21. Een dia met een grafiek

Transcriptie

1 1 21. Een dia met een grafiek In een presentatie zullen uw toehoorders snel de draad kwijtraken wanneer u sheets vol getallen en tabellen laat zien. Een grafiek is dan vaak een stuk overzichtelijker. In een grafiek worden groepen getallen grafisch weergegeven, zodat in één oogopslag duidelijk wordt wat de verhouding tussen de gegevens is. Het publiek ziet meteen de dalende of de stijgende lijn, de uitschieters en de achterblijvers. Het maken van grafieken in PowerPoint is erg simpel. Door stap voor stap de standaardgrafiek en het standaardgegevensblad van PowerPoint aan te passen, maakt u in een handomdraai een professioneel uitziende grafiek. Hierbij kunt u kiezen uit vele soorten grafieken, zoals kolomgrafieken, lijngrafieken en cirkeldiagrammen. Wanneer een door u gekozen type toch niet goed bij de gegevens past, kunt u het grafiektype weer wijzigen. Vervolgens kunt u de grafiek naar eigen smaak opmaken. U kunt bijvoorbeeld de kleuren van alle onderdelen veranderen en de schaalverdeling aanpassen. In dit hoofdstuk leert u hoe u: een dia met een grafiek toevoegt; de rij- en kolomtitels van het gegevensblad bij de grafiek aanpast; het gegevensblad van een grafiek invult; het grafiektype verandert; het gegevensblad uitbreidt; de kleuren van de grafiek aanpast; opvuleffecten gebruikt; de schaalverdeling van de grafiek verandert; een titel aan de grafiek toevoegt.

2 2 Basisboek Office Een dia met een grafiek toevoegen Een grafiek is een hulpmiddel om de verhouding tussen getallen grafisch weer te geven. U kunt bijvoorbeeld omzetcijfers met elkaar vergelijken. U gaat een grafiek maken waarin u de omzet van een snackbar laat zien. U opent eerst een nieuwe dia en kiest voor de indeling met alleen een titel en een object: Start PowerPoint Open het document PowerPoint de laatste dia De nieuwe dia wordt geopend. Om te beginnen geeft u deze een titel: Geef deze dia de titel Snackbar t Smulpaleis 3

3 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 3 U ziet nu dit scherm: In een apart venster is het Gegevensblad geopend. Hier zijn automatisch voorbeeldgetallen ingevuld. Deze kunt u zelf aanpassen: Aan de hand van het Gegevensblad is een standaardgrafiek ingevoegd: Het Gegevensblad is gekoppeld aan de grafiek. Wanneer u de gegevens in het Gegevensblad aanpast, worden de wijzigingen meteen in de grafiek verwerkt. In de volgende paragraaf leest u hoe u dat doet. Let op! Op het moment dat u de grafiek invoegde, werd het lint vervangen door knoppenbalken. Dit is normaal De rij- en kolomtitels van het Gegevensblad aanpassen Het Gegevensblad is een tabel waar u gegevens kunt invoeren. Het Gegevensblad is veel groter dan u nu in beeld ziet, dus u zou meer gegevens kwijt kunnen dan er nu in beeld staan. U begint met het veranderen van de titels van de rijen: Typ: Patat Druk op Vul de volgende drie cellen met Frikandel, Kroket en Hamburger 4

4 4 Basisboek Office 2007 Druk op De gegevens die u heeft ingevoerd, zijn meteen in de grafiek verwerkt: De rij heeft een kleur toegewezen gekregen: Deze kleur ziet u terug in de legenda van de grafiek: De kolommen hebben de vier kwartalen van het jaar als titel. Voor de grafiek die u nu gaat maken, heeft u maar één kolom nodig. De andere kolommen gaat u wissen: Typ: Hoorn Rechtsklik op Kolom B is nu geselecteerd:

5 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 5 Wis ook de inhoud van kolom De grafiek is meteen aan de nieuwe situatie aangepast: en kolom 5 Nu de rijen en de kolom de juiste titels hebben, kunt u de omzetten van de verschillende soorten snacks gaan invoeren Het Gegevensblad invullen U begint met het invoeren van het aantal porties patat dat verkocht is. Hiervoor gaat u eerst terug naar de bovenkant van het Gegevensblad: het lege stuk boven de schuifknop Nu kunt u de omzetten invoeren: Typ: Druk op

6 6 Basisboek Office 2007 Voeg de volgende omzetten toe: 7000, en De gewijzigde omzetcijfers in het Gegevensblad zijn meteen in de grafiek verwerkt. Het aantal kroketten is in de grafiek ook geworden: In de volgende paragraaf gaat u het grafiektype aanpassen Grafiektype veranderen De grafiek die u zojuist heeft gemaakt, wordt een kolomgrafiek genoemd. Kolomgrafieken worden vaak gebruikt om verschillende gegevens of perioden met elkaar te vergelijken. Wanneer u de onderlinge verhouding tussen de verschillende producten binnen de totale omzet wilt bekijken, kunt u ook een cirkeldiagram gebruiken. Een cirkeldiagram wordt net als een taart in punten verdeeld. Iedere punt staat voor een ander product. Zo zet u de kolomgrafiek om in een cirkeldiagram: Sluit het venster Gegevensblad 6 Rechtsklik onder de legenda

7 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 7 Het venster Grafiektype wordt geopend: Het grafiektype heeft een aantal subtypen. U kiest voor de cirkel met het 3D-effect: De grafiek is nu veranderd in een cirkeldiagram. De grote cirkel laat zien dat de volledige omzet van porties patat in de vestiging in Hoorn is behaald. De andere producten worden niet getoond, dus u kunt ook niet zien wat de onderlinge verhoudingen zijn. Zo brengt u de andere producten in beeld: Klik, indien nodig, op Zo ziet de grafiek er beter uit. U kunt duidelijk zien welk aandeel ieder product in de totale omzet heeft:

8 8 Basisboek Office 2007 HELP! Het scherm ziet er ineens heel anders uit Is het lint bij u weer zichtbaar? Waarschijnlijk heeft u dan ergens op de dia buiten het grafiekgebied geklikt: Dubbelklik op de grafiek 21.5 Gegevens toevoegen aan het Gegevensblad Wanneer u de omzetten van verschillende vestigingen met elkaar wilt vergelijken, kunt u het Gegevensblad uitbreiden. Eerst brengt u het Gegevensblad weer in beeld: Klik in het vak onder Typ: Enkhuizen Voeg voor de vestiging in Enkhuizen de volgende omzetten toe: 13000, 5000, en

9 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 9 De grafiek wordt nu niet bijgewerkt. Alleen de omzet van de vestiging in Hoorn staat in beeld. Dit is niet zo vreemd: een cirkeldiagram kan maar één reeks gegevens tonen. Om de omzetten van de twee vestigingen te kunnen vergelijken, kunt u beter een ander grafiektype kiezen. Probeert u bijvoorbeeld eens een lijndiagram: Rechtsklik onder de legenda U kiest voor het subtype met een lijn met gegevensmarkeringen die worden weergegeven bij elke gegevenswaarde:

10 10 Basisboek Office 2007 Het lijndiagram komt in beeld: Deze grafiek ziet er goed uit, maar toch klopt er iets niet. Per vestiging ziet u een lijn die stijgt en daalt tussen de verschillende producten. Hierdoor lijkt het alsof er een direct verband is tussen bijvoorbeeld de hoeveelheid hamburgers en kroketten die in een vestiging worden verkocht. Dit is normaal gesproken niet zo, u kunt het lijndiagram dus beter niet gebruiken. Een kolomdiagram kan wel meerdere gegevens naast elkaar in een grafiek laten zien. Open het venster Grafiektype 7 U kiest voor diagram met een gegroepeerde kolom: De aangepaste grafiek verschijnt in beeld. het Gegevensblad en sluit het venster 6

11 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 11 Zoals u kunt zien, is de indeling van de grafiek nog niet helemaal in orde. De omzetten van de twee vestigingen worden per productgroep met elkaar vergeleken. Ook worden niet alle productnamen weergegeven. Zo groepeert u de omzetten per vestiging: Klik, indien nodig, op Nu krijgt u een duidelijker beeld van de omzet per vestiging: In de volgende paragrafen gaat u de opmaak van de grafiek aanpassen.

12 12 Basisboek Office Grafiekkleuren veranderen De opmaak van een grafiek kunt u volledig aan uw wensen aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld de kleuren van de kolommen wijzigen: Klik in de linkerkolom In beide kolommen die aantallen porties patat weergeven, verschijnt een blokje: Dit is het teken dat die gegevensreeks geselecteerd is. Klik, indien nodig, op Klik naast op de kleur oranje De kolommen die de patatomzet weergeven, zijn nu oranje: Ook in de legenda van de grafiek is de kleur aangepast: Nu kunt u de overige kolommen ook een andere kleur geven.

13 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 13 Geef de kolommen Frikandel, Kroket en Hamburger de kleuren heldergroen, geel en roze Opvuleffecten toepassen De kleuren die u aan de kolommen heeft gegeven, zijn wel erg fel. Door een opvuleffect toe te passen, kunt u de kolommen er wat rustiger uit laten zien: Selecteer beide kolommen Hamburger 9 Klik naast op U gaat de huidige kleur van de kolom laten verlopen naar een donkerder tint:

14 14 Basisboek Office 2007 De kleur van de kolommen Hamburger ziet er nu niet meer zo fel uit: Geef de andere kolommen met behoud van hun eigen kleur hetzelfde 10 opvuleffect Natuurlijk kunt u nog meer veranderen dan alleen de kleuren van de grafiek. In de volgende paragraaf leest u hoe u de schaalverdeling van de assen kunt aanpassen Schaalverdeling veranderen De grafiek die u heeft gemaakt, heeft nog steeds de standaardschaalverdeling die PowerPoint eraan heeft toegekend. Op basis van de hoogste en de laagste waarde in het Gegevensblad is de schaal in stukjes van 2000 eenheden verdeeld. Om de 2000 eenheden staat een lijn in de grafiek. Dit maakt de grafiek erg druk. U kunt dit verbeteren door bijvoorbeeld om de 5000 eenheden een lijn te laten plaatsen. Dat doet u als volgt: Rechtsklik op één van de waarden links van de grafiek

15 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 15 Klik het vinkje weg voor De cursor staat nu in het vak ernaast: Typ: 5000 De schaal is nu verdeeld in stukken van 5000 eenheden. Dit ziet er een stuk rustiger uit: Als alle getallen duizenden of miljoenen zijn, kunt u ook de nullen automatisch weglaten: Rechtsklik op één van de waarden links van de grafiek

16 16 Basisboek Office 2007 Bij alle aantallen zijn de laatste drie nullen verdwenen: Naast de waarde-as staat als aanduiding van de gebruikte eenheden: Tip Veel meer opmaakmogelijkheden De grafieken die u gebruikt in PowerPoint bevatten nog veel meer opmaakmogelijkheden. Wanneer u in een grafiek een onderdeel wilt veranderen, klikt u er met de rechtermuisknop op. Vervolgens zoekt u in het menu dat verschijnt. U kunt dan nog veel meer praktische en leuke mogelijkheden tegenkomen.

17 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek Grafiektitel toevoegen De grafiek heeft nog geen titel. Deze kunt u als volgt toevoegen: Rechtsklik op de achtergrond boven de grafiek Klik in het vak onder Typ: Aantallen per vestiging De titel is boven de grafiek geplaatst: Sla uw presentatie op 11 U heeft nu geleerd hoe u grafieken kunt plaatsen en aanpassen in uw presentatie.

18 18 Basisboek Office Oefeningen Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan zoekt u dit met behulp van het cijfer achter de voetstapjes op in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer? Oefening: Een grafiek In deze oefening herhaalt u het toevoegen van een grafiek aan een presentatie. Open de presentatie Oefening. 2 Voeg na de laatste dia een nieuwe dia toe met titel en object. 12 Geef de dia de titel Pannenkoekenhuis. 3 Voeg een grafiek toe. 13 Vul het Gegevensblad als volgt in: 4 Voeg onder de gegevens Haarlem, 400, 150, 100 toe. 4 Voeg de grafiektitel Aantallen per vestiging toe. 14 Sla de presentatie op. Sluit PowerPoint

19 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek Achtergrondinformatie Woordenlijst Gegevensblad Legenda Schaalverdeling Een gegevensblad is een eenvoudige weergave van gegevens in rijen en kolommen. De legenda is het gedeelte van een tabel waarop wordt uitgelegd wat de afzonderlijke kaartsymbolen betekenen. De waarden van de gegevens in een grafiek getoond, in een evenredige verdeling langs de verticale as van een grafiek. Bron: Microsoft Office PowerPoint Help

20 20 Basisboek Office Tips Tip Lettertype gehele grafiek aanpassen Wanneer u niet tevreden bent over het gebruikte lettertype voor de letters en cijfers in de grafiek en de legenda, kunt u deze allemaal tegelijk aanpassen. Rechtsklik onder de legenda Op het tabblad Lettertype in het venster Grafiekgebied opmaken kunt u het gebruikte lettertype aanpassen. het lettertype van uw keuze, bijvoorbeeld

21 Hoofdstuk 21 Een dia met een grafiek 21 Tip Opmaak toepassen op een enkele kolom Wanneer u in uw presentatie stilstaat bij een belangrijk punt in een grafiek, kan het nuttig zijn om de kolom of de taartpunt waar u over spreekt, een afwijkende opmaak te geven. Dan hoeft het publiek niet eerst de hele grafiek te bestuderen om te weten waar u over praat. U kunt dit doen door de betreffende kolom bijvoorbeeld een afwijkende rand of arcering te geven. Zo selecteert u een individuele kolom: een kolom Als er meer kolommen zijn, verschijnen in beide kolommen de selectieblokjes. Klik nogmaals op de kolom Alleen bij de kolom waar u op klikte, staan nu selectieblokjes rond de kolom: Nu kunt u op de manier die u gewend bent, de opmaak van de individuele kolom aanpassen. Zo geeft u de kolom bijvoorbeeld een arcering: naast

22 22 Bijlage A. Hoe doe ik dat ook alweer? In dit PDF-bestand zijn opdrachten en oefeningen voorzien van voetstapjes: 1 In deze bijlage zoekt u aan de hand van het cijfer op hoe u een handeling uitvoert. 1 De (titel)dia een titel geven Klik in de eerste dia in het vak Typ een titel 2 Gegevens invoeren in een kolom cellen van een tabel de cel waarin u de gegevens wilt plaatsen Typ de gegevens 3 De inhoud van een kolom verwijderen Rechtsklik op de letter van de kolom, bijvoorbeeld 4 Het venster Grafiektype wijzigen openen Rechtsklik onder de legenda 5 Een kolom in een grafiek een andere kleur geven de kolom tabblad 6 Een kolom in een grafiek selecteren Klik eenmaal op de kolom 7 Een kolom een kleureffect geven met behoud van de eigen kleur Selecteer de kolom tabblad de kleurovergang van uw keuze 8 Excel afsluiten 9 Een reeds opgeslagen presentatie opnieuw opslaan 10 Een bestaande presentatie openen Open de map waarin uw presentatie is opgeslagen de naam van de presentatie de kleur van uw keuze Dit hoofdstuk hoort bij de titel Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 ISBN

23 Bijlage A. Hoe doe ik dat ook alweer? Dia met titel en object toevoegen na de laatste dia de laatste dia in de normale weergave tabblad 12 Een grafiek in een dia invoegen 13 De inhoud van een cel in een gegevensblad aanpassen Klik in de cel Typ de gewenste tekst 14 Een grafiektitel toevoegen tabblad Klik in het tekstvak Typ een titel 15 PowerPoint 2007 afsluiten Dit hoofdstuk hoort bij de titel Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 ISBN