Beleidsplan opleiden en oefenen Calamiteitenorganisatie

Transcriptie

1 Beleidsplan opleiden en oefenen Calamiteitenorganisatie

2 Beleidsplan opleiden en oefenen Calamiteitenorganisatie Organisatie Auteur Functie Waterschap Reest en Wieden P. Roozenbeek Coördinator Calamiteitenzorg Contact Versie 5.1 Definitief Datum - 2 -

3 - 3 -

4 Samenvatting 2.1. Inleiding Omdat rampen en crises van alle dag zijn moeten organisaties voorbereid zijn om goed samenwerkend invulling te geven aan hun verantwoordelijkheid. Door middel van oefenen kan het waterschap zich goed voorbereiden op crisissituaties. Het waterschap Reest en Wieden heeft ervoor gekozen om een integraal calamiteitenzorgsysteem te implementeren binnen het waterschap. Dit opleidings- en oefenbeleidsplan (O & O plan) maakt onderdeel uit van het calamiteitenzorgsysteem (Opleiding & Oefenprogramma). Het voorliggende O & O plan is een vierjarenplan waarin de oefenvoornemens en de te volgen opleidingen voor staan aangegeven. Het O & O plan wordt bestuurlijk vastgesteld en is daarmee richting gevend en kaderstellend voor de invulling van de jaarlijkse oefenplannen van ons waterschap. De Waterwet draagt de beheerder op om zorg te dragen voor het houden van oefeningen in doeltreffend optreden bij gevaar (artikel 5.29, lid 1). Met dit beleidsplan streeft het waterschap ernaar om binnen vier jaar na vaststelling van dit oefenbeleid een goede partner te zijn en te blijven onder multidisciplinaire omstandigheden in de rampenbestrijding. Dat wil zeggen dat na vier jaar de leden van de calamiteitenorganisatie kennis hebben van de taken en verantwoordelijkheden van de eigen organisatie en van de andere organisaties in de rampenbestrijding, werken volgens het calamiteiten zorg systeem en de bijbehorende vaardigheden vertonen Oefencyclus voor de komende vier jaren Een oefencyclus bestaat uit het voorbereiden, uitvoeren, evalueren van de oefeningen en aanpassen van de plannen (opleidings- en oefenbeleidsplan en oefenjaarplan). De voorbereiding bestaat uit het opstellen van een beleidsplan en elk jaar wordt op basis van het beleidsplan een oefenjaarplan opgesteld. In het oefenjaarplan worden de oefeningen geëvalueerd en voor het komende jaar concreter gemaakt en gepland. Wat willen we bereiken met de oefeningen, met andere woorden welke doelen stellen we. Op welke wijze willen we dat bereiken, methodiek en vorm van de te houden oefeningen. De opleidingen en oefeningen worden de komende jaren niet alleen op de teams, maar vooral ook op het functioneren van de sleutelfunctionarissen gericht. De oefeningen zullen zowel monodisciplinair als multidisciplinair gehouden worden. Aansluiting met de verschillende netwerkpartners is erg belangrijk. Wanneer uit de evaluaties blijkt, dat aan bepaalde kennis of competenties extra aandacht moet worden besteed, dan kunnen extra oefeningen hiervoor plaatsvinden of een specifieke opleiding voor worden gevolgd. Door het oefenen kan individueel of per groep een behoefte ontstaan in de te volgen opleidingen. Elk jaar zal daarom de opleidingsbehoefte worden geïnventariseerd Werkwijze Het bestuur van het waterschap stelt het opleidings- en oefenbeleidsplan vast en heeft daardoor zicht op de geoefendheid van de organisatie. Na het vaststellen van de plannen volgt de uitvoering en wordt er daadwerkelijk geoefend. Dit beleidsplan gaat er van uit dat iedere medewerker binnen de calamiteitenorganisatie deel neemt aan de voor zijn functie relevante oefeningen. De medewerker wordt geacht tot maximaal drie tot vier dagen per jaar beschikbaar te zijn voor de voorbereiding, deelname en evaluatie van de oefeningen. Samenvatting - 4 -

5 Deze tijdsbesteding is een inschatting op basis van de te houden oefeningen. In totaal zal voor de uitvoering van de oefening 35 a 45 dagen besteed worden (exclusief voorbereidingstijd en evaluatie). De calamiteitencoördinator draagt zorg voor de planning van de oefeningen en nodigt de deelnemers uit, huurt inhoudelijke specialisten in en draagt zorg voor de benodigde faciliteiten. Na elke oefening vindt een evaluatie plaats. Voorafgaand aan een oefening worden evaluatieformulieren opgesteld, waarop de deelnemers de positieve punten van de oefeningen kunnen aangeven. De evaluaties worden gebundeld in een verslag, dat onderdeel uitmaakt van het oefenjaarplan van het daaropvolgende jaar. Aan de hand van de evaluaties wordt het oefenbeleid weer geëvalueerd. In het oefenjaarplan wordt de oefeningen ten aanzien van het beleid bijgesteld. Wanneer bepaalde doelen niet bereikt zijn, wordt in het oefenjaarplan extra aandacht besteed aan deze doelen Focus van de oefeningen Calamiteiten bestrijdingsplannen Het opleidings- en oefenbeleidsplan richt zich op de drie niveaus van de calamiteitenorganisatie; het Beleidsteam, Operationeel Team en de Actie Teams (Actiecentra). Alleen de medewerkers van die teams (zie hiervoor het calamiteitenplan) worden geoefend. Voor het oefenen zijn de vastgestelde procedures en middelen van belang. Hiertoe zal gebruik worden gemaakt van de calamiteiten bestrijdingsplannen. Basiskennis aanwezig De meeste medewerkers van het waterschap hebben deelgenomen aan de basismodule crisisbeheersing en rampenbestrijding, waardoor basiskennis van de rampenorganisatie bij de medewerkers van de calamiteitenorganisatie aanwezig is. Daarnaast is er een tweetal workshops gehouden voor de mensen van de wachtdiensten waarbij het proces opschaling centraal stond. De geoefendheid van het waterschap als organisatie staat voorop. In gezamenlijkheid kan een calamiteit / ramp het hoofd worden geboden. Dit houdt in dat tijdens de evaluaties het functioneren van het team en niet een individu centraal wordt. Om de kennis binnen de calamiteitenorganisatie te borgen kan de calamiteiten coördinator leden van de calamiteitenorganisatie van het waterschap opdragen om een cursus (t.b.v. calamiteitenorganisatie) te volgen. In het beleidsplan was het streven, dat na vier jaar 80% van de medewerkers aan de calamiteitenorganisatie een basiscursus crisisbeheersing en rampenbestrijding heeft gevolgd en 50% van de medewerkers met een taak binnen de crisisorganisatie een cursus mediatraining heeft gevolgd. Voor het beleidsplan staat borgen, verdiepen en faciliteren centraal. Borgen Hiertoe worden jaarlijks opfriscursussen aangeboden als algemene basiskennis rampenbestrijding, workshops administratieve ondersteuning (groep notulisten, plotters) en presentaties over de actuele ontwikkelingen waarbij de rol van het waterschap in de veiligheidsregio centraal staat. Deze kunnen grotendeels door de calamiteiten coördinator worden verzorgd. Verdiepen Een extern bureau wordt betrokken bij de verdiepingsslag. Aan de hand van evaluaties van eerdere oefeningen en calamiteiten wordt de behoefte aan opleiding en oefening vastgesteld. Samenvatting - 5 -

6 Faciliteren Dit houdt o.m. in dat er actuele en eenduidige formats voor de calamiteitenorganisatie ter beschikking staan; de sitraps, vergaderagenda s, plannen en overige relevante documenten terug te vinden zijn op één plek, die ook buiten kantooruren toegankelijk is. Daarnaast vraagt dit aandacht voor de huisvesting; een liefst permanent ingerichtecalamiteitenruimte voor het WOT en het WAT. Ruimten die ook multifunctioneel inzetbaar zijn. Deze wens is neergelegd bij de Werkgroep Huisvesting, die de inrichting van het waterschapsgebouw in heroverweging neemt en te zijner tijd hieromtrent voorstellen zal doen Beheersaspecten Onder het oefen en opleidingsprogramma worden de activiteiten verstaan die plaatsvinden voor de uitvoering van het beleidsplan. Het betreft het opstellen van de oefenjaarplannen, opstellen van de jaarevaluaties, communicatie rond de uitvoering van het opleidings- en oefenbeleidsplan, tijdbesteding aan interne en externe verantwoording en afstemming en de tijdsbesteding voor inhuur van derden (offertes, contracten en projectbegeleiding). De uitvoering van de voorgaande activiteiten ligt vooral bij de calamiteitencoördinator. Het is de wens van het Kabinet om in navolging van de TMO-oefeningen eens per vier jaar als waterbeheerder met ondermeer de veiligheidsregio s een grootschalige overstromings-oefening te houden. Voor het geoefend zijn van de mensen is het wenselijk om als waterschap elke twee jaar een degelijk scenario te beoefenen inclusief de inzet van de veldteams. Voor de inhuur van externen voor de ondersteuning bij de oefeningen en opleidingen zal de komende jaren rekening gehouden worden met een kostenpost van globaal ongeveer per jaar. In het eerste en derde jaar zo n ; in het tweede en vierde jaar moet, in verband met een veldoefening, rekening gehouden worden met ,-. De kostenramingen zijn op basis van het prijspeil van 2010 exclusief BTW en exclusief de reiskosten. Tevens is ervan uitgegaan, dat de oefeningen in het waterschapskantoor gehouden worden, waardoor voor de locatie, catering en overige faciliteiten geen kosten worden voorzien. De bovenstaande bedragen zijn inclusief 5.000,- per jaar voor oefeningen die door externen worden uitgevoerd en waarbij wij als organisatie gevraagd worden om aan deel te nemen 1. Voor de opleiding is er uitgegaan dat jaarlijks twee medewerkers van het waterschap deelnemen aan de basismodule crisisbeheersing en rampenbestrijding (OCR) of een andere opleiding Gevolgen veranderde wetgeving / ontwikkelingen Met de komst van de Wet veiligheidsregio s wordt het waterschap als crisispartner een stevige plek gegeven binnen de veiligheidsregio, naast de vier kolommen van de Brandweer, Politie, Gemeenten en GHOR. Als waterschap moet men zich hier op voorbereiden om de rol adequaat te kunnen vervullen. In het Opleiding en Oefenprogramma is daarmee rekening gehouden. Zo wordt er voor de groep liaisons in het ROT/RBT een training gegeven en zoekt de groep communicatieadviseurs aansluiting bij de pool voorlichters van de veiligheidsregio s. Kent men elkaar in de koude fase dan weet men elkaar ook in de warme fase te vinden. Samenvatting - 6 -

7 Inhoudsopgave Samenvatting... 4 INLEIDING... 4 OEFENCYCLUS VOOR DE KOMENDE VIER JAREN... 4 WERKWIJZE... 4 FOCUS VAN DE OEFENINGEN... 5 Calamiteiten bestrijdingsplannen... 5 Basiskennis aanwezig... 5 Borgen... 5 Verdiepen... 5 Faciliteren... 6 BEHEERSASPECTEN... 6 GEVOLGEN VERANDERDE WETGEVING / ONTWIKKELINGEN... 6 Inhoudsopgave... 7 Inleiding... 9 Inhoudsopgave - 7 -

8

9 1. Inleiding 1.1. Doel van het plan Het opleidings- en oefenbeleidsplan legt vast op welke wijze oefenen binnen het waterschap wordt opgepakt. Door middel van oefenen kan een medewerker: zijn kennis en vaardigheden toetsen, bijstellen en uitbreiden praktijkervaring opdoen de samenwerking intern en met externe partners in bijzondere omstandigheden optimaliseren Met dit beleidsplan heeft het waterschap het volgende doel: Het waterschap streeft ernaar om binnen vier jaar na vaststelling van het oefenbeleid als calamiteitenorganisatie een goede partner te zijn onder multidisciplinaire omstandigheden. Dat wil zeggen dat na vier jaar de leden van de calamiteitenorganisatie: - kennis hebben van de taken en verantwoordelijkheden van de eigen organisatie en van andere organisaties in de rampenbestrijding - werken volgens het calamiteiten zorgsysteem - en de bijbehorende competenties vertonen. Doel voor behouden wat al bereikt is - daar een verdiepingsslag op doorvoeren - versterken van de liaisonfunctie - verbeterslag in de faciliteiten maken Door middel van het multidisciplinair oefenen streeft het waterschap ernaar het waterschap zich te positioneren als een partner in de rampenbestrijding De calamiteitenorganisatie zal nooit perfect functioneren. Fouten maken is menselijk, maar ook zullen door nieuwe kennis, personeelsverloop, functiewisselingen en reorganisaties mensen opnieuw moeten worden opgeleid. Een calamiteitenorganisatie is een continue lerende organisatie. Elke calamiteit is anders en dus kan van elke calamiteit weer geleerd worden. Van groot belang is om open te staan voor nieuwe inzichten. Het beleidsplan biedt tevens een kader aan voor de externe professionals voor het voorbereiden van de oefeningen en kan behulpzaam zijn bij het komen tot afstemming met andere partijen in het netwerk (politie, brandweer, GHOR 2 en gemeenten). Door middel van het beleidsplan; neemt het waterschap haar verantwoordelijkheid voor het oefenen van de organisatie. stelt het waterschap haar ambitie vast wordt een kader vastgesteld voor de oefeningen kan makkelijker worden afgestemd met de netwerkpartners om samen te oefenen In dit beleidsplan wordt voor de komende vier jaren een oefenprogramma uitgewerkt ten behoeve van de bovenstaande doelstelling. Elk jaar zal geëvalueerd moeten worden of door het oefenen de doelstelling nog over de resterende jaren gehaald kan worden. 2 Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties Inleiding - 9 -

10 1.2. Leeswijzer Hst 2: stand van zaken Hst 3: aandachtspunten Hst 4: opleidingsideeën Hst 5: concrete invulling Bijlagen: competenties en beheersaspecten Inleiding

11 2. Stand van zaken Huidige stand van zaken in verband met de opleidingen en oefenen. Onderstaande punten zijn gedestilleerd uit de evaluaties van O&O activiteiten en echte calamiteiten over de periode in deze periode is de calamiteitenorganisatie vanaf de basis opgebouwd en is een sterk stijgende lijn ingezet Management samenvatting WOT en WBT zijn regelmatig aan de orde geweest, de WAT s iets minder regelmatig en lopen gevoelsmatig iets achter op de rest van de organisatie. Echter in de praktijk van de grote multidisciplinaire hoogwateroefening van november 2009 bleek dat de WAT s Waterbeheer prima hun mannetje staan. Het doel dat 4 jaar geleden werd gesteld, is in 2009 getoetst in de grote multidisciplinaire oefening. Daarnaast is de grote lijn voor 4 jaar opgesteld. Daarbij is elk jaar aan de hand van ervaringen en behoefte het jaarplan ingevuld. Hiermee is de grote lijn in stand gebleven, maar is ook flexibel omgegaan met de calamiteitenorganisatie. Er zijn twee aandachtspunten die nog open staan. Als eerste is dat het communicatieplan en het tussen de oren krijgen daarvan. Tweede aandachtspunt is de rol van de juridische medewerkers in de calamiteitenorganisatie Het niveau en de ontwikkelpunten Voor het functioneren binnen een crisisorganisatie zijn landelijk competenties bepaald. Aan de hand daarvan wordt duidelijk of de medewerkers binnen de calamiteitenzorg over het gewenste gedrag beschikken en of zij onder druk kunnen functioneren tijdens een crisissituatie. Daarom wijken die af van de competenties die functiegericht zijn vastgesteld voor het functioneren tijdens de normale situatie binnen de organisatie van het waterschap. In het opleiding en oefenprogramma wordt daar de nodige aandacht aan besteed. Aan de hand van de competenties die voor de calamiteitenorganisatie benoemd zijn, is onderstaand weergegeven op welk niveau de organisatie zich bevind. Dit is de uitgangssituatie om het O&O beleid voor de komende jaren op in te richten. Per competentie is het huidige niveau van de calamiteitenorganisatie aangegeven, met daaronder de elementen die nog aandacht kunnen krijgen om de competentie nog beter naar voren te laten komen. De huidige situatie is gebaseerd op evaluaties van opleidingen, oefeningen en werkelijke calamiteiten in de periode Reflecteren Alle teams binnen de calamiteitenorganisatie hebben de afgelopen jaren deelgenomen aan een of meerdere opleidingen en oefeningen binnen de calamiteitenorganisatie (hierover is meer terug te vinden in het overzicht van evaluatiepunten ). Uit de evaluaties blijkt dat de teams zichzelf verbeteren en vooruit gaan. Ze leren van de oefeningen en trainingen en nemen de aanbevelingen en leerpunten mee. Hiermee is duidelijk geworden dat de competentie reflecteren aanwezig is binnen de calamiteitenorganisatie. Voor de komende jaren kan met de competentie reflecteren gekeken worden naar het individuele functioneren van de functionarissen binnen de calamiteitenorganisatie. De leden van de calamiteitenorganisatie zullen zich niet alleen op verbeteringen binnen het team gaan richten, maar ook op het verbeteren van de eigen rolvervulling en de manier waarop de individuen een onderdeel uitmaken van het geheel. Stand van zaken

12 Analyseren en beslissen Het doorlopen van het besluitvormingsproces zoals dat afgesproken is binnen de calamiteitorganisatie is in de laatste jaren sterk ontwikkeld en alle teams hebben nu de basis van dit proces goed onder de knie. Dit betekent dat de teams binnen de calamiteitenorganisatie over het algemeen een goede probleemanalyse kunnen maken. De stap van de probleemanalyse kan nog effectiever en efficiënter ingevuld worden door goed gebruik te maken van de verschillende hulpmiddelen. Door de ruimtes uit te rusten met kaarten, statusborden en andere hulpmiddelen, zoals smartboards, kan de analyse van het probleem nog beter door de verschillende teams gemaakt en gedeeld worden. Ook kan het proces versterkt worden door meer routine te ontwikkelen in het uitwerken van de verschillende substappen die in de probleemanalyse doorlopen kunnen worden. Hierbij kan gedacht worden aan het maken van een tijdslijn, een netwerkanalyse en het helder formuleren van de knelpunten. Inleven Op het gebied van de competentie inleven is opvallend dat de teams vaak in wisselende samenstelling acteren binnen de calamiteitenorganisatie. Ondanks dat dat ook verschillen in niveaus en verwachtingen tot gevolg kan hebben, is de algemene lijn dat de teams flexibel inspelen op deze wisselingen. Dit is terug te zien in de rust aan tafel bij overleggen die chaotisch kunnen zijn. Dit geeft weer dat ook op het gebied van inleven er zeker een basisniveau van deze competentie aanwezig is binnen de organisatie. Op het gebeid van inleven kan er nog verbetering geboekt worden op het gebied van communicatie. Zowel het uitzetten van communicatie naar de burgers als de manier waarop communicatie een rol heeft binnen de calamiteitenorganisatie, kunnen verder uitgewerkt worden om op deze competentie verdere verbetering te krijgen. Voor concrete stappen daarvoor kan vooral gedacht worden aan het uitdiepen van het communicatieplan en het ontwikkelen van een vaste rol- en taakverdeling van de communicatiemedewerkers binnen de calamiteitenorganisatie. Communiceren Op het gebied van communicatie is het sitrap van groot belang. Vooral in de laatste periode is er veel aandacht besteed aan het verbeteren van de werkwijze rond het sitrap. Notulisten vinden het vaak lastig om zonder veel oefening een sitrap te maken, daarom is er speciaal voor deze groep meer aandacht geweest voor de werkwijze rond het sitrap. Hierin is een aantal standaardafspraken gemaakt over voorbereiding door de notulist en het gebruik van het sitrap. Dit heeft voor de hele organisatie een stevige basis gelegd om het sitrap ook als communicatiemiddel beter te benutten. Om het effect van het sitrap ook in de praktijk te kunnen toetsen en aan de hand daarvan de werkwijze verder te kunnen verfijnen is het van belang dat het sitrap ook tijdens oefeningen ingevuld wordt en dat netwerkpartners het sitrap toegestuurd krijgen. Verder is, in aanvulling op de competentie inleven, ook hier extra aandacht voor de rol van de afdeling communicatie in de calamiteitenorganisatie van belang. Het crisiscommunicatieplan en de manier waarop de rest van de organisatie, met name het WBT, betrokken moeten zijn bij de communicatie met de buitenwereld verdienen nog aandacht. Samenwerken Het feit dat er veel rust zit in de samenwerking binnen de organisatie, laat zien dat er goed samengewerkt wordt. Verder is er in de laatste jaren een grote ontwikkeling geweest in de richting van de samenwerking met het netwerk. Dit resulteerde in de multidisciplinaire oefening Drenthe hoog, maar niet altijd droog. Hierbij is de eerste stap gezet in de richting van het oefenen met een van de Veiligheidsregio s in het beheersgebied van Reest en Wieden. Stand van zaken

13 Door verder na te denken over de expertise die in een overleg gebruikt kan worden, kunnen de teams nog verder versterkt worden. Hierbij kan vooral gedacht worden aan het betrekken van juristen bij de verschillende overleggen. Dit zorgt niet alleen voor een betere samenwerking tussen de staande en de calamiteitenorganisatie, maar zorgt ook voor meer diversiteit aan tafel. Bovendien is het in het kader van het netwerk van groot belang om besluiten ook te toetsen aan het juridische kader om knelpunten in het netwerk te voorkomen. Om de samenwerking met het netwerk verder uit te werken, is het van belang om planvorming en afspraken op elkaar af te blijven stemmen. Dit kan op grote schaal door middel van oefeningen, maar ook op kleinere schaal, door bijvoorbeeld gezamenlijke workshops, of deelnemen in elkaars tegenspel bij oefeningen. Coördineren Voor de competentie van coördineren is binnen de calamiteitenorganisatie nog niet veel aandacht geweest. De sle3utelfunctionarissen in de overleggen hebben uiteraard wel te maken gehad met het coördineren van de overleggen, maar coördinatie over de gehele organisatie is nog niet uitgebreid aan de orde geweest. Aandachtpunt binnen de eigen overleggen is het inkorten van vergaderingen, door bijvoorbeeld duidelijke prioritering aan te brengen in knelpunten. Daarnaast kan er nog meer gedaan worden met het trainen en opleiden van de sleutelfunctionarissen die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie binnen de calamiteitenorganisatie. Zo kunnen overleggen en informatieoverdracht scherper op elkaar afgestemd worden en kan er ook meer aandacht geschonken worden aan de partners in het netwerk en de afstemming daarmee. Netwerk In de laatste jaren is er zeker een stijgende lijn ingezet met betrekking tot het oefenen met het netwerk. Dit heeft geresulteerd in de grote multidisciplinaire oefening in Over het algemeen zijn de teams zich bewust van de wereld om hen heen, maar is er nog niet een diepgaande kennis van de verschillende taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het gehele terrein van de ramp bestrijdingsorganisatie doorgedrongen. In de toekomst kan er nog meer aandacht besteed worden aan de taakverdeling en de rollen binnen het gehele netwerk. Wie is waarvoor verantwoordelijk? De analyses kunnen aangescherpt worden en de afspraken aangehaald. Vooral op uitvoerend vlak en op het gebied van communicatie kunnen er nog veel (nieuwe) afspraken gemaakt en beoefend worden. Oplossingsgericht handelen De menselijke neiging is om meteen te gaan zoeken naar oplossingen voor de problemen. Om ervoor te zorgen dat dit op een overzichtelijke en handige manier gebeurt, heeft het waterschap een werkwijze ontwikkeld voor de vergaderingen binnen de calamiteitenorganisatie. Daarnaast is over veel oplossingsmogelijkheden nagedacht en zijn er afspraken gemaakt. Deze zaken zijn vastgelegd in draaiboeken, die tijdens de calamiteiten maar zelden te hand worden genomen. In deze werkwijze is het heel belangrijk om de mogelijke oplossingen voor alle knelpunten met elkaar af te wegen voordat er besluiten genomen worden. Deze overwegingen kunnen dan in andere teams beschouwd worden, waardoor het overnemen van beslissingen makkelijker wordt. Het is dan ook een belangrijk onderwerp om in de komende jaren aandacht aan te blijven besteden. Dit kan door de mogelijke knelpunten en oplossingen binnen de werkwijze met nog meer aandacht te behandelen, zodat het een routine wordt. Stand van zaken

14 Daarnaast kan er meer aandacht zijn voor de draaiboeken die binnen de calamiteitenorganisatie ontwikkeld zijn. In deze draaiboeken zijn handreikingen, oplossingen en afspraken terug te vinden, die een vergadering sneller kunnen laten verlopen. Stressbestendig handelen Stress is er altijd binnen calamiteiten. Hier moet dan ook zeker blijvende aandacht voor zijn. Door er voor te zorgen dat een vergadering gestructureerd kan verlopen en dat de verslaglegging helder is, kunnen veel zorgen weggenomen worden. Ook afspraken over een vaste werkwijze, omgang met elkaar en bijvoorbeeld een telefoonbeleid, kunnen veel stress wegnemen en ervoor zorgen dat iedereen zich ook daadwerkelijk met de eigen taak bezig kan gaan houden. Het is aan te raden om in de toekomst aandacht te blijven houden voor de faciliteiten in de verschillende calamiteitenruimtes. Deze moeten werken en gebruikt kunnen worden. Verder is het van belang ook te houden voor de procesafspraken en deze waar nodig aan te scherpen of bij te stellen. Flexibel handelen Het aanpassen van de eigen werkwijze bij veranderende omstandigheden en het open staan voor nieuwe inzichten is in de Multidisciplinaire hoogwater oefening van november 2009 iets minder uit de verf gekomen. De reden daarvan is dat het waterschap gedeeltelijk afhankelijk was van besluiten van de veiligheidsregio. Stand van zaken

15 Stand van zaken