OVEREENKOMST INZAKE MET SAMENWERKINGSVERBAND BEREIK!

Transcriptie

1 BEREB OVEREENKOMST INZAKE MET SAMENWERKINGSVERBAND BEREIK! MINISTER VAN VERKEER EN WATERSTAAT GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZUID-HOLLAND STADSGEWEST HAAGLANDEN STADSREGIO ROTTERDAM GEMEENTE DEN HAAG GEMEENTE ROTTERDAM De ondergetekenden: 1. de Minister van Verkeer en Waterstaat, handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, hierna te noemen "Rijkswaterstaaf, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Hoofdingenieur Directeur van Rijkswaterstaat Zuid-Holland, de heer P.M. Post. en 2. Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland, hierna te noemen "de Provincie", te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gedeputeerde verkeer en vervoer, de heer J.W.A. van Dijk. en 3. net Stadsgewest Haaglanden, hierna te noemen "net Stadsgewest Haaglanden", te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer J.J. van Aartsen, namens het Dagelijks Bestuur. en 4. de stadsregio Rotterdam, hierna te noemen "de stadsregio Rotterdam", te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder verkeer en vervoer, mevrouw J.N. Baljeu, namens het Dagelijks Bestuur. en 5. de Gemeente Den Haag, hierna te noemen "de Gemeente Den Haag", te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder verkeer en vervoer de heer P.W.M. Smit, namens het College van Burgemeester en Wethouders. en 6. de Gemeente Rotterdam, hierna te noemen "de Gemeente Rotterdam", vertegenwoordigd door de portefeuillehouder verkeer en vervoer, mevrouw J.N. Baljeu, namens het College van Burgemeester en Wethouders.

2 Overwegende dat: 1. de partijen die nu reeds betrokken zijn bij SWINGH (Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden en de Gemeente Den Haag) en Nexus (Rijkswaterstaat, de Provincie, de stadsregio Rotterdam en de Gemeente Rotterdam) samen willen werken aan de verbetering van de bereikbaarheid van de regie's Haaglanden en Rotterdam en dat zij daarom een samenwerking aangaan onder de naam BEREIK!. 2. deze overeenkomst erin voorziet afspraken te maken over de wijze van samenwerken binnen BEREIK! en de wijze van voorzien in de kosten die gemaakt worden in het kader van de samenwerking BEREIK!. 3. het Stadsgewest Haaglanden de financiele administratie voert voor BEREIK!. 4. Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland aan het Stadsgewest Haaglanden gelimiteerd mandaat verlenen in het kader van het samenwerkingsverband BEREIK!. 5. er een kernteam wordt samengesteld bestaande uit een nader te bepalen aantal medewerkers van de partijen die uitvoering geven aan de samenwerking binnen BEREIK!. komen het volgende overeen: Artikel 1: Bearippenliist In de bij deze overeenkomst behorende en daarvan integraal onderdeel uitmakende bij lag e 1: "Begrippenlijst bij de Overeenkomst inzake het samenwerkingsverband BEREIK!" zijn de in deze overeenkomst voorkomende begrippen gedefinieerd, Artikel 2: Algemene afspraken BEREIK! is een netwerkorganisatie waarin overheden, bedrijfsleven en consumentenorganisaties samenwerken om de bereikbaarheid in de regio Haaglanden en de regio Rotterdam te verbeteren. De focus is gericht op snel te realiseren maatregelen. BEREIK! is daarnaast een proeftuin voor innovatieve projecten. 2,1 Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden, de stadsregio Rotterdam, de Gemeente Den Haag en de Gemeente Rotterdam, hierna te noemen "partijen", werken samen aan verbetering van de bereikbaarheid van de regio Haaglanden en de regio Rotterdam binnen het samenwerkingsverband BEREIK!. Dit gebeurt op basis van samenwerkingsagenda's die tot stand komen door relevante partijen waar nodig bij elkaar te brengen en grensoverschrijdende projecten te agenderen. Doel, samenwerkingsagenda en organisatie van dit samenwerkingsverband zijn vastgelegd in het Werkplan BEREIK!: En nu verder! van april 2008, dat als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd en er integraal onderdeel van uitmaakt.

3 2.2 De mobiliteitsmanager van BEREIK! stelt elk jaar in december een werkplan en een kostenraming op voor het eerstvolgende jaar. Met werkplan en de kostenraming worden in bmoz-verband ter goedkeuring aan de portefeuillehouders verkeer van de partijen voorgelegd, indien nodig onder voorbehoud van goedkeuring door het atgemeen bestuur en/of dagelijks bestuur van de partijen. Het goedgekeurde werkplan geldt als integraa! onderdeel van deze overeenkomst en vervangt het tot de goedkeuring geldende werkplan. 2.3 Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden en de stadsregio Rotterdam verlenen ieder een gelijke bijdrage van 25% van de totale kosten (inclusief rente- en accountantskosten en BTW) van BEREIK! voor het betreffende jaar. 2.4 In afwijking van artiket 2.3 worden voor 2008 de navolgende bijdragen (inclusief rente- en accountantskosten en BTW) vastgesteld: Rijkswaterstaat ,-- De Provincie ,-- Het Stadsgewest Haaglanden ,-- De stadsregio Rotterdam , Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden, de stadsregio Rotterdam, de Gemeente Den Haag en de Gemeente Rotterdam wijzen elk schriftelijk voor in totaal minimaal 0,6fte een tot drie kernteamleden aan. 2.6 Het Stadsgewest Haaglanden draagt zorg, na verkregen instemming van het Ambtelijk Beraad van BEREIK!, voorde inhuurvan een mobrliteitsmanager, een officemanager/secretaresse en een communicatieadviseur voor BEREIK!. Bij voorkeur worden deze functronarissen ingehuurd vanuit de partijen. De kosten voor inhuur van deze functionarissen komen te laste van de kosten, zoals genoemd in artikel Jaarlijks worden bij het opstellen van de kostenraming zoals bedoeld in artikel 2.2 nadere (financiele} afspraken gemaakt over het gebruik door BEREIK! van faciliteiten als huisvesting en ICT-middelen bij een of meerdere partijen. Artikel 3: Financiele administratie 3.1 Het Stadsgewest Haaglanden verricht voor BEREIK! de financiele administratie. Het Stadsgewest Haaglanden is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de administratie en voor een ordelijk en controleerbaar financieel beheer. 3.2 De werkzaamheden die het Stadsgewest Haaglanden voor BEREIK! verricht, bestaan uit: a. het verzorgen van de inrichting en bijwerking van een adequate financiele administratie; b. het naleven van de admrnistratieve procedures conform de bij het Stadsgewest Haaglanden vigerende Administratieve Organisatie; c. het doen van betalingen van facturen die betrekking hebben op geleverde goederen en die ns ten; d. het versturen van facturen aan Rijkswaterstaat, de Provincie en de stadsregio Rotterdam ten behoeve van het voldoen van de jaarlijkse bijdrage in de kosten zoals bedoeld in artikel 2.3; e. het uiterlijk in mei van elk jaar opstellen van een financieel jaaroverzicht, waarin onder andere zijn opgenomen de uitgaven van het afgelopen jaar, aangegane jaaroverschrijdende verplichtingen en de eerder aangegane nog lopende jaaroverschrijdende verplichtingen;

4 f. het ervoor zorgdragen dat een externe accountantsdienst na ieder kalenderjaar de financiele administratie van BEREIK! controleert. De accountantsverklaring wordt, samen met het financiele jaaroverzicht, jaarlijks uiterlijk op 1 juli ter kennisgebracht van Rijkswaterstaat, de Provincie en de stadsregio Rotterdam. 3.3 De kosten die het Stadsgewest Haaglanden maakt voor het verrichten van de financiele administratie van BEREIK! komen ten laste van de kosten zoals genoemd in artikel De kosten die de stadsregio Rotterdam maakt voor het realiseren van de overdracht van de financiele administratie van Nexus naar het Stadsgewest Haaglanden komen ten laste van de kosten zoals genoemd in artikel Alle gemaakte kosten voor Nexus van 1 januari 2008 tot 1 juli 2008 komen ten laste van de kosten zoals genoemd in artikel De gemaakte kosten voor de overdracht van Nexus, zoals bedoeld in artikel 3.4 en 3.5, worden door de stadsregio Rotterdam voorzien van een accountantsverklaring. De kosten van de accountantsverklaring komen ten laste van de kosten zoals genoemd in artikel Ter controle op de rechtmatigheid van de besteding van de bij deze overeenkomst verleende middelen, ingevolge artikel 5 van het Besluit taak Departementale Audit Dienst, is het Stadsgewest Haaglanden verplicht medewerking te verlenen aan een eventueel onderzoek door accountants, werkzaam bij bedoelde dienst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het Stadsgewest Haaglanden verleent toegang aan de personen, belast met het onderzoek en stelt deze in de gelegenheid alle relevante documenten en gegevens in te zien en daarvan kopieen te maken, dan wel deze voor nader onderzoek mee te nemen. Ten behoeve van het onderzoek dient de administratie tien jaar te worden bewaard. Artikel 4: Facturering 4.1 Het Stadsgewest Haaglanden stuurt Rijkswaterstaat, de Provincie en de stadsregio Rotterdam twee keer per jaar een factuur met betrekking tot de kosten zoals genoemd in artikel 2.3. Uiterlijk 1 juli van ieder jaar wordt een eerste factuur gestuurd welke betrekking heeft op het lopende boekjaar (voorschot van 50% van de te verwachten kosten voor dat jaar). Tevens wordt uiterlijk op voornoemde datum een factuur gestuurd betreffende de eindafrekening over het voorgaande boekjaar (op basis van werkelijk gemaakte kosten). Hierbij wordt ook het financiele overzicht en de accountantsverklaring gevoegd als bedoeld in artikel 3.2e en 3.2f. Uiterlijk 1 november van ieder jaar wordt een tweede factuur verstuurd met betrekking tot het lopende boekjaar (voorschot van de resterende 50% van de kosten zoals genoemd in artikel 2.3 en zo nodig aangepast aan de werkelijke kostenontwikkeling).

5 4.2 De facturen dienen te worden gezonden aan: voor Rijkswaterstaat voor de Provincie voor de stadsregio Rotterdam Rijkswaterstaat Zuid-Holland Afdeling Crediteurenadministratie Postbus RD UTRECHT Onder vermelding van contractnummer ZHV en SAPbestelnummer Provincie Zuid-Holland Afdeling Verkeer en Vervoer Postbus LP DEN HAAG t.a.v. de verantwoordelijke medewerker en het bijbehorende verplichtingennummer stadsregio Rotterdam Afdeling Financiele Administratie Postbus AB ROTTERDAM Artikel 5: Overschriidina van totaal van biidraaen: meldinqsplicht: voorzien in overschrijding 5.1 De partijen verplichten zich de samenwerking BEREIK! zodanig uit te voeren, dat het totaal van de aangegane of nog aan te gane betalingsverplichtingen, de goedgekeurde kostenraming zoals bedoeld in artikel 2.2, in dat jaar niet overstijgt. 5.2 Het Stadsgewest Haaglanden stelt partijen direct schriftelijk in kennis indien er sprake is van een dreigende overschrijding van de goedgekeurde kostenraming, zoals bedoeld in artikel Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden en de stadsregio Rotterdam informeren binnen vier weken schriftelijk het Stadsgewest Haaglanden en de overige partijen of zij instemmen met de gemelde dreigende overschrijding, als bedoeld in artikel De kennisgeving van dreigende overschrijding van de goedgekeurde kostenraming, zoals bedoeld in artikel 2.2, en de schriftelijke instemmingen, zoals bedoeld in artikel 5.3, worden gevoegd als bijlage bij hetfinancieel jaaroverzicht, zoals bedoeld in artikel Indien Rijkswaterstaat, de Provincie, het Stadsgewest Haaglanden of de stadsregio Rotterdam geen instemming geeft, zoals bedoeld in artikel 5.3, is overschrijding van de goedgekeurde kostenraming, zoals bedoeld in artikel 2.2, niet toegestaan. Artikel 6: Archiverina 6.1 Het Stadsgewest Haaglanden verricht voor BEREIK! de archivering van de stukken conform wettelijke regels. Het Stadsgewest Haaglanden is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de administratie en voor een ordelijk en controleerbaar administratief beheer van de stukken. 6.2 Het huidige archief van Nexus aanwezig bij de stadsregio Rotterdam wordt zo spoedig mogelijk overgedragen aan BEREIK!.

6 6.3 Met Stadsgewest Haaglanden stelt op verzoek de archiefstukken beschikbaar aan partijen. 6.4 De kosten die het Stadsgewest Haaglanden maakt voor net verrichten van de archivering van BEREIK! komen ten laste van de kosten zoals genoemd in artikel 2.3. Artikel 7: Werkinasduur 7.1 Deze overeenkomst treedt in werking op de dag nadat alle partijen deze overeenkomst hebben ondertekend en werkt terug tot en met 1 januari Deze overeenkomst geldt tot en met 31 december 2008 en wordt jaarlijks, per 1 januari stilzwijgend verlengd met een periode van 1 jaar, tenzij een van de partijen verzoekt om beeindiging. Een verzoek om beeindiging dient ten minste drie maanden voor het einde van een kalenderjaar schrifteiijk teworden ingediend bij partijen. 7.3 Indien sprake is van een verzoek, zoals bedoeld in artikel 7.2, treden partijen terstond in overleg over de gevolgen en de financiele afwikkeling met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.3. Artikel 8: Rechtskarakter 3.1 Met de in deze overeenkomst neergelegde afspraken beogen partijen elkaar juridisch te binden. 8.2 Deze overeenkomst bevat de volledige afspraken tussen partijen. Algemene voorwaarden, onder welke benaming dan ook, zijn niet van toepassing. Een aanvulling op, een wijziging van of een afwijking van deze overeenkomst zijn slechts rechtsgeldig indien deze door partijen schrifteiijk zijn overeengekomen. 8.3 Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Indien een bepaling daarmee in strijd mocht blijken te zijn, dan vervalt deze en stellen partijen in overleg een alternatieve bepaling vast. Daarbij blijven de andere bepalingen in deze overeenkomst onverkort van kracht. 8.4 Binnen een maand na ondertekening van deze overeenkomst wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant. In de Staatscourant wordt tevens meegedeeld dat de overeenkomst tot een maand na de publicatiedatum ter inzage ligt bij Rijkswaterstaat te Rotterdam. Artikel 9: Onvoorziene omstandiqheden 9.1 In het geval van een onvoorziene omstandigheid die wezenlijke gevolgen heeft voor de uitvoering van deze overeenkomst, kan een party de andere partij gemotiveerd schrifteiijk verzoeken deze overeenkomst te wijzigen. Binnen twee weken na indiening van het verzoek treden partijen hierover in overleg. 9.2 Indien het in artikel 9.1 genoemde overleg niet tot overeenstemming leidt, is de geschillenregeling van toepassing, zoals genoemd in artikel 10.

7 Artikel 10: Geschillen 10.1 In het geval van geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst, zullen partijen de procedure volgen van het tweede tot en met het vierde lid van dit artikel. Worden de geschillen daardoor niet opgelost, dan zullen partijen trachten deze op te lossen met behulp van mediation conform het reglement van het Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. Indien het niet mogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal het geschil worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter te Den Haag Een partij die meent dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere partijen mee. De mededeling bevat een aanduiding van het geschil en een aanduiding van de mogeiijke oplossing daarvan Binnen drie weken na verzending van de in artikel 10.2 bedoelde mededeling zenden de andere partijen ieder nun zienswijze omtrent het geschil, alsmede een voorstel voor een oplossing daarvan. Tenzij het zaken betreft die tot de bevoegdheden van het bestuur van een van de organisaties behoren Binnen twee weken na afloop van de in artikel 10.3 genoemde termijn overleggen partijen over een oplossing van het geschil. Elke partij kan zich door deskundigen laten bijstaan Elke partij draagt de eigen kosten voortvloeiend uit de procedure in bovenstaande leden. In geval van mediation zoals bedoeld in artikel 10.1 worden de kosten daarvoor gelijk verdeeld over de partijen In spoedeisende gevallen staat het partijen vrij zich te wenden tot de voorzieningenrechter te Den Haag.

8 Aldus in zesvoud opgemaakt en ondertekend, 1. Te Rotterdam, d.d.lv -\ Namens de minister van Verkeer en Waterstaat, de Hooding en ieur-directeur varvftfjkswaterstaat Zuid-Holland Te Den Haag, d.d. Z Namens Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, de gedeputeerde verkeer en vervoer deh Post de heer J.W.A. van Dijk 3. Te Den Haag, d.d Namens het Dagelijks Bestuur van het Stadsgewest Haaglanden, Te Rotterdam, d.d. 1. -I? Namens het Dagelijks Bestuur van de stadsregio Rotterdam, de portefeuillehouder verkeer en vervoer de heer J.J/van mevrouw J. Baljeu 5. Te Den Haag, d.d Namens het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Den Haag, de wethouder verkeer en vervoer Te Rotterdam d.d..1. -».* Namens het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Rotterdam de wethouder verkeer en vervoer deheer P.W.M. Smit mevrouw J.N. Baljeu

9 BEREI Begrippenlijst bij de Overeenkomst inzake het samenwerkingsverband BEREIK! ambtelijk MobiliteitsOverleg Zuidvleugel (amoz) bestuurlijk MobiliteitsOverleg Zuidvleugel (bmoz) Ambtelijk Beraad (AB) Werkplan Kostenraming Kernteam In het ambtelijk Mobiliteitsoverleg Zuidvleugel zit namens iedere partij een manager verkeer en vervoer voor afstemming en eventuele samenwerkingen op ditterrein. In dit overleg komen ook zaken ten aanzien van werkplan, beg rot ing en tijdsduur van de samenworking van BEREIK! aan de orde. Het amoz is het ambtelijk voorportaal van het bestuurlijk MobiliteitsOverleg Zuidvleugel. De provincie Zuid-Holland voert het secretariaat van dit overleg. De mobiliteitsmanager van BEREIK! is indien nodig gast In het bestuurlijk Mobiliteitsoverleg Zuidvleugel zitten namens alle partijen de portefeuillehouders verkeer en vervoer voor afstemming en eventuele samenwerkingen op dit terrein. In dit overleg worden ook zaken ten aanzien van werkplan, kostennaming en tijdsduur van de samenwerking van BEREIK! goedgekeurd. De provincie Zuid- Holland voert het secretariaat van dit overleg. De mobiliteitsmanager van BEREIK! is indien nodig gast. In dit zeswekelijks overleg is iedere partij vertegenwoordigd door een persoon. Daarnaast levert de provincie een voorzitter en is ook de mobiliteitsmanager van BEREIK! onderdeel van het AB. Vanuit het kernteam van BEREIK! wordt er een secretaris geleverd. In het Ambtelijk Beraad worden de lopende zaken ten aanzien van BEREIK! besproken en afgestemd. Voor besluiten ten aanzien van werkplan, kostenraming en tijdsduur van de samenwerking is het Ambtelijk Beraad een voorportaal voor het amoz. In het werkplan staat beschreven wat voor het betreffende jaar de samenwerkingsagenda voor BEREIK! is. Concreet welke gebiedstafels, thematafels en innovatieve tafels zijn er in dat jaar aan de orde en hoe worden die ingevuld. In de kostenraming wordt jaarlijks vastgelegd welke financiele middelen er voor BEREIK! in dat jaar beschikbaar zijn. Deze middelen worden gelijkelijk gedekt door Rijkswaterstaat, de provincie, het Stadsgewest Haaglanden en de stadsregio Rotterdam. Partijen stellen een tot drie medewerkers beschikbaar om invulling te geven aan de gebiedstafels, thematafels en innovatieve tafels. Per tafel zijn er twee trekkers (tafelheren of tafeldames). Minimaal een trekker per tafel neemt deel aan het kernteam van BEREIK!. In dit tweewekelijks overleg worden lopende zaken rondom BEREIK! besproken en komt de voortgang random de tafels aan de orde. Deelname aan het kernteam en het trekken van een tafel vallen binnen de 0,6 fte zoals genoemd in de overeenkomst. De projecten binnen de samenwerkingsagenda's worden door de partijen uitgevoerd. ^

10 Netwerkorganisatie Snel te realiseren maatregelen Samenwerkingsagenda's Mobiliteitsmanager Gebiedstafels, thematafels en innovatieve tafels Onder netwerkorganisatie wordt verstaan een groep mensen die vanuit of namens de partijen samenwerken binnen een jaarlijks te formuleren samenwerkingsagenda door het opstellen van een werkplan. Met snel te realiseren wordt bedoeld projected die binnen drie jaar gerealiseerd kunnen worden. Per tafel geldt een samenwerkingsagenda waarin maatregelen staan benoemd die worden gerealiseerd. Hierin wordt per project benoemd een korte projectomschrijving, organisatie welke dit project trekt en afspraken over de financiering. Geeft leiding aan BEREIK!. is voorzitter van het kernteam en vertegenwoordigt BEREIK! in het AB, amoz en bmoz. Aangesteld binnen de begroting van BEREIK!, bij voorkeur afkomstig vanuit een van de partijen. Jaarlijks wordt in het werkplan vastgesteld welke tafels er in het betreffende jaar worden ingevuld. Er is sprake van drie type tafels, namelijk gebiedstafels (werken aan een samenwerkingsagenda binnen een af te spreken gebied), thematafels {werken aan een samenwerkingsagenda binnen een bepaald thema) en innovatieve tafels (een innovatief project).