op gericht een efficiënt ingericht stelsel aan informatiesystemen in te richten, die de processen van de organisatie optimaal ondersteunt. De architectuurprincipes zijn vastgesteld en opgenomen in het informatiebeleidsplan HHNK Bedrijfs- principes Informatie principes Technische principes Organisatie 1. Sturen op doelen 2. Flexibiliteit in uitvoerder 3. Kwaliteit van arbeid 4. Altijd, overal 5. Eigenaarschap applicatie Applicaties 1. Informatievoorzieni ng op basis van diensten 2. Open standaarden 3. Mobiele applicaties 4. Open Source gelijkwaardig 5. KA en TA integraal beschouwd 6. Hergebruik gaat voor standaard software gaat voor maatwerk Technische componenten 1. Techniek heeft geldigheidsduur 2. Standaardisatie infrastructuur 3. Change Advisory Board (CAB) Architectuur principes Diensten en producten 1. Digitale dienstverlening 2. Zaakgericht werken 3. Authentieke basisregistraties Gegevens en berichten 1. Enkelvoudig beheer, meervoudig gebruik 2. Informatie altijd toegankelijk 3. Open data 4. Gestandaardiseerde registraties 5. Informatiebeveiliging Gegevensopslag 1. Eén bron voor kerngegevens 2. Schaalbaar Processen 1. Digitalisering informatiestromen 2. Procesmatig werken 3. Gestandaardiseerd e processen Informatieuitwisseling 1. Digitale uitwisseling met derden 2. Gegevensstandaarden 3. Service Oriented Architecture 4. Cloud computing 5. Geografische informatie Netwerk 1. TA systeem onafhankelijk De vetgedrukte, groen gemaakte principes zijn met name van toepassing op dit programma en zijn gehanteerd bij het definiëren en invullen van de deelprojecten. 4 Uit: Wilma wordt Hera - G. Cramer, Corsa nr

14 In het project is mede op basis van de architectuurprincipes- de volgende doelarchitectuur gevisualiseerd voor het gekozen scenario: Linksboven het financiële domein. Kernsysteem is en blijft FIS/2000, met daaromheen een aantal sattelietsystemen gericht op specifieke functies. De integratie tussen FIS/2000 en de sattelietsystemen is sterk. Buiten het financiële domein loopt de integratie via de servicegeorienteerde integratielaag. Dit maakt een zekere ontkoppeling tussen de domeinen mogelijk met behoud van gegevensuitwisseling zodat enkelvoudig beheer en meervoudig gebruikt ingericht kan worden. Binnen andere domeinen (b.v. projectmatig werken, belastingen, handhaving, HRM) kunnen andere best of breed oplossingen worden gekozen en aangekoppeld via de integratielaag. Naast de systeem-systeem koppelingen moet veel informatie en functionaliteit uit het financiële domein direct aan gebruikers ter beschikking worden gesteld. Bij voorkeur doen we dit webbased, op een zo geïntegreerd mogelijke wijze, via één portal, gericht op de interne medewerker (intranet). Look and feel worden zo veel mogelijk op elkaar afgestemd. Idealiter kan de medewerker zijn eigen informatieaanbod samenstellen in de portal via kanalen (webparts). Persoonlijke tools als Excel en Access worden wel gebruikt, maar voor individuele doeleinden en analyses. De organisatiebrede informatievoorziening is er niet van afhankelijk. 14

15 4 Uitwerking scenario A: FIS, tenzij In overleg met de opdrachtgever is er voor gekozen het eerste scenario op basis van het voortzetten van het gebruik van FIS verder uit te werken en te toetsen op haalbaarheid. Het tenzij ligt in twee punten: - We blijven FIS gebruiken tenzij duidelijk wordt dat het systeem onze gewenste werkwijze niet kan ondersteunen - We kiezen ervoor FIS zo optimaal mogelijk te gebruiken, met als uitgangspunten: o FIS inzetten en gebruiken waar mogelijk o FIS inzetten en gebruiken zoals het bedoeld is o FIS leidend laten zijn in detailuitwerking processen, inrichting en AO Op basis van de constateringen heeft de projectgroep 13 deelprojecten uitgewerkt: 1. Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening 2. Factuurmodule niet-belastingen debiteuren 3. Periode afsluitingen 4. Vaste activa module implementeren 5. Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies 6. Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus 7. proces inkoop-verplichting-crediteuren-facturen 8. Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag 9. Vergroten self-service medewerkers 10. Verbeteren treasury processen 11. Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling 12. Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning 13. Verbeteren processen tijdschrijven en declareren In dit hoofdstuk werken we de deelprojecten uit (4.1) en daarna gaan we in op de kosten (4.2), baten, impact en urgentie van de deelprojecten (4.3). 15

16 4.1 Uitwerking deelprojecten In deze paragraaf werken we de deelprojecten uit in aanleiding, probleemstelling, aandachtspunten, doelstelling(en), resultaten, afbakening, randvoorwaarden en kritische succesfactoren, Hieruit wordt duidelijk welke verbetering wordt nagestreefd en hoe we die willen realiseren. Planningen zijn indicatief en afhankelijk van het totale verbeterprogramma.project: Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening Edwin Rensen, Arno Smit, Richard Gankema, Jan Bruin Geplande startdatum Q Geplande einddatum Q Specifieke projectgegevens Aanleiding project Al langere tijd functioneert de financiële managementinformatie voorziening binnen HHNK niet naar wens. Het management krijgt onvoldoende zicht op de financiële stand van zaken, waardoor er onvoldoende kan worden bijgestuurd. Het ontbreekt in deze discussie aan een duidelijk besturingsmodel en de vertaling hiervan naar een transparant stelsel van informatievoorziening. Afhankelijk van de verdere uitwerking kan dit bestaan uit een statisch deel (rapportages) en een dynamisch deel (datawarehouse, ad-hoc rapportages) Probleemstelling/uitdaging Vaststellen van een eenduidig besturingsmodel voor HHNK Vaststellen van KPI (key performance indicators) waarop gestuurd en waarover gerapporteerd wordt Vaststellen definities gevraagde gegevens Gegevensbeheer van de definities borgen Realiseren gewenste rapporten Uitwerken rapportageprocessen Aandachtspunten Aansluiting op de bronsystemen Informatievoorziening conform afgesproken besturingsmodel Actuele, betrouwbare en complete informatie Correct werkende rapporten Doelstelling(en) Adequate stuur- en management informatie Verantwoordingsinformatie Efficiënte en effectieve managementinformatievoorziening Goede aansluiting bij andere systemen Resultaten Besturingsmodel KPI s (nader specificeren) Functioneel ontwerp rapportages Technisch ontwerp rapportages Gerealiseerde rapportages 16

17 Afbakening project Wanneer nieuwe gegevens bijgehouden moeten worden tbv managementinformatie, wordt dit apart bekeken en gerealiseerd Basisgegevens op orde brengen zit in andere project(en) Realisatie extra of aanpassing bestaande functionaliteit (bv tijdschrijven) zit in andere projecten Randvoorwaarden Draagvlak voor besturingsmodel Gegevensbeheer goed ingericht in de organisatie Goede aansluiting op de P&C cyclus Kritische succesfactoren Transparantie Look and feel/gebruiksgemak Aansluiten bij informatiebehoefte management (Kwalitatieve) baten Vergroten inzicht in realisatie, budget en prognose wat gaat leiden tot betere (bij-)sturing Transparantie Project: Factuurmodule niet belasting debiteuren Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Geplande startdatum Factuur module niet belasting debiteuren Maureen de Ridder-Van Beusekom, Gé Verhoeven, Jan Bruin, Arno Smit Voorbereidingen per direct Implementatie start Q Mogelijke fasering: Geplande einddatum Uiterlijk 1 juli 2014 Specifieke projectgegevens Kengetallen en soorten facturen verzamelen; Bruikbaarheid FacFis beoordelen; FacFis vwbt handmatige verwerking implementeren; Geautomatiseerde koppelingen met aanlerende systemen realiseren. Aanleiding project Diverse facturen worden in word-documenten aangeleverd bij Financiën Debiteuren. Boekstuknummers worden bijgehouden in Excel, handmatig boekt Financiën Debiteuren deze facturen in FIS en zorgt voor de (papieren) versturing van de facturen. Aanleverende systemen zijn: Ontheffingen Registratie Systeem (ORS) Leges Eigendommen Beheer Systeem (EBS) Erfpacht en Vergunningen Let op: voor het aanleverende systeem EBS is vervanging voorzien (p8 en MSCI worden nader bekeken). De facturatiemodule in FIS (FacFis) is reeds aangeschaft. In het huidge proces zitten veel handmatige stappen en bestaat een 17

18 hoge foutkans, de werkwijze is niet efficient. Tevens lopen we een financieel risico door het mogelijk missen van facturen welke verstuurd hadden moeten worden. Probleemstelling/uitdaging Realiseer een geautomatiseerde koppeling (dmv de nog te realiseren integratielaag deelproject XXX) tussen ORS / EBS en FIS, waarmee de handmatige acties geminimaliseerd worden. Tevens zorgen dat versturing van de facturen op papier als digitaal kan plaatsvinden. Aandachtspunten Hoe om te gaan met verschillende aanleverende systemen. Functiescheiding. Objecten module belastingen, hoe staan deze tot elkaar? Proces van fysieke verzending facturen. Doelstelling(en) Geautomatiseerde koppeling tussen ORS / EBS en FIS. Resultaten Geautomatiseerde invoer facturen in FIS vanuit ORS / EBS. Geen handmatige stappen in FIS. Afbakening project Belasting debiteuren vallen buiten dit project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren Draagvlak bij alle betrokken partijen; Gebruiksvriendelijkheid; Realistische verwachtingen; Vastlegging debiteur facturen in FIS2000; Minimaal maatwerk; Flexibiliteit; Service en Support; Betrokkenheid eindgebruikers; Samenwerking tussen aanleverende afdelingen en FCB; Bereidheid tot aanpassing van HHNK specifieke afspraken/werkwijze te laten varen en over te gaan op standaard FIS module. (Kwalitatieve) baten Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Geautomatiseerde koppeling Factuur (plaatje) en FIS (journaalpost). Geen verschillen meer mogelijk Project: Periode afsluitingen Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen (Optioneel) Periode en jaarafsluiting stroomlijnen Maureen de Ridder-Van Beusekom, George Gittens, Jan Bruin, Arno Smit Geplande startdatum Voorbereidingen Q Implementatie 1 juli 2014 Geplande einddatum Uiterlijk 30 september 2014 Specifieke projectgegevens Aanleiding project Bij de accountantscontrole is het advies gegeven van het uitvoeren van een harde kwartaalafsluiting. Door de financiele afsluitingsprocessen 18

19 Probleemstelling/uitdaging niet alleen bij de jaarsaflsuiting maar ook tijdens de kwartaalafsluiting uit te voeren is er actueler zicht op onze financiele situatie. Pilot kwartaalafsluiting is gestart met ingang van Q Deze pilot moet omgezet worden naar een volledige harde periode en jaarafsluiting. Het werkelijk hard afsluiten van de financiele boeking is echter nog niet mogelijk vanwege een aantal tijdrovende en handmatige activiteiten (transitorische posten, kapitaallasten etc.). Afstemming met alle betrokken partijen. Aandachtspunten Harde kwartaalafsluiting nog niet volledig mogelijk doordat veel handmatige Excel exercities nodig zijn. Doelstelling(en) Volledige periode, kwartaal en jaarafsluiting. Resultaten Minder handmatige acties bij jaarrekening traject Minder foutkans Afbakening project Het betreft een project op proces en geen vraag aan leverancier. Randvoorwaarden Gedrag, cultuur en transparantie ook buiten de afdeling FCB. Raakvlak met projectbrief Begroten & Prognoses Kritische succesfactoren Draagvlak bij alle betrokken partijen; Realistische verwachtingen; Vastlegging in FIS2000; Minimaal maatwerk; Kennis en ervaring eigen medewerkers; Flexibiliteit; Betrokkenheid eindgebruikers; Samenwerking tussen afdelingen. (Kwalitatieve) baten Cultuuromslag in de organisatie voor het op orde hebben en houden van gegevens Huishoudboekje op orde Project: Vaste activa administratie Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Vaste activa administratie Maureen de Ridder-Van Beusekom, George Gittens, Jan Bruin, Arno Smit Geplande startdatum Voorbereidingen Q Implementatie 1 juli 2014 Verbetering vaste activa administratie moet gezien worden in de onderstaande drie delen: 1. Korte termijn Kennisoverdracht medewerkers betrokken bij huidige bestanden en inwerken nieuwe medewerker. 2. Middellange termijn (zomer 2014) Verbeteren huidige manier van werken. De voor de activa administratie gebruikte bestanden moeten beoordeeld en daar waar mogelijk verbeterd/versimpeld worden. 3. Langetermijn (eind 2014) 19

20 Geplande einddatum Uiterlijk 30 september 2014 Specifieke projectgegevens Implementeren vaste activamodule in FIS (deze projectbrief). Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Aandachtspunten Materiële vaste activa worden op dit moment door administratie bijgehouden in een Excel-file. Gezien het aantal handmatige acties en de foutgevoeligheid met het bestand is een vastlegging (inclusief afschrijving) van vaste activa gewenst in een financieel systeem. De vaste activa administratie is in haar huidige opzet een groot risico voor de organisatie. Vastlegging vaste activa, afschrijving, bouwrente en verzekering vanuit één systeem. Het beheer en onderhoud van de activa gebeurd niet door Administratie. Nader bepaald moet worden welke verantwoordelijkheid bij welke onderdeel van onze organisatie belegd zal worden. Daarbij moeten goede afspraken gemaakt worden over het elkaar informeren (bijvoorbeeld gereedmeldingen, verzekeringen) Bouwrente. Doelstelling(en) Vastlegging van eigendommen (objectnummers) Automatische boeking van afschrijvingen vaste activa (o.b.v. afschrijvingstabel Automatische boeking van bouwrente Output gebruiken voor verzekeringen Allen geïntegreerd in één vastlegging / systeem. Resultaten Vaste activa module implementeren (en bij voorkeur de relatie met de objectsystemen leggen) waardoor het mogelijk wordt om periodiek af te sluiten (managementinformatie) en er een efficiency slag kan worden gerealiseerd bij de totstandkoming van het MJP, Begroting en de jaarstukken. Daarnaast wordt het mogelijk om periodiek het bestaan van activa vast te stellen dan wel te toetsen (a.g.v. de interface met objectsystemen). Daar het minimaliseren van handmatige (foutgevoelige) stappen in de vaste activa proces is een van de belemmeringen voor het uitvoeren van een harde kwartaal afsluiting weggenomen. Tevens zorgt het actueel beschikbaar zijn van de vaste activa inclusief de daarbij behorende kapitaallasten een snellere prognose. Afbakening project De aanwezige FIS module voor vaste activa beoordelen en vervolgens implementeren. Randvoorwaarden Kritische succesfactoren Draagvalk bij alle betrokken partijen; Gebouwen beheer en Verzekeringen betrokken; Gebruiksvriendelijkheid; Realistische verwachtingen; Vastlegging in FIS2000; Minimaal maatwerk; Kennis en ervaring eigen medewerkers / leverancier; Betrokkenheid eindgebruikers; 20

21 Samenwerking tussen afdelingen; Bereidheid tot aanpassing van HHNK specifieke afspraken/werkwijze te laten varen en over te gaan op standaard FIS module. (Kwalitatieve) baten Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Geen foutgevoelige berekeningen en handmatige journaalposten Project: Vooronderzoek registratie administratieve kenmerken Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Geplande startdatum Geplande einddatum Specifieke projectgegevens (Optioneel) Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies Maureen de Ridder-Van Beusekom, George Gittens, Jan Bruin, Arno Smit Voorbereidingen Q2 Implementatie Q3, Q4 N.t.b. Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Aandachtspunten Doelstelling(en) Resultaten Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren Diverse codes worden nu handmatig / achteraf bijgehouden (bijv BTW codes worden niet bij vastlegging factuurgeregistreerd en toegepast voor de berekening van de btw op de factuur). Dit kost veel handmatige bewerking en is zeer foutgevoelig. In dit project / vooronderzoek moet nader uitgezocht worden welke kenmerken het betreft. Onderzoek naar welke gegevens waar en wanneer uniform worden vastgelegd. Eenduidige vastlegging en/of wijziging van stamgegevens. Let op: moet de vastlegging van BTW op factuurniveau of kan het ook op regelniveau nadere analyse noodzakelijk. Aanleiding voor project is de BTW codes, aangegeven is dat er nog maar zaken zouden zijn waar een win is te behalen. Hoe de controle regelen? Minder foutgevoelig en arbeidsintensief Automatische opstelling van de aangifte BTW. Eenduige afspraken over welke gegevens waar vastgelegd moeten worden. In eerste instantie puur in FIS en de Scansoftware. Daarna mogelijk ook buiten FIS met aanpalende systemen. In overleg met de werkvloer moet bepaald worden waar win te halen is. Heeft ook relatie met Horizontaal Toezicht. Gedragen vanaf de werkvloer door gebruikers van de diverse systemen. (Kwalitatieve) baten Eenduidige afspraken voor vastlegging van gegevens 21

22 4.1.5 Project: Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus Jan Bruin, Arno Smit, Richard Gankema, Maureen de Ridder, Jos Kerssens Geplande startdatum 6 juni 2014 Tweede helft 2014, te gebruiken in 2015 bij MJP en begroting 2016 Geplande einddatum 6 december 2014 Specifieke projectgegevens Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Aandachtspunten Eenmalige invoer Doelstelling(en) De gegevens voor het opstellen van begrotingen worden decentraal en getrapt door afdelingen aangeleverd. Centraal worden deze gegevens verwerkt en samengevoegd. Vervolgens worden hiermee bewerkingen en berekeningen gemaakt. Hiervoor wordt Excel gebruikt. Hierdoor is de werkwijze foutgevoelig. De koppeling met (begrotings)teksten is niet voorhanden. Binnen het financiële domein is FIS het bronsysteem. De vulling van dit systeem wordt gedaan door middel van upload uit Excel. Voordat deze upload plaats vindt, worden de gegevens bewerkt. Deze werkwijze is foutgevoelig, omslachtig en onzorgvuldig. Tekstuele bijdragen van P&C producten wordt nu volledig buiten FIS of ander cijferssysteem gehouden. Op welke wijze kan dit proces worden ontsloten in het huidige financieel systeem (FIS2000/Cognos) dan wel welke mogelijk zijn er om dit in een ander (aanvullend) systeem in te richten? Koppeling van teksten en cijfers Bewerken op een zorgvuldige wijze Raakvlak met projectbrief Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning. Waarbij de mate van detaillering verschilt. Een efficiënter proces met betrekking tot de inventarisering, vastlegging en de totstandkoming van de P&C producten (workflow). Waarbij specifieke aandacht is voor link met broninformatie, het combineren van teksten en cijfers en de mogelijkheid tot scenariobewerkingen. Resultaten Een uitgevoerde inventarisatie en implementatie van het beste systeem voor ondersteuning van de P&C cyclus (begroting). Hierbij is een keuze gemaakt voor het inrichten van FIS systeem of het inrichten van een aanvullend systeem. Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren Capaciteit Visie Implementatiekracht 22

23 (Kwalitatieve) baten "Door dit project worden cijfers slechts 1x ingevoerd door de (decentrale) gebruiker. Hierdoor is de kans op verwerkingsfouten geminimaliseerd. Ook wordt hierdoor de acceptatie van de begrotingscijfers verbeterd. De gebruikers beschikken immers over hun eigen cijfers. Door autorisering van de cijfers zijn controles beter en automatisch in te bouwen. Dit kan de kwaliteit van de informatie verbeteren. Door de koppeling van de cijfers aan de teksten uit de begroting is sneller inzichtelijk wat de kosten zijn van prestaties en resultaten. Het helpt de organisatie naar meer effectgestuurde werkvormen Door koppeling van begrotingsteksten aan rapportage teksten is door de gebruiker makkelijker te beoordelen waarover gerapporteerd moet worden Project: proces inkoop verplichting - (crediteur)factuur Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Geplande startdatum 1 januari 2014 Geplande einddatum Uiterlijk 30 juni 2014 Specifieke projectgegevens proces inkoop verplichting - (crediteur)factuur Maureen de Ridder-Van Beusekom, Gé Verhoeven, Jan Bruin, Arno Smit Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Begin 2013 hebben zich diverse problemen voorgedaan met de huidige (factuur) scan oplossing (Orion) van software leverancier Magsoft. Magsoft is een kleine onbetrouwbare partij. Het verbeteren van de huidige oplossing is meerdere malen geprobeerd en heeft bij iedere update tot grote problemen geleid. Op dit moment is de software stabiel met beperkte functionaliteit. Om verdere ontwikkeling voor wat betreft het logistieke proces met software te kunnen ondersteunen is vervanging van Orion vereist. Het logistieke proces van inkoop-verplichting-crediteuren-facturen herdefiniëren en goed in FIS en omliggende applicaties (Orion, online approval) (her-)inrichten of vervangen. Aandachtspunten Is HHNK proces leidend of kan het huidige proces aangepast worden naar een voorgedefinieerde (standaard) oplossing van de leverancier (gevolg: gebruik SmartDocuments en OAP kunnen vervallen). Doelstelling(en) Aansluiten bij standaard infrastructuur voor wat betreft postvewerking, scannen, archivering en tekstherkenning. Bestelmodule (lees huidig: bestelbon of verplichting) De applicatie registreert de opdracht (goederen of dienst). Dit wordt vastgelegd als en financiële verplichting in de (bestelmodule). (In theorie vervangt dit de verplichtingenmodule in FIS.) Het aanmaken van de opdracht resulteert in een benodigde goedkeuring van de verantwoordelijke budgethouder. Gaat de workflow in, voor ontvangst factuur. Voordeel is digitale handtekening voor de opdracht. 23

24 Bestelmodule genereert rapporten voor openstaande (financiële) verplichtingen, inzicht in de te verwachten vorderingen. Bij levering van de goederen en/of dienst dient de prestatieverklaarder dit in de bestelmodule vast te leggen. Door het vastleggen van de opdracht in de bestelmodule kan de financiële administratie bij ontvangst van de factuur een match maken tussen ontvangst goederen / factuur. En al dan niet op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden de factuur direct vrijgeven voor betaling. Door het goed inrichten van dit proces kunnen correctieverzoeken achteraf worden voorkomen en de doorlooptijd van de facturen worden aanzienlijk versneld door automatische matching. Grote efficiëntie winst. Verwerking facturen De applicatie scant papieren in en verkoopfacturen en verwerkt digitale facturen (PDF) en e-facturen (XML, UBL2.0 etc). Indien mogelijk worden facturen gekoppeld aan de opdracht en verwerkt in FIS2000. Facturen die niet gematched worden, komen via de administratie weer in de workflow (voor goedkeuring mismatch). Gescande-,, digitale- en e-facturen worden als image opgeslagen en gekoppeld aan de opdracht. Door het vervangen van onze huidige scanoplossing wordt de OCR score verhoogd van 60% naar 80%. Grote efficiëntie winst. Workflow Goedkeuring vindt plaats bij aangaan van de opdracht of indien de opdracht afwijkt van de factuur, achteraf via een workflow applicatie (bijvoorbeeld Online Approval). Na volledige goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Grote efficiëntie winst. Resultaten Vervallen gebruik SmartDocuments voor aangaan of wijzigen verplichting. Geen aparte vastlegging in Corsa noodzakelijk. Verplichtingen worden niet dubbel geadministreerd (plaatje in Corsa, plaatje en bedrag Orion) Vervanging workflow (Online Approval)? 80% facturen is direct te matchen ->op termijn besparing 1,5 á 2 fte op basis gegevens referentiebezoeken? Intern rapportage tool (log van workflow is duidelijker) Transitoria en Agio direct en real-time opvraagbaar, zowel bij administratie als afdelingen Workflow (vooraf bij bestelling en/of achteraf bij factuurontvangst) Digitale handtekening Koppeling bestelling / factuur kan automatisch plaatsvinden op vooraf gedefinieerde voorwaarden op match van o.a. aantal of bedrag Route bepalen op regelniveau (geen ZZ-routes meer) Terugbrengen aantal aanvragers tot enkelen per afdeling (kwaliteitwinst, meer bestellen bij preferred suppliers) Afbakening project Randvoorwaarden Interface met FIS

25 Kritische succesfactoren Draagvlak bij alle betrokken partijen Inkoop betrokken Gebruiksvriendelijkheid Realistische verwachtingen Interface met FIS2000 Minimaal maatwerk Kennis en ervaring leverancier Flexibiliteit Service en Support Betrokkenheid eindgebruikers Samenwerking tussen afdelingen (Kwalitatieve) baten Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Invoer en onderhoud van bestellingen (verplichtingen) bij de bron (aanvrager) Efficiencyslag in proces, bij bestelling reeds akkoord voor factuur (indien er een match is) Project: aansluiten FIS op de integratielaag Algemene projectgegevens Projectnaam aansluiten FIS op de integratielaag Overige betrokkenen Jan Bruin, Arno Smit, Richard Gankema Geplande startdatum Zo snel mogelijk na keuze en aanschaf integratielaag HHNK Geplande einddatum Q Specifieke projectgegevens Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging In het project informatieplanning financiën is er voor gekozen de inrichting van het bestaande bronsysteem (FIS/2000) te verbeteren. Hiervoor zal een verbetertraject worden gestart, bestaande uit meerdere deel projecten. Dit deel project maakt daar deel van uit en heeft tot doel een effectieve en efficiënte gegevensuitwisseling mogelijk te maken tussen FIS en andere relevante systemen. Binnen het financiële domein is FIS het bronsysteem. De financiële informatie is echter relevant voor andere domeinen en er is binnen het financiële domein informatie nodig uit andere domeinen. HHNK heeft in het informatiebeleidsplan beschreven dat gegevensuitwisseling tussen systemen op een servicegerichte manier uitgewisseld wordt en zal verlopen via een enterprise service bus (ESB). Er loopt een project om te komen tot de keuze en inrichting van de ESB. Het financiële systeem zal hierop aangesloten moeten worden. Koppelingen worden voorzien met in elk geval: - Belastingen - HRM - Projectmatig werken - Inkoop Qua gegevensdefinitie moet zoveel mogelijk worden aangesloten bij 25

26 sectorale en/of industriestandaarden. Aandachtspunten Inrichting bronsystemenconcept (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik) Afstemmen gegevensdefinities Benoemen en implementeren domein overstijgende processen Betrouwbaarheid gegevens Werken volgens zoveel mogelijk open standaarden Doelstelling(en) Efficiënte en effectieve gegevensuitwisseling volgens het concept van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik Relatief makkelijk aanpasbare en daarmee wendbare architectuur Goed beheer(s)bare informatievoorziening Resultaten Inventariseren bestaande architectuur financiën Benoemen noodzakelijke gegevens uitwisseling Definiëren servicegerichte architectuur voor het financiële domein Detailontwerpen koppelingen (processen, gegevens, adapters, gebruikte standaarden) Realisatie koppelingen Overdracht van de koppelingen aan beheer Afbakening project Keuze en implementatie ESB valt buiten dit project Afhankelijk van andere lopende projecten moeten afspraken gemaakt worden in welk project welke koppeling wordt gerealiseerd Beheer van de koppelingen Randvoorwaarden Werkende ESB oplossing Kritische succesfactoren Capaciteit Integratiemogelijkheden Kennis van de gekozen ESB oplossing Architectuurbenadering (systeemoverstijgend denken) Visie Overall planning/afstemming op andere projecten (Kwalitatieve) baten Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Best of breed beleid mogelijk maken. Per proces excellente software met delen van informatie Project: Vergroten self-service medewerkers Algemene projectgegevens Projectnaam Vergroten self-service medewerkers Overige betrokkenen I&A + betreffende businesspartner(s) Geplande startdatum N.t.b. Geplande einddatum N.t.b. Specifieke projectgegevens 26

27 Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Scala aan in te vullen formulieren via BKM-ers of managementassistentes terugdringen. Op brede schaal self service invoeren voor processen die zich daar voor lenen (aanvragen projectnummers, calls, aanvraag bevoegdheden, delegatie/vervanging) Aandachtspunten Heeft concernbrede impact. Doelstelling(en) Efficiëntie Resultaten Self service Afbakening project Randvoorwaarden Positionering en kwaliteit van het beheer Leverancier Unit4 heeft aangegeven hier binnen de oplossing FIS2000 geen standaardoplossing voor te hebben. Indien gewenst kan met maatwerk enkele gerichte slagen gemaakt worden. Medewerkertevredenheid Minder tot geen doorlooptijden Efficiëntie (Kwalitatieve) baten Efficiëntie in aansturing van de administratie Mutatie aan de bron vermindert de kans op fouten Project: Verbeteren treasury processen Algemene projectgegevens Projectnaam Overige betrokkenen Geplande startdatum 6 juni 2014 Verbeteren treasury processen Geplande einddatum 6 december 2014 Specifieke projectgegevens Arno Smit, Richard Gankema, Willemijn Vermeulen, George Gittens, Gé Verhoeven, Jan Bruin Aanleiding project Probleemstelling/uitdaging Voor het volgen en analyseren van liquide middelen worden nu dagelijks gegevens uit diverse grootboeken overgenomen in een excelsheet. Aan de hand van de excelsheet kunnen analyses worden gemaakt over het verloop en behoefte van liquide middelen. Het overnemen uit FIS naar Excel is een geestdodend, maar wel een secure taak. Het is foutgevoelig en afhankelijk van de beschikbaarheid van menskracht. Daarnaast is er geen automatische koppeling met de lopende geldleningen. Vervaldata en aflossingstermijnen worden in subadministraties (Excel) bijgehouden. Op welke wijze kan FIS2000 (en eventueel Cognos) de handmatige werkzaamheden mitigeren en ontsluiten in het systeem? En worden drie gegevensstromen onderkent: - Balansstanden/Trial balance FIS 2000 (huidige situatie) 27