6 Grafieken in Excel 2003

Transcriptie

1 Grafieken in Excel 2003 In dit hoofdstuk leren we grafieken maken. Aan de orde komt: waarvoor dienen grafieken; de soorten grafieken die er zijn; het wijzigen van het grafiektype; het maken van een ingesloten grafiek; het wissen van een ingesloten grafiek; het verplaatsen van een ingesloten grafiek; het maken van een venstergrafiek; het wissen van een venstergrafiek; het opmaken van een grafiek. 6.1 Inleiding grafieken Een grafiek wordt ook vaak een diagram genoemd. Het voornaamste bestaansrecht van grafieken is, dat ze de bedoeling van een serie getallen verduidelijken. Een plaatje kun je sneller in je opnemen dan lange kolommen met getallen in een tabel. Om de bedoeling van een serie getallen te verduidelijken kun je een keuze maken uit verschillende typen grafieken. Het ene type leent zich voor een bepaalde situatie, terwijl een ander type alleen maar verwarring zal zaaien. Van belang is dus om het grafiektype goed te kiezen. Excel 2003 kent verschillende basistypen. Hieronder tref je een opsomming van vier veel gebruikte typen aan en waarvoor je ze het beste kunt gebruiken. Kolom Een kolomdiagram gebruik je om waarden uit te zetten over een of meer categorieën. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de omzet (één categorie) per kwartaal van een onderneming. Per kwartaal is er dan één kolom. De hoogte van de kolom geeft de omzet weer. Heb je bijvoorbeeld twee afdelingen dan kun je ook de omzetten van die twee afdelingen (twee categorieën) laten zien. De afbeelding hierboven is daar een voorbeeld van. Kolomdiagrammen zijn bij uitstek geschikt om verschillen te benadrukken.

2 142 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel 2003 Staaf Een staafdiagram heeft dezelfde mogelijkheden als een kolomdiagram. Daar waar een kolomdiagram verticaal georiënteerd is, is een staafdiagram dat horizontaal. Kolommen zijn dan balken. Lijn In een lijndiagram worden vaak één of meer grootheden uitgezet tegen de tijd. De tijd (dagen, weken, maanden enzovoort) staat uitgezet op de horizontale as, de waarde(n) op de verticale. Je kunt overigens ook twee waardeverzamelingen tegen elkaar uitzetten. We zullen dat zien. Een lijndiagram is bij uitstek geschikt om het verloop van iets te benadrukken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verloop van de koers van een aandeel. Cirkel In een cirkeldiagram kun je een reeks waarden laten zien. De som van de waarden is altijd 100%: het gehele cirkeloppervlak. Elke waarde wordt vertegenwoordigd door een cirkelsegment. Als je bijvoorbeeld wilt laten zien welk aandeel de verschillende producten bijdragen aan de totale winst kun je dit uitzetten in een cirkeldiagram. Je ziet dan onmiddellijk welk product de grootste bijdrage levert, welke de kleinste enzovoort. Een cirkeldiagram is dus bij uitstek geschikt om verhoudingen te laten zien. In Excel 2003 zijn twee methoden beschikbaar om een grafiek bij een werkblad te maken. De ingesloten grafiek De ingesloten grafiek is zelf een onderdeel van het werkblad en ligt als een object op het werkblad. Bij het opslaan van de werkmap wordt een ingesloten grafiek automatisch als deel van het werkblad mee in de werkmap opgeslagen. De venstergrafiek Een venstergrafiek is een grafiek die op een apart tabblad in de werkmap wordt geplaatst. Het grafiekblad wordt samen met het werkblad in de werkmap opgeslagen. Het werkblad bevat doorgaans het cijfermateriaal waarop de grafiek op het grafiekblad is gebaseerd. In Excel 2003 maak je grafieken met een wizard. De wizard leidt je stap voor stap door het ontwerpproces. In elke stap komt de wizard met een aantal voorstellen waaruit je een keuze kunt/moet maken.

3 6 Grafieken in Excel Houthandel De Splinter In deze paragraaf maken we bij het werkblad van houthandel De Splinter een ingesloten grafiek en een venstergrafiek. Het werkblad van houthandel De Splinter heb je in het begin van deze cursus zelf gemaakt. Om verschillen met de nu gepresenteerde lesstof te vermijden, gebruiken we een aangepaste versie. Een ingesloten grafiek maken Open de werkmap Houthandel uit de map Rekenbladen van je cursistendiskette (afbeelding 1). Afb. 1 Het werkblad in de werkmap Houthandel We maken een kolomdiagram. We nemen de totalen op van de vier rayons. Die cijfers staan in het bereik F3:F6. Ga dit na! 2 Klik in de werkbalk Standaard op de knop Wizard Grafieken. [Invoegen Grafiek] Het dialoogvenster Wizard Grafieken - Stap 1 van 4 - Grafiektype verschijnt (afbeelding 2).

4 144 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel 2003 Afb. 2 Het eerste wizard-venster De eerste stap is het kiezen van het Grafiektype. 3 Zorg dat het tabblad Standaardtypen voor je staat zoals in afbeelding 2. Links in dit tabblad moet je in de rubriek Grafiektype het type kiezen. Rechts zie je dat elk Grafiektype een aantal Subtypen heeft. 4 Klik in de keuzelijst Grafiektype op de optie Kolom. 5 Klik in de keuzelijst Subtype op de optie Gegroepeerde kolom (de tweedimensionale versie). Dat is de linkse in de bovenste rij. 6 Klik op de knop Volgende >. Het dialoogvenster Wizard Grafieken - Stap 2 van 4 - Gegevensbron grafiek verschijnt (afbeelding 3). Afb. 3 Het tweede wizard-venster

5 6 Grafieken in Excel De waarden staan in het bereik F3:F6. We willen daarbij ook de labels uit het bereik A3:A6 betrekken. Die labels moeten in de grafiek aangeven wat de cijfers voorstellen. Achter het invulvak Gegevensbereik staat een speciaal knopje. Daarmee kun je het actuele dialoogvenster van de wizard verkleinen. Het achterliggende werkblad komt dan vrij om de gewenste bereiken te selecteren. 7 Klik op de knop om het wizard-venster te verkleinen. Er verschijnt het verkleinde wizard-venster (afbeelding 4) Afb. 4 Het verkleinde wizard-venster De knop die je gebruikte om het venster te verkleinen, is veranderd. Hij dient nu om het wizard-venster weer zijn oorspronkelijke formaat terug te geven. Het werkblad is vrij gekomen. Opmerking Bij het selecteren van bereiken voor grafieken moeten we ervoor zorgen dat we rechthoekig selecteren. Dit betekent dat de bereiken op elkaar moeten passen. Tegen elkaar gelegd moeten ze een rechthoek vormen. Soms moet je daarvoor wel eens een cel aan het bereik toevoegen, die zelf voor de grafiek geen betekenis heeft We selecteren de bereiken A3:A6 en F3:F6 in één keer. Dit is rechthoekig selecteren: de twee bereiken passen op elkaar. Het is een meervoudig bereik. 8 Selecteer het bereik A3:A6. 9 Houd de ctrl-toets ingedrukt en selecteer het bereik F3:F6. Laat daarna de ctrl-toets los. In het verkleinde wizard-venster zijn de geselecteerde bereiken, gescheiden door een puntkomma, opgesomd (afbeelding 5). Afb Klik in het verkleinde wizard-venster op het knopje om het venster zijn oorspronkelijk formaat weer terug te geven. Het wizard-venster heet nu Wizard Grafieken - Stap 2 van 4 - Brongegevens van grafiek (afbeelding 6). De grafiek is er grofweg al te zien.

6 146 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Klik op het keuzerondje voor Kolommen als dat niet aangestipt staat. Afb. 6 Het wizard-venster Brongegevens is klaar 12 Controleer of het wizard-venster Brongegevens nu overeenkomt met afbeelding 6. Is dit niet het geval, selecteer de bereiken dan opnieuw. 13 Is de selectie in orde, klik dan op de knop Volgende >. Het dialoogvenster Wizard Grafieken - Stap 3 van 4 - Grafiekopties verschijnt (afbeelding 7). Afb. 7 De grafiekopties op verschillende tabbladen

7 6 Grafieken in Excel In dit dialoogvenster van de wizard kunnen we aan het uiterlijk van de grafiek werken. Het wezenlijke van de grafiek is al klaar. Je ziet in dit wizard-venster zes tabbladen met daarop allerlei mogelijkheden om het uiterlijk van de grafiek aan te passen. Een aantal zullen we gebruiken We beginnen met een titel aan de grafiek toe te voegen. Ook voegen we labels toe aan de horizontale en verticale as. 14 Typ op het tabblad Titels in het tekstvak onder Grafiektitel in: Totaal per rayon 15 Typ in het tekstvak onder Categorieas (X) in: Rayon 16 Typ in het tekstvak achter Categorieas (Y) in: Totaal Het blokje rechts in de grafiek bevat de legenda. Hierin staat aangegeven wat bij wat hoort. Omdat we alleen de totalen weergeven is een legenda niet nodig. 17 Klik op de tab van het tabblad Legenda. 18 Zorg ervoor dat Legenda weergeven niet staat afgevinkt (afbeelding 8). Afb. 8 Het tabblad Legenda 19 Klik op de knop Volgende >. Het dialoogvenster Wizard Grafieken - Stap 4 van 4 - Locatie grafiek verschijnt (afbeelding 9). Afb. 9 Waar moet de grafiek komen te staan?

8 148 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Zorg voor de instellingen zoals in afbeelding Klik op de knop Voltooien. De grafiek verschijnt als een ingesloten grafiek in het werkblad (afbeelding 10). Afb. 10 De grafiek voltooid Tips Een ingesloten grafiek is een object. Elk object kun je selecteren door erop te klikken. Bij het kader van het grafiekobject verschijnen dan blokjes op de hoekpunten en in het midden van de zijden (afbeelding 10). We noemen zo n blokje een handgreep of handvat. De selectie opheffen doe je door buiten het grafiekobject te klikken. De afmetingen van een grafiekobject verander je door met de handvatten te slepen. De plaats van een grafiekobject verander je door met het grafiekobject zelf te slepen. Een grafiekobject wis je door het te selecteren en op de delete-toets te drukken. 22 Lees de tips hierboven. Pas daarna de afmetingen en de plaats van het grafiekobject aan (afbeelding 11). Verwijder eventueel de werkbalk Grafiek. Hef de selectie op.

9 6 Grafieken in Excel Afb. 11 De grafiek op de juiste plaats 23 Bewaar de werkmap onder dezelfde naam op diskette. 24 Druk het werkblad met de ingesloten grafiek op papier af Je kunt ook alleen de grafiek afdrukken. 25 Selecteer de grafiek. 26 Klik Afdrukken in het menu Bestand. Je ziet nu in het dialoogvenster Afdrukken de keuze Geselecteerde grafiek al aangestipt staan. 27 Klik OK. Alleen de grafiek wordt nu afgedrukt Een venstergrafiek maken Met als uitgangspunt het werkblad uit de werkmap Houthandel maken we een venstergrafiek. In de venstergrafiek willen we een cirkeldiagram tonen. Daarin moet te zien zijn welk deel van de totale bruto winst door elk rayon is gerealiseerd. 1 Open zonodig de werkmap Houthandel uit de map Rekenbladen van je cursistendiskette. 2 Start de wizard om een grafiek te maken. 3 Kies als Grafiektype een Cirkel en als Subtype een Cirkel met 3D-effect.

10 150 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Zorg ervoor dat de bereiken A15:A18 en F15:F18 in een meervoudige selectie komen. Let erop dat de Reeks in op Kolommen staat. 5 Geef als grafiektitel: Bijdrage aan de totale bruto winst 6 Plaats de Legenda onder het cirkeldiagram. 7 Geef de percentages als Gegevenslabels weer. 8 Neem de grafiek Als een nieuw blad op het tabblad Grafiek1 in de werkmap op. 9 Sluit de wizard af Je kunt nu schakelen tussen het werkblad en de grafiek door te klikken op de tab van het tabblad Blad1 respectievelijk Grafiek1. Doe dit een paar keer om te zien hoe dit werkt. 10 Vergelijk de grafiek met die van afbeelding 12. Afb. 12 De voltooide taart 11 Bewaar de werkmap op diskette. Daarmee wordt het grafiekblad Grafiek1 automatisch in de werkmap opgeslagen. 12 Druk de 3D-cirkelgrafiek af op papier. Doe dit een keer Liggend en een keer Staand de grafiek natuurlijk. Opmerkingen Bij het afdrukken kiest Excel 2003 de meest gunstige papieroriëntatie. Je kunt dit veranderen via het dialoogvenster Pagina-instelling Het verwijderen van een grafiekblad doe je door het blad voor je te nemen. Vervolgens klik je op de optie Blad verwijderen uit het menu Bewerken.

11 6 Grafieken in Excel Het aanpassen van grafieken De grafieken uit de vorige paragraaf zijn af. In deze paragraaf laten we enkele mogelijkheden zien om in bestaande grafieken wijzigingen aan te brengen. Daarbij is het uiterst nuttig om te weten hoe een grafiek in Excel 2003 is opgebouwd. Als je een grafiek hebt geselecteerd, veranderen in de Menubalk de opties onder de menu s Bewerken, Invoegen, Opmaak en Extra. Ook verandert het menu Data in Grafiek. Met behulp van deze gewijzigde menumogelijkheden ben je in staat de grafiek aan te passen. Je vindt die mogelijkheden ook vaak ondergebracht in snelmenu s. Snelmenu s zijn contextgevoelig en dat kun je juist bij het bewerken van grafieken goed gebruiken. In Excel 2003 zijn grafieken namelijk opgebouwd uit objecten. Die objecten verschillen per grafiektype. Bekijken we als voorbeeld een kolomdiagram dan zijn de horizontale en verticale as van de grafiek afzonderlijke objecten. Ook de afzonderlijke kolommen in het diagram zijn objecten. Hetzelfde geldt voor de titels van de assen, de grafiektitel, de legenda, de grafiekachtergrond enzovoort. Voor elk object geldt dat je het afzonderlijk kunt opmaken. In het snelmenu van elk object komt een optie voor die met de opmaak te maken heeft. De opmaakmogelijkheden zijn uiteraard gekoppeld aan het object zelf. Van een kolom in een kolomdiagram moet je niet het lettertype willen wijzigen. Uiteraard kun je er wel de kleur of de arcering van instellen. Voordat je het snelmenu van een object uit een grafiek kunt openen, moet je aangeven welk object uit de grafiek je wilt bewerken. Dat doe je door het object te selecteren. Het geselecteerde object wordt vervolgens met handgrepen gemarkeerd. We laten in deze paragraaf een aantal mogelijkheden zien. We gebruiken daarbij de beide grafieken uit de werkmap Houthandel Zorg ervoor dat het tabblad Grafiek1 met het 3D-Cirkeldiagram voor je staat (afbeelding 12). 2 Klik in de Menubalk op de optie Grafiek. 3 Klik in het afrolmenu op de optie Grafiektype. Het dialoogvenster van afbeelding 2 verschijnt. 4 Experimenteer met de optie Grafiektype. Bepaal met behulp van deze optie welke grafiektypen geschikt zijn om het gevraagde te verduidelijken. Gebruik daarvoor de knop Ingedrukt houden om voorbeeld te bekijken uit het dialoogvenster. Welke zijn echt ongeschikt? 5 Stel na het experimenteren het Grafiektype weer in op Cirkel met een 3D-effect. Het aanpassen en verwijderen van titels en labels In de grafiek kun je op eenvoudige wijze de teksten die daarin voorkomen aanpassen. We wijzigen de grafiektitel.

12 152 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Zorg dat de grafiek van afbeelding 12 voor je staat. 7 Klik in de grafiektitel Bijdrage aan de totale bruto winst. De titel wordt geselecteerd. Het is als object deel van de grafiek. Opmerkingen Als je een titel of een label wilt verwijderen, selecteer dan het betreffende object en druk vervolgens op de delete-toets of selecteer de optie Wissen in het menu Bewerken. Een selectie in een grafiek hef je op door op de esc-toets te drukken. 8 Klik nu nogmaals in de grafiektitel. Het kader van het object is verdwenen en de tekstcursor knippert in de grafiektitel. Je kunt nu de tekst aanpassen. 9 Wijzig de grafiektitel in: Verdeling over de rayons 10 Klik ergens buiten de grafiek. De label met de grafiektitel is aangepast. Het wijzigen van de 3D-weergave 11 Zorg ervoor dat de werkmap Houthandel is geopend en dat het tabblad Grafiek1 met het 3D-cirkeldiagram voor je op het scherm staat zoals in afbeelding Klik op de optie 3D-weergave uit het menu Grafiek. Het dialoogvenster 3D-weergave verschijnt (afbeelding 13). Afb. 13 Instellingsmogelijkheden bij een 3D-taart 13 Gebruik de knoppen met de pijlen om de Kanteling en de Draaihoek te veranderen en kijk naar het effect. 14 Schrijf de werkmap naar diskette.

13 6 Grafieken in Excel Kleuren instellen We wijzigen de kleuren van de grafiek op het tabblad Grafiek1. 15 Zorg ervoor dat het tabblad Grafiek1 van de werkmap Houthandel op je scherm staat. 16 Klik in het deel dat bij het rayon Oost hoort. De grafiek wordt geselecteerd. 17 Klik nogmaals in het deel dat bij het rayon Oost hoort. Alleen de taartpunt van het rayon Oost is geselecteerd. 18 Open het snelmenu en klik op de optie Gegevenspunt opmaken. Het dialoogvenster Gegevenspunt opmaken verschijnt (afbeelding 14). Afb. 14 Een taartpunt bewerken In de rubriek Vlak kun je de kleur of de opvuleffecten instellen. 19 Klik op de knop Opvuleffecten. Het dialoogvenster Opvuleffecten verschijnt (afbeelding 15).

14 154 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel 2003 Afb. 15 Kleurovergangen instellen 20 Bekijk de mogelijkheden op de tabbladen Bitmappatroon en Patroon. 21 Stel het tabblad Kleurovergang in als in afbeelding Klik op de knop OK. 23 Stel nu de andere taartpunten in, zoals in afbeelding 16. Afb. 16 Opgemaakte taartpunten 24 Bewaar de werkmap op schijf.

15 6 Grafieken in Excel Randen aanpassen Selecteer het taartdiagram. 26 Open het snelmenu. 27 Klik op de optie Gegevensreeks opmaken. Het dialoogvenster Gegevensreeks opmaken verschijnt (afbeelding 17). Afb. 17 Randen opmaken 28 Verzorg in de rubriek Rand de instellingen van afbeelding Klik op de knop OK. Vaak wordt het er niet mooier van. 30 Klik op de knop Ongedaan maken. 31 Kies zelf een geschikte rand. 32 Bewaar de werkmap op schijf. De schaal op een as aanpassen In de volgende demonstratie passen we de schaal op een as aan. 33 Zorg dat het werkblad Blad1 van de werkmap Houthandel voor je staat. 34 Plaats de muiscursor tussen de waarden van het Totaal langs de verticale as. 35 Open het snelmenu. 36 Klik op de optie As opmaken. Het dialoogvenster As opmaken verschijnt.

16 156 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Klik op de tab van het tabblad Schaal (afbeelding 18). Afb. 18 De schaal wijzigen 38 Haal de vink voor Minimum weg en vul het tekstvak erachter met Klik op de knop OK. Je ziet in de grafiek dat nu alleen het bovenste deel verschijnt (afbeelding 19). Afb. 19 Door de schaal te wijzigen kun je accenten geven 40 Bewaar de werkmap op diskette. De achtergrondkleur wijzigen Ook de achtergrondkleur van een grafiek is in te stellen.

17 6 Grafieken in Excel Zorg dat de grafiek van afbeelding 19 voor je staat. 42 Open in een leeg gebied van de grafiek het snelmenu en klik op de optie Grafiekgebied opmaken. Er verschijnt een dialoogvenster vergelijkbaar met afbeelding Selecteer in het kader Vlak een lichtgele kleur. 44 Klik OK. Je ziet het resultaat Teksten opmaken In grafieken komen teksten voor. De grafiektitel en de labels bij assen zijn tekst. Ook in de legenda staat tekst. Die teksten kun je opmaken via een dialoogvenster. Als voorbeeld zullen we de legendatekst opmaken van het 3D-cirkeldiagram. 45 Zorg ervoor dat het tabblad Grafiek1 van de werkmap Houthandel op je scherm staat. 46 Plaats de muiscursor op de legenda en klik. De legenda is geselecteerd. 47 Open het snelmenu en klik daarin op de optie Legenda opmaken. Voor je verschijnt het dialoogvenster Legenda opmaken met drie tabbladen. 48 Klik op de tab van het tabblad Lettertype (afbeelding 20). Afb. 20 De mogelijkheden om de legendatekst op te maken

18 158 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel Maak de legendatekst op in CG Times, 11 punten, Vet, Cursief, Rood en Dubbel onderstreept en klik daarna op de knop OK. 50 Bewaar de werkmap op diskette. Opmerkingen Gebruik de opmaakmogelijkheden beperkt. In de demonstraties is duidelijk geworden dat het er vaak niet fraaier op wordt. Grafieken in kleur ogen op het scherm erg fraai. Bedenk echter dat rood, blauw, groen en grijs op papier, als je de grafiek met een zwart-witprinter afdrukt, allemaal even grijs worden. Voor het oplossen van deze problemen zijn de opmaakmogelijkheden bij uitstek geschikt. 6.4 De overige grafiektypen In het voorgaande heb je gewerkt met kolom- en cirkeldiagrammen. In deze paragraaf pas je die kennis toe op een staaf- en een lijndiagram. De werkwijze die je moet volgen is hetzelfde, het resultaat natuurlijk anders. Opdracht 6.4.1: Omzetten Europa 1 a Produceer aan de hand van het werkblad in de werkmap Omzetten Europa uit de map Rekenbladen van je cursistendiskette de venstergrafiek van afbeelding 21. b Bewaar de werkmap op diskette. c Druk de grafiek af. Afb. 21 Omzetten Europa 1

19 6 Grafieken in Excel Opdracht 6.4.2: Autokosten a Maak met behulp van het werkblad in de werkmap Benzine Diesel Lpg uit de map Rekenbladen van je cursistendiskette de venstergrafiek van afbeelding 22. b Bewaar de werkmap op diskette. c Druk de grafiek af. Afb. 22 Autokosten 6.5 Extra opdrachten Opdracht 6.5.1: Omzetten Europa 2 a Produceer met behulp van hetzelfde werkblad Omzetten Europa de venstergrafiek van afbeelding 23. b Bewaar de werkmap op diskette. c Druk de grafiek af.

20 160 4 ecdl * totaal Spreadsheets: Excel 2003 Afb. 23 Omzetten Europa 2 Opdracht 6.5.2: CD verkopen a Maak met behulp van het werkblad in de werkmap CD Verkopen uit de map Rekenbladen van je cursistendiskette de venstergrafiek van afbeelding 24. b Bewaar de werkmap op diskette. c Druk de grafiek af. Afb. 24 Muziek!