Arrondissement Kortrijk

Transcriptie

1 Provincie West-Vlaanderen Arrondissement Kortrijk Stad Kortrijk PROCES VERBAAL DER ZITTING VAN DE GEMEENTERAAD VAN DE STAD KORTRIJK VAN MAANDAG 14 MEI 2012 De zitting wordt geopend om 18u30 in de gemeenteraadszaal onder het voorzitterschap van de heer Stefaan De Clerck, voorzitter van de gemeenteraad. Aanwezig: Burgemeester-Voorzitter : S. De Clerck Schepenen : L. Lybeer, W. Maddens, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune,F. Santy, C. Depuydt Raadsleden : A. Sansen, M. Lemaitre, P. De Coene, P. Jolie, M.C. Vandenbulcke, H. Masselis, R. Lesaffre, F. Verhenne, G. Vanhoutte, J. Coulembier, W. Depauw, P. Soens, M. Seynaeve, R. Deseyn, K. Byttebier, M. Vandenbussche, B. Caron, E. Van Damme, B. Herrewyn, I. Verschaete, P. Demeyere, S. You-Ala, J. Deweer, E. Flo, M. Heuvelmann, P. Avijn, A. Vanden Berghe, A.P. Mommerency, M. De Candt Vertrouwenspersoon: Yann Mertens Stadssecretaris : G. Hillaert Afwezig: Verontschuldigd: M. Gheysens, V. Van Quickenborne, E. Brugman, raadsleden Beslissingen in verband met de agenda: Schepen L. Lybeer en de raadsleden H. Masselis, F. Verhenne, J. Coulembier en P. Demeyere zijn afwezig A. Overeenkomstig artikel 22 van het gemeentedecreet worden volgende punten met eenparigheid van stemmen aan de agenda toegevoegd: 54 Vraag van raadslid M. Lemaitre betreffende de petitie van de bewoners van het Pradopark. 55 Vraag van raadslid M. Lemaitre betreffende buslijn 2, halte begraafplaats Ambassadeur Baertlaan. 56 Vraag van raadslid B. Caron i.v.m. de campagne '1 ton lichter' en de foto's van schepen Bral op het promotiemateriaal. donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p1/229

2 57 Vraag van raadslid B. Caron i.v.m. doorgaand verkeer in het Woonerf Scheermolenerf in K- Aalbeke. 58 Vraag van raadsleden B. Caron en P. Avijn over de verderzetting van de Nachtopvang. 59 Vraag van raadslid M. Seynaeve betreffende de bevindingen in het activiteitenverslag 2011 van het handelsdistrict. 60 Vraag van raadslid B. Herrewyn betreffende geluidsnormen Sinksenfeesten. 61 Vraag van raadslid M. Seynaeve betreffende het aangekondigde woonplan in Kortrijk. B. De voorzitter doet volgende mededelingen: Volgende activiteiten staan gepland: - zondag 20 mei, om uur: herdenking Leieslag - maandag 21 mei, om uur: bureau fractieleiders - zondag 27 en maandag 28 mei: Sinksenfeesten. Er worden geen opmerkingen geformuleerd over de notulen van de zitting van maandag 02 april De notulen van de zitting van 02 april 2012 zijn derhalve goedgekeurd. Agenda: 1 Interne Controle: jaarlijkse rapportering: periode april maart Aktename. 2 Fractietoelage verslag. Aktename. 3 INTERREG IVB North West Europe PROUD: Samenwerkingscontract stad Kortrijk vzw Designregio Kortrijk. 4 Brownfieldconvenant Kortrijk Weide en Blekerij. Goedkeuren. 5 Overeenkomst met Waterwegen en Zeekanaal i.v.m. overdracht beheer wegenis langs de nieuwe Leie (deel 1). donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p2/229

3 Goedkeuren. 6 Onderhandse verkoop 170m² grond uit het openbaar domein Weggevoerdenlaan te Kortrijk aan de enige aanpalende eigenaar. Goedkeuren. 7 Onderhandse verkoop 2.512m² stadsgrond uit de Kortrijkse Groothandelsmarkt gelegen Vier Linden te Kortrijk-Heule. Goedkeuren. 8 Wijziging huurovereenkomst met betrekking tot de verhuring van stadsgebouwen aan de politiezone Kortrijk-Kuurne- Lendelede. Goedkeuren. 9 Groeningeheem. Gebruiksovereenkomst jeugdherberg. Verlenging. Goedkeuren. 10 Ingebruikgeving deel stallingen van de Pontforthoeve voor onbepaalde duur. Goedkeuren. 11 Sluiting café - verlenging. Goedkeuren. 12 Zuid-West-Vlaamse Sociale Huisvestingsmaatschappij. Mandaat bestuurder. 13 Intercommunale Leiedal. Verslag mandataris. Jaarverslag Aktename. 14 Intercommunale Leiedal. Algemene vergadering van 22 mei Aanduiden vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraad. 15 Intercommunale Leiedal. Algemene vergadering van 22 mei Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. 16 WIV. West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Kortrijk- Wevelgem. Verslag mandataris. Jaarverslag Aktename. 17 WIV. West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Kortrijk- Wevelgem. Algemene vergadering van 15 mei donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p3/229

4 Aanduiden vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraad. 18 WIV. West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Kortrijk- Wevelgem. Algemene vergadering van 15 mei Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. 19 Imog. Intergemeentelijke maatschappij voor openbare gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen. Verslag mandataris. Jaarverslag Aktename. 20 Imog. Intergemeentelijke maatschappij voor openbare gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen. Algemene vergadering van 15 mei Aanduiden vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraad. 21 Imog. Intergemeentelijke maatschappij voor openbare gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen. Algemene vergadering van 15 mei Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. 22 Intercommunale Gaselwest. Verslag mandataris. Jaarverslag Aktename. 23 Intercommunale Gaselwest. Algemene vergadering van 22 juni Goedkeuren agenda. Bepalen mandaat vertegenwoordiger. 24 Aanpassing rechtspositiebesluit ingevolge bijsturing evaluatiereglement (aanpassing 10). 25 Retributies ticketverkoop Uit in Kortrijk. Vaststellen. 26 Rooilijnplan verkaveling 1139 heu152 'Rijs'. Goedkeuren. 27 Samenwerkingsovereenkomst voor onderhoud Rozentuin gelegen binnen domein 't Hooghe te Kortrijk. Herbevestigen gemaakte afspraken. 28 Subsidiereglement voor afkoppeling van hemelwater van woningen bij rioleringswerken - dienstjaar Goedkeuren. 29 Uitbreiden van het openbaar verlichtingsnet in de Allartbosweg. donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p4/229

5 Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 30 Vervangen van diverse slechte armaturen op de Vlaschaard te Heule. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 31 Ondergronds brengen van de netten in de Hendrik Dewildestraat. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 32 Ondergronds brengen netten in de Vondelstraat te Aalbeke. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 33 Ondergronds brengen netten in de Preshoekstraat te Marke. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 34 Aanpassing aan de waterleiding in de Greenvillelaan. Aktename ontwerp en financieringswijze. 35 Ontdubbelen van het waterleidingsnet in de St.-Antoniusstraat. Aktename ontwerp en financieringswijze. 36 Uitbreiding waterbedelingsnet ten behoeve van de verkaveling in de Monica Devriesestraat. Aktename ontwerp en financieringswijze. 37 Onderhoudswerken aan asfaltbetonverhardingen in verschillende straten. Voorwaarden en wijze van gunnen. 38 Rioleringswerken langs de private verkaveling aan de Spoorbermstraat te Kortrijk. Voorwaarden en wijze van gunnen. 39 Algemene beleidsrapportering. Begrotings- en jaarrekening van de stad over Jaarverslag Vaststellen. 40 OCMW. Jaarrekening en jaarverslag Aktename. 41 Fuiven in Kortrijk. Raamovereenkomst met De Kreun vzw. Goedkeuren. 42 Fuiven in Kortrijk. Herziening huurcontract PC Bissegem. Goedkeuren. 43 KVK jeugdacademie: masterplan. donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p5/229

6 Goedkeuren. 44 Sporthal Lange Munte - aanpassingen zaal 1 in het kader van internationale topwedstrijden. Voorwaarden en wijze van gunnen. 45 Aankoop industriële schoonmaakmachine voor Depot 102. Voorwaarden en wijze van gunnen. 46 Opstarten van een nieuw IT-aankoopcontract : goedkeuren voorwaarden en samenwerkingsovereenkomst. 47 Leveren en implementeren van een op RFID gebaseerd balieautomatiseringssysteem voor de bibliotheken van Kortrijk, Kuurne en Wevelgem : goedkeuren aankondigingsbericht en wijze van gunnen. 48 Verder ontwikkeling e-decision: goedkeuren aankondigingsbericht en wijze van gunnen. 49 Upgraden van het bestaande softwarepakket Recreatex. Voorwaarden en wijze van gunnen. 50 Leveren en implementeren van software voor het beheer van basisgegevens van onroerend goed. Voorwaarden en wijze van gunnen. 51 I-Points: overeenkomst tot toeristisch hergebruik van vrijetijdsgegevens met Toerisme Vlaanderen en CultuurNet Vlaanderen. Goedkeuren. 52 Afsprakenkader tussen Stad Kortrijk, SVK De Poort en de Vlaamse Minister bevoegd voor Wonen. Goedkeuren. 53 Convenant Westkans - toegankelijkheidsadvisering. Voorwaarden, wijze van gunnen en gunning. 54 Vraag van raadslid M. Lemaitre betreffende de petitie van de bewoners van het Pradopark. 55 Vraag van raadslid M. Lemaitre betreffende buslijn 2, halte begraafplaats Ambassadeur Baertlaan. 56 Vraag van raadslid B. Caron i.v.m. de campagne '1 ton lichter' en de foto's van schepen Bral op het promotiemateriaal. donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p6/229

7 57 Vraag van raadslid B. Caron i.v.m. doorgaand verkeer in het Woonerf Scheermolenerf in K-Aalbeke. 58 Vraag van raadsleden B. Caron en P. Avijn over de verderzetting van de Nachtopvang. 59 Vraag van raadslid M. Seynaeve betreffende de bevindingen in het activiteitenverslag 2011 van het handelsdistrict. 60 Vraag van raadslid B. Herrewyn betreffende geluidsnormen Sinksenfeesten. 61 Vraag van raadslid M. Seynaeve betreffende het aangekondigde woonplan in Kortrijk. Mondelinge vraagstelling B1 Ambtshalve definitieve pensionering. Goedkeuren. B2 Verlenging proeftijd van één brandweerman en definitieve benoeming van drie brandweermannen (beroepsbrandweer). donderdag 24 mei :13 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p7/229

8 1 Interne Controle: jaarlijkse rapportering: periode april maart Aktename. Dossier: Aanwezig: Burgemeester-Voorzitter : S. De Clerck Schepenen : W. Maddens, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune, F. Santy, C. Depuydt Raadsleden : A. Sansen, M. Lemaitre, P. De Coene, P. Jolie, M.C. Vandenbulcke, R. Lesaffre, G. Vanhoutte, W. Depauw, P. Soens, M. Seynaeve, R. Deseyn, K. Byttebier, M. Vandenbussche, B. Caron, E. Van Damme, B. Herrewyn, I. Verschaete, S. You-Ala, J. Deweer, E. Flo, M. Heuvelmann, P. Avijn, A. Vanden Berghe, A.P. Mommerency, M. De Candt Stadssecretaris : G. Hillaert Beschrijving: 1. Algemeen kader en vertrekbasis voor het intern controlesysteem Vanuit de verplichting van het gemeentedecreet (artikel 99) werkt de stad Kortrijk aan de opbouw van een intern controlesysteem. Conform artikel 100 van het gemeentedecreet stelt de secretaris het intern controlesysteem vast, na overleg met het managementteam. Conform artikel 101 van het gemeentedecreet staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het intern controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad. Voor een uitgebreide omschrijving van het algemeen kader en de vertrekbasis van het intern controlesysteem bij de stad Kortrijk verwijzen we naar de toelichtende nota als bijlage. 2. Voortgangsrapportering interne controle (periode april maart 2012) De jaarlijkse rapportering van de interne controle bij de stad Kortrijk gebeurt aan de hand van interne verbetertrajecten. Deze interne verbetertrajecten worden gevoed door een risicomatrix waar alle organisatiebrede aanbevelingen van audits en alle andere verbeteracties zijn opgenomen. De terugkoppeling van de vooruitgangsrapportering van de verbeteracties die niet rechtstreeks door de interne verbetertrajecten kunnen worden opgenomen, gebeurt 2 keer/jaar door de respectievelijke directies aan de stadssecretaris als hoofd van de organisatie. Telkens wordt er nagegaan of het nuttig is om nieuwe zaken op te nemen Evaluatie en bijsturing van de risicomatrix door het managementteam Jaarlijks is er een evaluatie en een bijsturing van de risicomatrix door het Managementteam. In zitting van 15 juni 2011 nam het college van burgemeester en schepenen akte van navolgende aanvullingen/wijzigingen: donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p8/229

9 1. akkoord te gaan met de opstart van een intern traject m.b.t. de invoering van het nieuw organogram - trajectleider: Bart Verhaeghe 2. akkoord te gaan dat het traject administratieve vereenvoudiging, dat heel nauw verbonden is met de trajecten dienstverlening en procesmanagement, wordt meegenomen door de trajectleiders dienstverlening en procesmanagement 3. voor navolgende trajecten een politieke mentor aan te duiden: - de schepenen Alain Cnudde en Jean de Bethune aan te duiden als politieke mentor voor de 3 trajecten in het kader van de BBC-cyclus (de trajecten beleidscyclus, financiële cyclus en kenen stuurgetallen) - schepen Filiep Santy aan te duiden als politieke mentor voor de trajecten dienstverlening, procesmanagement en administratieve vereenvoudiging. - de schepenen Johan Coulembier (nu Lieven Lybeer), Jean de Bethune en Alain Cnudde aan te duiden als politieke mentor voor het traject nieuw organogram. 4. de opstart voor het traject kennismanagement te verschuiven naar De interne verbetertrajecten in de voorbije periode waren: A. Trajecten hoofdzakelijk in de plannningsfase: 1. Nieuw organogram 2. Beleidscyclus 3. Financiële cyclus 4. Ken- en stuurgetallen 5. Projectmanagement 6. E-decision 7. Samenwerkingsverbanden B. Trajecten hoofdzakelijk in de uitvoeringsfase: 8. Dienstverlening 9. Procesmanagement 10. Administratieve vereenvoudiging 11. Site Callens 12. Leiderschap C. Trajecten hoofdzakelijk in de evaluatie- en bijsturingsfase: 13. Evaluaties 14. Interne Communicatie D. Gepland 15. Kennisdeling 2.2. Overzicht van de vooruitgang van de interne verbetertrajecten donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p9/229

10 Hierbij verwijzen we naar 15 formele bijlagen Toetreding tot Audio - GR 04 juli 2011 De gemeenteraad van de stad Kortrijk besliste in zitting van 4 juli 2011 om toe te treden tot Audio. Audio is een vereniging die over heel wat ervaring beschikt voor het uitvoeren van professionele audits met het oog op het ontwikkelen van een systeem van interne controle gericht op lokale besturen, gemeenten en OCMW's. Door deze toetreding engageerde de stad Kortrijk zich ondermeer tot een lange termijn samenwerking met Audio, met jaarlijks de afname van enkele audits, af te stemmen in wederzijds overleg. Er werd ingestemd met het auditcharter voorgelegd door Audio en er werd een plaatselijk auditcomité opgericht Audit optimalisatie financiële procedures In de periode september/oktober 2011 werd een organisatiebrede audit rond de optimalisatie van de financiële procedures uitgevoerd Rapport van de audit optimalisatie van de financiële procedures. Het rapport m.b.t. deze audit werd voorgelegd aan het intern auditcomité in december In dit rapport werden een aantal interventies geformuleerd op het vlak van visie, cultuur en strategische actie, op procesniveau en op basis van quick-wins Uitvoering aanbevelingen audit optimalisatie van de financiële procedures In dit rapport worden twaalf interventies naar voren geschoven Interventies aangewezen op het vlak van visie, cultuur en strategische actie Tien van deze interventies kunnen rechtstreeks worden toegewezen aan de interne verbetertrajecten. Zij worden dan ook meegenomen door de trajectleiders van de betrokken verbetertrajecten. De belangrijkste trajecten zijn de drie trajecten i.v.m. de invoering van de BBC (de beleidscyclus, de financiële cyclus en ken- en stuurgetallen, projectmanagement en procesmanagement). De twee overblijvende interventies worden rechtstreeks opgenomen door de directie Financiën, waar nodig in overleg met andere directies. Concreet gaat het om volgende interventies: - transparantie en betrouwbare rapportering - de bedrijfscultuur van de directie Financiën Interventies op proces niveau en quick wins De beschrijving en de optimalisatie van de financiële procedures vormen hier een onderdeel van. donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p10/229

11 Opmaak actieplan door de directie Financiën. Door de directie Financiën werd volgend actieplan voorgelegd: - het opstellen van een voorstel voor een vernieuwd "reglement dagelijks bestuur" (maart '12) - organisatie van een voorlichting voor de diverse directies waarbij het takenpakket van elk personeelslid van de directie Financiën wordt toegelicht. - organisatie van interne opleidingen voor de medewerkers van de andere directies, waarbij per onderdeel (zowel NGB als BBC) de procedure van budgetopmaak, uitgavenprocedure, facturatieprocedure, belastingprocedure, invorderingsprocedure... wordt toegelicht met als focus het aandeel hierin van de diverse directies met de nadruk op de wettelijke voorschriften en beperkingen in de diverse stappen van voormelde procedures (mei '12) - de organisatie van een informatie-behoeftenonderzoek zowel op het niveau van de raad, het college, het MAT, de DIR en de diverse diensten (mei '12) - opmaak van een situatieschets mbt de huidige bedrijfscultuur van de directie financiën met specifieke beschrijving van eventuele pijnpunten - verkenning en onderzoek in andere centrumsteden: hoe worden de voormelde procedures uitgevoerd en welke bedrijfscultuur heerst er binnen de financiële directies (mei '12) - organisatie van één of meer denkdagen met de ganse directie financiën: aanpak van implementatie van best practices binnen de stad Kortrijk (juni '12) - een eerste evaluatie van de gevoerde acties (september '12) Aanbevelingen/acties opgenomen in de risicomatrix (periode april maart 2012) De aanbevelingen van de audit optimalisatie van de financiële procedures werd in de voorbije periode opgenomen in de risicomatrix. 2.6 Audits voorzien in Oorspronkelijke planning uit te voeren audits in 2012 Door de stadssecretaris werd, na overleg met het managementteam, voorgesteld om een aantal audits uit te voeren door Audio in Het college van burgemeester en schepenen stemde in zitting van 19 oktober 2011 in met volgende audits uit te voeren in 2012: 1. Een gemeenschappelijke audit met het OCMW i.v.m. subsidies: worden toegezegde subsidies effectief ontvangen en zorgt het bestuur ervoor dat de noodzakelijke voorwaarden gerealiseerd worden. 2. Een audit rond kennisdeling/nulmeting voor de opstart van het intern verbetertraject kennisdeling waarvan de opstart voorzien is in 2012 en/of een audit rond voorraadbeheer. De uitvoering van deze audits zijn enerzijds afhankelijk van de budgettaire ruimte (ongeveer euro) en anderzijds de haalbaarheid (tijdsmatig, inhoudelijk,...) bij de VZW Audio." donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p11/229

12 N.a.v. de gunning van de prijsvraag van de audit voorraadbeheer aan Audio besliste het college in zitting van 29 februari 2012 om "niet akkoord te gaan met de gunning van een audit rond voorraadbeheer aan Audio. Het college stelt de noodzaak van een interne audit m.b.t. het voorraadbeheer in vraag. De stad heeft weinig voorraden waardoor het voorwerp van de audit eerder een beperkte impact zal hebben. De kostprijs van de audit staat niet in relatie tot het rendement. Een opmaak van de inventaris van de voorraden volstaat. Deze audit werd dus afgelast Evaluatie van het intern controlesysteem door het managementteam op 19 maart 2012 N.a.v. de evaluatie van het intern controlesysteem op 19 maart 2012 door het managementteam van de stad Kortrijk, werden door de stadssecretaris, in overleg met het managementteam, volgende aanpassingen/wijzigingen voorgesteld aan de uit te voeren audits in 2012: a. Gemeenschappelijke audit met het OCMW i.v.m. subsidies Door de directie Personeel en Organisatie wordt er, in overleg met alle directies, een inventaris opgemaakt van alle inkomende personeelssubsidies die de stad Kortrijk ontvangt. Nadat deze inventaris volledig is, zullen de personeelssubsidies, na evaluatie en bijsturing van de diverse activiteitencentra die momenteel gebeuren in het kader van de BBC, aan de vernieuwde activiteitencentra gekoppeld worden. Door de stadssecretaris werd dan ook, in overleg met het managementteam voorgesteld om de audit rond de inkomende subsidies momenteel niet uit te voeren, maar uit te stellen totdat de oefening rond de personeelssubsidies en de koppeling aan de vernieuwde activiteitencentra, is voltooid (2013). b. Audit rond kennisdeling In het kader van de op til zijnde pensioneringsgolf is het nuttig om een audit rond kennisdeling op te starten. Deze audit kan gefaseerd verlopen: Fase 1: voortraject Vastlegging van een methodiek voor een organisatiebrede risico-analyse van de audit rond kennisdeling, zowel in de breedte als naar de diepte. - de diepte van de audit: welke elementen worden er in de audit meegenomen. Dit kan ondermeer zijn: kennisdeling van de nieuwe procedures, kennisborging (tot welk niveau)... - de breedte van de audit: kennis aanwezig in de stad t.o.v. kennis aanwezig in de periferie (intercommunales/politiezones...) Het opzet van fase 1 is om op basis van "goede praktijken" te verkrijgen via Audio, te komen tot een gestructureerde bevraging die kan worden uitgevoerd in fase 2. donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p12/229

13 Fase 2: De eigenlijke audit Fase 2 van de audit zal bekeken worden nadat het voortraject is afgerond. c. Audit rond de validatie van het intern controlesysteem bij de stad Kortrijk De jaarlijkse rapportering van de interne interne controle bij de stad Kortrijk gebeurt aan de hand van interne verbetertrajecten. Deze interne verbetertrajecten worden gevoed door een risicomatrix waar alle organisatiebrede aanbevelingen van audits en alle andere verbeteracties opgenomen zijn. Het opzet van deze audit is een evaluatie en een validatie van het intern controlesysteem aan een kwaliteitssysteem Beslissing cbs dd. 28 maart 2012 en 4 april 2012 Het college besliste in zitting van 28 maart/4 april 2012 om in te stemmen met de voorstellen vermeld onder punt De prijsvraag is momenteel lopende. 2.8 Formeel advies van het MT m.b.t. de interne controle Het managementteam formuleerde op 23 april 2012 formeel advies. Bijlage beleidscyclus Administratieve vereenvoudiging Dienstverlening e decision Evaluaties Financiele cyclus Ken- en stuurgetallen Kennisdeling Leidinggeven Procesmanagement Projectmanagement Nieuw organogram Samenwerkingsverbanden Interne Communicatie Site Callens Formeel advies managementteam dd. 23 april 2012 Type Raadslid A. Vanden Berghe verwijst naar het verslag van de bevoegde raadscommissie. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen beslist de raad, met eenparigheid van stemmen donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p13/229

14 conform artikel 101 van het gemeentedecreet, akte te nemen van de jaarlijkse rapportering van de organisatie en de werking van het intern controlesysteem bij de stad Kortrijk (periode april maart 2012). 2 Fractietoelage verslag. Aktename. Dossier: Aanwezig: Burgemeester-Voorzitter : S. De Clerck Schepenen : W. Maddens, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune, F. Santy, C. Depuydt Raadsleden : A. Sansen, M. Lemaitre, P. De Coene, P. Jolie, M.C. Vandenbulcke, R. Lesaffre, G. Vanhoutte, W. Depauw, P. Soens, M. Seynaeve, R. Deseyn, K. Byttebier, M. Vandenbussche, B. Caron, E. Van Damme, B. Herrewyn, I. Verschaete, P. Demeyere, S. You-Ala, J. Deweer, E. Flo, M. Heuvelmann, P. Avijn, A. Vanden Berghe, A.P. Mommerency, M. De Candt Stadssecretaris : G. Hillaert Beschrijving: Artikel 44 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale ambtenaar bepaalt dat ter ondersteuning van gemeenteraadsfracties jaarlijks aan elke fractie, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, een toelage ten laste van het gemeentebudget kan worden toegekend. Voor het dienstjaar 2011 werden conform het huishoudelijk reglement volgende fractietoelagen uitbetaald: - CD&V-NVA: Open Vld: Sp.a- Vlaams Progressieven-Groen!: Vlaams Belang: 918 Datzelfde artikel 44 bepaalt dat de fractie de ontvangen toelage enkel kan gebruiken voor de ondersteuning van de eigen fractiewerking en voor de werking van de raden waar ze deel van uitmaakt. De fractie dient op het einde van het werkjaar in een nota met bewijsstukken toe te lichten hoe ze de ontvangen middelen heeft gebruikt. Dat verslag is openbaar en moet voorgelegd worden aan de raad. Deze bepalingen zijn ook opgenomen in artikel 50 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. Van de vier fracties mochten we een kostennota ontvangen met bijhorende bewijsstukken voor het dienstjaar Deze documenten werden door de stadssecretaris nagezien. Inzake deze controle bevestigde het Agentschap voor Binnenlands Bestuur dat een efficiënte en afdoende controle op de besteding van de toelagen in eerste instantie dient gericht te zijn op het opsporen van manifest oneigenlijk gebruik van de toelagen. Een beoordeling daarentegen van de opportuniteit van donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p14/229

15 bepaalde uitgaven lijkt niet tot de doelstelling van deze controle te behoren omdat dit zou kunnen leiden tot willekeur. De bevindingen van de stadssecretaris werden opgenomen in het verslag van 23 april In dat verslag komt de stadssecretaris tot de conclusie dat er geen manifest oneigenlijk gebruik is van de fractietoelage. Voor wat betreft Open Vld ligt het toegekende bedrag hoger dan het verantwoorde bedrag. De fractieleider verklaarde het niet-verantwoorde bedrag, zijnde 378,39, terug te storten aan de stadskas. De betreffende kostenstaten en verslagen worden hierbij voorgelegd aan de gemeenteraad. Bijlage Type CD&V kostennota fractietoelage 2011 Sp.a Groen! kostennota fractietoelage 2011 Vlaams Belang kostennota fractietoelage 2011 Open Vld onkostenstaat fractietoelage 2011 Verslag van de stadssecretaris inzake de fractietoelage Precedente beslissing: Toelage aan de politieke fracties van de gemeenteraad. Dienstjaar CBS in zitting van 25/04/2012 Raadslid A. Vanden Berghe verwijst naar het verslag van de bevoegde raadscommissie. De raad gaat over tot de stemming waarvan de uitslag luidt als volgt 29 ja stemmen: S. De Clerck, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune, C. Depuydt, F. Santy, A. Sansen, P. Jolie, G. Vanhoutte, P. Soens, R. Deseyn, M. Vandenbussche, A.P. Mommerency, M. De Candt, W. Maddens, M.C. Vandenbulcke, K. Byttebier, E. Van Damme, A. Vanden Berghe, M. Lemaitre, P. De Coene, R. Lesaffre, B. Caron, B. Herrewyn, P. Demeyere, S. You-Ala, P. Avijn, E. Flo 5 onthoudingen: W. Depauw, M. Seynaeve, I. Verschaete, J. Deweer, M. Heuvelmann Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen beslist de raad akte te nemen van de kostenstaten ingediend door de fracties en het verslag van de stadssecretaris betreffende de aanwending van de fractietoelagen van het dienstjaar 2011 van volgende fracties: - CD&V - NVA - Open Vld - Sp.a-Groen! donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p15/229

16 - Vlaams Belang. 3 INTERREG IVB North West Europe PROUD: Samenwerkingscontract stad Kortrijk vzw Designregio Kortrijk. Dossier: Aanwezig: Burgemeester-Voorzitter : S. De Clerck Schepenen : L. Lybeer, W. Maddens, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune, F. Santy, C. Depuydt Raadsleden : A. Sansen, M. Lemaitre, P. De Coene, P. Jolie, M.C. Vandenbulcke, R. Lesaffre, F. Verhenne, G. Vanhoutte,, W. Depauw, P. Soens, M. Seynaeve, R. Deseyn, K. Byttebier, M. Vandenbussche, B. Caron, E. Van Damme, B. Herrewyn, I. Verschaete, P. Demeyere, S. You-Ala, J. Deweer, E. Flo, M. Heuvelmann, P. Avijn, A. Vanden Berghe, A.P. Mommerency, M. De Candt Stadssecretaris : G. Hillaert Beschrijving: In zitting van 21 december agendapunt 36 heeft het college principieel de deelname aan het Interreg IVB North West Europe project PROUD goedgekeurd. Voor het Europes project PROUD is de vzw Designregio Kortrijk aangezocht als partner. De stad Kortrijk, als partner van de vzw Designregio Kortrijk, is gevraagd om voor een aantal projectonderdelen als subpartner deel te nemen aan het project. Voor de uitwerking van het project wordt een partnerschap aangegaan met de vzw Designregio Kortrijk. De overeenkomst wordt nu ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. De overeenkomst bevat de juridische omkadering, het algemeen doel, de transnationale en lokale activiteiten en de modaliteiten: 1. Het project heeft als doel om design als drijvende kracht in te zetten voor innovatie, economische groei en duurzame ontwikkeling en dit via sector overschrijdende samenwerkingwerkingsverbanden. PROUD wil de innovatieve designcentra op de kaart plaatsen in Europa en hierin krijgt Kortrijk een centrale plaats toegewezen. De Budafabriek wordt een unieke locatie waar creatieveling, studenten, kunstenaars, designers, bedrijven en publieke overheid elkaar ontmoeten en door kruisbestuiving creatie en innovatie op een hoger niveau tillen. Innovatie is belangrijk voor ons economisch weefsel in de regio. Daarom is het voorzien van een laagdrempelige, permanente uitvalsbasis cruciaal om meer bedrijven, studenten,... te stimuleren om samen te werken en te zoeken naar innovatieve oplossingen. Door het PROUD project wordt de vzw Designregio Kortrijk verplicht om samen te werken met diverse partners in West-Vlaanderen om het project kwaliteitsvol uit te werken en te voldoen aan alle actiepunten. Een intensieve samenwerking wordt voorzien tussen de vzw Designregio Kortrijk, stad Kortrijk, diverse scholen waaronder Howest, PTI, donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p16/229

17 Buda Kunstencentrum, Autonoom gemeentebedrijf Buda (AGB Buda), Voka West- Vlaanderen, talrijke West-Vlaamse bedrijven, Stichting Interieur maar ook niet te vergeten de eindgebruiker, het grote publiek (co-design). Het project omvat twee werkpaketten. Werkpakket 1 is gericht op de bewustwording en het verspreiden van design-denken binnen de bedrijven en de overheid, door middel van het uitvoeren van co-design projecten gericht op maatschappelijke uitdagingen. De stad wordt aangesproken om de publieke ruimte van de Budafabriek tot aan de Broeltorens via co-design een nieuwe facelift te geven. Het plan dat uitgewerkt wordt zal de ruimte toegankelijker en veiliger maken. Werkpakket 2 is gericht op de organisatie van de design sector die momenteel te veel verspreid is en te vaak gericht is op kleine ondernemingen met geringe faciliteiten, kennis en vaardigheden. De vzw Designregio Kortrijk wil een Designstudio ontwikkelen in de Budafabriek. De medewerking van de stad wordt gevraagd voor de realisatie van de investeringen in de Budafabriek en voor de organisatie van workshops, masterclasses en een reizende materialententoonstelling. 2. Het Europese project loopt van 1 april 2010 tot 31 augustus De vzw Designregio Kortrijk is partner in het project. De hoofdpartner is Design Coöperatie Brainport (Eindhoven - NL). De andere transnationale partners zijn de gemeente Eindhoven (NL), Material Matter (NL), Design Zentrum Nordrhein Westfalen (Essen - D), APCI (Parijs - FR), Culminatum Innovation Oy (Helsinki - Finland), Lancaster University (UK), The Storey Creatie Industry Centre Limited (Lancaster - UK) en Luxinnovation GIE (Luxemburg). 3. Het totaal budget bedraagt voor 9 partners en er is 50% ERDF financiering. Het aandeel van de vzw Designregio Kortrijk bedraagt ,51 en de te verwachten Europese subsidiëring bedraagt ,76. De totale bijdrage van de stad Kortrijk bedraagt maximum waarvan van de Europese subsidie via de vzw Designregio Kortrijk terugvloeit naar de stad Kortrijk. Conform de artikels van het gemeentedecreet behoort het tot de bevoegdheid van de gemeenteraad om deze overeenkomst goed te keuren. Budget: De totale bijdrage van de stad Kortrijk bedraagt maximum waarvan van de Europese subsidie via de vzw Designregio Kortrijk terugvloeit naar de stad Kortrijk. De investeringen en uitrustingswerken aan de Budafabriek, samen worden gedragen door de stad Kortrijk via een investeringstoelage aan de vzw Designregio Kortrijk. Op artikel 930/ van de buitengewone begroting 2011 (2e begrotingswijziging) is voorzien. Op artikel 930/ van de buitengewone begroting 2012 is voorzien. De nog te voorziene investering op de buitengewone begroting 2013 bedraagt Voor de inhoudelijke werking wordt maximum voorzien. Voor 2012 is op de gewone uitgaven voorzien gespreid over verschillende begrotingsartikels (93040/121-01: 3.000, 93040/122-01: 8.000, 93040/123-16: 1.000, 93040/124-06: ). De nog niet voorziene donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p17/229

18 kosten gewone uitgaven bedragen voor 2013 en 2014 samen Op al deze kosten wordt 50% subsidiebijdrage van Europa verkregen. Advies van Financiën Bijlage Subsidy Contract Visual Planning PROUD Summary Partnership Agreement Type Gunstig Type Precedente beslissing: INTERREG IVB North West Europe: deelname Europees project PROUD - Goedkeuren CBS in zitting van 21/12/2011 Raadslid A. Vanden Berghe verwijst naar het verslag van de bevoegde raadscommissie. De raad gaat over tot de stemming waarvan de uitslag luidt als volgt 31 ja stemmen: S. De Clerck, L. Lybeer, S. Bral, G. Leleu, A. Cnudde, J. de Béthune, C. Depuydt, F. Santy, A. Sansen, P. Jolie, F. Verhenne, G. Vanhoutte, P. Soens, R. Deseyn, M. Vandenbussche, A.P. Mommerency, M. De Candt, W. Maddens, M.C. Vandenbulcke, K. Byttebier, E. Van Damme, A. Vanden Berghe, M. Lemaitre, P. De Coene, R. Lesaffre, B. Caron, B. Herrewyn, P. Demeyere, S. You-Ala, P. Avijn, E. Flo 5 nee stemmen: W. Depauw, M. Seynaeve, I. Verschaete, J. Deweer, M. Heuvelmann Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen beslist de raad de overeenkomst tussen de stad Kortrijk en de vzw Designregio omtrent de samenwerking aan het Interreg IVB North West Europe project PROUD goed te keuren, waarvan het beschikkend gedeelte luidt als volgt: " 1. Onderwerp van de overeenkomst 1. Het onderwerp van deze overeenkomst is de organisatie van een partnership om de Kortrijkse activiteiten van het specifieke INTERREG IVB North West Europe programma van het People, Rechearchers and Organisations Using Design for co-creation and innovation - PROUD, project n 242H mee te verwezenlijken. De bijlagen van de goedgekeurde aanvraag - met inbegrip van alle bepalingen waarop ze gebaseerd zijn en waarnaar ze verwijzen - worden beschouwd als een integraal deel van deze overeenkomst. 2. Het algemeen doel van het project is om design als drijvende kracht in te zetten voor innovatie, economische groei en duurzame ontwikkeling en dit via sector donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p18/229

19 overschrijdende samenwerkingsverbanden. Publieke overheden, industrie en ontwerpers gebruiken een nieuwe methodologie, gefocust op co-design. De publieke overheden en het bedrijfsleven moeten denken vanuit design om complexe maatschappelijke vraagstukken op een waardevolle en duurzame manier op te lossen. Het thema co-design is een proces waarin de ontwerpers nieuwe contexten creëren om consumenten en eindgebruikers te betrekken bij de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten. 3. De vzw Designregio Kortrijk is partner in het project. De hoofdpartner is Design Coöperatie Brainport (Eindhoven - NL). De andere transnationale partners zijn de gemeente Eindhoven, Matrial Matters (NL), Design Zentrum Nordrhein Westfalen (Essen - D), APCI ( Parijs - FR), Culminatum Innovation Oy (Helsinki - Finland), Lancaster University (UK), The Storey Creatie Industry Centre Limited (Lancaster - UK), Luxinnovation GIE (Luxemburg). 4. Het opvolgen van de activiteiten en contacten wordt vanuit de vzw Designregio Kortrijk gecoördineerd. De vzw Designregio Kortrijk staat in voor de financiële, administratieve en inhoudelijke opvolging van het project. In overleg met de lead partner wordt een zesmaandelijks activiteiten- en financieel rapport opgemaakt, worden partnermeetings en events bijgewoond en activiteiten georganiseerd. Het totaal budget bedraagt voor 9 partners en er is 50% ERDF financiering. Het aandeel van de vzw Designregio Kortrijk bedraagt ,55 en de te verwachten Europese subsidie bedraagt ,28 of 50%. De activiteiten worden georganiseerd in 2 werkpakketten: 1. WERKPAKKET 1 is gericht op de bewustwording en de verspreiding van het design denken binnen de overheid en bedrijven, door middel van het uitvoeren van co-design projecten gericht op maatschappelijke uitdagingen. Alle acties die ondernomen worden, worden transnationaal verspreid om nieuwe internationale cross sectorale relaties in North West Europe en daarbuiten te ontwikkelen. 1. Actie 1: Praktijkervaringen uitwisselen tussen Design Managers : Iedere partner, voor Kortrijk is dat de vzw Designregio Kortrijk, stelt een Design Manager aan die een cruciale rol speelt in de verdere actiepunten binnen het project. De Design Manager doet de startup en de dagelijkse opvolging van het project en stelt een team van experts aan die transnationaal en via co-design werken. De Design Managers werken eveneens transnationaal en overleggen veelal via videoconferencing. 2. Actie 2: Stimuleren, bewustmaken : promotie en ervaringsuitwisseling m.b.t. design en co-design : Elke partner organiseert workshops en evenementen om het belang aan te tonen en de integratie te bevorderen van design en co-design in de publieke sector, bedrijven,... Er wordt intens samengewerkt met het onderwijs en het voorstel is om dit te laten doorgaan in de Budafabriek. 3. Actie 3: Via co-design werken aan "maatschappelijke uitdagingen" : Elke partner werkt "maatschappelijke uitdagingen" uit waarbij een donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p19/229

20 publieke ruimte via co-design een nieuwe facelift krijgt onder impuls van de Design Managers. Voor Kortrijk is de site van de Budafabriek tot aan de Broeltorens voorgesteld waarbij een plan wordt uitgewerkt die deze publieke ruimte toegankelijk en veiliger maakt. Voor de uitwerking van het plan wordt het co-design proces gehanteerd door een internationaal designteam. 4. Actie 4: de PROUD- duurzame resultaten en hun territoriale impact: De resultaten van het PROUD project zullen gebundeld worden in een dossier en format waarin het principe van co-design wordt uitgelegd, een toolkit co-design wordt samengesteld en er wordt aangetoond hoe innovatieve design hubs gemakkelijk kunnen geïmplementeerd worden in andere steden. Binnen deze actie wordt ook een openingsevenement en een slotevenement georganiseerd. 2. WERKPAKKET 2 is gericht op het organiseren van de design sector die nog steeds te veel verspreid is en te vaak gericht is op micro-ondernemingen met geringe faciliteiten, hulpmiddelen, vaardigheden en kennis. Om dit te verbeteren zullen innovatieve toepassingen worden ontwikkeld gestuurd door design innovatieve hubs. Ook kennis en tools over materialen, innovatieveen zakelijke mogelijkheden zullen via masterclasses en workshops binnen het netwerk verspreid worden. 1. Actie 5: Design Innovatie Hubs: De vzw Designregio Kortrijk ontwikkelt een Designstudio in de Budafabriek. De Designstudio wordt een permanente en laagdrempelige ontmoetingsplaats waar design en innovatieve bedrijven, de creatievelingen, kunstenaars en jongeren inspireren. Er zal effectief kunnen gewerkt worden met prototypes en met nieuwe materialen. Het wordt ook een locatie waar tentoonstellingen met een design- en innovatieve link kunnen doorgaan. De Designstudio zal een conference - en multimedia room, een fablab en een kantoorruimte voor design- en creatieve organisaties bevatten. 2. Actie 6: tentoonstelling omtrent innovatieve en interactieve materialen : "Moving Materials" : Door Material Sense uit Eindhoven worden drie reizende tentoonstellingen georganiseerd met nieuwe materialen. Dit moet resulteren in een open source materialennetwerk en -database. Aansluitend worden workshops georganiseerd met bedrijven en studenten die de materialen leren kennen, uittesten en er nieuwe toepassingen voor zoeken. 3. Actie 7: Design-ondernemerschap en -innovatie master classes: Master classes over co-design worden lokaal georganiseerd in iedere partnerstad. In deze master classes zal de publieke overheid centraal staan om meer co-design te implementeren bij hun beleidsbepalingen. 5. De stad Kortrijk, partner van de vzw Designregio Kortrijk is gevraagd om aan een aantal activiteiten binnen de twee werkpaketten als subpartner deel te nemen. Er zal eveneens samengewerkt worden voor het opstellen van de vorderingsrapporten, het eindrapport, evaluaties en aanbevelingen. Het budget donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p20/229

21 van het Kortrijks onderdeel in het Europees project bedraagt ,55. In dit budget zijn investeringen en uitrustingsgoederen opgenomen. De activiteiten en voorstellen betreffen investeringen in de uitrusting van de Budafabriek en in het ontwerp van het openbaar domein, omgeving Budafabriek. Aangezien de stad Kortrijk erfpachter is van de Budafabriek worden de investeringen en uitrustingswerken, samen gedragen door de stad Kortrijk via een investeringstoelage aan de vzw Designregio Kortrijk (zie nota CBS goedgekeurd in zitting van ). Voor de inhoudelijke werking zoals de medewerking aan workshops, masterclasses, tentoonstellingen en opvolging van het project draagt de stad Kortrijk slechts bij voor een maximum van De totale bijdrage van de stad Kortrijk bedraagt maximum waarvan van de Europese subsidie via de vzw Designregio Kortrijk terugvloeit naar de stad Kortrijk. De activiteiten waaraan de stad Kortrijk participeert zijn: 1. Binnen het WERKPAKKET 1 - actie 2 wordt de medewerking van de stad Kortrijk gevraagd bij de organisatie van workshops en evenementen. Onder actie 3 wordt de stad aangesproken om te participeren in de "maatschappelijke uitdagingen". Een publieke ruimte zal via co-design een nieuwe facelift krijgen onder impuls van de Design Managers. Voor Kortrijk is de site van de Budafabriek tot aan de Boeltorens voorgesteld. Voor de uitwerking van het plan wordt co-design toegepast en moet de publieke ruimte uiteindelijk toegankelijk en veiliger worden. 2. Binnen het WERKPAKKET 2 - actie 5 ontwikkelt de vzw Designregio Kortrijk een Designstudio in de Budafabriek. Voor de realisatie van de conferenceroom (ruimte voor conferenties, workshops en tentoonstellingen uitgerust met innovatieve en flexibel meubilair/modules), multimedia room voor video conferenties en de fablab (werkatelier uitgerust met rapid prototyping machines) in de Budafabriek wordt de medewerking van de stad Kortrijk gevraagd. Onder actie 6 en 7 wordt aan de stad Kortrijk gevraagd om mee te helpen bij de organisatie van masterclasses en de reizende materialententoonstellingen. 2. Duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst zal in werking treden met terugwerkende kracht tot 1 april 2010 en in overeenstemming met het Subsidy Contract 4B NWE (zie als bijlage). 2. Het project loopt van 1 april 2010 tot 31 augustus 2014 in overeenstemming met de tijdstabellen, kostenberekening, activiteiten en doelstellingen van de goedgekeurde aanvraag. 3. Het huidige contract zal beëindigd worden op de datum van de laatste betaling voor het project aan iedere partner. 3. Verplichtingen donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p21/229

22 1. Beide partners verbinden zich ertoe om gedurende de volledige projectperiode de bepalingen van de projectaanvraag en het goedgekeurde projectbudget te volgen en om alle inspanningen te leveren om de implementatie van het project zoals beschreven in 1 te benaarstigen. 2. De vzw Designregio Kortrijk is de eindverantwoordelijke voor alle communicatie met de hoofdpartner Design Coöperatie Brainport en verplicht zichzelf om alle informatie van het INTERREG IVB NWE Programme en Design Coöperatie Brainport mee te delen aan de Stad Kortrijk: 1. De vzw Designregio Kortrijk zal de zesmaandelijkse activiteiten- en financiële rapporten overmaken aan de hoofdpartner Design Coöperatie Brainport, die de officiële rapporten zal overmaken aan de 'Joint Technical Secretariat' van het INTERREG IVB NWE Programme. 2. De vzw Designregio informeert de stad Kortrijk omtrent de timing, uitwerking en uitvoering van de verschillende acties van het Europese project. 3. De vzw Designregio Kortrijk zal de acties, waarin de stad Kortrijk participeert en waarvoor een investeringstoelage wordt betaald, in overleg met de stad Kortrijk uitvoeren. 4. De vzw Designregio Kortrijk zal aan de stad Kortrijk het ontwerp, de ramingen en offertes, bestekken en gunningen van de investeringen en uitrustingswerken ter goedkeuring voorleggen. Alle wijzigingen en plannen dienen tevens ter inzage gesteld te worden aan de eigenaar van de Budafabriek. 5. De vzw Designregio Kortrijk bezorgt de stad Kortrijk gedurende het project een kopie van de vergaderverslagen. De stad Kortrijk mag een vertegenwoordiger aanduiden die de vergaderingen bijwoont. 6. De vzw Designregio Kortrijk zal na de aanvraag door de Stad Kortrijk voor de uitbetaling van een schijf van de Europese subsidie en mits het voorleggen van een kostenstaat en bewijsstukken waarbij de concrete besteding van de werkingskosten wordt aangetoond, binnen de 30 dagen het bedrag overschrijven naar de Stad Kortrijk. 7. De vzw Designregio Kortrijk zal instaan voor de algemene boekhouding van het Kortrijks deel van het project. 8. De vzw Designregio Kortrijk zal werken volgens de Europese, nationale en Vlaamse regelgeving. 3. De Stad Kortrijk zal de volgende plichten en verplichtingen aanvaarden : 1. Het aanstellen van een contact coördinator voor het deel van het project waar het verantwoordelijk voor is en deze persoon de toelating geven, zoveel als wettelijk mogelijk de Stad Kortrijk te vertegenwoordigen in de project. 2. Zijn deel van de operatie realiseren waarvoor het verantwoordelijk is en volgens een timing, die overeenstemt met de beschrijving van de verschillende onderdelen in het aanvraagdossier, dat goedgekeurd werd door het the INTERREG IVB NWE Programme. 3. De vzw Designregio Kortrijk helpen bij het opstellen van de vorderingsrapporten en het eindrapport door de vereiste gegevens 20 dagen donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p22/229

23 voor het indienen van het rapport door de vzw Designregio Kortrijk aan de Lead Partner, aan de vzw Designregio Kortrijk te bezorgen en dit in overeenstemming met het goedgekeurde tijdschema. 4. Het opstellen en overhandigen aan de vzw Designregio Kortrijk van alle noodzakelijke informatie voor de betalingsaanvragen en de financiële rapporten. 5. Een kostenstaat en bewijsstukken voorleggen waarbij de concrete besteding van de gevraagde schijf van de Europese subsidie in functie van de investeringstoelage en werkingskosten wordt aangetoond. 6. Zich schikken naar de Europese, nationale en Vlaamse regelgeving. 4. Budgettair en financieel management, boekhoudkundige principes 1. De Stad Kortrijk is niet verantwoordelijk, indien de vzw Designregio Kortrijk en de andere lokale partners niet tijdig haar rapport indienen en hierdoor het risico loopt om subsidiëring mis te lopen. 2. Beide partners garanderen de correctheid van de financiële rapporten en documenten, die door hen geleverd worden. Als eindverantwoordelijke is de vzw Designregio Kortrijk gemachtigd om bijkomende informatie, documentatie en bewijsstukken te vragen aan de Stad Kortrijk om correcte rapporten voor de hoofdpartner te kunnen opstellen. 3. De vzw Designregio Kortrijk zal wel alle informatie over de beslissing van de Directeur Europe et Contract de Projects, handelend in naam van de leidende autoriteit van het INTERREG IVB NWE Programma overmaken aan de Stad Kortrijk en de belangen van de Stad Kortrijk verdedigen bij de hoofdpartner en via de hoofdpartner Design Coöperatie Brainport bij de Directeur Europe et Contract de Projects, handelend in naam van de leidende autoriteitvvan het INTERREG IVB NWE Programma. 4. De Stad Kortrijk en de vzw Designregio Kortrijk verbinden zich ertoe om elkaar tijdig en op voorhand op de hoogte te houden van wijzigingen in het budget. 5. De terugbetaling van de door de vzw Designregio Kortrijk gebeurt in schijven volgens de uitbetaling van de Europese subsidie. Het terug te betalen aandeel bedraagt 50% van de door de stad Kortrijk reeds betaalde investeringstoelage (investeringen en uitrustingswerken) en van de reeds betaalde werkingskosten. Met de vraag voor een uitbetaling moet de stad Kortrijk een kostenstaat en bewijsstukken voorleggen waarbij de concrete besteding van de werkingskosten wordt aangetoond. 6. De Stad Kortrijk zal meehelpen aan de audit, uitgevoerd door de verantwoordelijk audit-instellingen of de door hen aangestelde personen, door hen de gevraagde informatie te verschaffen en toegang te geven tot gegevens in overeenstemming met het Europees Commissiereglement. 7. In openbare verklaringen (rapporten, publicaties, enz.) verplichten de Stad Kortrijk en de vzw Designregio Kortrijk zichzelf om de logo's van de partners en het INTERREG IVB NWE programme te plaatsen. donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p23/229

24 5. Verandering van werkplan en herverdeling van het budget 1. Ieder verzoek tot verandering van het werkplan en aanpassing van het budget in vergelijking met het originele aanvraagdossier zal schriftelijk meegedeeld worden aan de stad Kortrijk. Indien deze wijzigingen niet intern in het Kortrijks project kunnen opgevangen worden, maar het globale Kortrijks project wijzigen, dan zullen deze veranderingen door de vzw Designregio Kortrijk meegedeeld worden aan de hoofdpartner en behandeld worden op het Steering Committee van het project. De implementatie van dergelijke belangrijke wijzigingen kan slechts aanvatten na goedkeuring door het Steering Committee. 2. Vooraleer de vzw Designregio Kortrijk een verzoek indient bij de hoofdpartner tot aanpassing van de totale kostprijs of tot de herverdeling van de totale kosten van de ene budgetlijn naar de andere, zullen de vzw Designregio Kortrijk en de Stad Kortrijk overleg met elkaar plegen en zal de vzw Designregio Kortrijk aan de Stad Kortrijk de goedkeuring vragen. 3. Indien de wijzigingen betrekking hebben op de uitvoering van acties die via de Investeringstoelage worden gefinancierd door de stad Kortrijk dan kan de stad Kortrijk beslissen om het bedrag van de investeringstoelage te wijzigen. 6. Documentatie 1. De vzw Designregio Kortrijk en de stad Kortrijk zijn verplicht alle bestanden, documenten en gegevens over het project bij te houden tot 31 december Dit doet geen afbreuk aan andere, mogelijks langere wettelijk voorgeschreven perioden voor het behoud van documenten. De afwezigheid van dergelijke documentatie houdt het risico in dat de kosten niet in aanmerking komen voor subsidiëring. 7. Het niet nakomen van verplichtingen of vertraging. 1. Beide partners verplichten zich ertoe om elkaar onmiddellijk op de hoogte te stellen en alle details mee te delen, wanneer zich gebeurtenissen voordoen, die de realisatie van het project zouden kunnen in gevaar brengen. 2. Gelet op de aansprakelijkheid van de vzw Designregio Kortrijk als eindverantwoordelijke voor het lokale Kortrijks project tegenover de hoofdpartner Design Coöperatie Brainport en de andere partners zal de Stad Kortrijk alle inspanningen doen om de vzw Designregio Kortrijk te helpen bij het oplossen van de problemen..8 Betwistingen tussen partners 1. De stad Kortrijk neemt kennis van de bepalingen, die voorzien zijn in het Subsidy Contract 4B NWE (zie als bijlage) en Partnership Agreement (zie als bijlage) tussen de vzw Designregio Kortrijk en de hoofdpartner Design Coöperatie Brainport en van toepassing zullen zijn bij betwistingen met transnationale partners. donderdag 24 mei :14 - Doorlopend verslag 14/05/2012 p24/229