Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen* 2010

Transcriptie

1 Manchester United (C) Liverpool Chelsea Arsenal Everton Aston Villa Fulham Tottenham Hotspur West Ham United Manchester City Wigan Athletic Stoke City Bolton Wanderers Portsmouth Blackburn Rovers Sunderland Hull City Newcastle United (R) Middlesbrough (R) West Bromwich Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen* Inleiding Dit hoofdstuk laat zien hoe je overzichten kunt maken met grafieken en diagrammen. Excel biedt zeven grafiek- en diagramcategorieën, waarbinnen weer een hele reeks aan subcategorieën is opgenomen. Diagrammen en grafieken worden in het werkblad geplaatst, waar ze automatisch worden ingevoegd. Om ervoor te zorgen dat alle informatie die je wilt weergeven ook daadwerkelijk volledig wordt weergegeven, is het wellicht nodig om ze te verplaatsen of het formaat aan te passen. Excel 2010 heeft aan aantal nieuwe functionaliteiten waarmee je de presentatie van het werk kunt verbeteren en dit wordt in paragraaf 30.5 besproken Het juiste grafiek- of diagramtype kiezen Excel biedt zoveel verschillende grafiekmogelijkheden dat je gemakkelijk het overzicht kunt verliezen. Deze paragraaf zet op simpele wijze de eigenschappen van ieder grafiektype uiteen en laat zien wanneer je deze het beste kunt gebruiken. Kolomgrafiek Kolomgrafieken worden gebruikt om waarden binnen verschillende categorieën met elkaar te vergelijken door elke kolom op te splitsen. Bijvoorbeeld: onderstaande resultaten uit de Engelse Voetbalcompetitie waarin drie categorieën zijn opgenomen voor gewonnen wedstrijden (W), verloren wedstrijden (L) en gelijkspel (D): L D W 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

2 Lijngrafiek Lijngrafieken worden meestal gebruikt om trends weer te geven die zich over een bepaalde periode voordoen, zoals bijvoorbeeld hoe politici worden beoordeeld in de opiniepeilingen in de aanloop naar de verkiezingen. Wees voorzichtig met deze functie, want de punten worden op evenredige afstand van elkaar op de horizontale as geplaatst. Dit betekent dat als je een reeks gegevens hebt met daarin een sprong in tijd (bijvoorbeeld maandag, dinsdag, woensdag, zaterdag, zondag) dan worden deze vijf punten op gelijke afstand van elkaar weergegeven, ondanks de sprong van woensdag naar zaterdag. (Als je dit probleem tegenkomt, probeer dan een spreidingsdiagram te gebruiken. Je kunt dan een verbindende lijn gebruiken om de verspreide punten met elkaar te verbinden). Cirkeldiagram Cirkeldiagrammen worden gebruikt als je één soort numerieke gegevens in verschillende categorieën wilt verdelen. Er mogengeen negatieve waarden in voorkomen en het moet samenworden opgeteld, bijvoorbeeld: Staafdiagram Een staafdiagram is een simpele diagram welke wordt gebruikt voor het vergelijken van verschillende waarden. Cirkeldiagrammen en staafdiagrammen kunnen vaak voor het presenteren van dezelfde soort gegevens worden gebruikt, bijvoorbeeld: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

3 Millions Spreidingsdiagram (ook wel X-Y diagram) Het spreidingsdiagram dankt zijn naam aan het feit dat de gegevens vaak over het hele diagram verspreid zijn. Het spreidingsdiagram wordt meestal gebruikt om twee (mogelijk gerelateerde) gegevensreeksen met elkaar te vergelijken. Als je bijvoorbeeld de oppervlakte van de zeven continenten met de bevolking wilt vergelijken: 4,500 4,000 3,500 Asia 3,000 2,500 2,000 1,500 1, Europe Africa S. America Australia Antarctica N. America Millions Zoals hierboven al vermeld, kan dit grafiektype ook worden gebruikt om een tijdreeks weer geven (in plaats van een lijngrafiek) als je wilt dat de tijden (of welke data dan ook) niet evenredig verspreid wordt weergegeven. Je kunt ook een spreidingsdiagram kiezen waarin 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

4 je de gegevens met een lijn kunt verbinden, zodat de opmaak gelijk is aan die van een lijngrafiek. Oppervlak & Andere Diagrammen Deze soorten worden minder vaak gebruikt, maar het radar- diagram is nog wel noemenswaardig, aangezien deze vaak wordt gebruikt voor benchmarking van prestaties (bijvoorbeeld in een evaluatie van de prestaties) Een grafiek maken Als je de gegevens hebt en weet welk soort grafiek je wilt gebruiken (in het volgende voorbeeld een staafdiagram), kun je de gegevens die je wilt gebruiken selecteren. Doe je dat niet, dan gebruikt Excel het bereik, waarin de actieve cel staat. vervolgens: Invoegen > Grafieken > Kolom > 2D gestapelde kolom (in dit geval): 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

5 waarna je het volgende resultaat krijgt: Afhankelijk van hoe je tabel eruit zag, laat de grafiek misschien wat ongewenste onderdelen zien. Twee van deze items zijn hierboven in geel weergegeven. De eerste de blauwe staaf die gespeelde wedstrijden weergeeft kun je verwijderen door op de grafiek te klikken (tussen de staven), waarna het volgende verschijnt: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

6 Je zult zien dat de gegevens van de gespeelde wedstrijden in de tabel in kolom C worden weergegeven. Selecteer de blauwe box en druk op Delete om de blauwe staven uit de grafiek te verwijderen, waarna je het volgende ziet: De paarse box geeft -mogelijk ongevraagd- getallen weer onderaan de grafiek. De meest effectieve manier om hier mee om te gaan, is door met de rechtermuisknop op een van deze getallen te klikken en Selecteer gegevens te kiezen: 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

7 waarna je het volgende krijgt: Als je de X en Y as wilt wisselen, klik dan op Schakelen tussen Rij/Kolom. Je zult in het dialoogvenster zien dat de grafiekgegevens informatie uit kolom A bevat, die de getallen bevat die je wilt veranderen. Als je in plaats van A, B invoert in het bereik en op OK klikt, krijg je het gewenste resultaat: 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

8 30.3 De opmaak van je diagram of grafiek Zelfs nadat je alle gegevens die je niet in de grafiek wilt, hebt verwijderd, ben je wellicht nog steeds niet helemaal gelukkig met de weergave van je grafiek. Om specifieke wijzigingen aan te brengen of de grafieken een consistente opmaak te geven, is het de moeite waard om wat tijd te investeren in het leren beheersen van de belangrijkste grafiekfuncties. Hieronder wordt vooral aandacht besteedt aan de kolomgrafiek. Wat je hier leert, kun je net zo goed toepassen op andere grafieken en diagrammen. Tevens zullen de belangrijkste uitzonderingen worden aangegeven. Excel grafieken hebben een aantal belangrijke elementen die kunnen worden onderscheiden. Als je eenmaal begrijpt welke rol elk van deze elementen speelt, kun je de eigenschappen vervolgens wijzigen met een klik op de rechtermuisknop om het opmaakmenu te zien. Deze elementen zijn: Y-as (verticale as) Klik met de linkermuisknop op een van de getallen op de Y-as (de verticale as van de grafiek) en een grijs vak zal de Y-as omgeven: 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

9 Klik met de rechtermuisknop en een aantal handige opties komt tevoorschijn: De lettertype-opties bovenin het menu (hier met rood omrand) zal worden weergegeven als je op een deel van de diagram klikt dat tekst bevat (zoals de X- en Y-as, de legenda, de titel en gegevenslabels). Deze lettertype-opties werken op dezelfde wijze als voor het Excel werkblad (zie hoofdstuk 27: Celopmaak). In het tweede rode vak kun je: de as verwijderen Aanpassen aan stijl om de standaardstijl (lettertype, opvulkleuren, formaat etc.) in te stellen Lettertype (herhaalt het bovenste deel van het menu; wordt alleen weergegeven voor delen van de grafiek die tekst bevatten) Ander grafiektype (naar een ander soort kolomgrafiek of een compleet andere grafiek) 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

10 Gegevens selecteren (zoals hierboven al weergegeven, toont dit de gegevens waaruit je diagram is opgebouwd) 3D-draaiing (alleen beschikbaar voor 3D diagrammen uiteraard) Al deze menu-opties (behalve Lettertype ) komen tevoorschijn als je met de rechtermuis knop op de grafiek klikt. Deze zijn allemaal vrij gemakkelijk te gebruiken met de dialoogvensters. Onderaan het menu worden de hulpmiddelen weergegeven voor specifieke delen van de grafiek. Hier kun je: Primaire rasterlijnen bewerken (horizontaal). Dit kun je doen door bijvoorbeeld Lijnkleur, Lijnstijl of Schaduw aan te passen in het scherm: Secundaire rasterlijnen kun je toevoegen via het Lint > Hulpmiddelen voor Grafieken > Rasterlijnen > Secundaire Rasterlijnen (horizontaal of verticaal) of via Opties voor as in het As opmaken dialoogvenster (zie hieronder). As opmaken Hieronder vind je de meeste en de belangrijkste opties. Met de eerste van deze opties, Opties voor as, kun je de volgende elementen veranderen: o Het waardebereik voor de as 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

11 o De belangrijkste eenheden (die bepalen hoe vaak primaire en secundaire maatstreepjes worden gebruikt) o Of eenheden wel of niet worden getoond (bijv. tijd in uren) X-as (horizontale as) Deze werkt op dezelfde wijze als de Y-as. Tekengebied Dit vormt het grootste deel van de grafiek. Het tekengebied is hieronder in geel weergegeven: 2010 Excel with Business 11 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

12 Manchester United (C) Liverpool Chelsea Arsenal Everton Aston Villa Fulham Tottenham Hotspur West Ham United Manchester City Wigan Athletic Stoke City Bolton Wanderers Portsmouth Blackburn Rovers Sunderland Hull City Newcastle United (R) Middlesbrough (R) West Bromwich L D W Klik met je rechtermuisknop op dit gebied (je moet heel precies zijn, tenzij je een hele grote grafiek gebruikt) om het volgende menu weer gegeven te krijgen: Klik op Tekengebied opmaken om een heel gebruiksvriendelijk venster te openen. Gegegevensreeks Een gegevensreeks is niet meer dan een rij of kolom aan gegevens. Bijvoorbeeld: als je de verliezen rood wilt kleuren, kun je hier klikken om er voor te zorgen dat alle relevante gegevens worden geselecteerd: 2010 Excel with Business 12 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

13 Klik vervolgens met je rechtermuisknop en kies Gegevensreeks opmaken: waarna je het volgende menu krijgt: 2010 Excel with Business 13 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

14 Als je hier op Opvulling klikt dan zorgt het er voor dat het bovenste deel van iedere staaf rood wordt. Het menu geeft je ook andere opmaakmogelijkheden, zoals de ruimte tussen reeksen (Opties voor reeks), randen (Randkleur en Randstijl) etc. Legenda De opmaak van de Legenda kan op dezelfde manier als veranderingen aan de X en Y as worden gewijzigd. Ook hier is de rechtermuisknop weer de belangrijkste stap Resultaten presenteren Grafieken worden gemaakt om gegevens gemakkelijker te kunnen interpreteren. Ze worden ook gemaakt om ze met anderen te delen en daarom moeten de gegevens op een aantrekkelijke manier worden gepresenteerd. Hieronder enkele tips hoe dat te bereiken. PowerPoint Excel grafieken komen vaak terecht in PowerPoint presentaties. Gelukkig is het heel gemakkelijk om een Excel grafiek in een PowerPoint presentatie te plakken. Dit kan op verschillende manieren gedaan worden: Als een statische afbeelding: o Klik op je grafiek o Ctrl-C o Open PowerPoint o Rechter muisknop o Plakken speciaal o Afbeelding (PNG) Let wel: je zult de afbeelding niet meer kunnen bewerken, dus gebruik deze mogelijkheid alleen als je helemaal zeker bent van je gegevens goed zijn. Of als je bereid bent de afbeelding zonodig weer te verwijderen en later opnieuw vanuit Excel te plakken. Simpel Knippen & Plakken: Hiermee krijg je een diagram waarin je later ook de opmaak nog kunt wijzigen. Als een gekoppeld bestand: Als je de grafiek in Excel hebt gekopieerd (zoals hierboven beschreven), dan kun je dit doen met Plakken Speciaal > Koppeling > plakken Als je naar PowerPoint exporteert, is het belangrijk om te onthouden dat je in PowerPoint tekstvakken kunt gebruiken in plaats van in Excel. Aangezien je de PowerPoint-presentatie waarschijnlijk aan de baas, klanten etc. zult laten zien, is het belangrijk om er ervoor te 2010 Excel with Business 14 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

15 zorgen dat de opmaak er goed uitziet. Als je ervoor kiest de tekstvakken in PowerPoint in te voegen (in plaats van in Excel), dan ben je er zeker van dat je geen gegevens kwijtraakt. Stijl Zoals al eerder in deze cursus besproken (hoofdstuk 29: Voorwaardelijk Opmaken), wordt consistentie aangeraden (lettertype, -grootte) en eenvoud (een simpel kleurenpalet). Op deze manier is het makkelijker om bepaalde elementen van de diagram er echt uit te laten springen: 30.5 Sparklines (Excel 2010) Sparklines zijn heel kleine grafieken die in een cel passen. En er zijn in Excel 2010 drie soorten sparkline groepen die je op het tabblad Invoegen op het Lint kunt vinden: lijn (een echte sparkline), kolom en winst/verlies. In dit voorbeeld zul je zien hoe je met een vrij standaard winst en verlies-gegevensbestand belangrijke factoren kunt laten opvallen. Naast de gegevens voor het huidige jaar zijn ook de vergelijkende gegevens van de voorgaande vier jaren weergegeven: 2010 Excel with Business 15 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

16 Lijn De basismethode is hetzelfde voor de drie soorten celgrafieken. Eerst selecteer je het gegevensgebied dat je in een grafiek wilt zetten en vervolgens klik je op het soort grafiek dat je wilt gebruiken. Je specificeert dan de locatie voor de celgrafiek. In dit geval: D5:D23. Het bereik moet hetzelfde aantal rijen hebben als de grafiekgegevens: Zoals je zult zien, worden simpele lijngrafieken weergegeven in iedere cel die de trend over vijf jaar weergeven. Excel 2010 bevat een reeks aan hulpmiddelen die je kunt gebruiken om met verschillende soorten celgrafieken te werken. Deze hulpmiddelen vind je in het Hulpmiddelen voor Sparklines, Ontwerpen tabblad. Voor celgrafieken kun je markeringen toevoegen voor alle gegevenspunten of voor een of meer van de volgende punten: 2010 Excel with Business 16 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

17 Negatieve punten Hoge Lage Eerste Laatste Je kunt ook de kleur voor deze markeringen instellen door de Markeringskleur te selecteren. Een van de meeste belangrijke opties voor de lijngrafiek is de as. Standaard zal iedere grafiek minimale en maximale waarden gebruiken, gebaseerd op iedere individuele grafiek. Dit zorgt ervoor dat de trend voor iedere rij duidelijk wordt weergegeven. Het betekent wel dat de ene grafiek niet met een andere grafiek binnen hetzelfde bereik kan worden vergeleken: Als je de minimum- en maximumwaarden voor alle sparklines hetzelfde instelt, zijn de verschillende grafieken wel te vergelijken. Echter, als de waarden erg verschillen, zoals in het voorbeeld, zullen de grafieken met lagere waarden er waarschijnlijk plat uitzien: 2010 Excel with Business 17 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

18 Het tabblad Ontwerpen in Hulpmiddelen voor sparklines op het Lint bevat ook een Type groep, waarmee je bestaande grafieken kunt wijzigen in een van de twee andere grafieksoorten. Als je met een lijngrafiek begint, kun je die wijzigen naar Kolom of Winst/Verlies. Kolom Als je naar een andere soort celgrafiek overschakelt, blijven de instellingen zoveel mogelijk hetzelfde. Als je van een lijngrafiek naar een kolomgrafiek schakelt, worden de markeringskleuren en as-keuzes ook op de nieuwe grafieksoort toegepast: Hier kun je zien dat de as hetzelfde blijft voor alle grafieken, waardoor de Verkoopkolom veel hoger is dan de Professionele Kosten kolom. Onderaan zie je ook dat bij netto winst de markeringskleur voor negatieve punten rood is Algemene toepassingsverbeteringen (Excel 2010) Illustraties Illustraties zijn erg verbeterd in Office 2007/10. Om de nieuwe opties te bekijken, klik je op het tabblad Invoegen en kijk je vervolgens naar de Illustraties groep: 2010 Excel with Business 18 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen

19 Afhankelijk van het soort illustratie dat wordt ingevoegd, zal Excel het bijbehorende tabblad weergeven. Voor Illustratie of Afbeelding zal Hulpmiddelen voor afbeeldingen met het tabblad Opmaak verschijnen: Afbeeldingshulpmiddelen De 'Aanpassen' groep bevat nu meer geavanceerde hulpmiddelen voor het werken met afbeeldingen en vooral met foto s: Correcties met helderheid, contrast en scherpheidopties Kleur saturatie, toon, andere kleuren en doorzichtige kleuropties Artistieke effecten past effecten toe zoals potlood en krijt Schermafbeelding Excel heeft nu ook de mogelijkheid om een schermafbeelding te maken van openstaande vensters en deze direct in een toepassing te plakken Excel with Business 19 Hoofdstuk 30: Grafieken & Diagrammen